DOCUMENTO:CAPACITACION 1 - LIQUIDACIONES DEFINITIVAS .DOC MODULO DE LIQUIDACIONES DEFINITIVAS ______________________________________________________________________ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""*****""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Permite controlar el proceso de generación de novedades de liquidaciones definitivas que se presentan por los trabajadores de la empresa; ya sea en forma individual o global. 1. CONFIGURACIÓN. ? Conceptos de liquidación. ??Motivos de retiros. ??Formas de pago. ??Parámetros de liquidación. ??Definición de envíos. ??Registro de liquidaciones definitivas. ??Instalación de archivos. ??Registro de envíos. 2. LIQUIDACIÓN . ?? Liquidación definitiva. ??Autorizar liquidaciones pagos aplazados. ??Impresión de cheques. ??Generación a nomina. 3. CONSULTAS. ? Liquidaciones generales. ??Liquidaciones confirmadas. ??En rango de fechas. 4. INFORMES. ? Informes de liquidación. ¿ COMO SE RETROCEDER UNA LIQUIDACIÓN DEFINITIVA ? Se deben seguir los siguientes pasos: 1. En el menú principal de la Nomina en Configuración | Registro de empleados | Datos complementarios | Datos del empleado | Datos de pago. Se activa el estado del empleado dentro de la nomina con Ctrl+F10 se abre una ventana de advertencia con la explicación de los campos que se activan oprima el botón y en los campos: Temporalmente inactivo se borra la R y se deja en blanco. Fecha de retiro se borra la fecha y se deja en blanco. Oprima el botón 2. Revisar la seguridad social en el menú principal de la Nomina en Configuración | Registro de empleados | Datos complementarios |Seguridad Social. a). Si no aparece la seguridad social indica que el periodo se cerro y se encuentran acumulados dicha valores dedo de borrar los acumulados de esa persona para dicho periodo y se hace por Procesos Auxiliares | Acumulados e Históricos | Corrección Manual de Acumulados se busca el empleado y se borran los valores del periodo que no deben estar hay. Además se debe abrir temporalmente el periodo que esta cerrado por el Modulo de Procesos Auxiliares |Auxiliares Cambiar estado de periodo se busca la nomina y el periodo que se debe abrir y se oprime se debe seguir con el paso 3 únicamente y después se debe cerrar el periodo por esta misma ruta solo que debe oprimir el botón . Adicionalmente se regresa a la seguridad social se elige el periodo de autoliquidación en el cual se genero la novedad de retiro del empleado y se oprime el botón para borrar la novedad de retiro (Esto con el fin de que no aparezca dos veces novedad de retiro en la autoliquidación) luego en la ventana empleado por entidad administradora se oprime el botón para registrar nuevamente los tres servicios en los cuales estaba matriculado el empleado (Salud, Pensión y Riesgos). b). Si aparecen los tres servicios de la seguridad social es por que no se realizo cierre del periodo en el cual se encuentra la liquidación definitiva y se deja tal como esta. 3. Se debe borrar la liquidación de ese periodo para ese empleado por el modulo de liquidación de nomina y selecciona el periodo, la nomina y se marca el proceso re-liquidar para poder seleccionar al empleado en proceso y se oprime el botón . 4. En el modulo de liquidaciones definitivas | Generación a nomina se extrae la novedad que se había generado a nomina del periodo en el cual se realizo la liquidación definitiva del empleado. 5. En el modulo de liquidaciones definitivas | Configuración | Registro de liquidación definitivas se debe buscar el empleado al cual se le esta realizando el proceso y oprima el botón de la parte superior de la pantalla. Se activan las operaciones de los estados de liquidación con Ctrl+F10 se abre una ventana de advertencia con la explicación de los campos que se activan oprima el botón y se debe seleccionar el estado 3 que indica que el empleado esta en estado normal como si no estuviera pasando por ningún proceso de liquidación definitiva luego si: a). La liquidación definitiva es por que se aplaza el proceso para una fecha posterior cambie los datos oprimiendo el botón y modifique los campos Fecha de retiro, Fecha de liquidación, Periodo de ultimo pago, Fecha ultimo pago y Periodo de acumulación y realice el proceso normal para una liquidación definitiva en la fecha correcta. b). En caso de la cancelación de la liquidación definitiva se suprime oprimiendo el botón de la parte izquierda de la pantalla y luego oprimiendo el botón de la parte derecha de la pantalla. NOTA: Si en ese periodo en el cual se realizo la extracción de novedades de liquidación definitiva existen mas liquidaciones definitivas de otras empleados que si deben ser liquidados, después de realizados todos los anteriores pasos se debe volver a generar las novedades del modulo de liquidaciones definitivas. CONCEPTOS DE LIQUIDACIÓN DOCUMENTO: CO3_BRWCPT001.RTF Por esta opción, se matriculan en el sistema los Conceptos y sus variables que se utilizaran para los diferentes procesos, así: 1-Liquidación periódica de Nomina. 2-Liquidaciones Definitivas. 3-Consolidación. 4-Pagos por fuera de los periodos normales de liquidación. 5-Facturación. 6-Presupuesto. Todos estos Ítem se encuentran especificados en el sistema, como POLITICAS. La POLITICAS son procesos definidos por Sysoft y su nombre y especificaciones están determinados por ellos. El Botón AYUDA DE POLITICAS le indicara de una manera clara con ejemplos como y para que se utilizan. La parametrización de un concepto para un uso especifico se parametriza de acuerdo a la política seleccionada, indicando una serie de variables con diferentes tipos de datos. El tema de la Contabilización de un concepto se hace utilizando los botones de: 1-CONTABILIZACIÓN La Contabilización de los Conceptos, deben ingresar en al sistema para indicar el movimiento de las mismas dentro de la nómina y dependiendo de su definición debe indicarse además las sustituciones que en un momento determinado de la contabilización hacen un reemplazo de las cuentas originales por las que se describen allí. 2-CENTROS DE COSTO En esta pantalla aparecen varias opciones para realizar los ingresos y asignaciones de los Centros de Costos. El botón de: DUPLICACIÓN DE VARIABLES Permite duplicar y/o copiar una serie de variables en otro Concepto existente o no. Esta es la forma más fácil de parametrizar un concepto nuevo. Por Ej. 1-Cree el nuevo concepto. 2-Busque uno existente que se asimile a este. 3-Duplique las variables del anterior al nuevo. VARIABLES Estas variables utilizadas por los Conceptos le indican al sistema ciertos parámetros como lo son: Condicionadoras de liquidación, variables propias para liquidaciones de consolidaciones, liquidaciones definitivas, procesos fuera de nómina, etc. ¿CÓMO SÉ PARAMETRIZA CONCEPTOS QUE NECESITAN ACUMULAR SALDOS, CUANDO SON GRABADOS COMO NOVEDADES EXTERNAS? Se debe crear la variable Saldo Modulo así: Ubíquese en el concepto que necesite acumular y en TAB de Variables inserte la variable Relación: No Argumento: No Variable: Saldo Modulo Descripción: Acumulación de Saldos de Novedades Externas Tipo: Alfanumérica Dato: Se describe a continuación* En el Dato se debe indicar: PR (r) Para prestaciones o con el indicador del concepto diciendo que es de préstamos. AH (r) Para ahorros o con el indicador del concepto diciendo que es de ahorros. AU (r) Para ausentismos EB (r) Para enfermos IN (r) Para incapacidades AX (r) Para auxilios CÓMO SE CONFIGURAN DOS O MÁS CONCEPTOS DEL BÁSICO? 1. Creo los dos conceptos uno para el Básico y otro para salario integral. 2. Les matriculo a ambos conceptos la política LQ001. 3. Defino que empleados van por un concepto y cuales por el otro concepto de ordinario. Una vez definido dos empleados, para identificarlos en el sistema debo: Crear una relación sindical para salario normal y otra para salario integral en: Configuración/Tablas de Referencia/Relación Sindical. Matriculo a todos los empleados a que tipo de relación sindical pertenece, por: Configuración | Registro de Empleados |Datos de Nómina. 1. Defino las siguientes variables a los conceptos, según se definió su relación sindical. A. Para el concepto Salario Normal. RS,?, Origen, Toma salario normal, alfanumérica, S RS? Origen, no toma salario integral, alfanumérica, N. Se matricula la otra relación sindical. B. Para Salario Integral. Ag, Ag, Agrup_Cpt_Ac, Agrupación que suma Básico Valores, Alfanumérica, BDIV. Agrupación de conceptos, creo BDVI Básico valores y le asocio el concepto del salario normal. RS? Origen, toma salario integral, alfanumérica, S. RS? Origen, toma salario normal, alfanumérica, N. Si existen más de conceptos debo hacer lo mismo para cada uno de ellos. ¿CÓMO SE PAGAN LOS DOMINICALES Y LOS FESTIVOS POR OTROS CONCEPTOS? En el concepto del Básico se crean dos variables así: No, No, PM1, PS1, pagar festivo por otro concepto, alfanumérico, en Dato (F ó como usted haya llamado al festivo en la tabla de Días). No, No, PM1, PS1, pagar dominical por otro concepto, alfanumérico, en Dato (D ó como usted haya llamado el dominical en la tabla de Días). Ahora deben existir uno o dos conceptos para el manejo de los Domingos y/o Festivos a estos conceptos se le matricula la política LQ029. No, No, PM2, PS2 Donde va el tipo de Día (F ó D). No, No, PM2, PS1 B para pagar el básico. AG, AG, AGRUP-CTP_AC Donde se matricula al concepto básico. AG, AG, AGRUP-CTP_BA Donde se matricula el concepto básico. En el concepto de Festivo, defina: No, No, DÍA_F, días festivos, alfanumérica, F. En el concepto de Dominical, defina: No, No, DÍA_D, días dominicales, alfanumérica, D. ¿CÓMO SE PAGAN LOS DOMINICALES Y/O FESTIVOS POR EL MISMO CONCEPTO? El concepto debe tener política LQ029N. En el concepto defina las siguientes variables: No, No, DÍA_D, días dominicales, alfanumérica, D. No, No, DÍA_F, días festivos, alfanumérica, F. En el concepto de ordinario, matricular los siguientes variables: No, No, PM2, PS1, pagar dominical otros conceptos, alfanumérica, D. No, No, PM2, PS2, pagar festivo otro concepto, alfanumérica, F. ¿CÓMO CONFIGURO UN CONCEPTO PARA DIVIDIR EL ORDINARIO DE DOMINGO Y FESTIVO? Existen dos clases: a. Dominical y Festivo en conceptos apartes. Cerciorarse de que tenga política LQ029 en ambos conceptos. En el concepto de Dominical, defina las siguientes variables. No, No, DIA_D, Días Dominicales, alfanumérica, D. En el concepto de Festivo, defina: No, No, DIA_F, Días Festivos, alfanumérica, F. En el concepto del Ordinario, matricular las variables: No, No, Pm2Ps1, Pagar Dominical por otro concepto, alfanumérica, D. No, No, Pm1Ps1, Pagar Festivo por otro concepto, alfanumérica, F. b. Dominicales y Festivos en el mismo concepto. En El concepto debe tener política LQ029N. el concepto, defina las siguientes variables. No, No, DIA_D, Días Dominicales, alfanumérica, D. No, No, DIA_F, Días Festivos, alfanumérica, F. En el concepto de Ordinario, matricular las siguientes variables: No, No, Pm2Ps1, Pagar Dominical otro concepto, alfanumérica, D. No, No, Pm1Ps1, Pagar Festivo otro concepto, alfanumérica, F. ¿CÓMO SE MANEJAN LOS CONCEPTOS POR NÓMINA? Para una nómina se busca la variable = 'origen' Si para esta nómina encuentra la variable origen. Si no maneja conceptos propios con el origen 'N' entonces no lo carga. Si el origen es diferente 'N' entonces lo carga. Si sí maneja conceptos propios con el origen = 'P'. Busca para cada nómina CPN: Descripción CPN: Tipo CPN: Prioridad CPN: Mod_Prest CPN: Tiempo CPN: Valor CPN: Factor CPN: Pol_Period CPN: Pol_Restricc CPN: Agrup_TRAB CPN: Dato CPN: Asociación CPN: Tabla Si encuentra cualquiera de estas las reemplaza por los estándares del concepto y carga el concepto. Si el origen = 'N' o 'G' no hace cambios y lo carga. En caso contrario no es (P,G, ó N) no lo carga. Ejemplo: Una Nómina de Jubilados, como no se liquidan todos los conceptos, entonces se indica a la nómina que maneja conceptos propios y a los conceptos se le crea la variable por nómina (origen = 'P'). Sólo carga los conceptos con origen = 'P'. En resumen existen dos variables, cuando la nómina maneja conceptos propios, definido en las tablas de Nómina, la variable: 'Nm', Nómina, Origen, Dato = (P, N, G o Blanco) O no existe = Blanco. La configuración de estas dos variables hacen que se cargue o no el concepto para su liquidación, de acuerdo a lo explicado anteriormente. Una vez que el concepto sea cargado para su liquidación se puede modificar los parámetros que el maneja o variables definidas, de la siguiente manera: Se evalúa para liquidación periódica la variable por nómina: Nm, Nómina, Condicion_Liq si se encuentra = P. Entonces busca la variable definida por nómina; Concepto, 'NM', Nómina, Variable y retoma el dato. Si el Dato no es encontrado, entonces lo busca normal, de acuerdo a de los parámetros definidos originalmente y retoma el Dato. Si no la encuentra Condicion_Liq = P retoma el Dato normal de acuerdo a los parámetros reales. ¿CÓMO DEBO TRABAJAR LA VARIABLE BEDUG PARA MIRAR DETALLADAMENTE EL PROCESO DE UN CONCEPTO? Para mirar un proceso que realiza un concepto, debo crear la variable DEBUG, así: Ubíquese en el concepto el cual quiera visualizar y en el TAB Variables inserto: Relación: No Argumento: No Variable: Debug Descripción: Visualizar Tipo: Numérica Dato: 1 - Visualiza, 0 - No visualiza ¿CÓMO SE CONFIGURA EL CONCEPTO DEL SUBSIDIO DE TRANSPORTE ANTICIPADO? Cree el concepto del subsidio de transporte matricule la política periódica LQ26a En valor por defecto coloque el valor del subsidio de transporte para el año vigente. Defina las siguientes variables: No, No, Base_mes, Base mensual, alfanumérica, S Busca la base mensual salarial del empleado. No, No, Ctl_Min, Controla el Mínimo, Alfanumérico, S. Controla el salario mínimo del empleado para el pago. No, No, N_Con_Per, número del condicionador del periodo, numérico, 1 Se debe poner una X en el condicionador del periodo a pagar (1). Si no se tiene la X el periodo a pagar este no funciona, se debe matricular en todos los periodos de pago del concepto. No, No, N_Var_Sys, Dos salarios mínimos, numérico, 5 Mira el tope de los dos salarios mínimos legales vigentes para el pago. No, No, Paga_Días, paga en Base a Días, alfanumérica, S Paga el subsidio mensual menos los días a los cuales no tiene derecho mira el mes anterior para este. ¿CÓMO SÉ PARAMETRIZAN LOS CONCEPTOS DE LIQUIDACIÓN DEFINITIVA CON CONDICIONES PROPIAS? Se crea la variable: Ldf: Origen = 'P', así: No, No, LDF: Origen, alfanumérica, Dato = 'S'. Esto indica a la política que existe un origen y que no se liquida si se cumple la siguiente condición: Se crea una variable para la cual este origen es propio bien sea por: -Relación Laboral -Relación Sindical -Nómina -Contrato de Trabajo -Horario La variable se crea de acuerdo a la relación, es: Ldf: condición, si el dato se indica <>' ', entonces el sistema sólo liquida para esta condición. Se debe matricular las cuentas contables de Autoliquidación a cada uno de los conceptos, con sus respectivas cuentas débito y crédito de la empresa, con su comprobante y en el tipo de contabilización marcar autoliquidación. Si ya existe la cuenta contable para la contabilización de nómina y no le permite ingresar dicha cuenta para autoliquidación, debe de crear la cuenta con una mascara ó parámetro de sustitución por Ag Agrupación dato indicado, este parámetro toma la agrupación y el dato para reemplazarlo en la contabilización. Para esto debe crearle al concepto la siguiente variable: No,No, Aut:Valor, Toma valor de Autoliquidación, Alfa#, S. Esta vble.se debe duplicar en todos los conceptos de Seg.Social ¿CÓMO FUNCIONA LA DEVOLUCIÓN DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE? Ingresar por Configuración | Conceptos y seleccionar el de Retención en la Fuente y oprimir el botón Definición de Variables e la siguiente: Rel Arg Variable Variable Tipo Dato No No Campo_2 Concepto Devolución RteFte Alfa# # del concepto devengado con el cual se realiza el pago de devolución de Retención en la Fuente. El sistema hace este proceso generalmente en el último período del mes, debido a que él mira que se ha descontado por el concepto de RteFte en el primer período y vuleve a recalcular el valor a retener; si ve que en el primer período se descontó un valor mayor hace una resta de valores y le devuelve al empleado dicha diferencia. Ej.: Período 1: concepto 030 - Retención en la fuente valor $50.000 Período 2: concepto 030 - Retención en la fuente valor $40.000 Total Retención en el mes correcta es de $80.000 ($40.000 en el primer período y $40.000 en el segundo), el sistema hace: Período 2: concepto 030 - Retención en la fuente valor $40.000 Período 2: concepto 031 - Devolución Retención en la fuente valor $10.000 POLITICA LQ090 Esta Política básicamente permite generar automáticamente un devengado o una deducción a partir de un concepto ya liquidado: Ejemplo 1-. Se quiere que el concepto 0020 - Sodesxho pass que es un concepto de devengado automáticamente se deduzca por el Concepto 0900 - Deducción de Sodesxho pass. Se debe de hacer lo siguiente. 1-.Cree el concepto de deducción (0900) y póngale política periódica LQ090 1.1-.Cree en este las siguientes variables : Agrup_Cpt_AC , Relación AG, Argumento AG y en el dato matricule una agrupación de conceptos donde incluya solamente el concepto de pago (0020). 1.2-.TpBase , Relación No,Argumento No, y en el dato L Pedro Chadid 21/07/04 Cómo liquidar un concepto solo en un período determinado? 1. Verificar cuál concepto va a liquidar. Ejemplo, si el concepto es del módulo de auxilio la ruta es: Sistema de nómina/ Módulos de nómina/ Auxilios/Registros/ clases de auxilios y verificar el concepto que está ligado. 2. Buscar un condicionador de periodo para liquidar ese concepto por la ruta: sistema denomina/ configuración/tablas de referencia/calendarios de procesos. Seleccionar nómina periodo. Verificar cuál condicionador le sirve. Y colocarle asterisco (*)en ese periodo si se vá a liquidar. Si no, se deja en blanco. 3. Buscar en el concepto en sistema de nómina/ configuración/conceptos la variable N_Con_per . Si no existe, crearla y poner en el dato el número del condicionador que eligió en el punto anterior. Modificado por Lorena Fuentes 25/08/05 POLITICA LQ67S Para liquidar el concepto de Fondo de Solidaridad con una Base de Salarios que proyecta a 30 dias y con una agrupacion que no debe proyectar otros pagos (Comisiones, Bonificaciones....) y que para buscar el % de aportesy aplicar la base combianada (Base Proyectada + Base sin Proyectar) Variable Descripción Relacion Argumento Tipo de Variable Dato Campo_2 Concepto de Reintegro No No Alfanumerica Campo_2 Agrup_Cpt_AC Base descuento periodo anterior AG AG Alfanumerica CFON Agrup_Cpt_BA Base de Liquidacion periodica AG AG Alfanumerica BIBF Agrup_Cpt_BH BASE HORAS AG AG Alfanumerica BIBH Agrup_Cpt_St Base para no proyectar AG AG Alfanumerica BIBN BaseIgPorc base igual al procentaje No No Alfanumerica S Debug Visualizador No No Numerica 1 EssEpr Empresa Administradora No No Alfanumerica 88 EssSrv Servicio de la Administradora No No Alfanumerica PE IndVac Indicador Vacaciones No No Alfanumerica HA N_Var_Sys Variable 25 smlv No No Numerica 5 Pm2Ps1 proyeccion No No Alfanumerica P Vlr_1 Factor Prestacional Salario Integral No No Numerica 30 Vlr_2 Divisor tabla de Impuestos No No Numerica 1000 Modificado por SMGP Abril 28/2006 POLITICA LQ035 Para liquidar Prima de Vacaciones basada en tabla de Antigüedad: Nombre de Variable Descripción Relacion Argumento Tipo de Variable Dato Concepto Debug Visualizador No No Numerica 0 0030 Dias_Prima Dias de Prima No No Alfanumerica 15 0030 Tbl_antg Tabla de Antiguedad Admon NM CAAD Alfanumerica 13 0030 Tbl_antg Tabla de Antiguedad Operarios NM SEOP Alfanumerica 12 0030 TipCld Tipo de Calendario No No Alfanumerica J 0030 Tipo_Sal Tipo de Salario a Pagar No No Alfanumerica B 0030 Tp_Prima Tipo de Prima Busca Tabla No No Alfanumerica V 0030 COMO CONFIGURAR RESTRICCIÓN CUANDO EL EMPLEADO ESTA EN SEMANA EN CAJA Cuando un empleado tiene vacaciones con estado 4 Semana en Caja y se necesita condicionar uno o varios conceptos que se deben liquidar (normalmente concepto de deducciones) solo si esta liquidado otro concepto (por ejemplo comisiones) hasta el valor de este. Por ejemplo, Se debe descontar los siguientes conceptos: 1020 Deducciones Comfama por 50.000 1021 Deducción de Voluntarias por 80.000 Solo si se ha liquidado un concepto de comisión, para el ejemplo 0050 Comisión por 100.000 Para el caso la liquidación debería ser: 0050 Comisión 100.000 1020 Deducciones comfama 50.000 1021 Deducciones Voluntarias 50.000 ( Solo descuenta hasta 50.000 porque el tope son 100.000 y debe tener en cuenta los 50.000 de la Deducción comfama). Las siguientes variables se deben matricular en el concepto de deducciones como 1020 y 1021. Matricular la politica de restricción RTGEN. REL ARG NOMBRE VARIABLE DESCRIPCION TIPO DATO AG AG AGR_CPTO_SEMCAJA AGR_CPTO_SEMCAJA Alfanumerica SEMC* No No TIP_OPE_SEMCAJA TIP_OPE_SEMCAJA Alfanumerica I No No RT:SEMCAJA Semana en caja Alfanumerica S SEMC* - Se debe crear una agrupación con el o los conceptos base para aplicar en la restricción para el ejemplo 0050 Comisión y matricularla en el dato de esta variable. Modificado por Lorena Fuentes el 09 de noviembre del 2006. ___________________________________________________ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" MOTIVOS DE RETIRO """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Procedimiento - co2:Brw:MTR Por esta opción se genera el registro de los motivos de retiro que puede tener una persona al salir ó terminar contrato en determinada empresa, indicados por el código y la descripción detallada del retiro. Para observar el registro de Motivos de Retiro, ver el procedimiento: Co3:FrmMTR MODIFICADO POR DIANA DEL RIO 16/09/03 REGISTRO DE MOTIVOS DE RETIRO Procedimiento - Co3: FrmMTR Por esta opción se genera el registro de Motivos de Retiro que tuvo el solicitante para salir de la anterior empresa donde laboró. Ejemplo: Código Descripción CE Cambio de Empleador IC Inconformidad MODIFICADO POR DIANA DEL RIO 16/09/03 FORMAS DE PAGO _______________________________________________________________________""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""*****""""""""""""""""""""""""""" Se crean las formas de pago de liquidaciones definitivas. Básicamente existen dos formas de pago que actúan de acuerdo al tipo de pago. REGISTRO FORMAS DE PAGO DEFINITIVAS El tipo de pago es nómina o acumulados. Si es por nómina, esto le indica al módulo que se liquidará los conceptos y al amortizar la liquidación se cambia el estado de ' ' a '1' para permitir enviar estas novedades de la nómina. Si es por Acumulados, se le esta indicando al módulo que esta liquidación definitiva se va directamente a los acumulados por medio del proceso definido en política de Acumulación (DACA o el definido en la instalación), en este proceso se crean las múltiples retiros de empleados y se afecta la Seguridad Social es decir se borra la matricula en la seguridad social, no se pueden enviar novedades a nómina y no se puede realizar una liquidación de nómina con liquidación definitiva. Formato de cheque CHD01 o el que se indique en la instalación, para imprimir cheques. Banco, cuenta, sucursal de donde se le paga la liquidación. PARAMETROS DE LIQUIDACIÓN _______________________________________________________________________ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""*****"""""""""""""""""""""""""" Fecha de Retiro Incluida Si / No Si: en el caso de la fecha de retiro se cuenta como día laborado. No: en el caso contrario. Formato de liquidación FMDEF definido o el que se indique en la etapa de instalación. Proceso de liquidación O_DEF definido o el que se indique en la instalación. REGISTRO DE LIQUIDACIÓN DEFINITIVAS _______________________________________________________________________ Se registran los empleados a los cuales les va ha realizar una liquidación definitiva, por la opción de liquidación, liquidación definitiva así: Con el Botón de PARÁMETROS DE LIQUIDACIÓN ______________________________________________________________________ """""""""""""""""""""""""""""""""*****""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Fecha de Retiro Incluida Sí / No Si: en el caso de la fecha de retiro se cuenta como día laborado. No: en el caso contrario. Formato de liquidación FMDEF definido o el que se indique en la etapa de instalación. Proceso de liquidación O_DEF definido o el que se indique en la instalación. REGISTRO DE LIQUIDACIÓN DEFINITIVAS _______________________________________________________________________ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""*****""""""""""""""""""""""""""" Se registran los empleados a los cuales les va ha realizar una liquidación definitiva, por la opción de liquidación, liquidación definitiva así: Con el Botón de REGISTRO EMPLEADO A LIQUIDACIÓN DEFINITIVAS Empleado: código del empleado. Motivo de retiro: código del motivo del retiro, creado anteriormente. Fecha de retiro: indique la fecha hasta la cual va o laboro el empleado, recuerde que en base a esta fecha es que se realizan los cálculos definidos de lo que se dejo con respecto a esta fecha en el punto 3. Fecha de liquidación: indique la fecha, es solamente informativa del informe que se genera. Período de último pago: período hasta cuando se le pago la última vez, seleccione del calendario de proceso, automáticamente se sugiere como fecha de último pago la fecha final de este periodo la cual puede ser modificada. Fecha de último pago: sugerida de acuerdo a lo dicho anteriormente, si no es esta fecha modifíquela de acuerdo a la realidad, con esta fecha el sistema liquida los valores del básico que se le adeudarán si se tiene parametrizado este concepto para liquidaciones definitivas. Período de acumulaciones: periodo en el cual se va ha acumular la liquidación definitiva en concordancia con la forma de pago (ver lo dicho en el punto 5 con respecto a esta forma de pago). Forma de pago: selección de la tabla la forma de pago tenga muy presente lo dicho en el punto 5 pues esto le afectará radicalmente la liquidación en el momento de la autorización. Estado : 1 autorizadas por nomina, 2 retirado, 3 normal, X aplazada la generación, si va a cambiar los estados recuerde matricular la seguridad social y actualizar el EMP. REGISTRO LIQUIDACIÓN Este registro se llena cuando se desea agregar un concepto que no se encuentra en la liquidación definitiva (Cuando el proceso es manual). Concepto : Se selecciona el concepto por el cual voy a pagar. Valor : Se digita el valor a pagar Horas : Se digita el numero de horas por las cuales se paga (Solo se digitan el numero de horas si el concepto por el cual se va a paga lo necesita). Días % : Se digita el numero porcentual o su proporción en dias (Solo se digitan el valor si el concepto por el cual se va a paga lo necesita). Salario promedio : Se digita el valor del salario promedio o salario base a liquidar por dicho concepto. Liquidación manual : Por defecto el sistema trae 1 que significa que la liquidación es manual para que el sistema respete los valores digitados. DEFINICIÓN DE ENVÍOS DOCUMENTO: TLGEN_ENVIOMODULO001.RTF Ruta: nombre de módulo / Registro / Definición de Envíos. Este proceso sirve para asignarle a cada módulo de la nómina un identificador que le permite a esta determinar cómo y qué módulo generó o registró a las novedades de nómina; esto con el fin de agilizar en el cabo de un mal envío en que módulo se debe hacer la corrección. Esta opción se encuentra en todos los módulos de la nómina por Configuración | Definición de Envíos. Teniendo en cuenta que existen dos clases de Envíos: Los que pertenecen a un módulo y los manuales. Registro de envíos: Por esta opción se definen todos y cada uno de los identificadores de los Envíos de los Módulos del sistema. Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo Envío de Nómina, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de esta pantalla. Si desea modificar sus datos oprima En esta opción se encuentra registrados todos los Envíos que se realizan a la nómina. - Envío : Digitar el código del nuevo envío que se ingresa al sistema. No debe ser mayor de dos dígitos. - Descripción : Es el detalle del envío a matricular. - Pertenece a Módulo : Esta opción se utiliza para encadenar el envío a un módulo o en el caso contrario se toma como un envío manual, marque una de las siguientes opciones: SI ó NO - Política de Generación : Seleccionar el código de la política que genera la actualización del envío o seleccione la de llama la pantalla Consulta de Políticas General llamada con el lookup - Proceso de Usuario : Seleccionar el código de la política que realizará un proceso específico propio del Usuario o seleccione la pantalla Consulta de Políticas General llamada con el lookup 1. Los que pertenecen a Módulo : Cada módulo tiene su identificador de envío o lotes, que se definen por Configuración, Tablas de Referencia y éste debe decir que SI pertenece a módulo y además si tiene alguna política o proceso es porque tiene alguna función especial. Estos Envíos se pueden extraer en el caso tal de que se necesiten generar nuevas novedades que no fueron tenidas en cuenta en el momento oportuno. Para extraer un envío, cada módulo posee una opción o botón que indica dicho proceso y tenga encuentra la siguiente advertencia: ¡ADVERTENCIA! Este envío al ser extraído borra el archivo NVN, entonces se tendrían que generar nuevamente el envío del módulo. 2. Los envíos Manuales: Los que se utilizan para grabar novedades y que son creados por el usuario. Tiene la característica de no pertenecer a ningún módulo. Estos Envíos NO se pueden extraer, ya que no hay forma de recuperarlos. En caso de realizar dicha extracción debe ingresar nuevamente todos los datos de la Novedad, para que éste quede completo. Para observar el registro de Definición de Envíos, ver el procedimiento: Nom: FrmENV Modificado - 10-05-05 ______________________________________________________ """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" REGISTRO DE ENVÍOS """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" DOCUMNETO: NOM_BRWENV001.RTF Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Definición de Envíos. Nombre del módulo/Registro/Registro de Envíos. Por esta opción se definen todos y cada uno de los identificadores de los Envíos de los Módulos del sistema. Los envíos se utilizan en cada uno de los módulos para identificar que módulo genera las Novedades de Nómina, esto con el fin de agilizar en el cabo de un mal envío en que módulo se debe hacer la corrección. ¿CÓMO CREAR NUEVOS ENVÍOS DE NOVEDADES DE NÓMINA CUANDO ESTOS SE AGOTAN? Esto indica que se copó el archivo que contiene el envío de las novedades de Nómina. Se debe hacer lo siguiente: 1. Cambiar el valor del envío, así: Se debe ir al Módulo de Procesos Auxiliares Escoger la opción: Consecutivos de Nómina En el envío tnnv cambiar el número actual por CEROS. 2. Crear un nuevo envío, así: Se debe ir al Módulo de Procesos Auxiliares Escoger la opción: Consecutivos de Nómina Oprimir el botón , y agregue en la pantalla Registro de Consecutivos de Nómina los siguientes datos: Módulo: Anotar el nombre del módulo que se encargará de llevar los envíos de Nómina. Consecutivo: Anotar el número donde se inicia el nuevo envío, o dejarlo en cero como lo trae la pantalla. Para observar el registro de Envíos, ver el procedimiento: Nom:FrmENV Modificado por Pedro Chadid LIQUIDACIÓN DEFINITIVA """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""*****"""""""""""""""""""""""""" DOCUMENTO: TNLD_BRWLQE001.RTF Se registran los empleados a los cuales les va ha realizar una liquidación definitiva, por la opción de liquidación, liquidación definitiva así 1-.Con el Botón de Se puede crear de esta igual forma todos los empleados a los cuales se les va ha realizar la liquidación definitiva, terminado este pasó, haga lo siguiente: 2-.Con el Botón de , se realiza las liquidaciones, escoja global o particular según sea el caso, terminado este proceso en el Browse de liquidación para cada empleado, revise. Puede consultar los detalles de liquidación que le aprecen en la parte inferior. Si se quiere adicionar más conceptos o cambiar/borrar los valores liquidados, seleccione el Botón Corregir dentro del Browse de liquidación. Cambios en el Browse de liquidación, Si adiciona conceptos le aparecen en el campo liquidación manual=1, esto le indica al sistema que este valor lo debe de respetar y en el caso de una reliquidación no lo borra sino que lo respeta. Si lo cambia y quiere que se respete este valor indique en el campo de liquidación Manual=1. Hecho las verificaciones pertinentes puede imprimir la liquidación, esta impresión se realiza de acuerdo a formato indicado en el punto 3 formatos de liquidación. Si todo esta correcto, autoriza la liquidación con el Botón de , recuerde que este proceso se realiza de acuerdo a como esta parametrizado la forma de pago, es muy importante que sea de acuerdo con lo que usted definió. De esta ventana, la liquidación desaparece si El Lqe: estado = 2 2-. Con el Botón AUTORIZAR, Cuando se autoriza, El estado de la liquidación cambia dependiendo de la forma de pago y si en este proceso no se Indica de que se aplaza. 2.1-.UD tiene dos formas de pago: N - Nomina A - Acumulados. Por nomina, UD. debe generar la liquidación a Nomina y liquidar por nomina el empleado y en el cierre es que el estado se pone en 2. Si la forma de pago es por tipo de pago nómina: 1-.Debe generar el envío de estas novedades a la Nómina 1.1-.Esta generación automáticamente cambia en los empleados el estado ='R' y la fecha de retiro. 1.2-.Genera los múltiples retiros de los empleados tabla EMR. 1.3-.Esta generación afecta la seguridad social de los empleados si: 1.3.1-. La variable de Usuario Lqe: Aplica SegSoc, tiene dato = S y además en el registro de la liquidación definitiva UD. En el campo Afectar seguridad social indico Siempre. La acción que el sistema toma en la seguridad social es: 1.3.1.1-.Inactivar la matricula de la seguridad social estado en R. 1.3.1.2-.Generar la novedad de retiro a la seguridad social. 2-. Vaya a la liquidación de la nómina y realice un proceso de liquidación normal o de valores reportados, antes de esto verifique lo que se dijo en "Cómo se permite hacer una liquidación normal de empleados retirados con liquidación definitiva calculada". 3-.Haga todos los procesos normales iguales a los de una nomina normal. Nota: Si después de hacer este envío o haber liquidado la nomina, usted necesita adicionar otras liquidaciones, o cambian las ya existentes 1-.Extraiga este envío. 2-. Vaya a las liquidaciones definitivas realice los cambios pertinentes 3-. Autorice las nuevas liquidaciones (si existen) si no existen no es necesario valorarlas a autorizar. 4-. Genere este envió nuevamente. Por acumumulados, automáticamente el estado se pone en 2 y desaparece de la ventana El proceso de acumulación DACA, matriculado en las formas de pago, hará todo lo allí indicado, para mayor claridad remítase al documento TNLD_FRMFPD001.RTF Y TNLD_BRWFPD001.RTF. Esto es todo el proceso para una liquidación definitiva. El éxito o buen desempeño o la veracidad de los datos calculados dependen de los siguientes factores que deben estar completamente verificados antes de pensar en un mal funcionamiento del módulo, estos factores dependen en gran medida de elementos externos e internos del sistema. Factores Externos Una parametrización deficiente de las políticas de cálculo, debido a ambigüedades presentadas en el documento interno del usuario de cómo se realizan las liquidaciones definitivas. Pruebas no realizadas o mal verificadas durante el proceso de parametrización de cada uno de los conceptos. Estas anomalías deben ser corregidas en el documento entregado, y después verificar los resultados. Factores Internos Motivos de retiro parámetrizados y no en concordancia con lo indicado para cada empleado. Fecha de última liquidación de nómina mal indicada. Contratos de trabajo parámetrizados para empleados en contratos de trabajo no consecuentes. Relaciones laborales, ley 50, régimen salario integral mal matriculados en los empleados. Empleados en ley 50 pero son de régimen anterior. Historia de vacaciones incompleta o saldos de vacaciones por empleado incorrectas. Anticipos de cesantías mal definidos o incorrectos. Acumulados para cálculos de promedio mal definidos o incorrectos. Fechas de antigüedad y/o retiro mal definido. Agrupaciones de conceptos incorrectos. Variables del sistema recomendadas para usar y no definirlas. APLAZAMIENTO DE LIQUIDACIONES Las liquidaciones definitivas se pueden aplazar para efectos de autorizarlas unos dias después. Este aplazamiento se puede dar, para incluir otros devengados o deducciones que no se conocen en el momento de la liquidación, es decir posteriormente volver a reliquidarlas. En el aplazamiento el estado del la liquidación se pone en X. Si la Variable de Usuario: Lqe: AplicaRet, Aplica Retiros al Autorizar Alfanumérica Dato = S Si el dato es = S, retira el empleado y crea los múltiples retiros. La afectación de la seguridad social depende de lo que se indique en el campo: Afectar seguridad social, indicado en el registro de la liquidación. Si indico SIEMPRE, se afectara la seguridad social. Cuando UD. Ha aplazado una liquidación definitiva, UD debe posteriormente autorizarlas. Esta autorización, la debe de hacer por la opción autorizar liquidaciones definitivas aplazadas. Casos particulares: CASO 1-. 1-.Caso, la situación es la siguiente: 1.1-.Las liquidaciones definitivas se realizan a una fecha. 1.2-.Cuando se autorizan, se aplazan, pero se afectan los estados de los empleados. 1.3-.Posteriormente, se autorizan las aplazadas pero se les es cambia la fecha de retiro 1.4-.Se reliquidan. En este evento para que las novedades de retiro de la seguridad social no queden duplicadas se debe de actuar de la siguiente manera: 1-.Al registrar la Liquidación, en el campo de afectar la seguridad social se el indica NUNCA. 2-.Cuando se vayan a autorizar las liquidaciones aplazadas, se les cambia la fecha, y el campo de afectar la seguridad social se cambia a SIEMPRE. CONTROLES DE LIQUIDACIONES 1-.Cuando en la liquidacion defintiva su NETO sea negativo o cero, por ejemplo un empleado tenga un prestamo que haga que se presente esta situacion el sistema le informara de esta anomalía, así: 1.1-.Si la liquidacion es particular le emitira un mensaje y le mostrara un documento para que se tomen las acciones coorespondientes. 1.2-.Cuando se Global, le mostrara solo el documento correspondientes. Para que estos documentos sean mas claros, Ud. Debe de inactivar todos los debugs antes de hacer la liquidación correspondiente. Esto permite que el sistema solo envie este tipo de mensaje. 2-.Cuando se registre una liquidacion defintiva y la persona tenga una licencia de maternidad cuyas fechas estan incluidas dentro de la fecha de retiro, el sistema automaticamente le dara una alerta indicandole que ha esta persona no se debe de hacer una liquidacion defintiva. Esto es solo un mensaje de advertencia y en ningun caso inhibira que se le realice la liquidacion. 3-. Cuando una persona tiene un embargo poltica defintiva LDF15, y encuentra valores, manda un Rut COMO CONFIGURAR Y TRABAJAR LOS CONCEPTOS DE NOVEDADES PARA QUE SEAN LEIDOS EN LA LIQUIDACION DEFINITIVA Para crear la variable Ldf:AgrupaValor: Sistema de Nómina, Configuración, Conceptos, buscar el Concepto (en su caso los indicados en el e-mail anterior y en el e-mail del Debug) que se necesita y seguir el siguiente paso: 1. Insertar 2. Relación: Buscar en la lista Agrupación de conceptos Argumento: Oprima el botón de búsqueda ... y seleccione en la pantalla Agrupación de conceptos el mismo concepto*. Nombre de Variable: Ldf: AgrupaValor Descripción: Base de Liquidación Tipo de Dato y Dato el sistema lo trae por defecto después de realizar la selección de la pantalla Agrupación de conceptos. * * Si no tiene creado el concepto en la Agrupación de conceptos realice los siguientes pasos: 1. Sistema de Nómina, Configuración, Agrupación de Conceptos 2. Insertar 3. Agrupación: Digitar el numero del concepto que esta configurando (en su caso los indicados en el e-mail anterior y en el e-mail del Debug) Descripción: Nombre del concepto que esta configurando 4. En la misma pantalla de Agrupación de conceptos en la vista frontal existe otro grupo de botones y oprima nuevamente Insertar. 5. Seleccione allí con el botón ... nuevamente el concepto que se esta configurando de la pantalla Conceptos. Modificado por SG 16-08-06 COMO CONFIGURAR DEVOLUCIOES PARA LIQUIDACIONES DEFINITVAS? Este caso se presenta, en la nominas mensuales debido a: 1-.La nomina se paga completa por ejemplo el 15 de un mes 2-.Y con posterioridad o sea digamos el 22 la persona se retira. En este caso hay que descontar los 8 dias que se pagaron de más. Para este caso se deben de configurar las siguientes variables en los conceptos a los cuales se les va ha aplicar la devolucion. Ldf: MnjDevolucion, Indica que se va a efectuar devolucion Alfanumerica Dato = S , para que haga la devolucion Ldf: DiaPagoNm, Dia en el cual siempre se paga la nomina Alfanumerica Dato = Indique el dia de pago de Nomina, para el ejmplo 15 Ldf: AgrDevolucion, Agrupacion de conceptos para que el sistema tome lo pagado en la nomina, es decir en esta agrupacion debe de ir el concepto que se le va a realizar la devolucion. Alfanumerica Dato = Codigo de la agrupacion Ldf: CptDevolucion, Concepto por el cual se realiza la devolucion. Alfanumerica Dato = Codigo del concepto Modificado por SM 16-10-2006 REGISTRÓ EMPLEADO A LIQUIDACIONES DEFINITIVAS ______________________________________________________________ DOCUMENTO: TNLD_FRMLQE001.RTF Empleado: código del empleado. Motivo de retiro: código del motivo del retiro, creado anteriormente. Fecha de retiro: indique la fecha hasta la cual va o laboro el empleado, recuerde que en base a esta fecha es que se realizan los cálculos definidos de lo que se dejo con respecto a esta fecha en el punto 3. Fecha de liquidación: indique la fecha, es solamente informativa del informe que se genera. Periodo de último pago: período hasta cuando se le pago la última vez, seleccione del calendario de proceso, automáticamente se sugiere como fecha de último pago la fecha final de este periodo la cual puede ser modificada. Fecha de último pago: sugerida de acuerdo a lo dicho anteriormente, si no es esta fecha modifíquela de acuerdo a la realidad, con esta fecha el sistema liquida los valores del básico que se le adeudarán si se tiene parametrizado este concepto para liquidaciones definitivas. Periodo de acumulaciones: periodo en el cual se va ha acumular la liquidación definitiva en concordancia con la forma de pago (ver forma de pago). Para efectos de la contabilización de provisiones y/o parafiscales, este periodo debe concordar con uno de los periodos para los cuales se va ha realizar el proceso de contabilización. Forma de pago: selección de la tabla la forma de pago tenga muy presente lo dicho en esa ventana, pues esto le afectará radicalmente la liquidación en el momento de la autorización. Recuerde que se tienen 2 formas de pago N - Nomina A - Acumulados. Por nomina, UD. debe generar la liquidación a Nomina y liquidar por nomina el empleado y en el cierre es que el estado se pone en 2. Por acumumulados, automáticamente el estado se pone en 2 y desaparece de la ventana Afectar seguridad social: Esta campo permite tomar acciones sobre el registro de la seguridad social del empleado que se esta retirando. Este campo puede tener tres casos REGISTRO LIQUIDACIÓN Este registro se llena cuando se desea agregar un concepto que no se encuentra en la liquidación definitiva (Cuando el proceso es manual). Concepto : Se selecciona el concepto por el cual voy a pagar. Valor : Se digita el valor a pagar Horas : Se digita el numero de horas por las cuales se paga (Solo se digitan el numero de horas si el concepto por el cual se va a paga lo necesita). Días % : Se digita el numero porcentual o su proporción en dias (Solo se digitan el valor si el concepto por el cual se va a paga lo necesita). Salario promedio : Se digita el valor del salario promedio o salario base a liquidar por dicho concepto. Liquidación manual : Por defecto el sistema trae 1 que significa que la liquidación es manual para que el sistema respete los valores digitados. AUTORIZAR LIQUIDACIONES PAGOS APLAZADOS Cuando el estado de la liquidación esta aplazado y se desea autorizar. Para autoriza la liquidación con el Botón de , recuerde que este proceso se realiza de acuerdo a como esta parametrizado la forma de pago, es muy importante que sea de acuerdo con lo que usted definió. IMPRESIÓN DE CHEQUES Es para imprimir los cheques de liquidaciones definitivas. Forma de pago : Se selecciona la forma el la cual se paga la liquidación definitiva. Fecha de liquidación : Se selecciona del al. Para el personal : Se selecciona del al. DOCUMENTO: TLGEN_WINNOVEDADES001.RTF Ruta: nombre del módulo / Transacciones/ Generación a Nómina. Esta opción está habilitada para todos los Módulos que generan sus envíos a Nómina. Utilizando esta opción se envían, mediante los diferentes módulos, las novedades para un período de la nómina determinado. Generación a nomina: Para generar a la nómina se debe llenar la siguiente información: Nómina: Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina a la que se le generará dichas novedades. Período: Seleccionar el período de nómina en el cual se liquidarán. Envío: Es un identificador que le permite a la nómina determinar cómo y qué módulo generó o registró novedades de nómina. Este debe estar asociado a cada módulo. Toma el NVN en exclusiva?: Si se marca esta opción indica que ningún otro usuario que esté trabajando en la nómina puede acceder a dicho archivo. Luego oprima el botón seleccione donde va a listar la información generada en "Seleccionar Destino del Informe" y espere que la barra de procesos termine, al realizarse el proceso con éxito aparecen los siguientes botones, donde puede rectificar si la generación a nómina fue correcta: - Consulta de novedades generadas: En esta pantalla se muestran el listado de los empleados a los que se les genero novedades que han sido enviadas a la nómina. - Informes de novedades generadas: En esta opción se pueden listar todas las novedades generadas que fueron enviadas a la nómina en la pantalla "Seleccionar Destino del Informe" - Exportación remota: Con esta opción se puede generar las novedades a un disquete para ser importadas en otro equipo, para tal efecto complete la siguiente información: Nómina: Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina a la que se le generará dichas novedades Período: Seleccionar el período de nómina en el cual se liquidarán los embargos. Exportar a: En este renglón se coloca la ruta y el nombre del archivo que contendrá las novedades generadas de este módulo. Borrar anterior?: Al ser marcada esta opción se borran los registros del archivo que se haya creado con el mismo nombre y son reemplazados los nuevos registros. Si no la marca los nuevos registros son adicionados al viejo archivo. Para que se complete dicho proceso oprima el botón - Extracción de novedades: Con esta opción se puede devolver el proceso de generación de las novedades, ésta generalmente es utilizada cuando se desea devolver las ya generadas, adicionar más novedades y volverlas a enviar a nómina. Los campos se deben procesar así: Nómina: Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina a la que se le generará dichas novedades Período: Seleccionar el período de nómina en el cual se liquidarán los embargos. Envío: Es un identificador que le permite a la nómina determinar cómo y qué módulo generó o registró novedades de nómina Oprima el botón para que el sistema realice el proceso. Nota: Para el caso del módulo de préstamos debe seleccionar las Novedades de Préstamos a Generar: Completas: Genera todos los préstamos ingresados al módulo con sus cuotas. Sólo Compromisos: Genera a la nómina las cuotas o los compromisos de los préstamos. - Envío: Es un identificador que le permite a la nómina determinar cómo y qué módulo generó -registró- al módulo general de novedades de nómina. Nota: En el módulo de reemplazos transitorios se utiliza cuando se realiza un reemplazo de un cargo superior al que se esta desempeñando en la actualidad y el pago correspondiente al empleado debe ser el valor respectivo del cargo que reemplazando. GENERACIÓN DE INCAPACIDADES Proceso Ogen_Tnic Este proceso permite generar del modulo de Incapacidades, las novedades a un periodo de Nomina ¿CÓMO SE VISUALIZA? Se crea una variable de usuario por: Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario y allí oprima el botón Nombre de la Variable: INC: DEBUG. Descripción: Visualizar Incapacidades Tipo: Numérica Dato: '0' - No visualiza; '1' - Visualiza Con esta variable se visualiza como el sistema ha calculado una incapacidad. Modificado - 10-05-05 GENERACION DE AJUSTES Proceso Ogen_Tnaj Este proceso permite generar del modulo de Ajustes, las novedades a un periodo de Nomina. Los ajustes se pueden generar de dos formas distintas, 1-.Directamente que Ajustes los Acumulados 2-.Que se generen como novedades de Nomina, para que posteriormente en el cierre sean acumuladas. ¿CÓMO SE VISUALIZA? Se crea una variable de usuario por: Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario y allí oprima el botón Nombre de la Variable: Aje: Debug Descripción: Visualizar generación de Ajustes Tipo: Numérica Dato: '0' - No visualiza; '1' - Visualiza Con esta variable se visualiza como el sistema ha calculado una incapacidad. CASOS PARTICULARES DE AJUSTES-. CASO 1-. Se tiene un concepto (LLAMEMOLO TEMPARIO) que su forma de liquidación normal es , con las horas registradas por este concepto se va a una de rangos , donde dependiendo del rango de horas se determina el valor. Tabla Rango de Horas Valor Hora 100 - 120 2000 121 - 140 2200 El ajuste se da, cuando por ejemplo : En mayo se pagaron 120 horas, que de acuerdo al a tabla da como valor de la hora 2000, es decir se pagaron $240.000 En Abril, resulta que no eran 120 horas sino 140 horas. De acuerdo con la tabla, por el rango de 140 se debería de haber pagado la hora a 22000, por lo que se debió de haber pagado 308000. Por lo tanto la diferencia en horas son 20 horas y la diferencia en valores es 68000 y este debería ser el ajuste. Ajuste 20 horas - $68000 Se debe de tener en cuenta que el ajuste es positivo o negativo, según sea el caso. Por lo tanto las horas del ajuste se deben de grabar con el signo correspondiente. Además, como este concepto hace base para la liquidación de conceptos de horas extras. estos conceptos (Horas extras debe ser ajustados en su valor correspondiente, de acuerdo con la siguiente formula : (Valor Ajuste / Horas del Mes) * Horas Mes Anterior Liquidadas. SOLUCION: En el concepto TEMPARIO, debe indicar las siguientes Variables Aje: TipoAjuste, Tipo de Ajuste Alfanumérica Dato = T N, se liquidan los Ajuste normalmente. Aje: TpBase, Tipo de Base para la liquidación Alfanumérica Dato = TH Aje: TABLAIMP, Tabla de Impuesto que contiene los rangos de Valores por Horas Alfanumérica Dato = Código de la Tabla de Impuestos Como el valor del ajuste puedes ser un Pago o una deducción dependiendo del Caso. Se debe nde crea estas dos variables Aje: CptPago, Concepto por el cual se hace el pago Alfanumérica Dato = Código del Concepto, Si no se indica se toma el Templario. Aje: CptDeduce, Concepto por el cual se hace la deducción Alfanumérica Dato = Código del Concepto, Aje: Agrtemplario, Agrupación de conceptos para determinar las bases del mes anterior. Alfanumérica Dato = Código de la Agrupación Aje: AgrHextras, Agrupacion de conceptos de horas extras, que este concepto (el templario) afecta. Alfanumérica Dato = Código de la Agrupacion. En ella van cada uno de los conceptos de horas extras que serán afectados. En cada uno de los conceptos de Horas Extras que seran afectados por el tempario, deben de crearse las siguientes variables de concepto. Aje: AgrH, Agrupacion de conceptos de horas extras para determinar las bases del mes anterior.Debe de contener al menos el mismo concepto que se va afectar Alfanumérica Dato = Código de la Agrupacion Aje: FactorH, Factor de horas extras multiplicado por 100. Si es 1.25 entonces indique 125 Numérica Dato = Factor de liquidacion de la hora extra. Modificado 15/10/2006 SM Como este valor de horas extras se puede generar por un ajuste negativo, entonces debe de crear en cada uno de los conceptos de horas extras y que estamos tratando en este tema, la siguiente variable Aje: CPTHdeduc, Concepto por donde se hace la deducción cuando el ajuste es negativo Alfanumérica Dato = Código del concepto Modificado 18/10/2006 SM CASO 2-. AJUSTE DE COMISIONES - Modificado 16/02/2007 SM El concepto se debe tener en cuenta para: Ajuste al mínimo legal, liquidar horas extras y el pago del auxilio de transporte legal generando novedades positivas o negativas según sea el caso. Se debe tener en cuenta que estos ajustes deben afectar los pagos realizados en el mes correspondiente al ajuste de comisiones. Ejemplo: A un trabajador en el mes de Noviembre se le liquidaron y pagaron Comisiones por $200.000 y en el mes de diciembre se determina que las comisiones no fueron $200.000 sino de $1.000.000 por lo cual se genera un ajuste de comisiones del mes de Noviembre por $800.000 pagaderos en el mes diciembre y por las cuales se generan ajustes al mínimo legal, horas extras y descuentos del pago del auxilio de transporte legal. SOLUCION: El Ajuste se graba así: 1-.Se ajusta por este concepto, es decir el concepto de ajuste de comisiones. 2-.En el valor se digita el valor a Ajustar es decir 1.000.000. 3-.En el concepto de pago o deducción se indica el concepto de comisiones, para pagar por este concepto el valor, cuando el sistema no encuentra en los periodos anteriores estos conceptos de comisiones. En el concepto de Ajustes de Comisiones Se Crea la Variables del concepto Aje: TipoAjuste, Tipo de Ajuste Alfanumérica Dato = T N, se liquidan los Ajuste normalmente. Aje: TpBase, Tipo de Base para la liquidación Alfanumérica Dato = CO, por comisión Aje: AgrComision, Agrupacion del concepto de comisiones Alfanumérica Dato = Código de la agrupación que contiene el concepto de Comisiones, que se van a ajustar. Si de esta agrupación, no encuentra valores, se paga por el concepto de pago o deducir indicado en el punto 3, y en este evento no se hace el ajuste correspondiente. 4-.Cuando el valor digitado en el ajuste es mayor que el que se encontró en la agrupación anterior, se debe de pagar por el concepto de ajustes, de acuerdo con la siguiente variable Aje: CptPagoAj, concepto de pago del Ajuste Alfanumérica Dato = Código del concepto del Ajuste de comisiones. 5-.Cuando el valor digitado en el ajuste es menor que el que se encontró en en la agrupación anterior, se debe de pagar por el concepto de comisiones, de acuerdo con la siguiente variable Aje: CptDeduceAj, Código del concepto de Comisiones Alfanumérica Dato = Código del concepto del Ajuste de comisiones en este evento no se hacen los ajustes correspondientes. 6-.Para que el sistema haga los ajustes a los conceptos, que se hace si el punto 4 se da, se debe de crear, en el concepto de Ajustes de comisiones Aje:AgrAjustar, Agrupacion de Conceptos a Ajustar Alfanumérica Dato, Código de la agrupación de conceptos que se deben de ajustar, por ejemplo ajuste al mínimo legal, subsidio de transporte. 7-.En cada uno de estos conceptos, (Ajuste al mínimo, sub.transportes etc...), se deben de crear las siguientes variables del concepto. Aje: AgrV, Agrupacion de conceptos que se deben de ajustar Alfanumérica Dato, Código de la agrupación, en la cual se debe incluir el mismo (Ajuste al mínimo legal) por ejemplo. Aje: CPTVdeduc, Concepto por el que se hace el ajuste Alfanumérica Dato = Código del concepto por el cual se ajusta. Ejemplo Concepto pra Retar el subsidio de transporte. LIQUIDACIONES GENERALES Para consultar las liquidaciones definitivas de los empleado y la especificación de cada liquidación. Además la información detalles de la liquidación como es detalles generales, pagos parciales de cesantías, detalles de cesantías, detalles de vacaciones, saldos de prestamos, historia salarial, saldos de ahorros, acumulados de nomina, asociaciones, variables del trabajador y novedades. LIQUIDACIONES CONFIRMADAS Para consultar las liquidaciones definitivas que están confirmadas de los empleado y la especificación de cada liquidación. Además la información detalles de la liquidación como es detalles generales, pagos parciales de cesantías, detalles de cesantías, detalles de vacaciones, saldos de prestamos, historia salarial, saldos de ahorros, acumulados de nomina, asociaciones, variables del trabajador y novedades. EN RANGO DE FECHAS Para consultar las liquidaciones por rango de fechas. INFORMES DE LIQUIDACIÓN Para generar los informes de liquidaciones en rango de fecha. Del - Al : Se selecciona las fechas del rango. Se pueden generar informes como liquidaciones general sumaria, liquidaciones confirmadas sumarias, liquidaciones general detalladas y liquidaciones confirmadas detalladas.