1.ÍNDICE PARTE III Número de Página 1 - Índice 1 2 - Cierre de Nómina 3 3 - Trasferencias Bancarias 9 4 - Elementos de Protección personal 10 5 - Novedades pendientes 20 6- Control de asistencia 22 7- Ajustes 24 8- Reemplazos transitorios 33 9- Informes Legales 37 10 - Procesos Retroactivos 58 11 - Procesos Auxiliares 65 MÓDULO DE CIERRE DE NOMINA Procedimiento - LIQ2601 Ruta : Sistema de Nómina\Módulos de Nómina\Cierre. Permite controlar el proceso de cierre de nómina, que se puede efectuar en forma total o en forma parcial por procesos. CIERRE DE NÓMINA Para realizar un cierre de período, primero se deben de haber revisado las liquidaciones, haber realizado los informes, etc. Luego realice un backup que se debe realizar por el Módulo de Utilitarios. Por último ingrese al Módulo de Cierre del Período y complete la siguiente información: Nómina: Seleccione el tipo-clase de Nómina a la cual se le realizará el cierre. Puede seleccionarse de la pantalla Consulta Nóminas llamada con el lookup y marque la nómina que necesite. Período: Seleccione el año-mes y período de Nómina a la cual se le realizará el cierre. Puede seleccionarse de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina llamada con el lookup y marque el calendario de nómina que necesite. Período Contable: Seleccione el año-mes del período contable de Nómina a la cual se le realizará el cierre. Puede seleccionarse de la pantalla Calendario Contable llamada con el lookup y marque el calendario de nómina que necesite. Tipo de Nómina: Marque el tipo de nómina que más se adecue a sus necesidades para la realización del cierre, entre las siguientes: Dependiendo de como se realizo la liquidación de la nomina se realiza el cierre de nomina, entonces si se liquido normal se debe de cerrar normal (significa que se mueve toda la nomina) Personal en Vacaciones si se liquido como personal en vacaciones se cerrara como personal en vacaciones(significa que solo tocara el modulo de vacaciones y a los demás módulos no les hace nada) Valores Reportados este se realiza si se liquide como valores reportados(lo que significa es que no tiene en cuenta las políticas periódicas, no liquidando seguridad social, salario básico) Oprima el botón para que el sistema realice los cálculos pertinentes del cierre. Cuando el sistema termina de cerrar la Nómina, oprima el botón que aparece en la siguiente pantalla: ¡ NOTA IMPORTANTE ! El sistema muestra el avance del proceso de Cierre de Nómina, en la barra inferior de esta pantalla. Dejar que éste termine al aparecer el mensaje de Cierre Satisfactorio y así salir de este menú. ¿CÓMO ABRIR TEMPORALMENTE UN PERÍODO QUE ESTÁ CERRADO? Este proceso sólo sirve para ver, consultar o chequear datos de un Período que ya se encuentra Cerrado. Ingrese al Módulo de Procesos Auxiliares y elija la opción Cambiar Estados de Períodos. En la pantalla Cambiar Estados de Calendarios de Proceso, señale o marque en el fólder de CALENDARIOS DE PROCESO, el calendario que desea abrir temporalmente. Luego oprima el botón ABRIR , quedando la columna estado en blanco. Después de haber realizado las operaciones que necesite con el proceso abierto, realice el mismo proceso que cuando se cambio el estado. Oprima el botón CERRAR y en la columna estado debe aparecer 1. NOTA: Después de abrir un período temporalmente, NO debe cerrar el período por el Módulo de Cierre del Período, ya que éste genera cálculos. QUÉ OCURRE CUANDO SE CIERRA UN PERÍODO Y POR EQUIVOCACIÓN EN ÉSTE SE REGISTRÓ UNA INCAPACIDAD DEL PERÍODO ACTUAL? Si después de ingresar las incapacidades en un período equivocado y éste se cierra, no afecta al nuevo período, siempre y cuando no se haya liquidado nuevamente al empleado ¿CÓMO REALIZAR UN RETROCESO (REVERSION) AL PROCESO DE CIERRE? Este se hace para realizar alguna corrección del proceso de cierre. Para realizar este proceso debe seguir los siguientes pasos: 1. Se abre manualmente el período al cual se le efectúo el cierre. (Por Procesos Auxiliares | Cambio de Estados de Periodos) 2. Vuelva al proceso de cierre y seleccione nuevamente el período que había cerrado y que debe corregirse con el retroceso. 3. Oprima y se en la pantalla de Procesos de Cierre seleccione los proceso a Reversar o todos si es necesario, oprima REVERSAR para marcar los requeridos. 4. Luego oprima Aceptar para que el sistema empiece a realizar automáticamente el proceso. 5. Después de Reversar un proceso de cierre, debe realizar el Cierre final del período. OBSERVACIONES: Cuando un período está cerrado, el sistema le advierte que no puede volver a cerrar sin haber realizado primero un retroceso del cierre. Las observaciones del cierre se guardan en el Debut silencioso que puede localizarse en el directorio de Datos. ¿DÓNDE QUEDA CONSTANCIA DE QUE EL CIERRE DE UN PERÍODO YA SE REALIZÓ? En la tabla PCID , EXISTE UN REGISTRO POR NOMINA PERIODO DE CADA UNO DE LOS PROCESO DE CIERRE YA REALIZADOS ALGUNOS CASOS ESPECIFICOS : 1-El proceso de Cierre No se puede realizar por estas condiciones : 1.1-.No aparece el Campo de Estado en 1 , ni aparece el chulo. 1.2-.El estado de reversión esta activado. Esto se debe en que algún momento se activo el proceso de reversión para los proceso del cierre. En este caso haga lo siguiente : 1.3-.Por el botón de Proceso: 1.4-.Indique reversar para que le quite el botón de reversión. 1.5-.salga de allí. 1.6-.Vuelva a escoger la nomina, el periodo y el periodo contable. MÓDULO DE TRANSFERENCIAS BANCARIAS Permite controlar el proceso de generación de las transferencias bancarias para el pago electrónico; en forma de archivo plano de acuerdo a las características de la entidad . 1. CONFIGURACIÓN . ? Variables de usuario. 2 TRANSFERENCIAS. ¿CÓMO SOLUCIONAR EN LA TRANSFERENCIA BANCARIA EL MENSAJE: "FALTA DE DESCRIPCIÓN DE VARIABLES"? En las transferencias bancarias cuando el resultado final de la trasferencia de un banco son los resultados de otro, debe realizar lo siguiente: Se ingresa por el banco al cual se le realizará la trasferencia y allí seleccione la opción PARÁMETROS, oprima el lookup y allí señale el banco que desee aparezca por defecto para la transacción. En el caso de que la trasferencia sea Conavi y se marcó: proceso nuevo. Y éste saca el siguiente mensaje de advertencia: "Falta descripción en la variable AVI:Cliente" "Falta descripción en la variable AVI:Entidad" Quiere decir, que falta definir estas variables, que son asignadas por el banco para que el Cliente pueda realizar su trasferencia. Entonces proceda así: Agregue estas variables por el menú de Configuración de las Trasferencias Bancarias, Variables de Usuario y en esta pantalla oprima el botón y allí complete la siguiente información: Nombre de la Variable: AVI:Cliente Descripción: Código del cliente. Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: Es el número dado por el banco para el usuario. Nombre de la Variable: AVI:Entidad Descripción: Código de la Entidad. Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: Es el número dado por el banco para la Entidad. ¿CUÁLES SON LAS VARIABLES PARA LA TRANSFERENCIA BANCARIA CON DAVIVIENDA? En el menú principal de la nómina encontrará la opción Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario y oprima : Nombre de Variable: DaviArchivo Descripción: Archivo de Davivienda Tipo: Alfanumérica Dato: Path y nombre del archivo. Ej: C:\Consig\Davi.txt Proceso de Liquidación: No va nada. Nombre de Variable: DaviCtaEm Descripción: Cuenta de la Empresa Tipo: Alfanumérica Dato: Número de la cuenta a debitar. Ej: 98000000026 (Sin comas o guiones) Proceso de Liquidación: No va nada. Nombre de Variable: Empresa Descripción: Nombre de la Empresa Tipo: Alfanumérica Dato: Arte y Cristal S.A. Proceso de Liquidación: No va nada. Nombre de Variable: Nit Descripción: Nit de la Empresa Tipo: Alfanumérica Dato: 800.900.000 Proceso de Liquidación: No va nada. Nombre de Variable: Recaudo Descripción: Oficina de Recaudo Tipo: Alfanumérica Dato: Código de la oficina donde se paga la nómina Proceso de Liquidación: No va nada. Nombre de Variable: Servicio Descripción: Servicio a utilizar Tipo: Alfanumérica Dato: NOMI. Debe ir en Mayúsculas Proceso de Liquidación: No va nada. Nombre de Variable: SubServicio Descripción: Código del subservicio a utilizar. Tipo: Alfanumérica Dato: Código del Subservicio a utilizar. Proceso de Liquidación: No va nada. ¿CUÁLES SON LAS VARIABLES PARA LA TRANSFERENCIA BANCARIA CON AVVILLAS? En el menú principal de la nómina encontrará la opción Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario y oprima : Nombre de Variable: Archivo Descripción: Archivo de AvVillas Tipo: Alfanumérica Dato: Path y nombre del archivo. Ej: C:\Consig\Villas.txt Proceso de Liquidación: No va nada. Nombre de Variable: Banco Descripción: Código del Banco Tipo: Alfanumérica Dato: Código del Banco a consignar. Ej: 023 Proceso de Liquidación: No va nada. Nombre de Variable: CtaEmpresa Descripción: Número de la cuenta de la Empresa Tipo: Alfanumérica Dato: Número de la cuenta de a debitar. Ej: 0108900002... Proceso de Liquidación: No va nada. ¿CUÁLES SON LAS VARIABLES PARA LA TRANSFERENCIA BANCARIA CON EL BANCO DE CRÉDITO? En el menú principal de la nómina encontrará la opción Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario y oprima : Nombre de Variable: Cred:Archivo Descripción: Ubicación del archivo Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: Ruta y nombre de archivo Ej: a:\credito.txt Proceso de Liquidación: No se escribe nada. De igual forma cree estas otras variables generales de usuario: Cred:Banco, Código del Banco, Alfanumérica Cred:CargoRes, Cargo del responsable, Alfanumérica Cred:CiudadEmp, Ciudad de la Empresa, Alfanumérica Cred:DireccionEmp, Dirección de la Empresa, Alfanumérica Cred:Empresa, Código de la Empresa, Alfanumérica Cred:FaxEmp, # del fax de la Empresa, Alfanumérica Cred:Nit, Nit de la Empresa, Alfanumérica Cred:NroCta, # de la Cuenta de la Empresa, Alfanumérica Cred:Responsable, Quien autoriza el Pago, Alfanumérica Cred:SiglaDep, Sigla del Dpto.de la Empresa, Alfanumérica Cred:TelefonoEmp, # Telefónico de la Empresa, Alfanumérica Deben generar el archivo por el Módulo de Transferencias | Banco de Crédito y que lo envíen al banco para que valide el mismo y haga las observaciones pertinentes. Para que este funcione como el banco lo requiere debe hacer lo siguiente: 1.Se deben hacer varias generaciones dependiendo del número de cuentas que se muevan, así: - Digite los campos solicitados por pantalla como son: Nómina, Período a pagar y el número de la primer cuenta que se mueve. Marque selección de empleados y Cuenta Crédito y marque los empleados a los cuales se les realizará el pago por dicha cuenta y oprima . 2.Para la segunda cuenta haga lo mismo que el punto anterior, pero marque la Cuenta de Ahorros. 3.Cuando haya movido todas las cuentas oprima el botón , para que el sistema genere el archivo plano y sea enviado al banco. ¿CÓMO REALIZAR LA TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE CONAVI Y QUE A SU VEZ REALICE LA TRANSFERENCIA DE LOS EMPLEADOS QUE SE ENCUENTRAN EN BANCOLOMBIA? La transferencia de Conavi tiene la posibilidad de transferir los pagos de BanColombia, para esto debe fijarse primero que todo en: Configuración | Tablas de Referencia | Bancos y Sucursales debe aparecer como banco principal sólo Conavi y en las sucursales Conavi y BanColombia. Párese en las sucursales y decirles , ya en la pantalla Registro de Sucursales Bancarias en el renglón Código Entidad coloque la correspondiente a cada una de las sucursales, para que el sistema en la transferencia lleve a cada empleado el código de la sucursal a la cual pertenece. Para que esto funcione correctamente ingrese por el módulo de Transferencias | Conavi y diligencie los respectivos campos. Al momento de realizar la transferencia con nuevo formato, el sistema pide adicionalmente completar los datos del nuevo formato así: Código del Cliente: Este viene por defecto después de ser configurado en las variables generales de usuario. Código de la Entidad: Trae por defecto el configurado en la Sucursal. Entidad Seleccionada: Existen dos posibilidades Global: Este genera sólo el Banco Seleccionado en la pantalla Transferencia Enlace Conavi. Sucursal del Banco: Este genera cada una de las Sucursales con su respectivo código. MÓDULO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL EXPLICACION GENERAL DEL MÓDULO Este módulo permite controlar el proceso de Registro, Entregas, Informes y Consultas de los elementos de protección personal para los empleados de la empresa; ya sea en forma periódica o fija. Los elementos se refieren a todos los implementos que se utilizan para la asignación de los recursos que el empleado necesita para el desempeño de su labor. Algunas de las características del módulo son: 1. Definición de diferentes elementos por sexo, criterio de entrega (Estructura Administrativa, Salario Mínimo y Días Mínimos). 2. Definición de los diferentes equipos de la empresa que se le asignaran a los empleados. 3. Registro de los elementos por empleado con talla y cantidad. 4. Registro de entregas de elementos por fechas. 5. Informes de los comprobantes de entrega de elementos por empleado, centro de costo, por oficio y otros. 6. Histórico de entregas, Informes y Consultas. ELEMENTOS DE DOTACIÓN PARA EL EMPLEADO Ruta: Registro de empleados\Datos complementarios\Dotación\Registro de dotación\Clase de dotación. Los elementos de dotación se refieren a todos los implementos que un empleado utiliza para prevenir daños o lesiones físicas que puedan generarse por el desempeño de sus labores o implementos que requiere para el desempeño de su labor. Esta ventana permite el registro de los implementos de dotación que se van a utilizar en la empresa para protección de los empleados. Para observar el registro de Elementos de Dotación, ver el procedimiento: Mlco9:BrwCDT. Botones. Planillas Fichas: Mlco9:BrwCdtp Fichas Técnicas: Mlco9:WinInftxcdt. REGISTRO DE ELEMENTOS DE DOTACIÓN PERSONAL Procedimiento - Mlc09:FrmCDT Ruta: Ruta: Registro de empleados\Datos complementarios\Dotación\Registro de dotación \ Clase de dotación \ Registro de elementos de dotación. Por esta opción se matriculan en el sistema todos los elementos de protección personal (o dotación si es su caso) que posee la Empresa para el desempeño de las labores de sus empleados. Para que los elementos queden debidamente diligenciados complete: Elemento: Es un código que Usted determina para identificar al elemento a matricular en el sistema. Descripción: Es un nombre para identificar con claridad el elemento. Tipo de Asignación: Es la manera en que generará la entrega del elemento al empleado. Puede seleccionar entre: Manual ó Automática. El campo permanente solo se debe activar cuando se le da la opción de automática. (Manual: Se le asigna al empleado un elemento de dotación - Automática: Quiere decir que el empleado va a tener una dotación determinada permanente y que en ves de ser dotación serán equipos) Permanente ? : Se marca en el caso de que el elemento deba entregarse constantemente al empleado, es decir, cuando un elemento necesite reposición. Sexo : Con esta opción se indica el sexo para el cual se destina la utilización del elemento. Marque entre las opciones la que más se adecue a sus necesidades: Masculino, Femenino o Unisexo. Costo Unitario : Anotar el precio unitario por el que se compra el elemento. Parámetros de entrega. Existen tres criterios para la entrega de elementos de protección y/o dotación que son: * Estructura administrativa : Para la utilización de dicho criterio se debe de marcar la opción criterio de entrega por estructura administrativa que nos activa el campo Estructura en el cual se debe seleccionar al grupo de organización administrativa al cual se le entregara dicho elemento. Ejemplo: Oficio, Área, Departamento, etc. * Salario Mínimo : Para la utilización de este criterio se debe de marcar la opción: que nos activa el campo Tope Salarial Máximo, en el cual se debe digitar el valor del salario que el sistema tomará como tope, para determinar así, que los salarios menores o iguales a este tienen derecho a dicho elemento. * Días Mínimos : La utilización de este criterio se puede combinar con Salarios Mínimos si desea ser mas específico en la entrega de elementos para los empleados que cumplan con un mínimo de días laborados. Para esto debe digitar en el campo Tener Derecho el numero de días mínimos laborados para la entrega del elemento y en el campo Ultima Entrega se debe digitar la fecha de la última entrega general del elemento. * Cantidad Inicial: Digita el numero de unidades que se entregan inicialmente del elemento de dotación al empleado. REGISTRO DE CRITERIO DE ENTREGA POR ESTRUCTURA ADM. Código de la Estructura: Se debe seleccionar el código de la Estructura administrativa a la cual se le entregara dicha dotación. Salario Mínimo : Para la utilización de este criterio se debe de marcar la opción que nos activa el campo Tope Salarial Máximo en el cual se debe digitar el valor del salario que el sistema toma como valor para determinar que, los salarios menores o iguales a este, tienen derecho o no a dicha dotación. Días Mínimos : La utilización de este criterio se puede combinar con Salarios Mínimos si desea ser más específico en la entrega de dotación para los empleados que cumplan con un mínimo de días laborados para esto debe digitar en el campo Tener Derecho el número de días mínimos laborados para la entrega de la dotación y en el campo Ultima Entrega se debe digitar la fecha de la última entrega de la dotación. PLANTILLAS PARA FICHAS TECNICAS DE ELEMENTOS Ruta: Modulo de Dotación de Empleados/Registro/Elementos de Dotación/Plantilla Ficha. Las plantillas se refieren a unas especies de formatos con los cuales defino que ítem o campos de información deseo llenar con datos al momento de realizar la ficha técnica de un elemento. Ejemplo: Guantes Desechables - Instrucciones de Uso ( Ítem o campo de información ) - Características de composición ( Ítem o campo de información ). DATOS DE PLANTILLA Procedimiento - Mlco9:FrmCDTP Ruta: Modulo de Dotación de Empleados/Registro/Elementos de Dotación/Plantilla Ficha/Insertar. Por esta opción se matricula en el sistema los datos de la plantilla correspondiente al elemento que Usted seleccionó. ( El que está en color verde en la parte superior de esta pantalla ) Para que los datos de la plantilla queden debidamente diligenciados complete: Política : Seleccione aquí la política tipo "Plantilla" con la cual Usted manejará la plantilla para el elemento en el que se ubicó previamente. Descripción : Es un nombre u observación para identificar con claridad la plantilla que Usted está agregando o modificando. FICHAS TÉCNICAS PARA ELEMENTOS Procedimiento - Mlco9:Wininftxct Ruta: Modulo Dotación de Personal/Registro/Elementos de Dotacion/Fichas Técnicas. Esta pantalla nos permite visualizar el esquema de la ficha técnica que hemos definido para el elemento mostrado en la parte superior, y que ha sido seleccionado previamente en la pantalla principal de elementos. En la lista que aparece en la pantalla, se visualizan las plantillas que hemos definido previamente para manejar la ficha técnica del elemento que seleccionamos, mostrando para cada una, los ítem o campos que se indicaron en el momento de crear la política tipo "Plantilla". NOTA: Recordar que las estructuras de las plantillas, es decir, los campos que llevará y los tipos de datos de cada uno, las defino como una política tipo "Plantilla". Si no existen políticas definidas como "Plantilla", y además al elemento que hemos seleccionado, aún no se le han asignado plantillas para manejar su ficha técnica, en la lista que aparece en esta pantalla, no aparecerá absolutamente nada. Para desplegar los ítem de cada plantilla, haga clic sobre el pequeño (+) que aparece al lado izquierdo de la descripción de cada plantilla. Para registrar la información correspondiente a cada ítem, haga Doble clic sobre él; inmediatamente aparecerá otra ventana que le permitirá ingresar o cambiar sus datos. ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS Ruta: Sistema ERP - Midasoft\Administracion\Registro\Contabilidad\Referencias Contables. Esta ventana nos permite consultar y registrar las diferentes estructura administrativa que la empresa posee. ¿CÓMO PUEDO TRABAJAR LA NUEVA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA? La nueva estructura Administrativa se realiza para que la Empresa Usuaria de Midas pueda generar su propia jerarquización estructural como Áreas, Departamentos, Centros de Costos, etc. (estos quedan en las tablas DTR, DTS, DTX y TRC y dichos cambios quedan registrados en la Tabla DTRV) Este proceso adicionalmente cuando se le realiza un cambio a los campos de Áreas, Departamentos, Centros de Costos, Grupos, Subgrupos, etc. muestra la pantalla "Cambio de Departamento para ..." para ser actualizada la historia Laboral del Empleado (desde y hasta cuando estuvo registrado en ese clasificador) Allí se debe indicar la fecha en la cual se realizó el cambio al empleado y el motivo del mismo (estos motivos son los mismos de aumento salarial, por lo tanto debe seleccionar el correcto). La variable que maneja este proceso se llama NomEstruAdm y se crea por: Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario, así: Nombre de Variable: NomEstruAdm Descripción: Manejar Estructura Administrativa Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: N - No maneja estructura administrativa ó S - Si maneja nueva estructura administrativa. Proceso de Liquidación: No se escribe nada. REGISTRO DE TABLA DE ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Índice : se elige la tabla manejada por la compañia que se desea utilizar. Descripción : Se digita el detalle de la tabla. Por compañía : Se utiliza para indicar si la tabla se va a clasificar para ser usada por compañía. DATOS GENERALES Sirve para registrar datos generales incluidos para las tablas de referencia. Código : Se digita el código del dato. es alfanumérico de máximo 20 dígitos. su orden es consecutivo. Descripción : Se digita el detalle del dato, en este caso el nombre de la compañía. CONSULTA DE EQUIPOS Ruta: Modulo de Dotación de Personal/Registro/Equipos. Los Equipos se refieren a las herramientas o máquinas necesarias para el desempeño de la labor del empleado en la empresa. Esta ventana permite el registro de estas maquinas o equipos. Para observar el registro de Equipos, ver el procedimiento: Mlco9: FrmEQP SELECCIONAR LA FORMA DE DEFINIR ASIGNACIÓN En esta ventana Usted decide como asignará los elementos de protección personal (o dotación si es su caso) a los empleados, es decir que elementos son los que siempre se les entregará mientras pertenezcan a la empresa. Para ello, existen dos formas de definirla: - Por Empleado - Por Estructura Administrativa - Por Empleado: Con esta opción Usted puede definir los elementos que siempre utilizará cada uno de los empleados. - Por Estructura Administrativa: Con esta opción Usted puede definir los elementos que siempre utilizarán los empleados pertenecientes a cada una de las diferentes estructuras administrativas, ejemplo: Oficio, Centro de Costos, Área, etc. SELECCIONAR FORMA DE ENTREGA DE ELEMENTOS Ruta: Modulo Dotación Empleados/Transacciones/Manejo de Entregas/Generación de Entregas/Forma de entrega: Por empleado. En esta ventana Usted decide como entregará los elementos a los empleados de la empresa, para lo cual existen 2 formas: - Por Empleado - Por Elemento - Por Empleado: Con esta opción Usted tendrá una ventana en la cual realizará, para un empleado que seleccione, una entrega de cualquier elemento; independiente de si los tiene asignados o no. - Por Elemento: Con esta opción Usted tendrá una ventana en la cual realizará una generación automática de entregas de elementos. Para ello es importante fijarse en la manera como se ha realizado previamente las asignaciones. CIERRE DE ENTREGAS Ruta: Modulo dotación Empleados/Transacciones/Manejo de Entregas/Cierre de Entregas. En esta ventana se listan las entregas de elementos generadas desde el último cierre, con las fechas en que se han efectuado. Usted debe marcar aquellas entregas para las que desee hacer el cierre dando un click sobre uno de los registros que aparece en la lista. Cuando haga clic en un registro de la lista, el campo procesar cambia a 1 indicando que este es el registro que se desea cerrar. También puede hacer clic en los siguientes botones: Cambia el campo procesar por cero en todos los registros marcados. Cambia el campo procesar en todos los registros marcados, con 1 si es 0, y viceversa. Procesa todos los registros marcados con el número 1. Procesa todos los registros que están en la lista, así se encuentren marcados o no marcados. CONSULTAS DE ENTRAGA POR PERÍODO Ruta: Modulo Dotación Empleados/Consultas/Entregas por Periodos. Esta opción nos permite visualizar y verificar los elementos que han sido entregados a los empleados en los rangos de fechas inicial y final de los períodos definidos cuando se registró el movimiento de elementos. La pantalla muestra en la lista de arriba, los elementos entregados; y en la lista inferior, los empleados a los cuales se les entregó. CONSULTA DE DOTACIÓN POR EMPLEADO Ruta: Modulo Dotación Empleado/Consultas/Definición/ Dotación por Empleado. Esta ventana permite consultar según los elementos de dotación a que empleados fueron entregados. Ejemplo: Tenemos seleccionado "Bota de caucho Alta Negra", en las subpantallas por estructura y por empleado, aparecerá a quienes fueron asignados dichos elementos de dotación. HISTORIA ENTREGAS POR EMPLEADO Ruta: Modulo Dotación empleados/Consultas/Historias entregas por empleado. Esta ventana permite visualizar un histórico de entregas de elementos para cada empleado. En la lista superior Usted se ubica en el empleado para el cual desea ver el histórico, e inmediatamente se mostrará: - En la lista inferior izquierda, los elementos que se le han definido al empleado que Usted tiene seleccionado. - En la lista inferior derecha, las entregas que se le han realizado por cada elemento asignado en la lista inferior izquierda. CONSULTA DE EXISTENCIAS DE ELEMENTOS Esta ventana nos permite generar un informe (listado) de elementos con que cuenta la empresa, cada uno con su existencia inicial registrada, las entregas que se han realizado, y el saldo de existencia final resultante. Tenemos la posibilidad de clasificar el informe según la manera en que se entrega cada elemento. Para clasificarlo seleccione: Elemento: Debe seleccionar un rango de elementos que desea observar ( Desde - Hasta ). Tipo de Asignación: Aquí se indica si se desea mirar los elementos que se entregan de forma Manual, Automática, o Todos para mirar ambos casos. INFORME DE ELEMENTOS DE DOTACION Ruta: Modulo Dotación Personal/Informes/Informe Elementos de Dotación. Esta opción nos permite generar un informe (listado) de elementos con que cuenta la empresa, con la posibilidad de clasificarlo según la manera en que se entrega cada uno de ellos. Para clasificarlo seleccione: Elemento: Debe seleccionar un rango de elementos que desea observar ( Desde - Hasta ). Tipo de Asignación: Aquí se indica si se desea mirar los elementos que se entregan de forma Manual, Automática, o Todos para mirar ambos casos. INFORMES DE EXISTENCIAS DE ELEMENTOS DE DOTACION Ruta: Modulo Dotación Empleados/Informes/Informes de Existencias de Elementos de Dotación. Esta opción nos permite generar un informe (listado) de elementos con que cuenta la empresa, cada uno con su existencia inicial registrada, las entregas que se han realizado, y el saldo de existencia final resultante. Tenemos la posibilidad de clasificar el informe según la manera en que se entrega cada elemento. Para clasificarlo seleccione: Elemento: Debe seleccionar un rango de elementos que desea observar ( Desde - Hasta ). Tipo de Asignación: Aquí se indica si se desea mirar los elementos que se entregan de forma Manual, Automática, o Todos para mirar ambos casos. INFORME DE EQUIPOS Ruta: Modulo Dotación Empleados/Informes/Informe de Equipos Esta opción nos permite generar un informe de los equipos que posee la empresa para la operación de sus empleados. Para este informe Usted debe indicar lo siguiente: Clasificación del Informe: Se debe seleccionar la opción por la cual se desea clasificar el informe (Estado, Sexo o Ninguno). Estado ó Sexo: Esta opción se activa dependiendo de la opción que selecciono en la clasificación del informe. Se debe seleccionar un rango, Desde y Hasta. Disponibilidad: Se activa la opción de acuerdo a lo que desea ver, es decir, si desea visualizar los equipos con disponibilidad, los no disponibles o si los desea ver todos. INFORMES ENTREGAS / DEFINICIÓN POR ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Ruta: Modulo Dotación Empleado/Informes/Informe Entregas - Definición. Esta ventana permite generar informes por estructura administrativa, ya sea de entregas realizadas o de asignaciones definidas de elementos. Usted debe especificar: Estructura: Aquí se selecciona la estructura administrativa para la cual desea ver el informe, y más abajo, se especifica el rango a visualizar de la estructura escogida ( Desde - Hasta ). Salto de página por rompimiento: Marque esta casilla para visualizar en una página diferente cada código del rango de estructura administrativa seleccionado. Tipo: Aquí es donde se especifica el tipo de informe que se desea visualizar. Existen 2 opciones: - De entregas - De Definición INFORMES DEFINICIÓN (ASIGNACIÓN) DE ELEMENTOS Ruta: Modulo Dotación Empleados/Informes/Informes de definición (Asignación). Esta opción permite generar informes de elementos que se han asignado a los empleados de la empresa. Usted puede especificar si desea " Salto de Página por Rompimiento ? ", lo cual significa imprimir la información de cada elemento en una página aparte. Puede especificar además, si desea incluir los elementos asignados al personal que ya fué retirado de la empresa. Se pueden obtener ya sea, Generales o Clasificados. Informes Generales: Aquí se especifica un Rango de Elementos, Desde - Hasta. Informes Clasificados: Se puede clasificar el informe según: No(sin clasificación), departamento, área, nomina, centro de costo, oficio, ubicación, grupo, subgrupo. Todo esto definido dentro de un rango. IMPRESION DE FICHA TECNICA Ruta: Módulo Dotación Empleados/Informes/Impresión de Ficha Técnica. En esta ventana Usted puede seleccionar un elemento para el cual desea visualizar/imprimir su ficha técnica. También puede seleccionar una plantilla en especial definida para ese elemento, o todas las que tenga definidas. Usted debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccione el elemento para el cual desea obtener la ficha técnica. Para ello, escriba el código del elemento en el cuadro de texto Elemento: o bien, con clic en el botón que aparece al lado derecho de éste, que lo lleva a una pantalla donde puede escogerlo. 2. En la lista que aparece en la pantalla (lista de plantillas definidas para el elemento que Usted ha seleccionado), seleccione cuál o cuales son las que desea visualizar/imprimir en la ficha. NOTA: Recuerde que en esta lista no aparecerá absolutamente nada, si primero no se han definido plantillas para el elemento que Usted seleccione. Para seleccionar una plantilla, sólo haga clic sobre una de las que aparece en la lista. Cuando haga clic en un registro de la lista, el campo procesar cambia a 1 indicando que esta es una de las plantillas, para el elemento seleccionado, que desea visualizar/imprimir. 3. Haga clic en cualquiera de los siguientes botones, según lo que haya seleccionado y según su necesidad: Cambia el campo procesar por (0) en todas las plantillas de la lista marcadas con (1). Cambia el campo procesar en todas las plantillas de la lista, marcadas, con (1) si es (0), y viceversa. Procesa todas las plantillas de la lista marcadas con el número (1). Procesa todas las plantillas que están en la lista, así se encuentren marcadas o no marcadas. INFORME DE EQUIPOS Ruta: Modulo Dotación Empleados/Informes/Informe de Equipos Esta opción nos permite generar un informe de los equipos que posee la empresa para la operación de sus empleados. Para este informe Usted debe indicar lo siguiente: Clasificación del Informe: Se debe seleccionar la opción por la cual se desea clasificar el informe (Estado, Sexo o Ninguno). Estado ó Sexo: Esta opción se activa dependiendo de la opción que selecciono en la clasificación del informe. Se debe seleccionar un rango, Desde y Hasta. Disponibilidad: Se activa la opción de acuerdo a lo que desea ver, es decir, si desea visualizar los equipos con disponibilidad, los no disponibles o si los desea ver todos. INFORMES ENTREGAS / DEFINICIÓN POR ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Ruta: Modulo Dotación Empleado/Informes/Informe Entregas - Definición. Esta ventana permite generar informes por estructura administrativa, ya sea de entregas realizadas o de asignaciones definidas de elementos. Usted debe especificar: Estructura: Aquí se selecciona la estructura administrativa para la cual desea ver el informe, y más abajo, se especifica el rango a visualizar de la estructura escogida ( Desde - Hasta ). Salto de página por rompimiento: Marque esta casilla para visualizar en una página diferente cada código del rango de estructura administrativa seleccionado. Tipo: Aquí es donde se especifica el tipo de informe que se desea visualizar. Existen 2 opciones: - De entregas - De Definición INFORMES DEFINICIÓN (ASIGNACIÓN) DE ELEMENTOS Ruta: Modulo Dotación Empleados/Informes/Informes de definición (Asignación). Esta opción permite generar informes de elementos que se han asignado a los empleados de la empresa. Usted puede especificar si desea " Salto de Página por Rompimiento ? ", lo cual significa imprimir la información de cada elemento en una página aparte. Puede especificar además, si desea incluir los elementos asignados al personal que ya fué retirado de la empresa. Se pueden obtener ya sea, Generales o Clasificados. Informes Generales: Aquí se especifica un Rango de Elementos, Desde - Hasta. Informes Clasificados: Se puede clasificar el informe según: No(sin clasificación), departamento, área, nomina, centro de costo, oficio, ubicación, grupo, subgrupo. Todo esto definido dentro de un rango. MÓDULO DE NOVEDADES PENDIENTES Permite controlar el proceso de generación de novedades pendientes que se presentan por los trabajadores de la empresa; ya sea que vienen de un período anterior o del período activo. Si en un periodo anterior se dejo de pagar un valor una porción de un concepto pero este suceso no me generó un error a los acumulados se debe generar por este módulo la novedad que se refleja en el movimiento liquidado y por ende en los Acumulados. 1. CONFIGURACIÓN. * Definición de envíos. 2.TRANSACCIONES. * Por empleados. * General. * Generación a nomina. POR EMPLEADOS Oprima el botón y señale el empleado a ingresar de la pantalla Consulta de Empleados General. El nombre y apellidos del empleado al que se le ingresarán las Novedades aparecen al lado derecho del botón con un color diferente. Luego oprima el botón y completa la siguiente información: Empleado: Es el código del empleado a matricular datos en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Empleados por Área , señale el empleado que necesite. Concepto: Es el código del concepto a registrar la novedad del empleado en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Conceptos ,señale el concepto que necesite. Período: Es el año, mes y período del calendario de nómina a registrar la novedad del empleado en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Calendarios de Proceso Cerrados por Nómina, señale el período que necesite. Horas : Digitar el número de horas que generó la novedad. Valor : Digitar el valor que generó la novedad. Para guardar el registro oprima el botón GENERAL Para ingresar las Novedades Pendientes de forma más genérica ingrese por Transacciones | General y realice las siguientes instrucciones Oprima el botón para ingresar los datos REGISTRO NOVEDADES PENDIENTES Empleado : Digitar el código del empleado al cual se le registrará la Novedad, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Empleados General llamada con el lookup. Concepto : Digitar el concepto que genera la novedad, puede seleccionarlo de la pantalla Consulta de Conceptos llamada con el lookup. Período : Digitar el Año, Mes y Período de Nómina en que se generó la novedad, puede seleccionarlo de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina llamada con el lookup. Horas : Digitar el número de horas que generó la novedad. Valor : Digitar el valor que generó la novedad. Para guardar el registro oprima el botón ¿CÓMO VISUALIZO LA GENERACIÓN DE INCAPACIDADES? Se crea una variable de usuario por : Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario y allí oprima el botón Nombre de la Variable: INC:DEBUG. Descripción: Visualizar Incapacidades Tipo: Numérica Dato: '0' - No visualiza; '1' - Visualiza Con esta variable se visualiza como el sistema ha calculado una incapacidad. MÓDULO DE CONTROL DE ASISTENCIA Permite controlar el proceso de generación de novedades de control de asistencia que se presentan por los trabajadores de la empresa por medio de la transferencia de las novedades de los relojes de control. 1. CONFIGURACIÓN. * Parámetros. * Definición de envíos. 2. ASISTENCIA. * Importación. * Generación a nomina. 3. INFORMES. * Impresión de tarjetas. PARÁMETROS DEL CONTROL DE ASISTENCIA Equivalencia de Conceptos. Se registran todos los parámetros de control de asistencia en el sistema. Tiempo a Descontar : Es el código del concepto de tiempo para el control de asistencia. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Conceptos y con el botón, se escoge el concepto que se necesite. Conceptos de Extras : Se debe matricular todos los conceptos asociados a horas extras en los campos del 1 al 6. 1 al 6 : Es el código del concepto de horas extras para el control de asistencia. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Conceptos y con el botón, se escoge el concepto que se necesite. Conceptos de Recargo : Se debe matricular todos los conceptos asociados a recargos en los campos del 1 al 6. 1 al 6 : Es el código del concepto de recargos para el control de asistencia. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Conceptos y con el botón , se escoge el concepto que se necesite. Tiempo de Retardo : Es el código del concepto del tiempo de retardo para el control de asistencia. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Conceptos y con el botón, se escoge el concepto que se necesite. Formato de Tarjeta del Reloj : Es el código del formato de la tarjeta de reloj para el control de asistencia. Archivo de Detalle. Importa Archivo de Detalle : Se debe marcar este campo si se desea importar el archivo de detalle. Archivo : Es el Path del archivo a importar. Fecha Inicial : Es la fecha inicial para el control de asistencia. Fecha Final : Es la fecha final para el control de asistencia. Agrupación de Empleado : Es el código de la agrupación de empleados para el control de asistencia. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Agrupaciones por Dato y con el botón, se escoge la agrupación de empleados que se necesite. Horas a Descontar : Es el número de horas a descontar para el control de asistencia. NOTA : Al marcar el campo de importación de archivos y hacer la respectiva parametrización por primera vez hay que salir del modulo y volver a entrar para que se pueda activar la opción del menú importación de detalle. IMPORTACIÓN DE TARGETAS Archivo de Detalle : Es la ubicación del archivo de detalle en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Localizar Archivo y se busca el archivo del reloj que se necesite. Fecha Inicial : Es la fecha inicial del archivo de detalle. Fecha Final : Es la fecha final del archivo de detalle. Visualizar archivo de resumen Localizar Archivo : Es la ubicación del archivo del reloj en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Localizar Archivo y se busca el archivo del reloj que se necesite. Aparece toda la información que tiene el archivo del reloj en el sistema. Esta información se puede imprimir y buscar según la necesidad. NOTA : Para la impresión de tarjetas se debe crear una política. Dicha política es un requerimiento que el usuario realiza a SYSOFT; en un formato establecido por el usuario. MÓDULO DE AJUSTES Permite controlar el proceso de los diferentes ajustes contables que se presentan por los trabajadores de la empresa; ya sea por valores mayores pagados o menores valores dejados de pagar. Solo se hacen ajustes cuando hay algún error en los valores de los acumulados (mayores o menores) que se encuentran mal registrados. Nota : Si no es el caso por ningún otro motivo se debe hacer el proceso de ajustes sino mirar otras alternativas 1. CONFIGURACIÓN. * Tipo de Ajustes. * Definición de envíos. 2. TRANSACCIONES. * Registro de ajustes. * Generación a nomina. * Afectar directamente acumulados. 3. INFORMES. * Informes de ajustes. ¿CÓMO SE REGISTRAN LOS AJUSTES? Un ajuste es Aumentar o Disminuir un valor o horas de algo ya pagado o ya deducido. El que vaya a Aumentar o Disminuir determina el signo del ajuste. Si yo quiero que un concepto que lo pague hace tres quincenas se disminuya o se aumente en el período ajustar, escojo este período correspondiente y en horas y/o valor con el signo correspondiente (+ Aumenta) (- Disminuye), indico el ajuste. Adicionalmente si quiero que se pague o se deduzca en este período, en el período actual debo indicar el período que estoy o voy a liquidar, y en el concepto que se va a pagar o deducir lo indico. Inmediatamente se va a desplegar la condición: Adicional: No, Si Si le indico NO: Sólo me paga o deduce el valor positivo de este concepto y la política de cálculo automático queda inhabilitada. Si le indico SI: Me paga o deduce el valor positivo de este concepto más el valor o las horas calculadas por la política de cálculo automático queda. Empleado: 39449064 Tipo de Ajuste: 001 (se creo el tipo con anterioridad) Período Actual: 2002-04-02 Concepto a Ajustar: 001 Período a Ajustar: 2002-04-01 Horas: -20 (Porque se debe restar de los acumulados del periodo anterior) Valor: -50000 (resta el valor del periodo anterior) Centro de Costo: 001 Pagar o Deducir por, Concepto Pago ó Deducción: Como al empleado se le entrego un dinero adicional al que realmente se devengo se le debe deducir por otro concepto. Para el ejemplo el concepto es el 120 (Ajuste Ordinario). 120 Adicional: Al colocarse el concepto de Pago ó Deducción esta opción se activa y sirve para que el pago o deducción que se va a realizar es un valor agregado a dicho concepto. TIPO DE AJUSTES Este proceso sirve para matricular en el sistema todos los tipos de ajustes existentes. Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo tipo de ajuste , oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima REGISTRO DE TIPO DE AJUSTE Tipo: Es el código asignado para la clase de ajustes que la Empresa desee manejar. Descripción: Es digitar en detalle lo que significa el código asignado. Afecta Acumulados: Es marcar con el "suiche" si esta clase de ajuste afecta o no los acumulados. Afecta Bancos: Es marcar con el "suiche" si esta clase de ajuste afecta o no los Bancos. Genera Comprobante: Es marcar con el "suiche" si esta clase de ajuste genera un comprobante contable que se ve reflejado en el momento de la contabilización de la nómina. AJUSTES POR EMPLEADO Este proceso sirve para matricular en el sistema todos los tipos de ajustes existentes por empleados. Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo tipo de ajuste a un empleado , oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima REGISTRO DE AJUSTES POR EMPLEADO Empleado: Seleccione o anote el código del empleado al cual se le realizará el ajuste. Tipo de Ajuste: Seleccionar o anotar el tipo de ajuste a realizar. Período Actual: Seleccionar el período de nómina en el cual se esta trabajando. Y este es período por el cual se contabilizan los ajustes. Concepto a Ajustar: Anotar el concepto que genera el ajuste. Período a Ajustar: Es el período que lleva el valor ajustado. Horas: Si el concepto anterior tiene que ver con horas, se debe anotar allí el número de horas a ajustar. Valor: Anotar el valor por el cual se va a realizar el ajuste. Centro de Costo: Anotar el código del Centro de Costo al cual se le cargará dicho ajuste. Código Contable: Anotar el código Contable al cual se le cargará dicho ajuste. Pagar o Deducir por, Concepto Pago ó Deducción: Si por alguna razón el ajuste a realizar se pagará al empleado o en el caso contrario se deduce, seleccione el concepto de nómina por el cual se realizará dicha operación. Adicional: Al colocarse el concepto de Pago ó Deducción esta opción se activa y sirve para que el pago o deducción que se va a realizar es un valor agregado a dicho concepto. NOTA: Se debe de registrar cada uno de los conceptos a ajustar a un empleado. AFECTAR DIRECTAMENTE ACUMULADOS Proceso : Tnaj:AplicaAjuste Ruta : Módulos de Nómina\Ajustes\Transacciones\Afectar Directamente Acumulados Este proceso permite aplicar directamente un ajuste, sin necesidad de esperar un ciclo completo de Nomina, es decir : no se envía a la nomina. Los ajustes aquí realizados afectan Acumulados , Novedades ,Movimiento Liquidado. La afectación de Novedades y movimiento liquidado se realiza de acuerdo al estado del periodo a ajustar, así : 1-.Si el periodo se encuentra cerrado Se afecta el movimiento liquidado de ese periodo con estado = 5 , que indica que es un ajuste. 2-.Si el periodo se encuentra abierto Se afectan las Novedades con operación = 5, para que después en el proceso de cierre de ese periodo se lleven a el movimiento liquidado como un ajuste ,Estado = 5. Para ello se requiere que : 1-.El ajuste NO se pague o se deduzca, pues estos no se muestran en esta ventana, es decir no tenga concepto de pago o deducción. 2-.Preferiblemente que el periodo se encuentre cerrado. Para la ejecución de este proceso, actué de la siguiente forma : 1-.Tiene dos maneras de hacerlo, Individual y/o Global. 1.1-.El botón Individual, le permite hacerlo para el ajuste en el cual se encuentra ubicado. 1.2-.El botón Global, permite realizarlo para todos los ajustes no aplicados. 2-.Escoja la opción que Ud. crea pertinente. 3-.Al escoger alguna de estas dos modalidades, le aparece un mensaje de confirmación o de cancelación, es tiempo aun de no realizar el proceso. 4-.Los ajustes aplicados desaparecen automáticamente de la pantalla. 5-.En el evento de que al aplicar algún ajuste este no se pueda realizar, el sistema por medio de un documento que se abre automáticamente le informa la causa por la cual no se realizo. NOTA : Para obtener informes del movimiento liquidado de estos ajustes, debe de indicar en las especificaciones de las planillas AJUSTE. INFORMES DE AJUSTES Nómina : Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina a la que se desea el informe. Período: Seleccionar (Desde - Hasta) el periodo de nómina en el cual se desea el informe de los ajustes. CONOCER A FONDO EL MÓDULO DE AJUSTE PARA ASÍ INGRESAR Y GENERAR REGISTRO PARA LA NOMINA ¿ CÓMO SE TRABAJA EN EL MÓDULO DE AJUSTES ? Permite controlar el proceso de los diferentes ajustes contables que se presentan por los trabajadores de la empresa; ya sea por valores mayores pagados o menores valores dejados de pagar. Solo se hacen ajustes cuando hay algún error en los valores de los acumulados (mayores o menores) que se encuentran mal registrados. Nota : Si no es el caso por ningún otro motivo se debe hacer el proceso de ajustes sino mirar otras alternativas EJ: Si a un empleado en el periodo 2002-04-01 se le liquidaron 80 horas con un valor de 200000 para el concepto 001 Ordinario y realmente se le debió liquidar 60 horas con valor de 150000 y los acumulados se grabaron con ese error. Para este caso se debe descontar las 20 horas y 50000 al concepto 001 en los acumulados del periodo 2002-04-01 y , se debe crear un deducir los 50000 por un concepto de ajuste como 120 en el periodo 2002-04-02 (Afecte el MLQ). Para configurar este módulo tenga en cuenta los siguientes pasos: 1. EN CONFIGURACIÓN • Tipo de Ajustes : Este proceso sirve para matricular en el sistema todos los tipos de ajustes existentes. Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo tipo de ajuste , oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima -Tipo: Es el código asignado para la clase de ajustes que la Empresa desee manejar. -Descripción: Es digitar en detalle lo que significa el código asignado. -Afecta Acumulados: Es marcar con el suiche si esta clase de ajuste afecta o no los acumulados. -Afecta Bancos: Es marcar con el suiche si esta clase de ajuste afecta o no los Bancos. -Genera Comprobante: Es marcar con el suiche si esta clase de ajuste genera un comprobante contable que se ve reflejado en el momento de la contabilización de la nómina. • Definición de envíos : Este proceso sirve para colocarle a cada módulo de la nómina un identificador que le permite al sistema determinar cómo y qué módulo generó o registró las novedades de nómina. Esta opción se encuentra en todos los módulos de la nómina por Configuración | Definición de Envíos. Teniendo en cuenta que existen dos clases de Envíos: Los que pertenecen a un módulo y los manuales. 1. Los que pertenecen a Módulo : Cada módulo tiene su identificador de envío o lotes, que se definen por Configuración, Tablas de Referencia y éste debe decir que SI pertenece a módulo y además si tiene alguna política o proceso es porque tiene alguna función especial. Estos Envíos se pueden extraer en el caso tal de que se necesiten generar nuevas novedades que no fueron tenidas en cuenta en el momento oportuno. Para extraer un envío, cada módulo posee una opción o botón que indica dicho proceso y tenga en cuenta la siguiente advertencia: ¡ADVERTENCIA! Este envío al ser extraído borra el archivo NVN, entonces se tendrían que generar nuevamente el envío del módulo. 2. Los envíos Manuales: Los que se utilizan para grabar novedades y que son creados por el usuario. Tiene la característica de no pertenecer a ningún módulo. Estos Envíos NO se pueden extraer, ya que no hay forma de recuperarlos. En caso de realizar dicha extracción debe ingresar nuevamente todos los datos de la Novedad, para que éste quede completo. 2. TRANSACCIONES . • Registro de ajustes : Este proceso sirve para matricular en el sistema todos los tipos de ajustes existentes por empleados. Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo tipo de ajuste a un empleado , oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima -Empleado: Seleccione o anote el código del empleado al cual se le realizará el ajuste. -Tipo de Ajuste: Seleccionar o anotar el tipo de ajuste a realizar. -Período Actual: Seleccionar el período de nómina en el cual se esta trabajando. Y este es período por el cual se contabilizan los ajustes. -Concepto a Ajustar: Anotar el concepto que genera el ajuste. -Período a Ajustar: Es el período que lleva el valor ajustado. -Horas: Si el concepto anterior tiene que ver con horas, se debe anotar allí el número de horas a ajustar. -Valor: Anotar el valor por el cual se va a realizar el ajuste. -Centro de Costo: Anotar el código del Centro de Costo al cual se le cargará dicho ajuste. -Código Contable: Anotar el código Contable al cual se le cargará dicho ajuste. -Pagar o Deducir por, Concepto Pago ó Deducción: Si por alguna razón el ajuste a realizar se pagará al empleado o en el caso contrario se deduce, seleccione el concepto de nómina por el cual se realizará dicha operación. -Adicional: Al colocarse el concepto de Pago ó Deducción esta opción se activa y sirve para que el pago o deducción que se va a realizar es un valor agregado a dicho concepto. NOTA: Se debe de registrar cada uno de los conceptos a ajustar a un empleado. • Generación a nomina : Cuando se desean realizar los pagos de los ajustes, se deben generar a nómina y se deben de liquidar los mismos para que éstos queden registrados en el movimiento liquidado. Nómina: Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina a la que se le generará dichas novedades. Período: Seleccionar el período de nómina en el cual se liquidarán. Envío: Es un identificador que le permite a la nómina determinar cómo y qué módulo generó o registró novedades de nómina. Este debe estar asociado a cada módulo. Toma el NVN en exclusiva?: Si se marca esta opción indica que ningún otro usuario que esté trabajando en la nómina puede accesar a dicho archivo. Luego oprima el botón seleccione donde va a listar la información generada en "Seleccionar Destino del Informe" y espere que la barra de procesos termine el proceso con éxito para que aparezcan los botones de rectificación: Consulta de novedades generadas : En esta pantalla se muestran el listado de los empleados a los que se les genero novedades que han sido enviadas a la nómina. Informes de novedades generadas : En esta opción se pueden listar todas las novedades generadas que fueron enviadas a la nómina en la pantalla "Seleccionar Destino del Informe" Exportación remota : Con esta opción se puede generar las novedades a un diskette para ser importadas en otro equipo. Extracción de novedades : Con esta opción se puede devolver el proceso de generación de las novedades, ésta generalmente es utilizada cuando se desea devolver las ya generadas, adicionar más novedades y volverlas a enviar a nómina Para el caso del módulo de préstamos debe seleccionar las Novedades de Préstamos a Generar : Completas : Genera todos los préstamos ingresados al módulo con sus cuotas. Sólo Compromisos : Genera a la nómina las cuotas o los compromisos de los préstamos. Nota: En el módulo de reemplazos transitorios se utiliza cuando se realiza un reemplazo de un cargo superior al que se esta desempeñando en la actualidad y el pago correspondiente al empleado debe ser el valor respectivo del cargo que reemplazando. • Afectar directamente acumulados : Esta opción es utilizada cuando al realizar un ajuste que por alguna razón no se genera a la nómina y es de un período ya cerrado, se selecciona el ajuste y se oprime el botón APLICAR AJUSTE, inmediatamente desaparece de esta pantalla y aparece en los acumulados del período a ajustar. 3. INFORMES . • Informes de ajustes : -Nomina : Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina a la que se desea el informe. Período: Seleccionar (Desde - Hasta) el periodo de nómina en el cual se desea el informe de los ajustes. ¿CÓMO SE REGISTRAN LOS AJUSTES? Un ajuste es Aumentar o Disminuir un valor o horas de algo ya pagado o ya deducido. El que vaya a Aumentar o Disminuir determina el signo del ajuste. Si yo quiero que un concepto que lo pague hace tres quincenas se disminuya o se aumente en el período ajustar, escojo este período correspondiente y en horas y/o valor con el signo correspondiente (+ Aumenta) (- Disminuye), indico el ajuste. Adicionalmente si quiero que se pague o se deduzca en este período, en el período actual debo indicar el período que estoy o voy a liquidar, y en el concepto que se va a pagar o deducir lo indico. Inmediatamente se va a desplegar la condición: Adicional: No, Si Si le indico NO: Sólo me paga o deduce el valor positivo de este concepto y la política de cálculo automático queda inhabilitada. Si le indico SI: Me paga o deduce el valor positivo de este concepto más el valor o las horas cálculadas por la política de cálculo automático queda. -Empleado: 39449064 -Tipo de Ajuste: 001 (se creo el tipo con anterioridad) -Período Actual: 2002-04-02 -Concepto a Ajustar: 001 -Período a Ajustar: 2002-04-01 -Horas: -20 (Porque se debe restar de los acumulados del periodo anterior) -Valor: -50000 (resta el valor del periodo anterior) -Centro de Costo: 001 -Pagar o Deducir por, Concepto Pago ó Deducción: Como al empleado se le entrego un dinero adicional al que realmente se devengo se le debe deducir por otro concepto. Para el ejemplo el concepto es el 120 (Ajuste Ordinario). 120 -Adicional: Al colocarse el concepto de Pago ó Deducción esta opción se activa y sirve para que el pago o deducción que se va a realizar es un valor agregado a dicho concepto. ¿CÓMO FUNCIONAN LOS ESTADOS DE LOS AJUSTES? Estado 1: Significa que ya se afectó el Ajuste en los Acumulados. Estado '?'(Blanco): Significa que el ajuste esta activo y se ha afectado. Nota: Cuando genero una ajuste a la nómina sin conceptos de Pago o Deducción, sólo se afecta el acumulado cuando se realiza el cierre de dicha nómina. Para los conceptos de Pago o Deducción deben existir en la nómina los conceptos complementarios que son los que realiza los Ajustes y son llamados: Devolución (Para el ajuste de un mal devengado), Reajuste (Para una mala devolución), etc. Para saber como aplicar un ajuste se debe tener muy en cuenta que todo depende de la clase de concepto (devengado y deducción) por lo tanto debo jugar con el concepto adicional. MÓDULO DE REMPLAZOS TRANSITORIOS Permite controlar el proceso de generación de novedades de reemplazos transitorios, que se presentan por los trabajadores de la empresa; ya sea en forma periódica o fija. 1. CONFIGURACIÓN. Clases de días. Días no hábiles. Empleados oficios de matricula. Salarios por oficio. Definición de envíos. Parámetros de reemplazos. 2. REEMPLAZOS. Registro de Reemplazos Transitorios. Novedades Adicionales de Reemplazos. Generar a la nómina. EJEMPLO En la empresa XYZ la Administradora de comunicaciones sale por 84 días de licencia por motivo de maternidad. Por dicho motivo el Administrador de redes la reemplaza transitoriamente por los 84 días de licencia. NOTA : La Administradora de comunicaciones gana ($ 1.500.000) y el Administrador de redes gana ($ 1.3000.000). Si los salarios no están definidos los podemos ingresar por Configuración - Salario por oficio - Seleccione el oficio y oprima el botón por oficio que esta en la parte inferior de la pantalla - Insertar - Oficio : 00014 - Relación Sindical : NS - Referente a Salarios. Salario Mensual : 1.500.000 Salario Mínimo del Oficio : 1.500.000 Salario Máximo del Oficio : 1.500.000 - Incremento. Por : Porcentaje. - Valor / Porcentaje : - Oficio : 00041 - Relación Sindical : NS - Referente a Salarios. Salario Mensual : 1.300.000 Salario Mínimo del Oficio : 1.300.000 Salario Máximo del Oficio : 1.300.000 - Incremento. Por : Porcentaje. - Valor / Porcentaje : ??Parámetros de reemplazos : -Aplicar reemplazos a festivos: no aplicar. - Aplicar reemplazos a domingos: no aplicar. ?. Registro de Reemplazos Transitorios : -Empleado: -Reemplazo Transitorio: Oficio: Administrador de comunicaciones Duración del Reemplazo: 14.01.2002 7.04.2002 Relación Sindical del Reemplazo: NS. Estado: Blanco ¿CÓMO TRABAJAR EN EL MÓDULO DE REEMPLAZOS TRANSITORIOS? 1. Hacer es verificar si todos los datos de la configuración del módulo son los correctos, así: Clases de Día: Aquí se indica todas los clases de días que maneja la Empresa. Días no Hábiles: Son los días que no son laborales en el Empresa. Empleados Oficios de Matrícula: Por esta opción, se registran a todos los empleados de la Compañía en el oficio correspondiente. Consulta de Oficios: En esta tabla están registrados todos los oficios que maneja la Empresa, con la cantidad correspondiente de puestos y los ocupados. Salarios por Oficio: Allí se registran todos los salarios que maneja la Empresa para cada uno de los oficios. Parámetros de Reemplazos: Allí se registra la forma en la cual se tomarán dichos reemplazos: - Aplicar Reemplazos a Festivos: Aplica si voy a pagar el concepto del Festivo por otro concepto. - Aplicar Reemplazos a Domingos: Aplica si voy a pagar el concepto del Dominical por otro concepto. 2. Luego ingreso a Transacciones | Registro de Reemplazos Transitorios: Empleado: Ingresar al Empleado que realizará dicho reemplazo Reemplazo Transitorio: Oficio: Indicar el Oficio que se va a reemplazar. Duración del Reemplazo: Indicar las fechas de inicio y de terminación del reemplazo a realizar. Relación Sindical del Reemplazo: Es indicar el salario por oficio que se va a reemplazar. Estado: 'Blanco al ingresar', '1-parcialmente cumplida', '2-cumplida', '3-normal' 3. Novedades Adicionales de Reemplazos: Esta opción sirve para grabarle novedades extras que pudo presentar el empleado durante el reemplazo, así: Nómina: Indicar la nómina a la cual se le enviará dicha novedad Período: Indicar el período en el cual se registrará la novedad Grabación de novedades: Iniciando el empleado, la fecha de la novedad, el concreto por el cual se pagará dicha novedad, las horas y el valor de la misma. 4. Generar a la nómina. Nota: Este módulo se utiliza cuando se realiza un reemplazo de un cargo superior al que se esta desempeñando en la actualidad y el pago correspondiente al empleado debe ser el valor respectivo del cargo que reemplazando. CLASES DE DÍAS Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Clases de Días. Por esta opción se ingresa al sistema la clase de día normal para laborar en una empresa, después de ser definida se registran los días faltantes. Ejemplo1: Si la empresa labora como día normal de lunes a viernes, entonces registramos en el sistema el día normal, y los días faltantes, en este caso serían: Sábado, Dominical y festivo, así el sistema identifica la clase de día normal (Lunes a Viernes), para contabilizar el tiempo de vacaciones. Ejemplo2: Si la empresa labora como día normal de Lunes a Sábado, entonces se registra en el sistema el día normal (Lunes a Sábado), y se registran los días faltantes: Dominical y Festivo. CLASES DE NÓMINAS Las nóminas a registrar en el sistema son las Clases de Nóminas que maneja la Empresa, es decir estas dependen de la periodicidad del pago a los empleados y de acuerdo a los demás procesos implementados por la Compañía. Para ingresar o registrar en el sistema una nueva Clase de Nómina, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de cada una de las sub-pantallas. Si desea modificar sus datos oprima EMPLEADOS OFICIOS DE MATRICULA Por esta opción se pueden consultar a los Empleados por determinado Oficio. Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo Oficio por Empleados, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima Con el botón , ingrese a la pantalla Registro de Oficios por Empleado , para que registre a los empleados en su respectivo Oficio. Aparece el código del empleado, el apellido del empleado y el nombre del empleado. Este es el empleado al cual se le debe matricular el oficio. Oficios : Es el código del oficio a asignar al empleado. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Oficios y con el botón , se escoge el oficio que se necesite. Para grabar los datos, oprima el botón OFICIOS Ruta: Sistema de Nomina/Configuración/Tablas de Referencia/Oficios. Esta ventana permite el registro de oficios que maneja la empresa para identificar los cargos de empleados. Los oficios se determinan en una empresa, según la actividad económica de la misma, y de los centros de trabajo que maneje. Los oficios se indican por el código y descripción de este. Ejemplo: Oficio Descripción 0001 Auxiliar de Archivo Para observar el registro de oficios, ver el procedimiento: Comun:FrmOFI. PARÁMETROS DE REEMPLAZOS Aplicar reemplazos a festivos: Si aplica o no aplican los reemplazos transitorios a los Días festivos. Aplicar reemplazos a domingos: Si aplica o no aplican los reemplazos transitorios a los Días domingos. Registro de Reemplazos Transitorios Por esta opción se registra en el sistema los empleados de reemplazos transitorios. Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo reemplazo transitorio, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima REGISTRANDO UN REEMPLAZO TRANSITORIO Empleado: Ingresar al Empleado que realizará dicho reemplazo. Reemplazo Transitorio: Oficio: Indicar el Oficio que se va a reemplazar. Duración del Reemplazo: Indicar las fechas de inicio y de terminación del reemplazo a realizar. Relación Sindical del Reemplazo: Es indicar el salario por oficio que se va a reemplazar. Estado: 'Blanco al ingresar', '1-parcialmente cumplida', '2-cumplida', '3-normal' NOVEDADES ADICIONALES DE REEMPLAZOS Esta opción sirve para grabarle novedades extras que pudo presentar el empleado durante el reemplazo, así: Nómina: Indicar la nómina a la cual se le enviará dicha novedad. Período: Indicar el período en el cual se registrará la novedad. Grabación de novedades: Indicando el empleado, la fecha de la novedad, el concepto por el cual se pagará dicha novedad, las horas y el valor de la misma. MÓDULO DE INFORMES LEGALES Permite controlar el proceso de generación de aquellos procesos legales que se presentan por los trabajadores de la empresa, ya sea como presentación de informes o cálculo de valores. A. CONFIGURACIÓN. * Instalación de archivos. B. INFORMES LEGALES. ? Certificados de ingresos y retenciones. ??Información tributaria. ??Parafiscales. ??Provisiones. ??Definición contable. ??Contabilización de liquidaciones. ??Informe del movimiento contable. ??Exportación de distribución contable. ??Contabilización de usuario. * Distribución por centros de costo. ??Consolidaciones. ??Ejecución de DLL por período. RELACIÓN DE PAGOS LABORALES Crear un informe columnario de acumulados para generar el informe columnario de pagos laborales. Tipo de nómina : Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina. Informe : Se selecciona el informe columnario anterior mente creado para la generación del informe. Tipo de generación : Se selecciona si es un archivo plano o un informe. Desde - Hasta. Período: Seleccionar el período de nómina para la generación del informe. Empleado : Digitar el código del empleado puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Empleados General llamada con el lookup. DEFINICIÓN DE REGISTROS Por esta opción se ingresan al sistema el encabezado y el detalle del Informe Tributario. ¿CÓMO TRABAJAR LA INFORMACIÓN TRIBUTARIA? Este proceso se realiza en el módulo de Informes Legales | Información Tributaria. Para realizar correctamente la información requerida realice cada uno de los siguientes pasos: 1) DEFINICIÓN DE REGISTROS: Por esta opción se ingresan al sistema el encabezado y el detalle del Informe Tributario, así: A. Identificación - Cierre: Allí se registran los datos del encabezado del Informe, completando: Año Gravable: Colocar el año que se desea tributar. Tipo Informante: Colocar el código de la Clase de Informante que es la Empresa. Para efectos de la presente Resolución es el "31" Nit Informante: Colocar el número de identificación tributaria de quien informa. Dv: Anotar el dígito de verificación del mismo. Clase de Documento: Seleccionar si es Nit o Cédula de Ciudadanía o Tarjeta de Identidad. Actividad Económica: Anotar el código asignado para la Actividad Económica de la persona jurídica o social que Tributa Fecha Grabación: Anotar la fecha de grabación del Informe Tributario Carrete: Anotar el código de este medio de presentación en caso de utilizarse, de lo contrario va en blanco. D.D.N: Anotar el código del Departamento y de la ciudad de presentación del Informe, según codificación del Dane. Ej: 05001 - Antioquia (05), Medellín (001) Teléfono: Anotar el número telefónico del tributante. Entidad: Anotar el nombre de la Empresa o tributante. Dirección: Anotar la dirección de la Empresa o tributante. Tipos de Registro Identificación: Llevará 1 Movimiento: Llevará 2 Cierre: Llevará 3 Tipo de Valor: Marcar el tipo de valores que se reportarán en el presente informe: Unidades, Centenas ó Miles B. Registro de Movimiento: Allí se registran los datos del detalle de cada uno de los movimientos realizados por la empresa a reportar en el presente Informe, completando: Tipo de Registro: 2, indicando que es el registro del movimiento Códigos: Van de acuerdo a la discriminación del concepto de pago o abonos a cuenta. 75. (De acuerdo a Res.8750 del 27/10/2000) Sub-códigos: Va de acuerdo al movimiento de los valores informados. Ej: valor acumulado pagado, sin incluir aportes parafiscales 01. (De acuerdo a Res.8750 del 27/10/2000) Informados: Seleccionar la agrupación de empleados que se desee informar en el movimiento. Primer Valor: Seleccionar la agrupación de conceptos a reportar en el primer valor a tributar. Segundo Valor: Seleccionar la agrupación de conceptos a reportar en el segundo valor a tributar. Ubicación: Es la posición del movimiento dentro del proceso de generación. Tope Mínimo: Anotar el valor del tope mínimo a tributar. 2) GENERACIÓN DEL MOVIMIENTO: Es realizar el proceso de los movimientos anteriormente registrados: - Año Gravable: Indicar el año que se desea tributar. - Códigos: Indicar los códigos Desde y Hasta que Movimientos Tributarios se van a procesar. - Sub-códigos: Indicar los códigos Desde y Hasta que Movimientos Tributarios se van a procesar. - Inicial Acumulados: Indicar la fecha de la cual se deben mirar los acumulados. - Final Acumulados: Indicar la fecha hasta donde se deben mirarán los acumulados. Luego indique para generar el proceso. Nota: Si desea ver paso a paso el proceso de generación del movimiento Tributario, debe crear la siguiente variable: Por Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario e Inserte: - Nombre de Variable: Tnlg:BenTriDebug - Descripción: Visualizar - Tipo Variable: Alfanumérica - Dato: 0 - Para No visualizar, 1- Para visualizar el proceso. - Proceso: No se digita Nada 3) INFOME PARA REVISIÓN: Es realizar el proceso de los movimientos anteriormente registrados: - Año Gravable: Indicar el año que se desea tributar. - Códigos: Indicar los códigos Desde y Hasta que Movimientos Tributarios se van a listar. - Sub-códigos: Indicar los códigos Desde y Hasta que Movimientos Tributarios se van a listar. Luego indique para generar el proceso. El informa muestra los empleados informados con el Primer y Segundo valor a Tributar, de acuerdo a la agrupación de valores seleccionada. 4) CREACIÓN MEDIO MAGNÉTICO: Si desea generar el medio magnético del Informe Tributario anteriormente procesado, llene: - Año Gravable: Indicar el año que se desea tributar. - Códigos: Indicar los códigos Desde y Hasta que Movimientos Tributarios se van a procesar. - Sub-códigos: Indicar los códigos Desde y Hasta que Movimientos Tributarios se van a procesar. - Archivo: Indicar el path o ruta y el nombre del archivo que contiene los datos. - Borrar Archivo Anterior?: Marcar en el caso que desee sobreescribir sobre el archivo anteriormente generado. Luego indique para generar el proceso. Nota: Si desea que el nombre del registro aparezca por defecto cree la siguiente variable: Por Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario e Inserte: - Nombre de Variable: Tnlg:NombArcGenMIT - Descripción: Nombre del Informe Tributario - Tipo Variable: Alfanumérica - Dato: Ruta y nombre del archivo. Ej: c:\midas\datos\IMP631.ASC - - Proceso: No se digita Nada GENERACIÓN DE MOVIMIENTO Es realizar el proceso de los movimientos anteriormente registrados: Año Gravable: Indicar el año que se desea tributar. Códigos: Indicar los códigos Desde y Hasta que Movimientos Tributarios se van a procesar. Sub-códigos: Indicar los códigos Desde y Hasta que Movimientos Tributarios se van a procesar. Inicial Acumulados: Indicar la fecha de la cual se deben mirar los acumulados. Final Acumulados: Indicar la fecha hasta donde se deben mirarán los acumulados. Luego indique para generar el proceso. INFORME PARA REVISIÓN Es realizar el proceso de los movimientos anteriormente registrados: Año Gravable: Indicar el año que se desea tributar. Luego indique para generar el proceso. El informa muestra los empleados informados con el Primer y Segundo valor a Tributar, de acuerdo a la agrupación de valores seleccionada. CREACIÓN DE MEDIO MAGNÉTICO Si desea generar el medio magnético del Informe Tributario anteriormente procesado, llene: Año Gravable: Indicar el año que se desea tributar. Códigos: Indicar los códigos Desde y Hasta que Movimientos Tributarios se van a procesar. Sub-códigos: Indicar los códigos Desde y Hasta que Movimientos Tributarios se van a procesar. Archivo: Indicar el path o ruta y el nombre del archivo que contiene los datos. Borrar Archivo Anterior?: Marcar en el caso que desee sobre escribir el archivo anteriormente generado. Luego indique para generar el proceso. PARAFISCALES Los parafiscales son los aportes ó un porcentaje que por ley debe realizar una empresa sobre el devengado de cada empleados a cualquiera de los siguientes estamentos: SENA, ICBF y CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR. Todos los conceptos de Parafiscales tienen una cuenta de origen Débito y otra Crédito. CASO 1: Si el centro de Costo me determina la Cuenta, entonces debo crear los conceptos para el pago a dichas entidades y se debe crear por Configuración | Conceptos. Matricularle a cada concepto la contabilización pertinente, ósea las cuentas crédito y débito de cada concepto de parafiscales. Luego se debe parametrizar por Informes Legales, Parafiscales, Configuración. Y allí en la cuenta y contrapartida se debe colocar el proceso que las va a generar, ya que el MCN, va a mirar en los conceptos como tal. Para poder generar el informe realice: Informes Legales, Parafiscales, Por Código o Por Cento de Costo: Complemente los datos de nómina, período a generar y período contable, luego oprima el botón GENERAR, el sistema muestra en la barra inferior el avance del proceso generado, terminado este proceso oprima el botón y complete los datos pertinentes y . El informe muestra cada una de las entidades de los parafiscales con las cuentas de la contrapartida y el valor que se debe pagar por cada una. Si en la agrupación de conceptos cada uno de ellos tiene matriculadas las cuentas en función del Parafiscal, no genera inconvenientes. CASO 2: En el caso de que la Cuenta no esta determinada por un Centro de Costos, ósea que se maneja la misma cuenta para determinado parafiscal, entonces se realiza lo siguiente: Se agrupan a los empleados en cada sucursal del parafiscal a pagar y por InfoLegales, Parafiscales, Configuración, creo cada una de las sucursales y se separan a los empleados en dos grupos, así: al marcar tipo salario integral .incluye (para todos los que son de Salario Integral, ya que para éstos se les calcula sustrayéndoles cada uno de los conceptos adicionales) y el otro grupo debe quedar marcado No aplica para que realice el cálculo con los empleados que devengan el salario normal. Además les debo colocar la cuenta, la contrapartida y el número del comprobante ya que el MCN va a generar con estos datos. Nota: Debo preguntar como contabiliza cada empresa. Si la contabilización se hace x Ccosto (ej: si para cada sucursal hay una cuenta diferente, osea que la cuenta me la esta determinando el CCosto) o si el Centro de Costo no me determina la cuenta (ej: Para las sucursales de Mede, Bog, Cali, etc. manejan el mismo tipo de cuenta débito y crédito para el parafiscal). Todo esto para saber con cual caso proceder. Lo que genera este módulo lo lleva al archivo MCN. Si configuro las cuentas por InfoLeg. No necesito crear el concepto, si configuro las cuentas por Contabilización del Concepto, debo colocarles el proceso entre el signo %. NOTA: Para los parafiscales y las provisiones se utiliza la misma ventana pero para fines diferentes , y la forma de llenar los datos. para tal efecto se explicara primero los parafiscales y seguidamente las provisiones. Los parafiscales dependen de una contabilización Parametrización de conceptos para Parafiscales: Debe crear dichos conceptos, así: Configuración | Conceptos, ej: Concepto xxx1 - Caja Compensación Familiar S.I., Política LQ003 y en la Contabilización anotar las cuentas correspondientes. Concepto xxx2 - Caja Compensación Familiar, Política LQ003 y en la Contabilización anotar las cuentas correspondientes. Concepto xxx3 - ICBF S.I., Política LQ003 y en la Contabilización anotar las cuentas correspondientes. Concepto xxx4 - ICBF, Política LQ003 y en la Contabilización anotar las cuentas correspondientes. Concepto xxx5 - SENA S.I., Política LQ003 y en la Contabilización anotar las cuentas correspondientes. Concepto xxx6 - SENA, Política LQ003 y en la Contabilización anotar las cuentas correspondientes. Generar los parafiscales del mes a contabilizar y listar los informes del mismo. Ingrese por Configuración | Conceptos, oprima contabilización. De las cuentas que se encuentran allí registradas, se le debe registrar una sustitución a la cuenta que varía según el centro de costos, ej: SENA: La cuenta débito 1425160100 para los centros de costo de 11 al 71, varía por la cuenta 5105780000 de los centros de costos 1,2,3,99; debe indicarse allí con XXXXXXXXXX (10 dígitos representando los mismos de la cuenta). Además en la parte inferior donde dice Sustituciones oprima el botón y complete: Prioridad: 1 Posición inicial: 1 (donde empieza la cuenta). Longitud: 10 (indicando los que tiene la cuenta). Y marque en la Variable: C3 Cuenta de Ccosto X Concepto Esto le indicará al sistema que debe buscar la cuenta específica para el Centro de Costo correspondiente. Luego oprima el botón e ingrese los que necesita y en el segundo renglón que es para la contabilización de los Parafiscales anote la cuenta débito adecuada al centro de costo y en la cuenta crédito no anote ninguna debido a que ya se registró en el paso anterior (ya que esta no se sustituye). De igual forma ingrese para el ICBF y COMFAMA. Luego genere el movimiento por el módulo de Informes Legales y consulte si los datos son los correctos. PROVISIONES Las provisiones son causaciones e indican que son algo que la Empresa debe. Ej: Cesantías, Prima legal. Luego se procede igualmente como con las parafiscales. Es cuánto debe guardar la empresa cada mes o cada período por un determinado concepto. Para trabajar las provisiones, existen dos formas: POR CONCEPTO : Ingrese por Informes Legales | Provisiones | Por Concepto: Provisionar por concepto se refiere a que se selecciona un concepto de nómina y a éste se le aplica un factor para dicho cálculo Para terminar el proceso, ingrese por Generación y complete: Período: Este el período contable del cual se realiza el proceso. Luego oprima para que el sistema realice la operación. Si desea obtener consultas e informes del proceso generado oprima los botones de POR CENTROS DE COSTO Para trabajar las provisiones por Centros de Costos, debe crear dichos conceptos, así: Configuración | Conceptos, ej: Concepto xxx1 - Provisión Cesantías, Política LQ003 y en la Contabilización anotar las cuentas correspondientes. Concepto xxx2 - Provisión Prima de Vacaciones, Política LQ003 y en la Contabilización anotar las cuentas correspondientes. Y así sucesivamente para cada una de las provisiones. Ingresando además la contabilización de cada uno de los conceptos de provisión. Luego ingrese al módulo de Informes Legales | Provisiones | Por Centros de Costo: Provisionar por centros de costos se refiere a que dicho proceso se realiza teniendo en cuenta toda su distribución contable por dichos centros. GENERACIÓN DE PARAFISCALES Y/O PROVISIONES POR CENTRO DE COSTO Ruta : Sistema de Nómina/Módulos de Nómina/Informes Legales/Parafiscales/Generación por Centro de Costo. Ruta : Sistema de Nómina/Módulos de Nómina/Informes Legales/Provisiones/Por centro de Costo/Generación. Este proceso como su nombre lo indica permite generar la contabilización tanto de la provisiones como de parafiscales. Para ello debe de haber realizado la siguiente parametrización : 1-.Haber configurado los parafiscales y/o las provisiones, para mas detalles sobre este punto remítase a los documentos : 1.1-.Parafiscales TNLG_BRWPPR001.RTF 1.2-.Provisiones TNLG_BRWPPR001.RTF 2-.Si las cunetas indicadas en la parametrización son del tipo %CPT%, entonces debe de haber realizado lo siguiente : 2.1-.En el registro de Conceptos parametrice cada uno de los conceptos indicados en las agrupaciones definidas que constituyen la base de cada uno de los ítem para parafiscales y/o provisiones. 2.2-.En esta parametrización (Contabilización) indique apropiadamente cada uno de los campos solicitados. En los documentos mencionados anteriormente encontrara mas detalles al Respecto. Para la ejecución de este proceso actúe de la siguiente manera : 1-.Período contable, este es el período al cual se llevara la información generada, por lo tanto selecciónelo de la tabla correspondiente. 2-.Usa Dll Externo, normalmente no indique nada, a menos que durante el proceso de implementación del sistema se le diga expresamente y se le halla asignado un nombre a este proceso. 3-.Una vez habilitados los botones de Registro Global y/o Registro de Nómina actue sobre ellos de acuerdo a lo siguiente : 3.1-.Registro Global, este botón selecciona todas los períodos de nómina, de todas las nóminas cuyo año y mes correspondan al año y mes del período contable, dejándolos en lista presentado. Nota : Realizado lo anterior le aparece el botón Borrar Nómina, el cual le permite borrar de la lista presentada los períodos de las nóminas que no va ha procesar. 3.2-.Registro de Nómina, le permite seleccionar una a una las nóminas y los períodos que Ud. va ha procesar. 4-.Borrar Nómina, como se dijo anteriormente borra de la lista presentada los que Ud. no quiere procesar. 5-.Una ves este seguro de que la información solicitada es correcta, proceda con el Botón de GENERACION 6-.En el caso de que Ud. desee modificar la información solicitada, seleccione nuevamente el período contable, lo cual borra completamente la lista y vuelva al paso 1. 7-.Una ves generada la información correspondiente, Ud puede obtener un listado por medio del botón INFORME. Paso a Paso, la variable para activarlo en este proceso es TNLG:DIFEDEBUG. tal como aparece en la parte superior derecha de la pantalla, remítase al documento SysoftPasoaPaso001.RTF NOTAS : Por conveniencias y facilidad de procesamiento los parámetros solicitados dentro de este proceso fueron modificados a partir del 05/09/2003. GENERACIÓN Para terminar el proceso, ingrese por Generación y complete: Período: Este el período contable del cual se realiza el proceso. Luego oprima para que el sistema realice la operación. CONTABILIZACION DE NÓMINA PERIÓDICA Proceso : TNLG:WICCONTMLQ001.RTF Ruta : Sistema de Nómina/Módulos de Nómina/Informes Legales/contabilización de Liquidaciones/de Nómina Periódica. Este proceso como su nombre lo indica permite generar la contabilización de la nómina periódica. Para ello debe de haber realizado la siguiente parametrización : 1-.En el registro de Conceptos parametrice cada uno de los conceptos por Contabilización. 2-.En esta parametrización (Contabilización) indique apropiadamente cada uno de los campos solicitados. Para la ejecución de este proceso actúe de la siguiente manera : 1-.Período contable, este es el período al cual se llevara la información generada, por lo tanto selecciónelo de la tabla correspondiente. 2-.Usa Dll Externo, normalmente no indique nada, a menos que durante el proceso de implementación del sistema se le diga expresamente y se le halla asignado un nombre a este proceso. 3-.Una vez habilitados los botones de Registro Global y/o Registro de Nómina actue sobre ellos de acuerdo a lo siguiente : 3.1-.Registro Global, este botón selecciona todas los períodos de nómina, de todas las nóminas cuyo año y mes correspondan al año y mes del período contable, dejándolos en list presentado. Nota : Realizado lo anterior le aparece el botón Borrar Nómina, el cual le permite borrar de la lista presentada los períodos de las nóminas que no va ha procesar. 3.2-.Registro de Nómina, le permite seleccionar una a una las nóminas y los períodos que Ud. va ha procesar. 4-.Borrar Nómina, como se dijo anteriormente borra de la lista presentada los que Ud. no quiere procesar. 5-.Una ves este seguro de que la información solicitada es correcta, proceda con el Botón de GENERACIÓN 6-.En el caso de que Ud. desee modificar la información solicitada, seleccione nuevamente el período contable, lo cual borra completamente la lista y vuelva al paso 1. Paso a Paso, existen varias formas de Realizar el la visualización de este proceso, dependiendo de la (s) variable(s) activadas, asi : Tnlg:DebugMLQMCN = en forma general, dato = 1 Tnlg:DebugMLQxcta = para una cuenta y tipo especifico , dato código del cuenta + tipo (DB/CR) Tnlg:DebugMLQxCPT = para un concepto especifico, dato = código del concepto. Tnlg:DebugMLQSInt = para empleados de Salario Integral, dato = 1. Tnlg:DebugMLQXemp = para un empleado especifico, dato = código del empleado. Para mas detalles de como es el paso a paso, remítase al documento SysoftPasoaPaso001.RTF Tnlg:DebugStopMLQ, esta variable permite Mostrar el stop del filtro para Restricciones, siempre y cuando cualquiera de la variables anteriores este activa. Cuando le aparezca el stop, coja el clip board y lo lanza en el query, esto permite verificar la integridad del query ejecutado. Otras variables que Utiliza este proceso son: Tnlg:ContOtrmnd , permite Contabilizar otra moneda dato = 'S' Cta:Integral, permite traer las cuentas contables definidas en la tabla de conceptos cuentas centros de costo (CCC), de la parte definida en salario integral, dato = S. Mcn:DescripCta, permite tomar la descripción de la cuenta contable del PUC (Dato= PUC) o de una tabla genérica creada por el usuario Dato = TGE Tnlg:ContaEspecie, permite realizar la contabilización de los conceptos en especie. NOTAS : Por conveniencias y facilidad de procesamiento los parámetros solicitados dentro de este proceso fueron modificados a partir del 05/09/2003. DE LIQUIDACIONES DEFINITIVAS Este proceso permite generar la contabilización de las liquidaciones definitivas. Para ello debe de diligenciar los siguientes campos de la pantalla. Este proceso lo podrá realizar tantas veces como sea necesario. Si los parámetros indicados son los mismos, en un reproceso el le preguntara que si desea borrar los datos existentes. Comprobante El comprobante de liquidaciones definitivas debe de estar matriculado en la variable de Usuario Cmpbte:Def, indicando en el dato el numero del comprobante y además estar matriculado en la tabla de comprobantes. Ud. podría hacer la contabilización de estas liquidaciones definitivas utilizando las mismas cuentas contables de la Nómina periódica, para esto en la variable de Usuario CntNormal:Def, indique en el Dato S. Al hacer esto se le activa el check : Usar parametrización de Nómina Normal ? , el cual deberá de dejar chequeado si es el caso. En caso contrario, es decir cuando las cuentas de las liquidaciones definitivas son totalmente diferentes a las de la liquidación periódica, debe de parametrizar cada uno de los conceptos, indicando en el tipo de contabilizacion L, de liquidaciones definitivas. Si este es su caso remítase al documento de como se contabilizan los conceptos. Si Ud. NO matricula este Comprobante en la Variable Indicada, siempre le aparecerá el mensaje : Defina el Comprobante en Variable de Usuario Cmpbte:Def. Período contable : Indique el período contable Año, Mes en donde va ha insertar la Contabilización. Seleccionar este período de la tabla de calendarios contables. Fechas de liquidación : Debe indicar las fechas Del - Al, que el sistema toma para hacer la evaluación de las liquidaciones que va ha contabilizar. Este control lo tiene Ud., pues si en la próxima contabilización indica fechas donde se encuentren liquidaciones ya contabilizadas, el sistema las repite. Esto hace de que Ud. deba de tener mucho control sobre las liquidaciones realizadas en cuanto a las fechas. Utilizar DLL externo ? : Este check se utiliza solo en el caso en que se le indique y se utiliza en el evento de que su contabilización sea tan compleja que a Sysoft le haya tocado realizar un proceso especifico para su Empresa. Si este no es su caso entonces no revise esta opción. En el caso de que la revise, le aparece una ventana donde deberá de escoger la política que se realizo para este evento y de la cual se le debió haber indicado el nombre. CONTABILIZACIÓN DE AUTOLIQUIDACIÓN Ruta : Módulo de Nómina/Informes Legales/Contabilización de Liquidaciones de Autoliquidación Este proceso como su nombre lo indica permite generar la contabilización de la Autoliquidación. Para ello debe de haber realizado la siguiente parametrización : 1-.Haber configurado las cuentas contables en las administradoras y sucursales de Servicio. Para mas detalles sobre este punto remítase al documento : Sil01:FrmESV 2-.Haber configurado los comprobantes de pago de la autoliquidación, para mas detalles sobre este punto remítase al documento : Sil01:FrmPGD 3-.Dependiendo del tipo de cuenta matriculada, es decir si la cuenta es del tipo %xxxx, donde xxxx es código del concepto ,entonces debe de haber realizado lo siguiente : 3.1-.En el registro de Conceptos parametrice cada uno de los conceptos indicados como xxxxx. 3.2-.En esta parametrización (Contabilización) indique apropiadamente cada uno de los campos solicitados. En los documentos mencionados anteriormente encontrara mas detalles al Respecto. Para la ejecución de este proceso actúe de la siguiente manera : 1-.Comprobante, seleccione de la tabla de comprobantes. Con la Variable de Usuario Cmpbte: Auto, indicando en el Dato el codigo de comprobante este aparece automáticamente y no habra necesidad de seleccionarlo. 2-.Período contable, este es el período al cual se llevara la información generada, por lo tanto selecciónelo de la tabla correspondiente. 3-.Usa Dll Externo, normalmente no indique nada, a menos que durante el proceso de implementación del sistema se le diga expresamente y se le halla asignado un nombre a este proceso. 3-Período de Auliquidacion .el que se va a contabilizar. 4-.Una ves este seguro de que la informacion solicitada es correcta, proceda con el Boton de ACEPTAR Paso a Paso, la variable para activarlo en este proceso es Tnlg:wiccontAMA. tal como aperece en la parte superior derecha de la pantalla, remitase al documento SysoftPasoaPaso001.RTF NOTAS : 1-.Para que el valor de la empresa se encuentre de uan manera mas real, es decir se le descuente el valor realmente descontado a los trabajadores o lo que es lo mismo aplicar la siguiente formula : Valor Empresa = Valor pagado a la Entidad Administradora - Valor real deducción trabajadores. Debe debe de crear al concepto la siguiente variable: No,No, Aut:Valor, Toma valor de Autoliquidación, Alfa#, S. Esta variable se debe duplicar en todos los conceptos de Seguridad Social. 2-.En La Nómina, Configuración | Conceptos, para el caso de %xxxx Se debe matricular las cuentas contables de Autoliquidación a cada uno de los conceptos, con sus respectivas cuentas débito y crédito de la empresa, con su comprobante y en el tipo de contabilización marcar autoliquidación. 3-.En el Módulo de Informes Legales, Informes Legales | Informes del Movimiento Contable. Se sacan los informes del período de autoliquidación filtrado por comprobante y se genera el proceso. Se debe de seleccionar el informe apropiado. 4-.En el Módulo de Informes Legales, Informes Legales | Exportación de distribución contable. Se genera la exportación contable del período de autoliquidación por comprobante y se genera el proceso. Se debe de seleccionar el archivo de exportación apropiado. 5-. Si se require que el Nit de las entidades administradoras contengan el digito de verificación, en el caso de cuentas directas active la variable de usuario DgtoVer:Auto y en dato matricule una S. 6-.En el caso de que Ud. decida solo contabilizar una Administradora de seguridad Social, especifica active la variable de usuario Tnlg:GenEmpss , condato = 'S' y complete los campos solicitados en la pantalla. Valor pagado a la Entidad Administradora - Valor real deducción trabajadores. En La Nómina, Configuración | Conceptos: Se debe matricular las cuentas contables de Autoliquidación a cada uno de los conceptos, con sus respectivas cuentas débito y crédito de la empresa, con su comprobante y en el tipo de contabilización marcar autoliquidación. Si ya existe la cuenta contable para la contabilización de nómina y no le permite ingresar dicha cuenta para autoliquidación, debe de crear la cuenta con una mascara ó parámetro de sustitución por Ag Agrupación dato indicado, este parámetro toma la agrupación y el dato para reemplazarlo en la contabilización. Para esto debe crearle al concepto la siguiente variable: No,No, Aut:Valor, Toma valor de Autoliquidación, Alfa#, S. Esta variable se debe duplicar en todos los conceptos de Seguridad Social. En el Módulo de Seguridad Social, Registro | Administradoras Sucursal Servicio, oprima y llene sólo los siguientes campos, así : Aporte Trabajador: 333.3333 si es Salud, 250.0000 si es pensión y 1000.0000 si es Riesgo No se debe crear la cuenta aportes trabajador para Riesgos y sólo aportes empresa para los Fondos. Cuenta Aportes empresa: %???? (???? Es el concepto de nómina de la Entidad Administradora) tanto en las columnas de débito y contrapartida. Cuenta Aportes Trabajador: %???? (???? Es el concepto de nómina de la Entidad Administradora) tanto en las columnas de débito y contrapartida. Cuenta Aportes Fondo: %???? (???? Es el concepto de nómina de la Entidad Administradora) tanto en las columnas de débito y contrapartida. En el Módulo de Informes Legales, Informes Legales | Contabilización de Liquidaciones | de Autoliquidación, Se escoge el comprobante de autoliquidación, el período contable y el período de autoliquidación y se genera el proceso. En el Módulo de Informes Legales, Informes Legales | Informes del Movimiento Contable. Se sacan los informes del período de autoliquidación filtrado por comprobante y se genera el proceso. Se debe de seleccionar el informe apropiado. En el Módulo de Informes Legales, Informes Legales | Exportación de distribución contable. Se genera la exportación contable del período de autoliquidación por comprobante y se genera el proceso. Se debe de seleccionar el archivo de exportación apropiado. Para ver el proceso se debe de crear una variable por Configuración | Parámetros del sistema | Variables Generales de Usuario: Nombre variable : Tnlg:wiccontAMA Descripción : Debut Contabilización de Autoliquidación Tipo de Variable : Numérica Dato Con 1 se activa y con blanco se desactiva. Proceso de liquidación Blanco. DE AJUSTES En el caso de la Contabilización de las Liquidaciones de Ajustes, realice lo siguiente: Ingrese al Menú Principal de la Nómina y por Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario y cree las variables: CntNormal: Aje, Contabilización de Ajustes, Alfanumérica, cuyo dato es S Para ajustes. Nómina : Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina. Período nómina : Seleccionar el período de la nómina. Período contable : Seleccionar el período contable. Utilizar DLL externo ? : Utiliza una política propia de contabilización si se activa pregunta por que DLL ejecuta. DE CHEQUES solo se utiliza cuando se realiza por informes de pre-nómina la generación de cheques. Dado a que si no se generan cheques no se pueden contabilizar. Comprobante: Se digita el numero contable que identifica que es un cheque. Nómina : Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina Período nómina : Seleccionar el período de la nómina Período contable : Seleccionar el período contable. Generar tercero para conciliación ? : Utilizar DLL externos ? : Se selecciona si se utiliza unas líneas de código adicionales para la ejecución. INFORME DEL MOVIMIENTO CONTABLE Informes por nómina si se activa dicho campo se activan los campos: Nómina : Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina. Período nómina : Seleccionar el período de la nómina. Comprobante : Se digita los códigos de los comprobantes Desde - Hasta. Período contable : Seleccionar el período contable. EXPORTACIÓN DE DISTRIBUCIÓN CONTABLE Ruta : Informes Legales/Exportación de Distribución Contable Este proceso se utiliza para la generación contable de la Nómina. Diligencie los campos requeridos. Para poder realizar este proceso Ud. debe cumplir con los siguientes requisitos : 1-.Haber parametrizado todos y cada uno de los conceptos de Nómina. 2-.Haber realizado todos los procesos de contabilización. 3-.Haber definido una política de exportación esto se realiza por Administración/ Políticas/ transacciones/ Políticas Ver documento 3.1-.Esta política debe de tener como archivo primario el MCN. 3.2-.Relacione los campos correspondientes. 3.3-.Si en la definición de la política y/o proceso de exportación, se ha indicado que se hará por medio de un programa externo, Ud debe de chequear Utiliza Dll Externo ?, de lo contrario NO. 4-.Haber diligenciado correctamente los campos de Filtro, Orden y Rompimiento. 4.1-. Estos campos son cruciales para la exportación. y se encuentran almacenados en el InI : MidasMCN.ini , donde se ejecuta el programa. En la parte inferior de la pantalla se encuentra su ruta y nombre. 4.2-.En el caso de que Ud. desee modificarlos existe un check Actualizar MidasMCN.ini ?, el cual si Ud. diligencia le permitirá el acceso a ellos. Una vez cumplidas las reglas anteriores, podrá realizar el proceso. Esta exportación se puede hacer de variadas formas y su caso será explicado detalladamente en el momento de su capacitación. Existen algunas variable de Usuario que se pueden utilizar para un mejosr condicionamiento de la exportación ha realizar, a continuación se explican : Tnlg:RemoMcnINI, Reemplazar el Ini de exportacion ,Alfanumerica,Dato = N Tnlg:McnINI ,Ubicacion del Ini de exportacion ,Alfanumerica, Dato = .\ IniPorProceso ,Si el Ini es por Politica ,Alfanumerica,N Tnlg:ExpCbanteFil ',0,'Si filtra la exportacion por comprobante','Alfanumerica','') Mllg:NativaMCH',0,'Exportacion Nativa 1-MIdasoft,2-GregPlain','Numerica','') En caso de Nativa = 2 Mllg:PMPrefijo,0,'Prefijo para el consecutivo de CxP','Alfanumerica','') Mllg:SoloStores,0,'Solo ejecuta los stores','Numerica','1') Mllg:StoreMCP,0,'Store Procedure Interfase MCPH con Otro Sistema','Alfanumerica','SINC_MCP') Mllg:StoreMCPH,0,'Store Procedure Interfase MCPH con Otro Sistema','Alfanumerica','SINC_MCH') Mllg:StoreFCT,0,'Store Procedure Interfase FCT con otro Sistema','Alfanumerica','SINC_FCT') Mllg:StoreFCTI,0,'Store Procedure Interfase FCTI con otro Sistema','Alfanumerica','SINC_FCTI') Mllg:StoredelFCT,0,'Store Procedure para Borra FCT creado en otro Sistema , 'Alfanumerica','BORRA_PM10000') Mllg:StoredelMCP,0,'Store Procedure para Borra MCP creado en otro Sistema','Alfanumerica','BORRA_GL10000') Mllg:StoredelFCTI,0,'Store Procedure para Borra FCTI creado en otro Sistema','Alfanumerica','BORRA_PM10100') Mllg:StoredelMCH',0,'Store Procedure para Borra MCH creado en otro Sistema','Alfanumerica','BORRA_GL10001') Puc:CnsPUC','0','Nombre del Store Procedure para Actualizar CnsPUc GregPlain','Alfanumerica','ACT_PUC') Mllg:CodChequera','0','Codigo de la Chequera Greg Plain','Alfanumerica','BANCAFECT01') Mllg:CodMoneda','0','Codigo de la Moneda Greg Plain','Alfanumerica','2999') Para el caso de Filtrar la exportación por Comprobante con la Variable Tnlg:ExpCbanteFil y en el dato Un Numero de comprobante , Ud. pude además filtrar la exportación para un día especifico. Este caso se utiliza para la exportación de las liquidaciones definitivas, y su operación se realiza de la siguiente manera. 1-.Recuerde que la exportación de las liquidaciones definitivas se hacen para un comprobante. 2-.Para Un período contable 3-.Además se indica una fecha desde y una fecha hasta, rango en el cual se buscan estas liquidaciones, y en el cual no podrá existir ninguna ambigüedad. Es decir debe de ser consecuente y no puede mezclar estas fechas pues lo mas común es que se le dupliquen sus liquidaciones definitivas. 4-.El sistema toma el día de la fecha desde y con el marca la contabilización realizada. 5-. Cree la variable : Mllg:DiaFiltro y fíjela con el comprobante en el dato coloque S. Con esto el sistema sabe que Ud. va ha filtrar la exportación para un dia por ese comprobante. La variable queda de la forma Mllg:DiaFiltroxxxx , donde xxxx es el código del comprobante. 6-.Creada la variable anterior , con Dato = S, le aparece en la ventana el campo : Día Filtro, en el cual Ud. digita el día especifico , 01 02 ... etc, siendo consecuente con lo indicado en el punto 3. CONTABILIZACIÓN DE USUARIO Se definen los procesos para ejecutar los archivos ACTUALIZAR DEFINICIÓN DE PROCESOS CONTABLES Procedimiento : Se digita el nombre el procedimiento a ejecutar. Ejecutar con : Se selecciona una política con la cual se ejecutara. Descripción : Se digita el detalle del procedimiento. Nómina : Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina. Período inicial de proceso : Se selecciona el período de inicio y aparece en día, mes y año. Período final de proceso : Se selecciona el período de finalización y aparece en día, mes y año. Período contable : Se selecciona el período y aparece en mes y año. ENTIDADES PARA DISTRIBUCIÓN DE GASTOS La distribución de los centros de costos determina los gastos de la empresa NOTA : Este proceso se realiza cuando la contabilización no se genera por centros de costos. CONCEPTOS DE DISTRIDUCIÓN DE GASTOS Son las especificaciones genéricas de las entidades. Ejemplo : Salud, Pensión, Riesgos profesionales, Sena, ICBF y Cajas de compensación. Se matriculan los conceptos de acuerdo a una distribución de gastos. Conceptos : Se digita el código del concepto. Descripción : Se digita el detalle del concepto. Ejemplo : SA - Salud, PE - Pensión, RP - Riesgos profesionales, SE - Sena, CF - Comfama, IC - ICBF. CONCEPTO DE DISTRIBUCIÓN DE GASTOS POR ENTIDAD Es la asociación de los conceptos de distribución con cada una de las entidades. Ejemplo : entidad : Coomeva, asociada con el concepto salud. REGISTRO ENTIDADES PARA DISTRIBUCIÓN DE GASTOS Se registran las entidades que generan gastos a la empresa como son EPS (Entidades Promotoras de Salud), AFP (Administradoras de Fondos de Pensión), ARP (Administradora de Riesgos Profesionales), y parafiscales (Sena, ICBF Y Cajas de compensación familiar). Tipo de entidad : Se marca seguridad social cuando la entidad pertenece a este servicio. Se marca otra cuando la entidad a registrar presta un servicio diferente a la seguridad social. Entidad : Se digita el código de la entidad a la cual se hará la distribución de gastos. Alfanumérico de máximo 2 dígitos. Descripción : Se digita el nombre de la entidad a la cual se hará la distribución de gastos. Contrapartida contable : Es la cuenta que lleva el valor del procedimiento, puede ser débito y crédito de acuerdo a la cuenta contable. Sector : Se marca publico cuando la entidad registrada es administrada por el gobierno. Se marca privada cuando la entidad registrada es autónoma. REGISTRO DE CONCEPTOS PARA DISTRIBUCIÓN DE GASTOS Se registran los conceptos con su respectivo aporte para la distribución de gastos. Concepto : Se selecciona el concepto que se asocia a la entidad anteriormente seleccionada. Aporte : Se digita el porcentaje a aplicar en la distribución. Ejemplo : Salud = 66.6667%, Pensión = 75%, Riesgos profesionales = 100%, SENA = 2%, ICBF = 3% y Caja de compensación = 4% Contrapartida contable : Es la cuenta que lleva el valor del procedimiento, puede ser débito y crédito de acuerdo a la cuenta contable. Agrupación de conceptos : Se selecciona la agrupación de conceptos que son base para la distribución. EXPORTAR DISTRIBUCIÓN CONTABLE Genera un archivo plano con toda la información de la distribución de gastos. Periodo : Se selecciona el periodo contable que se desea exportar. Archivo : Se selecciona la política de exportación que esta configurada entre para este fin. Borrar plano anterior : Si se marca SI sobre escribe el archivo anteriormente generado. Si se marca NO adiciona en archivo al anteriormente generado. Oprima el botón < Generar> para que el sistema realice automáticamente el proceso. Genera un archivo plano con toda la información de la distribución de gastos. Periodo : Se selecciona el periodo contable que se desea exportar. Archivo : Se selecciona la política de exportación que esta configurada entre para este fin. Borrar plano anterior : Si se marca SI sobre escribe el archivo anteriormente generado. Si se marca NO adiciona en archivo al anteriormente generado. Oprima el botón < Generar> para que el sistema realice automáticamente el proceso. CONSOLIDACIONES CONSOLIDAR: Es proyectar el pago de un concepto calculando lo que se debe al empleado hasta una fecha determinada. Los conceptos que se pueden consolidar son: Primas, Vacaciones, Cesantías, Bonificaciones. Se le coloca al concepto por Configuración | Conceptos | Seleccionar el concepto a consolidar y oprimir el botón Cambiar y en políticas | Consolidación colocarle la política correspondiente al concepto a consolidar. Luego en el mismo concepto oprima el botón Definición de Variables y agregue las variables con prefijo PMC que son las utilizadas para éste fin Las Relaciones y los Argumentos de las variables son definidos por el usuario dependiendo del manejo del concepto, de igual forma el Dato debe seleccionarse de acuerdo a lo requerido por la Empresa. *SPRGN* CONSOLIDACIÓN DE PRIMAS GENERAL (PRIMAS). Para trabajar las consolidaciones de las Primas se le coloca la política SPRGN: Rel Arg Variable Descripción Tipo Dato Ag Ag Pmc:Agrup_Cpt_Au Agrupación para Ausencias Alfa# Agrup. Conceptos base para ausencias. No No Pmc:APlicaAu Aplicar Ausencias Alfa# A-Ausencias ó T-Ausencias Totales. No No Pmc:Fi_Au Fecha inicial de Ausencias Fecha Apartir donde se tomarán las ausencias No No Pmc:Ff_Au Fecha final de Ausencias Fecha Hasta donde se tomarán las ausencias. No No Pmc:TipAu Tipo de Ausecias Alfa# A-Ausencias que esten en acumulados No No Pmc:Dias_Minimos Días mín. para tener derecho #ca. #días que necesita trabajar para su pago No No Pmc:Dias_Pag Días de pago #ca. #días que pagan por el concepto * 100 No No Pmc:Dias_Semestre Días del Semestre #ca. #días del semestre para pago del cpto. No No Pmc:F_IniAcu Fecha inicial de Acumulados Fecha Apartir donde se tomarán acumulados No No Pmc:F_UlPag Fecha de Último pago Fecha Que se pagó por última vez el concepto No No Pmc:Retirados Consolida retirados Alfa# S - Si consolida a los retirados No No Pmc:Jubilados Consolida Jubilados Alfa# S - Si consolida a los jubilados No No Pmc:Orden Para Ordenar el Informe de Consolidación. Alfa# N- Nómina, L-Relación Laboral, A-Area, D-Depto, C-Ccosto, G-Grupo, S-Subgrp, U-Ubicación, I-Relación Sindical, O-Oficio, E-Empleado, P-Apellido No No Pmc:Debug Visualizar el proceso #ca. 0 - No visualiza, 1 - Visualiza No No Pmc:Npag No pagar a ... Alfa# S - No paga de acuerdo a la Rel.y el Argum. **Más las variables para el cálculo del salario promedio, si es que se utiliza para este fin. *SCEGN* CONSOLIDACIÓN DE CESANTÍAS GENERAL CLASIFICADA (SCESA). Para trabajar las consolidaciones de las Cesantías se coloca la política SCEGN: Rel Arg Variable Descripción Tipo Dato Ag Ag Pmc:Agrup_Cpt_Au Agrupación para Ausencias Alfa# Agrup. Conceptos base para ausencias. No No Pmc:ApliAuInt Aplica Ausencias a Intereses Alfa# S - Si aplica las Ausencias a los Intereses. No No Pmc:APlicaAu Aplicar Ausencias Alfa# A - Ausencias Acum.ó T-Ausencias Totales. No No Pmc:Fi_Au Fecha inicial de Ausencias Fecha Apartir donde se tomarán las ausencias No No Pmc:Ff_Au Fecha final de Ausencias Fecha Hasta donde se tomarán las ausencias. No No Pmc:TipAu Tipo de Ausecias Alfa# A - Ausencias que esten en acumulados No No Pmc:Cpto_i Cpto. Consolidación Intereses Alfa# # del Cpto. que se va a pagar intereses No No Pmc:DiaCes Día de Cesantías #ca. 360 ó 365 (Según calendario) No No Pmc:DiaInt Días para intereses #ca. 360 ó 365 (Según calendario) No No Pmc:Dias_Pag Días a Pagar #ca. #días que pagan por el concepto * 100 No No Pmc:MnjDiaSalPro Prom1/2 desde última Consol. Alfa# U - Cuenta días desde última consolidac. No No Pmc:Npag No pagar a.... Alfa# S - No paga a la condición de Rel ó Arg. No No Pmc:PagIntSinPag Paga intereses totales Alfa# S - No tiene en cuenta pagos parciales o anter No No Pmc:Salto Crea filtro para orden del info Alfa# S - Si genera filtro No No Pmc:Orden Para Ordenar el Informe de Consolidación. Alfa# N- Nómina, L-Relación Laboral, A-Area, D-Depto, C-Ccosto, G-Grupo, S-Subgrp, U-Ubicación, I-Relación Sindical, O-Oficio, E-Empleado, P-Apellido No No Pmc:Retirados Consolida retirados Alfa# S - Si consolida a los retirados No No Pmc:SalInt Consolida a Salario Integral Alfa# S - Si consolida a los de Salario Integral No No Pmc:Debug Visualizar el proceso #ca. 0 - No visualiza, 1 - Visualiza No No Pmc:Origen Origen de la consolidación Alfa# P - Consolida por Nómina de Cptos.Propios No No Pmc:Condicion Condición de la consolidación Alfa# S - No paga si existe esta condición. No No Pmc:TipCldCes Calendario para Cesantías Alfa# C - Comercial, J - Juliano. No No Pmc:DiaCtlTrb Controla Días Trabajados Alfa# C - Comercial, J - Juliano. No No Pmc:DiaCtlInt Controla Días de Intereses Alfa# C - Comercial, J - Juliano. **Más las variables para el cálculo del salario promedio, si es que se utiliza para este fin. *SVGEN* CONSOLIDACIÓN DE VACACIONES GENERAL (SVACA). Para trabajar las consolidaciones de las Vacaciones se le coloca la política SVGEN. Rel Arg Variable Variable Tipo Dato Ag Ag Pmc:Agrup_Cpt_Au Agrupación para Ausencias Alfa# Agrup. Conceptos base para ausencias. No No Pmc:APlicaAu Aplicar Ausencias Alfa# A-Ausencias ó T-Ausencias Totales. No No Pmc:Fi_Au Fecha inicial de Ausencias Fecha Apartir donde se tomarán las ausencias No 'No Pmc:Ff_Au Fecha final de Ausencias Fecha Hasta donde se tomarán las ausencias. No No Pmc:TipAu Tipo de Ausecias Alfa# A-Ausencias que esten en acumulados Ag Ag Pmc:Agr_Pag_Vac Agrupación para Vacac. Alfa# Agrupac. Cptos.base después de los últimos pagos. No No Pmc:Anticipos Anticipos de Vacaciones Alfa# S-para cuando hay anticipos No No Pmc:Dias_Antg Días de Antigüdedad #ca. # días de Antiguedad No No Pmc:Tbl_antg Tabla de Antigüedad Alfa# # Tabla con los % de antigüedad a pagar No No Pmc:Dias_Minimos Días mín.para tener derecho #ca. # días que necesita trabajar para su pago No No Pmc:Dias_Pag Días a Pagar #ca. # días que pagan por el concepto * 100 No No Pmc:Dias_Semestre Días del Semestre #ca. # días del semestre para pago del concep No No Pmc:Dias_Vac Días de Vacaciones #ca. # de días de vacaciones No No Pmc:F_IniAcu Fecha inicial Acumulados Fecha Apartir donde se tomarán acumulados No No Pmc:Fch_Ult_Pag Fecha de Último Pago Fecha Ultima vez que se realizó dicho pago. No No Pmc:Cpto_p Concepto de Pago Alfa# Cpto.por el cual se paga la prima No No Pmc:Nprima Para consolidar prima vacac Alfa# S-No consolida prima de vacaciones No No Pmc:Prim_Vac Prima de Vacaciones #ca Días de Prima *100 No' No Pmc:Tp_Prim Tipo de Prima Alfa# D-días, V-Valor., T-Tabla No No Pmc:MnjDiaSalPro Maneja Días para Promedio Alfa#. U-Últimas Cesantías Consolidades. No No Pmc:SaldoPer Saldo del Período Alfa# P-Cálcula saldo de vacaciones cuando se dividide entre los días Pmc:PerVac No No Pmc:PerVac Nro. Días de vacaciones #ca. 0 Asume días vacac.por nómina. No No Pmc:Npag No pagar a.... Alfa# S-No paga a la condición de Rel ó Arg. No No Pmc:Retirados Consolidar empl. Retirados Alfa# S-Consolida empleados Retirados No No Pmc:Jubilados Consolidar empl. Jubilados Alfa# S-Consolida empleados Jubilados No No Pmc:Orden Para Ordenar el Informe de Consolidación. Alfa# N- Nómina, L-Relación Laboral, A-Area, D-Depto, C-Ccosto, G-Grupo, S-Subgrp, U-Ubicación, I-Relación Sindical, O-Oficio, E-Empleado, P-Apellido **Más las variables para el cálculo del salario promedio, si es que se utiliza para este fin. Nota: Para realizar la consolidación este concepto NO debe programar las vacaciones de los empleados del año que comienza, es decir, primero debe consolidar antes de realizar cualquier operación del año siguiente: **VARIABLES PARA EL CÁLCULO DEL SALARIO PROMEDIO** Rel Arg Variable Descripción Tipo Dato Ag Ag Pmc:Agrup_Cpt_BA Base Acumulado en Vlres* Alfa# Agrup.Cptos base para salario prom. Ag Ag Pmc:Agrup_Cpt_BH Base Acumulado en Horas* Alfa# Agrup.Cptos base para salario prom. No No Pmc:DiaSlrPrm Días para Salario Promedio* #ca. 360 ó 365 (Según calendario) No No Pmc:TipCld Tipo de Calendario* Alfa# C-Comercial, J-Juliano No No Pmc:Tipo_Sal Tipo de Salario* Alfa# B-Básico, P-Prom1/2, U-Bás+Prom No No Pmc:MnjDiaSalpro Maneja días para Salario Promedio. Alfa# U-Ultima fecha de Pago, C-Comercial, J-Juliano No No Pmc:DiasChgSal Días de cambio de salario #ca. #días a tener encuenta si hubo cambio de salario y necesita la vble.Ldf:Tipo_Prom No No Pmc:Tipo_Prom Tipo de Promedio Alfa# H-Historia Sal., P-Promedio No No Pmc:DiasMenos Días a Restar #ca. #días que restan antes del cálculo SalPro No No Pmc:TipDmenos Tipo de Resta #ca. I-Inicio del proceso de liq., P-Proyección, F-Fecha Ingreso del Empleado. No No Pmc:N_Var_Trab Nro.de variable trabajador #ca. Si se requiere algún proceso con la vble. del trabajador. No No Pmc:Var_TopSub Vble.Del tope del Subsidio #ca. #de vble. del Sistema que tiene el vlr. del tope del subsidio de transporte. No No Pmc:VlrSub Valor del Subsidio #ca. Valor mensal del subsidio de transp. No No Pmc:Por_Exceso Porcentaje de Exceso #ca. % que aplica a sal.prom1/2 calculado No No Pmc:Vlr_Exceso Valor del Exceso #ca. Vlr.que suma a sal.prom1/2 calculado Ag Ag Pmc:Agrup_Cpt_BsV Base para sumar al básico Alfa# Agrup.Cptos base, pero sin el básico. No No Pmc:DiasBsV Días para sumar al básico #ca. # de días (Según calendario) No No Pmc:Factor_BsV Factor para el básico #ca. % para aplicar al básico (1.30%) Ag Ag Pmc:Agrup_Cpt_Pry Agrup. para Proyección Alfa# Agrup.Cptos base proyección salario No No Pmc:TipProy Tipo de Proyección Alfa# P-Tipo resta, D-Días, A-Acumulados No No Pmc:DiasPry Días para la Proyección #ca. # de días para la proyección No No Pmc:ClaseSal* Clase de Salario a Retornar Alfa# D-Días,H-Horas,P-Período Ag Ag Pmc:Ext_Agrup Agrup. para Extralegales Alfa# Agrup.Cptos base de extras No No Pmc:Ext_APlic Tipo aplicación para Extras Alfa# B-básico, P-promedio No No Pmc:Ext_Fte Fuente de Extralegales Alfa# L-Movimiento Liquidado, A-Acumulados, D-Liq.Definitivas, N-Novedades No No Pmc:ExtF_fin Fecha final para Extras Fecha No se digita No No Pmc:Ext_dias Días para Extralegales #ca. # días. No se digita No No Pmc:Ext_Div Divisor para Extralegales #ca. # días dividir los extras. No se digita * Son esenciales en el salario promedio Nota: Las variables Ext_ se le matriculan al concepto que debe buscar en los que ya estén liquidados, es decir, si el concepto xx necesita sumarle los valores del concepto zz, debe matricularse las variables el concepto xx. Además deben cambiarse las prioridades de liquidación del mismo. PROCESO DE RETROACTIVOS ¿CÓMO SE PARAMETRIZA UN RETROACTIVO? Los retroactivos se configuran por medio de este modulo, de acuerdo con los siguientes pasos: 1-. Utilizando los botones de , , de retroactivos, que se encuentran en este proceso, se hace la parametrización básica. Para una explicación detallada vea la ayuda correspondiente a el proceso que se muestra una vez ejecutado uno de estos botones. 2-. Parametrizando cada uno de los conceptos que van a intervenir en el retroactivo y que se encuentran definidos en el proceso anterior. Las variables que se pueden utilizar en los conceptos son : Rel. Arg. Variable Descripción Dato Ref No No 'Frt:Debug' Visualizar 0-No visualiza, 1-Visualizar No No 'Frt:Npag' No pagar 'S' 'S'-para no pagar No No 'Frt:TipCld' Tipo de Calendario J-juliano, C-comercial No No 'Frt:promedio' Promedio 'S'-para utilizar el prom. No No 'Frt:Agrpromedio' Agrupación para Promedio Definida por el usuario No No 'Frt:Factor' Factor del concepto x 100 Factor para multiplicar al básico No No 'Frt:NvAdicional' Pago Adicional 'S'-si desea pago adicional No No 'Frt:Diaspromedio' No. de días para promedio #días que utiliza para prom. No No 'Frt:FFinPromedio' Fecha final del Promedio Fecha que definió como final No No 'Frt:AgrPago' Agrupación de Pagos Definida por el usuario No No 'Frt:DiasPago' Días para buscar Pagos #días de pago No No 'Frt:FFinPago' Fecha final del Pago Definida por el usuario No No 'Frt:FFinRtr' Inicio del Retroactivo Definida por el usuario No No 'Frt:FIniRtr' Final del Retroactivo Definida por el usuario No No 'Frt:TpRtr' Si es para vacaciones 'V'-para vacaciones *No No 'Frt:FactDiasPag' Factor días a pagar x 100 #días a pagar Ej: Pagar 2 días = 200. *No No 'Frt:FactDiasPrd' Factor días por período x 100#días de período. l * - El factor de pago se calcula como Frt:FACTDIASPAG / FRT:FACTDIASPRD, es decir, se puede pagar 2 de 7 días ó 4 de 14 días, configurado adecuadamente estos parámetros. Tenga presente que los datos que coloque en Relación, Argumento y Datos van de acuerdo a la política que tiene la empresa referente a este proceso. Es decir, van de acuerdo al criterio de hacer los procedimientos en su Compañía. Se puede consultar Por Concepto, Prioridad ó Descripción. Se consulta por el código del concepto ó por el código de la prioridad ó por la descripción de los procesos de retroactivos matriculados en el sistema. En este proceso aparecen todos los retroactivos matriculados en el sistema. Permite Consultar, Insertar, Cambiar, Borrar y además Generar ,los procesos de retroactivos. Ref: 01 Frt: Debug Esta variable se utiliza para visualizar los procesos que esta haciendo el sistema internamente Dependiendo de la parametrización usted tenga podrá utilizar esta variable así: Ejemplo : Rel (relación que se utiliza para especificar un elemento del sistema ya sea por: Ag agrupación de conceptos, Rs relación sindical , ct contrato, Nm nomina del empleado , Tn tipo de nomina, No no sin relación ect.) si usted Necesita que Rel l sea por Nomina Debe escoger Nm Si no necesita Rel debe de seleccionar la opción No(no sin relación) Para el ejemplo Rel : será con Nm Arg: significa argumento este me permite escoger cual será el filtro por el cual se realizara la parametrización del concepto es decir Dependiendo de lo que usted seleccione en la Relación deberá escoger el argumento cabe anotar que el argumento depende de la relación. Arg: 0101(nomina general) Variable: Se escribe el nombre de la variable Frt:debug Descripción: Se escribe en detalle lo que realiza la variable. Visualización de procesos Tipo de Dato : se debe escribir que tipo de dato tiene la variable que se va a crear. Numérica Dato: Si es 1 se puede visualizar la información Si es 0 no se visualiza nada 02. Frt:Npag Esta variable se utiliza para colocar restricciones de pago a los conceptos Además para colocar esa restricciones el Dato debe ser Siempre S(no paga) Ejemplo no pagar a las personas de salario integral ReL rl relación laboral Arg SI (salario integral) Variable: Frt: Npag Descripción: no pagar a las personas que pertenezcan a salario integral Tipo de Dato: Alfanumérico Dato: S 03 Frt:TipCld Esta variable se utiliza para saber que tipo de calendario maneja la empresa. Si es C calendario comercial este significa que son 30 días con los cuales se trabaja. Si es J se trabaja con Calendario juliano significa que se se trabaja como venga el calendario. Ejemplo calendario Juliano el mes de febrero tiene 28 días se pagara a la nomina 0102 28 días Es decir para tipo de calendario se respetara los días como el los traiga puede ser 31,28,29. ReL Nm(nomina) Arg : 0102 Variable Frt:TipCld Descripción: se utiliza para calendario juliano Tipo de Dato : Alfanumérico Dato: J Ejemplo calendario comercial el mes de febrero tiene 28 días se pagara en la nomina 0101 30 días por se calendario comercial. Es decir para este tipo de calendario no importa como venga los días siempre se pagara con 30 días ReL Nm(nomina) Arg: 0101 Variable Frt:TipCld Descripción: se utiliza para calendario Comercial Tipo de Dato : Alfanumérico Dato: C 04 Frt: promedio esta variable trabaja conjuntamente con la variable Agrpromedio y se utiliza para que busque una agrupación de concepto y a este le saque un promedio dependiendo de los conceptos que estén matriculados en la agrupación Aplicar retroactivo a l promedio de horas extras ReL: No (no sin relación) Variable Frt: promedio Descripción: aplicar promedio Tipo de Dato : Alfanumérico Dato: S 05: Frt: Agrpromedio Esta variable sirve para definir una agrupación en el cual tendrá involucrado conceptos a los cuales se le realizara un determinado proceso ya sea de promedio Aplicar retroactivo a l promedio de horas extras Así: ReL: Ag (agrupación de concepto ) Arg: concepto: 0003(horas extras diurnas), 0004(horas extras nocturnas),0005(horas extras festivas diurnas )0006 (horas extras festivas nocturnas) Variable Agrpromedio Descripción: aplicar promedio de horas extras Tipo de Dato : Alfanumérico Dato: PHex(nombre que tiene la agrupación de concepto de las horas extras) 06. Frt:Factor Esta variable se utiliza para aplicarle un factor al concepto del retroactivo del básico. Al utilizarlo debe multiplicarse por 1000. Ejemplo Aplicar el factor a 30 al crearlo en dato debe ir de la siguiente manera 30000 ReL: No (no sin relación) Variable: Frt:Factor Descripción: aplicar el factor al concepto de retroactivo Tipo de Dato : numérico Dato: 30000 07 Frt:NvAdicional esta variable se utiliza para pagar una novedad adiciona al retroactivo. Para manejarla en el dato siempre debe ir una S ReL: No (no sin relación) Variable: Frt:NvAdicional Descripción: crea novedad adicional Tipo de Dato : Alfanumérico Dato: S 08 Frt:Diaspromedio Esta se utiliza cuando el sistema debe ir a buscar un promedio en días para el calculo del retroactivo ReL: No (no sin relación) Variable: Frt:Diaspromedio Descripción: #días que utiliza para promedio Tipo de Dato : numérico Dato: 360 09 Frt:FFinPromedio Esta variable se utiliza para definir la Fecha final del promedio ReL: Rs(relación sindical ) Ag: Su(sindicato urbano) Variable: Frt:FFinPromedio Descripción: fecha final del retroactivo Tipo de Dato : fecha Dato: 31/12/2003/ 10 Frt:AgrPago Esta variable se utiliza cuando el retroactivo maneje una agrupación de concepto en el cual estos concepto harán parte para conformar el valor del pago del retroactivo. ReL: Ag(agrupación de concepto) Ag: 0001(agrupación conformada por los conceptos 0001 salario básico) Variable: Frt:AgrPago Descripción: agrupación de concepto de pago de retroactivo Tipo de Dato : alfanumérica Dato: 0001 11 Frt:DiasPago se utiliza para buscar días de pago para el retroactivo. Ejemplo aplicar retroactivo del mes ReL: No(no sin relación) Variable: Frt:DiasPago Descripción: días de pago para el rectroactivo Tipo de Dato : numérica Dato: 30 12 Frt:FFinPago Esta variable se utiliza para indicarle al sistema cual fue la ultima fecha en el cual se le pago ReL: No(no sin relación) Variable: Frt: FFinPago Descripción: fecha final de pago Tipo de Dato : fecha Dato: 15/05/2003 13 Frt:FFinRtr Esta variable se utiliza para indicarle al sistema cual fue la fecha en el cual finalizara el retroactivo ReL: No(no sin relacion) Variable: Frt: FFinPago Descripción: fecha final de pago Tipo de Dato : fecha Dato: 15/05/2003 14 Frt:FIniRtr Esta variable se utiliza para indicarle al sistema cual es la fecha inicial del retroactivo ReL: No(no sin relación) Variable: Frt: FFinPago Descripción: fecha final de pago Tipo de Dato : fecha Dato: 01/05/2003 15. Frt:TpRtr Esta variable se utiliza para indicar que tipo de retroactivo se va a utilizar. * Cuando el dato de esta variable sea V= realiza lo siguiente suma el salario día anterior MÁS el salario día actual y esto me da el valor total del concepto de retroactivo * Cuando el dato de esta variable sea Vu= realiza lo siguiente Resta el Salario Día anterior MENOS el Salario Día Actual y esto me da el valor total del concepto de retroactivo *Cuando el dato de esta variable sea H= realiza lo siguiente: toma los días apagar y lo divide en días del período y después toma el Salario anterior y le resta los días pagados * Cuando el dato de esta variable sea P= realiza lo siguiente toma el valor pagado del concepto lo multiplica por el factor pagado y el resultado es el valor del retroactivo * Cuando el dato de esta variable sea T= el retroactivo se aplica teniendo en cuenta la tabla de antigüedad. Toma el salario Anterior y lo multiplica por el salario actual, busca en la tabla de antigüedad que porcentaje le aplicara al retroactivo * Cuando el dato de esta variable sea Tn= toma el salario anterior y le resta el salario actual; mira la tabla de antigüedad y le aplica el porcentaje para el retroactivo * Cuando el dato de esta variable sea He= el valor pagado del concepto es multiplicado por un factor y este me arroja el valor total del retroactivo * Cuando el dato de esta variable sea Ds= este se aplica cuando los días totales - total diferencial sea igual al rectroactivo * Cuando el dato de esta variable sea DD= este se aplica cuando los días totales - total diferencial se igual 16 Frt:FactDiasPag se utiliza para especificar cual será el Factor de días a pagar por el concepto; esta variable en el dato debe multiplicarse por 100. Esta variable trabaja conjuntamente con Frt:FactDiasPer Ejemplo #días a pagar Ej: Pagar 2 días = 200 ReL: No(no sin relación) Variable: Frt:FactDiasPag Descripción: factor de días a pagar Tipo de Dato : Numerica Dato: 200. 17 Frt:FactDiasPrd se utiliza para especificar cual será el Factor de días por periodo aplicarle al concepto de retroactivo * - El factor de pago se calcula como Frt:FACTDIASPAG / FRT:FACTDIASPRD, es decir, se puede pagar 2 de 7 días ó 4 de 14 días, configurado adecuadamente estos parámetros. Tenga presente que los datos que coloque en Relación, Argumento y Datos van de acuerdo a la política que tiene la empresa referente a este proceso. Es decir, van de acuerdo al criterio de hacer los procedimientos en su Compañía. EJ: RETROACTIVO PARA SALARIO ORDINARIO 1. Ingresarle al empleado el aumento salarial a partir del 16.05.2003. Por Registro de Empleados | Datos Complementarios | Historia Salarial 2. Por Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario e : Nombre de Variable: Frt:Fecha Descripción: Fecha donde inicia el retroactivo (O fecha del Aumento salarial). Tipo: Fecha Dato: Colocar la fecha desde donde se tiene en cuenta el retroactivo, en su caso 16.05.2003 Proceso de Liquidación: No va nada. Rel. Arg. Variable Descripción Dato Dato No No Frt:DiasPago Dias de Pago #ca. 75 (Marzo, Abril y 15 de Mayo) No No Frt:FfinPago Fecha Final de Pago Fecha 15.05.2003 No No Frt:FfinRtr Fecha Final del Retroactivo Fecha 15.05.2003 No No Frt:FiniRtr Fecha inicial de Retroactivo Fecha 01.03.2003 No No Frt:TipCld Tipo de Calendario Alfa# C - Comercial No No Frt:TpRtr: Tipo de retroactivo Alfa# DS No No Frt:Debug Visualizador #ca. 0000 23/09/03 La visualización de la Política FRTGN se hace activando : 1-.La variable de Usuario Frt: Debug con dato = 1, para visualizar los pasos antes de la liquidación de los conceptos. 1-.La variable del concepto Frt: Debug con dato = 1, para visualizar los pasos de la liquidación de cada concepto. ACTUALIZAR PROCESO DE RETROACTIVOS Proceso : Es el código del proceso de retroactivos, el cual permite diferenciar cada uno de los retroactivos que se han implementado. Descripción : Indique una breve descripción del proceso, no debe ser mayor de 30 caracteres. Dll de ejecución : Es la política con la cual se generan los retroactivos. Normalmente es la FRTGN y debe de encontrarse matriculada en la tabla de políticas como tipo Política. Si no se encuentra definida por favor matricúlela. Prioridad : Permite darle un orden de ejecución a los diferentes retroactivos matriculados, cuando se van ejecutar varios en cascada. Si este no es caso y Ud ejecuta uno por uno en ente campo puede ir cero. Agrupación de empleados : Si el retroactivo se va ha realizar para un grupo de empleados especifico o para un solo empleado ,debe matricular estos empleados en una agrupación de empleados y después referenciarla en este campo. Agrupación De Conceptos : Se utiliza para hacer un retroactivo de varios conceptos. Ej. Supongamos que vamos a pagar el retroactivo de Horas extras, pero existen varios concepto de horas extras , entonces los ponemos todos estos en una agrupación. Este campo va en conjunción con el campo Concepto Pago de Retroactividad, Así: si matriculamos la agrupación y el concepto de pago entonces el sistema hace un sumario los de la agrupación y lo paga por el de Pago. Concepto Pago de Retroactividad : Se utiliza para indicarle al proceso por donde se paga el retroactivo. Este campo va en conjunción con el campo Agrupación De Conceptos, Así : si NO matriculamos la agrupación el Retroactivo se hace y se paga por este concepto. Si la matriculamos actúa como se dijo en la Agrupación de Conceptos. Tanto los conceptos definidos en la Agrupación de Conceptos como el definido en el concepto de pago de Retroactividad deben ser parametrizados utilizando para ello las variables permitidas y que se encuentran definidas y explicadas en la Ayuda TNRT_BRWPRT001.RTF. Proceso anterior a este. Nómina : Se utiliza para determinar los empleados que se pueden procesar dentro del retroactivo, es decir solo se procesan empleados que pertenezcan a la Nomina indicada. Si utiliza la agrupación de Empleados, tenga presente que los matriculados en ella pertenezcan a la nomina aquí indicada. Período desde : Determina el periodo inicial del retroactivo, y se utiliza solamente como referencia para determinar la fecha inicial que se muestra en el informe. Período Hasta : Determina el periodo final del retroactivo, y se utiliza solamente como referencia para determinar la fecha final que se muestra en el informe. Envío : Determina el lote de Nomina al cual se le genera la información. debe estar definido en la tabla de envíos y en el caso de una generación en cascada, cada uno de estos envíos debe de ser diferente. Inactivo : Permite si se chulea inactivar un retroactivo. Comentario :Escriba una descripción detallada del objetivo y demás datos de interés que Ud. considere pertinente. MÓDULO DE PROCESOS AUXILIARES Permite controlar los procesos auxiliares que se presentan en forma esporádica en la empresa, con el fin de servir de apoyo a los procesos de nómina. A. AUXILIARES. * Extracción de novedades por envío. * Retención en la fuente. * Aumentos saláriales. * Cálculo de salarios promedios. * Duplicar agrupaciones de empleados. * Cambio de código de empleados. * Cambio de nomina de empleados. * Cambio de periodicidad a una nomina. * Moderación primera liquidación de empleados. * Cambios de conceptos. * Acumulados e históricos. * Liquidaciones. * Cambiar estado de periodo. * Consecutivos de nomina. * Depuraciones. ¿CÓMO CUADRAR EL MOVIMIENTO LIQUIDADO CON LOS ACUMULADOS? Para quitar conceptos del movimiento liquidado de un período cerrado y además de los acumulados, realice los siguientes pasos con mucho cuidado: Abrir manualmente el período por el módulo de Procesos Auxiliares | Cambio de estado de los Períodos. ¡ ADVERTENCIA ! Si un período se habre manualmente, debe cerrarse manualmente. (Nunca por el módulo de cierre). Luego en las novedades de ese período quitarles dichos conceptos. Re-liquidar sólo a los empleados que fueron corregidos. Listar los informes que sean necesarios. Cerrar nuevamente el período de forma manual. Ingresar al módulo de Procesos Auxiliares | Corrección manual de acumulados y a cada uno de los empleados borrarles el acumulados de los conceptos que necesite. ¿CÓMO FUNCIONA LA DEVOLUCIÓN DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE? Ingresar por Configuración | Conceptos y seleccionar el de Retención en la Fuente y oprimir el botón Definición de Variables e la siguiente: Rel Arg Variable Variable Tipo Dato No No Campo_2 Concepto Devolución RteFte Alfa# # del concepto devengado con el cual se realiza el pago de devolución de Retención en la Fuente. El sistema hace este proceso generalmente en el último período del mes, debido a que él mira que se ha descontado por el concepto de RteFte en el primer período y vuleve a recalcular el valor a retener; si ve que en el primer período se descontó un valor mayor hace una resta de valores y le devuelve al empleado dicha diferencia. Ej: Período 1: concepto 030 - Retención en la fuente valor $50.000 Período 2: concepto 030 - Retención en la fuente valor $40.000 Total Retención en el mes correcta es de $80.000 ($40.000 en el primer período y $40.000 en el segundo), el sistema hace: Período 2: concepto 030 - Retención en la fuente valor $40.000 Período 2: concepto 031 - Devolución Retención en la fuente valor $10.000 ¿CÓMO SE MANEJA EL PROCEDIMIENTO Y PORCENTAJE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE PARA CADA EMPLEADO? Este procedimiento se encuentra por Configuración | Registro de Empleados | Datos Complementarios | Datos del Empleado | Datos de la Nómina. Allí se encuentra el procedimiento y el porcentaje que se le aplica al empleado en cada período en la liquidación de dicho concepto. Los cuales se explican de la siguiente forma: 1 0 Busca el porcentaje en la tabla. 2 0 No paga nada 1 % No tiene en cuenta el porcentaje. 2 % Paga el porcentaje. ¿CÓMO SE DEDUCE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE A UN EMPLEADO DE UNA FORMA DIFERENTE A LOS DEMÁS EMPLEADOS? Para realizar una deducción de Retención en la Fuente a un empleado, que se desea que esta deducción se realice diferente al resto de empleados de la Empresa, debe realizar lo siguiente: Colocar al empleado en una Relación Sindical o Laboral diferente, donde solamente se encuentre registrado dicho empleado(s). Crear un condicionador del período, así: Ingrese por Configuración | Parámetros del Sistema, Definición de Variables | En la columna de Condicionadores y Variables de Período, Anotar RteFteEmpl (Esto le indicará que será una condición especial para la Retención en la Fuente del Empleado). Luego ingrese por Configuración | Tablas de Referencia | Calendario de Procesos y seleccione los períodos en los cuales a dicho empleado se le descontará por dicho concepto. Allí aparecerá una línea con el nombre de RteFteEmpl y en la casilla coloque *(asterisco). Esto le indicará al sistema que en este período se le descontará dicho concepto. Luego ingrese al concepto de Retención y agregue la variable N_Con_Per, Condicionador del período y en el dato anote el número del renglón en el cual anotó RteFteEmpl. Para poder liquidarle al empleado dicho concepto, acuérdese de que debe tener los demás períodos cerrados. EXTRACCIÓN DE NOVEDADES POR ENVÍOS Esta opción es utilizada para traer nuevamente al módulo todas las novedades generadas. Tenga en cuenta la siguiente advertencia y complete la información requerida, esta opción se encuentra en el Módulo de Novedades de Nómina : "Verifique que no estén Grabando Novedades" Nómina: Es el código del tipo y de la clase de nómina a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Nóminas. Período: Es el año, mes y período a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina. Envío: Es el código del envío que ya generado y el cual se traerá a la Nómina, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Envíos de Módulos. Luego oprima el botón para que el sistema realice las operaciones pertinentes. para la exportación de dicho archivo. PARAMETROS DE CALCULO PERIÓDICO Tabla de Retención: Digite el código de la tabla de retenciones que necesite y seleccione con el Lookup llama la pantalla Tablas de Impuestos. Deducibles en variables del Trabajador: Son los conceptos por los cuales se realiza la Retención. De Vivienda: Anotar el valor a restar por concepto de Vivienda. De Salud: Anotar el valor a restar por concepto de Salud. Porcentajes Máximos para: Es el valor de los porcentajes de liquidación de la Retención. Salario Exento: Digitar el porcentaje límite por el cual se va a liquidar la Retención. Deducciones Obligatorias: Anotar el porcentaje límite por el cual se va a liquidar la Retención. Deducción Salud: Anotar el porcentaje límite por el cual se va a liquidar la Retención. ¿CÓMO CONFIGURO EL CONCEPTO RETEFUENTE PARA EL CÁLCULO PERIÓDICO? Creo el concepto por Configuración | Conceptos | y creo uno nuevo, así: 1.Creo el concepto de Retención en la Fuente y le matriculo política LQ074, le pongo prioridad 3 y Tabla 01. 2.Y por Definición de Variables las siguientes variables: Rel Arg Variable Descripción Tipo Dato Ag Ag Cpt_Rft Conceptos de retención Alfa# CRFT. Contiene el mismo cpto.y otros de RteFte Ag Ag Ded_STp Deducciones sin Tope DSTP. Conceptos de Deducciones Sin Tope Retefuente Ag Ag Ded_Top Deducción de pensión fondos Alfa# DTOP. Conceptos de Deducciones Tope Retefuente Ag Ag Grv_Ba Horas Pagadas Alfa# GBAS. Conceptos de horas pagadas. Ag Ag Grv_Ext Primas extralegales Alfa# GEXT. Conceptos de primas extralegales. Ag Ag Grv_Leg Primas legales Alfa# GLEG. Conceptos de prima legal. Ag Ag Grv_Ord Ordinario en horas Alfa# GORD. Conceptos de ordinarios y concepto de incapacidad EG. Ag Ag Grv_Sbr Sobrenumeraciones Alfa# GSBR. Conceptos de horas extras y demás que aumente la Rte Fuente. No No AgrupRtfAsum Agrupación de Retención en Alfa# Agrupación que contiene la la fuente asumida. base de la retefuente que se va asumir por el usuario. No No ApTopObl Aplicar el % del tope al final Alfa# F - Aplicar el porcentaje del tope sólo al final de la Rtefuente. No No Campo_2 Devolución retención fuente Alfa# # del Concepto por el cual se hace devolución de Rete Fuente. No No CptRtfAsum Cpto.de Rtefuente asumida Alfa# # del cpto.de retefuente asumida por el usuario No No CptVac Concepto de vacaciones Alfa# # del Concepto de vacaciones. No No Debug Visualizar #ca. 0 - No visualiza, 1 - Visualiza el proceso No No IndVac Indicador de Vacaciones Alfa# S - Descuente todo lo del mes cuando se sale a vacaciones. No No MaxDeViv Máximo deducible Alfa# S - Tener en cuenta el máximo deducible No No N_Con_Per Condicionador del Período #ca. # de variable que condiciona el período No No Pm1Ps1 Proporcional al periodo Alfa# P - Proyecta la base para descontar lo proporcional al período. No No Pm1Ps2 Acumula periodo anterior Alfa# A - Mira en los acumulados del período anterior para deducción proporcional. No No Pm1Ps3 Liquida en un sólo período Alfa# T - Liq.el total de la Rete Fuente para un período; C - Liq.completa la RteFte. No No Pm1Ps4 Máximo deducible sobre base Alfa# K - Tiene encuenta el máximo a deducir sobre una base. No No Pm1Ps5 No aplicar porcentaje sobre Alfa# S - No aplique % sobre los las deducciones con tope topes a aportes pensiónales No No Pm1Ps6 No tener en cuenta los topes Alfa# S - Para no tener en cuenta los topes por aportes pensiónales No No TopOblPr Buscar tope por procedimiento Alfa# 1 ó 2 - Según procedimiento de Rtefte No No TopVivienda Vble.vivienda después de tope #ca. Valor del tope de vivienda No No TpPrcObl Tope porcentaje obligatorio x Ley Alfa# S - Toma encuenta el porcentaje obligatorio deducible (voluntario) por ley No No VacenBase Nueva base después del tope de Alfa# S - Mira si hay TopVivienda y vivienda. lo divide por horas del mes * las horas trabajadas. No No Vlr_2 Divisor tabla de impuestos #ca. 100 NOTA: Tenga en cuenta cuando defina las relaciones y los argumentos, ya que estos se pueden condicionar de acuerdo a: AG-Agrupación de Conceptos, RS-Relación Sindical, RL-Relación Laboral, CT Contrato de Trabajo, No-Sin Relación, MT-Motivo de Trabajo, NM-Nómina de Empleados, AR-Area del Empleado, DE-Departamento del Empleado, OF-Oficio del Empleado, CC-Centro de Costo del Empleado, UB-Ubicación del Empleado, GR-Grupo del Empleado, SG-Subgrupo del Empleado, SC-Sección del Empleado, NV-Nivel del Empleado, SU-Sucursal del Empleado, CL-Clase, OG-Agrupación de Empleados, MA-Multiples Agrupaciones de Cptos y BS-Banco Sucursal. Ag, Ag, Son agrupaciones de conceptos los cuales tienen conceptos asociados. No, No, No tienen restricciones y se aplican para todo el personal. ¿CÓMO SÉ CÁLCULA RETENCIÓN EN LA FUENTE PERIÓDICAMENTE? Se toma una base del ordinario, matriculado en la variable Grv_ORD, AG, AG, a este valor le aplica el Prf:Prc_ded matriculado en los parámetros de retención, con la fórmula (1-Prf:Prc_ded / 100). Después se suman la Sobreremuneración, base matriculada en Grv_SBR, AG, AG, se aplica el factor anterior. Después se suma los Extralegales, la base esté matriculada en Grv_EXT, AG, AG. Se le aplica el factor anterior. Después se toma las Legales, la base esté matriculada en Grv_Leg. Se aplica por el factor anterior. "Deducción con tope en la base: Ded_Top, AG, AG. Máximo deducible para aportes de pensión voluntaria y obligatorias (pensión + fondo): TPPROBL = 'S' = al factor <> 'S' = Prc_Obl que esta en los parámetros. Pensión, Fondo y Voluntarios: ApTopObl = 'F' se lo aplica al final = 'S' no lo aplica = 'N' no lo aplica Para aplicar o no el porcentaje: Pm1Ps6 <> = 'S' compara estos aportes con el máximo. = 'N' no compara Luego coge esta base final y la multiplica por el porcentaje de Retención en la Fuente que tiene matriculado el empleado y este es el valor a descontar. Ejemplo: Para un empleado con salario mensual de $ 5'000.000, salario por período (quincenal) de $ 2'500.000 Con Porcentaje de Retención en la Fuente 5.07%, Variable de salud 98.541 mensual y Aportes quincenales de Pensión Voluntarias de $ 400.000, el proceso de Liquidación Retención en la Fuente es: % máximo exento deducible 0.7 (70%) Horas Pagadas 120 (Mira las horas del período a liquidar) Valores Pagados $ 2'500.000 (Salario por período) Base salario * % máximo deducible = $ 1'750.000 (2'500.000 * 0.7) Sobreremuneraciones = 0 Sobreremuneraciones * % máximo salario = $ 0 (0 * 0.7) Extralegales = 0 Extralegales * % máximo salario = $ 0 (0 * 0.7) Base grabable + Sobreremuneraciones = $ 1'750.000 Legales = 0 Legales * % máximo salario = $ 0 (0 * 0.7) Base grabable + Extralegales = $ 1'750.000 % Máximo deducible Salud/Educación y/o Corección 0.15 (15%) Máximo deducible Salud/Educación y/o Corrección = $ 375.000 (2'500.000 * 0.15) % Máximo deducible Aportes pensión 0.2 (20%) Máximo deducible Aportes pensión sobre base = $ 500.000 (2'500.000 * 0.2) Deducciones con Tope = $ 476.563 ($400.000, Aportes Valuntarios por período + $17.500, Fondo de Solidaridad por período ($1'750.000 * 1%) + $59.063, Aportes de pensión ($1'750.000 * 3.375%) Deducciones con Tope * % máximo salario = $ 333.594,10 (476.563 * 0.7) Variable Vivienda = 0 Variable Salud = $ 49.270,50 (De las variables del empleado dividida en períodos) Total Variables = $ 49.270,50 Total Deducciones = $ 333.594,10 Base + Sobreremuneraciones - Deducciones = $ 1'416.405,90 ($1'750.000 + 0 - 333.594,10) Base V + Extralegales mensuales + Extras en el período = $ 1'416.405,90 Base Final - Total Variables = $ 1'367.135,40 ($ 1'416.405,90 - 49.270,50) Base F + Legales = $ 1'367.135,40 Luego coge esta base final y la multiplica por el porcentaje de Retención en la Fuente que tiene matriculado el empleado y este es el valor a descontar, así: $ 1'367.135,40 * 5.07% = $ 69.314 a descontar en Retención en la Fuente para el período liquidado. PARÁMETROS DE CALCULO SEMESTRAL Tabla de Retención: Anote el código de la tabla de retenciones que necesite y seleccione con el Lookup llama la pantalla Tablas de Impuestos. Deducibles en variables del Trabajador: Son los conceptos por los cuales se realiza la Retención. De Vivienda: Anotar el valor a restar por concepto de Vivienda. De Salud: Anotar el valor a restar por concepto de Salud. Porcentajes Máximos para: Es el valor de los porcentajes de liquidación de la Retención. Salario Exento: Anotar el porcentaje límite por el cual se va a liquidar la Retención. Deducciones Obligatorias: Anotar el porcentaje límite por el cual se va a liquidar la Retención. Deducción Salud: Anotar el porcentaje límite por el cual se va a liquidar la Retención. Fecha Tope Régimen Anterior: Anotar la fecha del régimen anteriormente liquidado. Con el Lookup llama la pantalla Calendario y seleccione la fecha (dd,mm,aa) que necesite. ¿CÓMO HACE EL SISTEMA EL PROCEDIMIENTO SEMESTRAL DE RETEFUENTE? (Ej.Con empleado con acumulados del 16.05.1999 al 30.05.2000, Salario de $ 2.150.000) Coge la base acumulada de la Agrupación BDRT 22'933.333 y la divide por el Denominador para la Base Devengados (12 ó 13 según el caso) /13 = 1'764.102,54 Deducciones obligatorias de la Agrupación DTOP 1'052.381 y la divide por el Denominador para la Base Deducciones (12 ó 13 según el caso) /13 = 80.952,38 -Luego se le aplica el porcentaje exento del 30% a: ? Devengados - ? Deducciones x 30% Exento Denominador 22'933.333 - 1'052.238 = 21'880.952 21'880.952 /13 = 1'683.150,15 1'683.150,15 x 30% = 504.945,05 Base para ReteFuente = (Promedio 1'764.102,54 - Exento 504.945,05 - Deducciones 80.952,38) Base para ReteFuente = 1'178.205,11 Luego va a mirar la tabla de Impuesto y le aplica el porcentaje allí registrado y se multiplica por la Base RteFte. En este caso mira la tabla y el porcentaje asignado a ese empleado es de 1.18 % para el cálculo normal de Retención en la Fuente quedando este valor en el registro de empleados y con procedimiento 2. Otra forma: Base acumulada/Denominador = PromedioDev Base deducciones obligatorias/Denominador = PromedioDed PromedioDev * % Excento = Base Excenta Vble.Salud/Edu + Vble.Vivienda = Total Vbles. PromedioDev - Prome = Base Base y busca tabla % de RteFte. Tenga en cuenta los siguientes pasos: 1) En el concepto deben existir las siguientes variables: REL ARG VARIABLE_ DESCRIPCION TIPO DATO * No No RetExcAnt Porcentaje Excento Anterior Alfa# 30 * No No RetFechaCorte Fecha de Corte Retención Semestral Fecha 31.12.2002 * AG AG RETSEMBAS Agrupación de Devengados Alfa# Agrupación de la Base * No No RETSEMDENB Divisor de la Base Num. 13 Denominador de la Base * No No RETSEMDENP Divisor de la Deducciones Num. 13 Denominador de las deducciones * AG AG RETSEMPEN Agrupación de Deducciones Alfa# Agrupación de las Deducciones No No RetTopeDedObl Maneje el Tope de las Deducciones Obligatorias Alfa# S, S si maneja tope de deducciones obligatoria * No No RetTopeExn Tope Exento para retención en la fuente Num. 40000, (es el Tope de 4000.000 que es 40.000 * 100) * No No RetTpTopeExn Tipo de Tope Exento aplicar Alfa# U (Solo aplica el tope Exento al ultimo Semestre) No No RetDebug Visualizador Num. 1 Si para activar, 0 en caso contrario No No RetDebugEmp Visualizador para un solo empleado Alfa# Código Empleado, solo se crea si se desea ver los debut de un señor. * No No RetSinDivDen Sin Dividir Denominadores Alfa# S * No No RetSemNPorc tipo de Exento para el cálculo de la Re Alfa# B No No RetBaseMaxSld Tipo Base Para Calcular Máximo de Salud Alfa# A - Base menos Aporte, E- Base menos Aporte menos Exento, Si no existe la variable toma la Base No No RetTipAu Tipo de Ausencias Alfa# A - Acumulados M - Modulo de Ausencias No No RteAgrup_Cpt_Au Agrupación de Ausencias Alfa# Agrupación con la ausencias Recordar que las variables del calculo semestral de retención en la fuente dentro del concepto son las empezadas por RET, para no tener ningún tipo de complicación Borrar las otras que no se encuentren definidas en este documento. Las variables que tienen un * son obligatorias. 1) En el Módulo de Procesos Auxiliares, Parámetros del Calculo Semestral debe tener lo siguiente: Tabla de Retención: La correspondiente tabla de impuesto Variable de Vivienda: Nro. de variable que corresponde a Vivienda dentro del Registro de Empleado Variable de Salud: Nro. de variable que corresponde a Salud dentro del Registro de Empleado % Salario Excento:25 % Deducción Salud: 15 % Deducción Obligatoria : 30 1) En el Módulo de Procesos Auxiliares, Generación del Calculo Semestral, Seleccione el concepto, la nomina y el periodo inicial y final que correspondan al año a calcular. CALCULO SEMESTRAL DE RETENCIÓN Concepto de Retención: Seleccione el concepto por el cual se va a realizar la Retención y seleccione con el Lookup en la pantalla Consulta de Conceptos el que necesite. Nómina: Seleccione la clase de nómina por la cual se va a realizar el cálculo de Retención. Con el Lookup llama la pantalla Consulta Nóminas y seleccione la clase de nómina que necesite. Desde Períodos a Sumar: Seleccione el número ó consecutivo del período inicial del rango para realizar el cálculo de la Retención. Con el Lookup llama la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Cerrados por Nómina y seleccione el que necesite. Hasta Períodos a Sumar: Seleccione el número ó consecutivo del período final del rango para realizar el cálculo de la Retención. Con el Lookup llama la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Cerrados por Nómina y seleccione el que necesite. Política Semestral: Anote el código de la política de cálculo para la Retención. Ya completa la información anterior, oprima la siguiente opción: el sistema realiza automáticamente la operación de cálculo de la Retención. ¿CÓMO SE REALIZA EL CÁLCULO SEMESTRAL DE RETENCIÓN EN LA FUENTE? Al concepto de retención en la fuente se le matricula en política de fuera de nómina (SRFSM) o la que se indique. Variables utilizadas RetSemBas AG, AG (Es una agrupación) RetSemPen AG, AG (Es una agrupación) RetSemDenB RetSemDenP RetSemPm1Ps1 RetSemPm1Ps2 RetSemPm1Ps3 RetSemPm1Ps4 RetSemNporC RetPrcDeObl RetAgrup_Cpt_Au AG, AG (Es una agrupación) RetTipAU RetDentProp RetDebug Explicación de las variables: RetSemBas: Agrupación de conceptos Base de Devengados del semestre. (Alfanumérica) RetSemPen: Agrupación de conceptos de Deducciones Obligatorias. (Alfanumérica) RetSemDenB: Denominador para la base de devengados del semestre, Numérica. RetSemDenP: Denominador para la base de deducciones obiglatorias, si no se indica toma el valor del denominador de RetSemDenB, Numérica. RetSemPm1Ps1: 'I' para tome del salario integral el factor prestacional de los parámetros del sistema (Es necesaria para trabajar los de Salario Integral), Alfanumérica. RetSemPm1Ps2: 'E' para que el factor prestacional lo toma de cada empleado, Alfanumérica. Ret SemPm1Ps3: 'A' para tener en cuenta el ausentismo, Alfanumérica. RetSemPm1Ps4: 'S' solo realiza el proceso para los que están en procedimiento 2. RetSemNPorC: No aplicará el porcentaje excepto a deducciones obligatorias. Si es T - Aplica el máximo deducible al promedio de los Devengados. RetPrcDeObl: Aplica porcentaje sobre las deducciones obligatorias, Numérica, En el dato se coloca el porcentaje a aplicar multiplicado por 100. Ej: dato 30 para aplicar el 0.3 RetAgrup_Cpt_AU: Cuando es por acumulados se debe indicar la agrupación donde se especifican los conceptos de ausentismo. RetTipAu: 'A' de los acumulados. 'M' del modulo de ausentismo. Si no se especifica se supone 'M' RetDentProp: Liquida proporcionalmente desde fecha de ingreso. 'P' El divisor para las personas que hayan ingresado después de la fecha inicial, se calcula como Días Trabajados x el divisor / 360, es decir, Días Trabajados / 360. Si es diferente, lo calcula como Días trabajados / 30 RetDebug: Visualizar el proceso, 0-No visualiza y 1-Si visualiza, Numérica. Luego dirigase al módulo de Procesos Auxiliares (1+1=2) | Auxiliares | Retención en la Fuente | Parámetros de Retención Semestral debe indicar: Tabla de retención (01) ó el número de la tabla que tiene dichos valores. Variables del trabajador por salud y vivienda: Números de las variables de empleado donde están dichos valores. Porcentaje máximo del salario exento (30%) Máximo deducible salud (15%) Máximo deducciones obligatorias (20%) Recuerde actualizar la tabla de valores porcentuales para realizar el cálculo de la Retefuente, esta tabla esta ubicada en Configuración | Tablas de Referencia | Tablas de Impuesto. Y en Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales se debe indicar para retención en la fuente, lo siguiente: Tope máximo: Es el tope máximo de la tabla de retención. Porcentaje por exceso: El porcentaje que se aplica después de este tope máximo. Rangos para exceso: Número de registros en la tabla de retención. Una vez que todo este en orden debe hacer los siguiente: 1.Un Backup del Emp, Dat o archivo de empleados. 2.Realizo el proceso de cálculo semestral por el Modulo de Procesos Auxiliares (1+1=2). 3.Revisar el Informe. POR PARÁMETROS Aumento Salarial: Digitar el porcentaje ó el valor del nuevo aumento salarial. Aumento por: Marque según la opción que necesite: Porcentaje ó · Valor. Fecha: Seleccione la fecha de la cual empieza a regir el nuevo aumento salarial y seleccione la fecha (dd,mm,aa) en la pantalla Calendario. Motivo: Seleccione el código del motivo por el cual se va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Motivos de Aumento Salarial, llamada por el Lookup. Condicionamientos: Nómina: Seleccione el consecutivo ó número de la nómina que necesite y seleccione la indicada en la pantalla Consulta Nóminas, llamada con el Lookup. Departamentos: Seleccione el código del departamento de la empresa al cual se le va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Consulta de Departamentos, llamada con el Lookup. Relación Laboral: Seleccione el código de la relación laboral por la cual se va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Consulta de Relaciones Laborales, llamada con el Lookup. DESDE ARCHIVO TEXTO Datos del Archivo Ubicación / Nombre: Señalar la ruta de acceso de toma de los datos ó seleccione dicho Path con el botón, que lo lleva a la pantalla . Número de Registros: Digite el número de registros que desea ejecutar para el aumento salarial. Motivo: Seleccione el código del motivo por el cual se va a realizar el aumento salarial ó seleccione de la pantalla Motivos de Aumento Salarial llamada por el botón. Oprima el botón , muestra la pantalla "Seleccionar Destino del Informe" y el sistema realiza automáticamente la operación, seleccione: Dispositivo Destino : Impresora, Disco, Pantalla, Meta File Selecciona tipo de leta? Actualiza defaults? ¿CÓMO ES LA ESTRUCTURA DEL ARCHIVO PARA EL AUMENTO SALARIAL? ESTRUCTURA: CrnEmp String(12) !carnet del empelado FchCmb String(8) !aaAAMMDD BscEnt String(10) !10 Enteros (Salario Mensual) BscDec String(2) !2 Decimales El proceso se realiza por le Módulo de Procesos Auxiliares | Aumentos Saláriales | Desde Archivo Texto y complete: Ubicación del Archivo: Seleccionar el archivo que contiene el aumento Nro. Registros: Colocar cuantos son los registros que el sistema debe subir para el aumento salarial. Motivo: Seleccione el Motivo por el cual se realiza el Aumento Salarial a los Empleados. ¡ ADVERTENCIA ¡ No Olvide realizar backup del EMP.DAT y el HSL.DAT antes de tirar el proceso, para que se restauren dichos archivos si existió algún percance durante el proceso. POR OFICIO Fecha: Seleccionar la fecha por la cual empieza a regir el nuevo aumento salarial. Motivo: Seleccionar el código del motivo por el cual se va a realizar el aumento salarial, seleccione el código de la pantalla Motivo de Aumento Salarial. Condicionamientos Desde: Es el primer rango donde se inicia el cálculo del aumento salarial. Relación Sindical: Anotar el código de la Relación Sindical a partir de donde se realiza el aumento salarial, seleccione el código de la pantalla Consulta de Relaciones Sindicales. Oficio: Anotar el código del grupo de oficios de la empresa de donde se realiza el aumento salarial, seleccione el código de la pantalla Consulta de Oficios. Hasta: Es el rango final donde se termina el cálculo del aumento salarial. Relación Sindical: Anotar el código de la Relación Sindical a partir de donde se realiza el aumento salarial, seleccione el código de la pantalla Consulta de Relaciones Sindicales. Oficio: Anotar el código del grupo de oficios de la empresa de donde se realiza el aumento salarial, seleccione el código de la pantalla Consulta de Oficios. Tipo de Ajuste: Marque una de las siguientes opciones, según el caso: Mímico, Máximo ó No Verificar Tope de Aumento: Marque una de las siguientes opciones, según el caso: Antes ó Después. Oprima el botón , muestra la pantalla "Seleccionar Destino del Informe" y el sistema realiza automáticamente la operación, seleccione: Dispositivo Destino : Impresora, Disco, Pantalla, Meta File Selecciona tipo de letra? Actualiza defaults? POR RELACIÓN SINDICAL Aumento Salarial: Digitar el porcentaje ó el valor del nuevo aumento salarial. Aumento por: Marque según la opción que necesite: Porcentaje ó Valor Fecha: Seleccionar la fecha de la cual empieza a regir el nuevo aumento salarial y seleccione la fecha (dd,mm,aa) en la pantalla Calendario. Motivo: Seleccionar el código del motivo por el cual se va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Motivos de Aumento Salarial. Actualizar Oficios: Marcar el recuadro si desea que sean actualizados los oficios de los empleados dentro de la empresa. Condicionamientos Desde: Los rangos iniciales para parametrizar los aumentos saláriales por relación sindical. Nómina: Seleccione el consecutivo ó número de la nómina que necesite y seleccione la indicada en la pantalla Consulta Nóminas. Relación Sindical: Seleccione el código de la Relación Sindical por la cual se le va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Consulta de Relaciones Sindicales. Oficio: Seleccione el código del oficio de los empleados por la cual se va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Consulta de Oficios. Hasta: Los rangos finales para parametrizar los aumentos salariales por relación sindical. Nómina: Seleccione el consecutivo ó número de la nómina que necesite y seleccione la indicada en la pantalla Consulta Nóminas. Relación Sindical: Seleccione el código de la Relación Sindical por la cual se le va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Consulta de Relaciones Sindicales. Oficio: Seleccione el código del oficio de los empleados por la cual se va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Consulta de Oficios. AUMENTO SALARIAL POR CATEGORIAS Fecha aumento : Se selecciona la fecha a partir de la cual se hará efectivo el aumento salarial. Motivo : Se selecciona la razón por la cual se efectuó el aumento. Variables de categoría : Es una clasificación diferente dado a que clasifica por medio de tablas genéricas(Ubicación, Grupos, Subgrupos, Niveles y Labores). Tabla : El sistema trae por defecto el nombre de la tabla que se seleccionada en al campo máximo y mínimo. Máximo : Se selecciona la tabla genéricas por la cual se hará el aumento por categoría (Desde). Mínimo : Se selecciona la tabla genérica por la cual se hará el aumento por categoría (Hasta). Variables % de aumentos : Se selecciona la ubicación de los porcentajes de aumentos. Tabla : El sistema trae por defecto el nombre de la tabla que se seleccionada en al campo variable % y tipo. Variable % : Se selecciona la variable que posee el % del aumento. Condicionamientos Categoría : De acuerdo a la tabla seleccionada en variables de categoría el sistema limita a seleccionar dependiendo de dicha clasificación (Desde - Hasta). Oficio : Se selecciona los cargos a los cuales se les realizara el aumento (Desde - Hasta). Relación sindical : Se selecciona la relación por la cual cuales se les realizara el aumento (Desde - Hasta). Tipo de ajuste : Se iguala al mínimo o al máximo dependiendo del salario por oficio seleccionado. Verificación tope de aumento Antes verificar que salario tiene el empleado antes del aumento. Después muestra un informe sobre como que dan los salarios respecto los anteriores salarios del empleado. Actualizar salarios por oficio : Se selecciona si se desea que el sistema actualice los salarios por oficios automáticamente. ¿CÓMO SE PARAMETRIZAN LOS AUMENTOS POR CATEGORIA? Para todos los aumentos debe salvar los archivos EMP y el HSL, antes de realizar el proceso. Crear dos tablas genéricas: Categorías Tipos de Empleados o Tipos de Aumento o Niveles. Estas tablas están asociadas con los oficios en: Tabla1 = Categorías Tabla2 = Tipos de Aumento Recuerde todo lo concerniente con la creación de tablas genéricas. Matricule por cada oficio las categorías y los tipos de aumento. Esto haría que un oficio debe ser matriculado a una persona dependiendo de la categoría y de un tipo de aumento. Por lo tanto, debería tener tantos oficios como categorías y/o niveles tenga. Los defaults quedan grabados en donde usted tenga datos. Ej: .\datos\ en el INI - Tnau.ini cuyas entradas son [Tnau:Aucat]. Estos defauts son solamente informativos: En Categorías asume que la tabla es Tgcat En Aumentos asume que la tabla es TgTcat. En los máximos asume que el campo se llama MÁXIMO En los mínimos asume que el campo se llama MÍNIMO En los Porcentajes asume que le campo se llama Prc-Aumento En el tipo asume que el campo se llama Tipo-Aumento Así: [tnau:AuCat] Categorias=TGCAT Minimo=Minimo Maximo=Maximo Aumentos=TGTCA Porcentaje=Porcentaje Tipo=Tipo -Usted debe relacionar los valores correctos de acuerdo con los que ha definido en las tablas genéricas. -Ver (como se manejan en los oficios de las tablas 1 a 2). ¿CÓMO SE MANEJAN EN LOS OFICIOS LOS CAMPOS TABLA1 y TABLA2? Estos dos campos son tablas genéricas debe crearse una variable de usuario: Tge:OfiTabla1 - Defaut=Tgcat Tge:OfiTabla2 - Defaut=TgTca Estas dos tablas permiten hacer aumentos saláriales por categorías. CÁLCULO DE SALARIOS PROMEDIOS Agrupación para acumulados Valores (1): Anotar el código del concepto por el cual se agrupan los valores para el cálculo del salario promedio, seleccione de la pantalla Agrupación de Conceptos. Horas (2): Anotar el código del concepto por el cual se agrupan los valores para el cálculo del salario promedio, seleccione de la pantalla Agrupación de Conceptos. Variables de Trabajador Grabar Cálculos (3): Marcar una de las opciones siguientes según el caso: · NO ó · SI En caso de ser marcada la opción SI, anote el número de variables para la grabación del cálculo ó seleccione la con el. Proceso: Marcar una de las opciones siguientes según el caso: Individual ó Colectivo. En caso de ser marcada la opción INDIVIDUAL, se activa el recuadro: Empleado: Seleccione en la pantalla Consulta de Empleados, llamada con el Lookup , el empleado al cual se le realizará el cálculo del aumento salarial. En caso de ser marcada la opción COLECTIVO, se activa el recuadro: Nómina: Seleccione en la pantalla Consulta Nóminas, llamada con el Lookup , la clase de nómina que necesite para realizar el aumento salarial. Agrupación de Trabajadores: Seleccione en la pantalla Consulta de Agrupaciones por Dato , la agrupación de trabajadores por los cuales se le va a realizar el aumento salarial. Calcular Retirados: Marque el recuadro si desea realizar el cálculo de aumento salarial al personal ya retirado. Aparece en la pantalla la forma como el sistema realiza el cálculo del aumento salarial, así: 'Salario promedio Calculado como:' A: (1)/(2) ó B: (1)/(3) Desde: Anotar el primer parámetro del rango para el inicio del cálculo del aumento salarial. Período: Seleccione el período inicial para la realización del cálculo del aumento salarial. Hasta: Anotar el último parámetro del rango para el inicio del cálculo del aumento salarial. Período: Seleccione el período final para la realización del cálculo del aumento salarial. DUPLICAR AGRUPACIONES DE EMPLEADOS Usted puede extraer todos los empleados que se encuentran recopilados en un grupo determinado de concepto de agrupación. Duplicar los empleados de la: Agrupación de Empleados: Seleccione en la pantalla Consulta de Agrupaciones por Dato, llamada con el botón , la agrupación que necesite. En la Agrupación: Agrupación de Empleados: Señale el destino final en la pantalla Consulta de Agrupaciones por Dato, llamada con el botón , donde van ser guardados los empleados anteriormente seleccionados. INDIVIDUAL (CÓDIGO A CÓDIGO) Código Actual: Seleccione el código de identificación del empleado dentro de la Empresa ó selecciónelo de la pantalla Consulta de Empleados General. Nuevo Código: digite el nuevo código de identificación del empleado. GLOBAL (CÉDULA POR CÓDIGO) Realiza el cambio de Código de identificación de los Empleados dentro de la Empresa por el número de la cédula de ciudadanía del Empleado. CAMBIO DE NÓMINA DE EMPLEADOS Permite cambiar empleados de una nomina a otra, verificando su periodicidad, es decir si la periodicidad se cambia algunas de los parámetros definidos por periodicidad cambian. Este proceso de cambio de Nómina, puede realizarse de varias formas así : . Marque según la opción que necesite: Individual ó Colectivo En caso de ser la opción INDIVIDUAL, se activa el recuadro de Empleados; oprima el Lookup , la cual llama la pantalla Consulta de Empleados General y seleccione el Empleado al cual se le realizará el cambio de Nómina. De la Nómina: Al aparecer esta en la pantalla, el sistema trae por defecto el número y clase de nómina a la que esta inscrito el empleado. En caso de ser la opción COLECTIVO, se activa el recuadro de Agrupación de Empleados; oprima el Lookup, la cual llama la pantalla Consulta de Agrupaciones por Dato y seleccione el Grupo de empleados a los cuales se le realizarán el cambio de Nómina. Usar agrupación de Conceptos para Acumulados?: Marque el recuadro si realmente necesite utilizar esta opción. A la Nómina: Anote la clase de Nómina a la cual se desea cambiar los Empleados; oprima le Lookup , la cual llama la pantalla Consulta Nóminas y seleccione la clase de Nómina a la cual se van a cambiar él ó los empleados. ¿CÓMO REALIZAR EL CAMBIO DE NÓMINA DE EMPLEADOS? Este proceso cambia a todos los empleados de una Clase y Tipo de Nómina existente a otra Clase y Tipo de Nómina creada para estos empleados. Ej: Clase 01 Personal Operativo, Tipo 01 Semanal y se desea cambiar a Clase 02 Personal Administrativo, Tipo 02 Quincenal Por lo tanto debe tener: 1.Por Configuración | Tablas de Referencia | Nóminas, la Clase de nómina correspondiente al cambio a realizar. Ej.: 02 Administrativa 2.Por Configuración | Tablas de Referencia | Nóminas, el Tipo de nómina correspondiente al cambio a realizar. Ej.: 02 Quincenal 3.Por Configuración | Tablas de Referencia | Nóminas, defina por la Clase y el Tipo de nómina la nueva nómina a realizar, completando los siguientes campos: Descripción : Digite el nuevo nombre de la nómina a ingresar. Banco Girador : Seleccione el banco por el cual se pagará dicha nómina. Proceso de Liquidación : Seleccione O_lqd. Aplicar ajustes al período actual : Aplicar o No Aplicar Rotación de Oficios : Rotar o No Rotar Rotación de Ctro.Costos : Rotar o No Rotar Utilizar Conceptos Propios : No -> Esta opción se marca cuando esta nueva nómina va a utilizar los conceptos configurados (Configuración | Conceptos); Si -> Esta opción se utiliza sólo cuando de los conceptos configurados esta nómina va utilizar algunos de ellos. Calendario : Marque el calendario a utilizar por la nueva nómina: Comercial ó Juliano. Este proceso se realiza por el Módulo de Procesos Auxiliares | Auxiliares | Cambios de Nómina de Empleados, donde debe diligenciar lo siguiente: 1.Proceso : Individual, empleado por empleado; Colectivo, a un grupo de empleados; Global, para todo una Clase y Tipo de nómina. 2.Agrupación de Conceptos : No, para que tome todos los conceptos; Incluidos, divide los matriculados; Excluidos, divide los no matriculados. 3.De la Nómina : Seleccione la Clase y Tipo de nómina a cambiar. Ej: Clase 01 Personal Operativo, Tipo 01 Semanal. 4.Pasar a la Nómina : Seleccione la nueva Clase y Tipo de Nómina donde va a llevar los empleados. Ej.: Clase 02 Personal Administrativo, Tipo 02 Quincenal. ¡ advertencia ¡ Realice backup de los datos antes de realizar el proceso. CAMBIO DE PERIODICIDAD A UNA NÓMINA Nómina: Se consulta por el código del tipo y de la clase de la nómina. Aparecen todas las nóminas matriculadas en el sistema. Este proceso sirve consultar y/o seleccionar las nóminas en el sistema, por el código del tipo de nómina, por el código de la clase de nómina y por la descripción de la nómina. Cuando aparece activado el botón dentro de la pantalla, es por que esta es llamada por un lookup. Con este botón se selecciona la nómina que se necesite. ¿CÓMO CAMBIAR LA PERIODICIDAD DE LA NÓMINA? Se cambia la periodicidad de la nómina cuando se cambia los días en que se liquida el período por uno nuevo. Ej.: Periodicidad 7 días (semanal) y se cambia por 15 días (quincenal). Este proceso cambia: La historia salarial, los valores de las asociaciones, el valor de las cuotas de los préstamos, el valor de las cuotas de ahorros y el valor de los embargos. Todo llevándolos a la nueva periodicidad de la nómina seleccionada. Este proceso se realiza por el Módulo de Procesos Auxiliares | Auxiliares | Cambio de periodicidad de una Nómina, donde debe diligenciar lo siguiente: 1.Digite o seleccione el tipo y clase de nómina a cambiar. 2.Digite los días por los cuales se cambia dicha periodicidad. 3.Verifique a cada uno de los Empleados. Tenga en cuenta que este proceso cambia los días del período del Tipo de Nómina, por lo tanto si desea cambiar a los empleados de una clase de nómina que esta compartiendo el tipo con otra el proceso a realizar es Cambios de Nómina de Empleados. ¡ ADVERTENCIA ¡ Realice backup de los datos antes de realizar el proceso. INDIVIDUAL Por Empleado ó Por Apellido. La consulta se realiza por el código de identificación del empleado ó por el apellido del empleado. La información a aparece ordenada: Código del empleado, nombre, antigüedad, estado y primera liquidación. Además oprima una de las siguientes opciones: Al oprimir este botón se marca al empleado en la columna de primera liquidación con el número 1, indicando que el empleado seleccionado tiene ya una primera liquidación. Al oprimir este botón se desmarca al empleado en la columna de primera liquidación quitando el número 1, indicando que el empleado seleccionado No tiene una primera liquidación. GLOBAL Por esta opción, se realiza el cambio de estado de primera liquidación de todos los empleados en general. Al oprimir el botón , el sistema automáticamente realiza el proceso. GENERACIÓN GLOBAL DE EQUIVALENCIAS Desde Concepto: Anotar el código del concepto inicial por el cual se realizan las equivalencias de los conceptos, oprima el Lookup para llamar la pantalla Consulta de Conceptos y seleccione el concepto que necesite. Hasta Concepto: Anotar el código del concepto final por el cual se realizan las equivalencias de los conceptos, oprima el Lookup para llamar la pantalla Consulta de Conceptos y seleccione el concepto que necesite. Conceptos Equivalentes en Blanco?: Marcar esta opción en caso afirmativo, en caso contrario no marcar el recuadro. Borrar anterior?: Marcar esta opción en caso afirmativo, en caso contrario no marcar el recuadro. Con el botón , el sistema genera automáticamente la operación. Con el botón , regresa a la pantalla anterior sin efectuar cambios. CONCEPTOS EQUIVALENTES CONSULTAR CONCEPTOS DE NÓMINA Conceptos. La consulta se realiza por el código de conceptos. La información aparece ordenada: El código del concepto, descripción de conceptos y concepto equivalente. PROCESO DE CAMBIOS Por esta opción, se realizan los cambios de uno o varios Conceptos. La información aparece ordenada de la siguiente forma: Conceptos Actuales: Código de Concepto, Descripción del Concepto y Cambiar por Concepto Equivalente. Oprima además el siguiente botón: , el sistema realice automáticamente el proceso de cambio de los Conceptos equivalentes. Con el botón , sale de la pantalla con o sin los cambios realizados, según el caso. CORRECCIÓN MANUAL DE ACUMULADOS Por Empleado, Por Apellido ó Por Documento. La consulta se realiza por el código de identificación del empleado dentro de la Empresa, por el apellido del empleado ó por el documento de identidad del empleado. La información aparece ordenada: Empleado, nombre, fecha de antigüedad, fecha de ingreso, estado y documento de identidad. Acumulados por Período ó Acumulados por Concepto. La consulta de estas carpetas se realiza por el año de los acumulados ó por el concepto de los acumulados. La información aparece ordenada de la siguiente forma: Año del período, mes del período y período, concepto y descripción del concepto, horas, valor, tipo y Clase. CORRECCIÓN DE NOMINA EN ACUMULADOS Validar Conceptos?: Marcar el recuadro cuando se desea que la corrección incluya esta opción. Validar Períodos?: Marcar el recuadro cuando se desea que la corrección incluya esta opción. Mensaje de Empleados en Acumulados?: Marcar el recuadro cuando se desea que la corrección incluya esta opción. CORRECIÓN DE BANCOS EN LIQUIDACIONES Nómina: Anotar el número y clase de nómina a la cual se le realiza la corrección de bancos. Con el Lookup , llama la pantalla Consulta de Nóminas y seleccione la clase de nómina que necesita. Período: Anotar el año, mes y período de la nómina a la cual se le realiza la corrección de bancos. Con el Lookup , llama la pantalla Consulta Calendario de Procesos Abiertos por Nómina y seleccione la clase de nómina que necesita. Con el botón , el sistema genera automáticamente la operación. Con el botón , regresa a la pantalla anterior sin efectuar ningún cambio. CAMBIAR ESTADO DE PERÍODO Nóminas La información aparece ordenada de la siguiente forma: tipo de nómina, clase de nómina y descripción. Calendarios de Proceso La consulta se realiza por el período de la nómina. La información se encuentra ordenada así: año del período, mes del período y número del período de nómina, descripción del período, fecha inicial, fecha final, estado y mensaje. Si desea abrir y cerrar cualquier período de nómina oprima una de las siguientes opciones: , cambia el estado del período de la nómina y la mantiene abierta. , cambia el estado del período de la nómina y la mantiene cerrada marcando con el número 1. Con el botón , regresa a la pantalla anterior con los cambios realizados. ¿CÓMO ABRIR TEMPORALMENTE UN PERÍODO QUE ESTÁ CERRADO? Este proceso sólo sirve para ver, consultar o chequear datos de un Período que ya se encuentra Cerrado o Acumulado. Ingrese al Módulo de Procesos Auxiliares y eliga la opción Cambiar Estados de Períodos. En la pantalla Cambiar Estados de Calendarios de Proceso, señale o marque en el fólder de CALENDARIOS DE PROCESO, el calendario que desea abrir temporalmente. Luego oprima el botón , quedando la columna estado en blanco. Después de haber realizado las operaciones que necesite con el proceso abierto, de igual forma debe cerrar el proceso, oprimiendo el botón y en la columna estado debe aparecer 1. NOTA: Después de abrir un período temporalmente, NO debe cerrar el período por el Módulo de Cierre del Período, ya que éste genera cálculos y vuelve a acumular quedando dobles dichos valores. CONSECUTIVOS DE NÓMINA Por Módulo. La consulta se realiza por el código de los módulos. La información aparece por: el código del módulo y por consecutivo. Para realizar modificaciones al "Registro de Consecutivos de Nómina", oprima una de las siguientes opciones: , llama la pantalla y adiciona un Registro de Consecutivos de Nómina. , llama la pantalla y modifica el Registro de Consecutivos de Nómina. , elimina uno o varios Registro de Consecutivos de Nómina. Con el botón , regresa a la pantalla anterior con los cambios realizados. DEPURACIONES DE EMPLEADO Código a Depurar: Anotar el código de identificación del empleado, al cual se le va a realizar el proceso de depuración ó selecciónelo de la pantalla Consulta de Empleados General. Guarda Histórico de Registros Depurados?: Marcar en caso de ser afirmativo el proceso que desea realizar. Nombre del Histórico: Anotar el nombre del archivo que contiene la Depuración de Empleados. Oprima además el siguiente botón para que el sistema realice automáticamente la operación: Con el botón , regresa a la pantalla anterior. DE HISTÓRICO / MOVIMIENTOS / ACUMULADOS En la parte superior aparece el mensaje "Verifique que no estén trabajando en Nómina", para tener en cuenta antes de realizar este proceso. Nómina: Anotar el tipo y clase de nómina a la cual se le realizará el proceso, ó secciónela de la pantalla Consulta Nóminas. Período Desde: Anotar el período desde el cual se desea realizar la depuración, ó selecciónelo de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Cerrados por Nómina. Hasta: Anotar el período hasta el cual se realizará la depuración, ó selecciónelo de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Cerrados por Nómina. Depurar por: Seleccionar la clase de depuración que se desea, oprima el Sping : Año Año Mes Año Mes Período Guarda Histórico de Registro Depurados?: Marcar en caso de ser afirmativa su respuesta. Nombre del Histórico: Escribir el nombre del archivo en el cual se guardará el proceso. Depurar a: Acumulados (ACU)? Histórico de Centro de Costo Mensual (HCM)? Novedades de Nómina (NVN)? Autoliquidación (AMA)? Histórico por Centro de Costo Período (HCC)? Movimiento Liquidado (MLQ)? Novedades de Autoliquidación (NVS)? Histórico de Pago de Préstamos (PCD)? Marcar una o varias opciones en caso positivo y de acuerdo a lo requerido. Oprima además el siguiente botón para que el sistema realice automáticamente el proceso de depuración: Con el botón , regresa a la pantalla anterior. 4 Bogotá D.C. Cra. 22 # 36 - 45 B/ La Soledad Tel. (57 1) 268 0006 Rionegro - Antioquia. Cra. 64B No 42-04 Tel. (57 4) 531 77 22/23 Fax. 565 0221 http://www.syfsoft.com.co E-mail info@sysoft.com.co Bogotá D.C. Cra. 22 # 36 - 45 B/ La Soledad Tel. (57 1) 268 0006 Rionegro - Antioquia. Cra. 64B No 42-04 Tel. (57 4) 531 77 22/23 Fax. 565 0221 http://www.syfsoft.com.co E-mail info@sysoft.com.co 90 Bogotá D.C. Cra. 22 # 36 - 45 B/ La Soledad Tel. (57 1) 268 0006 Rionegro - Antioquia. Cra. 64B No 42-04 Tel. (57 4) 531 77 22/23 Fax. 565 0221 http://www.syfsoft.com.co E-mail info@sysoft.com.co