1.ÍNDICE PARTE V Número de Página 1 - Índice 1 2 - Términos y Significados 3 3 - Cambios a realizar a comienzo de año 6 4 - Flujograma de Cambios a realizar a comienzo de año 7 5 - Descripción del Proceso de Cambios a realizar a comienzo de año 11 6 - Descripción del Proceso de Liquidación de Nómina 29 7- Flujograma de Liquidación de Nómina 64 8 - Seguridad del Sistema MIDASOFT 68 2. TERMINOS Y SIGNIFICADOS: * CONCEPTOS: Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del Manual. * BOTONES DE LOOKUP: Se encuentran identificados con tres puntos (...) y permiten buscar información, normalmente de otra tabla. * BOTONES DE CALENDARIO: Se encuentran identificados con una (c) y permiten escoger una fecha de un calendario. * BROWSE: Ventana que tiene los botones de INSERTAR, CAMBIAR O BORRAR. * DEFINICIÓN DE INTERFASES: tiene que ver con las certificaciones y modelos de extractos que el usuario puede definir. * DÍAS NORMALES: número de días que correspondan a los contabilizables. * DÍAS PRODUCCIÓN: número de días que son producibles para la empresa. * EXPORTACIÓN: hace referencia a los conceptos que el usuario puede definir básicamente para las interfases contables y/o con otros sistemas. * IMPORTACIÓN: hace referencia a los conceptos que el usuario puede definir básicamente para subir novedades a la nómina y/o cargar datos al sistema de archivos planos existentes. * INFORMES DE PRE-NÓMINA: Son informes que se generan para la verificación de la liquidación. * MENÚS O ÁRBOLES: Estos presentan las mismas opciones, que se encuentran diseñadas de la siguiente manera: o Registro: Se realiza el registro de todas las tablas maestras, sin estas no podemos realizar las transacciones. o Transacciones: Se generan o se hacen los respectivos movimientos de las novedades resultantes día a día. o Consultas: Permite ver cada uno de los registros que se han hecho en las transacciones. Solo permite realizar consultas rápidas no permite realizar modificaciones. o Informes: Permite sacar un informe completo de cada una de las transacciones que se han realizado. * MES CONTABLE: es el número del mes al cual se le cargará la contabilización de calendario de procesos. * MULTI IMPORTACIÓN: permite subir simultáneamente un archivo plano con diferentes formatos a varias tablas del sistema. Su utilización fundamental es permitir la importación de SAP al sistema. * NÚMERO DE SEMANAS DEL MES: número de semanas que conforman el calendario contable para la empresa. * PORCENTAJE PARA EXCESO: Es el porcentaje exceso del salario, que por estatus de la Ley se le respetará al empleado para el calculo de retención en la fuente. * POLÍTICAS: Son los diferentes tipos de programas que realizan cálculos y serán la base para la parametrización del Sistema Midasoft. Estos programas contienen las reglas del negocio instaladas para cada cliente. Estas pueden estar definidas de acuerdo a diferentes tópicos y su especificación se determina por el tipo. * RANGOS PARA EXCESO: Es el valor exceso para el cálculo de la retención en la fuente, según el tope máximo. * SALARIO MÍNIMO DE LA EMPRESA: Es el valor del salario mínimo mensual pagado por la empresa. * SALARIO MÍNIMO LEGAL VIGENTE: Es el valor del salario mínimo legal mensual decretado por el gobierno. * SALARIO MÍNIMO CONVENCIONAL: Es el valor del salario mínimo mensual pagado por la empresa a los empleados de acuerdo a una convención o acuerdo de ambas partes. * SEMANAS DEL MES: número de semanas que no son normales. * SELFSERVICE: Significa SIRVASE USTED MISMO, es decir, cualquier persona que tenga una estación puede entrar al sistema y manejar la información de un grupo de áreas, conceptos, agrupaciones, personas, oficios, etc. Todo esto puede estar comandado por un Administrador de Usuarios que define perfiles, definiendo que todo o nada sea permitido. * TABLA GENÉRICA: son tablas dinámicas que el usuario puede definir. * TOPE MÁXIMO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE: Es el valor del salario máximo a tener en cuenta para el cálculo de la retención en la fuente de acuerdo con la tabla de retención del año en curso. * VARIABLES DE CATEGORÍA: es una clasificación diferente dado a que clasifica por medio de tablas genéricas. (ubicación, grupos, subgrupos, niveles y labores) * VARIABLES DEL PERIODO: Por esta ficha se adicionan valores o variables adicionales que debe trabajar el calendario de procesos. * VARIABLE DE IMPUESTO: es el valor de la variable de impuesto y debe estar de acuerdo a la descripción de las clases de la tabla de impuesto. 3. CAMBIOS A REALIZAR AL COMIENZO DE CADA AÑO Objetivo: Con el desarrollo de este proceso, se busca registrar los cambios decretados por la Ley para el pago de determinadas obligaciones que tiene la empresa con sus empleados, logrando la parametrización de los procesos dentro del Sistema de Nómina y Recurso Humano Midasoft. En la ejecución del proceso interviene básicamente el usuario de Nómina. Se encarga de registrar los cambios en las Variables Generales, Tablas de Referencia, Conceptos, Salarios, Programación de las Vacaciones, Seguridad Social, Prestaciones Sociales, Liquidaciones Definitivas y en los Procesos Auxiliares, en cada una de las nóminas que maneja; y el área de Sistemas que interviene como apoyo en esta actividad. RECOMENDACIONES PARA EL ËXITO DEL PROCESO El Usuario de Nómina que es quien tiene la responsabilidad de llevar a cabo este proceso, deberá tener en cuenta el siguiente marco de actuación, a efecto de no incurrir en fallas, facilitando la cobertura de responsabilidad: * El Usuario de Nómina debe tener manejo de conceptos de nómina y de sistemas. * Tener un dominio total del Sistema de Nómina y Recurso Humano Midasoft. * Efectuar el ingreso de los cambios que se deben tener en cuenta cada año y evaluar su importancia, para que el sistema los parametrice. * Tener una capacidad crítica para efectuar el análisis de la eficacia en la utilización de los recursos y del Sistema. * Capacidad de tomar decisiones ante situaciones que requieran una solución rápida y oportuna. * Capacidad de Autocontrol, en la medida de evaluar cada paso que se realice en el proceso, para integrar una cultura de Control Interno de la Calidad, logrando índices mínimos de error. * Capacidad de compromiso con lo que hace. 4. FLUJOGRAMA DE CAMBIOS A REALIZAR AL COMIENZO DE CADA AÑO 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Cambios a realizar al comienzo de un nuevo año En el comienzo de un nuevo año se registran cambios que la Ley decreta para el pago de determinadas obligaciones que tiene la Empresa con sus empleados, para esto debe ingresar estos nuevos valores para lograr la parametrización de los cambios en el Sistema. ACTIVIDAD 1: Cambios de las Variables Generales DESCRIPCIÓN GENERAL Proceso mediante el cual se configuran en el sistema los Datos que se utilizan en los diferentes procesos de nómina. 1) Ingrese al Sistema de Nómina y Recurso Humano Midasoft, le aparecerá la ventana de acceso al sistema, en ella digite el número de compañía, usuario y clave asignados. Haga clic en CONTINUAR. 2) En el menú principal ingrese a la opción Sistema de Nómina, haga clic en Configuración y busque la opción Parámetros del Sistema, en donde encontrará Variables Generales de Nómina. 3) Le aparecerá la tabla Registro de Parámetros del Sistema. 4) Proceda en la opción General que aparece en la siguiente tabla y realice los cambios de acuerdo a lo estipulado en el nuevo año sobre: * Salario mínimo Legal vigente: Es el valor del salario mínimo legal mensual decretado por el gobierno. * Salario Mínimo de la Empresa: Es el valor del salario mínimo mensual pagado por la empresa. * Salario Mínimo Convencional: Es el valor del salario mínimo mensual pagado por la empresa a los empleados de acuerdo a una convención o acuerdo de ambas partes. * Tope Máximo de Retención en la Fuente: Es el valor del salario máximo a tener en cuenta para el cálculo de la retención en la fuente de acuerdo con la tabla de retención del año en curso. * Porcentaje para Exceso: Es el porcentaje exceso del salario, que por estatus de la Ley se le respetará al empleado para el calculo de retención en la fuente. Para todos los salarios es del 35%. * Rangos para Exceso: Es el valor exceso para el cálculo de la retención en la fuente, según el tope máximo. Ingrese por la opción Definición de Variables, donde debe realizar los cambios en Variable Nro.## Tope para Subsidio de Transporte los 2 salarios mínimos. Desplácese a la opción SALIR para volver a Configuración. Fin de la actividad ACTIVIDAD 2: Cambios en Tablas de Referencia DESCRIPCIÓN GENERAL Proceso mediante el cual se modifica o verifica la lista de diferentes tablas de referencia que tiene el sistema. 8) Estando en Configuración, ingrese haciendo doble clic sobre la opción Tablas de Referencia. 9) Elija la opción Tablas de Impuesto y haga clic en CAMBIAR del limite inferior, le aparecerá la siguiente tabla Registro de Tablas de Impuestos. Actualice en ella las tablas de Retención en la Fuente: digitando la tabla correspondiente al nuevo año y la tabla de Pensión ingresando el nuevo valor. 10) Haga clic en ACEPTAR. 11) Oprima SALIR para volver a Tablas de Referencia. 13) Ingrese por Calendarios de Procesos y actualice los datos por la opción CAMBIAR, en donde se despliega la ventana Registro de Calendario de Procesos y en ésta realice los cambios. 14) Oprima ACEPTAR. 15) Desplácese a la opción SALIR para volver a Tablas de Referencia. 16) Ingrese por la opción Días No Hábiles por Clase de Nómina y actualice los datos por la opción CAMBIAR. Le aparecerá la tabla Registro de Clases de Nómina. 17) Verifique y haga clic en ACEPTAR 18) Oprima SALIR para volver a Tablas de Referencia. 19) Ingrese por la opción Calendarios Contables y proceda a actualizar la tabla por la opción CAMBIAR. 20) Esta opción muestra la ventana Registro del Calendario Contable, actualícela. 21) Verifique los cambios y oprima ACEPTAR. 22) Haga clic en SALIR para volver a Tablas de Referencia. 23) Estando en tablas de referencia desplácese a la opción Calendarios de Autoliquidación 24) Le aparecerá la tabla Calendario de Autoliquidación, en ella actualice los calendarios de autoliquidación para el presente año, por la opción CAMBIAR. 25) Haga CLIC en ACEPTAR 26) Desplácese a la opción SALIR nuevamente para volver a Configuración. 27) Fin de la actividad ACTIVIDAD 3: Cambios en los Conceptos DESCRIPCIÓN GENERAL Proceso mediante el cual se matriculan en el sistema los Conceptos y sus variables que se utilizan para los diferentes procesos. 28) Estando en Configuración desplácese a la opción Conceptos e ingrese haciendo doble clic. 29) Proceda por la opción Subsidio de Transporte y oprima CAMBIAR en la parte superior de la Tabla. 30) Esta le mostrará la ventana Registros por Conceptos de Nómina. En el campo Valores por Defecto digite el valor correspondiente al subsidio de transporte y éste va de acuerdo lo pague la Empresa, es decir, quincenal, catorcenal, decanal, mensual, etc. 31) Oprima ACEPTAR. 32) Estando en Conceptos de Nómina desplácese a Embargos. 33) En Definición de Variables, a la variable Vlr_2 en el Dato se debe poner valor del Salario Mínimo legal Vigente, el cual es el valor no embargable para dicho concepto, tenga en cuenta la periodicidad del descuento del concepto para registrar el valor. Adicionalmente se deben cambiar los conceptos que tengan configuradas en sus variables los valores del subsidio de transporte como base para salarios promedios como lo son: * Cesantías: Se debe cambiar el Dato de las variables, si se tienen: Pmc: VrlSub, Ldf: VrlSub. * Primas: Se debe cambiar el Dato de las variables, si se tienen: VrlSub, Pmc: VrlSub, Ldf:VrlSub. * Vacaciones: Si se maneja Salario Promedio donde se toma el valor del subsidio, se debe cambiar el Dato de las variables, si se tienen: VrlSub, Pmc:VrlSub, Ldf:VrlSub. 33) Fin de la Actividad ACTIVIDAD 4: Cambios en los Salarios de Empleados DESCRIPCIÓN GENERAL Proceso mediante el cual se realizan novedades en la Historia Salarial del empleado. 34) Ingrese por Sistema de Nómina a Configuración, Registro de Empleados 35) Haga clic en la opción Datos Complementarios. 36) Aparece la tabla Datos Complementarios para Empleado y en ésta haga clic en Historia Salarial. 37) En el cuadro Historia Salarial actualice los cambios por empleado con la opción INSERTAR 38) Realice los cambios en la Tabla Registro de Historia Salarial, digitando en los campos. 39) Y haga clic en ACEPTAR. 40) Oprima SALIR hasta volver al menú principal. 41) Abra la opción Módulos de Nómina y en Procesos Auxiliares haga doble clic para que le muestre el Módulo de Procesos Auxiliares. (Esta opción le permite realizar los aumentos para todo el personal) 42) Abra esta ventana y elija la opción Aumentos Salariales y allí encontrará cinco opciones con las que puede hacer dicho aumento. 43) Haga doble clic en cualquiera de las diferentes opciones y estas le mostrará las tablas en donde debe realizar los aumentos para todo el personal: * Aumento salarial por Parámetros * Aumento salarial Desde Archivo de Texto * Aumento salarial por Oficios * Aumento salarial por Relación Sindical * Aumento salarial por Categorías 44) Para volver al menú principal desplácese a ARCHIVO y haga clic en SALIR. 45) Fin de la actividad ACTIVIDAD 5: Cambios en el Programa Anual de Vacaciones DESCRIPCIÓN GENERAL Proceso mediante el cual se realizan los cambios en la programación anual de las vacaciones de los empleados. 46) Abra la ventana Módulos de Nómina y haga doble clic sobre la opción Vacaciones. 47) En Módulo de Vacaciones elija la opción Transacciones y abra la ventana. 48) Haga doble clic en la opción Programación Anual de Vacaciones (teniendo en cuenta que antes de este proceso debe realizar un backup del VAC.dat) 49) Realice la programación para el año que comienza en la tabla Programación de Vacaciones. 50) Haga clic en ACEPTAR. 51) Para volver al menú principal ingrese por ARCHIVO y presione SALIR. 52) Fin de la actividad ACTIVIDAD 6: Cambios en la Seguridad Social DESCRIPCIÓN GENERAL Proceso mediante el cual se configuran los parámetros del Sistema de Seguridad Social. 53) En el menú principal ingrese por Módulos de Nómina a la opción Seguridad Social. 54) Abra esta ventana y en la opción Registro ingrese por Parámetros, le aparecerá la tabla Registro de Parámetros en ella realice los cambios en el Tope máximo salarial: poner el valor de los salarios mínimos legales vigentes. 55) Haga clic en ACEPTAR. 56) Ingrese por Servicios y en la tabla Servicio de Seguridad Social elija Pensión y haga clic en CAMBIAR. 57) Le aparecerá la tabla Registro de Servicios de Seguridad Social en esta en la opción Fondo coloque el tope mínimo el cual es cuatro salarios mínimos legales y el tope máximo son veinticinco salarios mínimos legales. 58) Presione ACEPTAR. 59) En la opción Riesgos Profesionales, haga clic en CAMBIAR. En la opción Fondo colocar el tope mínimo el cual es 0 y el tope máximo veinticinco salarios mínimos legales vigentes. 60) En Salud en la opción Fondo colocar el tope mínimo el cual es 0 y el tope máximo son veinticinco salarios mínimos legales vigentes. 61) Haga clic en ACEPTAR 62) Para volver al menú principal ingrese por ARCHIVO y oprima SALIR 63) Fin de la actividad ACTIVIDAD 7: Cambios en las Prestaciones Sociales DESCRIPCIÓN GENERAL Proceso mediante el cual se realizan los cambios en las Prestaciones Sociales permitiendo controlar el proceso de la liquidación, reliquidación y consolidación de las prestaciones sociales que se presentan por los trabajadores de la empresa. 64) En el menú principal en Módulos de Nómina ingrese por Prestaciones Sociales y ubique la opción Registro. 65) Abra esta opción y haga doble clic en Parámetros de Cesantías, le aparecerá la tabla Parámetros de Cesantías, en ella verifique la Fecha Última de Consolidación Anual de Cesantías e intereses de Cesantías realizadas por la Empresa, y haga clic en ACEPTAR. 66) Fin de la actividad ACTIVIDAD 8: Cambios en Las Liquidaciones Definitivas DESCRIPCIÓN GENERAL Proceso mediante el cual se hace un control de la generación de novedades de liquidaciones definitivas que se presentan por los trabajadores de la empresa. 67) En el menú principal en Módulos de Nómina ingrese a Liquidaciones Definitivas. 68) Abra esta opción y en Registro ingrese por Conceptos de Liquidación. Le aparecerá la ventana Conceptos de Nómina. 69) Proceda a cada uno de los conceptos que están configurados para dicho fin (políticas de definitivas ldf). 70) Ingrese por Definición de Variables y cambie todas las variables relacionadas con fechas. 71) Para volver al menú principal haga clic en ARCHIVO y oprima SALIR 72) Fin de la actividad ACTIVIDAD 9: Cambios en Los Procesos Auxiliares DESCRIPCIÓN GENERAL Proceso mediante el cual se controlan los procesos auxiliares que se presentan en forma esporádica en la empresa con el fin de servir de apoyo a los procesos de nómina. 73) En el menú principal en Módulos de Nómina ingrese a Procesos Auxiliares y ubique la opción Retención en la Fuente. 74) En esta opción haga clic en Parámetros de Cálculo Periódico. Le aparecerá la tabla Parámetros de Retención en Fuente Periódica. 75) Cambie la opción Porcentajes Máximos para salario Exento digitando el nuevo valor y haga clic en ACEPTAR. 76) En la opción Parámetros de Cálculo Semestral repita el paso anterior. 77) Para volver al menú principal haga clic en ARCHIVO y oprima SALIR. 78) Fin de la actividad 79) Fin del Proceso 6. LIQUIDACIÓN DE NÓMINAS En la ejecución del proceso interviene cada Usuario de Nómina quien es el encargado de realizar la Liquidación de las diferentes Nóminas que tenga asignadas. Con el desarrollo del siguiente proceso se busca realizar la liquidación de las diferentes nóminas que maneja cada Usuario de Nómina para el pago del personal. La Liquidación se puede realizar en diferentes periodicidades (quincenal, mensual, etc.), dependiendo del tipo de nómina y de las políticas que maneje cada empresa. RECOMENDACIONES El Usuario de Nómina que es quien tiene la responsabilidad de llevar a cabo este proceso, deberá tener en cuenta el siguiente marco de actuación, a efecto de no incurrir en fallas, facilitando la cobertura de responsabilidad: o El Usuario de Nómina debe tener conocimientos y dominio en liquidación de nómina, Excel y un manejo total del Sistema de Nómina y Recurso Humano Midasoft, para lograr la consecución de los objetivos. o Efectuar el análisis y trámite oportuno de las novedades que se generen en las diferentes nóminas que maneje. o Capacidad de tomar decisiones ante situaciones que requieran una solución rápida y oportuna. o Tener una capacidad crítica para efectuar el análisis de la eficacia en la utilización de los recursos y del Sistema. o Evaluar la confiabilidad de la liquidación de las nóminas. o Capacidad de Autocontrol, en la medida de evaluar cada paso que se realice en el proceso, para integrar una cultura de Control Interno de la Calidad, logrando índices mínimos de error. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Liquidación de Nómina Proceso mediante el cual se realiza la liquidación de las diferentes nóminas manejadas por el Usuario de Nómina, para el pago de personal de cada Empresa, siguiendo unos lineamientos previamente establecidos. I) Ingrese al Sistema de Nómina y Recurso Humano Midasoft, le aparecerá la ventana de acceso al sistema, en ella digite el número de compañía, usuario y clave asignados. Haga clic en CONTINUAR. II) El Usuario de Nómina no debe olvidar que en su día-día recibe novedades de cada una de las nóminas que maneja. Es por eso que antes de comenzar el proceso de liquidación debe tener en cuenta TODAS las novedades que se hallan generado, que afecten de una u otra forma el producto final de la liquidación, e ingresarlas para que el sistema las pueda parametrizar. Actividad 1: Registro de Nuevos Empleados 1. En el menú principal ingrese a Sistema de Nómina, haga clic en Configuración y abra la opción Registro de Empleados, le aparecerá la Tabla Empleados. 2. Haga clic en INSERTAR 3. Le aparecerá la tabla Registro de Empleados, llene en ella los siguientes campos: Datos del empleado: Registre la siguiente información * Empleado: se digita el código del empleado que registrará en el sistema * Apellido: es la descripción del apellido del empleado a ingresar * Nombre: es la descripción del nombre del empleado a ingresar * Fecha de nacimiento: selecciona la fecha de nacimiento del empleado * Lugar de nacimiento: * Selecciona el lugar en donde nació el empleado a ingresar * Sexo: elija según el caso entre Masculino o Femenino Documento de Identidad: Registre la siguiente información * Número: digite el número del documento de identidad * Clase: es la descripción de la clase de documento * Expedido en: es la descripción de la ciudad en donde se expidió el documento * Grupo sanguíneo: digite el grupo sanguíneo del empleado a ingresar * Estado civil: es la descripción del estado civil del empleado * Personas a cargo: digite el número de personas que están a cargo del empleado a ingresar * Número de Hijos: digite el número de hijos * Libreta: digite el número de la libreta militar si así se requiere * Distrito: descripción del distrito asignado * Clase: seleccionar si es de primera o segunda clase según sea el caso * Dirección: es la dirección de residencia del empleado * Teléfono: digite el número telefónico del empleado a ingresar * Ciudad: es la descripción de la ciudad en donde reside el empleado * Barrio: es la descripción del barrio * E- mail: es la dirección de correo electrónico del empleado, si es el caso * Celular: digite el número de teléfono móvil del empleado, si es el caso * Dirección de la oficina * Teléfono: digite el número * Extensión: digite el número de extensión, si es el caso 4. Haga clic en ACEPTAR, le aparecerá la tabla Registro de Empleados Datos de la Empresa. 5. Digite en los campos la información requerida: De la Empresa: Registre la siguiente información * Fechas de Ingreso: se selecciona la fecha de ingreso del empleado * Antigüedad: es el tiempo laborado por el empleado en la empresa * Contrato: Tipo: anotar el código del tipo de contrato firmado por el empleado * Vencimiento: anotar la fecha calendario de su vencimiento * Departamento: digite el código del departamento dentro de la Empresa donde labora el empleado * Centro de Costo: anotar a qué centro de costo pertenece el empleado * Área: anotar el código del área donde labora el empleado * Oficio: se selecciona el oficio en el cual se desempeña el empleado * Ubicación Geográfica: descripción la ubicación geográfica de la empresa * Nivel * Grupo * Subgrupo * Sección: se puede elegir de la ventana secciones * Sucursal: se digita el número de la sucursal de la Empresa * Clase de Empleado * División * Subdivisión * Proyecto Subsidio: Registre la siguiente información * Carné de la Empresa: elija de acuerdo a la opción requerida entre Si o No * Caja de Compensación: anotar el código de la caja de compensación familiar a la que se encuentra afiliado el empleado * Estado del Subsidio Familiar: marcar de acuerdo a la opción requerida entre Suspendido, Normal, Embargado * Saldo Caja de Compensación: anotar el saldo que posee el empleado en dicha entidad 6. Haga clic en ACEPTAR, le aparecerá la tabla Registro de Empleados Datos de Nómina, en esta llene los campos que aparecen a continuación: * Nómina: Anotar el código de la nómina a la cual pertenece el empleado * Turno: Anotar el código del turno de trabajo el cual cumple el empleado * Horario: Anotar el código del horario, de acuerdo al turno el cual cumple el empleado * Relación Laboral: especificar a cual relación laboral se encuentra vinculado el empleado, en caso de ser la Ley 50, debe anotar la FECHA DE CAMBIO A LA LEY50 * Relación Sindical: anotar el código de la relación sindical a la cual pertenece el empleado * Jornada: elija de acuerdo el caso entre completa o parcial * Retención en la fuente: anotar el código del Procedimiento que se le imparte al empleado y anotar el porcentaje para dicha retención. (Este procedimiento se encuentra por Configuración | Registro de Empleados | Datos Complementarios | Datos del Empleado | Datos de la Nómina. Allí se encuentra el procedimiento y el porcentaje que se le aplica al empleado en cada período en la liquidación de dicho concepto) 7. Haga clic en ACEPTAR, le aparecerá la ventana Registro de Empleados Datos de Pago, en esta llene los siguientes campos: * Forma de pago: Anotar el código de la forma de pago de la empresa. Si es quincenal, semanal, mensual, etc. * Del empleado: Anotar la forma de pago para el empleado, así: * Banco: Anotar el código del banco en el cual el empleado posee cuenta * Sucursal: Anotar la sucursal del banco en el cual el empleado tiene su cuenta * Cuenta banco: Anotar el número de cuenta que tiene el empleado * De la Empresa: Anotar la clase de pago que utiliza la empresa así: * Banco: Anotar el código del banco en el cual la empresa utiliza los servicios de pago de nómina * Sucursal: Anotar la sucursal del banco * Cuenta banco: Anotar el número de la cuenta * Tipo de cuenta: Marcar de acuerdo al caso, ahorro o corriente * Propiedad de cuenta: Marcar de acuerdo al caso, propia o ajena 8. Haga clic en ACEPTAR, le aparecerá la tabla Registro de Empleados Variables: indican las deducciones para la retención. Por esta opción se registran variables que maneja la empresa sobre los empleados. Registre los siguientes campos: * Variable del Trabajador 01 a Variable del Trabajador 10 9. Haga clic en ACEPTAR 10. Luego seleccione la persona que acaba de ingresar y haga clic en Datos Complementarios, le aparecerá la tabla Datos Complementarios para Empleado. 11. Digite la información en cada una de las opciones que aparece haciendo clic en INSERTAR, dependiendo de lo que requiera cada empresa, de las nóminas manejadas: Historia Salarial: Esta información se registra llenando los siguientes campos: * Fecha de Aumento: se digita la fecha a partir de la cual se le realizará el aumento del salario al empleado * Motivo de aumento: se selecciona la clase de aumento por la cual se incrementará el salario. Por defecto el sistema muestra el tipo de nómina en el cual está. * Tipo de salario: elija Normal, Hora Cátedra o Flexible * Salario: elija Por Hora o Por Periodo * Por hora: Se digita el valor de la hora del salario mensual * Por periodo: Se digita el valor del salario del periodo de pago de la nómina * Otra moneda: se marca en el caso en el que el salario a pagar, se haga en otra moneda diferente al país en donde se encuentra ubicada la empresa. Activando dicha opción se activan los siguientes campos: o Moneda: se selecciona el tipo de moneda con el cual se pagará o Política: se selecciona la política por la cual se hacen las conversiones de las tasas de cambio. * Haga clic en Aceptar Seguridad Social: Registre la siguiente información * Entidad Administradora: se selecciona la agrupación de las entidades administradoras, de las sucursales y de los servicios, indicando con exactitud donde está inscrito un empleado * Sucursal y servicio: Son dos campos que se llenan automáticamente al seleccionar la entidad administradora * Fecha de Vigencia: Se selecciona la fecha en la cual se matricula al empleado a la seguridad social * Centros de trabajo: se selecciona los puntos de riesgo dentro de la empresa en la cual labora el empleado * Salario reportado: es el salario base por el cual le paga a la administradora. El sistema lo trae por defecto de la historia salarial del empleado * Salario anterior: Es el salario que anteriormente tenía el empleado, este valor el sistema lo trae por defecto * Salario integral: Marque SI o NO. Se marca SI, cuando el salario integral que maneja la empresa no es dividido y en la seguridad social solo se debe aportar sobre el 70% a quienes permanezcan en esta relación laboral * Tipo de salario: puede indicar en este campo lo siguiente: Normal, fijo, variable o Semifijo. * Cotizaciones voluntarias: o Del afiliado: Se digitan los valores que se desean aportar voluntariamente a pensión o Del aportante: se digita el valor que desea hacer el trabajador por sus beneficiarios * Haga clic en Aceptar Agrupaciones: Registre la siguiente información * Empleado: se digita el código del empleado que se registrará en la agrupación * Agrupación: se selecciona la agrupación en la cual se registrará al empleado * Dato: es el hijo de la agrupación, y se encarga de amarrar los empleados que pertenecen a dicha agrupación. Cuando se selecciona la agrupación del sistema por defecto muestra el dato y la descripción del dato. * Haga clic en Aceptar Dependientes: se matriculan los grupos familiares del empleado en el sistema. Registre la siguiente información * Empleado: es el código del empleado en la empresa, el sistema lo trae por defecto * Grupo Familiar: es el código del grupo familiar del empleado a matricular. No debe ser mayor de 2 caracteres * Cabeza del Grupo: se matricula la cabeza del grupo familiar del empleado, completando los siguientes datos: o Documento: es el código del documento de identidad de la cabeza del grupo familiar del empleado. No debe ser mayor de 12 caracteres o Clase: Es el código de la clase de documento de identidad de la cabeza del grupo familiar del empleado, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Clases de Documentos y allí señale la clase de documento que necesite o Apellidos: es la descripción del apellido del grupo familiar del empleado a matricular. No debe ser mayor de 20 caracteres o Nombre: es la descripción del nombre de la cabeza del grupo familiar del empleado a matricular. No debe ser mayor de 20 caracteres * Haga clic en Aceptar Dotación: Registre la siguiente información * Empleado: se digita el código del empleado al cual se le registrará la dotación. El sistema lo trae por defecto * Clase de Dotación: se selecciona el tipo de dotación que se le asignará al empleado * Talla: se digita la talla correspondiente al empleado, según el elemento de dotación seleccionado * Cantidad: se digita la cantidad de artículos de dotación, que se le entregan al empleado * Haga clic en Aceptar Nóminas/ Contratos: Registre la siguiente información * Tipo de Relación: Si es por nómina es porque el empleado va a pertenecer a varias clases y tipos de nómina. Si es por contrato, es porque el empleado va a pertenecer a varias clases y tipos de contratos. * Fecha inicial: se selecciona la fecha de iniciación del contrato * Fecha Final: se selecciona la fecha de finalización del contrato * Relación: Dependiendo del tipo de relación que se seleccione, se debe marcar: si es por nómina la relación, se selecciona el tipo de nómina; y si es por contrato se selecciona el tipo de contrato * Haga clic en Aceptar Convenios: Registre la siguiente información * Convenio: se selecciona el tipo de convenio * Fecha inicial: se selecciona la fecha en la cual se inició el convenio * Fecha final: se selecciona la fecha en la cual finalizará el convenio * Haga clic en Aceptar Variables de Usuario: Registre la siguiente información * Nombre de variable: se selecciona la definición de la variable * Dato: dependiendo del tipo de la variable, cambia su información. Si el tipo es numérico es un valor; si es imagen es el path de la ubicación del archivo * Haga clic en Aceptar Múltiples Retiros: Registre la siguiente información * Fecha de retiro: se selecciona la fecha en la cual liquida definitivamente a un empleado * Fecha de antigüedad: se selecciona la fecha en la cual el empleado inicio a trabajar en la empresa * Relación sindical: se selecciona la relación a la cual perteneció el empleado durante el tiempo laboral * Relación laboral: se selecciona la relación laboral a la cual perteneció el empleado, durante el tiempo laboral * Tipo de contrato: se selecciona la clase de contrato por el cual estaba vinculado * Departamento: el sistema trae por defecto el código del departamento al cual pertenece el empleado que se está registrando * Oficio: se selecciona el oficio en el cual se desempeñaba el empleado * Centro de Costo: se selecciona el centro de costo al cual perteneció el empleado * Nómina: se selecciona la nómina por la cual se le pagaba al empleado * Salario: se digita el valor del salario que devengó el empleado * Haga clic en Aceptar Fondo de Cesantías: Registre la siguiente información * Empleado: el sistema por defecto muestra el código del empleado que se está registrando en el sistema * Fondo: se selecciona el fondo al que pertenece el empleado * Haga clic en Aceptar Asociaciones: Registre la siguiente información * Empleado: el sistema trae por defecto el código del empleado que se está registrando en el sistema * Asociación: se selecciona la asociación a la cual ingresará el empleado * Concepto: aparece por defecto el código del concepto por el cual se liquida la nómina * Porcentaje: se digita el valor porcentual que se liquidará en cada periodo de nómina * Valor fijo: se digita el valor determinado que se liquida por ese concepto en la nómina * Haga clic en Aceptar Documentación Requerida: Registre la siguiente información * Documento: se selecciona la documentación solicitada por la empresa para el ingreso del empleado * Haga clic en Insertar * Haga clic en Aceptar Impresión de Certificaciones: Registre la siguiente información * Contratos de trabajo: elija entre las siguientes opciones: o Por el contrato del empleado: se muestra el listado de los certificados o documentos que se deben imprimir al empleado en forma global o General por Contrato: elija entre las opciones Por agrupación o por Descripción: se consulta por el código de la agrupación o por la descripción de la agrupación. Aparecen todas las agrupaciones de certificaciones en el sistema. * Certificaciones Informe caja de compensación Por esta opción, se pueden imprimir los informes que requiera el empleado acerca de la entidad de Compensación. Historia Laboral: Registre la siguiente información * Empleado: el sistema trae por defecto el código del empleado que se está registrando * Oficio: se selecciona el oficio en el cual se desempeña el empleado * Área: el sistema trae por defecto el código del área del empleado que se está registrando * Fecha novedad: se selecciona la fecha en la cual se comenzó a desempeñar dicho oficio * Motivo de cambio: se digita un código de máximo dos caracteres que identifica el motivo del cambio de dicho oficio * Tiempo de servicio: se digita el número de meses desempeñados en esta labor * Haga clic en Aceptar Plantilla de Beneficios: Registre la siguiente información Por Cns * Cns * Plantilla patrón: se puede elegir de la ventana Agrupación de Conceptos * Descripción: es la descripción del concepto seleccionado anteriormente, el sistema lo trae por defecto * Estado * Haga clic en Aceptar Componentes * Concepto: es el código del concepto y se elige de la ventana Consulta de Conceptos, según sea el caso * Prioridad: marque la prioridad * Valor: se digita el valor * Haga clic en Aceptar Relaciones Múltiples: Registre la siguiente información Por Empleado * Referencia: es el código de la referencia * Descripción: es la descripción de la referencia seleccionada anteriormente, el sistema lo trae por defecto * Fecha inicial: selecciónela de la ventana Calendario * Fecha final: selecciónela de la ventana Calendario * Estado * Haga clic en Aceptar Variables por Plantillas: Registre la siguiente información * Fecha: se selecciona de la ventana Calendario * Plantilla: es el código de la planilla, se elige de la ventana Plantillas * Descripción: es la descripción de la planilla seleccionada anteriormente, el sistema lo trae por defecto * Haga clic en Aceptar 12. Fin de la Actividad Actividad 2: Cambio en la Historia Salarial 1. En el menú principal ingrese a Sistema de Nómina, Configuración y abra la opción Historia Salarial: por esta opción se matriculan en el sistema toda la historia salarial de los empleados por motivo aumento específicamente. 2. Ubique al Empleado(s) al cual le cambio la Historia Salarial y haga clic en la opción CAMBIAR. Le aparecerá la tabla Registro de la Historia Salarial por Motivo Aumento, llene en esta los siguientes campos: * Empleado: anote el código del empleado, puede seleccionarlo de la pantalla consulta de empleados general. * Fecha aumento: es la fecha real en la cual se efectuó el aumento, puede seleccionarse del calendario * Motivo: es el código del motivo que causó el aumento salarial, puede seleccionarse de la pantalla motivos de aumento salarial * Tipo de salario: mensual * Salario: es el valor del nuevo salario a devengar por el empleado, este salario es expresado como el salario 3. Haga clic en ACEPTAR 4. Fin de la Actividad Actividad 3: Novedades Vaya a cada Módulo donde sea necesario inscribir novedades. Las novedades se pueden ingresar de forma global al sistema por el Módulo Importación y/o Exportación, pero existen tres que se deben ingresar en forma individual como: Módulo de Vacaciones 1. En el menú principal en Sistemas de Nómina, ingrese a Módulos de Nómina y haga clic en Vacaciones. 2. En el Módulo de Vacaciones en Transacciones haga clic en la opción Programación Anual de Vacaciones, realice allí la programación anual y oprima ACEPTAR. 3. Le aparecerá la tabla Destino del Informe, que le permitirá tener un informe completo de la transacción realizada. Seleccione el destino entre las diferentes opciones: Impresora, Archivo, Pantalla, MetaFile, Disco, Email, Exportar. Haga clic en ACEPTAR. 4. El sistema le mostrará una ventana GENERANDO REPORTE y luego éste aparecerá en una vista previa, REPORT PREVIEW. 5. En transacciones, ingrese por Personal que sale a Vacaciones y elija la opción Por Empleado, le aparecerá la tabla Vacaciones por Empleado. 6. Desplácese a la opción Vacaciones Completas o Parciales según sea el caso y llene los siguientes campos; según la programación hecha anteriormente le aparecerá: * Fechas programadas: Salida, Regreso * Si maneja periodo de pago: para el Año, Mes, Periodo * Fechas reales de liquidación: Salida, # de días, Regreso * Fechas reales de disfrute: Salida, Regreso 7. Haga clic en ACEPTAR 8. Fin de la Actividad Módulo de Ausentismos 1. Estando en el menú principal en Módulos de Nómina, ingrese al Módulo de Ausencias. 2. Por la opción Transacción, ingrese a Registro de Ausencias. Le aparecerá la tabla Ausencias por Empleado, en ésta inserte las Novedades que se hallan generado en el periodo en las diferentes nóminas, registrando en la Tabla Registro de Ausencias por Empleado la siguiente información: * Empleado: seleccionar la persona que presentó la ausencia de trabajo, y que va a ser registrada en el sistema * Ausencia: seleccionar el tipo de ausencia que justifica al empleado * Fecha de inicio y Fecha final: Indicar el lapso de tiempo en el que el empleado estuvo ausente de su trabajo * Horas: denotar el tiempo en horas en el que el empleado estuvo ausente * Área: seleccionar el área o sección de la empresa en donde se desempeña el empleado * Departamento: seleccionar a que departamento pertenece su área de trabajo. 3. Haga clic en ACEPTAR 4. Fin de la Actividad Módulo de Incapacidades 1. En el menú principal en Módulos de Nómina, ingrese al Módulo de Incapacidades. 2. En Transacciones, ingrese a la opción Registro de Incapacidades, le aparecerá la tabla Incapacidades 3. Ingrese la novedad que se halla generado por la opción INSERTAR y le aparecerá la tabla Registro de Incapacidades por Empleado. 4. En la tabla Registro de Incapacidades por Empleado, en esta pantalla se ingresan al sistema todas las incapacidades de los empleados y que a su vez hacen parte de las novedades de la seguridad social. Llene los siguientes campos para que el sistema parametrice la novedad: * Empleado: se selecciona al empleado al cual se le registra la incapacidad * Tipo de incapacidad: se selecciona el tipo si es Normal, Prórroga, Hospitalaria o Normal: si dicha incapacidad es la primera que se genera o Prórroga: esta opción se marca si esta nueva incapacidad es una prórroga de una normal, entiéndase que no hay prórrogas de una capacidad hospitalaria o Hospitalaria: esta opción se marca cuando la incapacidad generada se debe a dicho motivo * Iniciación: se selecciona la fecha de iniciación de la incapacidad * # de días: se debe de anotar el número de días que genera la incapacidad * finalización: se selecciona la fecha en la cual termina la incapacidad * Tipo de incapacidad: se selecciona el tipo de incapacidad * Número: anotar el número que tiene la incapacidad * Enfermedad: se selecciona la enfermedad por la cual se está incapacitando * Fecha de incapacidad anterior: esta se llena en el caso de que la incapacidad ingresada sea una prórroga 5. Haga clic en ACEPTAR 6. Fin de la Actividad Módulo de Importación/ Exportación Por éste módulo se inscriben las novedades en el Sistema de forma Global. 1. En el menú principal en Sistema de Nómina, en Módulos de Nómina, ingrese al módulo de Importación/ Exportación. 2. Ingrese por Transacciones en la opción Importación a Nómina, y elija la opción Importar Datos de Novedades de Nómina. Le aparecerá la tabla Importación de Novedades a Nómina. 3. Elija el Archivo IAXV: Importación de Novedades a Nómina, haga clic en Importar, le aparecerá la ventana Confirmar Proceso de Importación de Datos a Nómina. Registre los siguientes campos: * Archivo a Importar: es la ubicación del archivo a importar. Esto es traído automáticamente de acuerdo a lo definido en la política de importación * Borrar Archivo Anterior: elija entre Si o No * Usar Proceso General: permite ejecutar o no el proceso definido en el sistema. Elija entre Si o No 4. Haga clic en ACEPTAR. 5. Seleccione el destino del Informe para que le genere el reporte de la transacción realizada entre las diferentes opciones: Impresora, Archivo, Pantalla, MetaFile, Disco, Email, Exportar; elíjalo y presione ACEPTAR 6. Fin de la Actividad III) Independientemente de tener o no Novedades, el siguiente paso es Generar a Nómina. Cada Módulo cuenta con esta opción en su interior, o también se puede realizar por el Módulo de Generación Global así: Módulo de Generación Global 1. Estando en el menú principal en Sistemas de Nómina, haga clic en Módulos de Nómina e ingrese al Módulo de Generación Global: esta opción le permite generar todas las novedades que se hayan ingresado a todos los módulos del sistema. 2. Aparece la tabla Generación Global de Envíos por Nómina, oprima el botón Registra Nóminas y le aparecerá la ventana Selección de Nóminas y Periodos. 3. Seleccione con el botón del Lookup la Nómina y el Periodo y oprima ACEPTAR. 4. Haga clic en Generar, le aparecerá el cuadro Envío de Novedades a Nómina. 5. Haga clic en Generación a Nómina, el sistema entonces muestra una pantalla por cada envío realizado en cada módulo, si no tiene novedades lo anuncia. Al terminar cada módulo se puede utilizar cualquiera de las herramientas a activarse con los siguientes botones: Consulta de Novedades Generadas, Informe de Novedades Generadas, Exportación Remota y Extracción de Novedades. 6. Fin de la Actividad. IV) En Módulos de Nómina ingrese al Módulo Informes de Prenómina: son informes que se generan para la verificación de la liquidación. 1. Ingrese por la opción Informes de Prenómina, Transacciones y seleccione la opción Informes de Prenómina. Le aparecerá la ventana Informes de Liquidación. 2. Seleccione con el botón de Lookup la Nómina y el Periodo. El sistema le mostrará: * Planillas de Pago: son borradores de la Prenómina * Cheques/ Sobres/ Colillas/ Relaciones: Son las formas de Informe de Liquidación 3. Haga clic en la opción Planillas de Pago, le aparecerán cuatro opciones: * Planillas de Pago Impreso * Totales Liquidados por Concepto * Consulta Movimiento Liquidado * Cartas de Vacaciones 4. Elija la opción Planillas de Pago Impreso, el sistema le mostrará la tabla Especificaciones de Planillas de Pago. Llene los siguientes campos: * Clasificado por apellido? * Movimiento: o Liquidado: si está listo para el pago de la nómina o Pendiente: si hay conceptos que se dejaron de deducir para el pago de la nómina * Clase: o Detallado: muestra cada empleado con los conceptos, horas y valores o Columnario: muestra el informe dividido en dos: devengados y deducidos, es otra forma de presentación. Cuando se elige esta opción se activa el campo imprimir ausentismo o Sumario: muestra el total liquidado por cada empleado o Total: muestra un resumen de lo que se paga por toda la nómina en un periodo. Cuando se elige esta opción se activa el campo forma de pago * Clasificado por: para especificar o filtrar el informa por: o Empleado, Área, Departamento, Centro de costo, y definida esta opción para clasificar con mayor especificación por: o Área, Departamento, Centro de costo, Concepto, Grupo, Subgrupo, Oficio y Ubicación. 5. Haga clic en Confirma Selección 6. El sistema le pedirá que seleccione el Destino del Informe entre las diferentes opciones: Impresora, Archivo, Pantalla, MetaFile, Disco, Email, Exportar; elíjalo y presione ACEPTAR 7. Le aparecerá la ventana GENERANDO REPORTE y luego en una vista previa REPORT PREVIEW 8. Chequee si está bien la Nómina 9. Si el Informe de Prenómina está correcto, puede realizar Transacciones Bancarias, imprimir Volantes de Pago, Sacar Relación de Bancos, Efectuar procesos Contables y finalmente realizar el cierre de Nómina. Para esto realice lo siguiente: a. Estando en el Módulo Informes de Prenómina, Transacciones, Informes de Prenómina, ingrese a la opción Cheques/ Sobres/ Colillas/ Relaciones b. Le aparecerá la Ventana Cheques/ Planillas/ Relaciones, en esta llene los siguientes campos: * Forma de Pago: se selecciona la forma en la cual se pagará la nómina * Formato de Cheque: se selecciona el formato. El sistema trae por defecto dicho formato al seleccionar la forma de pago * Le aparecerán tres opciones al llenar los anteriores campos: o Relación de Cheques: Se lleva un archivo en el cual se lleva un registro de a quién se le giró, el valor y el número Si ingresa por esta opción le saldrá la ventana Informes de Relación de Cheques,. con los siguientes campos: * Informes de: * Relaciones de Cheques: lista los cheques generados * Control de Entregas: genera un listado para el control de la entrega de cheques o colillas de pago de la nómina en la cual el empleado firma un recibo * Clasificado por: Banco, Departamento, Área, Centro de costo, Empleado, Número, Definida * Desde- Hasta: para especificar o filtrar la generación del informe de los cheques o las colillas o Impresión: Imprime los cheques generados y en caso de transferencia, imprime las colillas de pago. Si ingresa por esta opción le saldrá la ventana Impresión de Cheques, que contiene los siguientes campos: * Formato de Cheque: se selecciona el formato. El sistema trae por defecto dicho formato * Clasificado por: Departamento, Área, Centro de costo, Empleado, Ubicación, Oficio, Grupo * Subgrupo, Nro Cheque, Definida * Desde-Hasta: para especificar o filtrar la impresión de los cheques o las colillas * Requiere número de control: sirve para limitar la impresión de cheques o colillas de pago. o Relación de pagos: Para enviar a los bancos el soporte del pago de la nómina. Si ingresa por esta opción le saldrá la ventana Relaciones de Pago, con los siguientes items: * Forma de pago: se selecciona la forma en la cual se va a pagar la nómina * Solo totales por banco: muestra el total de la transacción, y al activar esta opción se desactiva el campo clasificado por * Clasificado: Banco, Departamento, Área, Centro de costo * Tomar en cuenta la Sucursal: para listar el informe por cada sucursal del banco seleccionado * Desde- Hasta: para especificar o filtrar la generación del informe de los cheques o las colillas 10. Si se generó algún error en la Prenómina, realice lo siguiente: a. Busque el error b. Ingrese en el Módulo en donde se cometió el error c. Corrija la Novedad d. Haga clic en el botón Extraer Novedades, para que el sistema extraiga el envío e. Vuelva a hacer la Prenómina (paso IV) y si está correcto el Informe, realice el paso 9. V) Fin del Proceso 7. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA 8. SEGURIDAD EN EL SISTEMA DE NÓMINA Y RECURSO HUMANO MIDASOFT Proceso mediante el cual se implanta la seguridad en el Sistema, siguiendo los procedimientos que se explican a continuación, que resultan ser claves para el uso de la seguridad puesto que sin estos no se tendría ningún control sobre los riesgos asociados a ella, y cualquiera podría modificarla. ACTIVIDAD 1: Como Implantar la seguridad en el Sistema 1) Ingrese al Sistema de Nómina y en el menú principal por Administración \ Administración de Seguridad \ Seguridad por Grupo. 2) Clasifique a los usuarios del sistema por Grupos y regístrelos allí indicándole al sistema quienes son Administradores del Sistema, Digitadores, Auditores, Ejecutivos de Cuenta, Senas, etc. 3) Ingrese por Seguridad por Usuario y allí matricule a cada uno de los empleados que serán los usuarios del Sistema, registrando en la ventana Registro de Usuarios lo siguiente1: * Usuario * Password * Nombre * Grupo * Identificación * Activación * Expiración * Días para cambio de clave * Y si el empleado está activo o inactivo como usuario de Midasoft 4) Ingrese al Sistema como usuario administrador de MIDAS y en cada una de las pantallas de la aplicación oprima ALT F12 y defina la seguridad por procedimiento ingresando allí: * Grupo de Usuarios * Aplicación y procedimiento: este aparece por defecto de acuerdo al procedimiento en el cual se encuentra ubicado * Seleccione los atributos de acuerdo al grupo de usuarios, entre las siguientes opciones: Si Adiciona Si Modifica Si Borra Si Visualiza 5) Haga clic en ACEPTAR 6) Fin de la actividad ACTIVIDAD 2: Restringir la Implementación de la Seguridad del Sistema a determinados Usuarios Existen dos procedimientos básicos que el Administrador de Seguridad debe restringir completamente, ya que no deben estar disponibles para ningún usuario que no sea Administrador de Seguridad, estos son: * SYF045: permite definir la seguridad con ALT F12, es decir en proceso por proceso. * ADM010: proceso donde se define toda la seguridad. Estos procesos son claves para el uso de la seguridad, si no se aseguran la seguridad NO tiene ningún control puesto que cualquiera podría modificarla. 1) Estando en el menú principal en el Sistema de Nómina, ingrese a Administración \ Administración de Seguridad \ Seguridad por Grupo o por Usuario. 2) Restrinja el acceso al procedimiento SYF045 y al ADM010 a todos los usuarios que NO deban manejar la seguridad del sistema. 3) Matricule los procedimientos SYF045 y/o ADM010 para cada grupo o usuario indicándoles los atributos correspondientes: * Si Adiciona * Si Modifica * Si Borra * Si Visualiza 4) Haga clic en ACEPTAR 5) Fin de la Actividad ACTIVIDAD 3: Manejo del ALT F12 para Administradores de Seguridad2 1) Debe haber hecho la Actividad 1 y 2 respectivamente. 2) Ingrese al Sistema Código del Usuario y Password del Grupo Administrador. 3) Ingrese a cada pantalla o Browse del Sistema que se desee parametrizar la seguridad y oprima ALT F12 y defina los Grupos que vayan o no a tener acceso, indicando: * Si Adiciona * Si Modifica * Si Borra * Si Visualiza *Tenga en cuenta que en la pantalla aparece la siguiente convención de acuerdo a lo marcado en las operaciones definidas así: 0: No Permitido 1: Permitido 4) Para inhabilitar un módulo completo sitúese en el icono correspondiente y cuando aparezcan las opciones generales de éste módulo, oprima ALT F12 y se indica el grupo de usuarios y la restricción o permiso de acuerdo a la convención establecida. 5) Fin de la Actividad ACTIVIDAD 4: Como se configura el SELFSERVICE 1) En el menú principal del Sistema, ingrese a Administración \ Administración de Seguridad \ Seguridad por Grupo. 2) Aparecerá la ventana Grupo de Usuarios con todos ellos matriculados, en el Tab Agrupaciones (SGA) podrá asignar una o varias agrupaciones que serán restricciones en el momento del acceso, estas pueden ser únicas3 o un grupo de algo según los siguientes tipos: * Área * Concepto * Empleado * Grupo * Incapacidad * Ausencias * Nómina * Oficio * Centro de costo * Sección * Ubicación * Subgrupo * Departamento * Certificado * Horario * Relación sindical * Sucursal * Nivel * Clase de préstamo * Relación Laboral * Turno 3) Asegúrese de que existan las agrupaciones definidas en la seguridad, en caso contrario se puede crear por el Menú principal, Sistema de Nómina \ Configuración \ Agrupación de Conceptos si es de conceptos, o Tablas de Referencia \ Agrupaciones Generales para otros tipos de agrupaciones. 4) Teniendo todos los parámetros listos, verifique que cada usuario solo acceda a la información permitida según las agrupaciones matriculadas. * El nombre de la agrupación debe tener como máximo 4 caracteres. ACTIVIDAD 5: Como implantar la Seguridad para el LOG Histórico de Transacciones 1) Los siguientes archivos son de Seguridad y su ruta está en el SyfEmpr.ini: SSV: nombre SSV SFL: nombre SFL SFC: nombre SFC *Si desea re-direccionar estos archivos edite SyfEmpr.ini y realice: [#CIA], donde #CIA es el código de la compañía, normalmente 01. En términos generales la compañía de acceso. [Archivos]=> {directorio (ubicación) o ruta. Estos .Ini deben estar ubicados donde la aplicación inicie. 2) Ingrese en el menú principal del Sistema a Administración \ Administración de Seguridad, le aparecerán las siguientes opciones: * Seguridad por Usuario * Seguridad por Grupo * Variables del Sistema * Seguridad de Archivos 3) Si la opción Seguridad de Archivos se encuentra escondida y desea que se habilite, ingrese por Administración \ Administración de Seguridad \ Variables del Sistema. 4) Cree haciendo clic en el botón INSERTAR lo siguiente: * Nombre de la Variable: SegArchivos * Descripción: Activas Seguridad de Archivos * Tipo de Variable: Numérica * Dato: 1, para ser habilitada la opción 5) Salga de esta opción e ingrese nuevamente a la opción Administración de Seguridad, entonces verá que la opción Seguridad de Archivos ahora está disponible. 6) En el Ini (SyfEmpr.ini) se encuentra la ruta donde quedarán los históricos, dependiendo de cuantos vaya a utilizar. La entrada PathHis = contiene la ruta especificada, edite el ini y acondicione la ruta de acuerdo a sus necesidades. (Recuerde que es solo la ruta) 7) Estando en Administración de Seguridad, ingrese a Seguridad de Archivos. Defina el histórico de transacciones insertando / seleccionando / cambiando en esta opción: * Archivo: Nombre del archivo Midas al que se le implementará el Histórico. * Descripción: Histórico de Empleados * Nombre del Histórico de Transacciones: Nombre del archivo que contendrá el Histórico configurado. *Usted puede definir un Log Histórico para cada archivo o tabla, por lo tanto solo basta con indicar un nombre diferente para cada uno, o definir un solo histórico para todas las tablas entonces siempre indique el mismo. *Aún cuando es un archivo de texto, este Log Histórico no se puede editar ni modificar con ningún editor, si lo hace corre el riesgo de dañarlo irrecuperablemente. *Es encriptado, salvo los campos tipo Cstring o String, es decir, todo lo que tenga que ver con fechas, valores o números aparecerán completamente encriptados. *Para su traducción debe utilizar las herramientas proporcionadas por el sistema. 8) Fin de la Actividad ACTIVIDAD 6: Como implantar la Seguridad en Campos de Archivos 1) Siga los pasos 1 y 2 de la actividad anterior. 2) Si desea activar la Seguridad a nivel de campo, active la opción Seguridad por Campos, en cada archivo que desee controlar. 3) Si toda esta Seguridad va a nivel de Grupo de Usuarios entonces marque en la opción: A nivel de Grupo de Usuarios. 4) En la ventana inferior indique los campos a los cuales les va a asignar la seguridad, verificando los siguientes criterios: * Seleccione el campo que desea implementar la seguridad. * Si desea cambia el Prompt Decafult, es decir, cambiar el título del campo en las formas o ventanas de registro. * Además active o desactive uno o varios de los siguientes atributos: No Actualizar No Visualizar No Modificar Si Requerido No Requerido 5) Fin de la Actividad. ACTIVIDAD 7: Como manejar la Seguridad de Campos y de Controles La Seguridad de Campos y/o Controles permite inhibir que un usuario y/o grupo de usuarios pueda cambiar o modificar un campo en una tabla del sistema. 1) Realice los cuatro pasos de la Actividad anterior Como implantar la Seguridad de Campos de Archivos y en el paso cuatro elija la opción No Modificar. 2) Active el ALT F12 de la forma, para restringir el control, y le aparecerá la ventana de Seguridad. 3) Defina la seguridad para este Procedimiento, pero indicando que SI a todas las restricciones, para mantener activa la ventana. 4) En el botón de Procedimientos, le indique que SI maneja seguridad de controles. 5) Inserte el Control en el botón de Controles. 6) Si desea que el botón no se ejecute, es decir no llame a la ventana padre, active el campo: No Ejecutar. 7) El campo En que Evento?: indica que tipo de suceso el botón no se ejecutará, si se elige TODOS éste se desactivará tanto para la inserción como para la modificación. Si el objetivo es que no se pueda cambiar el campo después de ingresado, seleccione el evento de CAMBIAR. 8) Determine por Visualización como quiere ver el botón al momento de aplicar la seguridad, si elige: * Hide: el botón desaparecerá * Disable: el botón se inactivará * Normal: el botón no tendrá ningún evento 9) Fin de la actividad ACTIVIDAD 8: Como manejar la Seguridad de los Árboles 1) Para inhibir el acceso a un árbol, ubíquese en el cuadro de Búsqueda e indique al sistema en donde quiere inhibir el acceso. 2) Indique con ALT F12 que le va a poner seguridad a ese procedimiento. Le aparecerá Define Seguridad para el Procedimiento? Mlnm: TreeApp. 3) Indique YES, le aparecerá Seguridad de Procedimientos. 4) Inserte un registro para el procedimiento Mlnm: TreeApp y el grupo de Usuarios al que aplica, indicando que se solicita que SI. ( Si Visualiza, Si Cambia, etc.), es decir MARCARLOS. 5) Creando este Registro, con el botón de Procedimientos cree este procedimiento o cámbielo, si ya existe, indique que tiene Seguridad de Controles. 6) Ahora ejecute el módulo al que le aplicó la seguridad. 7) Cuando le aparezca el árbol correspondiente, ubíquese nuevamente en el cuadro de Búsqueda. 8) Indique con ALT F12 que le va a poner Seguridad. 9) Indique YES, le aparecerá en la pantalla Seguridad de Procedimientos 10) Inserte un registro para éste procedimiento y el grupo de usuarios al que le aplica, indicando que se solicita que NO. ( Si Visualiza, Si Cambia, etc.), es decir NO MARCARLOS. 11) Fin de la actividad. ACTIVIDAD 9: Seguridad por Compañía Por esta opción se puede filtrar los accesos a la nómina por cada una de las compañías que maneje la Empresa. 1) Edite el Archivo SyfEmpr.ini y cree las siguientes líneas: * [CompaniaUsuario] => Indicar el número de la compañía y el usuario a restringir * AUTZ = 0 => No permite ingresar a esta compañía al usuario indicado * AUTZ = 1 => Permite Ingresar a esta compañía al usuario indicado 2) Fin de la actividad ACTIVIDAD 10: Seguridad para Nóminas Confidenciales o Corporativas Esta Seguridad se puede instalar de dos formas: 1) Por medio de vistas creadas en el motor. 2) Utilizando todas las funciones explicadas anteriormente con respecto al SelfService, en este caso siga los siguientes pasos: a. Ingrese en Tablas de Referencia \ Agrupaciones Generales \ Una Agrupación por Nómina. b. Debe tener 8 caracteres, donde los primeros cuatro pertenecen a la agrupación que indica la estructura por la cual se hace la restricción y los cuatro últimos pertenecen al dato de la agrupación donde se utilizó la descripción. c. En los componentes se insertan solo las nóminas que se pueden visualizar. d. Si se desea que otros grupos de personas visualicen otras nóminas, se debe crear otra Agrupación como en los pasos anteriores. e. Ingrese a Administración \ Administración de Seguridad \ Seguridad por Grupo f. Seleccione cada Grupo de Usuarios g. En la ventana Agrupaciones seleccione el tipo de agrupación h. Digite la Agrupación y el Dato creado en la agrupación i. No active la opción General, ya que ésta opción es para que haga la restricción de todas las nóminas sin importar la agrupación. 3) Fin de la actividad 1 Estos cambios se ven reflejados cuando el empleado ingresa al sistema de acuerdo al grupo de usuarios asignados. 2 Esta funcionalidad solo debe estar disponible para los Administradores de Seguridad 3 La Agrupación de tipo única, solo aparece al elegir el tipo de empleado. Esta opción permite que el usuario solo pueda consultarse a sí mismo, en todos los procedimientos de la nómina. --------------- ------------------------------------------------------------ --------------- ------------------------------------------------------------ 3 Bogotá D.C. Cra. 22 # 36 - 45 B/ La Soledad Tel. (57 1) 268 0006 Rionegro - Antioquia. Cra. 64B No 42-04 Tel. (57 4) 531 77 22/23 Fax. 565 0221 http://www.syfsoft.com.co E-mail info@sysoft.com.co