DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO ESTANDAR DE DOCUMENTACIÓN . DOC Este procedimiento, permite estandarizar el manejo que se les va a dar a cada uno de los documentos de ayuda del sistema.Los documentos de ayuda están básicamente en formato RTF y algunos en .DOC. Se activan presionando las teclas "ALT F11", parados sobre cualquier ventana del sistema. Para ello se debe de tener enrutados los documentos, esto se realiza modificando el syfempr.ini en la entrada : Esta erutación se hace de la siguiente manera Para versiones anteriores a la 200701 El path (ubicación) de la ayuda se encuentra en el ini syfempr.ini DEA cuedo con la entrada de cada compañía así: PATHAYUDA=.\doctos\ A partir de la versión 200701 Esta ubicación se encuentra en la tabla de compañías (CIA). Que debe de ser diligenciada cuando se monte esta versión Si una vez enrutados, el rtf Seleccionado no aparece o le esta apuntado a otra dirección, que se puede visualizar en la parte superior de la ventana que aparece para tal fin, Ud. Debe de activar Restaura path Default?, sálgase y vuelva a entrar y el sistema toma la ruta indicada. El nombre de los Rtfs, es asignado automáticamente por el sistema y básicamente esta definido como el Nombre de la Ventana, reemplazando: por _ mas 001.Rtf, donde este 001, indica la versión.Ejl La ventana se llama Tnau: FrmPRF, el Rtf de esta ventana será Tnau_FrmPRF001.RTF A partir de esta fecha Sysoft cuenta con un software que le permite hacer una gestión ágil, oportuna y confiable de cada uno de los documentos que sirven para una buena implementación. Para efectos de este documento, existen varios roles que se describen a continuación : DOCUMENTADOR, Es la persona que hace o modifica los RTFs, Quien es: cualquier persona que tenga acceso a el sistema. Llamese Usuario, Soporte, Soporte de Documentación, Implementados, Capacitador, Asesor, Comercializador o Desarrollador. Esto obviamente, contando con el aporte que cada uno de nostros le demos al buen uso de esta politica o procedimiento. Debemos de cumplir con los siguientes topicos : 1-.Cuando vamos a modificar un RTF, o un documento existe en sysoft sigamos los siguientes pasos: 1.1--.Solicitar a la mesa de ayuda, el documento existente, para que ellos nos puedan enviar la ultima versión. 1.2-.En la medida en que esto no sea posible (esperamos que esto no ocurra, pues sobre esto tendremos un control) es modificar sobre el original existente en cada uno de sus equipos. 1.3.-.Informar y enviar a la mesa de ayuda, cada uno de los RTfs, o documentos que se hayan actualizado. Funciones del documentador: 1-.Potenciar el manejo (utilización) de las ayudas (RTFs.) en cualquier proceso que se este cumpliendo y que involucre el sistema. Es decir, enseñar al usuario final el manejo apropiado de las ayudas. 2-. La persona que realice el desarrollo o modificación de algún proceso, debe entregar los primeros RTFs o el RTF con su respectiva modificación. 2.1-.El rtf modificado o creado debe tener en la parte de la modificación o al comienzo si es nueva la Fecha (formato dd/Mm./yyyy) y el nombre de la persona 3-.Velar porque el documento sea claro y contenga los pasos necesarios para realizar la tarea. - Ponerse en el lugar del usuario y probar en el aplicativo los pasos que indique el texto para hacerlo apto (lo más comprensible posible) para el usuario final. 4-.Velar porque el documento sea archivado en el lugar que de acuerdo con este documento se establezca : 4.1-. Si el documentador se encuentra dentro de las instalaciones SYSOFT, RIONEGRO debe de seguir el siguiente procedimiento, de acuerdo con el documento: MANEJO DE CONTROL DE VERSIONES DE VISUAL SOURSAFE RTF.DOC 4.2. Si el documentador NO SE encuentra dentro de las instalaciones SYSOFT, RIONEGRO debe de seguir el siguiente procedimiento: 4.2.1-.Solicitar a la mesa de ayuda el documento original. 4.2-2-.En la medida en que esto no sea posible (Se establecerán los controles suficientes para que esto no ocurra) debe de modificar sus documentos en su equipo de trabajo. Nosotros velaremos porque UD. señor documentador siempre se encuentre actualizado. 4.3-.Enviar a mgrajales@sysoft.com.co un email que en el asunto diga: RTFmodificado: Nombre del Rtf, sin son varios RTFmodificado: Varios Insertando el (los) Rtf(s) pertinente(s). Es importante que en el asunto diga, RTFmodificado puesto que esto servirá como indicador para que la persona Soporte de Documentación pueda cumplir con sus funciones. Y además si ya esta en l VSS, si las modificaciones se hicieron internamente para que la mesa de ayuda optimice su tiempo. SOPORTE DE DOCUMENTACION, Es la persona que compatibiliza o mantiene al dias los RTFs enviados por los documentadores. Quien es: es la persona coordinadora de Soporte que en este caso es la mesa se Ayuda Y cuyo correo electrónico es mgrajales@sysoft.com.co Funciones: 1-.Controlar que el VSS, este completamente acutilizado, para ello debe de realizar lo establecido en el documento: MANEJO DE CONTROL DE VERSIONES DE VISUAL SOURSAFE RTF.DOC 2-.Mantener actualizado a todas las personas de SYSOFT sobre los últimos cambios a la documentación existente. Esto lo debe de realizar vía email. 3-.Los documentos desprotegidos en VSS, deben de ser verificados con los usuarios específicos y controlar que su protección no tome más de 12 horas. Esta comparación debe de realizarse de acuerdo a las siguientes pautas; 3.1.-.Editar estos con Word y abrir simultáneamente el original que se encuentra en el control de versiones (VSS), con el enviado 3.2-. Si existe el Original, hacer una comparación entre ellos y reemplazar o copiar al original las líneas o el texto que sea necesario para que este (el original) que de actualizado. 3.3-.Si no existe, simplemente se pasa añade al VSS. 3.4-.Se verifica que el documento original efectivamente quede actualizado. 4-.Disponer de una bitácora DIA a día de los nombres de los Rtfs recibidos y actualizados. 5 - Una vez cumplido el punto 1, enviar una copia a smendez@sysoft.com.co indicando en el asunto RTFmodificado, excepto los que el mismo remita. 6- Colaborar al personal de Sysoft suministrándole las ayudas cuando las necesiten, o informándoles el estado en que estas se encuentran. Simon Mendez Julio 26 del 2005 Marzo 21 del 2006