1. OBJETIVO. Describir la estructura, la metodología y los parámetros bajo los cuales se deben controlar los documentos de origen interno y externo requerido por el Sistema de Gestión, y otros que la organización requiere controlar. Establecer los controles a los registros que integran el Sistema de Gestión de Calidad de la Praxedes Midasoft Group SAS en cuanto a su identificación, almacenamiento, tiempo de retención, recuperación y disposición final. 2. ALCANCE. El Procedimiento de Control de documentos y registros aplica para todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de Praxedes desde la detección de la necesidad de elaborarlo o modificarlo hasta su difusión, administración y/o anulación. 3. GLOSARIO. * Aprobación: Etapa dentro del procedimiento control de documentos y registros que determina la adecuación y la aceptación del documento. * Documento: Información y su medio de soporte; hace referencia a caracterizaciones, procedimientos, manuales, políticas, objetivos, lineamientos, instructivos, documentos, formatos, listados y matrices. En cuanto a su medio de soporte puede ser papel, magnético, o electrónico y muestra patrón o una combinación de estos. * Documento controlado: Son los documentos de origen interno aprobados y controlados de acuerdo a las disposiciones establecidas en el procedimiento de Control de documento y registros GM-PR-004 y cuya reproducción y uso inadecuado por parte de los servidores públicos y/o contratistas se considera como una Copia No Controlada. * Documentos externos: Son aquellos documentos que tienen un origen por fuera de la organización. * Formato: Forma estándar para registrar información. * ISODOC: Carpeta (Aplicación) utilizada para la administración y control de los documentos de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de Praxedes , facilitando su divulgación masiva y rápida adopción por parte todos los colaboradores. * Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización. * Plan de Calidad: Documento que específica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico. * Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. * Registro: Es un tipo especial de documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. * Copia Controlada: Documento o tipo de documento susceptible a cambio o modificación. * Copia no controlada: Documento o tipo de documento que no exige cambio o actualización. 4. ABREVIATURAS. * A.S.G.C.: Administrador del Sistema de Gestión de Calidad. * SGC: Sistema de Gestión de Calidad. 5. DESARROLLO. 5.1 Políticas. * El A.S.G.C., es responsable de los siguientes aspectos : * Asignación de los códigos a los documentos del Sistema. * Mantener actualizado el "Listado maestro de documentos Sistema de Gestión de Calidad (SGC) En google drive o carpeta ISODOC. * Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los puntos de uso. Aplicación. * Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención documental - TDR. * Definir la estructura de los procedimientos documentados. * Orientar a los líderes para la generación de los documentos de cada proceso * Revisar los del proceso de gestión calidad antes de su emisión. * Revisar los cambios de los procedimientos y/o documentos del S.G.C. * Realizar los ajustes y/o cambios con su respectiva revisión a los procedimientos cuando se requiera. * Mantener, conservar y archivar los procedimientos electrónicos. * Distribuir, difundir los procedimientos según orientación de la Gerencia. * Retirar los documentos obsoletos de los sitios de utilización y cambiarlos por los vigentes. * Mantener actualizado el listado maestro de documentos de origen interno y externo. * Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma * Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación de la documentación del Sistema y su articulación con la Visión, Misión, política de Calidad y Objetivos de Calidad de acuerdo con la estructura documental aprobada en los lineamientos para la elaboración de documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) XX XX XX. El líder del proceso es el responsable de la revisión, corrección y actualización con el fin de mantener la mejora continua del Sistema. * La versión de todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) inician con 0. * Todo documento del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) que sea impreso por los colaboradores es un DOCUMENTO COPIA NO CONTROLADO a excepción del original. Los documentos aprobados del sistema de gestión de calidad (SGC) son colocados en medio magnéticos en la aplicación o carpeta ISODOC, contarán con protección contra cambios, con el fin de evitar la modificación de los mismos sin autorización del Administrador del Sistema de Gestión de Calidad, donde pueden ser consultados por todos los Colaboradores de Praxedes Midasoft Group SAS. * El A.S.G.C a cargo del archivo es el responsable de mantener actualizadas las tablas de El almacenamiento, tiempo de retención, recuperación y disposición final de los registros, se encuentra establecido en las tablas de retención documental. Si por algún motivo se presentan documentos que no se encuentren identificados en ellas, se les debe definir éstos aspectos en el Listado General de Documentos del SGC. * Los documentos y registros se protegen para evitar su deterioro de acuerdo a la reglamentación vigente, normas de archivo definidas por xx y a los Procedimientos tablas de retención documental xx xx xx y administración documental xx-xx.xx[MJ1] (Debemos de crear los formatos para retencion y administracion documental que aun no estan) * Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son: * Cambios en ortografía. * Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso. * Mejoramiento en la redacción de párrafos. * Re direccionamiento de Hipervínculos. * Cambio en el nombre de un cargo. * Los documentos obsoletos no deben conservarse de manera física en los puestos de trabajo diferentes biblioteca la administración documental, si por algún motivo se conservan, se deben guardar en una carpeta con el nombre: OBSOLETOS, para evitar su utilización. De igual manera, si se conservan documentos obsoletos en medio magnéticos, se deben conservar en una carpeta en el mismo medio con el nombre: OBSOLETOS para evitar su utilización. La aprobación de cualquier documento del Sistema de Gestión de Calidad la realizará el representante de la alta dirección a los documentos misionales, estratégicos y de evaluación y Los lideres de cada proceso siempre y cuando sean procedimientos, manuales, formatos y debe quedar evodencia en acta de esas revisiones. Es responsabilidad del personal de la empresa aplicar los procedimientos aprobados correspondientes a su proceso. 5.2. PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los documentos se presentan en un formato impreso o en medio magnético y deben contener lo siguiente: - Logotipo de la empresa - Nombre y descripcion del documento - Código del documento - versión, páginas y fecha. En la última página, de procedimientos e instructivos, se especifica quién elabora, revisa y aprueba. 5.3 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS El código a utilizar esta conformado por tres campos que representan lo siguiente: 1. LOGO DE LA EMPRESA 2. DESCRIPCION Y CODIGO DEL DOCUMENTO , TIPO DE DOCUMENTO Y CONSECUTIVO 3. VERSION PAGINAS FECHA 1. PROCESO AL QUE PERTENECE EL DOCUMENTO NOMBRE DEL PROCESO CODIGO A ASIGNAR Proceso de Gerencia y Planificación del SCG GR Proceso de Mejoramiento MJ Proceso de Comercial CO Proceso de Soporte y Mesa de Ayuda SM Proceso de Consultoría y Proyectos CP Proceso de Diseño y Desarrollo DD Proceso de Gestión Humana GH Proceso Gestión Administrativa y Financiera GAF Proceso de Mantenimiento, Infraestructura Física y Tecnológica MI 2. TIPO DE DOCUMENTO CATEGORIA DEL DOCUMENTO CODIGO A ASIGNAR Manual MA Caracterización CR Procedimiento PR Instructivo INS Formato FOR Matriz MT 3. CONSECUTIVO POSICION DEL DOCUMENTO CODIGO A ASIGNAR Primer procedimiento 01 Segundo procedimiento 02 Primer Instructivo 01 Ejemplo: Si se va a crear un procedimiento en el área de Diseño y Desarrollo la codificación seria la siguiente: DD-PRO-01 Si se va a crear una matriz en el proceso de gestión comercial la codificación seria la siguiente: CO-MT-01 5.4 CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS 5.4.1 Objetivo: Aquí se describe lo que se desea lograr con la aplicación del procedimiento. 5.4.2 Alcance: Son los límites, marco de aplicación o restricciones de éste. 5.4.3 Definiciones: Es la descripción de términos particulares o específicos que facilitan la comprensión del procedimiento. 5.4.4 Generalidades/Condiciones Generales: Es la descripción de condiciones, responsabilidades, políticas, o aspectos relevantes a tener en cuenta en el proceso. 5.4.5 Descripción: Es la secuencia de actividades para realizar un proceso y en ella se detalla que, quien, cómo, cuando, donde y con qué se realizan las actividades. Puede presentarse en forma de prosa, tabla o de flujograma. 5.4.6 Registros: Son las evidencias objetivas de la aplicación de los procedimientos como son: formatos diligenciados, actas, informes, entre otros. 5.4.7 Anexos: Son los documentos que se adjuntan al procedimiento para un mejor entendimiento de éste. 5.4.8 Control de cambios: Contiene fecha y la versión del documento así como una descripción breve del cambio . 5.5 REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Una vez transcritos los documentos, el Líder del S.G.C los revisa conjuntamente con los involucrados Gerente de áreas y el Gerente General los aprueba, verificando que lo descrito permita lograr el objetivo; además constata que lo descrito también se ajusta a la política y objetivos de la empresa. La primera emisión de los documentos tiene versión 01 con su fecha correspondiente y éstas cambian cada que se realice una modificación. 5.6 DIFUSIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS Es responsabilidad del Líder del A.S.G.C., una vez aprobados los documentos iniciar la difusión y distribución de éstos a los colaboradores involucrados en el procedimiento descrito, dejando constancia por medio de la publicación directamente al correo Helpdesk donde se realizan todas las comunicaciones a nivel interno y así mismo en la carpeta de calidad compartida. 5.7 ACTUALIZACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Con una frecuencia de por lo menos dos veces al año, es responsabilidad del Líder del S.G.C. revisar conjuntamente con los involucrados y actualizar los documentos; en caso de presentarse cambios o modificaciones se seguirá el mismo proceso de revisión y aprobación que se hace con los procedimientos en su primera versión. En caso de no presentarse cambios o modificaciones se conserva la versión vigente y la fecha de la versión. Cualquier usuario de un documento del Sistema de Gestión de calidad puede hacer una solicitud de actualización Informando al Líder del S.G.C. por correo electrónico, quien conjuntamente con el responsable del proceso, estudia la viabilidad de tal solicitud. Si se rechaza la Solicitud de cambio o modificación, se comunica por correo electrónico al usuario que lo diligenció. Si se aprueba el cambio o modificación, el Líder del S.G.C. registra el cambio en el documento original y se sigue el procedimiento según los numerales 5.5 y 5.6 de éste documento. Una vez modificado alguno de los documentos, el Líder del S.G.C. debe: retirar los documentos obsoletos y Trasladarlo a la carpeta con este mismo nombre y el documento actualizado se deja en la carpeta del proceso. Si solo es necesario cambiar el nombre del documento y no su contenido, no se requiere cambio de versión. Lo anterior para copias impresas; la actualización se realiza inmediatamente en la red para copias electrónicas del S.G.C. 5.8 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS El Líder del S.G.C debe mantener actualizado un listado maestro de documentos según el formato XXXX Listado Maestro de Documentos donde se describe: - Nombre del proceso - Nombre del documento - Código, versión y Fecha de versión del documento 5.9 IDENTIFICACIÓN Y DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS Es responsabilidad del Líder del S.G.I. identificar los documentos obsoletos, colocando la palabra obsoleto en la primera página del documento y conservando por dos años aquellos documentos que por propósitos legales deben ser conservados y eliminando los documentos que se consideran como informativos sin carácter legal. Transcurrido este tiempo son destruidos o se elimina si es en medio magnético. 5.10 PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los documentos del S.G.I. se preservan en copia impresa en original y/o en medio magnético, siendo responsabilidad del Líder del S.G.I. mantener actualizada la información que se conserva en medio magnético, adicionalmente el servidor diariamente sobre las cinco de la tarde hace un back up de la documentación de la empresa y por lo tanto del sistema. 6. REGISTROS GR-FOR-01 Listado Maestro de Documentos GR-FOR-02 Control de distribución y difusión de documentos. GR-FOR-03 Solicitud de cambio o modificación. GR-FOR-04 Control de entrada documentos generales a GR-FOR-05 Control de Salida documentos generales de 7. ANEXOS N/A 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION No: DESCRIPCION DEL CAMBIO ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Nombre Marcela Jaramillo Marcela Jaramillo Cargo Gerente Gerente Firma [MJ1]Falta crear dos formatos para hacer control de retencion y administracion PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Código: GR-PR-01 VERSION 01 PAGINA 1 de 4 FECHA 4 2017