DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO ESTANDAR DE DOCUMENTACIÓN ANEXO DOC La prioridad del documentador de Sysoft es potenciar el manejo (utilización) de las ayudas en cualquier proceso de implementación o soporte es la utilización de los RTF que se activan en el sistema presionando las teclas "ALT F11". Además proveer las plantillas, instructivas, y documentos en general que son indispensables para los procesos de capacitación, implementación y utilización de MIDASOFT. Es importante en cualquier implementación, al comienzo de la capacitación mostrar el documento "ciclo normal de una nómina resumido" y la presentación en PowerPoint "Esquema procesos de Nómina en MIDASSOFT". Acompañado obviamente con todas las etapas de: 1-.Sensibilización del Sistema 2-.Acompañamiento y entrega de instructivos para que el usuario entregue unos FPC y demás documentos para su implementación de acuerdo a los estándares exigidos por Sysoft. TAREAS DOCUMENTACIÓN Las pautas para el manejo de esta documentación y que son responsabilidad en primera instancia de la mesa de ayuda y de cada uno de nosotros se describen a continuación 1 - Organizar textos: - Recepción de cualquier texto (ayuda RTF) que se elaboren en Sysoft sobre MIDASOFT Nómina, Recursos Humanos, Salud Ocupacional y Financiero. - Comparar los RTF recibidos con: - Las ventanas correspondientes en el sistema y con el documento correspondiente que esté en su custodia. - Cuando sea necesario por la adición o modificación de una herramienta al sistema, corregirlos. 2 - Escribir o modificar un RTF con su respectiva corrección de fondo y estilo: - Practicar en el sistema, si surge una duda estará contactando a los expertos para su consulta y asesoría, y reenviará el texto para que sea aprobado. Unificar estilo de los RTFS. (Presentación, tipo de letra, color de los títulos etc.) - Ponerse en el lugar del usuario y probar en el aplicativo los pasos que indique el texto para hacerlo apto (lo más comprensible posible) para el usuario final. - Escribir: .RTF para las ventanas que no tengan: - Los textos de Salud Ocupacional y Recursos Humanos que en su mayoría no existen. -Terminar de organizar los de Presupuesto que hay escritos. - Terminar de organizar los del Módulo Financiero y los de la Parte Contable del sistema. - Escribir todo lo que falte de Nómina 3 - Hacer un inventario de documentos, organizado un documento guía por módulo para controlar las actualizaciones y salvaguardar las ayudas. 4 - Cuando tenga un texto actualizado; sea .RTF, un instructivo (con imágenes), o un manual, debe enviarlo a soporte y con copia a Don Simón Méndez. - Nota: La persona que reciba el correo de soporte, debe de guardar estos .RTF u otra información en el servidor de Sysoft, Disco H, Ayudas\Midasoft\DOCTOS Modificación a este punto: Deben de guardarse en VSS, en la ruta establecido para ello. 5- - Elaboración Diccionario de Políticas y Variables: indispensable para entender como funciona el sistema y sus alcances. 6- Colaborar al personal de Sysoft suministrándole las ayudas cuando las necesiten, o informándoles el estado en que estas se encuentran. Sysoft, Sistemas y Software Bogotá D.C. Cra. 22 # 36 - 45 B/ La Soledad TEL. (57 1) 268 0006 Rionegro - Antioquia. Cra. 64B No 42-04 Tel. (57 4) 531 77 22/23 Fax. 565 0221 http://www.syfsoft.com.co E-mail info@sysoft.com.co