1.ÍNDICE PARTE IV Número de Página 1 - Índice 2 2 - Glosario de términos específicos 3 3 - Configuración General del Sistema MIDASOFT 5 4 - Tablas de Referencia 8 5 - Registro de Empleados 11 6 - Conceptos, Agrupaciones de Conceptos y Creación de Asociaciones 14 7 - Aspectos más relevantes para la liquidación de la Nómina por módulo 16 8 - Certificaciones en Interfase World 28 9 - Elaboración de Columnarios con interfase Excel 38 10 - Informes y Reportes más relevantes 40 11 - Procedimientos especiales en MIDASOFT 49 A. Manejo de anticipos. 49 B. Manejo de Conceptos no saláriales (en especie) 50 C. Aportes Voluntarios 55 D. Múltiples Cuentas 57 E. Generación de Parafiscales 60 F. Retroactivos 61 12 - Seguridad del Sistema MIDASOFT 69 13 - Asistente para configuración 78 14 - Importación Inicial 81 15 - Facturación 88 2. GLOSARIO Agrupación de Conceptos: Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Agrupación de Conceptos. En esta ruta se matriculan CONCEPTOS, que intervienen en la liquidación de procesos Ej.: se matriculan los conceptos base para liquidar cesantías Asociaciones de Empleados: Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Asociacionesdeempleados. En esta ruta se asocian empleados a conceptos cuya liquidación es fija (novedades fijas) y no maneja saldos Ej.: Se asocian empleados a el concepto de Aporte Voluntario que es un descuento periódico Agrupación de Empleados: Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Agrupacionesdeempleados. Se utiliza para incluir o excluir a determinados empleados en el pago de algunos conceptos (Definir Pagos). Envió: Los envíos se utilizan en cada uno de los módulos para identificar cual de ellos realizó la generación de las Novedades de Nómina, Identificados con las siguientes siglas: VC - Vacaciones EM - Embargos AP - Ausencias Existen dos clases de Envíos: Los que pertenecen a un módulo y los que son manuales. Cada módulo tiene su identificador de envío o lotes, que se definen por Configuración, Tablas de Referencia y éste debe decir que SI pertenece a módulo y además si tiene alguna política o proceso es porque tiene alguna función especial. Para extraer un envío, cada módulo posee una opción o botón que indica dicho proceso y tenga en cuenta la siguiente advertencia al ser extraídas borran el archivo NVN, entonces se tienen que generar nuevamente. Tablas de Referencia: Son campos donde se registran datos base para el funcionamiento de la nómina: Variable: Es un campo donde se incluye un valor que puede ser comparado y que interviene en un proceso (si se hablara en términos de Excel seria la celda) Variables Generales de Nomina: Ruta : Sistema de Nomina/Configuración/Parámetros del Sistema/ Variable Generales de Nomina Por esta opción se configuran o se le indican al sistema los Datos que se utilizan en los diferentes procesos de nómina. Variables Generales de Usuario: Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Variable General de Usuario Las variables constan de 5 campos Nombre de la variable: Es suministrado por el sistema Descripción de la variable: Es suministrado por el sistema Tipo de Variable: Numérica - Alfanumérica Dato: Se asignan dependiendo de lo que se busque que haga el programa Variables del Concepto: Las variables constan de 6 campos Relación: Me permite restringir el concepto, asociarlo a una agrupación de conceptos para el pago Argumento: Dependiendo de la relación me habilita campos para leer agrupaciones, relaciones laborales, sindicales etc Nombre de la variable: Es suministrada por el sistema Tipo de Variable (Numérica - Alfanumérica Dato: Se asigna dependiendo de lo que se busque que haga el programa Por esta opción se habilitan campos y procesos del sistema. Ej: Hay empresas que manejan anticipos y otras no, el proceso de anticipo se genera por novedades y para que funcione se deben habilitar las variables Mlnv:GenAnticipos Mlnv:Anticipos Liq:Anticipos DATO S Variables del trabajador: Se asignan las variables para disminución para retención Política: Es un programa donde intervienen variables para obtener un resultado La política Lq003 se utiliza para conceptos que manejan valores reportados La política Lq012 se utiliza para que el sistema pague conceptos que son manejados como asociación La política Lq002 se utiliza para calcular horas extras y recargos Los conceptos de Retención, Prestaciones, Seguridad Social, Subsidio de transporte, entre otras ya tienen políticas fijas y estas no se pueden utilizar para conceptos que sean parecidos. Condicionador de Período: Es una variable que indica la periodicidad de liquidación de un concepto N_Con_Per, en calendarios de procesos cambiar de debe registrar un * 3. CONFIGURACIÓN GENERAL DEL SISTEMA Parámetros Generales y Variables Generales del Sistema General Ruta : Sistema de Nomina/Configuración/Parámetros del Sistema/ Variable Generales de Nomina Por esta opción se configuran o se le indican al sistema los Datos que se utilizan en los diferentes procesos de nómina. Salario Mínimo Legal: El estimado por el gobierno nacional para el año en curso. Salario Mínimo Empresa: Es el valor del salario Mínimo mensual pagado por política de la Empresa. Salario Mínimo Convencional: Es el valor del salario mínimo mensual pagado por la Empresa a los empleados de acuerdo a una convención o acuerdo de ambas partes. Clase de Día Normal: Es el código del día el cual se establece como normal para laborar en la Empresa, siempre se debe elegir la opción "Normal". Dependiendo de los días normales para laborar en la empresa, se matriculan en la ventana Clases de Días, los días faltantes. Ejemplo: Si el período semanal de determinada empresa es de Lunes a Viernes, este será el día normal, e ingresamos al sistema los días Sábado, Dominical y Festivo. Conceptos para Disminuir Básico: Es el código de la agrupación de conceptos que disminuyen el Concepto del Básico. Esta agrupación afecta el pago de la nómina si la persona se encuentra en incapacidad o ausencia, porque estas novedades afectan el básico si no se carga esta agrupación y una persona esta en incapacidad el sistema suma los días de salario mas los días de incapacidad Parámetros de Vacaciones: Por clase de empleado (Cuando hay empleados que tienen vacaciones particulares, por ejemplo los directivos a los que se les dan 20 días a diferencia de los demás a lo que les dan 15) Como se debe parametrizar una nómina que maneja días de vacaciones distintos por ejemplo: Al personal de planta, se le cuenta y se le paga como vacaciones el dia Sábado En variables generales se debe parametrizar que el pago de vacaciones es por CLASE DE EMPLEADO -En Tablas de referencia - CLASES DE VACACIONES (Se deben crear dos clases de vacaciones, los que tienen como día hábil el Sábado y los que no) y en la parte Superior Derecha de la Tabla, se deben registrar los días del año que se cuentan como vacaciones. Para asignar a cada trabajador la clase de vacaciones que le corresponde se ingresa por registro de Empleados- Cambiar - Datos de la nómina - Campo Calase de vacaciones (Seleccionar la que le corresponde) Parámetros de Salario Integral: Dividido (SI) Se habilita cuando la empresa paga el salario Integral por dos conceptos separados Dividido (NO) Si la empresa no separa el salario, se debe habilitar esta opción, es importante porque la mala parametrización de este campo es una de las causas por las cuales el sistema calcula mal el 70% de las comisiones en los salarios integrales Definición de Variables Ruta : Sistema de Nomina/Configuración/Parámetros del Sistema/ Variable Generales de Nomina Se matriculan en el sistema determinadas variables generales que no se encuentran en la información anteriormente solicitada y que son indispensables para el manejo de pagos de conceptos, rangos, límites, días para promedios, fechas de inicio y finales de procesos, etc. Variables del Sistema: Estas variables están definidas del 01 al 12, donde deben ir: Descripción: Es el nombre de la variable a matricular. No debe ser mayor de 15 caracteres. Ej: Tope Subs.Trans. Valor: Es el valor dado a la variable. Ej: 520.200 Condicionadores y Variables de Período: Estos condicionadores y variables de períodos están definidas del 01 al 10, y que condicionan el sólo los períodos de nómina, donde deben ir: Descripción: Es el nombre cómo se distingue la variable a matricular. No debe ser mayor de 12 caracteres. Ej: Prima Legal Valor: En este caso no se colocan valores, ya que sólo se marca o condiciona en el período de procesos de liquidación por Tablas de Referencia | Calendarios de Procesos | y seleccione el calendario y marque con un asterisco (*) la descripción que desee condicionar. REGISTRO DE DEFINICIÓN VARIABLES DE TRABAJADOR Por esta opción se registran, todas las variables especificas pertenecientes a cada empleado para determinados procesos de nominas: Ejemplo: las deducciones de vivienda, salud / educación(retención en la fuente). El sistema toma estos valores específicos para tenerlos ven cuenta en la liquidación. Nota: Estas Asignaciones se hacen al empleado con el fin de disminuir el pago de Retención en la Fuente, entre otras. ¿CÓMO GENERAR EL INFORME DE VARIABLES DE USUARIOS PARA EMPLEADOS? Dicho informe se genera por el Módulo de Informes | Informes | Variables de Usuarios para Empleados. Existe tres tipos de informes para variables de usuarios para empleado, que son: 1. GENERAL: Para generar este informe no se debe marcar la opción: Requiere Períodos y Conceptos?. Se deben seleccionar Desde y Hasta que Variables de Usuario para Empleados se desean imprimir y si desea imprimir sólo un rango determinado de empleados marque la opción: Sólo para un rango de Empleados? Dichas variables son creadas de acuerdo a la configuración de los conceptos que se desean listar en el informe. Ej: Conceptos de Ahorros que contienen la variable AhetpGen, etc.. Este informe muestra para cada empleado todas las Variables de Usuario por Empleado generadas después del cierre de cada período y que se encuentran en el rango que se eligió en la ventana. La información contenida es: Muestra el Código, Nombres y Apellidos de cada empleado, el concepto por el cual realiza el ahorro, el concepto de Ahorro adicional, el período de nómina en el cual realizó el ahorro, descripción del concepto por el cual se realiza el ahorro, el tipo de dato arrojado y el valor del ahorro. 2. VARIABLES ESPECIALES: Estas variables se obtienen de combinar un concepto, un concepto adicional, un año, un mes y un periodo. Ejemplo: El Sr YY pertenece al Fondo de ahorro XX y el concepto asociado a este fondo es el 650, el Concepto del aporte adicional que realiza la empresa es el 651. En el periodo 2002 01 01 se le deduce al SR YY el 10% del salario por el concepto 650, por haber aportado este porcentaje la empresa aporta el 2% de su salario por el Concepto 651 (Aporte adicional de la empresa al Fondo de ahorros XX). La Variable de Usuario del Empleado sería: 650 651 20020101 y en el dato iría el valor del aporte de la empresa ya que el aporte que se le descontó al Sr YY esta en el movimiento liquidado. Este tipo de variables normalmente son para guardar los aportes que hace la empresa al fondo de ahorro. Para generar este informe active la opción Requiere periodos y Conceptos?. Además tenga en cuenta los siguientes campos: * Nómina: Seleccione el tipo y clase de nomina desde y hasta a procesar * Periodo: Elija los periodos desde y hasta para generar el informe * Concepto: Seleccione Desde y Hasta los conceptos a procesar * Concepto Adicional: Elija Desde y Hasta los conceptos de aportes adicionales. Nota: Debe seleccionar en Desde y Hasta todos los conceptos de nómina. La vista de este informe es igual al Informe General 3. INFORME ESPECIAL DE VARIABLES: Para listar el informe especial se debe marcar la opción: Informe Especial?. La información contenida es: Muestra el Código, Nombres y Apellidos de cada empleado, el concepto y el valor del aporte del ahorro del empleado, el concepto y el valor del aporte realizado por la Empresa, el concepto y el valor del aporte adicional realizado por el empleado, el concepto y el valor del préstamo que se abona con el ahorro de este concepto y el valor total del abono. Ejemplo: Para este caso, si el Sr. YY ganara por período un salario de $1.000.000, el valor del aporte del Sr YY por el concepto 650 es de $100.000. El valor del aporte de la empresa por el concepto 651 seria de $ 20.000 el informe tendría los siguientes campos: Aporte del Empleado Aporte de la Empresa Concepto Valor Concepto Valor Totales Abonados 650 100.000.00 651 20.000.00 120.000.00 4.TABLAS DE REFERENCIA Nómina Se designa la periodicidad de la nómina Mensual o Quincenal si el calendario es comercial o juliano, se registra el número de horas por periodo y los días, la política de liquidación es la o_Lqd. El sistema me permite crear mas de una nómina en el caso en que ni empresa maneje por Ej., nomina normal y nomina confidencial Calendarios de procesos Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Calendarios de Proceso. Por esta opción se ingresan todos los Calendarios de Procesos de Nómina en el sistema, los cuales son utilizados en el momento de la Liquidación Periódica, en la Contabilización, en procesos por Fuera de Nómina, procesos especiales de la Empresa, Liquidaciones Definitivas, etc. Los Calendarios de proceso se definen según la periodicidad de la nómina que maneje la empresa; es decir si la empresa maneja 2 nóminas con diferente periodicidad, Quincenal y Semanal, entonces debo ingresar los periodos de un año para cada una, de lo contrario, si maneja la misma periodicidad para las dos nóminas solo se tendrá que ingresar los periodos de un año. Si desea cambiar los calendarios, de nomina, contable y autoliquidación en forma automática, en el modulo de Asistente de Configuración | Generación | Calendario Anual. - Seleccione la nómina a generar. Numeración de Períodos, Esto indica como generara los periodos, si selecciona Anual los genera 01, 02, 03, 04, 05 etc, hasta terminar el año. Si este se elige Mensual por cada mes arranca en 1 es decir 01, 02, 01, 02 etc hasta terminar. - Periodo Inicial, Normalmente se empieza en 01. Meses y Periodos Numéricos, Si se activa crea meses y periodos con el cero antepuesto ejemplo; 01,02,03...., Se recomienda activar esta opción. Periodos cerrados, Esta opción sirve para crear los periodos cerrados. En este caso se recomienda no activar esta opción Fechas de Generación, indique la fecha inicial y final del calendario contable, para quincenas, meses, décadas es 1.01.2005 y la final 30.12.2005. Calendario Contable y de Autoliquidación, Si se activa el sistema además creara estos calendarios, recuerde que los calendarios contables y de autoliquidación solo son uno y se debe activar con una periodicidad tipo quincenal, mensual o decadal que arrancan del 1 de enero hasta el 30 de diciembre. NOTA: Los calendarios se deben crear con fecha final del 30 si mi calendario es comercial, de lo contrario el sistema genera errores en el momento de contabilizar, generar Autoliquidaciones, liquidaciones definitivas. Envíos: Por esta opción se definen todos y cada uno de los identificadores de los Envíos de los Módulos del sistema. Los envíos se utilizan en cada uno de los módulos para identificar que módulo genera las Novedades de Nómina, esto con el fin de agilizar en el cabo de un mal envío en que módulo se debe hacer la corrección. Bancos Sucursales: Para la Parametrización del banco, se registran los campos de: Banco: que es un código interno Código ACH: suministrado por el banco, y el proceso de nomina lee de este campo para abonar la nomina y la distribuye de acuerdo a la sucursal indicada en el registro de empleados Relación Laboral: Esta ventana permite el registro de Relaciones Laborales que la empresa Departamentos: Esta opción permite el registro de los departamentos en los cuales esta dividida la empresa, indicados por el código y descripción del departamento Centro de Costos: Esta ventana permite el registro de el número de Ccostos que maneja la empresa. Los Centros de Costo son la Distribución Contable de la Empresa y de acuerdo a los demás procesos implementados por la Compañía. Formas de Pago: Por esta opción se registran en el sistema las diferentes formas de pago que la empresa utiliza para cancelar o cubrir sus obligaciones, si la empresa abona a un empleado en multiples cuentas, se debe crear este tipo de pago y habilitar la opción multiples cuentas Tablas de Impuesto: Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Tabla de Impuesto. En estas tablas se definen todos aquellos parámetros que dependan de un rango, por Ej. : 1-. Topes de salarios para deducciones de Salud , pensión. 2-. Rangos de porcentajes a aplicar para retención en la fuente. 3-. Escalas saláriales para presupuesto. 4- Tablas de rangos de vacaciones si existen conceptos que su pago o deducción dependa de la salida y regreso de vacaciones la tabla para el manejo de estos rangos se registra en la tabla de impuesto Su diligenciamiento básico es determinar un límite inferior un limite superior y un valor o porcentaje a aplicar. Tablas de Antigüedad: Procedimiento - Co2:BrwTAG Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Tablas de Antigüedad. En esta tabla se registran los rangos para las indemnizaciones , se registran los rangos para el manejo de conceptos que operen dependiendo de la antigüedad de la persona en la Compañía, Ej: primas de antigüedad. Días no hábiles por clase de nómina: Se deben incluir los días sábados, Domingos, Festivos y los días 31, debo especificar el campo donde pregunta si es festivo o no Hay que tener presente que estos días afectan el pago de vacaciones, es decir que si para la empresa el día 31 se cuenta y se paga para vacaciones, todos los días hábiles 31 del año, no se deben incluir en esta tabla. Si el día Sábado es un día hábil para vacaciones entonces los sábados no se deben incluir Si yo registro el día 31 como hábil, no me afecta la liquidación de la nómina, el sistema no me va a generar error y pagar 31 días porque el sistema esta controlado con la Parametrización del calendario comercial y la nómina de 30 días Si en mi nómina los días Sábados, Domingos y Festivos se pagan como vacaciones debo habilitar la variable de usuario Tnv:MnjDiaVac Dato S Si no se deben pagar como vacaciones y mi regreso debe ser "el sábado" la variable Tnv:MnjDiaVac debe tener el dato en V 5. REGISTRO DE EMPLEADOS Por esta opción se ingresa al sistema el registro de todos los empleados de la empresa, comenzando con los datos generales del empleado como son: Identificación (Este numero puede ser el mismo del documento de identidad o uno que la empresa le asigna al empleado por políticas de la misma), nombre y apellidos, documento de identidad, datos del contrato, datos de la nomina, variables, salario, seguridad social, etc. En esta ventana encontramos las opciones de novedades y datos complementarios. A medida que se va haciendo el registro de un nuevo empleado aparecerán automáticamente nuevas ventanas de registro, como los datos de la empresa, los datos del pago, entre otros. Existe una configuración del sistema donde se parametriza el funcionamiento o la forma como se debe liquidar la nomina. Se debe registrar el empleado con todos sus datos complementarios como son: EMP - Datos del Empleado HSL - Historia Salarial ESE - Seguridad Social OGR - Agrupación de empleados GRF - Grupo Familiar DTE - Dotación EMX - Relaciones Nómina / contratos CNV - Empleados por Convenio EMV - Variables para Empleados FEM - Fondo de Cesantías ASE - Asociaciones DOE - Documentación Requerida HLB - Historia Laboral EMD - Múltiples Relaciones EMR - Múltiples Retiros Campos Relevantes Datos de la Empresa - Subsidio: En esta pantalla se asocia la Caja de Compensación Familiar al Empleado Nivel: Este campo se habilita se puede utilizar si necesito que un concepto me lo pague a unos trabajadores y a otros no, por Ej.: Tengo una empresa donde a determinados pensionados no se les descuenta seguridad Social, como existe la condición de a unos si y a otros no; entonces en el Registro de empleados en el campo nivel creo un nivel y lo relaciono a las persona a las que no les voy a descontar salud. En el concepto creo una variable de Origen con dato N que tenga el argumento NV (NIVEL), En las nóminas este campo no esta habilitado, entonces debo ir a Administración - Estructura Administrativa- Insertar( El sistema por defecto me trae referencia centro de costos debo expandir la flecha y buscar el campo que quiero habilitar) Relación Laboral y Relación Sindical : De este campo leen conceptos que tienen restricción en el pago, como por Ej. el subsidio de transporte, que se le paga a los de Ley 50 y a los de Salario Integral no, si el sistema me paga o descuenta un concepto mal una de las posibles causas puede ser: Dentro de la Parametrización del concepto existe la variable N_Pag Dato S y el la relación y el Argumento están ligados a la relación laboral si este dato esta mal asignado en el registro de empleados el sistema me liquida mal el concepto. Jornada: Si tengo empleados que laboren medio tiempo la jornada debe ser parcial y el numero de horas por jornada si es quincenal el 60 y si es mensual es 120, de este campo leen la política de calculo de horas extras si el sistema me paga este concepto en un trabajador medio tiempo uno de los campos a revisar es este Procedimiento: En este campo se asigna al trabajador el procedimiento al que pertenece y el % de retención si es procedimiento 2 . Si el valor de retención no coincide un campo a revisar es este. Estado: En el momento de liquidar definitivamente a un trabajador el sistema de actualiza estos campos. Este campo se puede actualizar por el registro de Empleados o por Módulos de nómina/Proceso Auxiliares/Moderación primera liquidación. Es global si es la primera liquidación que hago después de migrar empleados y corro el primer paralelo y me esta pagando días desde la fecha de ingreso. Variables del trabajador En los campos de disminución de vivienda y educación se registran los valores de deducción; si la nómina es quincenal o mensual el valor que se debe registrar siempre es el del mes completo. Novedades Si requiero inactivar a un trabajador sin hacer la liquidación definitiva y requiero que la autoliquidación me asuma el retiro, ingreso por la opción Novedades selecciono el periodo de Autoliquidación que debo afectar y retiro al empleado, el sistema me trae los campos de retiro y fecha de retiro. Este campo no debe ser manipulado de manera desordenada, es decir si retiro a un empleado por esta opción no debo reingresarlo y retirarlo de manera indiscriminada, porque el sistema me guarda la novedad para seguridad y en el momento de correr Autoliquidación se me pueden presentar errores en los días de liquidación y en las bases. Datos complementarios múltiples retiros o por registro de seguridad social novedades. Estado, Si esta en R el trabajador se encuentra inactivo, para la liquidación de nomina Primera Liquidación: La Primera Liquidación si esta en 1 me liquida los periodos completos si es quincenal o mensual y proporcionales a las fechas de ingreso. Si esta en blanco el sistema me liquida desde la fecha de ingreso del trabajador, lo que quiere decir que si debo pagar el salario de un trabajador que ingreso el mes anterior al que estoy liquidando el trabajador debe estar en Estado en blanco. Datos Complementarios HISTORIA SALARIAL: En las nóminas que manejan flexible el tipo de salario es Flexible, se debe diligenciar el campo del % de desalarización y el plus y llamar la agrupación matriculada en la plantilla de beneficios En las nóminas de salario normal se selecciona el tipo de nómina normal, cuando se carga el dato del salario primero se diligencia el campo del salario por periodo y el sistema automáticamente carga el valor por hora. Si hay un cambio de salario este se debe hacer insertando el nuevo salario, no cambiando el actual, porque de lo contrario el sistema no guardara el histórico de salario. Si la nomina paga en dólares, el valor que se registra en esta plantilla es en dólares y se activa la opción de otra moneda en el campo moneda se selecciona dólar y la política es la LQH01. SEGURIDAD SOCIAL: En esta pantalla se deben registrar las entidades de Salud, Pensión, y ARP a las que el trabajador se encuentran afiliado. Traslado entre entidades: Esta novedad debe ser registrada posteriormente a el pago de la pre-nómina. Procedimiento: Selecciono el periodo de Autoliquidación en que debo registrar la novedad, oprimo e el botón de traslado - Selecciono la fecha a partir de la cual se va a efectuar el traslado. El sistema inmediatamente cabía el registro a la entidad a la que se hace el traslado ej: Se hace el traslado de Famisanar a Coomeva el sistema cambia el registro a Coomeva; es por esta razón que las novedades de traslado e deben hacer después de haber pagado la nómina porque de lo contrario el sistema en la pre-nómina hace el descuento por cometa y no por Famisanar. Si estoy ingresando a un empleado el registro de Seguridad Social debo matricular la entidad no insertar el dato, porque de lo contrario la autoliquidación no me sume el ingreso. Para que en la Autoliquidación me liquide el valor de la UPC Debo ingresar a Registro de Empleados- Datos Complementarios - Seguridad - En el registro de la EPS en el campo de Upc registro el mismo valor que esta matriculado en la Asociación y es el valor que mensualmente aporta el trabajador a la EPS. 6. CONCEPTOS En el módulo de conceptos existen dos plantillas, en al parte superior se asigna: El código del concepto, la descripción, Tipo: Indica: si es (1) es un devengo (2) es una deducción, el sistema únicamente liquida los conceptos tipo 1 o 2, los conceptos que en NOVASOFT son "no opera" que se conocen como tipo 3, en Sysoft se parametrizan con la variable Especie para que el sistema los liquide afectando retención, pero no los sume en los devengos de la nómina. Prioridad de Liquidación: El sistema liquida los conceptos de acuerdo con el consecutivo del concepto, la prioridad me permite saltar este orden. Valores por defecto: En este campo debo registrar valores fijos que intervienen en la liquidación de conceptos como el subsidio de transporte, o los % con los que se liquidan las horas extras Política: Es la que determina si un concepto es una asociación, es un valor calculado, es un valor reportado, es periódico etc. Las políticas utilizadas comúnmente son: Lq002: Valores Reportados Lq003: Liquidación de Horas Extras y Recargos Lq012: Liquidación de Asociaciones Lq074: Política de liquidación de Retención Los conceptos de prestaciones sociales ya tienen políticas definidas que pueden ser utilizadas para la liquidación de conceptos similares Los conceptos periódicos cuyos descuentos que se ven afectados en el disfrute de vacaciones, deben tener la política RTGEN ( de restricción en vacaciones) En la parte inferior de la plantilla de conceptos, se asignan las variables que hacen que el concepto opero de manera particular en cada empresa. Los conceptos deben tener mínimo la variable debug para habilitar el concepto en la nomina, para activar esta variable en un concepto debo ingresar al modulo de conceptos, habilitar el campo inactivar debug y en el concepto cambiar el dato por un 1, al activarla la variable y correr el proceso de nómina el sistema me muestra el proceso. En Human Capital los conceptos se crean en una nómina base que es la 00, y el concepto se parametriza únicamente en la plantilla superior. Las políticas de los conceptos no se deben cambiar, porque los conceptos son compartidos por todas las empresas, si el concepto esta creado como descuento pero en mi nomina es un devengo, yo no puedo manipular el concepto, debo crear otro. Para habilitar conceptos en la nómina, estos ya deben existir en la nómina base 00, para activarlos nomina debo conocer cual es el código del concepto con que se creo en la 00; ingreso a el modulo de conceptos de mi nómina selecciono cualquier concepto y en la opción duplicar variables selecciono la variable Debug - Tipo de exportación Normal - Concepto (digito el código del concepto que quiero crear). Por el campo de Duplicación de variables el sistema me permite duplicar la Parametrización de conceptos entre nominas AGRUPACIONES DE CONCEPTOS En esta pantalla se deben agrupar conceptos que operan para la liquidación de conceptos, como por ejemplo la agrupación de conceptos que forma base para liquidar seguridad social, los conceptos que me suman y los que me restan para la retención. Cuando creo estas agrupaciones debo revisar que los conceptos registrados sean todos los que necesito, las agrupaciones de conceptos preferiblemente no deben ser compartidas entre conceptos, porque las agrupaciones pueden cambiar y los conceptos que me suman para prima pueden no ser los mismos que uso para las cesantías y si las comparto la agrupación uno de los dos procesos me saldrá incorrecto. Los conceptos registrados en las Agrupaciones deben ser positivos y deben ir al 100 CREACIÓN DE ASOCIACIONES 1. Sistema de Nómina 2. Configuración 3. Asociaciones de empleados 4. Una vez se encuentre en la pantalla de Asociaciones, en la parte superior izquierda, debe oprimir el botón insertar y crear la asociación; el sistema requiere dos datos * ABREVIACIÓN DE LA ASOCIACIÓN * DESCRIPCIÓN DE LA ASOCIACIÓN *Se sugiere crear la abreviación de la asociación con el mismo código del concepto 5. Cuando termine de diligenciar los campos, oprima el botón aceptar 6. En la parte superior derecha de la pantalla, debe oprimir el botón insertar y buscar el concepto por el cual se va a pagar o descontar el valor fijo. 7. En la parte inferior de la pantalla debe insertar a los trabajadores que se les debe pagar o descontar el concepto. 8 Una vez creada la asociación debe ingresar a la opción Conceptos * Sistema de Nómina * Conceptos 9. Buscar el concepto 10 En la parte superior de la pantalla 11 Oprime el botón Cambiar 12 Busca el campo Asociación 13 Busca la Asociación creada 14. Aceptar Otra forma de ligar la Asociación con el concepto es digitar la variable Asociación en el concepto y en el dato de la variable digitar el código de la Asociación 7. ASPECTOS MÁS RELEVANTES PARA LA LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA POR MÓDULO MÓDULO DE VACACIONES REGISTRO/Parámetros de Vacaciones Me trae la información parametrizada en variables generales del sistema donde indico si las vacaciones son por clase de nómina o por clase de empleado Si las vacaciones son por clase de Empleado es decir que maneja por Ej días de vacaciones distintos al personal de planta se le paga como vacaciones el día Sábado, y a los administrativos no En la plantilla Clases de vacaciones, en la parte Superior izquierda creo la clase de vacaciones en la plantilla derecha de la Tabla, se deben registrar los días del año que se cuentan como vacaciones. Para asignar a cada trabajador la clase de vacaciones se ingresa por registro de Empleados- Cambiar - Datos de la nómina - Campo Calase de vacaciones (Seleccionar la que le corresponde). Al registrar las clases de vacaciones los campos Básico Pendiente: Marcar SI ó NO, esta opción se maneja en el caso de dejarle el salario básico pendiente al empleado para ser pagado a su regreso de vacaciones. Ej Si un trabajador sale a vacaciones y le toma días con HISTORIA DE VACACIONES Cuando se pagan vacaciones y se cierran los periodos el sistema me actualiza el estado 1. A vacaciones 2. En vacaciones 3. Tomadas TRANSACCIONES Por empleado: En transacciones se programan las vacaciones, en la parte inferior de la pantalla si el sistema no me muestra los botones para programar, debo hacer la programación anual. Las vacaciones de graban con fechas del periodo a liquidar si el trabajador disfruto vacaciones en el mes de Septiembre y las reportaron en Octubre las debo grabar con fecha Octubre y en el campo fechas reales de Disfrute cargo la información correspondiente. Debo revisar Cuando pago vacaciones, y cierro el periodo el sistema me actualiza la historia de vacaciones, 1. A vacaciones 2. En vacaciones 3. Tomadas Sin embargo si al correr la predomina el sistema me esta pagando mal los días de salario y el trabajador sale o regresa de vacaciones se debe revisar el estado de las vacaciones. Las vacaciones no se generan a nomina, el sistema carga el dato automáticamente en la predomina. Si quiero enviar a vacaciones un empleado nuevo, le debo programar el periodo posterior al año de ingreso, y activo solo nuevos. Las vacaciones se matriculan en el periodo a liquidar, si corresponden a periodos anteriores este dato se carga en fechas reales. Si hay empresas que generen vacaciones colectivas, se generan por estructuras, áreas, centros de costos; y estas si se generan a nomina. Vacaciones Colectivas Seleccionar: Es el tipo de vacaciones colectivas que se desean programar de acuerdo a : Las últimas programadas: Si selecciono esta opción el sistema me envía a las personas que tienen programación de vacaciones Primeras Adeudadas: Si selecciono esta opción el sistema me envía a las personas a las que le debo vacaciones Año específico: Envio a las personas que tengan saldo de un año determinado Activación de Vacaciones Este proceso sirve para reactivar unas fechas de suspensión de vacaciones ya programadas. Vacaciones en Dinero En este modulo se cargan vacaciones y se autoriza el pago en dinero Las vacaciones colectivas son las únicas que se generan a nómina, las vacaciones disfrutadas se cargan automáticamente en la nómina. Consolidación de Vacaciones Por esta opción se hace la consolidación anual de vacaciones, el concepto a consolidar es el de vacaciones en dinero que debe la política de consolidación SVGEN, para poder correr este proceso se deben tener cargados los históricos de vacaciones y la parametrización básica del concepto. Programación de Vacaciones Al correr este proceso el sistema causa los días de vacaciones, programa las fechas de salida y regreso un año después de la fecha de ingreso o un año después a la fecha de disfrute de las ultimas vacaciones. Si las novedades de ausencia me restan al contrato y estas ausencias de corren la fecha de casación de vacaciones debo habilitar la opción correr fecha por ausentismo Moderación de Estado Al cargar la información de vacaciones el sistema carga los periodos, el rango de fechas disfrutadas y los días pendientes si es el caso. En este proceso se actualizan periodos con el Estado 1. A vacaciones 2. En vacaciones 3. Tomadas La carta de vacaciones se genera por informes de predomina cartas de vacaciones. PUNTOS PARA TENER EN CUENTA EN DE LA GENERACIÓN DE VACACIONES Si el saldo de vacaciones es superior a 15 días las vacaciones las grabo en periodos separados. Descuentos anticipados de conceptos en vacaciones, los conceptos que se afectan con vacaciones deben tener la política de restricción RTGEN MÓDULO DE PRESTAMOS REGISTRO CLASES DE PRÉSTAMOS Por esta opción se ingresan al sistema todas las Clases de Préstamos que maneja la Empresa para sus Empleados. Se deben registrar las clases de prestamos, en transacciones se matriculan los prestamos de cada empleado , los prestamos deben tener actualizados los datos de saldo y ultimo descuento. Si grabo un préstamo debo aprobarlo de lo contrario el sistema no asume el descuento. Los prestamos se deben generar a nomina, si se hace algún cambio en los prestamos después de generar a nomina se debe extraer el envió y generar nuevamente. Si la nomina no me descuenta los prestamos se debe revisar 1. Si se generaron a nomina 2. Si el préstamo esta aprobado 3. Si tiene saldo 4. Si la nomina es quincenal y el descuento se debe hacer en una de las dos quincenas debo verificar si el concepto tiene matriculada una variable de condicionador de periodo (Los condicionadotes de periodo son variables que limitan el pago de un concepto a un periodo determinado, estas variables de períodos están definidas del 01 al 10. Para activar un condicionador de periodo, ingreso a Tablas de Referencia - calendario de procesos - debo ubicarme en cada periodo - oprimir el botón cambiar- y en la plantilla condicionadores marcamos con un * en el nombre del condicionador deseado y el concepto a condicionar debe tener la variable N_Con_Per. y en el dato debemos relacionarlo digitando el numero de la variable) Si el sistema me descuenta un valor inferior al valor de la cuota, debo verificar si la cuota es superior al saldo, representa error si es la ultima cuota y esta supera el saldo. MÓDULO DE INCAPACIDADES Se deben registrar las clases de incapacidades y asignar la forma de pago; las incapacidades deben generarse a nomina, si se hace algún cambio en las incapacidades, después de generarlas a nomina se debe extraer el envió y generar nuevamente. Las incapacidades también se deber grabar con fecha de liquidación en el periodo de nomina, y actualizar los campos de fechas reales. En registro: Matriculo en el sistema todas las Clases de Incapacidades existentes en la nómina y le índico al sistema la base para pagarla. Las incapacidades me deducen del básico, por tal razón deben ser incluidas en la agrupación de resta al básico (RTBA) MÓDULO DE AUSENTISMOS Las Ausencias las debo crear en el tipo de Ausencia, indicando el manejo del concepto, si me Reta a contrato, si pierdo el dominical. Estos conceptos también deben ir incluidos en la agrupación que resta al basico MÓDULO DE AHORRO Permite controlar el proceso de generación de novedades de ahorros que se presentan por los trabajadores de la empresa; ya sea en forma periódica o fija. Configuración * Clases de Ahorros. * Definición de envíos. * Registro de envíos. * Instalación de archivos. Ahorro * Solicitudes de Ahorro. * Generación a Nómina. Consulta * Ahorro por Empleado. * Ahorro por Concepto. Informes * ??Ahorro por Empleado. * ??Clasificado. IMPORTACIÓN DE NOVEDADES VARIABLES ARCHIVO EN EXCEL EL ARCHIVO PLANO DEBE TENER LAS SIGUIENTES ESPECIFICACIONES CEDULA POSICION 1 CON LONGITUD 12 CONCEPTO POSICION 13 CON LONGITUD 6 CANTIDAD POSICION 19 CON LONGITUD 11 VALOR POSICION 30 CON LONGITUD 11 CANTIDAD: LOS DATOS DEBEN IR SEPARADOS POR PUNTO (.) DE LO CONTRARIO EL SISTEMA SOLO SUBE LOS DATOS ANTES DE LA (,) COMA. EJ. EXTRAS 14,5 (SOLO SUBRE 14) CONCEPTOS: DEBEN SER LOS CODIGOS DE LOS CONCEPTOS QUE ESTAN CREADOS EN EL SISTEMA. UNA VEZ SE TENGA CERTEZA DE QUE LOS DATOS A MIGRAR CONTIENEN LA INFORMACIÓN CORRECTA, DEBEMOS FORMATEAR LAS COLUMNAS. ANCHO DE COLUMNA - CLKI DERECHO- CAMBIAMOS LAS LONGITUDES POR LAS INDICADAS EN EL PUNTO 1. EL FORMATO DE CELDAS DEBEN SER TEXTO Y ALINEADO A LA IZQUIERDA, LAS COLUMNAS DE CANTIDAD Y VALOR DEBEN IR EN FORMATO NUMÉRO. UNA VEZ SE TIENE TERMINADO EL ARCHIVO, SE DEBE GUARDAR COMO TEXTO CON FORMATO (DELIMITADO POR ESPACIOS) PROCESO DE MIGRACIÓN 1. SISTEMA DE NOMINA 2. MODULOS DE NOMINA 3. IMPORTACION / EXPORTACION 4. TRANSACCIONES 5. IMPORTACION A NOMINA 6. IMPORTAR DATOS A NOVEDADES 7. SELECCIONAR EN LA VENTANA SUPERIOR ARCHIVO: IAXV 8. EN LA VENTANA INFERIOR CLIC EN BOTON IMPORTAR 9. SELECCIONAR EL ARCHIVO A IMPORTAR DE LA RUTA DONDE SE HAYA GUARDADO EL PLANO CON LAS NOVEDADES 10. CLIC EN OPCION BORRAR ARCHIVO ANTERIOR 11. CLIC EN BOTON ACEPTAR ANTES DE GENERAR LOS DATOS A NOMINA, SE DEBE CONSULTAR QUE LA INFORMACIÓN MIGRADA ESTE CORRECTA. CUANDO TENGAMOS LA SEGURIDAD. MIGRAMOS A NOMINA LOS DATOS MIGRADOS A NOMINA SE CONSULTAN POR : CORRECCION 1. SISTEMA DE NOMINA 2. MODULOS DE NOMINA 3. NOVEDADES DE NOMINA 4. TRANSACCIONES 5. GRABACIÓN DE NOVEDADES 6. SELECCIONO LA NOMINA, EL PERIODO Y EL ENVIO ES (NV) 7. CORRECCION 8. EN ESTE CAMPO VEO LAS NOVEDADES IMPORTADAS, LAS DE PRESTAMOS , EMBARGOS. PUNTOS ATENER EN CUENTA EN LA GRABACIÓN DE NOVEDADES Las novedades que se ingresan a nomina por el modulo de importación y exportación, solo son las novedades variables. las novedades de incapacidades, vacaciones, ausencias, se deben grabar en el modulo correspondiente. Como es de nuestro conocimiento hay valores fijos que se manejan por una asociación, (política lq012), si necesitamos grabar un valor adicional al registrado en la asociación, lo debemos grabar en el modulo novedades pendientes. por ej: hay un trabajador que tiene un aporte voluntario por 1.000.000 y quiere hacer un aporte adicional por 300.000, este valor se debe grabar por el modulo de novedades pendientes, si se graban por el modulo de novedades el sistema solo tendrá en cuenta el valor digitado en este modulo. las novedades que se graban en los módulos que requieren generación a nomina , si tienen algún cambio y ya hemos hecho una generación inicial, debemos extraer el proceso y generarlo nuevamente, de lo contrario el sistema no asumirá los últimos cambios. MODULO DE NOVEDADES Puntos a tener en cuenta en la grabación de novedades variables, en el modulo de novedades variable son se debe extraer el envió, de lo contrario el sistema extraerá las novedades de manuales y se tendrán que grabar nuevamente. Las novedades que se han grabado en los módulos de Incapacidades, embargos, vacaciones etc, se pueden revisar en este modulo por la opción de corrección. Generación Global Me permite generar todos los módulos de nómina Proceso de Liquidación del Periodo Por la opción de Liquidar se genera a todos los trabajadores, por la opción re-liquidar el sistema me da la opción de seleccionar a los empleados Para re-liquidar a un trabajador, el campo a Procesar, debe estar en tipo 1 Las ventanas de Movimiento: Consulto el movimiento liquidado Novedades: Me permite saber los envíos de donde provienen las novedades Conceptos: Me indica la prioridad con que fueron liquidados los conceptos Mensajes: Me registra si un empleado no fue liquidado porque no tiene básico asignado CIERRE Ruta : Sistema de Nómina\Módulos de Nómina\Cierre. Permite controlar el proceso de cierre de nómina, que se puede efectuar en forma total o en forma parcial por procesos. CIERRE DE NÓMINA Para realizar un cierre de período, primero se deben de haber revisado las liquidaciones, haber realizado los informes, etc. Ingrese al Módulo de Cierre del Período y complete la siguiente información: Nómina: Seleccione el tipo-clase de Nómina a la cual se le realizará el cierre. Puede seleccionarse de la pantalla Consulta Nóminas llamada con el lookup y marque la nómina que necesite. Período: Seleccione el año-mes y período de Nómina a la cual se le realizará el cierre. Puede seleccionarse de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina llamada con el lookup y marque el calendario de nómina que necesite. Período Contable: Seleccione el año-mes del período contable de Nómina a la cual se le realizará el cierre. Puede seleccionarse de la pantalla Calendario Contable llamada con el lookup y marque el calendario de nómina que necesite. Tipo de Nómina: Marque el tipo de nómina que más se adecue a sus necesidades para la realización del cierre, entre las siguientes: Dependiendo de como se realizo la liquidación de la nomina se realiza el cierre de nomina, entonces si se liquido Normal se debe de cerrar normal (significa que se mueve toda la nomina) Personal en Vacaciones: si se liquido como personal en vacaciones se cerrara como personal en vacaciones(significa que solo tocara el modulo de vacaciones y a los demás módulos no les hace nada) Valores Reportados: Este se realiza si se liquide como valores reportados , por este proceso se cierran las nóminas de anticipo Una vez se ha seleccionado todos los campos, el estado del cierre se encuentra en 0, para poder cerrar deben estar en estado 1, para activar este estado oprimo el botón, procesos, y le doy la opción reversar y salir, el sistema me actualiza el estado. Oprima el botón para que el sistema realice los cálculos pertinentes del cierre. Cuando el sistema termina de cerrar la Nómina, oprima el botón que aparece la siguiente pantalla: ¡ NOTA IMPORTANTE ! El sistema muestra el avance del proceso de Cierre de Nómina, en la barra inferior de esta pantalla. Dejar que éste termine al aparecer el mensaje de Cierre Satisfactorio y así salir de este menú. ¿CÓMO ABRIR TEMPORALMENTE UN PERÍODO QUE ESTÁ CERRADO? Este proceso sólo sirve para ver, consultar o chequear datos de un Período que ya se encuentra Cerrado. Ingrese al Módulo de Procesos Auxiliares y elija la opción Cambiar Estados de Períodos. En la pantalla Cambiar Estados de Calendarios de Proceso, señale o marque en el fólder de CALENDARIOS DE PROCESO calendario que desea abrir temporalmente luego oprima el botón ABRIR , quedando la columna estado en blanco. Después de haber realizado las operaciones que necesite con el proceso abierto, realice el mismo proceso que cuando se cambio el estado. Oprima el botón CERRAR y en la columna estado debe aparecer 1. NOTA: Después de abrir un período temporalmente, NO debe cerrar el período por el Módulo de Cierre del Período, ya que éste genera cálculos. MÓDULO DE SEGURIDAD SOCIAL Para poder correr la Autoliquidación debemos tener parametrizado el módulo de Seguridad Social. Se debe ingresar por Módulos de nómina/ Seguridad Social/ Configuración de novedades En cada riesgo, se deben cargar los tipos de Ausencias, las incapacidades, en la tabla Permiso remunerado se debe registrar las (Vacaciones), Este tipo de novedades se reconocen al 100% y se debe habilitar el Calcula Días. En la tabla variación transitoria llamamos a una agrupación la (HEXT), donde deben ir registrados los conceptos que generan variación transitoria de salario Ej. Horas extras, Comisiones etc. NOTA : En esta agrupación no se debe registrar el salario, porque el sistema lee este dato del Maestro de Empleados. Para descontar Incapacidades debo haber corrido la Autoliquidación, de manera que el sistema en la ventana de Pagos deducciones, me habilite los campos de deducciones, y me habilite la opción para seleccionar la Entidad. Para generar la Seguridad Social Para el caso de las empresas que requieran generar Novedades de Autoliquidación sin Cerrar Nominas se debe tener la siguiente Variable de Usuario Tns:OtroTipGenNvs con Dato S 1. Transacciones 2. Se deben generar las novedades a nomina 3. Escoger el periodo de Autoliquidación (Es el periodo de la nómina que estamos liquidando si vamos a generar Agosto el sistema lee de la nómina de Agosto. 4. Tipo de Proceso (Liquidación) la reliquidación se usa si queremos re-liquidar una sola persona. 5. Oprimimos el botón Proceso 6. Una vez se generen las novedades a nómina, se ingresa por la opción 7 Autoliquidación 8. Debo escoger el periodo a Auto liquidar 9. Oprimo la opción Autoliquidación 10. Genero por empresa Sucursal Servicio 11 . Aceptar 12. Oprimo la opción invertir marcas (de manera que todas las entidades se encuentres en proceso ("1") 13. Procesar marcados 14. Genero la autoliquidación 15. Para Imprimir las planillas de Autoliquidación oprimo el botón Generación de Medios Magnéticos 16. Oprimo la opción invertir marcas entidad por entidad (de manera que la entidad se encuentres en proceso ("1") 18. El sistema nos muestra el siguiente aviso este debe ser ignorado 19. Debo habilitar la opción Es Landscape 20. Informe Detallado 21. Generar 22. Al oprimir aceptar el sistema me pide la indicación del destino del informe (Impresora) Al habilitar esta opción el sistema en este momento no lo envía a imprimir me muestra el informe por pantalla 23. Envío la Impresión PUNTOS PARA TENER EN CUENTA ANTES DE LA GENERACIÓN DE AUTOLIQUIDACION 1. Si en la autoliquidación debo reportar un ingreso, debo tener en cuenta que en el momento de registrar el empleado, en DATOS COMPLEMENTARIOS, debo escoger el periodo de la autoliquidación donde se me va a reflejar el ingreso - y escojo la opción Matricular (Nota si le doy la opción insertar el sistema no me va a reflejar el ingreso) 2. Para realizar el traslado de un trabajador de entidad de Salud o Pensión, debo Ingresar al Registro de Empleados - Datos Complementarios - Seguridad Social - escoger el Periodo a partir del cual se hace efectivo el traslado a la otra administradora, Oprimo el botón Traslado diligencio la fecha de novedad - La entidad a la cual se traslada y aceptar. 3. Si en una presa hay un empleado que hace un aporte adicional a pensión Obligatoria, y se requiere que este valor se refleje ne la Autoliquidación se debe: En el registro de empleados, Seguridad Social, En el registro de Pensiones se debe cargar el campo de aportes del empleado si se requiere que este valor se refleje en la pre-nómina, se debe crear un concepto que tenga la política LQ012, si es un valor fijo se maneja por asociación. 4. Si se requiere que la nomina en la Autoliquidación me sume las comisiones al 70%, debo: En variable generales, en el campo salario integral Dividido, debe estar habilitada la opción N (No) y en variables de usuario la variable tns:Sinfact_Pres Dato N, ademas el factor prestacional debe ser al 30% en el registro de empleados y en la historia salarial. Nota: El sistema Automáticamente inserta la nueva entidad a la cual se a efectuado el traslado, sin embargo cuando se generan las novedades de seguridad social el sistema registra la novedad de Traslado a otra Administradora en la Entidad en la que se encontraba el trabajador. Las novedades de traslado se deben grabar al finalizar el la nómina del segundo periodo en las nóminas quincenales, y al finalizar las nóminas en las que son mensuales. 5. Antes de Auto liquidar debo haber generado las novedades de Autoliquidación 6. Para generar el medio magnético del seguro social se debe verificar que la variable de usuario Ssisa:NitCeros Dato S, en el momento de generar el medio de habilita la opción detallado en el campo numero patronal se diligencia el Nit sin el digito de verificación. POSIBLES DIFERENCIAS Y SOLUCIONES 7. Si al correr la Autoliquidación de ARP la cotización no coincide debemos revisar: * El % de riesgo que se encuentra matriculado el (Seguridad Social - transacciones - Registro - Centros de Trabajo este correcto el % se debe multiplicar por 10 * Revisar en el registro de empleados - Datos Complementarios - Seguridad Social - En el registro de ARP - Cambiar y donde esta el campo centro de trabajo verificar que el trabajador este signado al riesgo que le corresponde. 8. Si a los empleados con Salario Integral el Sistema les toma el Salario Básico y el Ingreso Base de Cotización al 100%, se debe verificar en el Registro de Empleados - Datos Complementarios - En el registro de cada entidad - Cambiar - Salario Integral SI 9. Si al correr la Autoliquidación me reporta personal retirado que no corresponden al periodo que estoy corriendo, se debe verificar en el Registro de Empleados - Datos 10. Complementarios - En el registro de cada entidad - Cambiar - En el campo Estado - registrar una R (Retirado) 11. Si el sistema toma las comisiones de Salarios Integrales al 100% En variable generales, en el campo salario integral Dividido, debe estar habilitada la opción N (No) y en variables de usuario la variable tns:Sinfact_Pres Dato N, además el factor prestacional debe ser al 30% en el registro de empleados y en la historia salarial. 12. Si el sistema no toma conceptos en la generación de Seguridad Social, se debe revisar en SEGURIDAD SOCIAL PENSIONADOS FSP Si la empresa tiene personal pensionado que deba hacer aportes al Fosyga, se debe verificar en: Seguridad Social - Registro - Registro Entidades Administradoras (que este creada la entidad FOSYGA o Consorcio prosperar, si no esta creada, en esta misma ruta oprimimos el botón insertar diligenciamos los campos y en el campo Formato DLL se registra SSFSG Esta es una entidad especial, porque los pensionados únicamente aportan al FSP, es por esto que el Formato DLL es diferente a las demás entidades SSFSG. PUNTOS PARA TENER EN CUENTA EN TODOS LOS PROCESOS DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Configuración del sistema En todos los campos que se deben matricular valores, si no están diligenciados o el valor no corresponde se ocasionan errores de: * El sistema puede pagar Subsidio de transporte a todo el mundo: Porque no esta diligenciado el campo del tope de los 2 SMLV * Calcular mal la seguridad social: Porque no controla el tope de los 25 SMLV En todos los campos que se deben matricular conceptos o agrupaciones , si no están diligenciados se ocasionan errores de: * Si no se carga la agrupación de Conceptos que restan al básico, por ej no esta incluido el concepto de incapacidad, el sistema paga el salario al 100% a pesar de que la persona esta en incapacidad. Salario Si el sistema no lo liquida o lo liquida mal este concepto se debe revisar : Si no sale Si el concepto tiene asignada la Política Lqoo1 Si el concepto tiene registrada una variable de restricción Npag o Origen para el empleado. Si sale proporcional - Revisar en Histórico de vacaciones si el empleado tiene activado el Estado A vacaciones o en Regreso. - Verificar si tiene incapacidades registradas y este concepto esta incluido en la agrupación de conceptos que restan al básico. - Los conceptos de Ausencia también se deber registrar en laagrupacio9n de conceptos que retan al básico. Subsidio de Transporte Si el sistema no lo liquida o lo liquida mal este concepto se debe revisar : Si no sale Si el concepto tiene la política Lq26A Si el concepto tiene registrada una variable de restricción Npag o Origen para el empleado. Porque el empleado gana mas de 2 SMLV Porque el empleado tiene relación laborar SI Si sale proporcional Revisar en Historioco de vacaciones si el empleado tiene activado el Estado A vacaciones o en Regreso Revisar ausencias Porque tiene gastos de movilización y esta parametrizado para inhibir el pago Préstamos, Incapacidades, Ausencias, Auxilios Verificar si el envío se generó a nómina Seguridad Social En la agrupación de base no están registrados todos los conceptos Si el trabajador se encuentra en vacaciones, para que la seguridad social se liquide bien, debo cargar el AMA. Retención En la agrupación de base y exentos faltan conceptos Porque tiene un condicionador de periodo Por el porcentaje esta mal registrado en el registro de empleados Pre-nómina Pago del Salario: Si el trabajador es medio tiempo y el sistema le esta pagando mal el salario Revisar en el Registro de Empleados- Cambiar -Datos de la nómina - JORDANA En los salarios flexibles se deben cargar correctamente los campos de flexible y % de desalarización de lo contrario, se generan errores en el pago de los beneficios calculados. LIQUIDACIÓN DEL PERÍODO Se debe hacer el registro de nómina, cuando se hace global el sistema en las nóminas mensuales me llama el periodo pero en las quincenales lo mas conveniente es no utilizar esta opción, pues el sistema me trae los dos períodos. El proceso de Liquidación me liquida a todo el personal y la opción de reliquidación me permite seleccionar y liquidar a uno o varios empleados. El tipo de proceso en normal. Nómina: Es el código del tipo y de la clase de nómina a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Nóminas. Período: Es el año, mes y período a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina. Proceso de: Se selecciona si es una liquidación en forma global para todos los empleados de la empresa . Si se selecciona reliquidación se hace para un solo empleado. Tipo de proceso : Normal (significa que se mueve toda la nomina). Personal en Vacaciones si se liquido como personal en vacaciones se cerrara como personal en vacaciones(significa que solo tocara el modulo de vacaciones y a los demás módulos no les hace nada). Valores Reportados esta opción se utiliza en las nóminas de anticipo o cuando quiero realizar una liquidación por valor que no tiene en cuenta las políticas periódicas, no liquida seguridad social, salario básico). LIQUIDACIÓN DEFINITIVA El tipo de pago es nómina o acumulados. Si es por nómina, esto le indica al módulo que se liquidará los conceptos y al amortizar la liquidación se cambia el estado de ' ' a '1' para permitir enviar estas novedades de la nómina. Si es por Acumulados, se le esta indicando al módulo que esta liquidación definitiva se va directamente a los acumulados por medio del proceso definido en política de Acumulación (DACA o el definido en la instalación), en este proceso se crean las múltiples retiros de empleados y se afecta la Seguridad Social es decir se borra la matricula en la seguridad social, no se pueden enviar novedades a nómina y no se puede realizar una liquidación de nómina con liquidación definitiva. Formato de cheque CHD01 o el que se indique en la instalación, para imprimir cheques. Banco, cuenta, sucursal de donde se le paga la liquidación. 8. PROCESO DE ELABORACIÓN DE CERTIFICACIONES: 1. CÓMO CREAR UN DOCUMENTO CON INTERFACE WORD OFFICE EN MIDASOFT: a. Cree en Word el Documento Modelo o patrón de correspondencia a utilizar en su Empresa(s) en el cual el Sistema hará el reemplazo de los campos según se requiera, y guárdelo para que éste sea impreso. (Cartas, Certificaciones Laborales, Médicas, Bancarias, etc.) b. Ingrese al programa MIDASOFT y en el menú principal, elija la siguiente ruta: Administración \ Políticas \ Transacciones \ Definición de Políticas c. En ella Oprima el botón y aparecerá la ventana Registro de políticas; para ingresar una nueva política de documento diligencie allí la información requerida para llenar los siguientes campos: - Política: Nombre de la nueva política a insertar en el sistema. El sistema permite máximo 5 caracteres y debe ser de tipo nemotécnico. - Descripción: Nombre de la política a ingresar. - Modelo de Usuario: Sólo llene este campo si se considera necesario porque no es indispensable. De hacerlo Anote el nombre del modelo que contiene la estructura del documento. (Éste se encuentra en el archivo .mdl) - 32 bits: Marque en caso de ser afirmativo (no es requerimiento necesario) - Tipo: Seleccione entre las opciones la correspondiente a DOCUMENTO. - Programa Ejecutable: Anote el nombre del programa que realizará el documento. - Ubicación del Documento: Copie la ruta o path en donde está el documento modelo y marque Interfase Word. - Interfase Word: Marque en caso de que el documento a generar requiera dicha opción. - Archivo primario: Escriba el código o nombre del archivo que contiene la información requerida, puede seleccionarse de la pantalla Consultar Archivos (llame con el botón de Lookup la ventana y en ésta busque el archivo, digite por ejemplo EMP en archivo y pulse la tecla TAB: el sistema le mostrará el archivo.) Haga clic en SELECCIONAR, y señale allí el que necesita. - Tipo de Documento: Seleccione el requerido, entre LISTA ó INDIVIDUAL. - Documento Modelo: Registre el código o nombre del documento a utilizar. - Archivo de Datos: Apunte el código o nombre del documento a utilizar. - Haga clic en ACEPTAR para guardar la nueva política de documento. d. Para que el documento contenga los datos que son necesarios al ser impreso: - En la parte superior de esta pantalla aparecen los nombres de los Documentos. - Ubíquese sobre el la política de documento al cual se le ingresarán los campos. - En la parte inferior de la ventana (campos de documento) haga clic en INSERTAR entonces aparecerá la ventana Registros de Campos, llene las siguientes casillas: - Consecutivo: El sistema trae por defecto el número del consecutivo o el orden de jerarquía en el documento. Pero usted lo puede determinar a su acomodo. - Nombre del Campo: Nombre o abreviatura con la cual se identificará el campo (conforme lo llame en Word). - Descripción: Detallar el nombre del campo relacionado, para mejor comprensión. - Relación: Seleccionar la que más se acomode a sus necesidades, entre: Archivo, Constante o Función. Nota: No sea estricto (1,2,3,4...) en su numeración; deje intervalos así: 1,5,10,15 etc. ya que más adelante puede necesitar incluir algún campo nuevo. - Función (al final del documento se incluye un listado con las funciones más utilizadas): Escriba el nombre o código de la misma, o selecciónela presionado el botón de los tres campos ubicado al lado de la casilla función. - Haga clic en ACEPTAR Nota: Si es ARCHIVO, anote además el código del archivo que la llame o selecciónela de la pantalla Consultar Archivos por Campos y señale allí el archivo y el campo a relacionar. e. Cuando haya ingresado todos los campos requeridos en el documento, haga clic en la opción COMBINACIÓN. El sistema le mostrará el Documento Modelo en Word, y en la parte superior una tabla con dos columnas (campos Relacionados y Campos de Combinación) con todos los campos a insertar. De la forma que se ve en esta imagen: - Señale y arrastre con el cursor cada uno de los campos creados que aparezcan en la columna "campos de Combinación" y colóquelos en la ubicación en que usted quiera que aparezcan en el documento. Luego borre la tabla. Y la información que usted no quiera que aparezca al imprimirlo. - Guarde el documento. 2. COMO IMPRIMIR DESDE MIDASOFT UN CERTIFICADO BASÁNDOSE EN UNA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA CON INTERFASE WORD: Ingrese por Sistema de Nómina \ Configuración \ Registro de Empleados Le aparecerá la tabla Empleados, en esta señale a la persona a la cual se le hará la certificación y haga clic en Datos Complementarios Le aparecerá la tabla Datos Complementarios para Empleado, elija la opción Impresión de Certificados. Le aparecerá la ventana Certificaciones y Contratos de Trabajo. Haga clic en Certificaciones. Ésta le mostrará la ventana Certificaciones, en donde aparecen todas las Políticas de Documento para hacer Interfase Word. Busque la política creada anteriormente y haga clic sobre ella para que en la columna procesar le cambie de 0 a 1, de lo contrario no lo procesa. Haga clic en la opción Procesar Marcados. El Sistema le mostrará el Documento Modelo con todos los campos requeridos como el nombre del empleado indicado, cédula, etc. Imprima el Documento Fin del procedimiento. Nota: El Sistema no ajusta la fecha en el Documento, hágalo manualmente en Word para predeterminar la plantilla, actualizando la fecha: - Ingrese por la opción Insertar - Elija Fecha y Hora - Seleccione el modelo deseado - Señale Actualizar automáticamente - Haga clic en predeterminar - Haga clic en SI y ACEPTAR ASPECTO CLAVE: Para que los documentos puedan imprimirse, revise lo siguiente: En el menú principal en la siguiente Ruta: Configuración/ Parámetros del Sistema/ Variables Generales de Nómina. En la pantalla Registro de Parámetros del Sistema, existe la casilla EDITOR DE TEXTO. Verifique que se encuentre en la ruta o path correctos indicando el ejecutable del ejecutable editor. Ejemplo: WINWORD.EXE 3. EJEMPLOS DE LAS FUNCIONES MÁS UTILIZADAS ORGANIZADAS POR TABLA: Con el EMP - Datos del Empleado BuscarDsc(Docto_Ident, ,EMP): Para el DOCUMENTO DE IDENTIDAD DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Tipo_Sal,Valor,EMP): Para el TIPO DE SALARIO BuscarDsc(F_antiguedad,Letras,EMP): Para FECHA DE INGRESO BuscarDsc(Nombre Apellido, ,EMP): Para el NOMBRE + APELLIDO del empleado. BuscarDsc(ApellidoNombre, ,EPM): Para el APELLIDO + NOMBRE del empleado. BuscarDsc(LetrasSexo,LetrasSexo,EPM): Trae la letra del señor, señora dependiendo del sexo del empleado. "Si es masculino", 'A' si es femenino. BuscarDsc(Artd_Trato,,EMP): Para acompañante del trato del empleado así 'la' si es femenino y 'el' si es masculino . BuscarDsc(Arti_Trato,,EMP): acompañante final del trato del empleado así 'a' si es femenino y 'o' si es masculino. BuscarDsc(Ccosto,Numero,EMP): Para el CENTRO DE COSTO DEL EMPL. BuscarDsc(Oficio, ,EMP): Para el OFICIO QUE DESEMPEÑA EL EMPL. BuscarDsc(Área, ,EMP): Para el ÁREA DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Tipo_Nom, ,EMP): Para el TIPO DE NÓMINA. BuscarDsc(Clase_Nom, ,EMP): Para el CLASE DE NÓMINA. BuscarDsc(Turno, ,EMP): Para el TURNO DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Rel_Laboral, ,EMP): Para la REALCIÓN LABORAL DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Rel_Sindical, ,EMP): Para el RELACIÓN SINDICAL DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Procedimiento, ,EMP): Para PROCEDIMIENTO DE CÁLCULO DE RETEFUENTE. BuscarDsc(Porc_Rfte, ,EMP): Para el PORCENTAJE DE RETEFUENTE. BuscarDsc(Forma_Pago, ,EMP): Para FORMA DE PAGO DE LA NÓMINA. BuscarDsc(Banco, ,EMP): Para el BANCO. BuscarDsc(Sucursal, ,EMP): Para la SUCURSAL DEL BANCO BuscarDsc(Cta_Bco, ,EMP): Para la CUENTA DEL BANCO DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Tipo_Cta, ,EMP): Para el TIPO DE CUENTA DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Prop_Cta, ,EMP): Para el PROPIETARIO DE LA CUENTA. BuscarDsc(Banco_G, ,EMP): Para el BANCO DE LA EMPRESA. BuscarDsc(Sucursal_G, ,EMP): Para la SUCURSAL DEL BANCO DE LA EMPRESA. BuscarDsc(Cta_Bco_G, ,EMP): Para la CUENTA DE LA EMPRESA. BuscarDsc(Dpto, ,EMP): Para el DEPARTAMENTO DONDE LABORA EL EMPL. BuscarDsc(F_Nace, ,EMP): Para FECHA DE NAMIENTO DEL EMPLEADO. BuscarDsc(P_Pago, ,EMP): Para el PERÍODO DE PAGO. BuscarDsc(Nro_Hijos, ,EMP): Para el NÚMERO DE HIJOS DEL EMPLEADO. BuscarDsc(F_Retiro, ,EMP): Para la FECHA DE RETIRO DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Est_Civil, ,EMP): Para el ESTADO CIVIL DEL EMPLEADO. BuscarDsc(F_Ult_Sal,Letras,EMP): Para FECHA DE ULIMO PAGO. BuscarDsc(Ind_P_Liq, ,EMP): Para el PERÍODO DE LIQUIDACIÓN. BuscarDsc(Ind_Retroact, ,EMP): Para el RETROACTIVO DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Ces_SiGrav, ,EMP): Para las CESANTÍAS GRAVADAS DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Ces_NoGravadas, ,EMP): Para las CESANTÍAS NO GRAVADAS DEL EMPLEADO. BuscarDsc(F_Jubilado, Letras,EMP): Para la FECHA DE JUBILACIÓN. BuscarDsc(Tp_Contr, ,EMP): Para el TIPO DE CONTRATO DEL EMPLEADO. BuscarDsc(F_Vcmt_Contr, Letras,EMP): Para la FECHA VENCIMIENTO DEL CONTRATO. BuscarDsc(Grup_RH, ,EMP): Para el GRUPO SANGUINEO DEL EMPLEADO. BuscarDsc(F_Ult_Retiro,Letras,EMP): Para la FECHA DEL ÚLTIMO RETIRO. BuscarDsc(F_Vac,Letras,EMP): Para la FECHA DE VACACIONES. BuscarDsc(Fact_Prest, ,EMP): Para el FACTOR PRESTACIONAL SALARIO INTEGRAL. BuscarDsc(Jornada, ,EMP): Para la JORNADA DE TRABAJO. BuscarDsc(N_Hrs_P, ,EMP): Para el NÚMERO DE HORAS. BuscarDsc(Clase_Vac, ,EMP): Para la CLASE DE VACACIONES. BuscarDsc(Tercero, ,EMP): Para el TERCERO DE LA CUENTA DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Dias_Prueba, ,EMP): Para el NÚMERO DE DÍAS DE PRUEBA. BuscarDsc(Fch_L50,Letras,EMP): Para la FECHA DE LA LEY 50. BuscarDsc(Cdg_Ccf, ,EMP): Para el CÓDIGO CAJA DE COMPENSACIÓN. BuscarDsc(Est_Sbf, ,EMP): Para el ESTADO DEL SUBSIDIO. BuscarDsc(Sld_Ccf, ,EMP): Para el SALDO CAJA DE COMPENSACIÓN. BuscarDsc(Teléfono,Numéro,EMP): Para el NÚMERO TELEFÓNICO DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Extension,Numéro,EMP): Para el NÚMERO DE LA EXTENSIÓN DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Libreta, ,EMP): Para el NÚMERO DE LA LIBRETA DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Distrito, ,EMP): Para el NÚMERO DEL DISTRITO. BuscarDsc(Clase, ,EMP): Para la CLASE DE LIBRETA DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Carnet_Empr,Numéro,EMP): Para el NÚMERO DEL CARNET DE LA EMPRESA. BuscarDsc(Ubicacion, ,EMP): Para la UBICACIÓN GEOGRÁFICA DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Edad, ,EMP): Para la EDAD DEL EMPLEADO. BuscarDsc(DiasCtr,Numéro,EMP): Para el NÚMERO DE DÍAS DEL CONTRATO. BuscarDsc(DiasPrueba,Numéro,EMP): Para el NÚMERO DE DÍAS DE PRUEBA. BuscarDsc(IdentZero, ,EMP): Para llenar la izquierda de CEROS DEL DCTO.DE IDENTIDAD. BuscarDsc(Var_Tra_01, ,EMP): Para la VARIABLE 01 DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Var_Tra_02, ,EMP): Para la VARIABLE 02 DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Var_Tra_03, ,EMP): Para la VARIABLE 03 DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Var_Tra_04, ,EMP): Para la VARIABLE 04 DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Var_Tra_05, ,EMP): Para la VARIABLE 05 DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Var_Tra_06, ,EMP): Para la VARIABLE 06 DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Var_Tra_07, ,EMP): Para la VARIABLE 07 DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Var_Tra_08, ,EMP): Para la VARIABLE 08 DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Var_Tra_09, ,EMP): Para la VARIABLE 09 DEL EMPLEADO. BuscarDsc(Var_Tra_10, ,EMP): Para la VARIABLE 10 DEL EMPLEADO. Con el CES - Cesantías BuscarDsc(Empleado, Codigo, CES): Para CÓDIGO DEL EMPLEADO BuscarDsc(FchExp, Letras, CES): Para FECHA DE EXPEDICIÓN BuscarDsc(F_Liq, Letras, CES): FECHA CORTE DE CESANTIAS BuscarDsc(FchUltint, Letras, CES): FECHA DE ULTIMO PAGO DE INTERES BuscarDsc(AñoLiq, Número, CES): AÑO DE CONSOLIDACIÓN BuscarDsc(Dias_Ause, Numero, CES): DÍAS NO LABORADOS BuscarDsc(TotalCes, Numero, CES): TOTAL CESANTÍAS BuscarDsc(Anterior, Numero, CES): ANTICIPOS ANTERIORES BuscarDsc(F_Solicitud, Letras, CES): FECHA SOLICITUD BuscarDsc(Ces_Con, Numero, CES): CESANTÍAS CONSOLIDADAS BuscarDsc(Ces_Con_Cau, Numero, CES): CESANTÍAS CONSOLIDADAS Y CUSADAS BuscarDsc(Int_Con, Numero, CES): INTERESES A CESANTÍAS CONSOLIDADAS BuscarDsc(Ces_Pag, Numero, CES): CESANTÍAS PAGADAS BuscarDsc(Int_Pag, Numero, CES): INTERESES PAGADOS BuscarDsc(CesPagAct, Numero, CES): CESANTÍAS PAGADAS BuscarDsc(Ces_Par_Pag, Numero, CES): CESANTÍAS PARCIALES PAGADAS BuscarDsc(Sal_Pro_Ces, Numero, CES): SALARIO PROMEDIO PARA CESANTÍAS BuscarDsc(Sal_Bas_Mes, Numero, CES): SALARIO BÁSICO MENSUAL BuscarDsc(Causa, , CES): CAUSAS PARA PAGO DE CESANTÍAS BuscarDsc(Tiempo, , CES): TIEMPO DE CAUSACIÓN CESANTÍAS BuscarDsc(Resolucion, Letras, CES): RESOLUCION PARA PAGO DE CESANTÍAS BuscarDsc(FchExp, Letras, CES): FECHA DE EXPEDICIÓN BuscarDsc(FchUltInt, Numero, CES): FECHA DE ÚLTIMOS INTERESES BuscarDsc(F_UltInt, Numero, CES): ÚLTIMOS INTERESES PAGADOS BuscarDsc(Sal_Pro_CesDia, , CES): SALARIO PROMEDIO DE CESANTÍAS DÍA BuscarDsc(Sal_Pro_CesMes, ,CES): SALARIO PROMEDIO DE CESANTÍAS MES Con el EMV - Variables del Empleado Todas las funciones del EMV, permiten traer datos de las variables definidas para cada empleado. BuscarDsc(Adicion1D, Dato, EMV): Para ADICIONES DE DESCRIPCION BuscarDsc(ADICION1F, DATO, EMV): ADICIONES DE FECHA BuscarDsc(ADICION1P, DATO, EMV): ADICIONES DE PORCENTAJE BuscarDsc(EMP: NRO_CONTRATO, DATO, EMV): NUMERO DEL CONTRATO BuscarDsc(OBRA, DATO, EMV): PORC. OBRA ó PORC. OBRA CONTRATADA BuscarDsc(DESCRIPCION_OBRA, DATO, EMV): DESCRIP. OBRA CONTRATADA BuscarDsc(DESCRIPCION_OBRA2, DATO, EMV): DESCRIP.OBRA LINEA2 BuscarDsc(PRUEBA, DATO, EMV): Para DÍAS DE PRUEBA TOMADA DEL EMV Con el CIU - Ciudades BuscarDsc(Expendio_En, descripción, CIU): Para CIUDAD EXPEDICION Cédula. BuscarDsc(Expedido_en, DepDescrición, CIU): DESCRIP.DEPTO. EXPEDICIÓN Cédula BuscarDsc(Expedido_en, Depcodigo, CIU): CÓDIGO DEPTO. EXPED.Cédula BuscarDsc(Ciudad, Descripción, CIU): CIUDAD RESIDENCIA Con el HSL - Historia Salarial BuscarDsc(SlrMes, Valor, HSL): Para SALARIO DEL MES EN VALORES BuscarDsc(SlrMes, Letras, HSL): SALARIO MENSUAL EN LETRAS BuscarDsc(SlrDía, Valor, HSL): SALARIO DÍA EN VALOR BuscarDsc(SlrDía, Letras, HSL): SALARIO DÍA EN LETRAS BuscarDsc(Integral, Valor, HSL): DEVENGADO SALARIO INTEGRAL VALOR BuscarDsc(Prestacion, Valor, HSL): PARTE PRESTACIONAL DEL SALARIO BuscarDsc(Integral, Letras, HSL): DEVENGADO INTEGRAL EN LETRAS BuscarDsc(Prestacion, Letras, HSL): SALARIO PRESTACIONAL EN LETRAS BuscarDsc(SlrHor, Letras, HSL): SALARIO HORA EN LETRAS BuscarDsc(SlrHor, VALOR, HSL): SALARIO HORA EN VALOR BuscarDsc(SlrMes, Numero, HSL): SALARIO BÁSICO MENSUAL BuscarDsc(F_Aumento, Letras, HSL): FECHA DEL AUMENTO Con el VAC - Vacaciones Para lo siguientes siempre deben usar funciones: BuscarDsc(DÍAVAC, 1, VAC). BuscarDsc(DÍAVAC, 2, VAC): Para FECHAS SÁLIDA -Y REGRESO de 1..10 períodos de vacac. BuscarDsc(DÍADIN, 1, VAC). BuscarDsc(DÍADIN, 2, VAC): Para FECHAS SÁLIDA Y REGRESO de 1..10 períodos de vacac. BuscarDsc(F_SAL_R, salida, VAC): FECHA SALIDA VACAC., en letras BuscarDsc(F_SAL_R, letras, VAC): FECHA SÁLIDA REAL VACAC., en letras con puntos BuscarDsc(F_SAL_R, , VAC): FECHA SÁLIDA REAL VACAC., Nros. Slash(/) BuscarDsc(F_Reg_R, regreso, VAC): FECHA REGRESO VACAC., en letras BuscarDsc(F_Reg_R, letras, VAC): FECHA REGRESO VACAC., en letras con puntos BuscarDsc(F_Reg_R, , VAC): REGRESO VACAC., Nros. Slash(/) BuscarDsc(Final, Final, VAC): FECHA FINALIZACIÓN VACAC., en letras BuscarDsc(Final, Letras, VAC): FECHA FINALIZACIÓN VACAC., en letras con puntos BuscarDsc (Final, , VAC): FECHA FINALIZACIÓN VACAC., Nros. BuscarDsc(DÍAVAC, Total, VAC): VACACIONES TOTALES, en días BuscarDsc(DÍAVAC, , VAC): VACACIONES TOTALES, en letras BuscarDsc(DÍADint, Letras, VAC): TOTALES DINERO, en letras BuscarDsc(DÍADint, , VAC): TOTALES EN DINERO., valor BuscarDsc(DÍASUSCT, Numero, VAC): AUSENTISMO x VACAC. ó DÍAS SUSPENSIÓN, valor BuscarDsc(DÍASUSCT, Letras, VAC): AUSENTISMO x VACAC., en letras BuscarDsc(F_SAL_P, , VAC): FECHA DE SALIDA PROGRAMADA, formato dd/mm/aa BuscarDsc(F_SAL_P, Letras, VAC): FECHA DE SALIDA PROGRAMADA, en letras BuscarDsc(F_SAL_P, Salida, VAC): FECHA SALIDA PROGRAMADA, letras con puntos BuscarDsc(F_REG_P, , VAC): FECHA REGRESO PROGRAMADA, formato dd/mm/aa BuscarDsc(F_REG_P, Letras, VAC): FECHA REGRESO PROGRAMADA, en letras BuscarDsc(F_REG_P, Regreso, VAC): FECHA REGRESO PROGRAM., letras con puntos BuscarDsc(ANO, , VAC): AÑO DE CAUSACIÓN, en números. Ej.: 2000 BuscarDsc(ANO, Letras, VAC): AÑO DE CAUSACIÓN, en letras Con el ESE - Seguridad Social BuscarDSC (Disckey, Empresa, ESE): Permite Buscar en el archivo de matricula de seguridad social, diferentes campos En DscKey se debe indicar el código del servicio por ejemplo: PE Pensión, SF Salud, RP Rangos ó los que usted tenga definidos. BuscarDSC(Servicio, Empresa, ESE): Trae la descripción de la Administradora del Servicio. BuscarDSC(Servicio, Sucursal, ESE): Trae el nombre de la sucursal de seguridad social BuscarDSC(Servicio, SucursalDSC, ESE): Trae la descripción de la sucursal. BuscarDSC(Servicio, DatoSucursal, ESE): Trae el código de la sucursal BuscarDSC(Servicio, DatoEmpresa, ESE): Trae el código de la administradora Puede tener además una regla Ej.: ESE:Emp-ss = Código de Administración de Riesgos. Con el WAD - Datos Permite traer datos de las Tablas Genéricas creadas por el usuario de: Ubicación de Empleados, Grupo de Empleados y Subgrupo de Empleados. Ej.: BuscarDsc(UBG,Ubicación,WAD): Para DESCRIP. UBICACIÓN del empleado. BuscarDsc(Grupo,Grupo,WAD): Para DESCRIP. GRUPO del empleado. BuscarDsc(SubGrupo,SubGrupo,WAD): Para DESCRIP. SUBGRUPO del empleado. Para cada una de estas funciones se debe recordar que: Para Ubicación se debe haber creado: a.La variable TGE:Ubg, donde le indica el nombre de la tabla b.La variable TGE:Ubg, descripción donde se debe haber creado el nombre de la variable que contiene la descripción. Para Grupo: a.La variable TGE:GrupoEmp, nombre de la tabla b.La variable TGE:GrupoEmpDesc Para Subgrupo: a.La variable TGE:SubgrupoEmp b.La variable TGE:SubgrupoEmpDesc Con el APE - Ausencias y/o Permisos BuscarDSC(empleado,codigo,APE); Código del empleado que tiene la ausencia BuscarDSC(n_ausencia,numero,ape); Número de la ausencia BuscarDSC(ausencia,letra,ape); Código de la Ausencia BuscarDSC(ausdescripcion,,ape); Descripción de la ausencia BuscarDSC(f_ini,aaaa.mm.dd,ape); Fecha inicial de la ausencia con el formato aaaa.mm.dd BuscarDSC(horas, ,ape); Horas de la Ausencia BuscarDSC(Dias,,APE); Dias de la Ausencia BuscarDSC(F_terminacion,letra,APE); Fecha de terminación de la ausencia BuscarDSC(Form_pagoAus, APE);Forma de pago de la Ausencia BuscarDSC(Acum_pag, ,APE); Acumulado pagado de la ausencia BuscarDSC(Resta_bas, ,APE); Si la ausencia resta al básico Con el FEM - Fondo Cesantías por Empleado BuscarDsc(Fondo, Código, FEM): Para el CÓDIGO DEL FONDO DE CESANTIAS BuscarDsc(Descripción, Descripción, FEM): Para FONDO DE CESANTIAS Con el OGR - Agrupación de Empleados BuscarDsc(PENS, Descripción, ORG): Para FONDO DE PENSIONES Con el OFI - Oficios BuscarDsc(Oficio, , OFI): Para el CÓDIGO DEL OFICIO DEL EMPLEADO BuscarDsc(Descripción, , OFI): Para CARGO DEL EMPLEADO BuscarDsc(Nro_Plazas, Numéro, OFI): Para el NÚMERO DE PLAZAS DEL OFICIO BuscarDsc(Ocupadas, Numéro, OFI): Para el NÚMERO DE PUESTOS OCUPADOS Con el CTB - Clases de Contrato de Trabajo BuscarDsc(Tp_Contr, Letras, CTB): Para el TIPO CONTRATO BuscarDsc(Descripción, , CTB): Para la DESCRIPCIÓN DEL TIPO CONTRATO Con el CCO - Centros de Costo BuscarDsc(Ccosto, , CCO): Para el CÓDIGO DEL CENTRO DE COSTO BuscarDsc(Descripción, , CTB): Para la DESCRIPCIÓN DEL CENTRO DE COSTO Con el BCO - Bancos BuscarDsc(Banco, Numéro, BCO): Para el CÓDIGO DEL BANCO BuscarDsc(Descripción, , BCO): Para la DESCRIPCIÓN DEL BANCO Con el RSI - Relación Sindical BuscarDsc(Rel_Sindical, Letras, RSI): Para el CÓDIGO DE LA RELACIÓN SINDICAL BuscarDsc(Descripción, , RSI): Para la DESCRIPCIÓN DE LA RELACIÓN SINDICAL Con el RFM - Relación Familiar BuscarDsc(DescParentesco, , RFM): Para la Descripción de la Relación Familiar y/o Parentesco del Dependiente con el Empleado. Con el TNM - Tipos de Nómina BuscarDsc(Tipo, , TNM): Para el TIPO DE NÓMINA BuscarDsc(Descripción, , TNM): Para la DESCRIPCIÓN DEL TIPO DE NÓMINA BuscarDsc(Hors_Por_Mes, , TNM): Para el NÚMERO DE HORAS POR MES BuscarDsc(Hrs_Dia, , TNM): Para el NÚMERO DE HORAS POR DÍA BuscarDsc(Dias_P, , TNM): Para el NÚMERO DE HORAS DEL PERÍODO BuscarDsc(Dscto_Min, , TNM): Para el DESCUENTO MÍNIMO Con el DEE - Dependientes del Empleado BuscarDsc(Empleado, , DEE): Para el Empleado BuscarDsc(Apellido, , DEE): Para el Apellido del Dependiente BuscarDsc(Nombre, , DEE): Para el Nombre del Dependiente BuscarDsc(ApellidoNombre, , DEE): Para el Apellido y Nombre del Dependiente BuscarDsc(NombreApellido, , DEE): Para el Nombre y Apellido del Dependiente BuscarDsc(Sexo, , DEE): Para el Sexo del Dependiente BuscarDsc(Docto_ident, , DEE): Para el Docto de identidad del Dependiente BuscarDsc(Clase_docto, , DEE): Para el Clase de docto de identidad del Dependiente BuscarDsc(f_nace, , DEE): Para la fecha de nacimiento del Dependiente BuscarDsc(Grupo_rh, , DEE): Para el Grupo Rh del Dependiente BuscarDsc(Parentesco, , DEE): Para el parentesco del Dependiente con el Empleado. BuscarDsc(grp_fml, , DEE): Para el Grupo Familiar del Dependiente con el Empleado. BuscarDsc(rcb_sbf, , DEE): Para Si ó No recibe el Subsidio Familiar del Dependiente. Con el VSY - Parámetros del Sistema BuscarDsc(Porc_Sal_Int, , TNM): Para el PORCENTAJE DEL SALARIO INTEGRAL FUNCIONES PARA LAS FECHAS: BuscarDsc(aaaammdd, , [Tabla que necesite]): Para la Fecha con formato AAAAMMDD BuscarDsc(aaaa.mm.dd, , [Tabla que necesite]): Para la Fecha con formato AAAA.MM.DD BuscarDsc(aaaa/mm/dd, , [Tabla que necesite]): Para la Fecha con formato AAAA/MM/DD BuscarDsc(aaaa-mm-dd, , [Tabla que necesite]): Para la Fecha con formato AAAA-MM-DD BuscarDsc(Letras, , [Tabla que necesite]): Para la Fecha con formato en Letras FUNCIONES CON PARÁMETROS ADICIONALES Algunas funciones se deben intercalar, para quitarle ambigüedades al sistema, así: Si quiero traerme el nombre y apellido ó cualquier otro campo de los empleados se debe usar la función: BuscarDsc(ApellidoNombre, , VAC, EMP) BuscarDsc(ApellidoNombre, , ESE, EMP) MÁS FUNCIONES: Para llevar la EDAD DEL EMPLEADO: BuscarDsc(Edad, Edad) Para llevar la CIUDAD: BuscarDsc(Ciudad, Descripción) Para FECHA DE CONTRATACIÓN: BuscarDsc(F_Antiguedad, Letras) Para FECHA DEL CONTRATO: FechaSys(la fecha dada por el sistema) Para FECHA DE LA LEY 50 EN NÚMEROS: BuscarDsc(Fch_L50,Valor) Para FECHA DE LA LEY 50 EN LETRAS: BuscarDsc(Fch_L50,Letras) Para FECHA TERMINACIÓN DEL CONTRATO: BuscarDSC(F_vcimi_contr, Letras) Para DÍAS PERÍODO DE PRUEBA: BuscarDsc(DíasPrueba,Valor) Para FECHA DE RETIRO: BuscarDsc(f_retiro, letas) Nota: Los Salarios Promedios son para hacer una función. Todos los campos tipo ARCHIVO, tienen un campo relacionado así: CENTRO DE COSTO: Campo relacionado -> descripcion DESCRIP. CENTRO DE COSTO: Campo relacionado -> ccosto o descripción NOMBRE DEL EMPLEADO: Campo relacionado -> nombre APELLIDO DEL EMPLEADO: Campo relacionado -> apellido CÉDULA DEL EMPLEADO: Campo relacionado -> docto_ident CENTRO DE COSTO DEL EMPLEADO: Campo relacionado -> descripcion OFICIO A DESEMPEÑAR: Campo relacionado -> descripcion PERÍODO DE PAGO: Campo relacionado -> descripcion OBRA: Campo relacionado -> ccosto CÓDIGO DE OFICIO: Campo relacionado -> oficio DESCRIPCIÓN ESTADO SINDICAL: Campo relacionado -> descripcion RELACIÓN SINDICAL: Campo relacionado -> rel_sindical DESCRIPCIÓN DEL CONTRATO: Campo relacionado -> descripcion TIPO DE CONTRATO: Campo relacionado -> tp_contr SALARIO BASE DE LIQUIDACIÓN: Campo relacionado -> sal_pro_ces SALDO DE CESANTÍAS A LA FECHA: Campo relacionado -> ces_con VALOR CESANTÍAS CONSOLIDADAS: Campo relacionado -> ces_con CESANTÍAS PAGADAS: Campo relacionado -> ces_pag MOTIVO DE ANTICIPO: Campo relacionado -> causa RESOLUCIÓN DE MINTRABAJO: Campo relacionado -> resolución VALOR INTERÉS A PAGAR O PAGADO: Campo relacionado -> int_pag DÍAS LABORADOS: Campo relacionado -> tiempo NÚMERO CUENTA BANCARIA: Campo relacionado -> cta_bco PROPIEDAD DE LA CUENTA: Campo relacionado -> tipo_cta BANCO DEL EMPLEADO: Campo relacionado -> banco NOMBRE DEL BANCO DEL EMPLEADO: Campo relacionado -> descripción CÓDIGO DE LA CÉDULA: Campo relacionado -> empleado DIRECCIÓN DE RESIDENCIA: Campo relacionado -> dirección NÚMERO DE TELÉFONO: Campo relacionado -> teléfono SALARIO PROMEDIO MENSUAL: Campo relacionado -> sal_pro_ces FECHA DE CONTRATO: Campo relacionado -> f_antiguedad 9. ELABORACIÓN DE COLUMNARIOS CON INTERFASE A EXCEL DE WINDOWS Ruta para Parametrizar un columnario a Excel: 1. Módulo de Informes Generales 2. Informes Generales 3. Configuración 4. Definición de informes Para realizar un columnario a Excel debe llenar los siguientes campos en la ventana de Definición de Informes y seguir los siguientes pasos: * Parte Superior de la Ventana LGJ 1. Insertar 2. Código del informe que se va a realizar, Alfanumérico de 20 espacios (Requerido) Ej: RETEFTE 3. Descripción del Informe que se va a realizar (Requerido) Ej: Retención en la Fuente Mensual 4. Referencia, si lo requiere la empresa (No Requerido) 5. En tipo de informe Columnario (Requerido) 6. Dll Generación, este es solo para las certificaciones de ingresos y retenciones (No requerido para este caso) 7. Exportar a Excel (Requerido) 8. Debe abrir una hoja en Excel y guardarla en el C del equipo, se recomienda llamar la hoja con el nombre del informe que se registro en la ventana de definición de informes Código (Requerido) Ej: RETEFTE 9. Nombre de hoja, se busca la dirección donde se guardo la hoja de Excel (Requerido) Ej: C:\RETEFTE.xls 10. Filtro o regla de validación, Ordenamiento y Rompimiento estos son solo para las certificaciones (No Requerido) 11. Archivo primario, MLQ Movimiento Liquidado, MNV Novedades de Nomina, ACU Acumulados y PTOM Presupuesto. En este caso se utilizaría el MLQ 12. Fila Inicial, en la hoja de Excel se debe diseñar lo que son los títulos y subtítulos dejando los respectivos espacios, luego de esto se mira el numero de la ultima fila o en tal caso en la que va a iniciar los datos y este será el que se va a digitar en la fila inicial (Requerido) Ej: 11 * Parte Inferior de la Ventana CRG 1. Cns (Consecutivo), se digita el numero iniciado de cero a la izquierda, se recomienda dejar cinco espacios por cada uno por si mas a delante se necesita ponerle otro campo a dicho reporte (Requerido) Ej: 001-005-010-015 etc 2. Columna, En esta se debe escribir la letra de la columna a la cual se le van a destinar dichos datos. Ej: A-B-C-D-E-F etc. 3. En el Tipo de Dato hay Cuatro opciones que nos pueden servir para crear los columnarios, veamos la descripción de cada una y para que sirven: o Agrupación: Como su nombre lo indica agrupa varios conceptos los cuales hacen base para la información que voy a poner en dicha columna. Ej: Reporte Retención en la Fuente Mensual, una de las columnas que deben ir en este reporte es la Agrupación de los conceptos de Retención en la Fuente, Entonces se debe elegir Agrupación y se crea una que contenga el Concepto de Retención en la Fuente, en este caso seria el 2R08. o Campo: Es específicamente un campo de una tabla que ya esta creada. Se debe elegir campo y seleccionar el archivo y el campo relacionado. Ej: Archivo Relacionado MLQ y Campo Relacionado según lo que se necesite se elige de la ventana de los campos de archivos puede ser Año, Valor, Apellido, Área, Banco etc. o Función: Es similar al campo, pues estas ya están predefinidas y se selecciona información que otras tablas ya tienen en el sistema. Ej: El archivo relacionado es la tabla de donde voy a sacar dicha información y la función es específicamente que dato es el que se necesita para el informe Puede ser del EMP Información del Empleado. De este puedo sacar la siguiente información el código, Apellido / nombre, Sexo, Dirección, Barrio, Ciudad del empleado etc. o Default: Se manda un valor por defecto Fijo. Ej: Se digita 500 este valor es el que siempre va a aparecer en la columna asignada para todos los empleados por los cuales se necesita el columnario. Los campos siguientes se elaboran según lo que elija en el campo anterior (Tipo de Dato), Lo que son: la Agrupación, el Archivo y el Campo Relacionado, El Archivo Relacionado y la Función y los Defaults. Después de realizar los pasos uno a uno se debe dirigir a: RUTA PARA GENERAR UN COLUMNARIO A EXCEL: 1. Modulo de Informes Generales 2. Informes Generales 3. Generales 4. Distribución de Horas En esta Ventana se deben elegir los siguientes datos para generar el reporte columnario: 1. Con Agrupación de Conceptos: No Aplica para este caso 2. Salto de Pagina por Rompimiento: No aplica para este caso 3. Tipo de Dato: Puede ser Liquidado o Flexible Según lo requiera y según cree los columnarios. 4. Presentación: Columnaria 5. Informe Columnario: Se debe buscar la hoja que ya se diseño para este columnario 6. Hoja de Excel: Sale inmediatamente después de elegir la ruta del informe columnario 7. Nomina: Se elige la nomina para la cual se desea sacar el reporte columnario. Ej: Nomina General - Nomina Integrales - Nomina de Producción etc 8. Periodos: Se eligen los periodos desde y hasta. Después de realizar estos pasos uno a uno se le da clic a la opción Clasificación. Casi siempre se clasifica por empleado pero esto es según lo requieran, se le da continuar con informe y Aceptar. Cuando este genera el reporte a Excel le hace una pregunta que si se desea guardar el archivo se le dice cancelar y se renombra el reporte, esto por que cada vez que saque este reporte y lo guarde con el mismo nombre le va a sobrescribir el anterior y posteriormente va a dañar la plantilla ya creada. 10. INFORMES Y REPORTES MÁS RELEVANTES MAESTRO DE EMPLEADOS Pasos para generación de maestro de empleados a Excel: 1. Se debe copiar el archivo de excel maemp.xls en c:\midasoft\ 2. Para ejecutar el plano se debe entrar a : a. Sistema de nomina b. Informes generales c. Generales d. Listas de Excel e. Se debe buscar MAEMP y clic sobre la línea para que quede marcado, se identifica la marca por que en la primer columna(procesar) queda con un (1) y desmarcado (0). F. Clic en botón procesar marcados g. Aparece ventana generar listas a Excel, clic en botón aceptar. NOTA: CUando termine de generar cuando aparezca la ventana de salvar darle cancelar. Si se presiona Si se daña la plantilla, si se presiona no se cierra. Luego escoger "guardar como" y renombrarlo y guardarlo en otra ubicación. 1. INFORMES DE PRE-NÓMINA (EMPLEADOS - CONCEPTOS) RUTA: Cuando los periodos están Abiertos, Modulo Informes de Pre-Nómina / Informes de Pre-Nómina / Transacciones / Informes de Pre-Nómina. Cuando los periodos están Cerrados, Modulo Informes de Pre-Nómina / Informes de Pre-Nómina / Informes / Pre-Nómina de Periodos Cerrados. 2. INFORMES PARA CADA UNO DE LOS EMPLEADOS Y SUS CONCEPTOS A. MOVIMIENTO LIQUIDADO POR EMPLEADO DETALLADO REF. Tnl:Liq247a Se debe elegir la Nomina / El período, ya sea abierto o cerrado / Planillas de Pago / Planillas de Pago Impresos / Ordenar por apellido? Si no le activa el chulito, el orden será por cedula o código del empleado / Movimiento Liquidado / Clase Detallado / Clasificado por Empleado / Desde y Hasta que Empleado desea el reporte. Este Reporte muestra la cedula del empleado, el concepto, la descripción del concepto, el Salario mensual, las horas, el valor de los devengados, el valor de las deducciones, el Neto, Centro de Costo, el Oficio, el tipo de pago, el Numero de la cuenta, el total por cada uno de los empleados y un total General. B. MOVIMIENTO LIQUIDADO POR EMPLEADO SUMARIO / TOTAL REF. Tnl:Liq247as Se debe elegir la Nomina / El período, ya sea abierto o cerrado / Planillas de Pago / Planillas de Pago Impresos / Ordenar por apellido? Si no le activa el "chulito", el orden será por cedula o código del empleado / Movimiento Liquidado / Clase Sumario-Total / Clasificado por Empleado / Desde y Hasta que Empleado desea el reporte. Este Reporte muestra la cedula del empleado, el nombre, las horas, el valor de los devengados, el valor de las deducciones, el Neto, el total por cada uno de los empleados y un total General. C. MOVIMIENTO LIQUIDADO COLUMNARIO POR EMPLEADO REF. Tnl:Olq245ac Se debe elegir la Nomina / El período, ya sea abierto o cerrado / Planillas de Pago / Planillas de Pago Impresos / Ordenar por apellido? Si no le activa el "chulito", el orden será por cedula o código del empleado / Movimiento Liquidado / Clase Columnario / Clasificado por Empleado / Desde y Hasta que Empleado desea el reporte. D. MOVIMIENTO LIQUIDADO COLUMNARIO A EXCEL POR EMPLEADO Se debe elegir la Nomina / El período, ya sea abierto o cerrado / Planillas de Pago / Planillas de Pago Impresos / Ordenar por apellido? Si no le activa el "chulito", el orden será por cedula o código del empleado / Movimiento Liquidado / Clase Excel / Clasificado por Empleado / Desde y Hasta que Empleado desea el reporte. Reporte: Le pone la dirección en la cual quiere que quede dicho archivo o informe, el nombre con el cual lo va a identificar y la extensión (Siempre debe ser SYT) Si se requiere sacar el reporte por una sola agrupación le chulea la opción seleccionar agrupación de conceptos y se activa la opción de la agrupación, en esta se elige la agrupación a la cual le voy a sacar el reporte. El reporte después de realizar el proceso le muestra un mensaje donde dice Proceso realizado, debe abrir el archivo Ejemplo: C:20041214.SYT desde Excel, le da ok. Para visualizar el reporte debe abrir Microsoft Excel, cuando le des abrir al archivo debe poner en el nombre de archivo *.SYT o en tipo de archivo todos los archivos, busco el archivo 20041214.SYT y después de realizar este procedimiento debe llenar un asistente para la importación de texto: * Tipos de los datos originales: Delimitados (Siempre va a ser así) * Comenzar a importar en la fila: 1 * Origen de los archivos: Windows ANSI * Siguiente * Separadores: Punto y Coma nada mas * Calificador de texto: ´´ * Siguiente * Formato de los datos en columnas: General * Finalizar INFORMES DE PRE-NÓMINA (CONCEPTOS) RUTA: Cuando los periodos están Abiertos, Modulo Informes de Pre-Nómina / Informes de Pre-Nómina / Informes / Informes de Pre-Nómina. Cuando los periodos están Cerrados, Modulo Informes de Pre-Nómina / Informes de Pre-Nómina / Informes / Pre-Nómina de Periodos Cerrados. - LIQUIDADO POR CONCEPTO RESUMIDO REF. Tnl:Liq248br Se debe elegir la Nomina / El período, ya sea abierto o cerrado / Planillas de Pago / Totales liquidados por concepto / Movimiento Liquidado / Concepto Desde y Hasta / Clasificado por No / Salto de pagina por clasificación, si chuleo esta opción quiere decir que cada concepto de los que elegí anteriormente saldrá individualmente en una hoja. - LIQUIDADO POR CONCEPTO / EMPLEADO TOTALES REF. Tnl:Liq248er Se debe elegir la Nomina / El período, ya sea abierto o cerrado / Planillas de Pago / Totales liquidados por concepto / Movimiento Liquidado / Concepto Desde y Hasta (Elijo todos los conceptos) / Clasificado por Empleado / Desde y Hasta que Empleado desea el reporte / Salto de pagina por clasificación, si chuleo esta opción quiere decir que cada concepto de los que elegí anteriormente saldrá individualmente en una hoja. - LIQUIDADO FLEXIBLE POR CONCEPTO / EMPLEADO REF. Mll:RptCptBenf Nota: Se utiliza en Nóminas que manejan conceptos no saláriales o en especie. Se debe elegir la Nomina / El período, ya sea abierto o cerrado / Planillas de Pago / Totales liquidados por concepto / Movimiento Flexible / Concepto Desde y Hasta (Elijo todos los conceptos) / Clasificado por Empleado / Desde y Hasta que Empleado desea el reporte / Salto de pagina por clasificación, si chuleo esta opción quiere decir que cada concepto de los que elegí anteriormente saldrá individualmente en una hoja. - MOVIMIENTO FLEXIBLE DETALLADO POR EMPLEADO (MOVIMIENTO LIQUIDADO POR EMPLEADO CON BENEFICIO) REF. Mll:Liq247af Se utiliza en Nóminas que manejan conceptos no saláriales o en especie. Se debe elegir la Nomina / El período, ya sea abierto o cerrado / Planillas de Pago / Planillas de Pago Impresos / Ordenar por apellido? Si no le activa el "chulito", el orden será por cedula o código del empleado / Movimiento Flexible / Clase Detallado / Clasificado por Empleado / Desde y Hasta que Empleado desea el reporte. NOTA: Los valores que tienen un + suman, los que tienen un - restan y los que no tienen nada son conceptos no opera (Quiere decir que ni suman ni restan a los beneficios). INFORMES DE PRE-NÓMINA (COLILLAS DE COMPROBANTES DE PAGO) RUTA: Cuando los periodos están Abiertos, Modulo Informes de Pre-Nómina / Informes de Pre-Nómina / Transacciones / Informes de Pre-Nómina. Cuando los periodos están Cerrados, Modulo Informes de Pre-Nómina / Informes de Pre-Nómina / Informes / Pre-Nómina de Periodos Cerrados. 1. COLILLA DE COMPROBANTES DE PAGO Esta Colilla muestra la clave Personal. Se debe elegir la Nomina / El período, ya sea abierto o cerrado / Cheques, Sobres, Colillas, Relaciones / Impresión / Forma de pago (Según la empresa, pueden ser: Cheque-E´mail-Efectivo-Especie-Transferencia) / El formato del cheque viene después de elegir la forma de pago (CHQ60 Especial para BAYER Muestra Devengados y Deducciones - CHQ61 Estándar Muestra Devengados y Deducciones por E´mail - CHQ62 Estándar Muestra la colilla de pago del Flexible por E´mail - CHQ63 Estándar Muestra Devengados y Deducciones - CHQ64 Estándar Muestra el Flexible - CHQ65 Colilla de pago Especial para ALMACENAR Muestra Devengados y Deducciones - CHQ66 Especial para SCHERING Muestra Devengados y Deducciones / Clasificado por Departamento, Centro de Costos, Área etc. / Según lo que elija en la clasificación le da Desde y Hasta donde se quiere la colilla / Requiere Nro. de Control? 2. RELACION DE PAGOS TOTALES POR BANCOS REF. Tnl:Liq244rtb Se debe elegir la Nomina / El período, ya sea abierto o cerrado / Cheques, Sobres, Colillas, Relaciones / Relación de Pagos / Forma de pago (Según la empresa, pueden ser: Cheque-E´mail-Efectivo-Especie-Transferencia / Solo totales por Banco, si chuleo esta opción, quiere decir que de cada uno de los bancos que maneja la empresa va a salir su total / Tomar en cuenta la sucursal, si chuleo esta opción quiere decir que los totales por banco saldrá con su respectiva sucursal / Elijo el banco o los bancos para el informe. Muestra los Totales de cada uno de los Bancos que maneja la Empresa. 3. RELACION PAGOS DE BANCOS DETALLADO POR EMPLEADO REF. Tnl:Liq244rB Se debe elegir la Nomina / El período, ya sea abierto o cerrado / Cheques, Sobres, Colillas, Relaciones / Relación de Pagos / Forma de pago (Según la empresa, pueden ser: Cheque-E´mail-Efectivo-Especie-Transferencia / No debo chulear la opción Solo totales por Banco, así tiene la opción de clasificarlo por Banco, Sucursal - Banco, Departamento, Área o Centro de Costos / Tomar en cuenta la sucursal, si chuleo esta opción quiere decir que los totales por banco saldrá con su respectiva sucursal / Elijo el banco o los bancos para el informe. Muestra los Totales de cada uno de los Bancos que maneja la Empresa por cada Empleado. 4. RELACION DE PAGOS POR BANCO - SUCURSAL REF. Tnl:Liq244rtbs Se debe elegir la Nomina / El período, ya sea abierto o cerrado / Cheques, Sobres, Colillas, Relaciones / Relación de Pagos / Forma de pago (Según la empresa, pueden ser: Cheque-E´mail-Efectivo-Especie-Transferencia / No debo chulear la opción Solo totales por Banco, así tiene la opción de clasificarlo por Banco, Sucursal - Banco, Departamento, Área o Centro de Costos / Elijo el banco o los bancos para el informe. Muestra los Totales de cada uno de los Bancos y sus respectivas Sucursales. 5. RELACION DE PAGOS POR DEPARTAMENTO Se debe elegir la Nomina / El período, ya sea abierto o cerrado / Cheques, Sobres, Colillas, Relaciones / Relación de Pagos / Forma de pago (Según la empresa, pueden ser: Cheque-E´mail-Efectivo-Especie-Transferencia / No debo chulear la opción Solo totales por Banco, así tiene la opción de clasificarlo por Banco, Sucursal - Banco, Departamento, Área o Centro de Costos / Elijo el Departamento o los departamentos para el informe. Muestra los Totales de cada uno de los Departamentos. 6. RELACION DE PAGOS POR AREA REF. Tnl:Liq244ra Se debe elegir la Nomina / El período, ya sea abierto o cerrado / Cheques, Sobres, Colillas, Relaciones / Relación de Pagos / Forma de pago (Según la empresa, pueden ser: Cheque-E´mail-Efectivo-Especie-Transferencia / No debo chulear la opción Solo totales por Banco, así tiene la opción de clasificarlo por Banco, Sucursal - Banco, Departamento, Área o Centro de Costos / Elijo el Área o las Áreas para el informe. Muestra los Totales de cada uno de las Áreas. 7. RELACION DE PAGOS POR CENTRO DE COSTOS REF. Tnl:Liq244rC Se debe elegir la Nomina / El período, ya sea abierto o cerrado / Cheques, Sobres, Colillas, Relaciones / Relación de Pagos / Forma de pago (Según la empresa, pueden ser: Cheque-E´mail-Efectivo-Especie-Transferencia / No debo chulear la opción Solo totales por Banco, así tiene la opción de clasificarlo por Banco, Sucursal - Banco, Departamento, Área o Centro de Costos / Elijo el Centro de Costo o los Centros de Costos para el informe. Muestra los Totales de cada uno de las Centros de Costos. INFORMES DE PRE-NÓMINA (COMPARATIVOS) RUTA: Modulo Informes de Pre-Nómina / Informes de Pre-Nómina / Informes / Comparativo de Movimiento Liquidado 1. COMPARATIVO DE MOVIMIENTO LIQUIDADO POR EMPLEADOS / CONCEPTOS REF. Mll:RptNomComp Se elige datos de Movimiento Liquidado ó Acumulados / El tipo de Informe por Empleado o por Concepto / La nomina / Los periodos Inicial y Final a comparar / El concepto o los Conceptos que voy a comparar para dichos periodos / Los Empleados a los que quiero hacerles el comparativo. INFORMES DE PRE-NÓMINA (ANUAL) RUTA: Modulo Informes de Pre-Nómina / Informes de Pre-Nómina / Informes / Movimiento Liquidado Anual 1. MOVIMIENTO LIQUIDADO ANUAL REF. Mnif:GenRptAnual Se elige el tipo de datos Liquidación o Acumulados / La Nomina / Tipo de Informe Anual (Ejemplo: 2004) o Últimos 12 meses (Ejemplo: 10/2004 Desde la fecha que eligió, el sistema cuenta 12 meses hacia atrás 11/2003) / El Periodo (Si es Anual 2004 y si es Últimos 12 Meses 2004 - 11) / Escojo los Empleados. Reporte: Le pone la dirección en la cual quiere que quede dicho archivo o informe, el nombre con el cual lo va a identificar y la extensión (Siempre debe ser SYT) Si se requiere sacar el reporte por agrupación para la Retención en la Fuente le chulea la opción seleccionar agrupación para Retención en la Fuente y se activa la opción de la agrupación, en esta se elige la agrupación. El reporte después de realizar el proceso le muestra un mensaje donde dice Proceso realizado, debe abrir el archivo Ejemplo: C:ANUAL20041214.SYT desde Excel, le da ok. Para visualizar el reporte debe abrir Microsoft Excel, cuando le des abrir al archivo debe poner en el nombre de archivo *.SYT o en tipo de archivo todos los archivos, busco el archivo ANUAL20041214.SYT y después de realizar este procedimiento debe llenar un asistente para la importación de texto: * Tipos de los datos originales: Delimitados (Siempre va a ser así) * Comenzar a importar en la fila: 1 * Origen de los archivos: Windows ANSI * Siguiente * Separadores: Punto y Coma nada mas * Calificador de texto: ´´ * Siguiente * Formato de los datos en columnas: General * Finalizar INFORMES GENERALES RUTA: Modulo de Informes Generales / Informes Generales / Empleados / Catálogos Generales de Empleados 1. CATÁLOGO GENERAL DE EMPLEADOS POR EMPLEADOS (DATOS GENERALES) REF. Tni:Nom638r Elijo Código / Tipo de Datos Generales o Resumidos / Clasificado por No / Incluye Retirados, quiere decir que en este informe va a salir todo el personal hasta los retirados / Salto de pagina por rompimiento / Elijo los empleados para el informe. 2. CATÁLOGO GENERAL DE EMPLEADOS POR EMPLEADOS (DATOS DE LA EMPRESA) REF. Tni:Nom637e Elijo Código / Tipo de Datos Empresa / Clasificado por No / Incluye Retirados, quiere decir que en este informe va a salir todo el personal hasta los retirados / Salto de pagina por rompimiento / Elijo los empleados para el informe. 3. CATÁLOGO GENERAL DE EMPLEADOS POR EMPLEADOS (DATOS DE NOMINA) REF. Tni:Nom637 Elijo Código / Tipo de Datos Nomina / Clasificado por No / Incluye Retirados, quiere decir que en este informe va a salir todo el personal hasta los retirados / Salto de pagina por rompimiento / Elijo los empleados para el informe. 4. CATÁLOGO GENERAL DE EMPLEADOS POR EMPLEADOS (DATOS DEL PAGO) REF. Tni:Nom637p Elijo Código / Tipo de Datos Pago / Clasificado por No / Incluye Retirados, quiere decir que en este informe va a salir todo el personal hasta los retirados / Salto de pagina por rompimiento / Elijo los empleados para el informe. 5. CATÁLOGO GENERAL DE EMPLEADOS POR EMPLEADOS (DATOS DE CONTROL) REF. Tni:Nom660c Elijo Código / Tipo de Datos Control / Clasificado por No / Incluye Retirados, quiere decir que en este informe va a salir todo el personal hasta los retirados / Salto de pagina por rompimiento / Elijo los empleados para el informe. 6. CATÁLOGO GENERAL DE EMPLEADOS POR EMPLEADOS (HISTORIA SALARIAL - SALARIO VIGENTE) REF. Tni:Nom637d Elijo Código / Tipo de Datos Historia Salarial - Salario Vigente / Clasificado por No / Incluye Retirados, quiere decir que en este informe va a salir todo el personal hasta los retirados / Salto de pagina por rompimiento / Incluye factor Prestacional / Elijo los empleados para el informe. 7. CATÁLOGO GENERAL DE EMPLEADOS POR EMPLEADOS (HISTORIA SALARIAL HORA - SALARIO VIGENTE HORA) REF. Mnif:RptHslHora Elijo Código / Tipo de Datos Historia Salarial Hora - Salario Vigente Hora / Clasificado por No / Incluye Retirados, quiere decir que en este informe va a salir todo el personal hasta los retirados / Salto de pagina por rompimiento / Elijo los empleados para el informe. 8. CATÁLOGO GENERAL DE EMPLEADOS POR EMPLEADOS (RELACIONES - DEPENDIENTES POR EMPLEADO) REF. Mnif:RptDEE Elijo Código / Tipo de Datos Relaciones / Clasificado por No / Incluye Retirados, quiere decir que en este informe va a salir todo el personal hasta los retirados / Salto de pagina por rompimiento / Elijo los empleados para el informe / Tipos de Datos Dependientes / Selección de campos de Clasificación para Dependientes / Tipo de informe Solo con Dependientes, Sin dependientes o Ambos / Rompimiento por empleado / Indicar Clasificado por Condición Ocupacional, Edad, Estudios, Parentesco o Sexo. 9. CATÁLOGO GENERAL DE EMPLEADOS POR EMPLEADOS (RELACION DE EMPLEADOS) REF. Tni:Nom637c Elijo Código / Tipo de Datos Relaciones / Clasificado por No / Incluye Retirados, quiere decir que en este informe va a salir todo el personal hasta los retirados / Salto de pagina por rompimiento / Elijo los empleados para el informe / Tipos de Datos Agrupaciones, Asociaciones, Fondos, seguridad Social, Variables, Forma de Pago, Banco Girador o Banco Empleado / Según el tipo de dato lo elijo desde y hasta para el informe. 10. CATÁLOGO GENERAL DE EMPLEADOS POR EMPLEADOS (CARNETS) Elijo Código / Tipo de Datos Carnés / Clasificado por No / Incluye Retirados, quiere decir que en este informe va a salir todo el personal hasta los retirados / Salto de pagina por rompimiento / Elijo los empleados para los carnés / Formato Carnt. INFORMES DE VACACIONES RUTA: Modulo de Vacaciones / Informes / Generales 1. INFORME DE VACACIONES (PERSONAL A VACIONES POR EMPLEADO) REF. Tnv:Vac610vr Digito el Año / Clasificado por Empleado / Desde y Hasta que empleado / Informe de Personal a Vacaciones. 2. INFORME DE VACACIONES (PROGRAMACIÓN DE VACACIONES POR EMPLEADO) REF. Tnv:Vac610pr Digito el Año / Clasificado por Empleado / Desde y Hasta que empleado / Informe de Programación. 3. INFORME DE VACACIONES (SALDOS DE VACIONES POR EMPLEADO) REF. Tnv:Vac610sr Digito el Año / Clasificado por Empleado / Desde y Hasta que empleado / Informe de Saldos. INFORMES DE PRÉSTAMOS RUTA: Modulo de Prestamos / Informes / Saldos de Prestamos 1. INFORME DE PRESTAMOS (SALDOS DE PRESTAMOS DETALLADO) REF. Tnp:Car610 Tipo de Informe Detallado / Clasificado por empleado 2. INFORME DE PRESTAMOS (SALDOS DE PRESTAMOS SUMARIO) REF. Tnp:Car611 Tipo de Informe Sumario / Clasificado por empleado 3. INFORME DE PRESTAMOS (CLASE DE PRESTAMO SUMARIO) REF. Tnp:Car616 Tipo de Informe Sumario / Clasificado por Clase de Préstamo / Elijo los prestamos para el informe. INFORMES DE PRÉSTAMOS CLASIFICADOS RUTA: Modulo de Prestamos / Informes / Saldos Clasificados 1. INFORME DE PRESTAMOS CLASIFICADOS (DETALLADO O RESUMIDO) REF. Tnp:RptMspd Tipo de Informe Detallado - Resumido / Cuota Solo capital, si chulea esta opción aparecerá la cuota del capital / Seleccionar la clasificación, puede ser Área, Centro de Costos, Clase de Préstamo, Departamento, Grupo, Nomina, Oficio, Empleado, Relación Sindical, Subgrupo, Tipo de Amortización o Ubicación. 2. INFORME DE PRESTAMOS CLASIFICADOS (SUMARIO) REF. Tnp:RptMspt Tipo de Informe Sumario / Cuota Solo capital, si chulea esta opción aparecerá la cuota del capital / Seleccionar la clasificación, puede ser Área, Centro de Costos, Clase de Préstamo, Departamento, Grupo, Nomina, Oficio, Empleado, Relación Sindical, Subgrupo, Tipo de Amortización o Ubicación. 11. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN MIDASOFT A. MANEJO DE ANTICIPOS Para que el sistema me permita correr los anticipos debo habilitar previamente las variables de usuario Mlnv:GenAnticipos Mlnv:Anticipos Liq:Anticipos DATO S Se deben crear dos envíos uno para generar el anticipo AN y otro para Legalizarlo LA Modulo Novedades de Nómina 1. Registro 2. Registro de Envíos 3. Insertar 4. Envió NV y LA 5. Descripción Anticipos Pertenece al módulo (No) VARIABLES DEL CONCEPTO Las variables que debe tener el concepto que maneja anticipo son : NOTA: si el concepto maneja condicionador de periodo se debe revisar que el las tablas de referencia calendarios de procesos el las primeras quincenas (ruta cambiar -condicionadores - * en la quincena en la que se paga el anticipo) Si no tiene habilitada esta opción el sistema no liquida el anticipo Nvn:Mnjanticipos MANEJA ANTICIPO No No Alfanumerica S 1006 Nvn:N_con_per NUMERO CONDICIONADOR PERIODO No No Numerica 9 1006 Nvn:Porcent QUE PORCENTAJE ES * 100 No No Numerica 4000 1006 Nvn:TpAnticipo PORCENTAJE O VALOR No No Alfanumerica SALARIO 1006 Nvn:TpVlr TIPO DE VALOR O PORCENTAJE No No Alfanumerica B 1006 Nota: Si el concepto que maneja anticipo es por Ej: Las Horas Extras Diurnas, debemos crear previamente una agrupación de conceptos, que contenga el concepto, que maneja anticipo. En el concepto debemos crear una variable (AgrupBase y en el dato relacionamos la agrupación que creado ) Y en el dato de la variable Nvn:TpAnticipo, se debe anotar la descripción del pago (SALARIO, ASOCIACIÓN, FLEXIBLE, PLANTILLA) GENERACIÓN DE ANTICIPOS A NÓMINA Para liquidar el anticipo, debo ingresar por el módulo de Novedades de nómina 1. Transacciones 2. Grabación de novedades 3. Escojo el periodo-la nómina y el envió es AN (Anticipo) 4. Oprimo el botón anticipo y aceptar en la opción generación LIQUIDACIÓN DE ANTICIPOS Para correr la Pre-Nómina 1. Escojo ingreso por Liquidación del Periodo 2. Registro de la nómina 3. Tipo debo escoger la opción VALORES REPORTADOS Para legalizar el Anticipo, debo cerrar el anticipo (RUTA: Modulos de nómina - Cierre- Escojo el Periodo Tipo de nómina VALORES REPORTADOS NOTA: TENER MUY EN CUENTA ESTA OPCIÓN Una vez se cierra el periodo, debo legalizar el anticipo. Para legalizar debo ingresar en el módulo de novedades de nómina 5. Transacciones 6. Convertir en Movimiento Liquidado 7. Escojo la nómina 8. Escojo el periodo-( debo registras desde el Primer Periodo Hasta el Periódo donde legalizo el anticipo 9. Escojo el Envió LA (Legalización de Anticipo) 10. Habilito el campo NOVEDADES NETAS, al habilitar esta opción el sistema me llama una agrupación de conceptos donde debo tener matriculados previamente los conceptos que pago por anticipo, de esta manera el sistema me totaliza el anticipo y me genera una novedad como deducción 11. Escojo 12. la nómina y el envió es LA (Legalización de Anticipo) 13. Oprimo el botón anticipo y aceptar en la opción generación B. MANEJO DE CONCEPTOS NO SALÁRIALES (EN ESPECIE) BENEFICIOS Nota: Para matricular beneficios se debe crear una agrupación de conceptos, que contenga los conceptos de beneficio esta agrupación se relaciona al empleado en la plantilla de datos complementarios en el registro de empleados. Los conceptos con valor fijo se matriculan con el valor y a los calculados se les habilita la opción calculado. MANEJO DE PLANTILLAS: FLEXIBLE, VARIABLES Y DE BENEFICIOS DE ACUERDO A NUEVOS ESQUEMAS SALÁRIALES EN MIDASOFT Contenido: 1- Nota Introductoria 2- Matrícula de la plantilla (flexible, variable o beneficios) 3- Configuración del esquema salarial 4- Impresión de las plantillas de pago impreso que incluyan la plantilla (flexible, variable o beneficios) 5- Datos claves para administradores en la configuración de los conceptos no saláriales en MIDASOFT. A. Nota introductoria: Existen tres clases de plantillas: plantilla flexible, plantilla variable o plantilla de beneficios. El nombre utilizado se toma de acuerdo al esquema salarial acordado entre el empleado y el empleador. Sin embargo en MIDASOFT se ha llamado a la ventana donde se registra cualquiera de estas plantillas como "Plantilla de beneficios por empleados"; se ha llamado a la columna, en que aparecen registrados estos conceptos nos saláriales en la planilla de pago impreso, "Beneficios" . El procedimiento a seguir, la parametrización necesaria, para el correcto Manejo de los conceptos no saláriales (flexibles, variables o beneficios) en MIDASOFT es el siguiente: - Primero: El usuario administrador debe configurar todos los concepto no salarial flexibles con la Política LQ010, y debe registrar las variables de acuerdo a la Formulación particular de cada uno. - Segundo: Cuando ya los conceptos no saláriales de una Nómina determinada están listos (parametrizados) el ejecutivo debe matricular el tipo de plantilla para cada empleado. - Tercero: El ejecutivo debe Configurar el esquema salarial particular de cada empleado en MIDASOFT. - Cuarto: Una vez realizados estos pasos previos, al liquidar un período determinado, imprimir la planilla de pago incluyendo o no (de acuerdo a las preferencias) los conceptos flexibles. 2. Matrícula de la plantilla (sea de flexible, variable o beneficios) en MIDASOFT: A. Ruta: Sistema de Nómina/ Configuración/ Registro de Empleados / Datos Complementarios / Plantilla de beneficios B. Este browser consta de dos partes. En la superior inserte el concepto. Llene (Cns) Código del Concepto, Plantilla Patrón, Estado. C. En la inferior inserte los componentes de ese beneficio: Seleccione el concepto, la prioridad, si es calculado de le clic o sí es un valor escríbalo. 3. Configuración del esquema salarial en MIDASOFT. A.Ruta: Sistema de Nómina/ Configuración/ Registro de Empleados / Datos Complementarios / Historia Salarial B. Se debe llenar así: a. Tipo de Salario de acuerdo al caso ( Normal, Hora Cátedra o Flexible). Pero se debe escoger flexible para que se activen las casillas de plantilla de beneficio, porcentaje de salarización y plus. b. El Factor Prestacional Caso Salario Integral debe Ser 30 c. Plantilla de Beneficio La que tenga Matriculada el Empleado d. % de Desalarización, el acordado para el Empleado e. Plus, del Empleado 4. Impresión de las planillas de pago impreso que incluya los conceptos de la plantilla de beneficios: Ruta: Sistema de Nómina/ Módulos de Nómina/ Módulo de Pre-nómina/ Transacciones / Informes de pre-nómina/ A. En la ventana "Informes de liquidación" Escoja Nómina y período y presione el botón "Planillas de Pago" B. En "Planillas de pago" presione "Planillas de Pago Impreso" C. En "Planillas de Pago Impreso" llene: a. Movimiento : Flexible b. Y la demás se llena con la clasificación acorde con la necesidad del usuario. EJEMPLO: 5. Parametrización de los conceptos de flexible, recomendaciones para administradores. 1 - Los administradores que deben configurar los conceptos no saláriales para compensación flexible deben parametrizar todos los conceptos de Flexible con la Política LQ010, y deben registrar en estos las variables que estén acordes a la Formulación particular de cada concepto. 2- Si se desea que estos Conceptos Salgan en la Columna de Beneficio se le debe adicionar esta variable a cada uno de los conceptos: Rpt:Beneficio Con Dato S 3- Las Tablas de Beneficios son dos : EMPB y EMPC - EMPB ==>( PAPA DE) EMPC EMPB lleva un consecutivo (cnsempb) y el empleado EMPC lleva un consecutivo (cnsempb), empleado y concepto En valor va el importe mensual del beneficio, cuando no es calculado. En los demás campos no va nada. 4 - En la historia salarial cuando es flexible va el consecutivo de la plantilla que se maneja (tabla EMPB) campo CNSEMPB 5 - En el "salario" va los honorarios de acuerdo al % estipulado en el otrosí -que indica el esquema salarial particular- según sea el caso. 6 - En el plus va el % determinado es conforme a lo acordado. RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO MANEJO DE FLEXIBLE (CONCEPTOS NO SALARIALES OM EN ESPECIE). Se debe revisar que los empleados en el registro del empleado / Datos Complementarios, tengan matriculada la Plantilla de Beneficios En Datos Complementarios / Historia Salarial f. Tipo de Salario debe ser Flexible g. El Factor Prestacional Caso Salario Integral debe Ser 30 h. Plantilla de Beneficio seleccionar la que tenga Matriculada el Empleado i. % de Desalarización, del Empleado j. Plus, del Empleado Los conceptos de Flexible debe estar parametrizados con la Política LQ010, y deben tener las variables de acuerdo, a su Formulación. Si se desea que los Conceptos de Beneficio Salgan en la Columna Beneficio se le debe adicionar una variable a los concepto Rpt:Beneficio Con Dato S Para listar el informe de Flexible de acuerdo a los Requerimientos, se debe listar por el Modulo de Informes de Pre-nómina a. Planillas de Pago Impreso b. Movimiento : Flexible c. Y la demás Clasificación Normal C. PROCEDIMIENTO PARA GENERAR APORTES VOLUNTARIOS Retención contingente skandia (ejemplo para ilustrar procedimiento) Ej.: EMPRESA X Concepto 2R10 Se debe crear un concepto de Retención Contingente, con las políticas y variables del concepto de Retención Normal (2R08), con la única diferencia que en las variables 1. Cpt_Rft debe ir la agrupación que contiene el concepto de Retención Contingente (CPRC) Ej.: EMPRESA X Agrupación CPRC 2. En el dato de la variable Ded_Top se registra la agrupación (AVSK); en esta Agrupación de Conceptos se relacionan todos los Aportes a Pensión, Fondo de Solidaridad Pensional, y Aportes Voluntarios, esta es la agrupación de exentos para calcular el beneficio de Skandia, por tanto los aportes que NO deben ir en esta agrupación son los de Skandia EXPLICACIÓN El beneficio Tributario se calcula sacando la diferencia entre la Retención Normal y la Retención Contingente Ej.: EMPRESA X Agrupación AVSK VARIABLE GENERAL DE USUARIO 1. Se debe crear una Agrupación de Conceptos que contenga todos los Conceptos de Aportes Voluntarios Trabajador y Empresa Ej.: EMPRESA X Agrupación AGVG En variables generales de usuario Ruta (Sistemas de nómina - Configuración - Parámetros del Sistema - Variables generales de usuario) En el Dato de la variable Mns:AgrAptVol se matricula la agrupación AGVG. Creada anteriormente. PARAMETRIZACION DE LOS CONCEPTOS DE APORTES VOLUNTARIOS 1.En todos los conceptos de Aportes Voluntarios del Trabajador y de la Empresa Se deben crear la variable ApvESS descripción - Aportes Voluntarios para Entidades de Seguridad Social, Dato: Entidad Administradora correspondiente (Que se crea en el Modulo de Seguridad Social, este proceso será descrito mas adelante). Ejemplo: Si la Entidad que se creo para los Aportes Voluntarios Skandia tiene el código 63 este es el DATO que debe registrar en este campo. 2. Si la Nomina maneja Aportes Voluntarios de la Empresa, en estos conceptos, además de la variable creada en el punto anterior, se debe crear la variable ApvEmpr - descripción -Aportes Voluntarios para la Empresa, Dato: una ´S´ para indicar que estos son Aportes Voluntarios de la Empresa. 3. En los conceptos de aportes voluntarios se debe crear la variable ApvPrioridad y el dato debe ir un 0,1,2,3, dependiendo de la prioridad con la que los conceptos se distribuyen en sus aportes con beneficio. CREACIÓN DE ENTIDADES 1. Se debe crear la Entidad Administradora para los Aportes Voluntarios: no se deben reutilizar las entidades de pensiones existentes porque el sistema no auto-liquida voluntarios y obligatorios de manera simultanea. ( Ruta Modulo de Seguridad Social / Registros / Entidades Administradoras /Insertar/ Se deben diligenciar todos los campos. Entidad Administradora : Se sugiere seguir el consecutivo de entidades si estamos en el Código 60 entonces continuamos con el 61. Razón Social Identificación Código del formato: 61 Código Asignado: 61 Formato DLL SSXXX, (Si este formato no esta creado en la empresa la debe crear y solo es indispensable que diligencie el campo de la política que en este caso es SSXXX) Ubicación y Nombre A:INF Proceso de Autoliquidación AUTO5. Habilitar el campo Aportes Voluntarios?, al habilitar este campo, el sistema me despliega cinco campos mas, que se deben cargar llamando las siguientes Agrupaciones de Conceptos creadas previamente. AGRUPACIONES QUE SE DEBEN CREAR PREVIAMENTE 1. Una que contenga el concepto de Retención Normal 2. Una que contenga el concepto de Retención Contingente 3. Una que contenga los aportes Voluntarios del Trabajador ( Solo se deben incluir los de la entidad que estamos creando) 4. Una que contenga los aportes Voluntarios del Empresa ( Solo se deben incluir los de la entidad que estamos creando) 5. Una que contenga Todos los conceptos de Máximo Aporte Agrupación Aportes Voluntarios Trabajador: Debe crear una agrupación donde se incluyan los conceptos de los Aportes Voluntarios del trabajador Ej: Advalorum APVT Agrupación Aportes Voluntarios Empleador: Debe crear una agrupación donde se incluyan los conceptos de los Aportes Voluntarios del Empleador Ej: Advalorum APVE Agrupación Retención Normal: Debe crear una agrupación donde se incluyan los conceptos de la Retención Normal. Ej: Advalorum CPRT Agrupación Retención Contingente: Debe crear una agrupación donde se incluyan los conceptos de la Retención Contingente. Ej: Advalorum Agrupación CPRC Agrupación Máximo Aporte: Debe crear una agrupación donde se incluyan los conceptos de la Máximo Aporte . Ej: Advalorum Agrupación AMAP Si la empresa no maneja Aportes Voluntarios por Máximo Aporte, y lo hace por valores reportados como Asociación, de todas maneras debo crear un concepto de Máximo aporte por cada Entidad de Aportes Voluntarios, que operaria cuando la persona hace Aportes Voluntarios por valor y este supera el Máximo Aporte, este concepto se crea como fijo, en especie, y debe contener el valor equivalente al Máximo Aporte, pues este valor se requiere para hacer el calculo del beneficio. GENERACIÓN DE APORTES VOLUNTARIOS 1. Modulo de Seguridad Social/ Registros/ Transacciones/ Aportes Voluntarios Nomina: Elija la Nomina de la cual se van a realizar los Aportes Voluntarios. Ejemplo: Advalorum. Periodo: Elija la fecha del Aporte. Ejemplo: 2 Quincena de 10/2004. Administradora: Elija la Administradora para los Aportes Voluntarios. Ejemplo: Skandia Aportes Voluntarios. Fecha del Aporte: Esta fecha es automática, después de haber elegido el periodo, pero si se desea se puede modificar dando clic en el botón fecha. Aportes Voluntarios General : Se registra la agrupación que asociamos a la variable general Mns:AgrAptVol AGVG. Después de llenar los campos requeridos se le da clic a la opción Generar. Después de generar los Aportes Voluntarios, el sistema me habilita las siguientes opciones con las que puede sacar Informes, realizar Consultas, Generar Medio Magnético y Extraer los Aportes Voluntarios. Para generar el informe, prorrateado habilito la opción por concepto, si necesito los totales omito esta opción. NOTA: Este procedimiento se debe hacer por cada entidad Las agrupaciones que se pueden compartir entre entidades son (la que contiene el concepto de retención normal, CPRT y la que asocio a la variable de usuario Mns:AgrAptVol, AGVG D. MÚLTIPLES CUENTAS Ruta : Sistema de Nomina/Configuracion/Registro de Empleado/Datos Complementarios/Multiples Cuentas Cuando al el empleado se le distribuye el valor de la nomina en varias cuentas, se debe crear un tipo de pago en Tablas de Referencia y habilitar el campo Múltiples Cuentas, en el registro de empleados, datos del pago, forma de pago seleccionar el tipo de pago. El sistema en Datos complementarios me activa el campo de múltiples cuentas y en este campo registro todas las cuentas a las que se le deben consignar. Para que esta opción se active : 1-.En las formas de pago debe estar chequeado el Manejo de Múltiples Cuentas. Explicación de Campos : Banco: Código del banco, que debe de estar en la tabla BCO Sucursal: código de la sucursal que debe de estar en la tabla BCU Cuenta del Banco: Código de la cuenta para el tercero correspondiente. Prioridad: Este campo permite hacer una distribución del valor neto, empezando por una cuenta y terminando en otra. Entre mas alta es la prioridad mas abajo es la distribución. Por Ej. Se distribuye el valor Neto así : Un valor xxxxxx prioridad 0 el 45 % en otra cuenta prioridad 1 Algunas transferencias necesitan estos campos : Tipo de Cuenta Propiedad Indique el correspondiente Tipo de Valor : Puede ser Valor, Porcentaje, Resto Valor , Indique el valor en el campo Valor Porcentaje, Indique el porcentaje , en le campo valor, en este caso se activa el campo Origen. Resto, Cuando es lo ultimo que queda después de la distribución. Origen : Este campo solo se activa cuando el campo anterior es porcentaje. Puede ser Neto, Resto. Neto: Cuando el porcentaje a distribuir se hace sobre el valor original. Resto: Cuando el porcentaje a distribuir se hace sobre el valor que quedad después de haber realizado todas las distribuciones anteriores a ella. Tercero, cedula y/o Nit del tercero al cual se le distribuye. NOTA : Toda la distribución debe de quedar en este registro, incluido el valor que se consigna a el titular, en este caso el tercero es la cedula del titular. E. PROCEDIMIENTO PARA LE GENERACIÓN DE PARAFISCALES 1. No es necesario tener cerrada la nómina Ruta (Módulos de Nómina- Informe Legales - Parafiscales) 2. Generación por centro de Costos 3. Selecciono el Periodo Contable 4. Al seleccionar el periodo Contable el sistema me habilita los campos de Registro Global de nómina y Registro de Nómina 5. En el caso de nóminas de anticipo o nóminas con dos periodos selecciono los periodos por separado también puedo seleccionas el periodo global y GENERO 6 . Ingreso por Controles de Contabilización, selecciono el periodo contable y la Opción Verifica conceptos VISTA DEL INFORME 7. Después de verificar por conceptos genero el informe F. PROCEDIMIENTO PARA CORRER RETROACTIVOS Para parametrizar los conceptos que manejan Retroactivo se deben incluir las siguientes variables: Salario Política LQOO1 Política de FRTGN Los conceptos que causan retroactividad deben llevar la política de liquidación Política de FRTGN PARAMETRIZACIÓN DEL MODULO DE RETROACTIVOS Proceso : Es el código del proceso de retroactivos, el cual permite diferenciar cada uno de los retroactivos que se han implementado. Descripción : Indique una breve descripción del proceso, no debe ser mayor de 30 caracteres. Dll de ejecución : Es la política con la cual se generan los retroactivos. Normalmente es la FRTGN y debe de encontrarse matriculada en la tabla de políticas como tipo Política. Si no se encuentra definida por favor matricúlela. Prioridad : Permite darle un orden de ejecución a los diferentes retroactivos matriculados, cuando se van ejecutar varios en cascada. Si este no es caso y usted ejecuta uno por uno en este campo puede ir en cero. Agrupación de empleados : Si el retroactivo se va ha realizar para un grupo de empleados especifico o para un solo empleado, debe matricular estos empleados en una agrupación de empleados y después referenciarla en este campo. Agrupación De Conceptos : Si el sistema debe generar retroactivo por cada concepto, se debe crear una a agrupación e conceptos donde matriculemos todos los conceptos que generan retroactivo y únicamente le indico al sistema la Agrupación Concepto Pago de Retroactividad : Si el sistema debe totalizar todos los conceptos debo matricular el concepto y no llamar la agrupación que se indica en el punto anterior. Tanto los conceptos definidos en la Agrupación de Conceptos como el definido en el concepto de pago de Retroactividad deben ser parametrizados utilizando para ello las variables permitidas y que se encuentran definidas y explicadas en la Ayuda TNRT_BRWPRT001.RTF. Proceso anterior a este. Nómina : Se utiliza para determinar los empleados que se pueden procesar dentro del retroactivo, es decir solo se procesan empleados que pertenezcan a la Nomina indicada. Si utiliza la agrupación de Empleados, tenga presente que los matriculados en ella pertenezcan a la nomina aquí indicada. Período desde : Determina el periodo inicial del retroactivo, y se utiliza solamente como referencia para determinar la fecha inicial que se muestra en el informe. Período Hasta : Determina el periodo final del retroactivo, y se utiliza solamente como referencia para determinar la fecha final que se muestra en el informe. Envío : Determina el lote de Nomina al cual se le genera la información. debe estar definido en la tabla de envíos y en el caso de una generación en cascada, cada uno de estos envíos debe de ser diferente. Inactivo : Permite si se chulea inactivar un retroactivo. Comentario :Escriba una descripción detallada del objetivo y demás datos de interés que Ud. considere pertinente. ¿CÓMO SE PARAMETRIZA UN RETROACTIVO? Los retroactivos se configuran por medio de este modulo, de acuerdo con los siguientes pasos: 1-. Utilizando los botones de , , de retroactivos, que se encuentran en este proceso, se hace la parametrización básica. Para una explicación detallada vea la ayuda correspondiente a el proceso que se muestra una vez ejecutado uno de estos botones. 2-. Parametrizando cada uno de los conceptos que van a intervenir en el retroactivo y que se encuentran definidos en el proceso anterior. Las variables que se pueden utilizar en los conceptos son : Rel. Arg. Variable Descripción Dato Ref No No 'Frt:Debug' Visualizar 0-No visualiza, 1-Visualizar No No 'Frt:Npag' No pagar 'S' 'S'-para no pagar No No 'Frt:TipCld' Tipo de Calendario J-juliano, C-comercial No No 'Frt:promedio' Promedio 'S'-para utilizar el prom. No No 'Frt:Agrpromedio' Agrupación para Promedio Definida por el usuario No No 'Frt:Factor' Factor del concepto x 100 Factor para multiplicar al básico No No 'Frt:NvAdicional' Pago Adicional 'S'-si desea pago adicional No No 'Frt:Diaspromedio' No. de días para promedio #días que utiliza para prom. No No 'Frt:FFinPromedio' Fecha final del Promedio Fecha que definió como final No No 'Frt:AgrPago' Agrupación de Pagos Definida por el usuario No No 'Frt:DiasPago' Días para buscar Pagos #días de pago No No 'Frt:FFinPago' Fecha final del Pago Definida por el usuario No No 'Frt:FFinRtr' Inicio del Retroactivo Definida por el usuario No No 'Frt:FIniRtr' Final del Retroactivo Definida por el usuario No No 'Frt:TpRtr' Si es para vacaciones 'V'-para vacaciones *No No 'Frt:FactDiasPag' Factor días a pagar x 100 #días a pagar Ej: Pagar 2 días = 200. *No No 'Frt:FactDiasPrd' Factor días por período x 100#días de período. l * - El factor de pago se calcula como Frt:FACTDIASPAG / FRT:FACTDIASPRD, es decir, se puede pagar 2 de 7 días ó 4 de 14 días, configurado adecuadamente estos parámetros. Tenga presente que los datos que coloque en Relación, Argumento y Datos van de acuerdo a la política que tiene la empresa referente a este proceso. Es decir, van de acuerdo al criterio de hacer los procedimientos en su Compañía. Se puede consultar Por Concepto, Prioridad ó Descripción. Se consulta por el código del concepto ó por el código de la prioridad ó por la descripción de los procesos de retroactivos matriculados en el sistema. En este proceso aparecen todos los retroactivos matriculados en el sistema. Permite Consultar, Insertar, Cambiar, Borrar y además Generar ,los procesos de retroactivos. Ref: 01 Frt: Debug Esta variable se utiliza para visualizar los procesos que esta haciendo el sistema internamente Dependiendo de la parametrización usted tenga podrá utilizar esta variable así: Ejemplo : Rel (relación que se utiliza para especificar un elemento del sistema ya sea por: Ag agrupación de conceptos, Rs relación sindical , ct contrato, Nm nomina del empleado , Tn tipo de nomina, No no sin relación ect.) si usted Necesita que Rel l sea por Nomina Debe escoger Nm Si no necesita Rel debe de seleccionar la opción No(no sin relación) Para el ejemplo Rel : será con Nm Arg: significa argumento este me permite escoger cual será el filtro por el cual se realizara la parametrización del concepto es decir Dependiendo de lo que usted seleccione en la Relación deberá escoger el argumento cabe anotar que el argumento depende de la relación. Arg: 0101(nomina general) Variable: Se escribe el nombre de la variable Frt:debug Descripción: Se escribe en detalle lo que realiza la variable. Visualización de procesos Tipo de Dato : se debe escribir que tipo de dato tiene la variable que se va a crear. Numérica Dato: Si es 1 se puede visualizar la información Si es 0 no se visualiza nada 02. Frt:Npag Esta variable se utiliza para colocar restricciones de pago a los conceptos Además para colocar esa restricciones el Dato debe ser Siempre S(no paga) Ejemplo no pagar a las personas de salario integral ReL rl relación laboral Arg SI (salario integral) Variable: Frt: Npag Descripción: no pagar a las personas que pertenezcan a salario integral Tipo de Dato: Alfanumérico Dato: S 03 Frt:TipCld Esta variable se utiliza para saber que tipo de calendario maneja la empresa. Si es C calendario comercial este significa que son 30 días con los cuales se trabaja. Si es J se trabaja con Calendario juliano significa que se se trabaja como venga el calendario. Ejemplo calendario Juliano el mes de febrero tiene 28 días se pagara a la nomina 0102 28 días Es decir para tipo de calendario se respetara los días como el los traiga puede ser 31,28,29. ReL Nm(nomina) Arg : 0102 Variable Frt:TipCld Descripción: se utiliza para calendario juliano Tipo de Dato : Alfanumérico Dato: J Ejemplo calendario comercial el mes de febrero tiene 28 días se pagara en la nomina 0101 30 días por se calendario comercial. Es decir para este tipo de calendario no importa como venga los días siempre se pagara con 30 días ReL Nm(nomina) Arg: 0101 Variable Frt:TipCld Descripción: se utiliza para calendario Comercial Tipo de Dato : Alfanumérico Dato: C 04 Frt: promedio esta variable trabaja conjuntamente con la variable Agrpromedio y se utiliza para que busque una agrupación de concepto y a este le saque un promedio dependiendo de los conceptos que estén matriculados en la agrupación Aplicar retroactivo a l promedio de horas extras ReL: No (no sin relación) Variable Frt: promedio Descripción: aplicar promedio Tipo de Dato : Alfanumérico Dato: S 05: Frt: Agrpromedio Esta variable sirve para definir una agrupación en el cual tendrá involucrado conceptos a los cuales se le realizara un determinado proceso ya sea de promedio Aplicar retroactivo a l promedio de horas extras Así: ReL: Ag (agrupación de concepto ) Arg: concepto: 0003(horas extras diurnas), 0004(horas extras nocturnas),0005(horas extras festivas diurnas )0006 (horas extras festivas nocturnas) Variable Agrpromedio Descripción: aplicar promedio de horas extras Tipo de Dato : Alfanumérico Dato: PHex(nombre que tiene la agrupación de concepto de las horas extras) 06. Frt:Factor Esta variable se utiliza para aplicarle un factor al concepto del retroactivo del básico. Al utilizarlo debe multiplicarse por 1000. Ejemplo Aplicar el factor a 30 al crearlo en dato debe ir de la siguiente manera 30000 ReL: No (no sin relación) Variable: Frt:Factor Descripción: aplicar el factor al concepto de retroactivo Tipo de Dato : numérico Dato: 30000 07 Frt:NvAdicional esta variable se utiliza para pagar una novedad adiciona al retroactivo. Para manejarla en el dato siempre debe ir una S ReL: No (no sin relación) Variable: Frt:NvAdicional Descripción: crea novedad adicional Tipo de Dato : Alfanumérico Dato: S 08 Frt:Diaspromedio Esta se utiliza cuando el sistema debe ir a buscar un promedio en días para el calculo del retroactivo ReL: No (no sin relación) Variable: Frt:Diaspromedio Descripción: #días que utiliza para promedio Tipo de Dato : numérico Dato: 360 09 Frt:FFinPromedio Esta variable se utiliza para definir la Fecha final del promedio ReL: Rs(relación sindical ) Ag: Su(sindicato urbano) Variable: Frt:FFinPromedio Descripción: fecha final del retroactivo Tipo de Dato : fecha Dato: 31/12/2003/ 10 Frt:AgrPago Esta variable se utiliza cuando el retroactivo maneje una agrupación de concepto en el cual estos concepto harán parte para conformar el valor del pago del retroactivo. ReL: Ag(agrupación de concepto) Ag: 0001(agrupación conformada por los conceptos 0001 salario básico) Variable: Frt:AgrPago Descripción: agrupación de concepto de pago de retroactivo Tipo de Dato : alfanumérica Dato: 0001 11 Frt:DiasPago se utiliza para buscar días de pago para el retroactivo. Ejemplo aplicar retroactivo del mes ReL: No(no sin relación) Variable: Frt:DiasPago Descripción: días de pago para el rectroactivo Tipo de Dato : numérica Dato: 30 12 Frt:FFinPago Esta variable se utiliza para indicarle al sistema cual fue la ultima fecha en el cual se le pago ReL: No(no sin relación) Variable: Frt: FFinPago Descripción: fecha final de pago Tipo de Dato : fecha Dato: 15/05/2003 13 Frt:FFinRtr Esta variable se utiliza para indicarle al sistema cual fue la fecha en el cual finalizara el retroactivo ReL: No(no sin relacion) Variable: Frt: FFinPago Descripción: fecha final de pago Tipo de Dato : fecha Dato: 15/05/2003 14 Frt:FIniRtr Esta variable se utiliza para indicarle al sistema cual es la fecha inicial del retroactivo ReL: No(no sin relación) Variable: Frt: FFinPago Descripción: fecha final de pago Tipo de Dato : fecha Dato: 01/05/2003 15. Frt:TpRtr Esta variable se utiliza para indicar que tipo de retroactivo se va a utilizar. * Cuando el dato de esta variable sea V= realiza lo siguiente suma el salario día anterior MÁS el salario día actual y esto me da el valor total del concepto de retroactivo * Cuando el dato de esta variable sea Vu= realiza lo siguiente Resta el Salario Día anterior MENOS el Salario Día Actual y esto me da el valor total del concepto de retroactivo *Cuando el dato de esta variable sea H= realiza lo siguiente: toma los días apagar y lo divide en días del período y después toma el Salario anterior y le resta los días pagados * Cuando el dato de esta variable sea P= realiza lo siguiente toma el valor pagado del concepto lo multiplica por el factor pagado y el resultado es el valor del retroactivo * Cuando el dato de esta variable sea T= el retroactivo se aplica teniendo en cuenta la tabla de antigüedad. Toma el salario Anterior y lo multiplica por el salario actual, busca en la tabla de antigüedad que porcentaje le aplicara al retroactivo * Cuando el dato de esta variable sea Tn= toma el salario anterior y le resta el salario actual; mira la tabla de antigüedad y le aplica el porcentaje para el retroactivo * Cuando el dato de esta variable sea He= el valor pagado del concepto es multiplicado por un factor y este me arroja el valor total del retroactivo * Cuando el dato de esta variable sea Ds= este se aplica cuando los días totales - total diferencial sea igual al rectroactivo * Cuando el dato de esta variable sea DD= este se aplica cuando los días totales - total diferencial se igual 16 Frt:FactDiasPag se utiliza para especificar cual será el Factor de días a pagar por el concepto; esta variable en el dato debe multiplicarse por 100. Esta variable trabaja conjuntamente con Frt:FactDiasPer Ejemplo #días a pagar Ej: Pagar 2 días = 200 ReL: No(no sin relación) Variable: Frt:FactDiasPag Descripción: factor de días a pagar Tipo de Dato : Numerica Dato: 200. 17 Frt:FactDiasPrd se utiliza para especificar cual será el Factor de días por periodo aplicarle al concepto de retroactivo * - El factor de pago se calcula como Frt:FACTDIASPAG / FRT:FACTDIASPRD, es decir, se puede pagar 2 de 7 días ó 4 de 14 días, configurado adecuadamente estos parámetros. Tenga presente que los datos que coloque en Relación, Argumento y Datos van de acuerdo a la política que tiene la empresa referente a este proceso. Es decir, van de acuerdo al criterio de hacer los procedimientos en su Compañía. EJ: RETROACTIVO PARA SALARIO ORDINARIO 1. Ingresarle al empleado el aumento salarial a partir del 16.05.2003. Por Registro de Empleados | Datos Complementarios | Historia Salarial 2. Por Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario e : Nombre de Variable: Frt:Fecha Descripción: Fecha donde inicia el retroactivo (O fecha del Aumento salarial). Tipo: Fecha Dato: Colocar la fecha desde donde se tiene en cuenta el retroactivo, en su caso 16.05.2003 Proceso de Liquidación: No va nada. Rel. Arg. Variable Descripción Dato Dato No No Frt:DiasPago Dias de Pago #ca. 75 (Marzo, Abril y 15 de Mayo) No No Frt:FfinPago Fecha Final de Pago Fecha 15.05.2003 No No Frt:FfinRtr Fecha Final del Retroactivo Fecha 15.05.2003 No No Frt:FiniRtr Fecha inicial de Retroactivo Fecha 01.03.2003 No No Frt:TipCld Tipo de Calendario Alfa# C - Comercial No No Frt:TpRtr: Tipo de retroactivo Alfa# DS No No Frt:Debug Visualizador #ca. 0000 23/09/03 La visualización de la Política FRTGN se hace activando : 1-.La variable de Usuario Frt: Debug con dato = 1, para visualizar los pasos antes de la liquidación de los conceptos. 1-.La variable del concepto Frt: Debug con dato = 1, para visualizar los pasos de la liquidación de cada concepto. 12. ¿CÓMO SE IMPLANTA LA SEGURIDAD DEL SISTEMA MIDASOFT? Ruta: Administración | Administración de Seguridad | Registro de Seguridad ADM010 Para implantar la Seguridad en el Sistema de Recursos Humanos MIDASOFT. realice lo siguiente: 1. Clasificar a los usuarios del Sistema por grupos, los cuales se registran por Administración | Administración de Seguridad | Seguridad por Grupo, esto le indica al sistema quienes son administradores del sistema, digitadores, auditores, etc. 2. Luego de definir los grupos, ingrese por la Seguridad por Usuario y allí matricule cada uno de los empleados que serán los usuarios del sistema, registrando: Usuario Password Nombre Grupo Identificación Activación Expiración Días para cambio de clave Y si el empleado esta activo o inactivo como usuario de MIDASOFT. 3. Luego ingrese a la nómina como usuario Administrador de MIDASOFT y en cada una de las pantallas de la aplicación oprima ALTF12 y defina la Seguridad por Procedimiento, ingresando allí: Grupo de Usuarios Aplicación y Procedimiento, este aparece por defecto de acuerdo al procedimiento en el cual se encuentre ubicado. Luego seleccione los atributos de acuerdo al grupo de usuarios, entre las siguientes opciones: Si Adiciona Si Modifica Si Borra Si Visualiza 4. Estos cambios se ven reflejados cuando el empleado ingrese al sistema de acuerdo al grupo de usuarios asignados. NOTA: Si desea que determinado grupo de usuarios se les restringa el uso del ALTF12 vea: "¿CÓMO RESTRINGUIR LA IMPLEMENTACIÓN DE LA SEGURIDAD DEL SISTEMA A DETERMINADOS USUARIOS?" NOTA PARA ADMINISTRADORES : Existen dos procedimientos básicos que el Administrador de Seguridad debe de Restringir completamente, pues NO deben de estar disponible para ningún usuario que no sea administrador de Seguridad, estos Son : 1. SYF045 , que es el que permite definir la seguridad con ALTF12, es decir en proceso por proceso. 2. ADM010 , que es el proceso donde se define toda la seguridad. Estos procesos son Claves para el Uso de la seguridad, si no se aseguran la seguridad NO tiene ningún control puesto que cualquiera pudiera modificarla. Su aseguramiento se hace por la Administración de Seguridad, indicando para cada uno de los procesos cuales grupos de usuarios están o NO permitidos. ¿CÓMO RESTRINGUIR LA IMPLEMENTACIÓN DE LA SEGURIDAD DEL SISTEMA A DETERMINADOS USUARIOS? Debe ingresar por la Administración de MIDASOFT | Administración de Seguridad, e ingresar por esta opción a Seguridad por Grupo o por Usuario y realice los siguientes pasos: 1. Se debe restringir el acceso al procedimiento SYF045 y el ADM010 a todos los usuarios que NO deban manejar la seguridad de la aplicación MIDASOFT. 2. Para cada grupo o Usuario matricule los procedimientos SYF045 y/o ADM010 indicándole los atributos correspondientes. Si Adiciona Si Modifica Si Borra Si Visualiza ¿MANEJO DEL ALTF12 PARA ADMINISTRADORES DE SEGURIDAD? Esta funcionalidad solo debe estar disponible para los Administradores de Seguridad, y su manejo es de la siguiente manera : 1. Debe de haber creado los usuarios del sistema y haberlos catalogado en grupos de acuerdo a su rol. 2. Ingrese al sistema código del USUARIO y PASSWORD del grupo administrador. 3. Ingrese a cada una pantalla o Browse de la Aplicación MIDASOFT que se desee parametrizar la Seguridad y oprima ALTF12 y defina los grupos que vaya o no a tener acceso, indicando: Si Adiciona Si Modifica Si Borra Si Visualiza Tenga en cuenta que en la pantalla aparece la siguiente convención, de acuerdo a lo marcado en las operaciones definidas: 0 - No permitido. 1 - Permitido. 4. Para inhabilitar un módulo completo se sitúa en el Icono correspondiente y cuando aparezcan las opciones generales de este módulo se da ALTF12 y se indica el grupo de usuarios y la restricción o permiso de acuerdo a la convención establecida. ¿QUÉ ES Y COMO SE CONFIGURA EL SELFSERVICE ? SELF SERVICE significa Sírvase usted mismo. Es decir, cualquier persona que tenga una estación puede entrar al sistema y manejar la información de un grupo de áreas, conceptos, agrupaciones, personas, oficios, inclusive así mismo etc,. Todo esto puede estar comandado por un Administrador de usuarios que define perfiles, permitiendo que todo ó nada sea restringido. Esta extensión está incluida en cada aplicación de la nómina, permitiendo que estas restricciones cubran el sistema en general. Para que el Self Service funcione se deben Existir un usuario con su respectivo grupo, adicionalmente tenga en cuenta lo siguiente: 1. En el Administrador de MIDASOFTOFT y en menú Administración | Administración de Seguridad | Seguridad por grupo. Aparecerá la ventana Grupo de Usuarios con todos ellos matriculados, en el Tab Agrupaciones (SGA) podrá asignar una o varias agrupaciones que serán restricciones en el momento del acceso, estas pueden ser única o un grupo de algo según los siguientes tipos: Área Subgrupo Concepto Departamento Empleado Certificado Grupo Horario Incapacidad Relación Sindical Ausencias Sucursal Nómina Nivel Oficio Clase de Préstamo Centro de Costo Relación Laboral Sección Turno Ubicación NOTA: La agrupación de tipo ÚNICA sólo aparece al elegir el tipo empleado, esta opción permite que el usuario sólo se pueda consultar a sí mismo en todos los procedimientos de la nómina. 2. Asegúrese de que existan las agrupaciones definidas en la seguridad, en caso contrario se puede crear en el menú Configuración de la Nómina, eligiendo la opción Agrupación de conceptos si es de conceptos, o Tablas de Referencia| Agrupaciones generales para los otros tipos de agrupaciones. 3. Después de tener todos los parámetros listos ya se puede verificar que cada usuario solo acceda a la información permitida según las agrupaciones matriculadas. NOTA: El nombre de la agrupación debe tener como máximo cuatro caracteres ejemplo: ARE1. ¿ CÓMO ES EL MANEJO DE SEGURIDAD PARA USUARIOS O SELFSERVICE? La estructura interna de la seguridad del sistema es la siguiente: Usuario - Idfusuario - Puede ser el Código del Empleado - Estado: Activo, Inactivo - Fecha de Activación + días de cambio de Clave = Fecha del nuevo cambio -Grupo al que pertenece - SGU - Seguridad de Procedimientos - SGG - Agrupaciones - Agrupaciones de Cosas, Empleados, Conceptos, Certificados - SGA Si Swich es true, es decir 1 es por que: SAG:Tp_AGR = 'Empleado' Y SGA:Agrupación = 'Unica' SGA:Agrupación = 'Única' sólo vera la información de ese empleado SGA:Agrupacion <> 'Única' sólo accederá a la información de los empleados que cumplan la condición de esa agrupación Archivos de la seguridad son : CIA, CNF, SAP, SEG, SFC, SFL, SGG, SGU, SPR, SSV, SGA La seguridad dependerá de la Compañía y esta dirá que estará restringido y que no. ¿Cómo se implanta la SEGURIDAD PARA EL LOG Histórico de Transacciones? 1. Los siguientes archivos son de Seguridad y su ruta esta en el SyfEmpr.ini: SSV nombre SSV SFL nombre SFL SFC nombre SFC Si desea re-direccionar estos archivos edite SyfEmpr.ini y realice: [#CIA] , donde #CIA es el código de la compañía, Normalmente 01. Es en términos generales la compañia de acceso. [Archivos] => {directorio (ubicación) o ruta. Ej: {C:MIDASOFT\datos\nombre de archivo Estos .Ini deben estar ubicados donde la aplicación inicie. 2. En el menú de administración de la aplicación en Administración de seguridad aparecen las opciones: - Seguridad por Usuario - Seguridad por Grupo - Variables del Sistema - Seguridad de Archivos Si la opción Seguridad de Archivos se encuentra escondida y desea que se habilite realice: Ingrese por el botón Variables del Sistema y cree o la siguiente: - Nombre de Variable: SegArchivos - Descripción: Activar Seguridad de Archivos - Tipo de Variable: Numérica - Dato: 1, para ser habilitada la opción. Salga de esta opción. Ingrese nuevamente a la Administración de Seguridad, entonces verá que la opción Seguridad de Archivos ahora esta disponible. 3. En el Ini (SyfEmpr.ini ) se encuentra la ruta donde quedaran los históricos, dependiendo de cuantos vaya a utilizar. La entrada PathHis= contiene la ruta especificada , edite el ini y acondicione la ruta de acuerdo a sus necesidades por ej. PathHis= C:MIDASOFT\datos\ Recuerde que es solo la ruta. 4. Para definir el histórico de transacciones inserte / seleccione / cambie en la opción Seguridad de Archivos y tenga en cuenta los siguiente: - Archivo: Nombre del archivo MIDASOFT al que se le implementará el Histórico. Ej.: EMP - Registro de Empleados - Descripción: Histórico de Empleados - Nombre del Histórico de Transacciones: Nombre del archivo que contendrá el histórico configurado. Ej.: HISEMP, este archivo grabara los datos de los cambios realizados a la tabla de Empleados, bien sean : Inserciones(1), Cambios(2) o Borrados(3). - Ud. puede definir un Log histórico para cada archivo o tabla, por lo tanto, solo basta con indicar un nombre diferente para cada uno, o definir un solo histórico para todas las tablas entonces siempre indique el mismo. - Aun cuando es un archivo texto ,este log histórico no se puede editar ni modificar con ningún editor, si lo hace corre el riesgo de dañarlo irrecuperablemente. - Es encriptado, salvo los campos tipo Cstring o String, es decir, todo lo que tenga que ver con fechas, valores o números aparecerán completamente encriptados. - Para su traducción debe utilizar las herramientas proporcionadas por el sistema. ¿Cómo se implanta la Seguridad de CAMPOS DE Archivos? En la seguridad de archivos se puede definir la seguridad de campo y/o a nivel de Grupo de Usuario, esto quiere decir que un campo de un archivo puede tener restricciones para todo el mundo o para un grupo de usuarios, para ello tenga en cuenta lo siguiente: 1. Siga los pasos 1 y 2 del punto anterior. 2. Si desea activar la seguridad a nivel de campo, active la opción Seguridad por Campos? En cada archivo que se desea controlar. 3. Si toda esta seguridad va a nivel de grupo de usuarios entonces marque: A nivel de Grupo de Usuarios? 4. En la ventana inferior indique los campos a los cuales les va ha asignar la seguridad, verificando los siguientes criterios: - Seleccione el campo que desea implementar la seguridad. Ejemplo: ?EMP:EMPLEADO, todos los campos deben empezar con el carácter ?. - Si desea cambiar el Prompt Default, es decir, cambiar el titulo del campo en las formas o ventanas de registro, ejemplo: A Empleado cámbielo por Código del Empleado: - Además active o desactive uno o varios de los siguientes atributos: No Actualiza? No Visualizar? No Modificar? Si Requerido? No Requerido? ¿CÓMO SE MANEJA LA SEGURIDAD DE CAMPOS Y DE CONTROLES ? La seguridad de Campos y/o Controles permite inhibir que un usuario y/o grupo de Usuarios pueda cambiar o modificar un campo de una tabla del sistema. Supongamos el siguiente ejemplo: Queremos inhibir en la tabla de Prestamos que un grupo de Usuarios, NO puedan modificar el campo de la clase de prestamos. Solución : Tenemos que llegar hasta la Forma donde se graban los datos de los préstamos y determinar que campo y/o controles se desean limitar, para esto haga lo siguiente: 1. Busque el nombre de la Ventana ubicándose en ella y utilizando el ALTF12 y aparecerá el nombre del procedimiento, para el registro de los prestamos esta ventana se llama MLP:FrmMSP. 2. Con la palabra Frm, identificamos una forma, es la ventana que aparece después de un Browse (esta ultima es la que tiene los botones de Insertar, Cambiar o Borrar). 3. Determinamos el nombre físico de lo que queremos restringir, normalmente debe ser un control y un campo, para seguir el ejemplo enunciado anteriormente el procedimiento será: - Ubicamos el control, en este caso es el que queda al frente del Campo Clase de Prestamos, y el TIP nos indicara como se llama (este nombre aparece si dejamos el cursor quieto sobre el botón ), para el ejemplo es el ?CallLookup:2. - Igual hacemos con el campo y así determinar como se llama, para el campo clase de préstamo en el Tip deberá aparecer ?MSP:Clase_Prestamo. 4. Para determinar que Tabla o Archivo que debemos de Asegurar verificamos las ultimas tres o Cuatro letras que aparecen en el nombre de la ventana normalmente va después de Frm. Para el ejemplo la ventana se llama MLP:FrmMSP por esta razón podemos saber que el archivo es el MSP. Obtenidos los datos anteriores, procedemos a definir la seguridad así: 1. Primero se restringe el Campo, para esto lea "¿Cómo se implanta la Seguridad de CAMPOS DE Archivos?" , active la opción No Modificar?. 2. Para restringir el control active el ALTF12 de la forma y nos aparecerá la ventana de seguridad. 3. Definimos la seguridad para este procedimiento, pero diciéndole que si a todas las restricciones, para mantener activa la ventana. 4. En el Botón de procedimientos, le indicamos que SI maneja seguridad de controles. 5. En el Botón de Controles insertamos el control, para este caso insertamos ?CallLookup:2, el grupo de usuario. 6. Si deseamos que el botón no se ejecute, es decir no llame a la ventana padre, activamos el campo: No Ejecutar?. 7. En que Evento? Me indica que tipo de suceso el botón no se ejecutara, si se elige todos este se desactivará tanto para la inserción como para la modificación, si el objetivo es que no se pueda cambiar el campo después de ingresado se debe seleccionar el evento de Cambiar. 8. En visualización se determina como se quiere ver el botón al momento de aplicar la seguridad, si se escoge Hide el botón desaparecerá, si la opción es Disable lo que pasará es que se inactivará y por ultimo está Normal que significa que el botón no tendrá ningún evento. ¿CÓMO SE MANEJA LA SEGURIDAD DE LOS ÁRBOLES ? 1. Supongamos que tenemos el árbol de la Nomina así : Sistema de Nomina Configuración Módulos de Nomina Vacaciones .... .... Informes Generales Consultas Generales 2. Ahora Supongamos que queremos inhibir el acceso al Modulo de Vacaciones. Que debemos de hacer : 1. Nos ubicamos en el Cuadro de Búsqueda, Primer campo del Árbol. 2. Indicamos con AltF12 que vamos a ponerle seguridad a este procedimiento, nos debe de aparecer Define Seguridad para el Procedimiento ? Mlnm:TreeApp. 3. Debemos de indicar YES, 4. En la pantalla que nos aparece (Seguridad de Procedimientos) debemos de insertar un registro para el procedimiento Mlnm:TreeApp y el grupo de usuarios al que aplica, pero indicando a los indicadores que se solicitan que SI. (Si visualiza, si Cambia etc.), es decir MARCARLOS. 5. Creado este Registro, con el Botón de Procedimientos creamos este procedimiento o lo cambiamos, Si ya existe , indicando que tiene seguridad de controles. Una vez hechos los pasos anteriores, realizamos lo siguiente : 1. Ejecutamos el Modulo de Vacaciones. 2. Cuando nos aparezca el árbol correspondiente, nos ubicamos nuevamente en cuadro de Búsqueda. 3. Indicamos con ALTF12 que vamos a ponerle seguridad. 4. Debemos de indicar YES, 5. En la pantalla que nos aparece (Seguridad de Procedimientos) debemos de insertar un registro para este procedimiento y el grupo de usuarios al que aplica, pero indicando a los indicadores que se solicitan que NO. (Si visualiza, Si Cambia etc.), es decir NO marcarlos. Realizados todos los pasos la seguridad queda lista. ¿CÓMO ES EL MANEJO DE SEGURIDAD POR COMPAÑÍA? Por esta opción se pueden filtrar los accesos a la nómina por cada una de las Compañías que maneje la Empresa. Para que este funcione correctamente debe editar el archivo SyfEmpr.ini y crear las siguientes líneas: [CompaniaUsuario] => Indicar el número de la Compañía y el Usuario a Restringir AUTZ = 0 => No permite ingresar a esta Compañía al usuario indicado. AUTZ = 1 => Permite ingresar a esta Compañía al usuario indicado. Ejemplo: [01MIDASOFT] AUTZ = 0 ó 1, según el caso. ¿SEGURIDAD PARA NOMINAS CONFIDENCIALES O CORPORATIVAS? Esta seguridad se puede instalar de dos forma distintas , así : 1. Por medio de vistas creadas en el motor. 2. Utilizando todas las funciones explicadas anteriormente con respecto del SelfService, ,en este caso debe de seguir los siguientes pasos : - Se Debe Crear En Tablas De Referencia / Agrupaciones Generales Una Agrupación Por Nomina. - Debe tener 8 Caracteres Ej: 01010101 - Donde Los Primeros 4 Pertenecen A La Agrupación Que Indica La Estructura Por la Cual Se Hace La Restricción Ej: 0101 Tipo De Agrupación Nomina. - Y Los 4 Últimos Pertenecen Al Dato De La Agrupación Donde Utilizo La Descripción Ej: 0101 Descripción: Confidencial - En Los Componentes Se Insertan Solo Las Nominas Que Se Pueden Visualizar. - Si Se Desea Que Otros Grupos De Personas Visualicen Otras Nominas Se Debe Crear Otra Agrupación Como Los Pasos Anteriores. - Después De Realizado Este Proceso Se Pasa A Administración / Administración De Seguridad Y Por Seguridad Por Grupo. - Se Selecciona Por Cada Grupo De Usuarios - En La Ventana Agrupaciones Se Selecciona El Tipo De Agrupación (Utilizada En Las Agrupaciones Ej.: Nomina) - Se Digita La Agrupación Y El Dato Creados En La Agrupación Ej: 01010101 - No Se Debe Activar La Opción General, Ya Que Esta Opción Es Para Que Haga La Restricción De Todas Las Nominas Sin Importar La Agrupación. ¿DIAGRAMA ENTIDAD RELACION DE LA SEGURIDAD? Archivos: SSV,CIA, CNF, SAP,SPR,SPC,SCC, SEG, SFC, SFL,SFH, SGG, SGU, SGA Estos Archivos son Tipo Clarion y se encuentran encriptados. SAP ============================> SPR | | SEG =======> SGU | | | | | | | | ======> SGA | | | | ======> SGG <===== | | | | | | | |======== | | | |===> SPC | | | | |==> SCC <====| | SFL =====> SFH | | | |===> SFC <=== | 13. MÓDULO DE ASISTENTE PARA CONFIGURACIÓN Permite controlar el proceso de configuración del sistema en la etapa de implementación o de instalación de nuevas versiones. 1. TRANSACCIÓN * Instalación de archivos. * Importación Inicial 2. GENERACIÓN * Histórico de vacaciones. * Calendario anual * Actualizar consecutivos * Ini. De Instalación PASOS PARA LA INSTALACIÓN DEL APLICATIVO Instalación del aplicativo: Para instalar el sistema en su computador debe tener el CD del producto, el cual contiene todos los ejecutables, las librerías, los utilitarios, la seguridad del sistema, las ayudas en línea y otros componentes. Para comenzar la instalación verifique la capacidad de los discos duros de su computador y seleccione el que posea mayor espacio. Después de haber seleccionado el disco, cree una carpeta cuyo nombre será Midasoft, dentro de ella cree 6 carpetas mas cuyos nombres son Dll, Dato, Syfdat, Backup, Sql, Midazip, una vez creadas estas carpetas copie todo 1. Cree los siguientes directorios: C:\MIDASOFT\ - Debajo de MIDASOFT cree: \DATOS\ \DLL\ \MOD55ZIP\ \SYFDAT\ 2. En MIDASOFT\MOD55ZIP\ Baje todos *.zip del CD 2.1. Copie del CD el Unzip.bat al directorio C:\MIDASOFT\ 2.2. Editar el Unzip.bat y re-direccionarlo de acuerdo a la letra en el cual quedó instalado Midas y ejecútelo. 2.3. Tenga en cuenta que si no es una demostración deben suprimirse las siguientes líneas del Unzip.bat: Pkunzip -o .\MOD55zip\dat_.zip .\Syfdat Pkunzip -o .\MOD55zip\instdat_.zip .\Datos Pkunzip -o .\MOD55ZIP\instomd_.zip .\Datos Pkunzip -o .\MOD55zip\ss_.zip .\Datos Pkunzip -o .\MOD55zip\instplt_.zip .\Dll 3. Del CD baje el Pkunzip.exe y el Pkzip.exe en C:\MIDASOFT\ En MIDASOFT \DATOS\, baje los *.dat del CD (Seg, Cia, Cnf) 4. De MIDASOFT\MIDASZIP\, desempaquete MIDAS todos los T*.ZIP, M*.ZIP y S*.ZIP con el comando parado en MIDASOFT: C: \MIDASOFT\Pkunzip -o C: \MIDASOFT\MOD55ZIP\T.*ZIP C: \MIDASOFT\Pkunzip -o C:\MIDASOFT\MOD55ZIP\MOD55.ZIP C: \MIDASOFT\Pkunzip -o C:\MIDASOFT\SYFDAT\SY*.ZIP C: \MIDASOFT\Pkunzip -o C:\MIDASOFT\SYFDAT\SI*.ZIP 5. Luego ingrese a la Nómina Midas y ejecute la Instalación de archivos que se encuentra en el módulo de Asistente de Instalación (Tpwi.exe) Indicando el modelo: C: \MIDASOFT\SYFDAT\ARCHIVOS.MDL. General de Datos, C:\MIDASOFT\DATOS\ Librerías Dll , C:\MIDASOFT\DLL\ Sistema (Syfdat), C:\MIDASOFT\SYFDAT\ Específicos, C:\MIDASOFT\DATOS\ Luego oprima el botón VERIFICAR y luego el botón ACEPTAR. El sistema automáticamente crea y corre un BAT. Salga del sistema y vuelva a ingresar para que se tomen los cambios. Con esto queda debidamente instalado el sistema. A continuación se describen los archivos que no deben ser compartidos en el momento de crear una nueva Compañía. ARCH DESCRIPCIÓN ACU Acumulados AEP Accidentes - Empleados AHE Ahorros del Empleado AJE Ajustes por Empleado APE Ausencias ASE Asociación del Empleado AXE Auxilios por Empleado CES Cesantías CHQ Cheques por Empleado DEE Dependientes x Empleado DGE Distribución Gastos Ccosto DHE Historia de la Dotación DLE Movimiento del Empleado DOE Documentos por Empleado DRJ Detalle del Reloj DTE Dotación por Empleado EBE Embargos por Empleado ECS Saldos de Consolidaciones EEV Empleados Progranados EHA Habilidad tiene el Empleado EHC Registro Empleados en Curso EMP Información del Empleado EMR Múltiples retiros del Empleado EMV Variables por Empleado EXV Datos de Archivos Importados FEM Fondo Cesantía por Empleado GRF Grupos Familiares HEE Histórico Empleado Program. HIP Histórico Préstamos HLB Historia Laboral del Empleado HSL Historia Salarial del Empleado HVA Histórico de Vacaciones INE Incapacidades por Empleado LIB Libranzas de Préstamos LQD Liquidaciones Definitivas LQE Liq.Definitivas por Empleado MLQ Movimiento Liquidado Nómina MPC Préstamos Importados MSP Maestro de Préstamos NIE Nivel Endeudamiento por Empl. NRE Novedades por Reemplazos T. NTU Novedades de Turnos NVN Novedades de Nómina NVP Novedades Pendientes OGR Empl./Oficios por Agrupación PCD Auxiliar de Préstamos PDE Plantillas diarias por Empleado PHE Plantillas por Conceptos PSL Parámetros de Selección PTU Programación de turnos PUE Plantillas Resumen por Empl. REE Reemplazos Transit.por Empl. RSE Restricciones por Empleado SPE Salarios Promedios VAC Vacaciones ¿CÓMO SE PUEDE REDIRECCIONAR UNA NUEVA COMPAÑÍA? Para re-direccionar una nueva compañía se debe editar el archivo syf.ini que se encuentra en el directorio de DATOS y hacer lo siguiente: Crear la línea: [Archivos] Luego escribir: CNF = {path nuevo de datos} Ejemplo: [Archivos] CNF=c:\midas\ Esto mismo lo puede hacer para los archivos CNF, SEG, CIA y ARH. 14. DE IMPORTACIÓN INICIAL Para subir archivos que sean compatibles con Midasoft. Los archivos que se pueden importar son empleados, cesantías, vacaciones, turnos, acumulados, prestamos ahorro para estos archivos se llenan los siguientes campos la ubicación del archivo ARCHIVO MAESTRO DE IMPORTACION NOMINA Antes de realizar la importación se recomienda: Se debe realizar un archivo plano sin comas o puntos, se delimitan por ancho fijo. En los campos se recomienda no manejar comas o puntos o guiones Los campos que son fecha deben de ir en formato ddmmaaaa Los campos en la mayoría son alfanuméricos o sea permite números y letras y alineados a la Izquierda. Los campos que digan 3 y 2D, significa 3 enteros y 2 decimales sin punto ó comas, alineados a derecha. OPC, opcional dependiendo de sus especificaciones. IMPORTACION DE EMPLEADOS - EMP - HSL - CAMPO TIPO CAMPO P_INI TAM DESCRIPCION REQ EMPLEADO STRING(12) 1 12 !Código empleado ó numero de documento de identidad, sin puntos y comas. SI APELLIDO STRING(25) 13 25 !Primer Apellido y Segundo Apellido SI NOMBRE STRING(25) 38 25 !Primer Nombre y Segundo Nombre SI SEXO STRING(1) 63 1 !Sexo M Masculino F Femenino SI F_INGRESO STRING(8) 64 8 !Fecha ingreso SI F_ANTIGUEDAD STRING(8) 72 8 !Fecha de Antigüedad, puede ser la misma que de ingreso SI AREA STRING(4) 80 4 !Area de la empresa SI OFICIO STRING(12) 84 12 !Oficio SI TIPO_NOM STRING(2) 96 2 !TIPO DE NOMINA QUINCENAL,MES ...... SI CLASE_NOM STRING(2) 98 2 !CLASE DE NOMINA EMPELADOS,OBreros .. SI TURNO STRING(2) 100 2 !TURNO NO HORARIO STRING(2) 102 2 !clase de horario NO REL_LABORAL STRING(2) 104 2 !RELACION LABORAL: L5-Ley 50, SI-Salario Integral, RA-Regimen Anterior SI REL_SINDICAL STRING(2) 106 2 !Relacion Sindical, si maneja sindicato ó no. Si no se maneja por defecto SR-Sin relacion Sindical SI GRUPO STRING(16) 108 16 !Es un clasificador NO SUBGRUPO STRING(16) 124 16 !Es un clasificador NO NRO_AFILIAC STRING(14) 140 14 !Nro afiliacion ISS, si se maneja NO PATRONAL STRING(12) 154 12 !numero patronal, si se maneja NO PROCEDIMTO STRING(1) 166 1 ! Procedimiento de retefuente, es 1 o 2 SI PORC_RFTE STRING(5) 167 5 ! Es el % de retefuente, es un valor, solo si el procedimiento es 2, el campo es 3 Y 2D NO DOCTO_IDENT STRING(12) 172 12 !Es el numero de documento de identidad, es sin puntos o comas SI CLASE_DOCTO STRING(1) 184 1 !Clase del dcto de identidad: C-Cedula, N-Nit, E-Cedula Extranjería, T-Tarjeta de Identidad, R-Registro Civil, L-Libreta militar SI EXPEDIDO_EN STRING(5) 185 5 !Código de la Ciudad según el dane. Ej; 05001 Medellin SI FORMA_PAGO STRING(1) 190 1 !Forma de Pago: C-Cheque, T-Transferencia SI BANCO STRING(2) 191 2 !banco empleado, solo si es transferencia y es requerido. NO SUCURSAL STRING(2) 193 2 !sucursal empleado, solo si es transferencia y es requerido. NO CTA_BCO STRING(15) 195 15 !cuenta empleado, solo si es transferencia y es requerido. NO TIPO_CTA STRING(1) 210 1 !tipo de Cuenta, solo si es transferencia y es requerido. A ahorro C corriente NO PROP_CTA STRING(1) 211 1 !Propiedad de la cuenta, solo si es transferencia y es requerido. P propia A Ajena NO BANCO_G STRING(2) 212 2 !banco empresa por donde gira, solo si es transferencia y es requerido. NO SUCURSAL_G STRING(2) 214 2 !sucursal empresa por donde gira, solo si es transferencia y es requerido. NO CTA_BCO_G STRING(15) 216 15 !cuenta banco empresa por donde gira, solo si es transferencia y es requerido. NO DPTO STRING(3) 231 3 !departamento SI CCOSTO STRING(6) 234 6 !centro costo SI ESTADO STRING(1) 240 1 !Estado del empleado blanco ' ' activo o R retirados SI F_NACE STRING(8) 241 8 !fecha de nacimiento SI P_CARGO STRING(2) 249 2 !# persona a cargo NO NRO_HIJOS STRING(2) 251 2 !# de hijos NO F_RETIRO STRING(8) 253 8 !Fecha de Retiro si Estado=R NO EST_CIVIL STRING(2) 261 2 !estado civil: So-Soltero, Ca-Casado, Un-Union Libre, Vi-Viudo, Se-Separado NO TELEFONO STRING(12) 263 12 Telefono del empleado NO F_ULT_SALAR STRING(8) 275 8 !fecha de ultimo salario, es la fecha de vigencia del ultimo salario SI F_JUBILADO STRING(8) 283 8 Fecha de Jubilación, solo si es jubilado NO TP_CONTR STRING(2) 291 2 Tipo de contrato del empleado: TI-Termino indefinido, TF-Termino fijo, AP-Aprendiz Sena SI F_VCMT_CONTR STRING(8) 293 8 !fecha vencimiento del contrato, Solo si el contrato es a termino fijo NO GRUPO_RH STRING(3) 301 3 !grupo sanguíneo O+ B- ..... NO F_ULT_RETIRO STRING(8) 304 8 Fecha de ultimo retiro, no es necesario NO F_VAC STRING(8) 312 8 Fecha de Vacaciones, no es necesario NO FACT_PREST STRING(5) 320 5 ! 3 Y 2 D si la relación laboral es de SI-Salario Integral NO SALARIO STRING(8) 325 8 ! 6 Y 2 D SALARIO HORA SI JORNADA STRING(1) 333 1 ! Jornada C completa P parcial SI N_HRS_P STRING(6) 334 6 ! 4 Y 2 D # de horas por Jornada si Jornada=P NO DIRECCION STRING(30) 340 30 !Dirección del empleado NO EXTENSION STRING(8) 370 8 !Extensión del empleado NO LIBRETA STRING(15) 378 15 ! # Libreta Militar NO DISTRITO STRING(4) 393 4 ! Distrito Militar NO CLASE STRING(2) 397 2 ! Clase de Libreta NO CARNET_EMPR STRING(1) 399 1 ! Si o No NO CIUDAD STRING(5) 400 5 !Ciudad de residencia. Ej: 05001 Medellín SI BARRIO STRING(2) 405 2 !Barrio de residencia NO F_CHC_L50 STRING(8) 407 8 ! Fecha de Cambio a Ley 50, puede ser la misma fecha de ingreso SI EMPRESA EPS STRING(2) 415 2 ! Empresa EPS, ver tabla de seguridad social anexa, SS-Seguro Social SI SUCURSAL EPS STRING(3) 417 3 ! Sucursal de la EPS, Ej.:001 SI EMPRESA AFP STRING(2) 420 2 ! Empresa AFP, ver tabla de seguridad social anexa, SS-Seguro Social SI SUCURSAL AFP STRING(3) 422 3 ! Sucursal de la AFP, Ej.:001 SI EMPRESA ARP STRING(2) 425 2 ! Empresa ARP, ver tabla de seguridad social anexa, SS-Seguro Social SI SUCURSAL ARP STRING(3) 427 3 ! Sucursal de la ARP, Ej.:001 SI cdg_ccf string(2) 430 2 ! Caja de Compensacion OPC CENTROTRAB string(7) 432 7 ! 03/08/2004 CENTRO DE TRABAJO ARP OPC fondo string(2) 439 2 ! Fondo de Cesantias OPC HSLOTRAMND string(1) 441 1 ! mANEJO DE OTRA MONEDA 1 o 0 OPC HSLMONEDA string(4) 442 4 ! cODIGO DE MONEDA, DOLARES, EUROS OPC HSLTPSALARIO STRING(1) 446 1 ! N - Normal, F - Flexible OPC HSLPLANTILLA STRING(12) 445 12 ! Codigo de la Plantilla de Beneficios OPC HSLPORCDESAL STRING(8) 457 8 ! Porcentaje de Desalarizacion 6 Y 2 D OPC HSLPLUS STRING(8) 466 8 ! Plus 6 Y 2 D OPC Ubicacion STRING(16) 474 16 ! Ubicacion OPC var_tra_01 STRING(11) 490 11 ! 9 y 2 OPC var_tra_02 STRING(11) 501 11 ! 9 y 2 OPC var_tra_03 STRING(11) 512 11 ! 9 y 2 OPC var_tra_04 STRING(11) 523 11 ! 9 y 2 OPC var_tra_05 STRING(11) 534 11 ! 9 y 2 OPC var_tra_06 STRING(11) 545 11 ! 9 y 2 OPC var_tra_07 STRING(11) 556 11 ! 9 y 2 OPC var_tra_08 STRING(11) 667 11 ! 9 y 2 OPC var_tra_09 STRING(11) 678 11 ! 9 y 2 OPC var_tra_10 STRING(11) 689 11 ! 9 y 2 OPC EMAIL STRING(80) 700 80 DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO OPC EMVVARIABLE STRING(20) 780 20 EJEMPLO : CLAVE OPC EMVDATO STRING(20) 800 20 DATO DEL EJEMPLO ANTERIOR OPC IMPORTACION DE CESANTIAS - CES CAMPO TIPO CAMPO P_INI TAM DESCRIPCION REQ EMPLEADO STRING(12) 1 12 ! Código empleado SI F_LIQ STRING(8) 13 8 ! Fecha de Consolidación SI CES_CON STRING(9) 21 9 ! 7 y 0D Cesantías Consolidadas SI INT_CON STRING(9) 30 9 ! 7 y 0D Intereses Consolidadas SI CES_PAG STRING(9) 39 9 ! 7 y 0D Cesantías Pagadas SI INT_PAG STRING(9) 48 9 ! 7 y 0D Intereses Pagados SI TIPO STRING(1) 57 1 ! P SI CES_PAR_PAG STRING(9) 58 9 ! igual a CES_PAG SI SAL_BAS_MES STRING(9) 67 9 ! Salario Básico Mensual SI SAL_PRO_CES STRING(9) 76 9 ! Salario Promedio Mensual SI F_SOLICITUD STRING(8) 85 8 ! Fecha de Solicitud SI CAUSA STRING(15) 93 15 ! Causa del anticipo SI TIEMPO STRING(6) 108 6 ! 6 y 0D Tiempo en días laborados SI RESOLUCION STRING(12) 114 12 ! # de Resolución Ministerio SI IMPORTACION DE VACACIONES - VAC CAMPO TIPO CAMPO P_INI TAM DESCRIPCION REQ EMPLEADO STRING(12) 1 12 !código empleado SI ANO STRING(4) 13 4 !ano de programación 1998.... SI CNS STRING(2) 17 2 !consecutivo siempre 01 SI NOMINA STRING(4) 19 4 ! Nomina es la unión del tipo y la clase de nómina SI DPTO STRING(3) 23 3 !departamento SI F_SAL_P STRING(8) 26 8 !fecha salida programada SI F_REG_P STRING(8) 34 8 !fecha regreso programada SI IND_VAC STRING(1) 42 1 ! Blanco SI DIAS_VAC STRING(2) 43 2 ! Cero SI F_SAL_R STRING(8) 45 8 !fecha salida real SI F_REG_R STRING(8) 53 8 !fecha regreso real SI DIAS_DINERO STRING(6) 61 6 !días en dinero SI DIAS_P STRING(6) 67 6 !días programados SI DIAS_T STRING(6) 73 6 !días reales tomados SI Conversión de Vacaciones basada en archivo plano con Días Pagados Estructura de Archivo plano Empleado String(12) 1 12 ! Codigo del empleado SI DiasPag String(12) 13 12 ! Dias totales pagados (Normales y Dinero) SI OPC = opcional dependiendo de sus especificaciones IMPORTACION DE PRESTAMOS - MSP CAMPO TIPO CAMPO P_INI TAM DESCRIPCION REQ EMPLEADO STRING(12) 1 12 ! EMPLEADO SI ANO STRING(2) 13 2 ! ano del préstamo SI NRO STRING(10) 15 10 ! nro del préstamo SI DESCRIPCION STRING(30) 25 30 ! Descripción SI F_PRESTAMO STRING(8) 55 8 ! fecha del préstamo SI F_APROBADO STRING(8) 63 8 ! fecha de aprobación SI CLASE_PRE STRING(4) 71 4 ! Clase de Préstamo SI F_INICIO STRING(8) 75 8 ! fecha inicio descuento SI VALOR STRING(10) 83 10 ! 10 y 0D valor del préstamo SI MONTO_T STRING(10) 93 10 ! monto total SI ACUM_PAG STRING(10) 103 10 ! acumulado pagado SI PLAZO STRING(4) 113 4 ! plazo de pago en días SI AMORTIZACION STRING(4) 117 4 ! amortizar cada .. días SI GEN_FINANZAS STRING(1) 121 1 ! GEN CUOTAS FINANZAS SI TP_AMORTIZA STRING(1) 122 1 ! C CONSTANTE SI PAG_INTERES STRING(1) 123 1 SI I STRING(5) 124 5 ! 3 y 2D porcentaje de interés SI VLR_I STRING(10) 129 10 ! 10 y 0D valor de intereses SI PER_I STRING(2) 139 2 ! periodicidad de los intereses SI ESTADO STRING(1) 141 1 ! '' no aprobado ; '1' aprobado SI CUOTA STRING(10) 142 10 ! 10 y 0D Valor Cuota por Periodo SI IND_PAG STRING(1) 152 1 ! '' ; 1 apago, 2 pagado SI CALENDAR STRING(1) 153 1 ! J juliano , C comercial SI F_PAGO STRING(1) 154 1 ! Forma de Pago = N SI REMISION STRING(6) 155 6 ! # Remisión SI PROVEEDOR STRING(10) 161 10 ! Tercero SI COD_NEG STRING(2) 171 2 ! Código de Negación SI F_NEGACION STRING(8) 173 8 ! Fecha de Negación SI FACTOR STRING(7) 181 7 SI F_ULT_DSCTO STRING(8) 188 8 ! fecha de ULTIMO DESCUENTO DE KAPITAL 25/08/2004 SM OPC F_ULT_INT STRING(8) 196 8 ! fecha de ULTIMO DESCUENTO DE INTERES 25/08/2004 SM OPC IMPORTACION DE PLAN DE PAGOS CUOTAS EXTRAS PRESTAMOS - LIB CAMPO TIPO CAMPO P_INI TAM DESCRIPCION REQ EMPLEADO STRING(12) 1 12 ! Código Empleado SI ANO STRING(2) 13 2 ! ano del préstamo = al Préstamo SI NRO STRING(6) 15 6 ! nro del préstamo = al Préstamo SI CUOTA_P STRING(3) 21 3 ! 3 y 0D # cuota SI CONCEPTO STRING(4) 24 4 ! Concepto de Deducción SI FECHA STRING(8) 28 8 SI TP_ASOC STRING(1) 36 1 ! U Único, R Repetitivo, '' SI FECHA_COBRO STRING(8) 37 8 ! Fecha de Cobro SI CPTO_ASOC STRING(4) 45 4 ! Concepto asociado si TP_ASOC <> '' SI VAL_POR STRING(1) 49 1 ! V valor, P porcentaje SI VALOR STRING(10) 50 10 ! 10 Y 0D Valor de la Cuota si VAL_POR = V SI PORCENT STRING(7) 60 7 ! 5 Y 2D Porcentaje si VAL_POR = P SI ACUM_PAG STRING(10) 67 10 ! 10 Y 0D SI TP_CUOTA STRING(1) 77 1 ! = 1 SI IMPORTACION DE PLAN ESPECIAL DE PRESTAMOS - CEP CAMPO TIPO CAMPO P_INI TAM DESCRIPCION REQ ANO STRING(2) 1 2 ! ano del préstamo SI NRO STRING(6) 3 6 ! nro del préstamo SI FECHA_I STRING(8) 9 8 ! fecha de iniciación SI VALOR STRING(10) 17 10 ! valor SI CUOTA STRING(10) 27 10 ! cuota SI PLAZO STRING(2) 37 2 ! plazo SI TABLAS DE REFERENCIA NOMINAS TIPO + NOMINA (4) QCAD Quincenal administrativa TIPO NOMINA código (alfanum 2) descripción (alfanum 20) QC Quincenal CLASE CLASE código (alfanum 2) descripción (alfanum 20) AD administrativa TIPO DE CONTRATO código (alfanum 2) descripción (alfanum 20) SI salario integral TI Termino indefinido REGIMEN LABORAL código (alfanum 12) descripción (alfanum 30) RA régimen anterior L5 ley 50 SI salario integral REGIMEN SINDICAL código (alfanum 12) descripción (alfanum 30) SR Sin relación Sindical CENTROS DE COSTOS código (alfanum 20) descripción (alfanum 30) 1000 Administración DEPARTAMENTOS código (alfanum 3) descripción (alfanum 30) 2200 financiero AREAS código (alfanum 20) descripción (alfanum 30) 1500 Comercial UBICACIÓN GEOGRAFICA código (alfanum 20) descripción (alfanum 30) 11001 Bogota GRUPO código (alfanum 20) descripción (alfanum 30) SUBGRUPO código (alfanum 20) descripción (alfanum 30) SECCION código (alfanum 20) descripción (alfanum 30) SUCURSAL código (alfanum 20) descripción (alfanum 30) OOO1 Principal CLASE EMPLEADO código (alfanum 20) descripción (alfanum 30) DIVISION código (alfanum 20) descripción (alfanum 30) SUBDIVISION código (alfanum 20) descripción (alfanum 30) PROYECTO código (alfanum 20) descripción (alfanum 30) TABLAS DE CONTABILIZACIÓN Se deben realizar para: Nómina, Provisiones, Consolidaciones, Parafiscales, Autoliquidación y Liquidaciones Definitivas. CONCEPTO CUENTA DB CUENTA CR TERCERO CENTRO DE COSTO N - No, No N - No, No E - Empleado, Nro E - Empleado, Nro P - Particular, Nro M - Movimiento, Nro P - Particular, Nro 1 xxx E - 1234 N 1 yyy E - 5678 N 15. MÓDULO DE FACTURACIÓN Característica : Este módulo de facturación permite matricular unos convenios los cuales trabajaran con unas políticas, unos calendarios de facturación y unos conceptos. Este Módulo es externo a MIDASOFT. Para que el módulo de facturación funcione usted debe: 1. Crear unas políticas para los convenios. 2. Crear los convenios. 3. Crear calendarios. 4. Matricular a los empleados que pertenecen a los convenios. 5. Matricular los conceptos que van a ser parte de los convenios. 6. Matricular los centros de costos. 7. Variables generales de usuario se utilizan cuando se define una variable externa para que el sistema funcione. PROCESO Liquidación 1. Insertar períodos: es la opción de insertar el convenio que va a liquidar con su respectivo periodo en la tab. general se debe de seleccionar la opción de liquidación y así liquidar la convención. Si re-liquida podrá re-liquidar a una solo convención mientras que la liquidación los liquida todos. 2. Impresión de facturas: imprime la factura. 3. Se realiza el cierre de facturación. 4. Se generan los informes. 3 Bogotá D.C. Cra. 22 # 36 - 45 B/ La Soledad Tel. (57 1) 268 0006 Rionegro - Antioquia. Cra. 64B No 42-04 Tel. (57 4) 531 77 22/23 Fax. 565 0221 http://www.syfsoft.com.co E-mail info@sysoft.com.co