BOLETA DE CAMBIO """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" DOCUMENTO: TNIF_WINBOLCAM001.RTF Para configurar la boleta de cambios primero se debe configurar: Un Archivo Histórico, que tiene la siguiente estructura: .HIS . Una Política Tipo Documento (Con interfase Word). Seguir los pasos tradicionales para la creación de la base de datos para documentos con interfase Word. Para imprimir la Boleta de Cambios, ingrese al Módulo de Informes Generales | Informes | Boleta de Cambios. Para crear la boleta de cambio existen dos reglas primordiales: El primer campo de la política debe ser empleado de la tabla empleado, no depende del cambio y sin descripción. Debe tener un rango en la fecha de búsqueda, para poder filtrar el archivo histórico. Las opciones de esta ventana son las siguientes: Tipo de Boleta: en esta opción se puede seleccionar el tipo de transacción a procesar (recordando que pueden ser 1-Insertar, 2-Cambio, 3-Borrado). Proceso: Aquí se elige el proceso a generar (política con interfase Word). Incluye Fecha de Cambio en el encabezado: Si activa esta opción el sistema le permitirá incluir en el archivo texto la fecha de cambio en el histórico, además podrá darle un nombre a esta fecha para incluirlo en el encabezado. Fecha de Búsqueda: Este rango a seleccionar filtra el archivo histórico, y es muy útil para evitar el repetir las boletas de cambio. Archivo Histórico: Para realizar el proceso debe elegir el archivo histórico configurado anteriormente. Generación: Después de tener todos los campos de la ventana diligenciados genere el archivo plano y ejecute el editor activando la opción interfase Word. Continúe con los pasos normales de combinación de correspondencia. CONFIGURACIÓN DE POLÍTICAS TIPO DOCUMENTO PARA LA BOLETA DE CAMBIOS ? Esta política se define de la misma manera que las Políticas que se utilizan en la Generación de Extractos, pero se diferencian al configurar sus datos. El ingreso de los campos es igual hasta definir el tipo de relación ya que la relación en estos campos siempre es función. La función que se utiliza en este tipo de política es BUSCARCHG (con sus respectivos parámetros) (Ver Configuración de la Función BUSCARCHG). CONFIGURACIÓN DE LA FUNCIÓN BUSCARCHG ? La Función BUSCARCHG tiene como máximo 8 parámetros, la función en general es: BUSCARCHG(ARCHIVO,CAMPO,TIP_CAM,ACCION,DES,NOM_DES,ARC_DES,CAMP_DES) ARCHIVO: Nombre del archivo donde se encuentra el campo que va en el archivo texto para la interfase. CAMPO: Nombre del campo al cual se va a buscar la acción. Debe ser igual al definido en el diccionario de datos que se puede consultar en el Módulo de Políticas. TIP_CAM: Este parámetro indica si el campo aparece o no al tener cambios. 0: No lo afecta, quiere decir, aunque exista o no cambios este campo se llena en el archivo texto. 1: Lo afecta el cambio, es decir, si no existe un cambio este aparece en blanco en el archivo texto. ACCION: Este parámetro indica el tipo de acción a buscar, lo que significa buscar el tipo de transacción que se generó en el archivo histórico. Los tipos de transacciones pueden ser: Insertar, Modificar o Borrar un registro en el archivo que se matriculó en la seguridad de archivos. 0: El dato del campo se toma del registro original, es decir, el reg. que existía antes del cambio. 1: Este valor se toma de registro nuevo, ósea, el que tiene el cambio. DES: Indica si el campo incluye o no descripción. 0: No incluye la descripción del campo. 1: Incluye la descripción del campo. NOM_DES: Aquí se indica el nombre del campo descripción, este nombre es el que va en el encabezado del archivo texto o los campos a insertar en el documento Word. ARC_DES: Es el archivo en el que se encuentra la descripción del campo. CAMP_DES: El Nombre del campo descripción según el diccionario de datos. EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN BUSCARCHG 1.Buscar el código del empleado de la tabla empleado, este campo tiene que ir sin importar que exista o no un cambio, pero el contenido de este campo se traerá del registro original. BUSCARCHG(EMP,Empleado,0,0,0) NOTA: Como el parámetro de descripción es cero no hay necesidad de ingresar los demás parámetros. 2. Buscar el centro de costo de un empleado, solo cuando ha tenido un cambio. Además buscar su descripción teniendo en cuenta que el nombre del campo que va en el encabezado es Descripción del Centro de Costo, el archivo a buscar el CCO y el campo es descripción. Traer el contenido del registro nuevo. BUSCARCHG(EMP,Ccosto,1,1,1,Descrip. del Centro de Costo,CCO,Descripción) 3.Buscar la fecha del último salario de un empleado, sólo cuando ha tenido un cambio. Traer el dato del registro nuevo, también buscar el Salario Actual correspondiente a esa fecha teniendo en cuenta que el nombre del campo descripción es Salario, y que el archivo origen es el HSL y el campo es salario. BUSCARCHG (EMP,f_ult_salar,1,1,1,Salario Nuevo,HSL,Salario) COMO CONFIGURAR UN ARCHIVO HISTÓRICO ? Un Archivo Histórico registra todos los cambios hechos a uno o varios archivos, para crear este hay que ir a la Administración de Midas | Administración | Registro de Seguridad | Seguridad de Archivos y en la etiqueta archivo se inserta el registro de seguridad teniendo en cuenta: 1. ARCHIVO: Es el archivo del cual se quiere que exista el histórico, ejemplo: EMP, HSL, PLX, PLT etc,.. No olvide que el archivo se registra igual que en el diccionario de datos que se puede consultar en el módulo de Políticas | Configuración | Archivos del Sistema | Consultar Archivos. 2. DESCRIPCIÓN: En este campo se ingresa la descripción del archivo al que se le va a hacer el histórico. Ejemplo: para el Emp. la descripción seria Empleados. 3. NOMBRE DEL HISTÓRICO DE TRANSACCIONES: Es el nombre que va a llevar el archivo histórico. 4. SEGURIDAD DE CAMPOS ? : Al activar esta opción el sistema le permitirá modificar el prompt Default (Nombre del campo que aparece en la ventana) del campo y manipular el campo ya sea, permitiendo cambiar el contenido, ponerlo o no requerido y no visualizarlo. Estas propiedades de los campos se observarán en forma global. 5. A NIVEL DE GRUPO DE USUARIOS: Tendrá la misma función de la seguridad de campos pero solo se verán los cambios a los grupos de usuarios ya definidos por el administrador que se han registrado en la seguridad de campos de la misma ventana. NOTA : VARIABLES GENERALES DE USUARIO (LEERVSV) Nombre: Mdoc:ExtDocto. Descripción: Extensión de los documentos. Tipo: Alfanumérica. Dato: .Dat, .Doc, .Txt. Uso: Si esta variable es creada, en dato debe llevar la extensión que se desea, para poder crear archivos en combinación de correspondencia con interfase Word ; puesto que algunas versiones de este necesitan que la extensión sea .Dat, y de esta forma no salga error al tratar de combinar. Si la variable no es creada por defecto pone la extensión .TXT.