DOCUMENTO: MANUAL_MIDASOFT_I .DOC 1.ÍNDICE PARTE I Número de Página 1 - Índice 1 2 - Explicación Global Sistema de Nomina MIDASOFT 2 A. Bienvenidos a Midasoft B. Explicación General del Sistema 2 B. Consideraciones Generales 3 C. ¿Cómo opera el Sistema de Nómina MIDASOFT 6 D. Ciclo Normal de una Nómina resumido y aspectos claves a tener en cuenta. 7 3 - Políticas 9 4 - Procesos para varios Módulos (Envíos y Generación a Nómina) 14 5 - Vacaciones 17 6 - Incapacidades 30 7 - Ausencias y Permisos 40 8 - Prestaciones Sociales 46 9 - Seguridad Social (Autoliquidación de Aportes) 57 2. SISTEMA DE NÓMINA MIDASOFT A. BIENVENIDOS A MIDASOFT A. EXPLICACIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE NÓMINA B. CONSIDERACIONES GENERALES C. ¿CÓMO OPERA EL SISTEMA DE NÓMINA MIDAS? D. CICLO NORMAL DE UNA NÓMINA RESUMIDO; ASPECTOS CLAVES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA. A. BIENVENIDOS A MIDASOFT: SISTEMA DE NÒMINA Y RECURSOS HUMANOS Diseñada de acuerdo a la ley 50 de 1999, régimen anterior, salario integral, ley 100 de 1993. Normatividad: Para empleados del sector publico y privado. Definición de múltiples Nóminas: Empleados, obreros, jubilados, extranjeros. Definición de múltiples periodicidades, por ejemplo: Semanal, Decadal, Catorcenal, Quincenal o Mensual. Definición de estructuras administrativas con doce niveles: Tipos de Nómina, Ciclos de Nóminas, Tipos de contratos, relaciones sindicales/laborales, centros de costos, áreas, departamentos, oficios, cargos, ubicación geográfica, sucursal, nivel, grupo, subgrupo, sección, subdivisión, proyecto, dependencia. La liquidación de cada uno de los conceptos de Nómina son completamente parametrizables y modificables por el usuario; Tanto en los procesos de liquidaciones periódicas, de prestaciones sociales, definitivas y consolidaciones; Por medio de las políticas de calculo. Definición de múltiples agrupaciones que facilitan los procesos de liquidación; Tales como: Agrupaciones de empleados, asociaciones, agrupaciones de conceptos y otros. Control de la historia salarial del empleado, con fecha, motivo y jornada. Así como también los múltiples retiros y los cambios de centros de costos. Permite el manejo de múltiples enlaces contables y bancarios con parámetros de sustitución definidos por el usuario para la generación de archivos planos y su contabilización. Tales cómo: contabilización por centros de costos, por unidades de producción o global. B. EXPLICACIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE NÓMINA: Diseñada de acuerdo a la ley 50 de 1999, régimen anterior, salario integral, ley 100 de 1993. Normatividad: Para empleados del sector publico y privado. Definición de múltiples Nóminas: Empleados, obreros, jubilados, extranjeros. Definición de múltiples periodicidades, por ejemplo: Semanal, Decadal, Catorcenal, Quincenal o Mensual. Definición de estructuras administrativas con doce niveles: Tipos de Nómina, Ciclos de Nóminas, Tipos de contratos, relaciones sindicales/laborales, centros de costos, áreas, departamentos, oficios, cargos, ubicación geográfica, sucursal, nivel, grupo, subgrupo, sección, subdivisión, proyecto, dependencia. Impresión de toda clase de certificados o documentos de vinculación con una interfase con un procesador de texto, mediante el proceso de combinación de correspondencia. Generación de diferentes formatos de impresión para los cheques, sobres o colillas de pago. Control para la liquidación de la Nómina mediante restricciones instauradas por el usuario; Tales como deducciones en vacaciones, validación por totales de control y otros, con mensajes de alerta. Manejo de prioridades en el proceso de liquidación de los conceptos de Nómina. Definición de perfiles de usuario para controlar la seguridad del sistema, en forma individual o grupal, con registro de las transacciones. Manejo de múltiples cajas de compensación, con impresión del formato de afiliación y control de beneficiarios para el subsidio familiar. Descuentos por asociaciones tales como: Cooperativas, aportes sociales, auxilios, funerarios, fondos de empleados, y otros. Liquidaciones globales o parciales de la nómina hasta obtener los resultados correctos. Generación de informes fijos, definidos y programados por el usuario. Adición de imágenes a las bases de datos tales como la foto de cada empleado o los documentos escaneables. INCLUYE LOS SIGUIENTES MODULOS: * Vacaciones * Incapacidades * Ausencias y Permisos * Prestaciones Sociales * Seguridad Social * Ajustes * Informes Legales * Utilitarios * Horas Extras * Importación y Exportación de datos * Turnos * Embargos * Auxilios * Retroactivos * Prestamos * Ahorros * Novedades Pendientes * Procesos Auxiliares * Novedades de Nómina * liquidación de Nómina * Informes de liquidación * Transferencias Bancarias * Cierre del proceso * Vinculación * Liquidaciones Definitivas * Reemplazos transitorios * Control de Asistencia * Configuración * Dotaciones de empleados * Informes * Consultas * Políticas * Controles de Nómina C. CONSIDERACIONES GENERALES Todos los módulos del sistema presentan las mismas particularidades o formas de operación que se explican a continuación: 1-.Menús o árboles. Estos presentas las mismas opciones, que se encuentran diseñadas de la siguiente manera: Registro: Se realiza el registro de todas las tablas maestras (Sin estas no podemos realizar las transacciones. Transacciones: Se generan o se hacen los respectivos movimientos de las incapacidades resultantes día a día. Consultas: Permite ver cada uno de los registros que se han hecho en las transacciones. Solo permite realizar consultas rápidas no permite realizar modificaciones. Informes : Permite sacar un informe completo de cada uno de las transacciones que se han realizado. 2-.Para los Informes. * Indicar Clasificación: Es la forma como deseo filtrar la información, puedo seleccionar todas las formas posibles, pero teniendo en cuenta las prioridades, ya que estas me indican la forma de como se sacara finalmente el listado. · · Según la clasificación elegida se le da una prioridad determinada. · Prioridad 1: Área · Prioridad 2: Centro de Costos · · El informe buscará primero las áreas y dentro de estas buscara los centros de costos seleccionados. · * Continuar con el Informe: Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe se oprime esta opción, la cual permite seleccionar el destino de los informes. * Puede seleccionar el destino así: · · Impresora · Archivo · Pantalla · Metafile · Disco · De los Encabezados -. · · El encabezado de los informes es un estándar que permite definir claramente cada uno de ellos por medio de un identificador que se encuentra en la parte superior izquierda así: · Ref-. XXXX:YYYYYYY donde XXXX identifica el modulo al cual pertenece y YYYYYY es el código del informe asignado por SYSOFT. Le recomendamos que para eventos de una consulta o anomalía haga referencia a esta indicación. · · 3-.Para la funcionalidad de las pantallas de Consulta y/o Grabación de Datos. · · Se tiene cuatro tipos de Ventanas las cuales permiten realizar diferentes operaciones de acuerdo a su operación, así: · · 3.1-.Browses para consulta y captura de Información. · 3.2-.Browses para consultar Información. · 3.3-.Forms donde se registra la información propiamente dicha. · 3.4-.Windows o ventanas de solicitud de información, bien sea para ejecutar un reporte o un proceso. Otros Aspectos Importantes: La Ayuda para todas estas ventanas se obtiene pulsando las teclas ALT-F11 simultáneamente. Ahí obtendrá una información del modo de operación y consideraciones generales acerca del proceso que va ha realizar. Esta ayuda esta realizada en archivos tipo RTF, que perfectamente puede abrir con cualquier editor de texto. El sistema posee su propio visualizador. La SEGURIDAD para todas estas ventanas se obtiene pulsando las teclas ALT-F12, simultáneamente. Obviamente si su perfil de usuario está en capacidad de realizarlo. Las ventanas tipo 3.1, siempre contendrán los siguientes botones: Insertar: Permite ingresar en el sistema un nuevo registro. Cambiar: Permite realizar modificaciones a los registros que ya se encuentran en el sistema. Borrar: Como su nombre lo indica permite borrar registros que ya no se necesitan dentro del sistema. Salir: Permite dar por terminado el proceso que se estaba realizando. Y eventualmente el botón de, quien también lo podrán tener las ventanas tipo 3.2. Seleccionar: Permite elegir uno de los registros que se encuentran en el sistema para continuar realizando las debidas transacciones. Las ventanas tipo 3.3, siempre contendrán los siguientes botones: Aceptar: Se le da clic a esta opción cuando se tiene listo el registro o transacción, para que se haga valida en el sistema. Cancelar: Se le da clic a esta opción cuando el registro o transacción que se esta haciendo ya está o simplemente no se va a ingresar. 4-.Botones Normalmente Usados: Existen una serie de Botones que se utilizan repetidamente dentro de todo el sistema, los cuales siempre permitirán hacer la misma acción , así : Botones de Lookup: Se encuentran identificados con tres punto (...) y permiten buscar información, normalmente de otra tabla. Botones de Calendario: Se encuentran identificados con una C (C) y permiten escoger una fecha de un calendario. D.¿CÓMO OPERA EL SISTEMA DE NÓMINA MIDASOFT? En esta sección se explican de una forma muy general cada uno de los pasos necesarios que se deben realizar para liquidar (pagar) cada una de las distintas nóminas. Estos pasos son en su orden los siguientes: 1. Realizar todas las novedades (modificaciones) de los archivos maestros y/o tablas de referencia, por ejemplo: - Ingresos, modificaciones y retiros al maestro de personal - Creación y modificación de conceptos. Modificación de tablas de impuestos y antigüedad. - Cambios saláriales Y en general todas aquellas modificaciones que de una u otra forma afecten el producto final de la liquidación. Todos estos cambios se realizan por la opción de configuración del menú principal. 2. De cada uno de los módulos realizar las siguientes acciones: * Ingresar las novedades correspondientes. * Generación a nómina. Por ejemplo: a. Del módulo de Préstamos: Aprobar, ingresar y modificar los préstamos correspondientes al período a liquidar, esta opción lo que hace es pasar a las novedades de nómina las cuotas de los préstamos vigentes. b. Del módulo de Vacaciones: Realizar los cambios a la programación de vacaciones y confirmar la salida a vacaciones del personal. c. Del módulo de Horas Extras: Ingresar las novedades de horas extras. d. Del módulo de Prestaciones Sociales: Se liquidan las cesantías del personal y/o primas por fuera de nómina, para ello de debemos indicar la fecha de liquidación. En resumen se deben realizar las acciones correspondientes en cada uno de los módulos y ejecutar la opción de generación de novedades de nómina. La generación se debe realizar independientemente de que hayan o no ingresado novedades. 3. Terminado lo concerniente a los módulos de deben continuar con las novedades de nómina. Por medio de este proceso se ingresan al sistema novedades que no hayan sido tenidas en cuenta por los módulos. Por ejemplo: Novedades enviadas por entidades externas como cooperativas u asociaciones. Sin embargo, también se pueden modificar las novedades generales por los módulos o grabadas con anterioridad. Para hacer el ingreso de estas novedades se cuenta con dos opciones; la primera de ellas es en una forma individual y la segunda forma global, valiéndose de los criterios allí establecidos. 4. El módulo de novedades pendientes, es posible que no se hayan descontado algunos conceptos, por exceder el tope mínimo de descuentos establecidos en el sistema, aparecen las novedades pendientes las cuales deben ser incluidas dentro de las novedades normales de nómina. Por lo tanto es necesario entonces realizar el proceso de inclusión de estas g normales de nómina. En este proceso de novedades pendientes puede también ser utilizado para que se descuenten cuotas adicionales de algunos conceptos. Recordemos que como regla general si un concepto (que sea de generación automática) es reportado dentro de las novedades normales del sistema solo toma lo reportado e ignora los cálculos automáticos que se deben realizar. Así, solo es posible adicionar cuotas extras a conceptos automáticos grabándolas dentro de las novedades pendientes. 5. Antes de realizar los procesos de validación es conveniente haber realizado todos los pasos anteriores, sin embargo, es posible seguir validando las novedades de nómina periódicamente. La validación se puede realizar de dos formas; por totales de control o una auditoria general: a. Por totales de control: Para realizar esta validación es necesario haber grabado en paquetes o envíos. Puesto que cada paquete o envío debe tener unos totales de control entonces estos se graban en el sistema para cada envió en particular. La validación lo único que se hace es revisar que los totales grabados en el envió correspondan a la suma de las novedades grabadas. Si estos valores no concuerdan, el sistema solamente le indica pero no realiza ninguna acción al respecto. Así, esta validación puede ser o no realizada de acuerdo a su conveniencia. b. auditoria General: Este proceso permite realizar una validación general de las novedades de nóminas, validación que consiste básicamente en detectar no activos o no existentes en detectar: empleados no activos o no existentes, conceptos que no existen, novedades que no corresponden al período, novedades que no correspondan al proceso. Como se puede observar estos procesos de validación o auditoria son completamente opcionales, y el hecho de que no se realicen no entorpecen el proceso de liquidación. 6. Liquidación: Por medio de esta opción se realizan los procesos finales de la nómina, los cuales son en su orden: a. Liquidación b. Impresión de plantillas de pago c. Impresión de Cheques d. Cierre de nómina e. E. CICLO NORMAL DE UNA NÓMINA RESUMIDO; ASPECTOS CLAVES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA. Primero tenga en cuenta que MIDASOF NÓMINA es un sistema modular. Para que este sistema funcione se necesita parametrizar (definir) primero la información que irá en las Tablas de Referencia, que contienen los datos vitales para el funcionamiento del sistema. Por ejemplo: Nóminas, Ciudad, Clases de Nóminas, Tipos de Nóminas, Sucursales, Clase de Novedades, Formas de Pago, Tipo de amortización, etc.. Y además ingresar la información al Maestro de empleados que tiene además la Historial Salarial y Seguridad Social. Nota: El aplicativo DEMO en que el usuario inicial comienza a conocer el funcionamiento del sistema -mediante talleres o en la capacitación- ya está previamente parametrizado. Al iniciar el ciclo normal de Nómina en MIDASOFT: I. REVISAR -se debe tener en cuenta los siguientes pasos-: 1. Revisar si hay empleados nuevos. 2. Si a alguien le cambió la historia salarial. 3. Si se creó un concepto nuevo. 4. Si necesito inscribir a algún empleado en alguna agrupación de empleados. 5. Tener en cuenta cualquier cambio en las tablas de referencia y en el maestro de empleado antes de comenzar cualquier tipo de proceso en el sistema. II. Después voy a cada módulo en que sea necesario inscribir novedades. Es decir: sólo actúo sobre un módulo si tengo novedades que le conciernan. III. Independiente de tener o no novedad siempre debo generar a Nómina. Cada módulo del sistema cuenta con la posibilidad de hacer la generación de sus novedades desde su interior, aunque el sistema también cuenta con la opción de generar globalmente. Cuando el usuario genera las novedades estas son enviadas a la tabla de novedades; que el sistema de allí las va a recoger. La novedad que no se genera a nómina no se liquida. Cuando se haya generado el sistema está listo para la liquidación. IV. ¿Qué hace el Sistema para liquidar? Toma las novedades + La parametrización que se haya hecho a los conceptos en las políticas de calculo y los convierte en Movimiento Liquidado. Una vez tengo el movimiento liquidado saco los Informes de Pre-nómina y le hago la revisión correspondiente a esas Novedades. POSIBILIDAD DE ERROR EN LA GRABACIÓN DE UNA NOVEDAD Nota: Si entre Pre-nómina y la liquidación toca parar el proceso porque se ha ingresado erróneamente una novedad se debe seguir el siguiente proceso: 1. Corregir la Novedad. 2. Extraer la el envío -novedades generadas por módulo- y 3. Generar de nuevo V. Cuando la Pre-Nómina está lista imprimo los volantes de pago, realizo las transacciones bancarias, saco relación de bancos, efectuó los procesos contables y cierro la nómina. ¿Durante el cierre el sistema qué hace? 1. Acumula la liquidación 2. Mueve automáticamente de todos los módulos la información nueva, por ejemplo: a los préstamos le acumula los saldos, a las vacaciones los estados, a los ahorros y auxilios les maneja el monto, a los embargos los acumulados, etc. 3. Deja todos los maestros en los estados correspondientes para que estén listos para el próximo período. 3. POLÍTICAS Ruta: Políticas / transacciones / definición de políticas. Este proceso permite definir cada uno de los diferentes tipos de programas que seran la base para la parametrización del sistema Midasoft. Estos programas contienen las reglas del Negocio instaladas para cada cliente. En adelante las llamaremos de una forma genérica como POLITICAS. Las políticas pueden estar definidas de acuerdo a a diferentes tópicos, y su especificación se determina por el tipo. Los tipos están estandarizados de acuerdo a lo siguiente : Política: hacen referencia a programas que realizan cálculos y son definidas y determinadas por Sysoft, su parametrización se realiza específicamente para cada concepto. Documento: hacen referencia a programas y/o definiciones de interfase. Los programas son cada uno de las impresiones de definidas para colillas de pago. La definición de interfases tienen que ver con las certificaciones y modelos de extractos que el usuario puede definir. Importación: hacen referencia a las definiciones que el usuario puede definir básicamente para subir novedades a la nomina y/o cargar datos al sistema de archivos planos existentes. Exportación: hacen referencia a las definiciones que el usuario puede definir básicamente para las interfases contables y/o con otros sistemas. Tabla Genérica, son tablas dinámicas que el usuario puede definir. Su uso es orientado por Sysoft y en cada caso particular será explicado. Multi Importación, básicamente permite subir simultáneamente un archivo plano con diferentes formatos a varias tablas del sistema. Su utilización fundamental es permitir la importación de SAP al sistema. Plantilla, se definen campos que el sistema puede colocar dinámicamente en pantalla. Por ejemplo todos los formatos de captura de información para las historias clínicas son definidas por medio de estas plantillas. Relación, permite encadenar varias tablas. Su uso es orientado por Sysoft y en cada caso particular será explicado. Restricción, permite definir restricciones a las plantillas, es decir, decidir si una plantilla se muestra dependiendo de alguna condición. Por ej. La plantilla donde se preguntan los datos sobre menarquia en la historias clínicas solo se muestre si el sexo de la persona es femenino. Su uso es orientado por Sysoft y en cada caso particular será explicado. Dependiendo de estos tipos explicados anteriormente , las formas de Inserción y consulta cambian dinámicamente. Estas políticas se pueden consultar por el código, descripción y/o tipo. UTLITARIOS Este botón permite duplicar una política existente. AYUDAS DE POLITICAS Este botón muestra las ayudas definidas para las políticas del sistema. Los Botones siguientes solo se utilizan en el caso de que Ud. pueda Crear, generar y Compilar una política, que finalmente será un DLL, que permite ejecutarse. INCLUIR MODULOS: Permite ingresar programas dependientes unos de otros. Para que en el momento de la compilación este solo cree una Dll , compuesta de varios módulos. PROGRAMA FUENTE. Se puede incluir aquí un programa de computación escrito en lenguaje Clarion o una referencia de la forma % política % , en este caso el sistema en el momento de la generación ubica el Modelo, que esta indicado en el campo modelo de usuario y la extracta el programa para realizar la correspondiente compilación. Se registra el programa fuente por política de la empresa en el sistema. PROYECTO: Permite realizar todo el proceso de generación, compilación y creación de un DLL. Una vez seleccionado los archivos y los campos, se procesa el proyecto. Modificado. REGISTRO DE POLÍTICAS: Se matriculan las políticas de la empresa en el sistema. Política: Es el código de la política de la empresa a matricular en el sistema. No debe ser mayor de 5 caracteres. Descripción: Es la descripción de la política de la empresa a matricular en el sistema. No debe ser mayor de 30 caracteres. Modelo de Usuario: Es el Nombre del Modelo utilizado para definir Librerías de Usuario de la política. Con el Lookup llama la pantalla Buscar Modelo y se busca el path ó ubicación del modelo de la política en el sistema. Ej : c:\MIDASODB\*.MDL 32 Bits: Si se activa este campo, es por que el sistema trabaja a 32 Bits sino se activa el sistema trabaja a 16 Bits. Debido a que esta pantalla cambia dinámicamente dependiendo del tipo, explicado en el documento : TPO_BRWPLT001.RTF , la explicación de cada uno de los campos subsiguientes los puede ver con mejor detalle, dependiendo de cada tipo en los siguientes documentos : Política, ver ayuda de Políticas , con el botón de la ventana anterior. Documento, Depende del tipo de interfase así : NOTA: estos documentos se encuentran en la Carpeta Doctos en esta ruta C:/MIDASOFT/DOCTOS O pueden ser llamados con el comando ALT - F11 localizándose en el sitio en que desea tener información. si es Word ver documento TPOL_FRMFCC001.RTF si es Excel ver documento MLPL_FRMPLXEXC001.RTF Importación, ver documento TPOL_FRMEXI001.RTF Exportación, ver documento TPOL_FRMEXI001.RTF Tabla Genérica, ver documento TPOL_FRMWAC001.RTF Multi-Importación, ver documento TPOL_FRMMEXI001.RTF Plantilla, ver documento TPOL_FRMPLL001.RTF Relación Restricción, ver documento TPOL_FRMPLR001.RTF REGISTRO CAMPOS DE PLANTILLAS: Esta ventana me permite realizar o ingresar los campos de plantillas que sean necesarios según las políticas de la empresa. GENERAL Consecutivo: Sale automáticamente cuando se va a ingresar un nuevo registro. Por ejemplo: Ya esta listo el registro #1 y si vamos a ingresar otro nos sale en el consecutivo el #2. También se puede cambiar el numero si no es el requerido. Nombre del campo: Se digita el nombre o una abreviatura del nuevo registro. Por ejemplo: Observ. Descripción: Se digita el nombre completo del nombre del campo Por ejemplo: Observación. Tipo de dato: Se elige según lo necesario. Pueden ser: string, long, real, fecha o memo. Caracteres: Se digita cuantos caracteres tiene Presentación en plantilla: Promp Entrada: Se digita el nombre del campo. Por ejemplo: En este caso se pone Observación. Promp columna: Se digita el nombre del campo. Por ejemplo: En este caso se pone Observación. VALIDACIONES Validaciones: Seleccione uno de los valores de la lista: No, Requerido, en una lista, en un archivo, Fecha. Defaults: Seleccione uno de los valores de la lista: No, Valor, Auto numerado. GRABACIÓN DE TABLAS GENÉRICAS: Ruta: Sistema ERP - Midasoft\Administracion\Grabacion de tablas genéricas. Tabla genérica: Se elige la política que va a grabar la tabla genérica. Grabar: Cuando le damos clic en esta opción, inmediatamente nos va a realizar el procedimiento requerido. 4. PROCESOS PARA TODOS LOS MÓDULOS A. DEFINICIÓN DE ENVIOS: Procedimiento - Tlgen: EnvioModulo Ruta: nombre de módulo/Registro/Definición de Envíos. Este proceso sirve para asignarle a cada módulo de la nómina un identificador que le permite a esta determinar cómo y qué módulo generó o registró a las novedades de nómina. Esta opción se encuentra en todos los módulos de la nómina por Configuración | Definición de Envíos. Teniendo en cuenta que existen dos clases de Envíos: Los que pertenecen a un módulo y los manuales. 1. Los que pertenecen a Módulo : Cada módulo tiene su identificador de envío o lotes, que se definen por Configuración, Tablas de Referencia y éste debe decir que SI pertenece a módulo y además si tiene alguna política o proceso es porque tiene alguna función especial. Estos Envíos se pueden extraer en el caso tal de que se necesiten generar nuevas novedades que no fueron tenidas en cuenta en el momento oportuno. Para extraer un envío, cada módulo posee una opción o botón que indica dicho proceso y tenga encuentra la siguiente advertencia: ¡ADVERTENCIA! Este envío al ser extraído borra el archivo NVN, entonces se tendrían que generar nuevamente el envío del módulo. 2. Los envíos Manuales: Los que se utilizan para grabar novedades y que son creados por el usuario. Tiene la característica de no pertenecer a ningún módulo. Estos Envíos NO se pueden extraer, ya que no hay forma de recuperarlos. En caso de realizar dicha extracción debe ingresar nuevamente todos los datos de la Novedad, para que éste quede completo. Para observar el registro de Definición de Envíos, ver el procedimiento: Nom: FrmENV B. REGISTRO DE ENVIOS : Procedimiento - Nom: BrwENV Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Definición de Envíos. - Sistema de Ausencias/Registro/Registro de Envíos. Por esta opción se definen todos y cada uno de los identificadores de los Envíos de los Módulos del sistema. Los envíos se utilizan en cada uno de los módulos para identificar que módulo genera las Novedades de Nómina, esto con el fin de agilizar en el cabo de un mal envío en que módulo se debe hacer la corrección. ¿CÓMO CREAR UN NUEVO ENVIO DE NOVEDADES DE NÓMINA? Esto indica que se copó el archivo que contiene el envío de las novedades de Nómina. Se debe hacer lo siguiente: 1. Cambiar el valor del envío, así: Se debe ir al Módulo de Procesos Auxiliares Escoger la opción: Consecutivos de Nómina En el envío tnnv cambiar el número actual por CEROS. 2. Crear un nuevo envío, así: Se debe ir al Módulo de Procesos Auxiliares Escoger la opción: Consecutivos de Nómina Oprimir el botón , y agregue en la pantalla Registro de Consecutivos de Nómina los Siguientes datos: Módulo: Anotar el nombre del módulo que se encargará de llevar los envíos de Nómina. Consecutivo: Anotar el número donde se inicia el nuevo envío, o dejarlo en cero como lo trae la pantalla. Para observar el registro de Envíos, ver el procedimiento: Nom:FrmENV C.ACTUALIZAR ENVIOS DE NOMINA: Procedimiento - Nom: FrmENV Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Definición de Envíos/Insertar. - Sistema de Ausencias/Registro/Registro de Envíos/Insertar. Por esta opción se genera el registro de todos los Envíos que se realizan a la nómina. Envío: Anotar el código del nuevo envío que se ingresa al sistema. No debe ser mayor de dos dígitos. Descripción: Es el detalle del envío a matricular. Pertenece a Módulo: Esta opción se utiliza para encadenar el envío a un módulo o en el caso contrario se toma como un envío manual, seleccionar la opción requerida. Política de Generación: Seleccionar la política que generó la actualización del envío. Proceso de Usuario: Seleccionar la política que realizará un proceso específico propio del usuario. D. GENERACIÓN A NOMINA: Procedimiento - Tlgen:WinNovedades Ruta: nombre del módulo/Transacciones/Generación a Nómina. Esta ventana permite enviar los movimientos realizados en el período a la nómina. Nómina: Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina a la que se le generará dichas novedades. Período: Seleccionar el período de nómina en el cual se liquidarán. Envío: Es un identificador que le permite a la nómina determinar cómo y qué módulo generó o registró novedades de nómina. Este debe estar asociado a cada módulo. Toma el NVN en exclusiva?: Si se marca esta opción indica que ningún otro usuario que esté trabajando en la nómina puede acceder a dicho archivo. Luego oprima el botón seleccione donde va a listar la información generada en "Seleccionar Destino del Informe" y espere que la barra de procesos termine el proceso con éxito para que aparezcan los botones de rectificación: Consulta de novedades generadas : En esta pantalla se muestran el listado de los empleados a los que se les genero novedades que han sido enviadas a la nómina. Informes de novedades generadas : En esta opción se pueden listar todas las novedades generadas que fueron enviadas a la nómina en la pantalla "Seleccionar Destino del Informe" Exportación remota : Con esta opción se puede generar las novedades a un disquete para ser importadas en otro equipo. Extracción de novedades : Con esta opción se puede devolver el proceso de generación de las novedades, ésta generalmente es utilizada cuando se desea devolver las ya generadas, adicionar más novedades y volverlas a enviar a nómina Para el caso del módulo de préstamos debe seleccionar las Novedades de Préstamos a Generar : Completas : Genera todos los préstamos ingresados al módulo con sus cuotas. Sólo Compromisos : Genera a la nómina las cuotas o los compromisos de los préstamos. Nota: En el módulo de reemplazos transitorios se utiliza cuando se realiza un reemplazo de un cargo superior al que se esta desempeñando en la actualidad y el pago correspondiente al empleado debe ser el valor respectivo del cargo que está rremplazando. 5. MÓDULO DE VACACIONES Permite controlar el proceso de la salida a disfrutar las vacaciones de los trabajadores de la empresa; ya sea en tiempo o en dinero. A. CONFIGURACIÓN * Parámetros de Vacaciones. * Días no hábiles. * Historia de Vacaciones Tomadas. * Instalación de archivos. B. TRANSACCIONES * Personal que sale a Vacaciones. * Programación Anual de Vacaciones. * Modificaciones a la Programación. * Suspender Vacaciones. * Consolidación. * Moderación del Estado. C. CONSULTAS * Personal a Vacaciones. * Consulta por Departamento. * Personal en Vacaciones. * Saldos de Vacaciones. D. INFORMES * Generales. * Clasificados. Cómo realizar una programación de Vacaciones Adicionales en la Nómina? Este proceso sirve para crear en el módulo de vacaciones un consecutivo adicional al normalmente utilizado en la nómina. Para que el sistema realice automáticamente este proceso debe ingresar la siguiente variable: Por Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario: Nombre de Variable: Tnv:ProgVacAdc Descripción: Programación adicional de vacaciones Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: S Proceso: No se escribe nada. Luego en el concepto por el cual se pagan las vacaciones adicionales cree las siguientes variables: Rel. Arg. Variable Descripción Tipo Dato No No Dias_Ano Días del Año Num. 360 - Comercial o 365 - Juliano No No F_Tope Fecha Tope Fecha Es la fecha hasta donde se tiene derecho. No No Tabla_Ant Tabla Antigüedad Alfa# Nro.de la tabla que tiene los rangos o días. No No TipCld Tipo Calendario Alfa# C - Comercial o J - Juliano RL L5 RelLab Relación Laboral Alfa# S - Si paga RL SI RelLab Relación Laboral Alfa# S - Si paga Y en el módulo de vacaciones por Transacciones | Programación de Vacaciones, realice: Marque Ö Vacaciones Adicionales? Al marcar esta aparece el tipo de generación de programación, así: Normal, Adicional o Ambas. Si elige Adicional; debe seleccionar el concepto de vacaciones adicionales anteriormente configurado y anotar el consecutivo que llevarán esta programación de vacaciones. Ej: Las vacaciones normales el sistema coloca por defecto consecutivo 1, para este caso se puede diligenciar el 2 en adelante. Si elige Ambas; debe seleccionar el concepto de vacaciones adicionales anteriormente configurado y anotar el consecutivo que llevarán esta programación de vacaciones. Llene los demás campos necesarios para la programación y luego oprima para que el sistema realice automáticamente el proceso. Cómo verificar que está mal matriculados o mal registrados los períodos de vacaciones de un empleado? Para verificar que se encuentran mal matriculados o mal registrados los períodos de vacaciones de un empleado, existe un control para el estado que se encuentra y se puede ver por: Configuración | Historia de Vacaciones Tomadas | En la columna de Vigencia. ¿En qué consiste?: En controlar las vacaciones a partir de la fecha de ingreso del empleado en la Compañía. Iniciando el derecho de las mismas un año después y si hay otras vacaciones que aparecen con el mensaje: "CONTRATO ANTERIOR" es porque están registradas con fecha previa a la fecha de ingreso real del empleado. Además si aparece un período de vacaciones con las fechas Programadas y las fechas de Reales no; y se desea sacar al empleado a vacaciones y le muestra un sólo período, cuando en realidad tiene más períodos programados, entonces esto le indicará que se encuentran mal registradas las vacaciones de ese empleado. Para arreglar esto se debe cambiar en la Historia del empleado las fechas programadas de vacaciones en el renglón donde aparece "Contrato Anterior", por la programación del año siguiente que es el año al cual tiene derecho a sus vacaciones. PROGRAMACIÓN ANUAL DE VACACIONES: Para generar la programación anual de las vacaciones de los empleados en el sistema debe realizar lo siguiente: Para el Año: Debe anotarse el año a programar vacaciones de los empleados. De Acuerdo a la Fecha de: Es la forma en la cual el sistema programará las fechas de vacaciones, teniendo en cuenta uno de los siguientes parámetros: Fecha de Ingreso: Indica que la programación de vacaciones se realiza a partir de la fecha de Antigüedad del Empleado. Ej: Fecha Antigüedad 15-03-2000, el sistema programará las vacaciones el 15-03-2001 Fecha de Ultimas Vacaciones: Indica que el sistema realizará la programación a partir de la última fecha programada de vacaciones. Ej: Fecha Antigüedad 15-03-2000, fecha de última programación 15-04-2001, la nueva programación quedará 15-04-2002. Si desea parametrizar dicha programación teniendo en cuenta ausentismos, marque: Correr Fecha por Ausentismo. Este activa las siguientes opciones: Parámetros de Ausentismo: Se Aplican: Totales - Indican que se toman las ausencias de toda la vida laboral de los empleados. Último Año - Indica que sólo se toman las ausencias del último año laborado. Fuente: Módulo - Toman las ausencias que se encuentran registradas en el módulo de Ausencias y/o Permisos. Acumulados - Busca las ausencias en los acumulados, para esto debe seleccionar la Agrupación que contenga los conceptos que restan al contrato y que afectan dicha programación. Si ya posee programación de vacaciones para el año correspondiente y desea obtener la del nuevo personal o nuevos registros (sólo para quienes no estuvieron incluidos en la programación de inicio del año), marque: Programar sólo nuevos Para que el sistema genere dicha programación oprima el botón ¿ COMO SE PROGRAMAN LAS VACACIONES ADICIONALES ? Si una persona que estuvo en Relación laboral Régimen Anterior y aceptó cambiarse a Ley 50, además tiene más de un determinado año de antigüedad (Este año lo define la empresa) tiene derecho a estas vacaciones adicionales. Para la programación de vacaciones adicional tenga en cuenta los siguientes pasos: 1. Debe existir un concepto para el pago de esta vacaciones 2. Después de crear el concepto matricule las siguientes variables Rel. Arg. Variable Descripción Tipo Dato No No F_tope Fecha del tope, Fecha del cambio de régimen Fecha Ejemplo: 31/12/1990 No No Tabla_ant Tabla de antigüedad con los días de vacaciones Alfa# Tabla - Ejemplo: 10 No No TipCld Tipo de Calendario Alfa# C - Comercial J - Juliano No No días_año Días del Año para calcular la antigüedad Num# 360 - calendario C 365 - calendario J 3. Configure la tabla de antigüedad que contiene los días a asignar dependiendo de la antigüedad. En tabla de referencia|Tablas de antigüedad cree la tabla 10 así: Limite Inferior Limite Superior Variable de antigüedad 11 11.999 1 12 12.999 2 13 13.999 3 14 14.999 4 15 15.999 5 . . . Termine de llegar los rangos donde el Limite inferior y superior son los limites de años de antigüedad y la variable son los días de vacaciones adicionales que se le otorgara al empleado dependiendo de su antigüedad. 4. Crear la siguiente Variable de usuario para activar las opciones en la ventana Programación de Vacaciones Anual: Variable Descripción Tipo Dato Tnv:ProgVacAdc Programación de Vacaciones adicional Alfa# S 5. En el módulo de Vacaciones en Transacciones | programación Anual de Vacaciones aparecerá una nueva opción en la parte inferior de la ventana y es Programa Vacaciones Adicionales?, al activarla inmediatamente aparecerá la opción Tipo de Generación podrá seleccionar 3 tipos de generación que son: Normal: Es la generación de las vacaciones legales (Con consecutivo 1). Adicional: Es la explicada al principio del documento (Consecutivo 2 u otro diferente de 1). Ambas: Es la generación simultánea de estos dos tipos de vacaciones Si desea utilizar la generación Adicional o ambas, le aparecerán los siguientes campos: Concepto: Selecciones el concepto que se creo para el pago de estas vacaciones adicionales y además contiene las variables enunciadas anteriormente. Consecutivo: Digite el consecutivo que se le asignaran a estas vacaciones adicionales. 6. Continúe con el proceso normal. VACACIONES POR EMPLEADO: Por Empleado: Por esta opción puede ingresar por cada uno de los Empleados y realizar una de las siguientes operaciones: Vacaciones Completas: Este botón se oprime cuando el empleado va a disfrutar en tiempo completamente el período de vacaciones programado. Claro que debe registrar allí la fecha real de disfrute de vacaciones, el sistema le traerá por defecto la fecha de regreso teniendo en cuenta los días no hábiles. Vacaciones Parciales: Se oprime cuando el empleado posee saldos de algún período de vacaciones y/o sólo desea disfrutar una parte de su período de vacaciones. Debe anotar la fecha real de salida y el número de días a disfrutar, el sistema le traerá por defecto la fecha real de regreso. Cancelar salida: Este botón se oprime cuando después de programadas unas vacaciones, por cualquier razón ya no se desean disfrutar, esto vuelve a colocar las programación inicial de las vacaciones y deja al empleado en estado Normal. Este proceso sirve para reactivar unas fechas de suspensión de vacaciones ya programadas. ACTIVACIÓN DE VACACIONES SUSPENDIDAS: Activar vacaciones suspendidas: Cambia el estado 1-Suspensión en ' ', ósea que vuelve a regresar al empleado en el estado inicial de las vacaciones. VACACIONES EN DINERO: Días: Anotar el número de días de vacaciones tomados en dinero. Salida: Anotar la fecha de salida de las vacaciones tomadas en dinero. Regreso: Anotar la fecha de regreso de las vacaciones tomadas en dinero. Estas fechas pueden seleccionar Para guardar los datos digitados oprima el botón Modificado SELECCIÓN PARA VACACIONES COLECTIVAS: Seleccionar: Es el tipo de vacaciones colectivas que se desean programar de acuerdo a : Las últimas programadas, Primeras Adeudadas ó de un Año específico. Año: Esta opción es activada cuando se ha seleccionado en el tipo de vacaciones de un Año Específico y debe anotar allí el año al cual se le desean realizar las vacaciones colectivas. Fecha Salida: Es indicar la fecha real de disfrute de vacaciones. Puede seleccionarla de la pantalla calendario. # de Días: Anotar la cantidad de días que se darán de vacaciones a los empleados. Indicar Clasificación: Es marcar desde y hasta donde se realizará dicha marcación. Continuar: Al indicar dicha opción, el sistema le traerá la lista de todos los empleados de la sección escogida. ¿Cómo seleccionar el Personal que sale a Vacaciones Colectivas ? En esta pantalla se seleccionan los empleados que saldrán a vacaciones y realice las de las siguientes operaciones: Cambiar programación: Después de marcar a un empleado puede modificarle la programación de vacaciones que tiene registrada. Desmarcar: Se utiliza para quitarle la marca a uno o varios empleados. Invertir marcas: Sirve para marcar a los que se encuentra desmarcados y viceversa. Procesar marcado: Sirve para realizar la operación para los empleados que se encuentran seleccionados. Todos: Procesa a todos los empleados que se encuentren en la pantalla. Cancelar salida: Este botón se oprime cuando después de programadas unas vacaciones, por cualquier razón ya no se desean disfrutar, esto vuelve a colocar las programación inicial de las vacaciones y deja al empleado en estado Normal. Para guardar los datos digitados oprima el botón MODIFICACIONES A LA PROGRAMACIÓN : Este sirve para cambiar los estados de vacaciones que posee un empleado. Cambiar estado: Este botón sirve para modificar uno de los estados de vacaciones que tiene el empleado. 1-A vacaciones, 2-En vacaciones, 3-Tomadas, 4-No Cambiar: Este botón realiza el cambio de fechas de salida y regreso programadas de un empleado. SUSPENDER VACACIONES: Este proceso se utiliza si por alguna razón, se desean interrumpir y/o suspender las vacaciones que se encuentran programadas al empleado. Suspender vacaciones: Al oprimir este botón en las vacaciones que se desean suspender, el sistema le preguntará la nueva fecha de regreso o la fecha en las que debe empezar nuevamente a laborar el empleado. Si esta activado el "suiche" de Suspender cambia el estado de la suspensión de vacaciones, así: Estado 2 - En vacaciones Estado 3 - Tomadas CONSOLIDACIÓN: Para realizar la consolidación de vacaciones, lo primero que debe de hacer es parametrizar el Concepto de Vacaciones, agregándole la política de consolidación SVGEN y las siguientes variables, así: Por Configuración | Conceptos | Definición de Variables: Rel. Arg. Variable Descripción Tipo Dato 'No' 'No' 'Pmc:TipAu' Tipo de Ausencias Alfa#ca. A-de los acumulados 'No' 'No' 'Pmc:Fi_Au' Fecha inicial de Ausencias Fecha Definida por el Usuario 'No' 'No' 'Pmc:Ff_Au' Fecha final de Ausencias Fecha Definida por el Usuario 'Ag' 'Ag' 'Pmc:Agrup_Cpt_AU' Agrupación para Ausencias Alfa#ca. Base de las Ausencias 'No' 'No' 'Pmc:APlicaAu' Aplicar Ausencias Alfa#ca. 'A', 'T' 'No' 'No' 'Pmc:F_IniAcu' Fecha inicial de Acumulados Fecha Definida por el Usuario 'No' 'No' 'Pmc:Dias_semestre' Días del Semestre #ca. #Días del Semestre 'No' 'No' 'Pmc:Dias_Minimos' Días mín.para tener derecho #ca. #días para el beneficio 'No' 'No' 'Pmc:Dias_Vac' Días de Vacaciones #ca. #días de vacaciones 'No' 'No' 'Pmc:Agr_Pag_Vac' Agrupación para Vacac. Alfa#ca. Base para consolidar 'No' 'No' 'Pmc:Fch_Ult_Pag' Fecha de Último Pago Fecha Definida por el Usuario 'No' 'No' 'Pmc:Tp_Prim' Tipo de Prima Alfa#ca. D-días,V-vlr.,T-Tabla 'No' 'No' 'Pmc:Prim_Vac' Prima de Vacaciones Alfa#ca. #días de prima*100 'No' 'No' 'Pmc:tbl_antg' Tabla de Antigüedad Alfa#ca. #tabla con %s aplicar 'No' 'No' 'Pmc:Dias_antg' Días de Antigüdedad #ca. #días míminos de ant. 'No' 'No' 'Pmc:cpto_p' Concepto de Pago Alfa#ca. Definida por el Usuario 'No' 'No' 'Pmc:Anticipos' Anticipos de Vacaciones #ca. S-si existen anticipos 'No' 'No' 'Pmc:Orden' Para Ordenar el Informe Alfa#ca. Origen para ordenar 'No' 'No' 'Pmc:Npag' No pagar a Salario Integral Alfa#ca. 'S'-No paga a Salar.Int. 'No' 'No' 'Pmc:Retirados' Consolidar empl. Retirados Alfa#ca. 'S'-Cons. Retirados 'No' 'No' 'Pmc:Jubilados' Consolidar empl. Jubilados Alfa#ca. 'S'-Cons. Jubilados 'No' 'No' 'Pmc:Nprima' Consolidar prima vacac. Alfa#ca. 'S'-No cons. prima vac. 'No' 'No' 'Pmc:SaldoPer' Saldo del Período Alfa#ca. 'P'-Cálc.saldo/ PerVac 'No' 'No' 'Pmc:PerVac' Nro. Días de vacaciones #ca. 0- Días vacac.x nóm. Además debe configurar el mismo concepto las variables del Cálculo del Salario Promedio y es que así lo manejan: Rel. Arg. Variable Descripción Tipo Dato 'No' 'No' 'Pmc:Tipo_Sal' Tipo de Salario Alfa#ca. P-pro1/2, B-bás, U-unión 'AG' 'AG' 'Pmc:Agrup_Cpt_BA' Base Acumulados en Vlres. Alfa#ca. Definida por el Usuario 'No' 'No' 'Pmc:DiaSlrPrm' Días para Salario Promedio #ca. Depende del Calendario 'AG' 'AG' 'Pmc:Agrup_Cpt_BH' Base Acumulado en Horas Alfa#ca. Definida por el Usuario 'No' 'No' 'Pmc:TipCld' Tipo de Calendario Alfa#ca. C-comercial, J-juliano 'No' 'No' 'Pmc:DiasChgSal' Días de cambio de salario #ca. #días para el cambio 'No' 'No' 'Pmc:DiasMenos' Días a Restar #ca. #días a restar 'No' 'No' 'Pmc:tipDmenos' Tipo de Resta #ca. I-inicio, F-F.Ingr, P-proy. 'No' 'No' 'Pmc:Var_topSub' Vble.Del tope del Subsidio #ca. # de la vble. 'No' 'No' 'Pmc:VlrSub' Valor del Subsidio #ca. Valor real del Subsidio 'No' 'No' 'Pmc:Agrup_Cpt_BsV' Base para sumar al básico Alfa#ca. Definida por el Usuario 'No' 'No' 'Pmc:DiasBsV' Días para sumar al básico #ca. #días para sumar 'No' 'No' 'Pmc:Factor_BsV' Factor para el básico #ca. Vlr.o % a aplicar 'No' 'No' 'Pmc:tipProy' Tipo de Proyección Alfa#ca. P-proy,D-días, A-acum. 'No' 'No' 'Pmc:DiasPry' Días para la Proyección #ca. #días para proyección 'No' 'No' 'Pmc:Agrup_Cpt_Pry' Agrupación para Proyección Alfa#ca. Definida por el Usuario 'No' 'No' 'Pmc:Por_Exceso' Porcentaje de Exceso #ca. % aplicado al salario 'No' 'No' 'Pmc:Vlr_Exceso' Valor del Exceso #ca. Vlr.que suma al salario 'No' 'No' 'Pmc:ClaseSal' Clase de Salario a Retornar Alfa#ca. D-días, H-horas, P-per. 'No' 'No' 'Pmc:Ext_Agrup' Agrup. para Extralegales Alfa#ca. Definida por el Usuario 'No' 'No' 'Pmc:Ext_APlic' Tipo Aplicación para Extral. Alfa#ca. Definida por el Usuario 'No' 'No' 'Pmc:ExtF_fin' Fecha final de Extralegales Fecha Definida por el Usuario 'No' 'No' 'Pmc:Ext_dias' Días para Extralegales #ca. #días para Extralegales 'No' 'No' 'Pmc:Ext_Fte' Fuente de Extralegales Alfa#ca. D-liq.def, N-noved, L-mvto.liq, A-acum 'No' 'No' 'Pmc:Ext_Div' Divisor para Extralegales #ca. #días para dividir Extra. 'No' 'No' 'Pmc:Tipo_Prom' Tipo de Promedio Alfa#ca. H-hria.sal, P-prom1/2. 'No' 'No' 'Pmc:MnjDiaSalpro' Maneja días para Sal. Prom. #ca. #días para salario 'No' 'No' 'Pmc:Dias_Pag' Días a Pagar #ca. #días salario a pagar 'No' 'No' 'Pmc:N_Var_Trab' Nro.de variable trabajador #ca. Nro.que indique Luego elija la opción de Consolidación (Transacciones | Consolidación). Allí complete los siguientes datos: Conceptos de Vacaciones: Elija el concepto de vacaciones a consolidar. Política: Es el nombre de la política de consolidación que se utilizará en este proceso, esta aparece automáticamente al elegir el concepto a consolidar. Fecha de Consolidación: Anotar la fecha en la cual se realizará el proceso de consolidación. Al tener completos estos datos oprima el botón , donde puede elegir donde generar el informe en la pantalla ¿CÓMO REALIZAR LA CONSOLIDACIÓN DE VACACIONES? Para realizar la consolidación de vacaciones, lo primero que debe de hacer es parametrizar el Concepto de Vacaciones, agregándole la política de consolidación SVGEN y las siguientes variables, así: Por Configuración | Conceptos | Definición de Variables: Rel Arg Variable Variable Tipo Dato No No Pmc:TipAu Tipo de Ausencias Alfa#ca A-Ausencias que esten en acumulados No No Pmc:Fi_Au Fecha inicial de Ausencias Fecha Apartir donde se tomarán las ausencias No 'No Pmc:Ff_Au Fecha final de Ausencias Fecha Hasta donde se tomarán las ausencias. No No Pmc:APlicaAu Aplicar Ausencias Alfa#ca A-Ausencias ó T-Ausencias Totales. Ag Ag Pmc:Agrup_Cpt_Au Agrupación para Ausencias Alfa#ca Agrup. Conceptos base para ausencias. No No Pmc:F_IniAcu Fecha inicial de Acumulados Fecha Apartir donde se tomarán acumulados No No Pmc:Dias_Semestre Días del Semestre #ca. #días del semestre para pago del concep No No Pmc:Dias_Minimos Días mín.para tener derecho #ca. #días que necesita trabajar para su pago No No Pmc:Dias_Vac Días de Vacaciones #ca. # de días de vacaciones Ag Ag Pmc:Agr_Pag_Vac Agrupación para Vacac. Alfa#ca Agrup.Cptos base para la consolidación No No Pmc:Fch_Ult_Pag Fecha de Último Pago Fecha Ultima vez que se realizó dicho pago. No' No Pmc:Tp_Prim Tipo de Prima Alfa#ca D-días, V-Valor., T-Tabla No No Pmc:Prim_Vac Prima de Vacaciones #ca Días de Prima *100 No No Pmc:Tbl_antg Tabla de Antigüedad Alfa#ca #Tabla con los % de antigüedad a pagar No No Pmc:Dias_antg Días de Antigüedad #ca. #días de Antigüedad No No Pmc:Cpto_p Concepto de Pago Alfa#ca Cpto.por el cual se paga la prima No No Pmc:Anticipos Anticipos de Vacaciones #ca. S-para cuando hay anticipos No No Pmc:Orden Para Ordenar el Informe Alfa#ca N-Nómina, L-Rel.Laboral, A-Area, D-Depto, C-Ccosto, G-Grupo, S-Subgrp, U-Ubicación, I-Rel.Sindical, O-Oficio, E-Empleado, P-Apellido, No No Pmc:Npag No pagar a.... Alfa#ca S-No paga a la condición de Rel ó Arg. No No Pmc:Retirados Consolidar empl. Retirados Alfa#ca S-Consolida empl.Retirados No No Pmc:Jubilados Consolidar empl. Jubilados Alfa#ca S-Consolida empl.Jubilados No No Pmc:Nprima Para consolidar prima vacac Alfa#ca S-No consolida prima de vacaciones No No Pmc:SaldoPer Saldo del Período Alfa#ca P-Cálcula saldo dividido entre PerVac No No Pmc:PerVac Nro. Días de vacaciones #ca. 0 Asume días vacac.por nómina. No No Pmc:Dias_Pag Días a Pagar #ca. #días que pagan por el concepto * 100 Además debe configurar en el mismo concepto las variables para el Cálculo del Salario Promedio y si así lo manejan: Rel Arg Variable Descripción Tipo Dato Ag Ag Pmc:Agrup_Cpt_BA Base Acumulados en Valores Alfa#ca Agrup.Cptos base para salario prom. Ag Ag Pmc:Agrup_Cpt_BH Base Acumulado en Horas Alfa#ca Agrup.Cptos base para salario prom. No No Pmc:Tipo_Sal' Tipo de Salario Alfa#ca B-Básico, P-Prom1/2, U-Bás+Prom No No Pmc:DiaSlrPrm Días para Salario Promedio #ca. 360 ó 365 (Según calendario) No No Pmc:TipCld Tipo de Calendario Alfa#ca C-Comercial, J-Juliano No No Pmc:DiasChgSal Días de cambio de salario #ca. #días a tener encuenta para cambio Sal. No No Pmc:DiasMenos Días a Restar #ca. #días que restan antes del cálculo SalPro No No Pmc:tipDmenos Tipo de Resta #ca. I-Inicio, P-Proyección, F-Fecha Ingreso del Empleado. No No Pmc:Tipo_Prom Tipo de Promedio Alfa#ca H-Historia Sal., P-Tipo de Prom1/2 No No Pmc:MnjDiaSalpro Maneja días para Sal. Prom. Alfa#ca U-Ultima fecha Ingreso del Empleado, C-Comercial, J-Juliano No No Pmc:Var_TopSub Vble.Del tope del Subsidio #ca. #de vble. del Sistema que tiene el vlr. del tope del subsidio de transporte. No No Pmc:VlrSub Valor del Subsidio #ca. Valor mensal del subsidio de transp. No No Pmc:N_Var_Trab Nro.de variable trabajador #ca. Si se requiere algún proceso con la vble. del trabajador. No No Pmc:Por_Exceso Porcentaje de Exceso #ca. % que aplica a sal.prom1/2 calculado No No Pmc:Vlr_Exceso Valor del Exceso #ca. Vlr.que suma a sal.prom1/2 calculado Ag Ag Pmc:Agrup_Cpt_BsV Base para sumar al básico Alfa#ca Agrup.Cptos base, pero sin el básico. No No Pmc:DiasBsV Días para sumar al básico #ca. # de días (30 ó 31,según calendario) No No Pmc:Factor_BsV Factor para el básico #ca. % para aplicar al básico (1.30%) Ag Ag Pmc:Agrup_Cpt_Pry Agrupación para Proyección Alfa#ca Agrup.Cptos base proyección salario No No Pmc:TipProy Tipo de Proyección Alfa#ca P-Tipo resta, D-Días, A-Acumulados No No Pmc:DiasPry Días para la Proyección #ca. # de días para la proyección No No Pmc:ClaseSal Clase de Salario a Retornar Alfa#ca D-Días,H-Horas,P-Período Ag Ag Pmc:Ext_Agrup Agrupación para Extralegales Alfa#ca Agrup.Cptos base de extras No No Pmc:Ext_APlic Tipo Aplicación para Extral. Alfa#ca B-básico, P-promedio No No Pmc:Ext_Fte Fuente de Extralegales Alfa#ca L-Mvto Liquidado, A-Acumulados, D-Liq.Definitivas, N-Novedades No No Pmc:ExtF_fin Fecha final para Extralegales Fecha No se digita No No Pmc:Ext_dias Días para Extralegales #ca. # días. No se digita No No Pmc:Ext_Div Divisor para Extralegales #ca. # días dividir los extras. No se digita Luego elija Transacciones | Consolidación. Allí complete los siguientes datos: - Conceptos de Vacaciones: Elija el concepto de vacaciones a consolidar. - Política: Es el nombre de la política de consolidación que se utilizará en este proceso, esta aparece automáticamente al elegir el concepto a consolidar. - Fecha de Consolidación: Anotar la fecha en la cual se realizará el proceso de consolidación. Al tener completos estos datos oprima el botón , donde puede elegir donde generar el informe en la pantalla "Seleccionar Destino del Informe". MODERACIÓN DEL ESTADO: Para realizar la moderación de los Estados de las Vacaciones de uno o varios Empleados, ingrese por Transacciones | Moderación de Estado y realice allí una de las siguientes operaciones: Desmarcar: Quita la marca a los registros que se encuentran señalados. Invertir marcas: A los registros que se encuentran señalados les quita las marcas y los que se encontraban sin marcar los señala. Procesar marcados: Realiza el proceso para todos los registros que se encuentren marcados. Todos: Realiza el proceso para todos los registros. Este proceso realiza una rectificación del estado de vacaciones al momento de hacer dicho proceso, en esta pantalla aparecen todos los empleados que se encuentran en estado 1 de vacaciones, colocándolos en el estado que realmente deben de aparecer para el período a moderar. PERSONAL A VACACIONES: En esta pantalla aparecen todos los empleados que se encuentran es estado '1' - A Vacaciones para el período que se va a liquidar. CONSULTA POR DEPARTAMENTO: Para realizar la consulta por Departamentos para visualizar al personal que se encuentra en vacaciones, diligencie los datos de la pantalla: Para el año: Anotar el año del cual desea la consulta. Departamento: Seleccione de la Pantalla de Departamentos de la Empresa, el que usted desea realizar la consulta. Al oprimir el botón , el sistema desplegará dicha consulta; donde usted puede ver a todos los empleados que están en estado '1 - A Vacaciones' por un departamento especifico de la empresa. PERSONAL EN VACACIONES: En esta pantalla aparecen todos los empleados de la Empresa que se encuentran en estado '2 - En Vacaciones'. SALDOS DE VACACIONES: En esta pantalla se visualizan a los empleados de la Empresa con los respectivos saldos por períodos de causación de las mismas. El Saldo Total esta dado en días... por lo tanto en la parte inferior de ésta pantalla aparece el total de días de vacaciones adeudadas al empleado. VACACIONES PENDIENTES DEL EMPLEADO : Esta opción nos muestra las vacaciones pendientes que tiene el empleado a la fecha y su respectiva fecha de programación. INFORME GENERALES DE VACACIONES: En la pantalla aparecen los Informes de Vacaciones, para lo cual se debe indicar: Año: Indique el año del cual desea listar el informe. Clasificado por: Seleccione entre las opciones por la cual se desea filtrar el informe, entre las siguientes: Departamento, Nómina, Empleado, Nómina Dpto, CCosto, Nómina CCosto. Desde - Hasta: Se seleccionará de acuerdo a la clasificación realizada en el paso anterior, indicando así para cada caso desde el primer hasta el último departamento, desde la primera hasta la última nómina y así sucesivamente. Informe de: Esta opción indica la clase de informe que se listará, así: Personal A Vacaciones, Programación o Saldos. Para guardar los datos digitados oprima el botón Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla INFORMES CLASIFICADOS PARA VACACIONES: Allí se pueden filtrar toda la información del módulo de vacaciones, así: Año: Indique el año del cual desea listar el informe. Salto de Página por Clasificación?: Esta opción se oprime cuando se desea que se inicie en una nueva página con la clasificación indicada. Es decir, que si se clasificó por Área se empezará una página por cada área que exista en la Empresa. Informe de: Allí se seleccionará que clase de informe a clasificar, entre las siguientes opciones: Personal a Vacaciones, Programación, Saldos, Personal en Vacaciones y Personal en Regreso, éste último se debe indicar DEL .. AL .., indicando las fechas desde y hasta donde se desee listar el personal que estará de regreso para este rango de fechas. Indicar forma de Clasificación: Esta forma indica todas las posibles combinaciones y filtrados que se le pueden realizar a dichos informes. Generalmente estos filtros se refieren a los datos mínimos que posee el empleado dentro de la nómina, tales como: Área, Departamento, Clase de Nómina, Centro de Costo, Grupo, Subgrupo, etc... Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla. 6. MÓDULO DE INCAPACIDADES Permite controlar el proceso de las incapacidades que se le presentan a los trabajadores de la empresa; ya sea por enfermedad común o accidentes de trabajo A. CONFIGURACIÓN. ??Tipos de incapacidad. ??Grupos de enfermedades. ??Enfermedades. ??Definición de envíos. ??Registro de envíos. ??Instalación de archivos. B. TRANSACCIONES. ? Registro de incapacidad. ??Generación a nomina. 3C CONSULTAS. ??Empleados Incapacidades. ??Incapacidades Empleado. D. INFORMES. ? Informes de Incapacidades. ??Informes Clasificados de Incapacidades. EJEMPLO: La empresa XYZ crea un nuevo tipo de incapacidad de enfermedad general (1-3 días) con el código 01, dicha incapacidad esta ligado al concepto 035 con un cubrimiento del 66.67% primeros tres días de incapacidad por parte de la empresa. El origen de esta incapacidad es salud, el salario que se pagara durante la incapacidad será el básico del empleado. ? Tipos de incapacidad : General: -Tipo de incapacidad: 01 -Descripción: Enfermedad General -Porcentaje:66.67% -Concepto: 035 -Origen: salud -Salario de la incapacidad: Autoliquidación Primeros diás: -Los: 3 de los primeros días que se pagan por el concepto 034 -En un porcentaje del: 66.67. -Y con salario: Igual del concepto -Días no reconocidos: 0 Ajustes y / o recargos: -Ajuste: No -Recargo: 0.00 Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón ? Grupos de enfermedades : -Grupo: 001 -Descripción: ENFERMEDADES INFECCIOSAS INTESTINALES Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón ? Enfermedades : -Enfermedad:001 -Descripción: COLERA -Grupo de enfermedades: 001 Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón ? Registro de incapacidad : -Empleado: 15512998 -Tipo de incapacidad: Normal -Iniciación: 08.01.2002 -# de días: 3 -Finalización: 10.01.2002 -Tipo de incapacidad: 01 -Enfermedad: 001 -Fecha incapacidad anterior: Ninguna -Numero: 1234 Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón Generación a nomina. TIPOS DE INCAPACIDAD: La incapacidad laboral se manifiesta por la imposibilidad temporal o permanente de realizar la actividad productiva de manera total o parcial, produciéndose por derivación una reducción de la capacidad real de ganancia. Tres aspectos vienen por tanto a coincidir en la situación jurídica señalada: La perdida de la capacidad productiva, la perdida de salud y la perdida de salario. Este proceso sirve para matricular en el sistema todas las Clases de Incapacidades existentes y por las cuales se registran al Empleado. Los tipos de Incapacidad pueden ser: Accidente de trabajo Riesgo Enfermedad General Salud Licencia por Maternidad Maternidad Licencia por Paternidad Maternidad Enfermedad Profesional Salud Las incapacidades manejan un porcentaje a la cual se va a pagar dicha incapacidad, sea por enfermedad general, enfermedad profesional o licencia de maternidad. Calculado por el salario básico ó IBC (Ingreso Base de Cotización). Para observar el Registro ver PROCEDIMIENTO - Co2: FrmINC. REGISTRO DE TIPO DE INCAPACIDAD: Tipo de incapacidad: El código respectivo ó asignado de la incapacidad. Alfanumérico de dos dígitos máximo. Ejemplo: E1 Descripción: El nombre completo de la incapacidad. Ejemplo: Enfermedad General. Porcentaje: Es le valor dado para el pago de la incapacidad en el momento de efectuarse ésta, dependiendo del tipo de incapacidad se toma dicho porcentaje. Ejemplo: Enfermedad General 66.67% Concepto: Se selecciona el concepto por el cual se registrara el tipo de incapacidad. El sistema lo identifica con el código. Ejemplo: INCAPACIDAD E.G. SIN HOSP Origen: Este se refiere a lo que origina dicha incapacidad, por lo tanto marque una de las posibilidades: Riesgos, Salud ó Maternidad, dependiendo de que incapacidad, adquirió el empleado. Salario de la incapacidad: Inicio (Promedio de Inicio del Período): Calcula el valor dependiendo de la fecha de inicio del periodo donde se genera la incapacidad. Ej: Para nómina Semanal: se tiene una incapacidad que va del 10 al 12 de febrero, por lo tanto el sistema busca en que período se encuentra ubicada la fecha de inicio de la misma y ésta es el 10-02-2002 ubicada en el periodo 2002-02-01 (4-02-2002 al 10-02-2002), entonces la fecha de inicio del periodo es 4-02-2002 y como los Días para Promedio son 60 (Registro de Tipos de Incapacidad), busca el 4-12-2001 encontrándolo en el período 2001-12-01 (3-12-2001 y el 9-12-2001) para los acumulados se busca entre el 3-12-2001 y el 3-02-2002, basado en la Agrupación Base Acumulada en Valores (Registro de Tipos de Incapacidad). La formula aplicada es: Base Acumulada INCG (Base para Incapacidades) / Días para Promedio * Días de la Incapacidad * el porcentaje de pago de la Incapacidad. Para nuestro ejemplo en valores: Base 1'200.000 / 60 = 20.000 * 3 = 60.000 * 66.67% = $ 40.002 Nota: Esta opción se utiliza cuando los Días para Promedio son mayores de 30. Básico del empleado: Calcula la incapacidad en base al básico que tiene el empleado registrado en su Historia Salarial. Días (promedio días / 30) inicio incapacidad: Calcula el valor a partir de la fecha en la cual inicia la Incapacidad. Ej: Para nómina Semanal: se tiene una incapacidad que va del 10 al 12 de febrero y como los Días para Promedio son 60, entonces el sistema busca 60 días atrás encontrando el 10-12-2001 dentro del período 2001-12-02 (10-12-2001 al 16-12-2001) y desde allí calcula los acumulados. Para nuestro ejemplo en valores: Base 900.000 / 60 = 15.000 * 3 = 45.000 * 66.67% = $ 30.002 Nota: Esta opción se utiliza cuando los Días para Promedio son mayores de 30. Promedio en Variable: Cuando el valor a calcular es realizado en base a un promedio fijo que se matricula en las Variables de Empleado (Registro de Empleados | Datos Complementarios | Variables). Esta variable va a estar ligada al modulo de incapacidades cuando en el Registro de Tipos de Incapacidad se anote el Número de Variable del Trabajador. Ej: Un empleado tiene matriculada en la Variable No. 5 (Promedio Incapacidades) $ 1'500.000 La formula aplicada es: Valor de la Variable / Horas del Mes * Horas de la Incapacidad * el porcentaje de pago de la Incapacidad. Para nuestro ejemplo en valores: Base $ 1'500.000 / 240 = 6.250 * 24 (3 días) = 150.000 * 66.67% = $ 100.005 Mes (Promedio mes Anterior): Cuando el valor de la incapacidad se calcula en base a lo pagado al empleado en el mes anterior. Ej: Se tiene una incapacidad que va del 10 al 12 de febrero, entonces como la incapacidad se produce en el mes de Febrero, el sistema busca la base en la Agrupación Base Acumulada en Valores del mes anterior, en este caso busca todo lo pagado en el mes de Enero. La formula aplicada es: Base Acumulada INCG (Base para Incapacidades) / 30 Días (constante) * Días de la Incapacidad * el porcentaje de pago de la Incapacidad. Para nuestro ejemplo en valores: Base 500.000 / 30 = 16.667 * 3 = 50.000 * 66.67% = $ 33.335 Nota: Días para Promedio y No. de Variable del Trabajador no se utilizan para esta opción. Autoliquidación: Cuando se saca el salario de la incapacidad dependiendo del IBC (Ingreso Base de Cotización) del mes anterior del inicio de la incapacidad. Ej: Se tiene una incapacidad que va del 10 al 12 de febrero, entonces como la incapacidad se produce en el mes de Febrero, por lo tanto busca el IBC del mes de Enero. La formula aplicada es: Se dirige al Módulo de Sistemas de Autoliquidación mira el Ingreso Base de Cotización / 30 Días (Constante) * Días de la Incapacidad * el porcentaje de pago de la Incapacidad. Para nuestro ejemplo en valores: IBC 450.000 / 30 = 15.000 * 3 = 45.000 * 66.67% = $ 30.002 Nota: Existe diferencia entre las opciones Mes (Promedio mes Anterior) y Autoliquidación cuando: En la Agrupación Base Acumulada en Valores existen conceptos diferentes o que no se tienen en cuenta en la Variación Transitoria del Salario. Primeros días: Esta es para indicarle al sistema cómo serán pagados los días de incapacidad y cuantos reconoce la Empresa para el pago de las mismas. Los: El numero de los primeros días que se pagan por el concepto seleccionado. Los ... días: Anote el número de los primeros días de la incapacidad que serán pagados por otro concepto. Concepto: Seleccione el concepto de nómina por el cual se pagarán los días anotados anteriormente. En un Porcentaje de: Si se pagan o no en su totalidad, se debe anotar el % a aplicar. Y con Salario: Marque una de las opciones: Igual al Concepto: Si el pago de la incapacidad es igual al concepto anteriormente señalado. Básico del Empleado: Si el pago de dicha incapacidad será ajustado al básico del empleado. No: Se señala cuando la incapacidad no genera pago alguno. Días no Reconocidos: Se anota el número de días que no se tiene en cuenta para el pago total de la incapacidad. Por el Concepto: Se selecciona el concepto de nómina por el cual serán descontados los días no reconocidos. Ajustes y / o recargos: Si después de generarse una incapacidad se necesita realizar un ajuste y/o un recargo al pago de la misma. Ajuste al Básico: Si al realizar el pago se le suma al básico, en el caso de ser positivo deberá completar la siguiente información: Concepto: Seleccionar el Concepto de nómina por el cual se realiza dicho ajuste Tipo de Ajuste: Señalar una de las opciones: Incapacidad ó Recargo + Incapacidad Recargo: Si al realizar el pago se le debe adicionar al pago un porcentaje del mismo, anotando el valor del porcentaje a incrementar y complete la siguiente información: Concepto: Seleccionar el Concepto de nómina por el cual se realiza dicho ajuste. Tipo de Bonificación: Señalar una de las opciones: Valor de la Incapacidad ó Salario de Incapacidad. GRUPOS DE ENFERMEDADES: Este proceso sirve para matricular en el sistema los diferentes Grupos de Enfermedades; Dependiendo de cada uno de los Grupos las enfermedades pueden ser: 0000 Enfermedad General 0001 Enfermedad Profesional 0002 Traumas ó Accidentes de Trabajo Estos Grupos son según las Normas................ Para observar el registro ver PROCEDIMIENTO - Tnic: FrmGRE ENFERMEDADES: Este proceso sirve para matricular en el sistema todas las Enfermedades existentes y aplicables a cada uno de los grupos. Cada enfermedad tiene un código y nombre especifico según las Normas CIE10 de............................... Ejemplo: Código Descripción Grupo 0010 Cólera sin especificación 0000 1000005 Baritosis (Polvo de oxido de Bario) 0001 2000140 Contusión Cerebral \0002 Para observar el registro ver PROCEDIMIENTO - Tnic:FrmENF INCAPACIDADES: Este proceso sirve para matricular en el sistema las incapacidades que se le presentan a cada uno de los empleados de la empresa. Si desea realizar una consulta de los empleados para verificar algún dato de la nomina, oprima el botón Consultar Empleados, y seleccione el empleado que necesite. Ejemplo: Empleados: 39158254 Tipo de Incapacidad: Normal Iniciación: 20/04/2003 Numero de días: 4 Finalización: 24/04/2003 Tipo de Incapacidad: E1(Enfermedad General) Numero: 4568096565 (Numero que trae el certificado de la incapacidad) Enfermedad: 0020(Fiebre Tifoidea) Con el control F10 se activan los botones del estado: Estado1: Cumplida Parcialmente} Estado2: Cumplida al 100% Estado3: sirve para volver al estado 1, para realizar modificaciones o para realizar un registro nuevo. Para observar mas sobre el registro, ver el PROCEDIMIENTO: Tnic:FrmINE REGISTRO DE INCAPCIDADES POR EMPLEADO: En esta pantalla se ingresan al sistema todas las incapacidades de los empleados y que a su vez hacen parte de las novedades de la Seguridad Social. * Empleado: Se selecciona el empleado al cual se le registra la incapacidad. * Tipo de incapacidad: Se selecciona el tipo si es normal, prorroga o hospitalaria. Normal: Si dicha incapacidad es la primera que se genera. Prórroga: Esta opción se marca si esta nueva incapacidad es una prórroga de una normal, entiéndase que No hay prórrogas de una incapacidad hospitalaria. Hospitalaria: Esta opción se marca cuando la incapacidad generada se debe a dicho motivo. * Iniciación: Se selecciona la fecha de iniciación de la incapacidad. * # de días: Se debe de anotar el número de días que genera la incapacidad. * Finalización: Se selecciona la fecha en la cual termina la incapacidad. * Tipo de incapacidad: Se selecciona el tipo de incapacidad. * Enfermedad: Se selecciona la enfermedad por la cual se esta incapacitando. * Estado: 1 parcialmente cumplida, 2 cumplida, 3 normal. Esta opción se encuentra inactiva y se actualiza en cada cierre de la nómina. Esta me indica lo siguiente: Estado 1: Parcialmente Cumplida, cuando al cerrar el período de la nómina todavía quedan días pendientes para cumplirse la incapacidad. Estado 2: Cumplida, que ya se terminó dicha incapacidad. Estado 3: Normal, este indica que apenas se está ingresando la incapacidad a la nómina. * Fecha incapacidad anterior: Esta se llena en el caso de que la incapacidad ingresada sea una prórroga. Numero: Anotar el número que tiene la incapacidad. CONSULTA EMPLEADOS CON INCAPACIDADES: Procedimiento - Tnic: SlcINE Aparecen todos los empleados de las empresa, para poder ver las incapacidades se debe marcar el empleado que se desea consultar y en la parte inferior aparecen todas las incapacidades del mismo con la siguiente información: Fecha de Iniciación de la Incapacidad Fecha de Finalización de la Incapacidad Número de la Incapacidad La clase de Incapacidad La enfermedad que generó la incapacidad Tipo de Incapacidad INFORME DE INCAPACIDADES: Del ... Al ...: Esto indica un rango de fechas que el informe debe tener en cuenta para buscar las incapacidades ocasionadas entre dichas fechas. Tipo de Informe: Es la clase de informe que se desea listar y se puede seleccionar una de las siguientes opciones: Mayores de ... Horas: Este informe lista las incapacidades que cumplan con dicho parámetro, al seleccionar esta opción se activa el campo: Mayores a: Donde se debe colocar el número de horas a partir de las cuales se listará el informe. Enfermedades por Departamento: Se listarán todas las incapacidades por todos y cada uno de los Departamentos que tiene la empresa. Tipos de Incapacidad por Departamento: Se lista el informe en orden de Incapacidad para cada Departamento. Enfermedades por Área: Se listarán todas las incapacidades por todas y cada una de las Áreas que tiene la empresa. Tipos de Incapacidad por Área: Se lista el informe en orden de Incapacidad para cada Área de la Empresa. Tipos de Incapacidad General: Sólo saca en el informe este tipo de incapacidad. Generales: Muestra en el informe todos los datos generales de las incapacidades. Valorizadas: Lista todos los valores que han generado las incapacidades en el rango de fechas señaladas anteriormente. Sólo de Prórrogas: El informe sólo muestra las incapacidades que son de tipo prórroga. Control de Prórrogas: Este tipo de informe se genera para llevar estadísticas o controles sobre dicho tipo de incapacidades. Si oprime el "suiche" Incluye Personal Retirado, puede listar también a los Empleados que ya no laboran en la Empresa si así lo desea. Si oprime el "suiche" Selecciona Empleados, puede listar uno o varios empleados si así lo desea. Esta clasificación se debe de hacer en la opción Desde... Hasta... y allí seleccione los empleados a sacar en el informe. INFORMES CLASIFICADOS DE INCAPACIDADES: Los informes clasificados son aquellos en los cuales el usuario puede filtrar la información del módulo por cualquiera de los datos donde está matriculado el empleado; como lo es el Área, Departamento, Centros de Costos, etc... Para realizar los informes clasificados del módulo de incapacidades, complete los siguientes datos: Tipo del Informe: Seleccione una de las opciones por la cual desea que aparezca el informe: Detallado, Sumario, Total Empleados por: Seleccione una de las opciones por las cuales desea que ordene a los empleados dentro del informe: Apellido, Código. Salto de Página por Clasificación?: Esta opción se marca cuando al dar jerarquías en la clasificación, se necesita que por dicha clasificación genere páginas independientes. Incluye Personal Retirado?: Se marca si desea que dentro del informe aparezcan además todas las incapacidades de personal que ya no labora en la Empresa. Del... Al... : Es el rango de fechas en las que desea se liste el informe. Mayores a: Anotar el número de días que se tengan en cuenta para filtrar el informe, es decir, si desea incapacidades mayores a 3 horas anota 3. Incapacidades: Seleccione entre las opciones la que desea listar: Todas, Normales ó Prórrogas. Indicar forma de Clasificación: Es la forma como deseo filtrar la información, puedo seleccionar todas las formas posibles, pero teniendo en cuenta las prioridades, ya que estas prioridades me indican la forma en cómo sacará finalmente el listado, oprimiendo el botón Ejemplo: Prioridad 1 - Área Prioridad 2 - Centro de Costos El informe buscará primero todas las Áreas y dentro de las áreas buscará los Centros de Costos seleccionados. ¿CÓMO VISUALIZO LA GENERACIÓN DE INCAPACIDADES? Se crea una variable de usuario por : Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario y allí oprima el botón Nombre de la Variable: INC:DEBUG. Descripción: Visualizar Incapacidades Tipo: Numérica Dato: '0' - No visualiza; '1' - Visualiza Con esta variable se visualiza como el sistema ha calculado una incapacidad. 7. AUSENCIAS Y/O PERMISOS: Objetivo: Aprender a ingresar registro en este modulo y generarlos a nomina ¿CÓMO TRABAJAR EN EL MÓDULO DE AUSENCIAS Y / O PERMISOS? Permite controlar el proceso de ausentismo que se presenta por los trabajadores de la empresa; ya sea remunerado o no. A. CONFIGURACIÓN. • Clases de ausencias : Por esta opción se deben registrar en el sistema todas las categorías existentes de ausencias y de permisos que maneja la Empresa, incluyendo por que concepto de nómina se paga e indicando además si dicha ausencia o permiso resta días del contrato y si por dicha razón se pierde además el pago del dominical. Para ingresar o registrar en el sistema una nueva ausencia, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima General: -Ausencia: El código de la ausencia. alfanumérico de 2 digito máximo. -Descripción: El nombre de la ausencia. -Concepto: Se selecciona el concepto de la ausencia. -Forma pago: Se puede seleccionar si es no pagada mientras que si es pagado se paga al básico un promedio del salario. -Resta al contrato: Es si la ausencia resta días al contrato laboral. -Horario: Es en que horario laboral el empleado que se ausento. -Pierde dominical: Es si además de restar le la ausencia se le resta el domingo. -Restar del básico: Es si se le resta al salario básico. Cláusula: Se puede digitar un comentario sobre la clase de ausencia. Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón • Definición de envíos : Este proceso sirve para colocarle a cada módulo de la nómina un identificador que le permite a la nómina determinar cómo y qué módulo generó o registró las novedades de nómina. Esta opción se encuentra en todos los módulos de la nómina por Configuración | Definición de Envíos. Por esta opción se definen todos y cada uno de los identificadores de los Envíos de los Módulos del sistema. Los envíos se utilizan en cada uno de los módulos para identificar que módulo genera las Novedades de Nómina, esto con el fin de agilizar en el cado de un mal envío en que módulo se debe hacer la corrección. Esta opción se encuentra por Configuración | Tablas de Referencia del Sistema y oprima el botón Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo Envío de Nómina, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de esta pantalla. Si desea modificar sus datos oprima En esta opción se encuentra registrados todos los Envíos que se realizan a la nómina. Para tal efecto complemente la siguiente información: - Envío : Anotar el código del nuevo envío que se ingresa al sistema. No debe ser mayor de dos dígitos. - Descripción : Es el detalle del envío a matricular. - Pertenece a Módulo : Esta opción se utiliza para encadenar el envío a un módulo o en el caso contrario se toma como un envío manual, marque una de las siguientes opciones: · SI ó · NO - Política de Generación : Anote el código de la política que genera la actualización del envío. - Proceso de Usuario : Anote el código de la política que realizará un proceso específico propio del Usuario o seleccione la pantalla Consulta de Políticas General. • Registro de envíos : Por esta opción se definen todos y cada uno de los identificadores de los Envíos de los Módulos del sistema. Los envíos se utilizan en cada uno de los módulos para identificar que módulo genera las Novedades de Nómina, esto con el fin de agilizar en el cado de un mal envío en que módulo se debe hacer la corrección. Esta opción también se encuentra por Configuración | Tablas de Referencia del Sistema y oprima el botón Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo Envío de Nómina, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de esta pantalla. Si desea modificar sus datos oprima ¿CÓMO CREAR NUEVOS ENVÍOS DE NOVEDADES DE NÓMINA CUANDO ESTOS SE AGOTAN? Esto indica que se copó el archivo que contiene el envío de las novedades de Nómina. Se debe hacer lo siguiente: 1. Cambiar el valor del envío, así: Se debe ir al Módulo de Procesos Auxiliares Escoger la opción: Consecutivos de Nómina En el envío tnnv cambiar el número actual por CEROS. 2. Crear un nuevo envío, así: Se debe ir al Módulo de Procesos Auxiliares Escoger la opción: Consecutivos de Nómina Oprimir el botón , y agregue en la pantalla Registro de Consecutivos de Nómina los siguientes datos: Módulo: Anotar el nombre del módulo que se encargará de llevar los envíos de Nómina. Consecutivo: Anotar el número donde se inicia el nuevo envío, o dejarlo en cero como lo trae la pantalla. • Instalación de archivos : Esta opción se encuentra en todos los módulos de la Nómina por Configuración | Instalación de Archivos. Por esta opción se pueden rectificar la ruta donde están ubicados los Archivos utilizados por el sistema y del cual obtiene los datos. Para ingresar o registrar en el sistema una nueva Instalación de Archivos, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima Por esta opción, se matriculan en el sistema todos los archivos de datos y su respectivo path o ruta de ubicación dentro del disco y del equipo donde se esté ejecutando la nómina. - Compañía : Es el código de la Compañía que esta ejecutando el sistema. El sistema lo trae por defecto de acuerdo a la Compañía que se esté ejecutando. - Aplicación : Es el nombre de la Aplicación que ingresó al sistema. El sistema lo trae por defecto de acuerdo a la Aplicación que se esté ejecutando. - Archivo : Es el nombre los archivos utilizados por el sistema. - Ubicación : Es la ruta o path de ubicación de los archivos dentro de la máquina que se esté ejecutando. - Compartir : Con esta opción se indica si el archivo puede ser accesado por otro usuario al mismo tiempo por varias máquinas. Para activarse coloque un 1. Para grabar los datos, oprima el botón B. TRANSACCIONES. • Registro de ausencias : Para ingresar o registrar en el sistema una nueva ausencia, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima -Empleado: Se selecciona el empleado al cual se le registrara la ausencia. -Ausencia: Se selecciona la clase de ausencia. -Fecha inicio: la fecha en la que se inicio la ausencia. -Fecha final: la fecha en la que se termino la ausencia. -Horas: El numero de horas de la ausencia. -Área: Se elige el área de la empresa a la cual pertenece el empleado al que se le esta registrado la ausencia. -Departamento: Se elige el departamento de la empresa a la cual pertenece el empleado al que se le esta registrado la ausencia. Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón • Permisos colectivos : -Tipo de permiso: Se selecciona la clase de ausencia. -Fecha de salida: Se selecciona la fecha de los permisos colectivos. -# de días: Se selecciona el numero de días o horas que dura el permiso. Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón Generación a nomina: Nomina: Se selecciona la nomina en el cual se van hacer el envío de la liquidación Periodo: selecciona el periodo el cual se van a generar esas ausencias Envío: El envío es el ap (ausencias y permisos) Dar clic en generación a nomina Toma el NVN en exclusiva?: Si se marca esta opción indica que ningún otro usuario que esté trabajando en la nómina puede accesar a dicho archivo. Luego oprima el botón seleccione donde va a listar la información generada en "Seleccionar Destino del Informe" y espere que la barra de procesos termine el proceso con éxito para que aparezcan los botones de rectificación: Consulta de novedades generadas : En esta pantalla se muestran todos los prestamos que han sido enviadas a la nómina. Informes de novedades generadas : En esta opción se pueden listar todas los prestamos que fueron enviadas a la nómina en la pantalla "Seleccionar Destino del Informe" Exportación remota : Con esta opción se puede generar las novedades a un diskette para ser importadas en otro equipo. Extracción de novedades : Con esta opción se puede devolver el proceso de generación de las novedades, ésta generalmente es utilizada cuando se desea devolver las ya generadas, adicionar más novedades y volverlas a enviar a nómina Para el caso del módulo de préstamos debe seleccionar las Novedades de Préstamos a Generar : Completas : Genera todos los préstamos ingresados al módulo con sus cuotas. Sólo Compromisos : Genera a la nómina las cuotas o los compromisos de los préstamos. Nota: En el módulo de reemplazos transitorios se utiliza cuando se realiza un reemplazo de un cargo superior al que se esta desempeñando en la actualidad y el pago correspondiente al empleado debe ser el valor respectivo del cargo que reemplazando. C. INFORMES. Se pueden generar informes de las ausencias y clasificados. • Informes de ausencias : Por esta opción, se generan los informes correspondientes al Módulo de Ausencias y/o Permisos, completando la siguiente información: - Clase de Ausencia: Es el código de la clase ó tipo de ausencia y/o permiso para el informe. Oprima el botón y en la pantalla Clases de Ausencias, señale la clase de ausencia que necesite. - Informe por: Los informes de ausencias son de dos tipos, por Departamento ó por Área. Al marcar una de las opciones seleccione para el informe: Departamento: Desde ... Hasta ... Es el rango de departamentos de la empresa de los cuales se desea el informe. Area: Desde ... Hasta ... Es el rango de departamentos de la empresa de los cuales se desea el informe. - Fecha: Desde ... Hasta ... Es el rango de fechas que debe comprender el informe, oprimiendo el Calendario , seleccione las fechas que necesite. Luego oprima el botón Informes, para generar dicho informe y "Seleccionar Destino del Informe" EJEMPLO: La empresa XYZ crea una nueva clase de ausencia por motivo de suspensión con el código 01. Dicha ausencia esta ligado al concepto 043. no pagada que resta al contrato. El horario de la ausencia es el diurno. Pierde el dominical y resta al salario básico. Ejemplo: insertar la clase de ausencia de suspensión así: -Ausencia: digitar el código 01 Descripción: Suspensión -Concepto: escoger el concepto 043 -Forma pago: No pagada - Resta al contrato: seleccionar que si -Horario: Diurno: - Pierde dominical: seleccionar que si con mas de 8 horas -Resta del básico: seleccionar que si con mas de 1 horas INGRESAR POR TRANSACCIONES REGISTRO DE AUSENCIAS Empleado: seleccionar el empleado Arango hernandez juan o (el empleado que exista en la nomina ) Ausencia: seleccionarla ausencia 01 -Fecha inicio: 7.01.2002 -Fecha final: 7.01.2002 -Horas: 8 horas -Área: 0002(o seleccione el área en que pertenece su empleado) -Departamento: 006 Generación a nomina -Nomina: : seleccionar la nomina Qc ip(o en la que han venido trabajando en le cual esa persona exista) -Periodo:2002.01.1 -Envío: Ap Dar clic en generación a nomina Entrar en los computadores que es el modulo de liquidación y liquidar a la persona que tiene la ausencia y permiso • Permisos colectivos :Para hacer este ejercicio debe de existir mas de una persona en la nomina -Tipo de permiso: Seleccionar el 01. -Fecha de salida:.7.01.2002 -# de :8 Horas Indicar Forma de clasificación : por nomina Prioridad:1 Desde: qc ip Hasta: qc ip dar clic en aceptar , dar clic en continuar Seleccionar el dispositivo por pantalla Entrar en los computadores que es el modulo de liquidación y liquidar a las persona que tiene la ausencia y permiso. 8. MÓDULO DE PRESTACIONES SOCIALES Permite controlar el proceso de la liquidación, reliquidación y consolidación de las prestaciones sociales que se presentan por los trabajadores de la empresa; ya sean legales o extralegales. A. CONFIGURACIÓN. * Parámetros de cesantías. * Registro de cesantías. * Fondo de cesantías. * Depuración de Consolidación de Cesantías * Definición de envíos. * Instalación de archivos. * Registros de envíos. B.TRANSACCIONES. ? Cesantías. ??Generación de primas a nomina. C. CONSULTAS. ? Cesantías e intereses pagados. ??Cesantías e intereses por pagar. ??Consulta general de cesantías. D. INFORMES. ? Cesantías pagadas DEL.. AL.. ??Cesantías pagadas detallado. ??Personal a pago parcial. ??Personal en fondo de cesantías. ??Personal en ley 50 con saldos. ??Cesantías personal retirado. PARÁMETROS DE CESANTÍAS: * Conceptos de consolidación Anual: Se deben especificar los Conceptos por los cuales se deben generar las consolidaciones. Cesantías: Es el concepto de nómina por el cual se pagan las Cesantías, puede ser seleccionado de la pantalla Consulta de Conceptos. Intereses: Es el concepto de nómina para los Intereses de las Cesantías, puede ser seleccionado de la pantalla Consulta de Conceptos. Nuevo Régimen: Es el concepto de nómina tanto para Cesantías como para los Intereses de las Cesantías para el Nuevo Régimen Laboral, puede ser seleccionado de la pantalla Consulta de Conceptos. * Concepto de Consolidación Parcial: Se deben especificar los Conceptos por los cuales se deben generar las consolidaciones parciales. Cesantías: Es el código del concepto que se asocia a la Consolidación parcial de las Cesantías. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Conceptos y seleccione el concepto que necesite. Intereses: Es el código del concepto que se asocia a los Intereses parciales de las Cesantías. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Conceptos y seleccione el concepto que necesite. * Fecha de la última consolidación anual: Especifique la fecha (dd,mm,aa) en la que fue realizada la última consolidación de Cesantías e Intereses de las Cesantías por la empresa. Presione el Lookup y en la pantalla Calendario seleccione la fecha indicada. * Días Año: Especificar el número de días del año por el cual se realiza el cálculo de las consolidaciones en la Empresa. * Cálculo de Intereses desde el último pago de Cesantías: El sistema genera el cálculo automático de los Intereses a las Cesantías. Marque: NO ó SI, según el caso. * Formatos de Impresión: Seleccione según el caso el formato para ser impresos los siguientes documentos: De Consolidación: Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Documentos y seleccione el documento a imprimir. Certificados de Interés: Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Documentos y seleccione el documento a imprimir. REGISTRO DE CESANTÍAS: Por Empleado, Por Apellido ó Por Documento. La consulta se realiza por el código de identificación del Empleado, por el apellido del empleado ó por el documento de identidad del Empleado. La información aparece ordenada así: Empleado, apellidos-nombre del empleado, documento de identidad, fecha de ingreso, fecha de antigüedad, estado y clase de documento de identidad. Cesantías. Aparecen los empleados que están registrados con liquidación de Cesantías en el sistema. La información esta ordenada de la siguiente forma: Fecha de Liquidación, consolidados cesantías, consolidados intereses, estado, tipo, resolución de Mintrabajo, indicador de traslado al fondo y causa del Anticipo. REGISTRO DE CESANTÍAS: Consolidación Cesantías: Digitar el valor de las cesantías consolidadas del Empleado. Intereses: Digitar el valor de los intereses de cesantías consolidadas del Empleado. Datos del Pago Cesantías: Digitar el valor de las cesantías reales a liquidar al Empleado. Intereses: Digitar el valor de los intereses reales de las cesantías a pagar al Empleado. Fecha de Solicitud: Seleccione con el Lookup , la cual llama la pantalla Calendario , la fecha (dd,mm,aa) que necesite. Resolución: Digitar el número de la Resolución del Ministerio de Trabajo por el cual se ampara el pago de las Cesantías del Empleado. Causa del Anticipo: Es la descripción detallada por la cual se realizó el pago de consolidado y/o intereses de Cesantías al empleado. Estado: Digitar según el caso: 1 ó Blanco A Consolidar, 2 Pago Autorizado ó 3 Pagado. Marque además una de las siguientes opciones, según el caso: Parcial ó Consolidadas Para guardar el registro oprima el botón FONDO DE CESANTÍAS: Por fondo La consulta se realiza por el código de Fondo de Cesantías registrados en el sistema. Por esta opción se ingresa al sistema un nuevo Fondo de Cesantías. Empleados Aparecen los empleados que están relacionados con cada Fondo de Cesantías. La información aparece por: El código de identificación del empleado, apellidos y nombre del empleado y fecha de antigüedad. Por esta opción, se ingresan todos los empleados que estén afiliados a determinado Fondo de Cesantías. REGISTRO DE FONDOS DE CESANTÍAS: Fondo: Digitar el código del nuevo Fondo de Cesantías a ingresar. No debe ser mayor de dos caracteres. Descripción: Detalle el nombre del nuevo Fondo de Cesantías a ingresar. No debe ser mayor de 30 caracteres. Formato de Impresión: Digite el código del formato de documento a imprimir. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Documentos y seleccione el documento que necesite. Para guardar el registro oprima el botón REGISTRO EMPLEADOS A FONDO : Empleado: Es el nombre del Empleado, que va ser afiliado a un Fondo de Cesantías. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Empleados General y seleccione el empleado que necesite afiliar. Para guardar el registro oprima el botón DEPURACIÓN DE CONSOLIDACIÓN DE CESANTÍAS : Este proceso sirve para borrar las últimas consolidaciones realizadas entre un rango determinado de fechas así: * Tipo : Es la clase de Cesantías que se van a depurar, así: C : Consolidadas. P : Parciales. * Del : Es el primer rango de fechas que comprende la depuración, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Al : Es el último rango de fechas que comprende la depuración, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. PARÁMETROS GENERALES DEL MÓDULO: Por esta opción, se configuran todos los parámetros para trabajar el módulo de Prestaciones Sociales. * Definición de Envíos: Es la descripción de los conceptos relacionados para realizar los envíos a nómina. Cesantías: Es el Concepto por el cual se encuentra anexada las cesantías de los empleados. Con el Lookup llama la pantalla Definición de Envíos y seleccione el envío relacionado con el concepto de cesantías. Primas: Es el Concepto por el cual se encuentra anexada la prima de los empleados. Con el Lookup llama la pantalla Definición de Envíos y seleccione el envío relacionado con el concepto de cesantías. * Relaciones Laborales: Es la descripción de los conceptos relacionados de acuerdo a la ley para la realización de la liquidación de las Prestaciones Sociales. Ley 50: Es el Concepto por el cual se encuentra anexada la Ley 50 de los empleados. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Relaciones Laborales y seleccione el envío relacionado con el concepto de cesantías. Salario Integral: Es el Concepto por el cual se encuentra anexado el salario integral de los empleados. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Relaciones Laborales y seleccione el envío relacionado con el concepto de cesantías. CONSOLIDACIÓN PARCIAL INDIVIDUAL: Primero debe señalar el empleado al cual se le realizará el pago de las Cesantías y oprima el botón Luego oprima el botón para listar dicha consolidación. Si desea verificar si al empleado se le han realizado pagos parciales de las Cesantías oprima el botón CONSOLIDACIÓN PARCIAL: Fecha de Liquidación: Es la fecha en la cual se realiza la consolidación de las Cesantías del Empleado. Causa del Anticipo: Digitar la causa o razón por la cual se realiza el anticipo de las Cesantías. CONSOLIDACIÓN PARCIAL GLOBAL: Desde: Es el código de la nómina inicial con el cual se realiza la consolidación. Con el Lookup llama la pantalla Consulta Nóminas , y seleccione el código de la nómina que necesite. Hasta: Es el código de la nómina final con el cual se realiza la consolidación. Con el Lookup llama la pantalla Consulta Nóminas , y seleccione el código de la nómina que necesite. Fecha: Es la fecha por la cual se realizará la Consolidación de las Prestaciones Sociales. Seleccione con el Lookup en la pantalla Calendario la fecha (dd,mm,aa) que necesite. Para guardar la consolidación parcial global oprima el botón CONFIRMACIÓN DE PAGOS: Por empleado La consulta se realiza por el código de identificación del Empleado, por el apellido del empleado ó por el documento de identidad del Empleado. La información aparece ordenada así: Empleado, apellidos-nombre del empleado, documento de identidad, fecha de ingreso, fecha de antigüedad, estado y clase de documento de identidad. Cesantías. Aparecen los empleados que están registrados con liquidación de Cesantías en el sistema. La información esta ordenada de la siguiente forma: Fecha de Liquidación, consolidados cesantías, consolidados intereses, estado, tipo, resolución de Mintrabajo, indicador de traslado al fondo y causa del Anticipo. Señale el empleado y las Cesantías que se desean autorizar para su pago y luego oprima el botón FORMATO DE CONSOLIDACIÓN PARCIAL: (Impresión Formatos de Consolidación ) Por esta opción, se genera e imprimen todos los formatos de consolidación. CONSOLIDACIÓN ANUAL: Fecha de la consolidación: Es la fecha de la consolidación real si es por calendario comercial la fecha es el 30 de diciembre y si es calendario juliano la fecha es el 31 de diciembre. Con el Lookup llama la pantalla Calendario y seleccione la fecha (dd,mm,aa) que necesite. INFORME RESUMIDO DE CESANTIAS PAGADAS: Se debe seleccionar el destino del informe. CONSOLIDACIÓN ANUAL: Se debe seleccionar el destino del informe. INFORMES DE CONSOLIDACIÓN: Este botón nos permite generar los siguientes informes de consolidación : Intereses / cesantías consolidados, informe de cesantías consolidadas, informe de intereses consolidados, informe de intereses pagados y por ultimo on informe de cambio s ley 50 en el año. CERTIFICADOS DE INTERESES: CONSULTAS DE CONSOLIDACIONES: Consulta de cesantías consolidadas. RELACIONES PARA FONDO DE CESANTIAS: GENERACIÓN DE PRIMAS A NOMINA: Concepto a Liquidar: Seleccione el concepto de la prima extra legal. Nómina: Seleccione la nómina a la cual le va a pagar dicho concepto. Período: Marque el período creado para este fin. Envío: pm (el sistema lo trae por defecto después de haber realizado el punto 5). Luego oprima Generación a Nómina. El sistema arroga un informe de dicha liquidación, el cual lo puede enviar por Impresora, pantalla o archivo. ¿CÓMO PARAMETRIZAR EN FORMA GENERAL LAS PRIMAS LEGALES Y EXTRALEGALES? A continuación se describe detalladamente como deben estar configurados los conceptos, para que quede en funcionamiento las primas legales y extralegales por nómina. Se debe definir como se va ha pagar las primas, si es por nómina o por fuera de nómina A. POR NOMINA LQ092 1. Definir la nómina y calendario con el que se va ha pagar. Este proceso es automático y sale el pago de dicha prima cuando pague la nómina. 2. Se debe configurar los conceptos de pagos de primas legales y extralegales, y sus variables. Configuración del Concepto Por Configuración | Conceptos: Matricular al concepto, las siguientes políticas. Definición de Políticas Periódica : LQ092. Definición de políticas Por fuera de Nómina: Nada Ver : "PARAMETRIZACION DE LAS VARIABLES DEL CONCEPTO". B. POR FUERA DE NOMINA LQ092 1.Definir la nómina y calendario con el que se va ha pagar. Este proceso requiere una serie de pasos: 1.1.Cree un calendario de procesos. 1.2.En el módulo de Prestaciones Sociales, Transacciones | Generación de Primas a nómina, se genera el concepto de la prima, para el calendario creado. Aquí se saca el informe de las primas. 1.3.En Liquidación de Nómina, se escoge la nómina, el período y se liquida cono VALORES REPORTADOS, Luego continua con el proceso normal de pago. 2. Se debe configurar los conceptos de pagos de primas extralegales, estos se parametrizan igual que el punto 2.2. de A. POR NOMINA. Configuración del Concepto Por Configuración | Conceptos: Matricular al concepto, las siguientes políticas. Definición de Políticas Periódica : LQ092. Definición de políticas Por fuera de Nómina: FPRGE Ver : "PARAMETRIZACION DE LAS VARIABLES DEL CONCEPTO" PARAMETRIZACION DE LAS VARIABLES DEL CONCEPTO: Se graban por Configuración | Conceptos | Definición de Variables. La forma de parametrizar es: RELACION: Es el tipo de relación a utilizar: Agrupación de Conceptos, Relación sindical, Nóminas, Relación Laboral, Contrato de Trabajo, Horario, Múltiples Retiros, Sin relación, etc. ARGUMENTO: Es el tipo de Relación a utilizar: Este se activa cuando la Relación necesita algún dato que se asocie o se una para la condición a implementar, Ej: (AG), (RS), (NM), (RL), (CT), (HO) y (MT), para el argumento Sin Relación este campo no se activa. NOMBRE VARIABLE: Es el nombre de la variable a matricular. DESCRIPCIÓN VARIABLE: Es la descripción de la Variable. TIPO DE VARIABLE: Puede ser (A) Alfanumérica, (#) Numérica y (F) Fecha. DATO: Es el tipo de dato de la variable, este se define según la variable y el tipo de variable. En algunos casos el argumento trae el dato por defecto y en otros hay que matricularlo. Nota: Cuando aparezca ' ' indica que se define de acuerdo al tipo existe a matricular ya sea por relación, argumento, variable, descripción, tipo y dato. A continuación se relacionan una serie de variables, las cuales de deben matricular según el caso: GENERALES DE PRIMAS: 1. 'No', 'No', 'TipCld', 'Tipo de Calendario', 'A', 'C', Si el dato es 'C' el calendario es comercial, si es 'J' el calendario es juliano. 2. 'No', 'No', 'Dias_Minimos', 'Dias minimos trabajados para tener derecho a prima', '#', ' ', El datos es el número de días minimos para tener derecho a prima. 3. 'No', 'No', 'Dias_Pag', 'Dias a pagar', '#', ' ', El datos es el número de días a pagar (tal cual). 4. 'No', 'No', 'Dias_Sem', 'Dias del Semestre', '#', ' ', El datos es el número de días del semestre. 5. ' ', ' ', 'NPag', 'No pagar', 'A', ' ', Si el Dato es 'S' no paga dicho concepto según la relación. 6. 'No', 'No', 'F_Finsem', 'Fecha final del semestre', 'F', ' ', El Dato es la fecha final del Semestre. 7. 'No', 'No', 'N_Con_Per', 'Número de condicionador del Período', '#', ' ', El dato es número de condicionador del período que esta activo en el Calendario de la nómina a pagar. 8. 'No', 'No', 'Debug', 'Ver proceso', '#', ' ', Si el dato es ' ' no aplica, si el dato '1' se ve el proceso. 9. 'No', 'No', 'Dias_Acu', 'Días para ver acumulados', '#', ' ', El datos es el número de días. 10. 'No', 'No', 'F_FinAcu', 'Fecha fin de acumulados', 'F', ' ', El datos es la fecha final de acumulados. SI DESEA RELIQUIDACION PARA PRIMAS: 1. 'No', 'No', 'Reliquida','Reliquida la prima','A',' ', Si el dato es ' ' no reliquida la prima, si es 'R' reliquida la prima. 2. 'No', 'No', 'CPto_RLq', 'Concepto de Reliquidación de Primas', 'A', ' ', el Dato es el número del concepto por donde se va a pagar la reliquidación de primas. 3. 'No', 'No', 'Fi_RlqP', 'Fecha inicial que comprende el pago de la Prima', 'F', ' ', el dato es la fecha inicial. 4. 'No', 'No', 'Ff_RlqP', 'Fecha final en que se comprende el pago de la Prima y el cual se va a Reliquidar', 'F', ' ', el dato es la fecha de final. 5. 'Ag', 'Ag', 'Agrup_Cpt_RlqP', 'Agrupación de conceptos para reliquidación de primas', 'A', ' ', el dato es la Agrupación de conceptos. PARA RESTAR LAS AUSENCIAS A LAS PRIMAS: 1. 'No', 'No', 'TipAu', 'Mira la ausencias para primas', 'A', ' ', si el dato es ' ' no mira la ausencias, si es 'M' verifica las ausencias del Módulo ó 'A'-de los Acumulados. 2. 'Ag', 'Ag', 'Agrup_Cpt_AU', 'Agrupación de conceptos de ausencias para primas', 'A', ' ', el dato es la agrupación de conceptos de ausencias para primas. 3. 'No', 'No', 'FI_Au', 'Fecha inicial de ausencias para primas', 'F', ' ', el dato es la fecha de inicial. 4. 'No', 'No', 'Ff_Au', 'Fecha final de ausencias para primas', 'F', ' ', el dato es la fecha de final. Nota: Donde la prima extralegal tiene prioridad 0 y la prima lega prioridad 1 y es a este cpto. donde se le matriculan las variables. SI INCLUYE PRIMA EXTRALEGAL PARA PRIMA LEGAL: 1. 'No', 'No', 'Ext_Agrup', 'Agrupación de conceptos para primas Extralegales', 'A', ' ', El datos es la agrupación de conceptos. 2. 'No', 'No', 'Ext_Aplic', 'Aplicar Extralegales para prima', 'A', 'P', 3. 'No', 'No', 'ExtF_fin', 'Fecha final de Busqueda', 'F', ' ', El datos es fecha final. 4. 'No', 'No', 'Ext_dias', 'Días para busqueda', '#', ' ', El datos es número de días. 5. 'No', 'No', 'Ext_Fte', 'fuente de Extralegales', 'A', N-Novedades, A-Acum, L-Mvto.Liquidado. 6. 'No', 'No', 'Ext_Div', 'Días a dividir Extralegales', '#', ' ', El datos es número de días a dividir. SI INCLUYE PRIMA EXTRALEGAL PARA PRIMA LEGAL POR FUERA DE NOMINA: 1. 'Ag', 'Ag', 'Pfm:Ext_Agrup', 'Agrupación de conceptos para primas Extralegales', 'A', ' ', El datos es la agrupación de conceptos. 2. 'No', 'No', 'Pfm:Ext_Aplic', 'Aplicar Extralegales para prima', 'A', 'P'-Promedio, 'B'-Básico. 3. 'No', 'No', 'Pfm:ExtF_fin', 'Fecha final de Busqueda', 'F', ' ', El datos es fecha final. 4. 'No', 'No', 'Pfm:Ext_dias', 'Días para busqueda', '#', ' ', El datos es número de días. 5. 'No', 'No', 'Pfm:Ext_Fte', 'fuente de Extralegales', 'A', 'N', 6. 'No', 'No', 'Pfm:Ext_Div', 'Días a dividir Extralegales', '#', ' ', El dato es el # de días a dividir. CALCULO DE SALARIO PROMEDIO Acontinuación se describen unas variables para el calculo del salario promedio: "'Ag', 'Ag', 'Agrup_Cpt_AC', 'Agrupación de conceptos valores ', 'A', ' ', "'Ag', 'Ag', 'Agrup_Cpt_AH', 'Agrupación de conceptos Horas', 'A', ' ', "'No', 'No', 'TipCld', 'Tipo de Calendario', 'A', ' ', "'No', 'No', 'Dias_Chg_Sal', 'dias para cambio de salario', '#', Número de días de cambio "'No', 'No', 'Tipo_Prom', 'Tipo de promedio', 'A', 'H' Historia Salarial, P-Promedio. "'No', 'No', 'DiaSalPrm', 'Días para el promedio', '#', # días para el promedio. "'No', 'No', 'DiasMenos', 'dias menos', '#', ' ', "'No', 'No', 'TipDMenos', 'tipo de días menos', 'A', ' ', "'No', 'No', 'Tipo_Sal', 'tipo de salario', 'A', ' ', "'No', 'No', 'Por_Exceso', 'por exceso', '#', ' ', / 100. Colocar 833 (1/12 = 0.0833 * 100). Si en el pago de las primas se incluye el pago de una doceava parte de la misma. "'No', 'No', 'Agrup_Cpt_BsV', 'Agrupacion suma al basico', 'A', ' ', "'No', 'No', 'DiasBsV', 'tipo de dias a sumar al basico', 'A', ' ', "'No', 'No', 'Factor_Bsv', 'factor suma al basico', '#', ' ', / 10000 "'No', 'No', 'tipProy', 'tipo de proyección', 'A', ' ', "'No', 'No', 'DiasPry', 0), 'días de proyección', '#', ' ', "'No', 'No', 'Agrup_Cpt_Pry', 'Agrupación conceptos dias de proyección', 'A', ' ', "'No', 'No', 'VlrSub','valor subsidio transporte', '#', ' ', / 100 "'No', 'No', 'Var_TopSub', 'tope subsidio transporte', '#', ' ', EJEMPLO POR FUERA DE NOMINA: 1. Definir la nómina y calendario con el que se va a pagar. Este proceso requiere una serie de pasos: 1.1.Cree un calendario de procesos. 1.2.En el módulo de Préstaciones Sociales, Transacciones | Generación de Primas a nómina, se genera el concepto de la prima, para el calendario creado. Aquí se saca el informede las primas. 1.3.En Liquidación de Nómina, se escoge la nómina, el período y se liquida cono VALORES REPORTADOS, Luego continua con el proceso normal de pago. 2. Configuración del concepto: Por Configuración | Conceptos, se matriculan al concepto, las siguientes políticas. Definición de Políticas Periódica : LQ092. Definición de políticas Por fuera de Nómina: FPRGE 3. Parametrización del concepto: Se graban en Configuración | Conceptos | Variables de Conceptos AG, AG, Agrup_Cpt_AC, Agrup Cptos valores, Alfa, ACPL No, No, Debug, ver, #, 0 No, No, DiasSlrPrm, dias salario promedio, #, 150 No, No, Dias_minimos, dias minimos para tener derecho, #, 90 No, No, Dias_Pag, dias a pagar, #, 15 No, No, Dias_Sem, Dias del Semestre, #, 180 No, No, TipAu, tipo de ausencia, A, M No, No, FI_AU, fecha inicial ausencia, F, 1.07.1999 No, No, FF_AU, fecha final ausencia, F, 31.12.1999 AG, AG, Agrup_Cpt_AU, Agrup Cptos ausencias, Alfa, ADPL No, No, F_Finsem, fecha final semestre, F, 31.12.1999 No, No, N_Con_Per, condicionador del período, #, 4 No, No, TipCld, tipo de calendario, A, J No, No, Tip_sal, tipo de salario, A, M RL, SI, Npag, no pagar , A, S ¿CUÁLES SON LAS VARIABLES PARA LA PRIMA LEGAL Y EXTRALEGAL? Las variables que se utilizan para el cálculo de la Prima Legal y Extralegal, deben colocarsen en cada una de dichos Conceptos, así: Por Configuración | Conceptos | Definición de Variables: Rel Arg Variable Descripción Tipo Dato Ag Ag Agrup_Cpt_Ac Agrupación salario variable Alfa#ca Agrupación base No No Días_Acu Días acumulados #ca. Días para acumulados' No No Días_Pag Días de pago #ca. Días x 100 No No Días_Sem Días semestral #ca. Días del Semestre No No F_FinAcu Fecha de acumulados Fecha Final de acumulados' No No F_FinSem Fecha final Fecha Final del Semestre No No N_Con_Per Condicionador del periodo #ca. # del Acondicionador No No Tipcld Tipos calendarios Alfa#ca C-calendario, J-juliano No No Tipo_Sal Sal.Básico x Relac.Sindical Alfa#ca B-básico, P-promedio CESANTÍAS PAGADAS : Por Empleado ó Por Apellido. La consulta se realiza por el código de identificación del Empleado y por el apellido del empleado. La información aparece por: El código de identificación del Empleado, por el apellido, por el nombre, por la fecha, por cesantías pagadas, por los intereses pagados, causa del anticipo, cesantías consolidadas, intereses consolidados y por el tipo. En la sección Por Apellido , aparece la tecla la cual lo llama a la pantalla Consulta de Empleados General y seleccione el empleado que necesite. PERSONAL A PAGO PARCIAL : Por Empleado ó Por Apellido. La consulta se realiza por el código de identificación del Empleado y por el apellido del empleado. La información aparece por: El código de identificación del Empleado, por el apellido, por el nombre, por la fecha, por cesantías pagadas, por los intereses pagados, causa del anticipo, cesantías consolidadas, intereses consolidados y por el tipo. En la sección Por Apellido , aparece la tecla la cual lo llama a la pantalla Consulta de Empleados General y seleccione el empleado que necesite. CONSULTA GENERAL: Por Empleado ó Por Apellido La consulta se realiza por el código de identificación del Empleado y por el apellido del empleado. La infamación aparece por: El código de identificación del Empleado, por el apellido, por el nombre, por la fecha, por cesantías pagadas, por los intereses pagados, causa del anticipo, cesantías consolidadas, intereses consolidados y por el tipo. En la sección Por Apellido , aparece la tecla la cual lo llama a la pantalla Consulta de Empleados General y seleccione el empleado que necesite. CESANTÍAS PAGADAS DEL - AL: Seleccione el rango de fechas por las cuales se va a realizar el informe de las Cesantías Pagadas. Del: Con el Lookup llama la pantalla Calendario y seleccione la fecha (dd,mm,aa) que necesite. Al: Con el Lookup llama la pantalla Calendario y seleccione la fecha (dd,mm,aa) que necesite. Generar el informe y llama la pantalla "Seleccionar Destino del Informe" y seleccione: Dispositivo Destino: Impresora, Disco, Pantalla, Meta File. PERSONAL EN FONDOS DE CESANTÍAS : Por esta opción, se imprime el informe de todo el Personal que esta suscripto a un fondo de Cesantías. Fondo Desde: Es el código inicial del rango de Fondo de Cesantías por el cual se saca el informe. Con el Lookup llama la pantalla Fondos de Cesantías y seleccione el que necesite. Fondo Hasta: Es el código inicial del rango de Fondo de Cesantías por el cual se saca el informe. Con el Lookup llama la pantalla Fondo de Cesantías y seleccione el que necesite. CESANTÍAS DEL PERSONAL RETIRADO: Por esta opción, se imprime el informe de las Cesantías del Personal ya Retirado. Complete la siguiente información: Del: Es la fecha inicial para la realización del informe. Con el Lookup llama la pantalla Calendario y seleccione la fecha (dd,mm,aa) que necesite. Al: Es la fecha final para la realización del informe. Con el Lookup llama la pantalla Calendario y seleccione la fecha (dd,mm,aa) que necesite. 9. SEGURIDAD SOCIAL Permite controlar el proceso de autoliquidación de aportes que ocurre periódicamente para las diferentes entidades de seguridad social, teniendo en cuenta las múltiples novedades que se presentan por los trabajadores. A. REGISTRO. * Período de autoliquidación. * Entidades Administradoras. * Sucursales. * Servicios. * Administradoras sucursales servicios. * Centros de Trabajo. * Entidades Recaudadoras. * Ciudades. * Definición de Conceptos Pago/ Deducción. * Novedades de Seguridad Social. * Integrado con nomina. B. TRANSACCIONES. ??Generación de novedades. ??Controles de novedades. ??Autoliquidación. ??Novedades de autoliquidación. ??Novedades de nomina. C. INFORMES. ?? Informe de incapacidades valorizadas. ??Matricula de empleados - nomina. ??Aportes de autoliquidación. ??Matricula de empleados. ??Informes de tablas de autoliquidación. ¿CÓMO SE HACE UNA AUTOLIQUIDACIÓN? A. Tener todo Registro del sistema de autoliquidación en orden y/o parametrizado (solo se hacer la primera vez o cuando existan cambios). B. El Registro de Empleados parametrizado (El reg. de Seguridad Social). C. Tener los períodos de nómina cerrados. D. Revisar las novedades de cada uno de los módulos de Incapacidades, Ausencias y/o Permisos, Vacaciones (en estas novedades el sistema mira las fechas de inicio, la duración y los estados de las mismas) y Horas Extras (el sistema toma los acumulados de ésta agrupación HEXT - Variación Transitoria del Salario). Esto con el fín de tener todos los datos completos para poder realizar la autoliquidación. NOTA: Si aparece un mensaje: "Períodos no encontrados", es porque no se han cerrado éstos. E. Liquidación de las novedades de la autoliquidación. F. Realizar la autoliquidación. Existen dos formas de grabar novedades para la autoliquidación: ?Por los módulos de vacaciones, incapacidades, ausentismo, etc. Cuando esta integrado con Nómina. ?Directamente grabar las novedades en la autoliquidación. Cuando no está integrado con Nómina. PROCESO: A) Genero las novedades, así: * Ingreso por el módulo de seguridad social , por transacciones, liquidación de novedades, se puede hacer de la siguiente forma: Eligo primero el período de autoliquidación, es decir, el período que se va a liquidar. Se puede hacer por liquidación o reliquidación. ??Por liquidación lo hace de una forma global. ??Por reliquidación se puede hacer de forma individual para uno o varios empleados. ¿Este proceso qué hace? Busca en los módulos (incapacidades, ausentismo, vacaciones y horas extras), las novedades de cada uno de ellos y genera el listado de novedades de acuerdo con los parámetros que hay en la configuración de la autoliquidación, generando así los códigos de esas novedades de acuerdo a la definición de las novedades por nómina. IMPORTANTE: Todo lo que tenga que ver con la autoliquidación debe estar matriculado para que este lo tenga en cuenta al liquidar. Tanto en el módulo que genero la novedad cómo en la configuración de la autoliquidación. El sistema verifica y saca un informe de inconsistencias y/o novedades que básicamente son de dos tipos: 1.MATRICULA: Una persona debe estar matriculada en los tres servicios (pensiones, salud y riesgos profesionales), en caso de no cumplir esta condición, dicha inconsistencia aparecerá en éste informe, en este caso revise la matrícula y/o matricule al empleado en el servicio que le hace falta. En el caso de la jubilados, estos están matriculados en un sólo servicio, por lo tanto siempre saldrá en el informe esta inconsistencia. Nota : Cuando hay un jubilado el sistema lo identifica por la fecha de jubilación que ha sido matriculada en el registro del empleado. 1.VARIACIÓN DEL SALARIO A REPORTAR. Este mensaje aparece ocurre cuando por una de las siguientes razones: incapacidad, vacaciones, ausencias o ha tenido horas extras, una o varias de estas novedades hace que ocurra una variación en el salario del empleado. Entonces a estas personas se les debe cambiar el IBC (Ingreso Base Reportado), en el registro del AMA o registro de autoliquidación, teniendo en cuenta la fecha en la cual se registró la novedad. Para ingresar el IBC del mes anterior, se debe realizar lo siguiente: - Si el período esta cerrado, ingreso por la opción Registro, Calendario y se abre temporalmente cambiando el estado 1, por 'blanco', luego ingreso por Transacciones, autoliquidación y selecciono el período anterior. Ingrese al registro de autoliquidación y anote los salarios a reportar. (No liquide allí). No olvide cerrar nuevamente el período que acabó de abrir. - Si los períodos están abiertos, simplemente ingrese a la autoliquidación del período anterior y en el registro de autoliquidación ingrese los salarios a reportar (No liquide allí). Cierre el período y en ambos casos liquide en el período que realmente se va a ejecutar la liquidación. Este proceso de generación de novedades se puede realizar todas las veces que sean necesarias (esto se debe a que el borra el archivo anterior y la reemplaza con los nuevos datos). Si existe una novedad que no se registró como son: los ingresos, los retiros y los traslados de las administradoras, se deben hacer por Configuración | Registro de Empleados en la Seguridad Social de éste. Luego de estar revisado y corregidas todas las inconsistencias, prácticamente esta listo para realizar la autoliquidación. B) Ahora entre por Transacciones | Autoliquidación, ingresando al Sistema de Seguridad Social. Allí nuevamente escojo el período, el sistema trae por defecto el último período abierto y hago cada uno de los pasos que se indican en este orden. 1. Auto-liquido: ésta se puede realizar: Por Empresa, Empresa Sucursal, Empresa Sucursal Servicio, Beneficiario o Todos. Si desea realizar el proceso para una o varias personas, seleccione Por beneficiario. 2. Una vez realizada la autoliquidación, se pueden hacer: consultas e informes de esa autoliquidación donde salen en resumen cuánto es el IBC de la persona, cuántos días se están cotizando, cuánto es el valor de la cotización y el valor del fondo de solidaridad de pensión (si se tiene), ese informe se puede imprimir, consultar, guardar en un archivo, etc. Con el fín de verificar que todo esté correcto. Si hay alguna inconsistencia, esta se debe revisar regresando a cada uno de los módulos y grabarlas. Si me faltan novedades que no están en los módulos puedo entrar por la parte de Novedades de Autoliquidación (primera opción) y hacer un registro de dichas novedades de forma manual, escogiendo el empleado, la administradora, la sucursal y el servicio correspondiente con los días, valores, etc. También por esta parte se pueden borrar o cambiar valores u otros datos que se tengan allí y que no correspondan. En el registro de empleados en Seguridad Social sin Novedades, existe un "suiche" de Salario Fijo, su función es colocar salario que no se modifica. Si los salarios varían cada período, se debe ingresar cada vez y modificarlo. 1.Después de haber corregido todo esto, realizo el tercer paso y es dependiendo de... Si manejo el decreto 326 y tengo pagos o deducciones (intereses de mora, incapacidades pagadas y demás conceptos), allí se ingresan estos valores 1.Generación de Medios Magnéticos: Se deben hacer para cada Administradora en el servicio específico. Existen cuatro tipos de medios magnéticos: Pensión, Salud, Riesgos Profesionales y el Seguro Social (que es atípica). Al iniciar la creación del medio magnético marque el o los nombres de las Administradoras a procesar, seleccione el destino y defina el nombre del archivo plano (este nombre lo dan las Administradoras). Aquí se tiene la probabilidad de imprimir de una forma detallada o resumida la autoliquidación cómo un borrador al seleccionar la opción por pantalla, realizando las dos operaciones al mismo tiempo (disquete y pantalla) mostrando los valores, la cantidad de personas afiliadas y el total a pagar, para ser transferidos al documento en el cual se va a hacer el pago. Se envían los medios magnéticos y se queda en espera de la revisión de la Administradora, y en caso de existir inconsistencias éstas lo devuelven. El Seguro Social exige una planilla con un formato para realizar todas las correcciones. Las fallas más comunes de un medio magnético son: La falta de la ciudad, el nit mal reportado y las novedades generadas desde la nómina. 1.Cierre del Período, básicamente hace lo siguiente: Cierra el calendario para que no lo vuelva a mostrar. Recompone los salarios de acuerdo con las variaciones permanentes de éste, que para cada empleado el sistema halla enviado; es la diferencia siempre básica entre lo que el empleado tenga en la autoliquidación cómo salario reportado y el salario que se tenga en la nómina. ¡NO OLVIDE HACER BACKUPS ANTES Y DESPUÉS DEL CIERRE DEL PERÍODO! ¿CÓMO SE INGRESA EL HISTÓRICO EN EL REGISTRO DE AUTOLIQUIDACIÓN? Cuando sé están ingresando datos de las autoliquidaciones anteriores (para tenerlas como históricos), no se les puede oprimir o generarles autoliquidación, ya que estas autoliquidaciones quedarían con los datos que posee actualmente el empleado (cómo es el sueldo actual, afectados por vacaciones, ausencias, etc.). IBC Es el salario básico + variación transitoria del salario (vacaciones, ausencias, incapacidades) ¿CUÁNDO SE VUELVE A RELIQUIDAR UN EMPLEADO? Se vuelve a re-liquidar cuando se cambian o se ingresan nuevas novedades de los módulos de incapacidades, ausentismos, vacaciones y horas extras. ¿CUÁNDO DEBO CERRAR EL PERÍODO? El período se cierra después de haber realizado todos los pasos anteriormente descriptos en cómo se hace una autoliquidación, después de haber realizado los informes necesarios y después de haber generado los medios magnéticos y que éstos últimos no sean devueltos por las entidades administradoras. Para cerrarlo oprima el botón CERRAR PERÍODO. ¿CÓMO SE PUEDEN RESTAR LOS CONCEPTOS DE AUSENCIAS EN LA SEGURIDAD SOCIAL? Para cuando se van a restar las Ausencias en la Autoliquidación, debe crear una de las siguientes variables: 1.Por Configuración | Parámetros del Sistema | Definición de Variables de Usuario, oprima el botón y complete: *Nombre de Variable: Tns:HextNeg *Descripción: Maneja concepto Ausencias *Tipo de Dato: Alfanumérico *Dato: 1 *Proceso: Se deja en blanco. Con la anterior variable debe tener los conceptos de Ausencias registrados en la Agrupación de Conceptos HEXT (para variación transitoria del salario), pero debe estar registrado con signo negativo (-). Luego ingrese al módulo de Seguridad Social | Registro | Clases de Novedades de Nómina y oprima el botón y complete: *Tipo de Novedad: Señale Ausentismo *Clase de Novedad: Código del Ausentismo a restar. Ej.:04 *Descripción: Descripción del Ausentismo a restar. Ej.: PERMISOS Ingrese además en el mismo módulo por Registro | Definición de Novedades de Nómina y seleccione para cada uno de los Servicios la Novedad que se encuentra al frente con código 08-Suspensión o Licencias y en la parte inferior encontrará una sub-pantalla "Definición de Novedades" e la nueva novedad, así: *Novedad: Oprima el botón derecho y seleccione la novedad que creó en el punto anterior. *Días No reconocidos: No se coloca nada queda en 0. *%de Reconocimiento: colocar 100.000 *Tipo se Salario: Se deja marcado Mes. *Calcula Días: Marque esta casilla para que el sistema pueda calcular días de ausencias. *Reporta documento: No se marca. 2.Por Configuración | Parámetros del Sistema | Definición de Variables de Usuario, oprima el botón y complete: *Nombre de Variable: Tns:FraccionAus *Descripción: Maneja fracciones de Ausencias *Tipo de Dato: Alfanumérico *Dato: 1 *Proceso: Se deja en blanco. Con esta variable el sistema resta los valores de las ausencias y si estas suman más de 8 horas resta a los días. NOTA: No deben existir las dos variables al mismo tiempo. ¿CÓMO REALIZAR EL CAMBIO GLOBAL DE UNA ARP A OTRA ARP NUEVA? Esto se realiza cuando la Empresa desea cambiar de Administradora de Riesgos Profesionales, y efectúe: Por Registro | Entidades Administradoras la nueva ARP, registrando: Entidad Administradora: Código dado a la nueva Administradora Razón Social: Es la descripción ó Nombre de la nueva Administradora ARP Identificación: Es el Número de Identificación Tributaria de la nueva Administradora ARP Reporta Dígito de Verificación?: Marque cuando la Empresa esté obligada a reportarlo a la nueva ARP. Código del Formato: Es el código dado por la ARP para el formato de diligenciamiento de Aportes. Código Asignado: Es el código dado por la ARP a la Empresa para reportar sus Aportes. Procesos archivos ASCII coloque: Formato DLL Medio Magnético: SSSUT Ubicación y Nombre: A:\INF Proceso de Autoliquidación: AUTOL Y complete los demás campos de redondeo de acuerdo a lo exigido por la nueva Administradora ARP. Luego ingrese por Registro | Administradoras Sucursales Servicios e esta nueva ARP ligada al servicio de Riesgos Profesionales, así: Entidad Administradora: Seleccione la nueva Entidad ARP creada en el punto anterior. Sucursal: Seleccione la sucursal de la empresa que realiza los aportes a la Administradora. Servicio: Seleccione el servicio RP - Riesgos Profesionales. Aporte: Es el porcentaje total de aportes que debe realizar la empresa a la Administradora. Este valor debe digitarse multiplicado por 10 para que el sistema pueda realizar los cálculos pertinentes. Ej.: Total Porcentaje de Riesgos 2.43%, en este campo debe aparecer 24.30. Los demás campos de esta pantalla son utilizados para la Contabilización. El Cambio Global de ARP se realiza por el módulo de Seguridad Social y por Transacciones | Novedades de Autoliquidación | Cambio Global de APR y allí complemente: ARP Anterior: El sistema trae por defecto la Administradora en la cual se encuentra la Empresa. ARP Nueva: Seleccione la nueva Administradora ARP. Fecha Novedad: Colocar la fecha en la cual se va a reportar a la antigua ARP la novedad del traslado. Fecha Vigencia: Es la fecha en la cual se empieza a cotizar en la nueva ARP. Servicio de Riesgos: Seleccione SR - Riesgos Profesionales. Genera Novedades?: Se marca cuando se deben reportar a las Administradoras las Novedades de: Ingreso y Retiro. Luego oprima el botón para generar el proceso. Este cambia en el Registro del Empleado | Datos Complementarios | Seguridad Social | En el Servicio de Riesgos Profesionales a todos los empleados, registrando allí la nueva Administradora con su respectiva fecha de vigencia en la misma. ¿CÓMO VERIFICO PORQUE NO SE ESTÁN LIQUIDANDO LOS CONCEPTOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL? ?Verificar en que Administradoras, Servicios de Seguridad Social esta matriculada la persona. (Por Registro de Empleados Seguridad Social). ?Anotar la Administradora y el Servicio, ejemplo: SS - Seguridad Social (Empresa) SF - Salud Familiar (Servicio) ?Verificar si existe un concepto de deducción asociada a esta Administradora Servicio. Si no existe se debe de crear así: ?Se toma un concepto similar, para el ejemplo uno de salud, y por conceptos se toma la opción de Duplicación. Se duplica todas las variables (desde, hasta) y se escribe en el concepto el número a crear, al sistema si el concepto no existe le da un mensaje de "Concepto no existe lo crea?", indique OK. Terminada la duplicación, ubique en le concepto creado y cambie: ?Descripción del Concepto. ?Por Definición de Variables cambie el dato de la Variable (ESSEPR), Empresa de Seguridad Social, y en el dato se coloca la Administradora que el concepto va ha manejar (para el ejemplo SS). ¿CÓMO SE TRABAJAN LOS CONTROLES DE LAS NOVEDADES DE AUTOLIQUIDACIÓN? Este proceso se realizar por el Módulo de Autoliquidación | Transacciones | Controles de Novedades y este proceso sirve para controlar las novedades de la Seguridad Social. Los controles deben hacerse después de generada las novedades de la autoliquidación. En la ventana Controles de Novedades se deberá elegir un Período de Autoliquidación y tendrá cuatro tipo de controles: 1.Permanencia en las Administradoras: Para verificar la permanencia de una administradora a la hora de realizar un traslado se deben crear tres variables de usuario para matricular los días mínimos por servicio : ??DiasMinPension, Numérica y en dato va el numero de días mínimos para Pensión. ??DiasMinSalud, Numérica y en dato va el numero de días mínimos para Salud. ??DiasMinRiesgos, Numérica y en dato va el numero de días mínimos para Riesgos. Después de creadas las variable, en la ventana Permanencia en las Administradoras seleccione el servicio a controlar y un rango de empleados. En el informe aparecerán los empleados que tienen la novedad de traslado a y los días de permanencia en esa administradora es menor a los días mínimos. 2.Control de Incapacidades: aquí se controla que no existan incapacidades cuando existe una novedad de autoliquidación en particular (Normalmente la de traslado a), seleccione el servicio con el código de la novedad (Traslado a) a revisar, también elija un rango de administradoras (desde y hasta). El informe nos indicaran que empleados tienen incapacidades y se ha realizado en el mismo período de autoliquidación una novedad de traslado a (o la novedad que eligió en la ventana). 3.Días laborados: Este tipo de informe controla que los días laborados más los días de novedad no sean diferentes a tope (Normalmente es 30, ya que son los días a cotizar en una autoliquidación) excepto cuando existe un ingreso o retiro. Para evaluar los días laborados debe existir el AMA. En la Ventana por defecto en días aparecerán 30 si desea cambiar estos días lo puede hacer, seleccione un rango de administradoras con sucursales y servicios, usted podrá modificar las sucursales y los servicios para que le tomen desde el primero hasta el ultimo (no olvide que el filtra la información el tiene en cuenta los rangos ordenados alfabéticamente) y por ultimo seleccione el rango de empleados. Novedades con Fechas Montadas: Este informe nos muestra novedades con fechas montadas, es decir, para un empleado, en un período y un servicio en particular no deberá tener dos o más novedades en el mismo período de tiempo. Seleccione el rango de administradoras, sucursales, servicios y empleados. ¿CÓMO PUEDO VISUALIZAR LA GENERACIÓN DE LAS NOVEDADES DE LA SEGURIDAD SOCIAL? Para visualizar el proceso detallado el cual realiza el sistema en el momento de la liquidación de las Novedades de la Seguridad debe crear la siguiente variable: Por Configuración | Parámetros del Sistema | Definición de Variables de Usuario, oprima el botón y complete: *Nombre de Variable: Tns:Ogen_NovDebug *Descripción: Visualizar liquidación de Novedades S.S. *Tipo de Dato: Alfanumérico *Dato: 1 - Visualiza, 0 - No visualiza *Proceso: Se deja en blanco. ¿CÓMO SE CORRIGE UNA MATRICULA INCONSTANTE EN SEGURIDAD SOCIAL? Por ejemplo supongamos que se matricula un empleado en Seguridad Social con el Botón de Matricula en el Sistema en ese momento crea una Novedad de Ingreso para la Seguridad Social. Si esta matricula no es válida (por cualquier razón) entonces antes de hacerle algún cambio o matricular de nuevo se debe: ?Verificar cuáles novedades por la opción de consulta de novedades generales, tiene el empleado y borrar los ingresos o novedades que no corresponda. ?Borrar la matricula inconstante con el Botón de Borrar. ?Hacer nuevamente la matricula real con el Botón de Matricula. Si no se siguen los pasos anteriormente descritos, el sistema le va ha liquidar Seguridad Social (autoliquidación) de este empleado en dos administradoras. ¿CÓMO ENCONTRAR LAS CAUSAS DE POR QUÉ NO ESTÁN LIQUIDANDO LA SALUD Y PENSIÓN? En conceptos de nómina: por configuración, conceptos. Hay conceptos que manejan estos, ejemplo: Protección = Pensión Cruz = Blanca EPS *Con política LQ67s Ejemplo: concepto 280 dice que esta en la definición de las variables (tiene datos, nombre, descripción) Sabemos que el empleado debe estar matriculado en seguridad social en una que se llama PT con servicio PE. Debe tener historia salarial, por que sino no le liquida nada. El estado debe estar en blanco por sino no le liquida es por que aparece retirado. Se selecciona la nómina a la cual se va a liquidar por el que se esta descontando o sea tipo 2 (que son los descuentos). Si resulta un error para descontar conceptos al empleado, hay que cambiar las prioridades de descuento. Causas para no liquidar: ?El concepto no existe. ?Que este matriculado en una empresa y un concepto que no existen o manejen. ?Que no le alcance la plata ¿Cómo se maneja? - Se va a conceptos, se escoge el concepto y se le cambia la propiedad. Ejemplo: Seguridad Social prioridad 1, se juegan con las prioridades hasta que queden en el sitio correcto, se cambian por el Registro de conceptos de Nómina. - Al estar todas las prioridades con 0. Ejemplo: la salud y luego con préstamos que están en 1. - Al realizar esta operación por Liquidación Nómina, se re-liquida el empleado en Proceso de Liquidación del período. *En configuración, Conceptos se le marca: si en Dejan abonos pendientes? para que le quede dinero, pero se saca parte de la deuda. *En proceso de Liquidación: Especificación Planillas de Pago: desde el empleado que tiene inconveniente hasta el empleado (el mismo) muestra lo que ha abonado. ¿CÓMO REALIZÓ EL DESCUENTO SOBRE EL MÍNIMO Y NO SOBRE LO DEVENGADO? Para realizar el descuento de la Seguridad Social con base del mínimo y no sobre lo devengado, debe tener lo siguiente: ?Los conceptos deben tener la política LQ67s. ?En la Seguridad Social de cada empleado debe estar marcado en cada uno de los Servicios la opción: Salario Fijo. ?Debe crearle al concepto la siguiente variable: No, No, SalFijo, Alfanumérica, dato 'S' ?El sistema compara: 1. Que la base sea < que el salario por período de la Seguridad Social, realiza descuento sobre el valor de dicho campo independiente de cuanto se le paga al empleado. 2. En vacaciones no hace ninguna operación. CALENDARIO DE AUTOLIQUIDACION SIN CERRAR: Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Calendarios de Autoliquidación. Por Año. Este proceso sirve para matricular todos los periodos ó calendarios de procesos de autoliquidación para todas las entidades administradoras, ya sean ARP, AFP y EPS. La consulta se realiza por el Código del año de Proceso. Entidades Administradoras segun el concepto ARP: Suratep, Colmena... AFP: Proteccion, Porvenir... EPS: Susalud, Coomeva... Aparecen todos los periodos de liquidación para el sistema de seguridad social que están matriculadas, por el código del año, Mes del Año, descripción del año, Fecha inicial y final del periodo, Fechas limites para el pago por Aportante, si es grande o pequeño; y el estado del periodo. Aportante Pequeño: Menos de 20 trabajadores laborando en la empresa Aportante Grande: Mas de 20 trabajadores laborando en la empresa El estado solo aparece marcado cuando el periodo de autoliquidación es cerrado, de lo contrario el estado es 0 ó nulo. Ej : 1 - Periodo Cerrado. Nota: Los períodos que se pueden seleccionar son los que no están cerrados. Para Observar el registro de Calendarios de Autoliquidación, ver PROCEDIMIENTO: Sil01:FrmCAT REGISTRO DE CALENDARIO DE AUTOLIQUIDACIÓN: Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Calendarios de Autoliquidación/Insertar. Por esta opción, se matriculan todos los calendarios ó periodos de autoliquidación para las diferentes entidades administradoras del sistema de seguridad social. Se debe matricular el periodo año - mes, su descripción, la fecha del periodo inicial y final, fecha para límite para el pago por Aportante grande ó pequeño, así: Período: Es el período ó calendario a matricular. Se debe matricular el año y el mes del período para la autoliquidación. Ej.:Año: 2002, Mes: 1. Descripción: Es nombre del período a matricular, debe ser significativo al período. No debe ser mayor de 15 caracteres. Ej.:Enero de 2002. Fechas del Período. Inicial: Es el primer día correspondiente al mes, puede seleccionarse de la pantalla Calendario . Ej.:1.01.2002. Final: Es día final correspondiente al mes, puede seleccionarse de la pantalla Calendario . Ej.:30.01.2002. Si el mes tiene 31 días se debe escoger como día final el 30, ya que las entidades administradoras manejan meses de 30 días. En el caso de Febrero que tiene 28 días el sistema tiene un manejo especial, se debe escoger como día final el 28. Fechas Límites por Aportante. Grande: Es el día límite para el pago de las autoliquidaciones del periodo para los grandes aportantes. Ej.:10.02.2002. Pequeño: Es el día límite para el pago de las autoliquidaciones del periodo para los pequeños. Ej.:7.02.2002. Estado: Es el dato de cómo se encuentra el período, cerrado o abierto. Nota: Fijarse que los calendarios estén hasta el 30 de cada mes dado; porque si se colocan hasta el 31 de cada mes las novedades pueden elevar su valor. ENTIDADES ADMINISTRADORAS: Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Empresas de Seguridad Social. Son todas las Empresas en las cuales están inscritos los empleados. Por esta opción, se matriculan en el sistema todas las Entidades Administradoras de la Seguridad Social ( AFP's, EPS's y ARP's) que maneje la Empresa. Comprende a las entidades administradoras de pensiones, a las entidades promotoras de salud y a las entidades administradoras de riesgos Profesionales. Entidades Administradoras. Este proceso sirve matricular todas la Entidades Administradoras que hay en el Sistema de Seguridad Social. Se consulta por el Código de la Entidad Administradora. Aparecen todas Entidades Administradoras matriculadas en el sistema por su código, descripción, formato Dll, código asignado a la administradora por la Super Salud, nombre del Archivo y su ubicación y la identificación ó Nit de la Entidad administradora. Para observar el registro de Entidades Administradoras, ver el PROCEDIMIENTO: Sil01:FrmESS REGISTRO DE ENTIDADES ADMINISTRADORAS: Ruta : Módulos de Nómina/Seguridad Social/Registro/Entidades Administradoras Por esta opción, se debe matricular todas las entidades administradoras que existen para el manejo del sistema de seguridad social, ya sean ARP's, AFP's y EPS's. Entidad Administradora: Es el código de la entidad administradora a ingresar ó modificar. No debe ser mayor de 2 caracteres alfanuméricos. Ej.:ST. Razón Social: Es el nombre de la entidad administradora. No debe ser mayor de 30 caracteres. Ej.:SURATEP S.A. Identificación: Es el número patronal de identificación de la entidad administradora. No debe ser mayor de 10 caracteres. La identificación es el NIT de la entidad. Ej.:800256161. Dv: Es el dígito de verificación de la identificación de la entidad. Es de 1 carácter. Ej.:1. Reporta Dígito de Verificación: Se activa solo para las entidades que en el reporte utilizan el dígito de verificación. Ej 1: Suratep, no maneja dígito de verificación. Ej 2: I.S.S., utiliza dígito de verificación por lo que se activa. Código del Formato: Es el código asignado al medio magnético por la Super Salud. Ej.:02. Código Asignado: Es el código asignado a cada una de las entidades de seguridad social por la Super Salud. Este código depende si es ARP, AFP ó EPS. Ej.:001. Archivos ASCII. Formato DLL Medio Magnético: Anote el nombre del formato o con el Lookup , señale el proceso para la generación del formato para el medio magnético de la entidad, búsquelo también en la pantalla "Buscar Archivo", este varia para cada entidad. Ej.:SSSUT.DLL (Es el formato para Suratep S.A.) Formato DLL Medio Magnético : Es el nombre del proceso o archivo que se ejecuta para la generación del formato del medio magnético y va de acuerdo al Servicio de la Entidad Administradora. Ej.:SSSAL - Salud, SSPEN - Pensiones, SSSUT - Riesgos Profesionales y SSISA - Seguro Social. Ubicación y Nombre: Es la ubicación donde se generara el medio magnético con el nombre del formato. Cuando se genera el medio magnético en el nombre también va el año y el mes de reporte, Ej.:inf9704. Ej.:a:Inf Proceso de Autoliquidación: Es el formato Dll para la generación de la autoliquidación de la entidad. Con el Lookup se escoge el formato de autoliquidación asignado a la entidad, búsquelo también la pantalla "Buscar Archivo", este varia dependiendo de la entidad. Ej.:SSSTA. Del Proceso de Redondeo : El sistema de nómina Midas, en su proceso de autoliquidación mensual de aportes realiza el proceso del redondeo según lo escrito en el siguiente decreto, adicionalmente el día que la ley cambie el usuario tiene forma de modificarlo. El texto del artículo es este: ARTÍCULO 10°. Aproximación de los valores contenidos en las declaraciones de autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Los valores a incluir en los formularios previstos en el presente decreto o en los comprobantes para el pago de aportes, según sea el caso, deberán aproximarse en la siguiente forma: 1. El monto del Ingreso Base de Cotización correspondiente a cada afiliado, al múltiplo de mil más cercano. 2. El valor de los aportes liquidados por cada afiliado y el valor de los intereses, al múltiplo de cien más cercano. Para los efectos de lo dispuesto en el presente artículo, la fracción igual o menor a quinientos (500) y cincuenta (50) se deducirá. Las inconsistencias que se generen dentro de los procesos de compensación que contempla el Sistema Integral de Seguridad Social en Salud, y que tengan origen en las aproximaciones de valores a que alude el presente artículo, no darán lugar a glosas por parte de las entidades encargadas de efectuar tales compensaciones. La inconsistencia que está generando SUSALUD, tiene que ver es con el redondeo cuando la persona devenga el mínimo y realiza una novedad de ingreso o retiro, que a mi juicio lo ven a favor de ellos como interpretación del artículo 10.: Ejemplo: Salario: $332,000 Días a Aportar: 21 1. Según el decreto y su respectiva explicación el proceso debe realizarse de la siguiente forma: (Así lo realiza Midas) IBC: $ 232,000 (Valor 232,400 como la fracción es menor a 500 se lleva a $232,000) Aportes: $ 27,800 (Tomando la base de $232,000 * 12% ) (Valor 27,840 como la fracción es menor a 50 se lleva a $27,800) IBC al Múltiplo de..: Con solo marca el múltiplo, el sistema redondeara el IBC al múltiplo mas cercano. Existen cuatro clases de múltiplos, como son : UNO: Aproxima el valor según la unidad mas cercana dependiendo de cual unidad esta mas cerca. De 1 en 1. Ej : 95.6 - 96 , 84.3 - 84 , 75.5 - 76. DIEZ: Aproxima el valor según la unidad mas cercana dependiendo de cual unidad esta mas cerca. De 10 en 10. Ej : 123 - 120 , 978 - 980 , 425 - 430. CIEN: Aproxima el valor según la unidad mas cercana dependiendo de cual unidad esta mas cerca. De 100 en 100. Ej : 2540 - 2500 , 8778 - 8800 , 450 - 500. MIL: Aproxima el valor según la unidad mas cercana dependiendo de cual unidad esta mas cerca. De 1000 en 1000. Ej : 123 - 0 , 4578 - 5000 , 10500 - 11000. NOTA: Estas aproximaciones dependen de la entidad administradora. Aportes al Múltiplo de: Estos múltiplos son utilizados para redondear el valor del IBC, Aportes y Fondos al valor múltiplo más cercano. Existen cuatro clases de múltiplos, como son: UNO: Aproxima el valor según la unidad mas cercana dependiendo de cual unidad esta mas cerca. De 1 en 1. Ej : 95.6 - 96 , 84.3 - 84 , 75.5 - 76 DIEZ: Aproxima el valor según la unidad mas cercana dependiendo de cual unidad esta mas cerca. De 10 en 10. Ej : 123 - 120 , 978 - 980 , 425 - 430. CIEN: Aproxima el valor según la unidad mas cercana dependiendo de cual unidad esta mas cerca. De 100 en 100. Ej : 2540 - 2500 , 8778 - 8800 , 450 - 500. MIL: Aproxima el valor según la unidad mas cercana dependiendo de cual unidad esta mas cerca. De 1000 en 1000. Ej : 123 - 0 , 4578 - 5000 , 10500 - 11000. NOTA: Estas aproximaciones dependen de la entidad administradora y de los decretos reglamentarios. - Salario Mínimo : Anotar el valor base del salario mínimo a reportar a la Entidad Administradora. - Tope Salarial : Anotar el valor base del salario máximo a reportar a la Entidad Administradora. - Días del Mes : Anotar el número de días mínimos que se deben reportar a la Entidad Administradora. CONSULTA DE SUCURSALES: Por Sucursal. Este proceso sirve para matricular todas las sucursales que tiene una compañía, en caso de no tener se debe matricular la compañía. Se consulta por el Código de la sucursal de la compañía. Comprende todas las empresas a matricular en el sistema con sus sucursales. Antes se entendía como sucursal todas las subdivisiones de una empresa y de la cual dependen los empleados para efectos de la presentación de la autoliquidación. Aparecen todas sucursales de una compañía que están matriculadas en el sistema por el código de la sucursal, NIT y DV , Descripción, Dirección, Teléfono, Código del Departamento, Código de la Ciudad y el Representante Legal de la Sucursal. NOTA: Son las sucursales de las compañías mas no de la entidad administradora. Para observar el registro de Sucursales ver el PROCEDIMIENTO: Sil01:FrmSUC. REGISTRO DE SUCURSALES: Por esta opción, se registran todas las sucursales que tiene una compañía administradora. Sucursal: Es el código a asignar a la sucursal de la compañía. no debe ser mayor de 7 caracteres. Ej.:0000001. Nit: Es el NIT de la sucursal. No debe ser mayor de 15 caracteres. Ej.: 890123587. Dv: Es el dígito de verificación del Nit de la sucursal. Es de 1 carácter. Tipo de Nit: Se decir que tipo de documento es el Nit. Es de 1 carácter. Ej.: N - Nit . C - Cédula, si es una persona natural. Descripción Autoliquidación: Es el nombre ó razón social de la sucursal de la Compañía. No debe ser mayor de 30 caracteres. Ej.: Fabrica de Tejidos Puma S.A. Dirección: Es la dirección de la sucursal de la compañía. No debe ser mayor de 30 caracteres. Teléfono: Es el conmutador de la sucursal de la compañía. No debe ser mayor de 12 caracteres. Departamento: Es el departamento donde esta ubicada la sucursal, puede seleccionarla de la pantalla Ciudades llamada con el botón y señale el departamento asociado con la ciudad para la sucursal a registrar. Ej.: 05 - Antioquia - Colombia. Ciudad: El sistema la trae por defecto al elegir el departamento. Al elegir el departamento también se debe escoger la ciudad. Ej. : 05001 - Medellín. Tipo de Aportante: Se debe marcar el tipo de Aportante que es la compañía. Hay dos tipos de aportantes, que son: Grande: Es el que tiene mas de 20 trabajadores ó mas de 5 sucursales. Es definido por el decreto 326. Pequeño: Es el que tiene menos de 20 trabajadores. Es definido por el decreto 326. Representante Legal: Es el nombre del representante legal de Empresa para la sucursal. Ej.: Carlos Iván Restrepo. Nombre de la Sucursal: Es el nombre de la sucursal de la compañía. Ej.:Fabrica de Tejidos Puma S.A. Principal. Código Asignado: Es el número del código que se le ha asignado a la Empresa por la Sucursal. SERVICIOS DE SEGURIDAD SOCIAL: Por Servicio. Este proceso sirve para matricular todos diferentes servicios que posee el sistema de seguridad social. Se consulta por el Código del Servicio de Seguridad Social. Los servicios para el sistema de seguridad social son tres: ARP: Administradoras de Riesgos Profesionales. AFP: Administradoras de Fondos de Pensiones. EPS: Entidades Promotoras de Salud. Aparecen todos servicios del Sistema de Seguridad Social están matriculadas en el sistema por el código del servicio, descripción del servicio y aporte por el servicio. Para las AFP's y EPS's, no hay variacion en el porcentaje, el pago es fijo y es del 13.5 % y 12.0% respectivamente. Para las ARP's, las tarifas fijadas para cada empresa depende de la actividad económica de la misma; el porcentaje de pago varia de acuerdo al aporte por centro de trabajo, el porcentaje normal es del 6.96% para un riesgo mínimo, el cual se matricula en el sistema y el automáticamente calcula el porcentaje de pago en base al centro de trabajo. Novedades por Servicio. Este proceso sirve para matricular a cada Servicio del Sistema de Seguridad las novedades que cada uno maneja. Para los tres servicios las novedades son iguales pero varían de acuerdo a finalidad. Se consulta por el Código de la Novedad del Servicio; estos códigos generalmente son asignados por la entidad administradora. Aparecen todas novedades matriculadas al servicio del Sistema de Seguridad Social que estén matriculadas en el sistema por el código del servicio, novedad del servicio y columna para el medio magnético. Aparecen las novedades del servicio que este marcado en Por Servicio. Para observar el registro de Servicios de Seguridad Social, ver el PROCEDIMIENTO: Sil01:FrmSER Para observar el registro de las Novedades por Servicio ver el PROCEDIMIENTO: Sil01:FrmNPS. REGISTRO DE SERVICIOS DE SEGURIDAD SOCIAL: Por esta opción, se matriculan en el sistema todos los servicios que tiene la seguridad social. Servicio: Es el código del servicio del sistema de seguridad social. No debe ser mayor de 2 caracteres. Ej.: PE. Descripción: Es el nombre del servicio del sistema de seguridad social. No debe ser mayor de 30 caracteres. Ej.: Pensión. Aporte: Es el monto de cotización por ley, que se debe deducir a cada empleado por la prestación del servicio. Dicho porcentaje se debe multiplicar por 10 para ser gravado en el sistema. Ej.: 13.50 - 135.00. Maneja Centro de Trabajo: Se deben matricular en el sistema los diferentes centros de trabajo que tiene la empresa, si los maneja; el servicio calcula el porcentaje de la ARP en base al centro de trabajo. Si el servicio no lo maneja se deja desmarcado y si lo maneja se marca. Ej.: NO - Desmarcado. Tipo de Servicio: Seleccione el tipo del servicio al cual va hacer referencia. Salud, · Pensión y · Riesgos Cálculo de Fondo: Se debe marcar que tipo de cálculo se practica para cada servicio, así: No, Individual y Global Al marcar NO, queda la pantalla en blanco y no aparece el Fondo. Al marcar INDIVIDUAL, aparecen los datos del fondo para que realice el cálculo por empleado. Al marcar GLOBAL, aparecen los datos del fondo para que realice el cálculo por todos los empleados. Fondo: Es el cálculo para el fondo de solidaridad, este cálculo varia según el salario del empleado, y se descuenta a partir de cuatro SMLV. Tope Mínimo: Se debe anotar el valor del salario mínimo para calcular dicho aporte para el Servicio seleccionado. Porcentaje: Es el porcentaje para el cálculo del aporte al fondo de solidaridad. Este porcentaje se toma del porcentaje de retención para cada servicio, este es pagado por la entidad administradora que presta el servicio. Tope Máximo: Es el valor máximo del salario para calcular el aporte para el fondo de solidaridad. Para todos los servicios el valor máximo para calcular es de 20 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Tiempo total: Reportar todo el mes sin importar que los empleados no hubieran laborado el mes completo. Ajustar: Es igualar los aportes a un tope como: 0 : No ajustar. 1 : Ajustar al básico. 2 : Ajustar al mínimo. NOTA: Los campos de tope mínimo y de tope máximo deben cambiarse cada año con el aumento del salario. REGISTRO DE NOVEDADES POR SERVICIO: Por esta opción, se matriculan en el sistema todos los tipos de novedades que tiene un servicio. Servicio: El sistema trae por defecto el código del servicio que se halla seleccionado, dependiendo así del servicio que este marcado. El tipo de servicio no se puede cambiar, a menos de que se elija otro servicio. Ej.:PE - Pensión. Novedad: Por esta opción llamamos el tipo de novedad a matricular en dicho servicio. Así mismo, por esta opción se matriculan las novedades para cada servicio, según su función, Seleccionándolas de la pantalla Novedades de Seguridad Social llamada con el botón. Ej.:01 - Ingreso. Columna Medio Magnético: Es la columna donde va el campo de la novedad seleccionado en el formato del medio magnético del servicio. Esta columna es igual para todas las entidades administradoras de cada servicio. Ej.: 1. Tabla de Impuestos: Seleccionar el concepto a deducir de la tabla de impuestos para el servicio tomado. ADMINISTRADORAS SUCURSALES SERVICIOS: Por Administradora, Por Servicio ó por Sucursal. Este proceso sirve para matricular todas las diferentes entidades administradoras del sistema de seguridad social a las cuales esta afiliada la sucursal de la compañía, es decir, las entidades a las que la compañía debe hacer sus aportes mensuales de los empleados. Se puede consultar por el Código de la Entidad Administradora, por el código del Servicio ó por el código de la sucursal de la compañía. Aparecen todas las entidades administradoras a las cuales esta afiliada una compañía que están matriculadas en el sistema por el código de la administradora, descripción de la administradora, código de la sucursal de la empresa, descripción de la sucursal, código del servicio de la administradora, descripción del servicio, Código de la entidad recaudadora, código de la sucursal bancaria, número de cuenta, número de la cuenta contable y porcentaje del aporte. Ejemplo: Administradora: SU Descripción: Susalud E.P.S Sucursal: Código de la sucursal de la empresa. Nombre: El nombre completo de la sucursal de la empresa. Ejemplo: Muebles Isaza Ltda. Servicio: Código del servicio de la administradora. Ejemplo: SF. Descripción: Nombre completo del de la administradora del servicio. Ejemplo: Salud. Sucursal Bancaria: Código de la sucursal del banco recaudador de aportes al sistema de seguridad Social. Este código ya viene establecido por la superintendencia y el sistema lo trae por defecto. Ejemplo: 07 Bancolombia. Banco: Es la entidad llamada a recibir las Autoliquidaciones registradas en el sistema. Cuenta Banco: Es el Numero de cuenta la cual va a tener registrada el banco para dichos aportes. Aporte: El valor del aporte al pago de Seguridad Social. Para observar el registro completo de las Administradoras Sucursales Servicios ver el PROCEDIMIENTO: Sil01: FrmESV. REGISTRO ADMINISTRADORAS SUCURSALES DE SERVICIOS: Se matriculan todas las entidades administradoras con su servicio y la sucursal de la compañía. Entidad Administradora: Es el código de la entidad administradora a matricular, puede seleccionarlo de la pantalla Entidades Administradoras llamada con el botón y señale la entidad a matricular ó cambiar. Ej.:CF - Colfondos S.A. Sucursal: Es el código de la sucursal de la compañía a matricular, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Sucursales llamada con el botón y señale la sucursal de la empresa a matricular ó cambiar. Ej.:0000001 - Fabrica de Telas el Puma S.A. Servicio: Es el tipo de servicio que es la Entidad Administradora, puede seleccionarlo de la pantalla Servicios de Seguridad Social, llamada con el botón y señale el tipo de servicio que es la entidad y el sistema por defecto trae el aporte a esa entidad. Aporte: El sistema lo trae por defecto al seleccionar el servicio. Ej.:135.00, el aporte para pensión es del 13.50% pero para la aplicación se debe multiplicar por 10. Entidad Recaudadora: Es la encargada de recibir los pagos de las autoliquidaciones de las sucursales de la compañías. Para cada entidad se debe matricular una entidad, banco ó corporación que será la encargada de recibir el pago. Banco: Es la entidad encargada de recibir las autoliquidaciones, puede seleccionarse de la pantalla Entidades Recaudadoras llamada con el botón y señale el banco, el cual esta asociado con la sucursal bancaria y la cuenta de la entidad administradora. Sucursal: Es la sucursal del banco. El sistema la trae por defecto al escoger el banco. Sólo se puede cambiar con seleccionar nuevamente el Banco. Cuenta: Es la cuenta de la entidad administradora en la sucursal del banco. El sistema la trae por defecto al escoger el banco. Solo se puede cambiar con seleccionar nuevamente el banco. Aporte Trabajadores: Anotar el valor del aporte realizado por los empleados de la Empresa, así: Para PENSIÓN: El trabajador aporta la cuarta parte del total (del 100%), quedando en 25 x 100 = 250. Para SALUD: El trabajador aporta la tercera parte del total (del 100%), quedando en 33.33 x 100 = 333.3.... Para RIESGOS : 1000.0000 Las cuentas que Ud. debe de parametrizar, dependen del tipo de servicio, asi : Para PENSIÓN, matricule todas las cuentas. Para SALUD, matricule las cuentas de la empresa y del trabajador. Para RIESGOS, matricule solo la cuenta de la empresa Cuenta Aportes Empresa: Anotar el número de la cuenta de la cual la Empresa realiza el pago de los aportes, asi: Para PENSIÓN: El trabajador aporta la cuarta parte del total (del 100%), quedando en 25 x 100 = 250. Para SALUD: El trabajador aporta la tercera parte del total (del 100%), quedando en 33.33 x 100 = 333.3333 Para RIESGOS : 1000.0000 Las cuentas que Ud. debe de parametrizar, dependen del tipo de servicio, asi : Para PENSIÓN, matricule todas las cuentas. Para SALUD, matricule las cuentas de la empresa y del trabajador. Para RIESGOS, matricule solo la cuenta de la empresa Cuenta Aportes Trabajadores: Anotar el número de la cuenta de la cual se realizan los aportes de los trabajadores. Cuenta Aportes Fondo: Anotar el número de la cuenta de la Administradora a la cual se realizan los aportes. Tipo de Cuenta: Seleccionar si es Crédito o Débito. Compartida: Anotar si la cuenta esta compartida para otras actividades de la empresa o sólo para la realización de los aportes. La parametrización de las cuentas anteriores depende de varios factores : 1-.Si las cuentas son directas, anote en ellas el código de la cuenta Directamente. 2-.Si estas cuentas son dependiente de los conceptos, es decir la cuenta necesita un centro de costo o un reemplazo o una restricción entonces la matricula debe de realizarse así : %xxxx, donde xxxx es el código del concepto asignado para su evaluación. En este evento debe de matricular en el concepto tanto la cuenta debito como la cuenta crédito. CENTROS DE TRABAJO: Son todos los Puntos de Riesgo dentro de la Empresa, se escriben sí se manejan. Este proceso sirve para matricular todos diferentes centros de trabajo que puede tener una compañía. Los centros de trabajo solo se utilizan para determinar el porcentaje que de pagar la compañía a la ARP por cada centro. Los centros son los diferentes tipos de riesgos que tiene el personal en cada área, dependiendo de la labor que desempeñen. La consulta se realiza por el Código del Centro de Trabajo. Los centros no aplican para las AFP's y EPS's, ya que su cotización es fija para todo el personal de la empresa sin importar el riesgo que tenga su cargo. El porcentaje de pago para ARP's, es definido por la Super Salud según un panorama de riesgo de cada puesto de trabajo. Aparecen todos Centros de Trabajo de una compañía que están matriculadas en el sistema por el código del Centro de Trabajo, descripción del centro de Trabajo y aporte en porcentaje. Para observar el registro de los centros de trabajo ver el procedimiento: Sil01: FrmCTR. REGISTRO DE CENTROS DE TRABAJO: Por esta opción, se registran en el sistema todos los Centros de Trabajo que tiene una Compañía, completando la siguiente información: Centros de Trabajo: Es el código a asignar a los diferentes centros de trabajo de la Compañía. No debe ser mayor de 7 caracteres. Ej.:0000001. Descripción: Es nombre ó detalle del centro de trabajo. No debe ser mayor de 30 caracteres. Ej.:Empleado oficina. Aporte: Es el porcentaje a pagar a la ARP por el centro de trabajo. Para ser grabado en el sistema se debe multiplicar por 10. Ej 1: Si es 0.522 para la ARP, entonces para el sistema se multiplica por 10 y quedaría 5.22. (%). Ej. 2: Si es 2.36 para la ARP, entonces para el sistema se multiplica por 10 y quedaría 22.3(%). DEFINICIÓN DE CONCEPTOS PAGO / DEDUCCIÓN: Esta opción es utilizada para la impresión en los formatos, indicando los renglones donde van dichos valores. Por Servicio. Este proceso sirve para matricular todos diferentes servicios que posee el sistema de seguridad social. Se consulta por el Código del Servicio de Seguridad Social. Los servicios para el sistema de seguridad social son tres: ARP: Administradoras de Riesgos Profesionales. AFP: Administradoras de Fondos de Pensiones. EPS: Entidades Promotoras de Salud. Aparecen todos servicios del Sistema de Seguridad Social están matriculadas en el sistema por el código del servicio, descripción del servicio y aporte por el servicio. Tipo de servicio: Pensión. Para las AFP's y EPS's, el porcentaje de pago es fijo y es del 13.5 % y 12.0% respectivamente. Para las ARP's, el porcentaje de pago varia de acuerdo al aporte por centro de trabajo, porcentaje normal es del 6.96%, el cual se matricular en el sistema y el automáticamente calcula el porcentaje de pago en base al centro de trabajo. Novedades por Servicio. Este proceso sirve para matricular a cada Servicio del Sistema de Seguridad las novedades que cada uno maneja. Para los tres servicios las novedades son iguales pero varían de acuerdo a finalidad. Se consulta por el Código de la Novedad del Servicio. Aparecen todas novedades matriculadas al servicio del Sistema de Seguridad Social que estén matriculadas en el sistema por el código del servicio, novedad del servicio y columna para el medio magnético. Aparecen las novedades del servicio que este marcado en Por Servicio. Definición de Conceptos de Pago /Deducción. Este proceso sirve para matricular a cada Servicio del Sistema de Seguridad los conceptos para el pago y/o deducciones para la planilla de autoliquidación. Estos conceptos pueden ser iguales ó diferentes para servicio. Aparecen todos los conceptos matriculados al servicio del Sistema de Seguridad Social que estén matriculadas en el sistema por el número de renglón, descripción del concepto, signo del concepto y tipo de novedad asociada. Aparecen los conceptos para el pago/Deducción según el servicio y novedades tomadas; Matriculadas en el sistema por # renglón, descripción del concepto, signo del concepto (Si se paga + o deduce -) Novedad asociada. Para observar el registro de servicios, novedades y su definición de conceptos ver los procedimientos: Sil01: FrmSER - Registro de servicios de la Seguridad Social Sil01: FrmNPS - Registro de Novedades por Servicio Sil01: FrmPGD - Registro comprobantes de Pago. REGISTRO COMPROBANTES DE PAGO: Ruta : Modulo de Nómina/Seguridad social/Registro/Definición de Comprobantes de Pago o deducción Este proceso sirve para matricular a cada Servicio del Sistema de Seguridad los conceptos para el pago y/o deducciones para la planilla de autoliquidación. Estos conceptos pueden ser iguales ó diferentes para servicio. Se debe matricular el número de renglón, descripción del concepto, signo del concepto y tipo de novedad asociada. Servicio: Es el tipo de servicio al cual se le matricularan los conceptos. El sistema lo trae por defecto, dependiendo del servio que este marcado. Ej.:RP - Riesgos Profesionales. Nro Del Renglón: Es número del renglón donde estará el concepto en la planilla de autoliquidación. Ej.:00032. Descripción: Es nombre del concepto a matricular. No debe ser mayor de 20 caracteres. Ej.:Incapacidades Pagadas ARP. Signo: Es el signo del concepto. Hay dos clases de signos que influyen en el resultado final de la planilla. Signo +, significa que el concepto suma para el pago en la autoliquidación. Signo -, significa que el concepto resta para el pago en la autoliquidación. Novedad Asociada: Es el código de la novedad que esta ligada con el concepto, puede seleccionarla de la pantalla Novedades de Seguridad Social llamada con el botón y señale la novedad asociada al concepto. Ej.:13 - Accidentes ARP. Cuenta Contable: Anotar el número de la cuenta contable la cual afecta el pago. Tipo de Cuenta: Seleccionar si es Débito o Crédito. Contrapartida: Anotar el valor de que genera la contrapartida. La parametrización de las cuentas anteriores depende de varios factores : 1-.Si las cuentas son directas, anote en ellas el código de la cuenta. Directamente. 2-.Si estas cuentas son dependiente de los conceptos, es decir la cuenta necesita un centro de costo o un emplazamiento o una restricción entonces la matricula debe de realizarse así : %xxxx, donde xxxx es el código del concepto asignado para su evaluación. En este evento debe de matricular en el concepto tanto la cuenta debito como la cuenta crédito. 3-.Ud. debe de utilizar un concepto especifico, es decir un concepto único para la contabilización de estos pagos y no podrá incluir mas cuentas en el que no tengan que ver con esto. NOVEDADES DE SEGURIDAD SOCIAL: Son todas las novedades que se reportan a las Administradoras como lo son: Incapacidades, Ausentismo, etc. Por Novedad ó Por Descripción. Este proceso sirve para matricular todas las diferentes novedades que presenta el sistema de seguridad social para todas las entidades administradoras, ya sean ARP's, AFP's y EPS's. Se consulta por el Código de la novedad ó por la descripción de la novedad. Aparecen todas las novedades de seguridad social que están matriculadas en el sistema por el código de la novedad, descripción de la novedad y tipo de novedad. Para observar el registro de novedades de Seguridad Social, ver el PROCEDIMIENTO: Sil01:FrmSNV. REGISTRO DE NOVEDADES DE SEGURIDAD SOCIAL: Por esta opción, se matriculan todos tipos de novedades que tiene el sistema de seguridad social. Código: Es el número ó código a asignar a la novedad a matricular. No debe ser mayor de 3 caracteres. Ej.: 06. Descripción: Es el nombre de la novedad a matricular. No debe ser mayor de 30 caracteres. Ej.: Variación Tarifa Especial. Tipo de la Novedad: Se debe escoger ó marcar el tipo de novedad, es de dos clases: 1. Permanentes: Son las que afectan el valor Base a cargo del Aportante en relación con una determinada Entidad Administradora, tales como Ingreso al Sistema, Cambio de Empleador o Retiro, Traslado de Entidad Administradora, y Cambio Permanente de Ingreso Base de Cotización, Cambio de Condición de Independiente a Dependiente o Viceversa. Ej.: 01 - Ingreso - P. 2. Temporales: Son las que afectan temporalmente el monto de las obligaciones económicas a cargo del Aportante, tales como Incapacidades, Suspensiones del Contrato de Trabajo y Variaciones no Permanentes del Ingreso Base de Cotización. Ej.:06 - Variación Tarifa Especial. CLASES DE NOVEDADES DE NÓMINA: Este proceso sirve para matricular todas las diferentes novedades nómina que presenta el sistema de seguridad social para todas las entidades administradoras, ya sean ARP, AFP y EPS. Aparecen todas las novedades de nómina de seguridad social que están matriculadas en el sistema por el código del tipo de la novedad, la descripción del tipo de la novedad, el código de la clase de novedad de nómina y la descripción de la clase de novedad de nómina. NOTA : Las novedades están ligadas a los módulos de la nomina que están implicados en le proceso como son: Vacaciones (V). Incapacidades (I). Ausencias y/o permisos (A). Horas extras (H). Para las horas extras el sistema los toma de la agrupación HEXT (Variación transitoria del salario). en esta agrupación deben estar incluidos los conceptos referentes a dicha novedad . Los valores los mira de los acumulados por lo tanto debo tener las nominas debidamente cerradas por el sistema. REGISTRO DE CLASES DE NOVEDADES DE NÓMINA: Por esta opción, se matriculan todos tipos de novedades de nómina que tiene el sistema de seguridad social. Tipo de Novedad: Marque entre las opciones la que más se acomode a sus necesidades, es de cuatro clases: 1. Incapacidad: El sistema lo asume por defecto el tipo = I, descripción = Incapacidad. 2. Ausentismo: El sistema lo asume por defecto el tipo = A, descripción = Ausentismo. 3. Vacaciones: El sistema lo asume por defecto el tipo = V, descripción = Vacaciones. 4. Horas Extras: El sistema lo asume por defecto el tipo = H, descripción = Variación Temporal. Clase de Novedad: Es el número ó código a asignar a la novedad de nómina a matricular. No debe ser mayor de 4 caracteres. Ej.:04. Es de I - Incapacidad. Descripción: Es el nombre de la novedad de nómina a matricular. No debe ser mayor de 25 caracteres. Ej.: Accidente ARP. DEFINICIÓN DE NOVEDADES DE NÓMINA: Por Servicio. Este proceso sirve para matricular todos diferentes servicios que posee el sistema de seguridad social. Se consulta por el Código del Servicio de Seguridad Social. Los servicios para el sistema de seguridad social son tres: ARP: Administradoras de Riesgos Profesionales. AFP: Administradoras de Fondos de Pensiones. EPS: Entidades Promotoras de Salud. Aparecen todos servicios del Sistema de Seguridad Social están matriculadas en el sistema por el código del servicio, descripción del servicio y aporte por el servicio. Para las AFP y EPS, el porcentaje de pago es fijo y es del 13.5 % y 12.0% respectivamente. Para las ARP, el porcentaje de pago varia de acuerdo al aporte por centro de trabajo, porcentaje normal es del 6.96%, el cual se matricular en el sistema y el automáticamente calcula el porcentaje de pago en base al centro de trabajo. Novedades por Servicio. Este proceso sirve para matricular a cada Servicio del Sistema de Seguridad las novedades que cada uno maneja. Para los tres servicios las novedades son iguales pero varían de acuerdo a finalidad. Se consulta por el Código de la Novedad del Servicio. Aparecen todas novedades matriculadas al servicio del Sistema de Seguridad Social que estén matriculadas en el sistema por el código del servicio, novedad del servicio y columna para el medio magnético. Aparecen las novedades según el servicio seleccionado. Definición de Novedades. Este proceso sirve para matricular a cada servicio del Sistema de Seguridad los tipos de novedades de nómina que presenta. Estos conceptos pueden ser iguales ó diferentes para cada servicio del sistema de seguridad social. Aparecen todas las novedades matriculadas a cada novedad por servicio del Sistema de Seguridad Social que estén matriculadas en el sistema por el tipo de novedad, clase de novedad, descripción de la novedad, días no reconocidos, porcentaje de reconocimiento, tipo de salario, base acumulada valores y horas. Aparecen la definición de novedades que este marcado en Novedades por Servicio. Letra de Novedad. Este proceso sirve para matricular a cada novedad de servicio para cada servicio del Sistema de Seguridad el tipo de letra para cada novedad de las diferentes entidades administradoras. Estas letras por novedad pueden ser iguales ó diferentes para cada novedad por servicio de cada servicio del sistema de seguridad social para cada entidad administradora. Aparecen todas las letras por novedad de servicios matriculadas a cada servicio del sistema de seguridad social por la entidad administradora que estén matriculadas en el sistema por el tipo de letra de la novedad, el código de la entidad administradora y descripción de la entidad. Aparecen las Novedades para cada servicio de seguridad social según el SS seleccionado. REGISTRO DE PARÁMETROS: Por esta opción, se configuran los parámetros del Sistema de Seguridad Social - SISO. El Sistema esta Integrado con el Sistema de Nómina, dejando ver de éste el registro de los empleados, pero sin que se puedan modificar sus datos. Sistema Integrado con Nómina: Se debe definir si el sistema esta ó no integrado con la nómina. El sistema asume por defecto que NO esta integrado con nómina, en caso de estar integrado con la nómina seleccionar que SI. Administradora de Riesgos Profesionales: Anote el código de la Entidad Administradora o selecciónela de la pantalla Entidades Administradoras y señale la Entidad Administradora a la cual esta afiliada la compañía. Ej.: ST - SURATEP. Porcentaje de Salario Integral: Es el porcentaje exento para el calculo de pago, para las personas que tiene salario Integral en la Empresa. El sistema asume que es del 30 %. El salario integral es cuando una persona devenga un salario básico mayor a 20 salarios mínimos legales mensuales y su porcentaje es del 30%. Horas por Mes: Es el número de horas normales de trabajo durante treinta días. El sistema asume por defecto que son 240 horas. En caso de que las horas normales de trabajo mensuales sean menores ó mayores, el sistema las deja modificar. Tope máximo salarial : El valor máximo sobre el cual se deben realizar los aportes. GENERACIÓN DE NOVEDADES (DE SEGURIDAD SOCIAL QUE DEBEN IR A NÓMINA): Ruta : Modulo de Seguridad Social/Transacciones/Generación de Novedades Por esta opción, se deben liquidar y/o reliquidar la autoliquidación de la Seguridad Social de los Empleados y que deben ir a la nómina. Esta novedades son básicamente : Ausencias, Incapacidades, variaciones temporales, variaciones permanentes. Las novedades de Ingreso, retiro y traslado no se generan por este proceso, puesto que se debieron de haber realizado por el registro de empleados a la seguridad social. Período de Autoliquidación: Seleccionar el período de autoliquidación que se va liquidar o re-liquidar Tipo de Proceso: Digitar el tipo de proceso que se desea realizar con la Autoliquidación, marcando una de las siguientes opciones: Liquidación ó Reliquidación. Marcar la opción por la cual se va a realizar el proceso de Autoliquidación, que puede ser: Liquidación: Cuando se realiza el proceso por primera vez. Reliquidación: Cuando se liquida por segunda o mas veces, en caso de que hubiera un error en el proceso pasado. Se puede realizar para un empleado especifico o para un grupo de ellos. En el caso de que sea para todos los empleados, escoja la opción anterior. La variable de Usuario Tns:OtroTipGenNvs con dato = S, permite que las novedades de variaciones temporales del salario se tomen directamente del movimiento liquidado (MLQ), esto implica que Ud. no tiene que haber cerrado la nomina para hacer este proceso, para ello escoja en : Tipo de Generación, Movimiento liquidado. Esta variable con dato diferente de S, presupone que la nomina para los periodos que van a incluirse deben de estar cerrados, puesto que la información la toma de los Acumulados (ACU) Las novedades de incapacidades, ausentismos vacaciones y variaciones permanentes son tomadas directamente de cada uno de los módulos. Las novedades de variaciones temporales se toman de una agrupación de conceptos que se encuentra matriculada en la definición de novedades de seguridad social, normalmente esta agrupación se llama HEXT. CONTROLES DE NOVEDADES: Para la autoliquidación existen cuatro controles, y estos se deben hacer después de la generación de las novedades. En la ventana Controles de Novedades se deberá elegir el Periodo de Autoliquidación a revisar; los controles son: Permanencia en las Administradoras: Este control sirve para verificar la permanencia de una administradora a la hora de realizar un traslado y así no perder la antigüedad. Se deben crear las siguientes variables de usuario para matricular los días mínimos por servicio : Para Pensión las variables a asignar a la administradora Seguro Social las variables son: Variable: DiasMinPensionISS Descripción: Días mínimos para la pensión del Seguro Social Tipo: Alfanumérica Dato: Días mínimos Ejemplo: 1080 Variable: AdmonPensionISS Descripción: Código de la Administradora del Seguro Social Tipo: Alfanumérica Dato: Código del Seguro Social en la autoliquidación Para las otras Administradoras la variable es: Variable: DiasMinPension Descripción: Días mínimos para la pensión Tipo: Alfanumérica Dato: Días mínimos Ejemplo: 720 Para Salud la variable es: Variable: DiasMinSalud Descripción: Días mínimos para la salud Tipo: Alfanumérica Dato: Días mínimos Ejemplo: 720 Para Riesgo la variable es Variable: DiasMinRiesgos Descripción: Días mínimos para riesgos Tipo: Alfanumérica Dato: Días mínimos Ejemplo: 720 Control de Incapacidades: aquí se controla que no existan incapacidades cuando existe una novedad de autoliquidación en particular (Normalmente la de traslado a), seleccione el servicio con el código de la novedad (Traslado a) a revisar, también elija un rango de administradoras (desde y hasta). El informe nos indicaran que empleados tienen incapacidades y se ha realizado en el mismo periodo de autoliquidación una novedad de traslado a (o la novedad que eligió en la ventana). Días laborados: Este tipo de informe controla que los días laborados más los días de novedad no sean diferentes a tope (Normalmente es 30, ya que son los días a cotizar en una autoliquidación) excepto cuando existe un ingreso o retiro. Para evaluar los días laborados debe existir el AMA. En la Ventana por defecto en días aparecerán 30 si desea cambiar estos días lo puede hacer, seleccione un rango de administradoras con sucursales y servicios, usted podrá modificar las sucursales y los servicios para que le tomen desde el primero hasta el ultimo ( no olvide que el filtra la información el tiene en cuenta los rangos ordenados alfabéticamente) y por ultimo seleccione el rango de empleados. Novedades con Fechas Montadas: Este informe nos muestra novedades con fechas montadas, es decir, para un empleado, en un periodo y un servicio en particular no deberá tener dos o más novedades en el mismo periodo de tiempo. Seleccione el rango de administradoras, sucursales, servicios y empleados. Para sacar los respectivos informes, observe los PROCEDIMIENTOS siguientes, y elija las opciones pertinentes. Permanencia en la Administradora: Tns:WinPermESS Control de Incapacidades: Tns:WinTraslne Días Laborados: Tns: WinDiasLab Novedades con Fechas Montadas: tnsWinControl. AUTOLIQUIDACIÓN: En esta pantalla, el usuario puede realizar la autoliquidación del período. Período de autoliquidación: Anotar el año y el mes del período en el cual se generan las novedades, puede seleccionarlo de la pantalla de Calendario de Autoliquidación sin Cerrar llamada con el botón y señale el período a registrar. Si el período no existe se debe crear y luego seleccionarlo, los períodos cerrados no se pueden seleccionar, ni modificar. Del: Al: Aparece en la pantalla el rango que comprende el período de la autoliquidación. Para hacer la respectiva autoliquidación, ir al procedimiento: Sil02:WinLQ NOVEDADES DE AUTOLIQUIDACIÓN: En esta pantalla, el usuario puede ingresar al sistema todas las novedades para la autoliquidación que se han generado en el período. Período de autoliquidación: Anotar el año y el mes del período en el cual se generan las novedades, puede seleccionarlo de la pantalla de Calendario de Autoliquidación sin Cerrar llamada con el botón y señale el período a registrar. Si el período no existe se debe crear y luego seleccionarlo, los períodos cerrados no se pueden seleccionar, ni modificar. Del: Al: Aparece en la pantalla el rango que comprende el período de la novedad. Importar Empleados: Por esta opción, se realiza la importación de un archivo o lista que se tenga en las novedades permanentes de nomina. Registro de Novedades: Por esta opción ingresamos al sistema las novedades de autoliquidación a reportar a las administradoras por determinado empleado. Cambio Global de la ARP: Este proceso se realiza cuando la empresa desea hacer un cambio global o de un grupo determinado de empleados que se encuentran en una ARP. En esta pantalla, el usuario puede ingresar al sistema todas las novedades para la autoliquidación que se han generado en el periodo. MENÚ DE NOVEDADES DE NÓMINA: En esta pantalla, el usuario puede ingresar al sistema todas las novedades de nominad que se han generado en el periodo. Periodo de autoliquidación: Anotar el año y el mes del periodo en el cual se generan las novedades. Puede seleccionarlo de la pantalla calendario de autoliquidación sin cerrar llamada con el botón y señale el periodo a registrar. Si el periodo no existe se debe crear y luego seleccionar, los periodos cerrados no se pueden cerrar ni modificar. De: Al: Aparece en la pantalla el rango que comprende el periodo de la novedad. INFORME DE INCAPACIDADES VALORIZADAS: Período de Autoliquidación: Seleccionar el período al cual se le realizará el informe de la tabla de calendarios de autoliquidación. Tipos de Incapacidades: Seleccione una de las opciones que aparecen al desplegar (Todas, Salud, Maternidad, Riesgos). Este permite sacar un informe por la opción de incapacidades que se haya elegido. Empresas Sucursales: Seleccione una o varias Empresas Administradoras de la cual se requiere el informe. La información aparece ordenada de la siguiente forma: Empresa Administradora, Descripción de la administradora, código de la sucursal y descripción de la sucursal. Desmarcar: Como su nombre lo indica desmarca todos los registros de las empresas sucursales que estén marcados. Invertir Marcas: Invierte la marca de los registros. Si un registros esta marcado, con este botón desmarca el registro marcado y marca los registros no marcados. Procesar Marcados: Con este botón se procesan los datos para el informe. Todo: Con este botón se procesan los datos para el informe. Para observar el registro de los calendarios de autoliquidación ver el PROCEDIMIENTO: Sil01: BrwCATa. MATRICULA DE EMPLEADOS - NOMINA: Por esta pantalla se listan todos los empleados en el sistema de Seguridad Social, clasificados de diferentes manera para mayor comprensión del mismo. Salto de Página por Clasificación?: Marcar en caso de ser afirmativa y ser requerida esta opción. Permite ver cada una de la clasificación elegida por paginas separadas. Incluye personal Retirado?: Marcar en caso de ser afirmativa y ser requerida esta opción. Indicar forma de Clasificación. Aparece toda la información que es necesaria para la ejecución del informe. La información se encuentra clasificada de la siguiente forma: Prioridad, Clasificación, Desde, Hasta y Datos de Variables de ejecución. Al completar los datos que presenta esta pantalla, se pueden listar todos los empleados por la Clasificación designada, así: Clasificación: El sistema trae a la pantalla el nombre de la clasificación seleccionada en la pantalla anterior. Prioridad: Anotar o seleccionar con el sping, el número de la prioridad de esta clasificación. Variable: El sistema trae a la pantalla el nombre de la variable y el campo que debe traer al informe. Desde: Anotar el primer rango donde inicia el informe, el código puede seleccionarse de la pantalla que lo lleve el sistema después de oprimir el botón. Hasta: Anotar el último registro donde finaliza el informe, el código puede seleccionarse de la pantalla que lo lleve el sistema después de oprimir el botón. APORTES DE AUTOLIQUIDACIÓN: Al completar los datos que presenta esta pantalla, se pueden listar todos los campos de la Autoliquidación por la Clasificación designada, así: Período de Autoliquidación: Anotar o seleccionar el período de autoliquidación que se desee listar, de la pantalla "Calendario de Autoliquidación3VCEAV6@TLC03.HLP". Salto de Página por Clasificación?: Marcar en caso de ser afirmativa y ser requerida esta opción. Indicar forma de Clasificación. Aparece toda la información que es necesaria para la ejecución del informe. La información se encuentra clasificada de la siguiente forma: Prioridad, Clasificación, Desde, Hasta y Datos de Variables de ejecución. INFORME DE BENEFICIOS TRIBUTARIOS: Ruta: Modulo de Seguridad Social\Informes\Beneficios Tributarios. Este proceso permite generar un Informe donde se especifican los aportes Voluntarios con o sin Beneficio Tributario. Para ello debe diligenciar los campos que aparecen en la pantalla, donde : 1-.Tipo de Generación : especifique si va ha realizar el proceso por Asociaciones, permite buscar dentro de las asociaciones en cual de ellas se especificaron los aportes voluntarios. Periodos de Nomina, busca dentro de un periodo de nomina los descuentos de aportes voluntarios. Periodos de Autoliquidación, busca dentro de un rango de periodos los descuentos de aportes voluntarios. 2-.Dependiendo de la selección anterior , le solicitara la nomina a la cual va hacer referencia el proceso y el periodo especifico que deberá indicar en la pantalla. 3-.Servicio de pensión : indique el servicio, normalmente es el de pensión. En Agrupaciones de conceptos, deberá indicar cada una de las agrupaciones solicitadas, (recuerde que si no existen debe de crearlas). 3.1-.Ingresos del trabajador, agrupación que contiene todos los conceptos que hacen parte del IBC. 3.2-.Rentas exentas, agrupación que contiene todos los conceptos que son exentos. 3.3-.Aportes Obligatorios, agrupación que contiene todos los conceptos por los cuales se descuentan los aportes obligatorios. 3.4-.Aportes Voluntarios, agrupación que contiene todos los conceptos por los cuales se descuentan los aportes voluntarios. 3.5-.Aportes a Fondos, agrupación que contiene todos los conceptos por los cuales se descuentan los aportes a los fondos. 4-. Diligencie además: 4.1-.Porcentaje exento, indique el porcentaje exento que le permitirá calcular la base sobre la cual se calculan los beneficios tributarios, ej. para el año 2002 el 30 o el que indique la Ley. 4.2-.Porcentaje aportes Voluntarios , indique el porcentaje con el cual se calcula el beneficio tributario para los aportes voluntarios, Ej. para el año 2002 el 70 o el que indique la ley. 4.3-.Variable empleado Rfte, para los empleados con procedimiento 1, puesto que ellos no tienen un porcentaje fijo de retención en la fuente , en variables para empleado, con este nombre debe de indicar el porcentaje de retención con el cual se calculo la retención en la fuente en los periodos seleccionados. Una vez indicados los parámetros anteriores, el sistema dependiendo de lo indicado en el punto 1, le presentara una pantalla donde podrá seleccionar las administradoras para las cuales va ha realizar el proceso. Todos los parámetros aquí indicados , son grabados en un archivo ini, para no tener que diligenciarlos nuevamente, el archivo ini que se conforma para ello es el SyfSS.ini que normalmente esta en el path de la aplicación. 5. El Informe presentado contiene las siguientes columnas, en su orden : 5.1-.Documento de Identidad 5.2-.Apellidos y nombre 5.3-.Base, es el valor base con el cual se calculan los beneficios tributarios. Esta base se calcula así : 5.4-.Se suman los conceptos indicados en la agrupación 3.1 (Ingresos). se resta la agrupación 3.2 (Exentos) y al resultado se le aplica el porcentaje 4.1, porcentaje exento. 5.5-.Rfte, es el porcentaje de retención en la fuente del empleado, recuerde lo dicho con respecto a los de procedimiento 1 Aportes : 5.6-.Obligatorio, es la suma de los conceptos indicados en la agrupación 3.3. 5.7-.Fondo, es la suma de los conceptos indicados en la agrupación 3.5. 5.8-.Voluntario la suma de los conceptos indicados en la agrupación 3.4 5.9-.Beneficio, Es el beneficio tributario que se va a aplicar, que se calcula de así : 5.9.1.Se suman los aportes 5.6 + 5.7 + 5.8 5.9.2.Si la base (5.3) es menor que 5.9.1, el Beneficio = (5.3 - (5.9.1 - 5.8)) * (4.2/100) * (5.5/100) 5.9.3 Si lo anterior no se cumple , el Beneficio = 5.8 * (4.2/100) * (5.5/100) 5.10-.Beneficio Sin o Con , es la parte de los aportes voluntarios que no tienen(Sin) beneficio y que tienen (Con) , y se calcula así : 5.10.1-.Se calculan los aportes voluntarios teóricos = 5.3 - 5.6 - 5.7 5.10.2 Si el valor anterior (5.10.1) es mayor o igual a los aportes Voluntarios reales (5.8) entonces Beneficio SIN = 0 Beneficio CON = 5.8 5.10.3 en caso contrario, si no se cumple la condición 5.10.2, entonces Beneficio SIN = 5.8 - 5.10.1 Beneficio CON = 5.10.1 5.11-.Procedimiento , el numero indicado en esta columna muestra el procedimiento de retención en la fuente en el cual esta matriculado el empleado 1 o 2. INFORMES DE AUTOLIQUIDACIÓN DE PERÍODOS ANTERIORES: Esta opción, lista todos los datos de otros períodos de Autoliquidación. Existen varias forma de hacer esto, así : Informe de: Seleccione entre las siguientes opciones, el tipo de informe que requiere : 1-.General 2-.Autoliquidación 3-.Novedades 4-.Sin Autoliquidación 1-.General Estos informes son los mismos que Ud. puede sacar por la Opción de Seguridad Social, Transacciones, Autoliquidación, Informes/ Consultas de Autoliquidación. En este caso solo se pedirá el periodo de Autoliquidación, para el cual necesita la información. Para los demás tipos de Informes, le será requerida la siguiente información : Período Desde: Anotar el período donde debe iniciar el informe o seleccionar de la pantalla Seleccionar Períodos Cerrados, llamada con el lookup y señale el registro que necesite. Período Hasta: Anotar el período donde debe terminar el informe o seleccionar de la pantalla Seleccionar Períodos Cerrados, llamada con el lookup y señale el registro que necesite. Empleado Desde: Anotar el código de identificación del empleado donde debe iniciar el informe o selecciónelo de la pantalla Seleccionar Empleados, llamada con el botón y señale el registro que necesite. Empleado Hasta: Anotar el código de identificación del empleado donde debe terminar el informe o selecciónelo de la pantalla Seleccionar Empleados, llamada con el botón y señale el registro que necesite. MATRÍCULA DE EMPLEADOS: Este informe lista todos los empleados que se encuentran matriculados en la Seguridad Social. Los datos son los siguientes: Empleado. Desde: Anotar el código de identificación del empleado a partir del cual se empezará el informe, puede seleccionarse de la pantalla Seleccionar Empleados, llamada con el botón y señale el registro requerido. Hasta: Anotar el código de identificación del empleado donde terminará el informe, puede seleccionarse de la pantalla Seleccionar Empleados, llamada con el botón y señale el registro requerido. Para observar cada uno de los empleados de la empresa ver procedimiento - Co2: SlcEMP. INFORMES DE TABLAS DE AUTOLIQUIDACIÓN: Por esta pantalla se seleccionan todas las clases de listados o informes que se deseen obtener de la Seguridad Social, así: Tipo de Tabla: Seleccione la tabla de la cual se desea realizar el informe. Elija entre las siguientes opciones: Administradoras Sucursales Centros de Trabajo Servicios Administradoras Sucursales Servicios Definición de Novedades de Seguridad Social Calendario Definición de Novedades de Nómina Desde: De acuerdo a la tabla seleccionada, anote o elija en la respectiva pantalla el primer registro a partir del cual se empieza el informe. Hasta: De acuerdo a la tabla seleccionada, anote o elija en la respectiva pantalla el último dato o registro del cual se desea termine el informe. Para sacar los respectivos informes observe cada uno de los procedimientos o tipos de tablas siguientes y elija las opciones pertinentes: Sil01: BrwESS - Entidades Administrativas Sil01: BrwSUC - Sucursales Sil01: BrwCTR - Centros de Trabajo Sil01: BrwSER - Servicios Sil01: BrwSNV - Novedades de Seguridad Social Sil01: BrwCAT - Calendarios 14 54 Bogotá D.C. Cra. 22 # 36 - 45 B/ La Soledad Tel. (57 1) 268 0006 Rionegro - Antioquia. Cra. 64B No 42-04 Tel. (57 4) 531 77 22/23 Fax. 565 0221 http://www.syfsoft.com.co E-mail info@sysoft.com.co