REGISTRO DE EMPLEADOS

DOCUMENTO:   TNEP_BRWEMP001.RTF

Ruta: Modulo de Configuración | Configuración | Registro de Empleado

Por esta opción se ingresa al sistema el registro de todos los empleados de la empresa, comenzando con los datos generales del empleado como son: Identificación (Este numero puede ser el mismo del documento de identidad o uno que la empresa le asigna al empleado por políticas de la misma), nombre y apellidos, documento de identidad, datos del contrato, datos de la nomina, variables, salario, seguridad social, etc. En esta ventana encontramos las opciones de novedades y datos complementarios. 

A medida que se va haciendo el registro de un nuevo empleado aparecerán automáticamente nuevas ventanas de registro, como los datos de la empresa, los datos del pago, entre otros.

Existe una configuración del sistema donde se parametriza el funcionamiento o la forma como se debe liquidar la nomina. Se debe registrar el empleado con todos sus datos complementarios como son:

EMP - Datos del Empleado
HSL - Historia Salarial
ESE - Seguridad Social
OGR - Agrupación de empleados
GRF - Grupo Familiar
DTE - Dotación
EMX - Relaciones Nómina / contratos
CNV - Empleados por Convenio
EMV - Variables para Empleados
FEM - Fondo de Cesantías
ASE - Asociaciones
DOE - Documentación Requerida
HLB - Historia Laboral
EMD - Múltiples Relaciones
EMR - Múltiples Retiros
TLCS - Imágenes
EMR - Múltiples retiros
ECNC - Contratos  de trabajo
EDCT - Identificaciones 
EPT - variables por plantilla
EMSP - sustituciones patronales
EMPB - plantillas de beneficiarios por empleado
EMPT - múltiples cuentas
            Certificados 

¿COMO DESACTIVAR TEMPORALMENTE A UN EMPLEDO DE LA NOMINA?

1. Marque el empleado que desea retirar temporalmente, luego oprima el botón: Cambiar; Otra opción seria Marcar el empleado y oprimir el botón: Datos complementarios y busque allí datos del empleado, cualquiera de estas dos opciones lo llevara a la pantalla Registro del empleado.

Luego oprima el botón datos del pago. En esta pantalla encontrara en la parte inferior derecha el Estado del empleado dentro de la nomina.

Para desactivarlo temporalmente de la nomina Oprima los Botones CTRL+F10 y en la pantalla posterior oprima YES; Ubíquese en el recuadro Estado y digite "R", Para indicar que el empleado esta retirado temporalmente de la nomina.

Si desea activar nuevamente el empleado temporalmente inactivo, se debe repetir el proceso anterior a la inversa, es decir, en el estado se deja en blanco.

COMO REINGRESO A UN EMPLEADO?
Para reingresar un empleado, al cual ya se le ha elaborado una liquidación definitiva,  se debe seguir el siguiente proceso:
Registro de empleados / seleccionar empleado / novedades.
NOTA: la fecha de reingreso de estar entre el rango del periodo de autoliquidación.

EJEMPLO: si el reingreso se  hace el 07 / 02 /2008, el periodo de autoliquidación es el mes de febrero. 

¿COMO SE RETIRA UN EMPLEADO DE LA NOMINA QUE ESTÁ MAL MATRICULADO?

Este caso solo debe ser utilizado con un empleado que no se le ha realizado ningún proceso de nomina, en caso de ser registrado y no haberlo ingresado realmente a su empresa. Para efectuar dicha operación realice los siguientes pasos:

Ingrese por el modulo de Procesos Auxiliares/Depuraciones/De Empleados
Seleccione el numero de identificación con el que quedo registrado en la nomina
Luego oprima el botón: Depurar

Al realizar esta operación, el empleado queda borrado de la base de datos y no hay forma de recuperar ninguno de ellos.

¿Cómo debo tener los datos del registro de un Empleado para realizar una liquidación?

		Datos del Empleado:
Código del Empleado: 		.....................................................
Apellidos:			.....................................................
Nombres:			.....................................................
Sexo:				.....................................................
Fecha de Nacimiento:		.....................................................
Documento de Identidad:	.....................................................
Clase de Documento:		.....................................................
Expedido en: 			Dpto.....................   Ciudad............
Ciudad de Residencia:		Dpto.....................   Ciudad............

		Datos de la nómina:
Nómina:			Clase..............  Tipo....................
Relación Laboral:		Reg.Ant.....  Sal.Int....  Ley 50....  Fecha.........
Jornada:			Completa....  Parcial....  #horas....
Retención en la fuente:		Procedimiento.......... %................

		Datos de la Empresa:
Fecha de ingreso:		.....................................................
Fecha de Antigüedad:		.....................................................
Tipos de Contrato:		Indefinido....  Fijo....  Fecha terminación..........
Departamento:			.....................................................
Centro de Costo:		.....................................................
Área: 				.....................................................
Oficio: 				.....................................................
Caja de Compensación: 	            .....................................................

Datos de Pago:
Si se le paga por Consignación o por cheque y Requiere Banco
Banco del Empleado:		.....................................................
Banco Empresa: 		.....................................................
Sucursal del Banco:		.....................................................
Sucursal Empresa: 		.....................................................
Cuenta del Banco:		.....................................................
Cuenta Empresa:		.....................................................
Tipo de Cuenta: 		Ahorro..............    Corriente...........
Propiedad de la Cuenta:  	Propia................   Ajena................

DATOS COMPLEMENTARIOS:

		Historia Salarial:

Fecha de aumento:		.....................................................
Motivo aumento:		.....................................................
Salario por período:		.....................................................
		Seguridad Social:

Entidad Administradora:  	........................     .........................
Sucursal de la Entidad:		........................     .........................
Servicio de la Entidad:		........................     .........................

¿CÓMO HACER PARA NO MIRAR A LOS EMPLEADOS RETIRADOS EN LAS PANTALLAS DE LA NÓMINA?

1)	Debe crear la variable General de Usuario así:
Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario e Inserte:
* Nombre de la Variable: EmpRet
* Descripción: No Visualizar los empleados Retirados
* Tipo de Variable: Alfanumérica
* Dato: * o diferente a blanco para que no se vean los retirados y en blanco para que me muestre los empleados     retirados.
* Proceso de Liquidación: Nada

Automáticamente el sistema crea otra variable de Usuario, EmpRet + Usuario (Código del Usuario)
Y en el dato le pone una S, lo que hace que este Usuario no vea los empleados retirados.

2) Si desea cambiar esta restricción para un usuario en particular entonces en la Variable:
EmpRet + Usuario (Código del Usuario)
En el dato lo dejo en blanco.

Ejemplo, el usuario es SISO, entonces la variable es EmpRetSISO
NOTA: cuando ingresamos a un empleado y me sale el error de clave primaria repetida, puede ser porque no esta mostrando los empleados retirados y entre estos puede estar  el empleado que estamos ingresando.

COMO REVERSAR EL RETIRO DE UN EMPLEDO DESPUÉS DE HABER HECHO LIQUIDACIÓN DEFINITIVA EN UN PERIODO ADICIONAL, LIQUIDAR EN NOMINA, CERRAR Y AUTOLIQUIDAR.

Este tipo de procesos se debe hacer en forma manual y los pasos son:
 
Corrección manual de los datos:
 
1. Abrir manualmente el periodo de la definitiva.
2. Ir al modulo de las definitivas y borrar el detalle y la matricula de la definitiva por Registro | Registro de liquidaciones definitiva y borrar primero el detalle y después la definición.
3. Borrar las novedades del periodo adicional por modulo de novedades de nomina, seleccionar periodo y corrección y borrar todas las novedades del señor
4. Borrar el movimiento liquidado. Ir a liquidación del periodo, seleccionar el periodo adicional y borrar todo el movimiento liquidado del señor.
5. Borrar el acumulado del periodo adicional del señor por Modulo de Procesos auxiliares / acumulados e historicos / corrección manual de acumulado.
6. Activar el señor por Registro de Empleado Datos complementarios | Datos del empleado | Datos del pago | Ctrl + F10 y borrar el estado R de retirado y la fecha de retiro.
7. Borrar la novedad de retiro de la seguridad social. Registro de Empleado | Datos complementarios | Seguridad social quitar la R y borrar la novedad de retiro en los tres servicios.
8. Volver a autoliquidar el señor por Modulo de Seguridad social | Transacciones | Autoliquidación por Beneficiario y volver a Autoliquidar
9. Generar nuevamente medio magnético y soporte de los servicios donde esta matriculado el empleado.
10. Abrir el periodo normal de la segunda quincena 
11. Reliquidar solo el señor y corregir manual el movimiento liquidado si este no da correcto.
12. Modificar o agregar los Acumulados en el periodo normal.
13.Cerrar los dos periodos el de definitiva y normal.
 
Esto tiene implicaciones importantes en la contabilidad, El procedimiento mas adecuado es corregir manual esta.

Nivel: Este campo se puede utilizar,  si necesito que un concepto me lo pague a unos trabajadores y a otros no, por Ej: Tengo una empresa donde a determinados pensionados no se les descuenta seguridad Social, como existe la condición de a unos si y a otros no; entonces en el Registro de empleados en el campo nivel creo un nivel  y lo relaciono  a las persona a las que no les voy a descontar salud.
En el concepto creo una variable de Origen con dato N que tenga el argumento NV (NIVEL),
En las nóminas este campo no esta habilitado, entonces debo ir a Administración - Estructura Administrativa- Insertar (El sistema por defecto me trae referencia centro de costos debo expandir la flecha y buscar el campo que quiero habilitar)

NOVEDADES

Si quiero inactivar a un trabajador sin hacer la liquidación definitiva y requiero que la autoliquidación me asuma el retiro,  ingreso por la opción Novedades selecciono el periodo de Autoliquidación que debo afectar y retiro al empleado, el sistema me trae los campos de retiro y fecha de retiro.

Este campo no debe ser manipulado de manera desordenada, es decir si retiro a un empleado por esta opción no debo reingresarlo y retirarlo de manera indiscriminada, porque el sistema me guarda la novedad para seguridad y en el momento de correr Autoliquidación se me pueden presentar errores en los días de liquidación y en las bases. Esto lo podemos visualizar por: Datos complementarios / múltiples retiros o por registro de seguridad social novedades.   

CONTROL DE INGRESOS 

Objetivo 

No permitir el ingreso o el reingresar a un empleado que fue despedido por motivos disciplinarios.

El manejo de esto es así:

1-.Existe una variable de Empleado (ver variable de empleados en Datos Complentarios) así:
Restriccion , Restriccion de Matricula N-N,S-S,M-Msj
Alfanumérica
Dato = N , por default , no hace nada.
     S, Restringe 
     M, Restringe y manda un mensaje.

Esta variable el sistema la crea automáticamente, con Dato en N.

2-. Se la cambia al empleado por S o M, y le hace la restricción correspondiente.
Una vez hecho esto si desea modificar esta restricción o cualquier variable de usuario debe:
2.1-.Ingresar por la Definición de Variables de Usuario para empleados
2.2-.Con el Botón de Empleado hacer los cambios pertinentes en los empleados.

La única forma de reversar este proceso es la siguiente:

1.	En SQL realizar la siguiente instrucción:
Select *from EMV where empleado = ‘1045010
Delete from EMV where empleado = 1045010 AND variable_  = ‘restrincion 

Este procedimiento borra la variable y la restricción realizada y automáticamente vuelve a crearla pero en dato N.

Como visualizar la foto del empleado al ingresar a la ventana registro de empleados.

1.	Seleccionar al empleado / datos complementarios / variables del empleado.
2.	Insertar la variable Emp:Foto y en dato seleccionar la ruta donde se encuentra la foto, debe ser de tipo JPG.
3.	Luego vamos al modulo de configuración / Parámetros del sistema / Variables generales de usuario y creamos la variable Emp:Foto y en el dato escribir también  Emp:Foto,

NOTA: adicional a esto, para cada usuario que tenga acceso a la nómina se le debe dar permisos para ver dichas fotos con la variable Emp:FotoNombreUsuario con dato S o N si se le va a dar o no permiso respectivamente.

Ejemplo, para que el usuario SISO pueda ver las fotos, las variables generales de usuario deben estar así:

Nombre			Descripción 				Tipo			Dato
Emp:Foto		Foto del empleado 			Alfanumérica 		Emp:Foto
Emp:FotoSISO		Verifica si el Usuario puede ver la foto	Alfanumérica		S

Modificado por AG; TA    08 / 02 / 2008  

VALIDACION DE LA CUENTA DEL EMPLEADO

Para que no se valid