MANUAL DEL USUARIO SISTEMA MIDASOFT MODULO DE DOTACION.DOC DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA Cada Modulo Contiene: Registro: Se realiza el registro de todas las tablas maestras (Sin estas no podemos realizar las transacciones). Transacciones: Se generan o se hacen los respectivos movimientos de las incapacidades resultantes día a día. Consultas: Permite ver cada uno de los registros que se han hecho en las transacciones. Solo permite realizar consultas rápidas no permite realizar modificaciones. Informes : Permite sacar un informe completo de cada uno de las transacciones que se han realizado. * Indicar Clasificación: Es la forma como deseo filtrar la información, puedo seleccionar todas las formas posibles, pero teniendo en cuenta las prioridades, ya que estas me indican la forma de como se sacara finalmente el listado. Según la clasificación elegida se le da una prioridad determinada. Prioridad 1: Área Prioridad 2: Centro de Costos El informe buscara primero las áreas y dentro de estas buscara los centros de costos seleccionados. * Continuar con el Informe: Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe se oprime esta opción, la cual permite seleccionar el destino de los informes. Puede ser a: Impresora Archivo Pantalla Metafile Disco E-mail Ayuda: Sirve para dar una información general de cada uno de los módulos. Información General de la Funcionalidad del Sistema (Para todos los módulos) Insertar: Permite ingresar en el sistema un nuevo registro. Cambiar: Permite realizar modificaciones a los registros que ya se encuentran en el sistema. Borrar: Como su nombre lo indica permite borrar registros que ya no se necesitan dentro del sistema. Seleccionar: Permite elegir uno de los registros que se encuentran en el sistema para continuar realizando las debidas transacciones. Aceptar: Se le da click a esta opción cuando se tiene listo el registro o transacción, para que se haga valida en el sistema. Cancelar: Se le da click a esta opción cuando el registro o transacción que se esta haciendo ya esta o simplemente no se va a ingresar. Salir: Permite dar por terminado el proceso que se estaba realizando. ¿CÓMO ENRUTAR LOS DOCUMENTOS PARA VISUALIZAR LAS AYUDAS CON ALT + F11? Para poner en funcionamiento las ayudas en línea en Midasoft, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Se necesitan tener las siguientes tablas: DCM: Documentos DCMV: Documentos Versiones APL: Aplicaciones APP: Módulos APR: Procedimientos 2. Tener dentro del directorio \Midasoft\ la carpeta \Doctos 3. Enrutar el archivo SyfEmpr la línea: PATHAYUDA=H:\MIDASOFT\DOCTOS\ (Especificar la unidad en la cual se esta trabajando) Alt F11: Sirve para sacar el RTF o ayuda de cada una de las ventanas del sistema. Esto para guiarse. Alt F12: Sirve para configurar el acceso de los usuarios a la ventana EXPLICACION GENERAL DEL MODULO DE DOTACIÓN Este módulo permite controlar el proceso de Registro, Entregas, Informes y Consultas de los elementos de protección personal para los empleados de la empresa; ya sea en forma periódica o fija. Los elementos se refieren a todos los implementos que se utilizan para la asignación de los recursos que el empleado necesita para el desempeño de su labor. Algunas de las características del módulo son: 1. Definición de diferentes elementos por sexo, criterio de entrega (Estructura Administrativa, Salario Mínimo y Días Mínimos). 2. Definición de los diferentes equipos de la empresa que se le asignaran a los empleados. 3. Registro de los elementos por empleado con tallaje y cantidad. 4. Registro de entregas de elementos por fechas. 5. Informes de los comprobantes de entrega de elementos por empleado, centro de costo, por oficio y otros. 6. Histórico de entregas, Informes y Consultas. 1. REGISTRO 1.1 DATOS DE LA EMPRESA Es la información general de cada una de las empresas que tengan que realizar el proceso de dotación, esta información se debe diligenciar en su totalidad ya que es necesaria para la elaboración de los informes. 1.1.1 REGISTRO DE COMPAÑIAS CONTABLES Ruta : Modulo de Dotación \ Registro \ Datos de la Empresa \ Registro de Compañías Contables. General Compañía : En este campo el usuario debe digitar un código a libre elección de 2 dígitos de tipo alfanumérico que identifique la compañía con el cual se ingresa al sistema. Nit : Numero de identificación tributaria que es asignado por la DIAN, (solo para fines tributarios) ; actualmente es otorgado automáticamente cuando se inscribe la escritura de constitución o los formularios de inscripción de negocio de persona natural en Cámara de Comercio. DV (Digito de verificación) : Digito de Verificación Suministrado con el numero del nit. Este valor es de manejo interno, mediante unas tablas expedidas por DIAN y se calcula automáticamente de acuerdo a un logaritmo. Razón Social : Nombre de la empresa que se esta matriculando. Tipo : Este puede ser gran contribuyente u otro. * Gran contribuyente : Son todos aquellos contribuyentes u empresas que han sido catalogados bajo esta clasificación de régimen especial por la DIAN, por tener un patrimonio o unos ingresos bastante representativos. * Otro : Entre los otros están todos las demás empresas que no pertenecen a esta clasificación de Gran Contribuyente. Es decir que no han sido catalogados como tal por la DIAN. Actividad Económica : En este campo debe consignarse el código que ha asignado la DIAN, de acuerdo al tipo de actividad económica de la empresa o contribuyente a que se dedica para la realización de su objeto social Dirección : Es la ubicación o domicilio social donde se encuentra ubicada la compañia. Código de Administración : Es el código mediante el cual se identifican cada administración de Impuestos y aduanas nacionales de cada ciudad o municipio del territorio nacional, el cual viene de acuerdo a una tabla que es expedida por la DIAN. Municipio : Se digita la Unidad territorial y administrativa que es formada por una población, con una extensión de territorio y una autoridad común. Teléfono : Campo en el cual se anota el numero telefónico donde se localiza al contacto del mismo. Fax : Campo donde se digita el numero al cual se Transmiten los datos textualmente de un lado a otro. Representante Legal : Es el nombre de la persona encargada de administrar, representar o dirigir la compañía, y que se encuentra inscrita legalmente en el certificado de existencia y representación social de la empresa; es quien con su firma autoriza o no a las demás personas de la compañía . CC Nro : Es el numero de documento de identidad propio del representante legal. Asesores * Contador : Es el encargado de coordinar, organizar y llevar la contabilidad de una compañía. El cual es el encargado de firmar junto con el Representante legal y el Revisor Fiscal (si la ley lo exige), los Estados Financieros Nombre : Se digita el nombre de la persona encargada de llevar la contabilidad, en este caso el contador de la compañía. Identificación : Se digita el numero y tipo de identificación del contador (cedula). Tarjeta profesional : Se digita el numero de la tarjeta profesional, expedida por la Junta Central de Contadores; con la cual el contador se encuentra autorizado para ejercer su profesión. * Revisor fiscal : Es aquella que se encuentra autorizada expresamente en el certificado de existencia y representación legal de la empresa y que es la encargada de vigilar las acciones del Contador de la empresa y rendir los informes pertinentes ante los estamentos legales internos y externos. Nombre : Se digita el nombre de la persona encargada de revisar, examinar y/o modificar el trabajo del contador de la compañía. Identificación : Se digita el numero y tipo de identificación del revisor fiscal (cedula). Tarjeta profesional : Se digita el numero de la tarjeta profesional, expedida por la Junta Central de Contadores; con la cual el contador se encuentra autorizado para ejercer su profesión. 1.2 CALENDARIO DE ENTREGAS Ruta : Modulo de dotación \ Registro \ Calendario de Entregas. El calendario de entregas es la programación de las entregas que se va a realizar en un periodo determinado. 1.2.1 REGISTRO DE CALENDARIO DE ENTREGAS Ruta: Modulo de Dotación \Registro \Calendario de Entrega \Nuevo Calendario. Esta ventana me permite insertar un nuevo calendario o cambiar una existente. Índice : Debe indicar la estructura administrativa que se va a utilizar. Código: Es el código de la estructura administrativa anteriormente seleccionada. Año: Es el año en el cual se realizara las entregas. Periodo: Es el código que identificará el periodo de entregas. Inicia - Termina: Es el rango de tiempo que cubre el periodo. Descripción : Es el nombre que describe el periodo a registrar. Mensaje : Es un rótulo descriptivo y personalizado. Estado: Indica la situación del periodo y puede estar Abierto ó Cerrado, así mismo se debe indicar la fecha del ultimo estado. 1.3 DEFINICION DE ELEMENTOS DE DOTACION Ruta: Modulo de Dotación \ Registro \ Definir Elementos de Dotación En esta ventana Usted decide como asignará los elementos de dotación (o protección personal según el caso) a los empleados, es decir que elementos son los que siempre se les entregará mientras pertenezcan a la empresa. Para ello, existen dos formas de definirla: - Por Estructura Administrativa - Por Empleado - Por Estructura Administrativa: Al seleccionar esta opción usted puede definir la asignación de elementos de acuerdo a las estructuras administrativas existentes, dentro de las cuales están : Oficio, centro de costos, clase de empleados , relación laboral y relación sindical, etc. En la siguiente ventana muestra de acuerdo a su elección la estructura, los elementos asignados a tal grupo, los criterios de entrega y los empleados que pertenecen a ella. - Por Empleado: Con esta opción Usted puede definir los elementos que siempre utilizará cada uno de los empleados y la asignación será manual. 1.3.1 DOTACION POR ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Ruta: Modulo de dotación de Empleados \ Registro \ Definición de Elementos: Por estructura. Esta ventana le permite definir o asignar todos los elementos de dotación (o protección personal según el caso) que se le asignan a los empleados que pertenecen a una estructura administrativa, ejemplo: Oficio, Área, Departamento, Centro de Costo, Etc. En la lista superior izquierda aparecen los diferentes componentes que tiene la estructura administrativa que anteriormente seleccionó. En la lista superior derecha aparecen los distintos elementos de dotación (o protección personal según el caso) que se han asignado para las estructuras administrativas seleccionadas. 1.3.1.1 Registro de Elementos de Dotación Ruta: Modulo de Dotación \Registro \ Definición de Elementos : Estructura \Elemento \Insertar. Por esta opción se matriculan en el sistema todos los elementos de protección personal (o dotación si es su caso) que posee la Empresa para el desempeño de las labores de sus empleados. Para que los elementos queden debidamente diligenciados complete: Elemento: Es un código que Usted determina para identificar al elemento a matricular en el sistema. Descripción: Es un nombre para identificar con claridad el elemento. Tipo: En esta opción permite elegir para que se van a utilizar los elementos y pueden ser para dotación, protección o ambos. Tipo de Asignación: Es la manera en que generará la entrega del elemento al empleado. Puede seleccionar entre : * Manual : Se le asigna al empleado un elemento de dotación y su registro se hará manualmente. Permanente : Se marca en caso de que se asigne un equipo. * Automática : el sistema genera automáticamente la asignación de los elementos de dotación a cada empleado. Color : Al dar click en esta opción aparece una ventana donde tiene la posibilidad de insertar o modificar los colores que describen los elementos de dotación. Sexo : Con esta opción se indica el sexo para el cual se destina la utilización del elemento. Marque entre las opciones la que más se adecue a sus necesidades: Masculino, Femenino o Unisex. Costo Unitario : Anotar el precio unitario por el que se compra el elemento. Cantidad Inicial: Digita el numero de unidades que se entregan inicialmente del elemento de dotación al empleado. Parámetros de entrega. Existen cuatro criterios para la entrega de elementos de protección y/o dotación que son: * Estructura administrativa : Para la utilización de dicho criterio se debe de marcar la opción criterio de entrega por estructura administrativa que nos activa el campo Estructura en el cual se debe seleccionar al grupo de organización administrativa al cual se le entregara dicho elemento. Ejemplo: Oficio, Área, Departamento, etc. * Salario Mínimo : Para la utilización de este criterio se debe de marcar la opción: Por Nro de salarios Mínimos ? que nos activa el campo Tope Salarial Máximo, en el cual se debe digitar el numero de salarios mínimos que el sistema tomará como tope, para determinar así, que los salarios menores o iguales a este tienen derecho a dicho elemento. * Días Mínimos : La utilización de este criterio se puede combinar con Salarios Mínimos si desea ser mas específico en la entrega de elementos para los empleados que cumplan con un mínimo de días laborados. Para esto debe digitar en el campo Tener Derecho el numero de días mínimos laborados para la entrega del elemento. * Ultima entrega : Se debe digitar la fecha de la última entrega general del elemento. Este campo es de carácter informativo. Articulo : En Caso de manejar inventarios se diligencia esta opción la cual le permite seleccionar el código correspondiente a ese articulo de dotación. En caso de no manejar inventarios el campo se deja en blanco. Para determinar el manejo de inventarios existe una variable llamada MDLT:Mnjiv la cual en el dato tiene la opción de S que significa que maneja inventario y la opción N que indica que no lo maneja. En la parte inferior izquierda aparecen las asignaciones de cada elemento definiendo los .criterios de entrega que se van a tener en cuenta, se registran al dar clic en , así mismo teniendo la posibilidad de o cualquier registro. 1.3.1.2 Registro de Criterio de Entrega por Estructura Administrativa. Ruta: Modulo de dotación de Empleados \ Registro \ Definición de Elementos: Por estructura \ Criterios de Entrega \ Insertar. Código de la Estructura: Al momento de seleccionar en la ventana anterior una estructura en este registro aparece por defecto dicha estructura por lo cual se debe escoger el código especifico del tipo de estructura ya sea escoger un oficio, una clase de empleado, un área etc.. Salario Mínimo : Para la utilización de este criterio se debe de marcar la opción Por Nro de salarios Mínimos y se debe digitar el numero de salarios mínimos para determinar si tiene derecho o no a dicha dotación. Días Mínimos : La utilización de este criterio se puede combinar con Salarios Mínimos si desea ser más específico en la entrega de dotación para los empleados que cumplan con un mínimo de días laborados en el periodo a entregar, para esto debe digitar en el campo Tener Derecho el número de días mínimos laborados para la entrega de la dotación y en el campo Ultima Entrega se puede consultar la fecha de la última entrega de la dotación. Fecha de Ultima Entrega : Permite consultar la fecha de la última entrega general del elemento. Criterios de Entrega siempre debe llenarse el registro aunque no tenga ningún validador. Asignar : Se activa únicamente cuando se trata de definir los elementos por estructuras y cuando se han ingresado los criterios de entrega y su función dentro del sistema es que internamente mira que personas pertenecen a una estructura y le crea un registro de dotación a los empleados que cumplan los criterios anteriormente seleccionados. El listado inferior derecho le muestra a todos los empleados a los cuales se les asigna o define los elementos seleccionados. 1.3.1.3 Registro de Asignación de Elementos. Ruta: Modulo de dotación de Empleados \ Registro \ Definición de Elementos: Por estructura \ Por Empleados \ Insertar En esta pantalla Usted define por cada elemento, a que empleados les corresponde entrega del mismo mientras pertenezcan a la empresa. Debe diligenciar los siguientes campos: Elemento: El sistema trae por defecto dicho código cuando éste se ha marcado en la pantalla de elementos de protección personal. Empleado: Aquí selecciona el empleado que será acreedor del elemento seleccionado. Talla: Anotar la talla que tiene el empleado para el elemento seleccionado. Cantidad: Anotar el número específico de elementos que le asignará al empleado seleccionado en un periodo de entrega. Nota : Para hacer efectiva la entrega se de tener en cuanta la opción de Activa ya que esta le permite al empleado recibir dicho elemento. En caso de que el empleado por diferentes razones no reciba mas el elemento se desactiva esta opción. 1.3.2 DEFINICIÓN DE DOTACION POR EMPLEADO Ruta: Modulo de dotación de Empleados \ Registro \ Definición de Elementos: Por empleado. Esta ventana nos permite asignar a los empleados de la empresa, las clases de dotación que debe entregárseles para realizar sus labores. Es decir, se matricula las distintas Clases de Dotación a las que tiene derecho un empleado por trabajar en la empresa, para que de esta manera el sistema pueda consultar dicha asignación automáticamente cada vez que se vayan a realizar entregas. Se recomienda realizar la asignación por empleado de forma manual. Además esta ventana muestra tres listados que corresponde a : Clase de Dotación : Este listado muestra los elementos matriculados en le sistema y tiene las siguientes opciones. Insertar : Consultar REGISTRO DE ELEMENTOS DE DOTACIÓN Cambiar : Permite realizar modificaciones en el registro de elementos. Borrar : Permite eliminar un registro ya existente. Criterios de Entrega : Muestra la estructura administrativa a la que pertenece el empleado y tiene las siguientes opciones. Insertar : Consultar REGISTRO DE CRITERIOS DE ENTREGA POR ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Cambiar : Permite realizar modificaciones en el registro de criterios. Borrar : Permite eliminar un registro ya existente. Empleados : Este listado muestra que empleados le han asignado el elemento seleccionado en el listado superior y tiene las siguientes opciones. Insertar : Consultar REGISTRO DE ASIGNACIÓN DE DOTACIÓN Cambiar : Permite realizar modificaciones en el registro. Borrar : Permite eliminar un registro ya existente. Asignación Global : Ver Asignar. 1.4 INGRESO DE PERSONAL Ruta: Modulo de Dotación Personal \Registro \Empleados Inserte allí todos los datos del nuevo empleado a registrar en el módulo, como son: Identificación, Nombres y Apellidos, documento de identidad, datos generales del empleado, etc. Para realizar nuevos ingresos o modificaciones a los empleados, oprima los botones: Insertar ó cambiar y llene los datos de la siguiente pantalla ó el botón Borrar en el caso de eliminar un registro determinado. 1.4.1 REGISTRO DE LOS EMPLEADOS Ruta: Modulo de Dotación Personal \ Registro \ Empleados \ Insertar Se ingresa nuevamente al Registro de Empleados y se pueden modificar los datos de dicho empleado. Por esta opción se genera el registro completo de los empleados con toda la información básica e indispensable que se requiere saber de el empleado. Empleado: Anotar el código de identificación del empleado dentro de la Empresa. Apellido: Escribir los apellidos completos del empleado. Nombre: Escribir los nombres completos del empleado. Fecha de nacimiento: Anotar la fecha de nacimiento del empleado, con ayuda del botón Calendario, también se tiene la opción para indicar el lugar de nacimiento. Sexo: Marcar una de las siguientes opciones: Masculino ó Femenino. Documento de identidad: Anotar el número del documento de identidad del empleado y señalar además la clase y el código de la ciudad donde fue expedida. Grupo sanguíneo: Marcar la opción de acuerdo al grupo sanguíneo del empleado. Ej: A+, A-, etc. Estado civil: Marcar de acuerdo a la opción requerida: Casado, soltero, separado, viudo, unión libre. Personas a cargo: Anotar el número de personas por las cuales el empleado se hace cargo. Número de hijos: Anota la cantidad de hijos que tiene el empleado. Libreta: Anotar el número de la libreta militar del empleado. Distrito: Anotar el distrito donde fue expedida la libreta militar del empleado. Clase: Describir la clase de libreta militar que posee el empleado. Dirección: Anotar la dirección completa donde radica el empleado. Ciudad: Anotar el código de la ciudad donde se encuentra radicado el empleado. Teléfono: Anotar el ó los números telefónicos donde se pueda localizar al empleado cuando no se encuentra dentro de las instalaciones de la empresa. Ciudad: Anotar el código de la ciudad donde se encuentra radicado el empleado. Barrio: Anotar el código del barrio donde radica el empleado. E-mail: Anotar el correo electrónico que tenga el empleado. Celular: Anotar el número telefónico Dirección de la oficina: Anotar la dirección de la empresa. Teléfono: Indica el ó los números telefónicos donde se pueda localizar al empleado cuando se encuentra dentro de la empresa. Extensión: Anotar el número de la extensión telefónica donde se pueda localizar al empleado. 1.5 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS Ruta: Modulo de Dotación \Registro \Estructuras Administrativas. Esta ventana nos permite consultar y registrar las diferentes estructura administrativa que la empresa posee. ¿CÓMO PUEDO TRABAJAR LA NUEVA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA? La nueva estructura Administrativa se realiza para que la Empresa Usuaria de Midas pueda generar su propia jerarquización estructural como Áreas, Departamentos, Centros de Costos, etc. (estos quedan en las tablas DTR, DTS, DTX y TRC y dichos cambios quedan registrados en la Tabla DTRV) Este proceso adicionalmente cuando se le realiza un cambio a los campos de Áreas, Departamentos, Centros de Costos, Grupos, Subgrupos, etc. muestra la pantalla "Cambio de Departamento para ..." para ser actualizada la historia Laboral del Empleado (desde y hasta cuando estuvo registrado en ese clasificador) Allí se debe indicar la fecha en la cual se realizó el cambio al empleado y el motivo del mismo (estos motivos son los mismos de aumento salarial, por lo tanto debe seleccionar el correcto). La variable que maneja este proceso se llama NomEstruAdm y se crea por: Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario, así: Nombre de Variable: NomEstruAdm Descripción: Manejar Estructura Administrativa Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: N - No maneja estructura administrativa ó S - Si maneja nueva estructura administrativa. Proceso de Liquidación: No se escribe nada. 1.7.1 REGISTRO DE ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Ruta: Modulo de Dotación \Registro \Estructuras Administrativas \Registro de estructura administrativa. Esta ventana me permite registrar la estructura administrativa que maneja la empresa segun políticas de la misma. Referencia : Se escoge la referencia que necesito registrar. * Terceros: Personas naturales o jurídicas con la que una compañía o empresa interactúa con sus operaciones contables. * Centros de Costos: Es el registro de las diferentes áreas , dependencias o unidades de negocios que componen una empresa representando así un ingreso o egreso de fondos. * Áreas: Es una división que posee la empresa para el manejo de clasificación de los diferentes sitios. * Departamentos: Es cada una de las partes en que se divide una empresa, territorio, etc. * Grupos: Es un conjunto de personas o conceptos que cumplen con ciertas características en común. * Subgrupo: Es una clasificación más detallada de los grupos. * Secciones: Es Cada una de las partes en que se dividen los departamentos de una compañía. * Sucursales: Son divisiones, Departamentos, Establecimientos que están ubicados geográficamente o por razón social en otro lugar, pero que pertenecen a la empresa. * Ubicaciones Geográficas: Son ubicaciones físicas donde están localizadas las personas, los artículos, los implementos, etc. que serán utilizados en los diferentes módulos de Midasoft y los cuales brindan a estos procesos un detalle de información amplio y completo. * Proyecto: Es un conjunto de escritos o cálculos que se hacen para dar idea de como van a hacer las cosas. Descripción : Es el nombre completo de la referencia que hemos elegido. Forma de concatenación : Debemos elegir si la forma de concatenación la queremos pegada o por nivel. Reemplazamiento : Seleccionamos esta opción si queremos que sea de Reemplazamiento. 1.6 TABLAS DE ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS ¿CÓMO PUEDO TRABAJAR LA NUEVA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA? La nueva estructura Administrativa se realiza para que la Empresa Usuaria de Midas pueda generar su propia jerarquización estructural como Áreas, Departamentos, Centros de Costos, etc. (estos quedan en las tablas DTR, DTS y DTX y se maneja en la Tabla DTRV) Este proceso adicionalmente cuando se le realiza un cambio a los campos de Áreas, Departamentos, Centros de Costos, Grupos, Subgrupos, etc. muestra la pantalla "Cambio de Departamento para ..." para ser actualizada la historia Laboral del Empleado (desde y hasta cuando estuvo registrado en ese clasificador) Allí se debe indicar la fecha en la cual se realizó el cambio al empleado y el motivo del mismo (estos motivos son los mismos de aumento salarial, por lo tanto debe seleccionar el correcto). La variable que maneja este proceso se llama NomEstruAdm y se crea por: Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario, así: Nombre de Variable: NomEstruAdm Descripción: Manejar Estructura Administrativa Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: N - No maneja estructura administrativa ó S - Si maneja nueva estructura administrativa. Proceso de Liquidación: No se escribe nada. 1.6.1 REGISTRO DE TABLA DE ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Índice : se elige la tabla manejada por la compañia que se desea utilizar. Descripción : Se digita el detalle de la tabla. Por compañía : Se utiliza para indicar si la tabla se va a clasificar para ser usada por compañía. Indicador de subcuentas : Se debe indicar si la tabla maneja subcuentas. 1.7 EQUIPOS Ruta: Modulo de Dotación de Personal \ Registro \ Equipos. Los Equipos se refieren a las herramientas o máquinas necesarias para el desempeño de la labor del empleado en la empresa. Esta ventana permite el registro de estas maquinas o equipos. 1.7.1 REGISTRO DE EQUIPOS Ruta: Modulo de Dotación de Empleados \ Registro \ Equipos \ Insertar. Por esta opción se genera el registro de los equipos que tiene la empresa para el desempeño laboral de sus empleados. Equipo: Anotar el código del equipo que será asignado. Descripción: Es el detalle o nombre genérico del equipo a asignar. Nombre Técnico: Anotar el nombre específico con que se conoce el equipo. Estado: Anotar el estado en el cual se encuentra el equipo (Bueno, Regular, Malo) Nro. del Activo: Anotar el número que posee el equipo dentro de la Compañía. Nro. del Inventario: Anotar el número que posee el equipo dentro del inventario de la Compañía. Costo: Es el valor real del equipo. Sexo: Debe marcar a que clase de personal se le asigna el equipo. (Masculino, Femenino ó Unisex) Tipo : Se debe seleccionar si es un equipo o un vehículo. Marca: Se debe digitar la marca del equipo o vehículo. Placa: Se debe digitar el numero del equipo o el vehículo. Modelo: Se debe digitar el modelo del modelo o el equipo. Clase de Vehículo: Esta opción solo se activa si se selecciona que el tipo del equipo es vehículo, en este campo se debe seleccionar de la pantalla ( Comun:BrwMTD ) La clase del vehículo,. Ejemplo : (Camión, camioneta, etc.). 2.TRANSACCIONES 2.1. NOVEDADES DE DOTACIÓN En esta ventana muestra los cambios que se hacen en la asignación de los elementos de dotación, es decir que durante el periodo por situaciones ajenas un empleado solicita un elemento que se le había asignado anteriormente. 2.2.1 REGISTRO DE NOVEDADES DE DOTACIÓN Ruta: Dotación de Empleados \Transacciones \Novedades de Dotación \Registro de Novedades de Dotación. En esta ventana se matriculan en el sistema todos los cambios que se hacen en la asignación de los elementos de dotación. Para que las novedades queden debidamente diligenciados complete: Empleado: Es un código que permite identificar al empleado que tendrá la novedad y después automáticamente muestra el nombre, la dependencia y la clase del empleado. Tipo de Novedad: En esta opción muestra los criterios que determinan la novedad que se va a registrar. Los criterios son los siguientes. * Cambio de Estructura: Se elige esta opción cuando el motivo de la novedad es el traslado del empleado de una estructura administrativa a otra. AL seleccionar el criterio el sistema le muestra los diferentes grupos como: oficio, ccosto, relación sindical, etc. * Cambio de Talla: Se elige esta opción cuando se cambia el elemento de una talla a otra. Al seleccionar este criterio el sistema le muestra los elementos que tiene el empleado dispone solo se debe seleccionar el que se va a cambiar. * Cambio por S.O: Esto indica que hay un cambio por salud ocupacional, es decir que el elemento afecta la salud del empleado y es necesario reemplazarlo por otro. Este criterio muestra los elementos que anteriormente fueron registrados como de protección o ambos. * Cambio por deterioro: Como su nombre lo indica es cuando un elemento sufre un desgaste y hay que cambiarlo por otro. Cuando se maneja inventarios el sistema al registrar el cambio verifica si hay artículos disponibles, en caso de que los haya se registra la novedad con normalidad, si al contrario no hay existencias el sistema muestra un mensaje indicando la inexistencia y no deja matricular el cambio. * Adelanto: Cuando un empleado sufre la perdida de algún articulo de su dotación puede pedir un elemento del siguiente periodo. * Sentencia: Este cambio indica que por una sentencia judicial determina que dotación se le asigna al empleado. Inicia el: En esta opción se indica la fecha en la que comienza a regir la novedad. Motivo de la Novedad: Se debe explicar las razones por las cuales se hace la novedad. Valor Anterior: Al seleccionar el tipo de novedad ya sea talla, grupo, elemento etc, el sistema le muestra automáticamente el código de dicho criterio y eso es lo que se conoce como valor anterior. Nuevo Valor: Se debe insertar el código que reemplazará al valor anterior ejemplo : se desea cambiar la talla de un elemento y el empleado tiene registrada una talla 40, se hace la novedad especificando que la nueva talla para ese señor es 38 lo cual esa talla corresponde al nuevo valor. Al registrar la novedad el sistema verifica que el nuevo código corresponda a un criterio ya existente. Documento Soporte: Al oprimir el botón de consulta muestra un documento que expresa las razones y quien autoriza de la novedad. Funcionario que autoriza: Es el código del funcionario que autoriza la novedad. 2.2 LIQUIDACION DE DOTACIÓN Este es un informe que muestra que elementos han sido generados pero no entregados, junto con su valor. Después de elegir el destino del informe es decir , pantalla, impresora, etc, aparece una ventana Proceso de liquidación y en ella se selecciona el empleado a quien se le hará el control de entrega de dotación. 2.3 MANEJO DE ENTREGAS 2.3.1 GENERACION DE ENTREGAS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Transacciones \ Manejo de Entregas \ Generación de Entregas \ Forma de entrega: Por empleado. En esta ventana Usted decide como entregará los elementos a los empleados de la empresa, para lo cual existen 2 formas: - Por Empleado - Por Elemento - Por Empleado: Con esta opción Usted tendrá una ventana en la cual realizará, para un empleado que seleccione, una entrega de cualquier elemento; independiente de si los tiene asignados o no. - Por Elemento: Con esta opción Usted tendrá una ventana en la cual realizará una generación automática de entregas de elementos. Para ello es importante fijarse en la manera como se ha realizado previamente las asignaciones. 2.3.1. ENTREGAS DE ELEMENTOS POR EMPLEADO Ruta: Modulo Dotación de Personal \ Transacciones \ Manejo de Entregas \ Generación de entregas \ Definición: Por empleado. En esta ventana Usted podrá consultar o modificar las diferentes entregas de elementos de protección personal que realiza para cada empleado en la fecha que indica antes de ingresar a la pantalla. También puede hacer entregas manuales o por fuera de la dotación normal. En la lista superior, encontrará todos los empleados de su empresa; y en la lista inferior, todas las entregas que le ha realizado a un empleado que Usted selecciona, a manera de histórico. En esa misma lista tiene las opciones de insertar, modificar o borrar un elemento. El sistema le muestra los elementos generados con un rango de periodo o si desea ver el periodo en el que esta trabajando debe activar la opción de 2.3.1.1 REGISTRO DE ENTREGA POR EMPLEADO Ruta: Modulo Dotación de Empleado \ Transacciones \ Manejo de Entregas \ Generación de Entregas \ Definición: Por Empleado \ Elementos \ Insertar. Por esta opción se genera el registro de los elementos de dotación que van a ser entregados al empleado seleccionado en la tabla de registro. Empleado: Muestra el nombre del empleado seleccionado y a quien se le va entregar el elemento a registrar. Elemento: Al dar click en la pestaña trae a la pantalla la ventana con el listado de los elementos registrados el cual debe seleccionar el que va a entregar. Cantidad Entregada: Es el numero de artículos que se entregan del elemento seleccionado. Además de lo anterior puede insertar la talla, fecha de entrega y observaciones en caso de que las hubiera. 2.3.2 ENTREGAS POR ELEMENTOS Ruta: Modulo Dotación de empleados \ Transacciones \ Manejo de Entregas \ Generación de Entregas \ Definición: Por Elemento. En esta ventana se Generan, Consultan y/o Modifican las entregas de dotación realizadas, y se pueden deshacer las dotaciones a los empleados teniendo en cuenta si la clase de dotación tiene estructura administrativa o no. Elemento : Se debe seleccionar el elemento Desde y Hasta dependiendo de la entrega que se quiere generar, consultar o extraer. Periodo : Se debe seleccionar el periodo o el rango de fechas que comprende la entrega del Elemento de dotación. Para crear un periodo de entrega debe dar clic en la pestaña e insertar el calendario introduciendo el código, el año, donde inicia y termina el periodo y el estado ( Abierto o Cerrado ). Fecha de la Entrega: Se debe Seleccionar la fecha en la que se entregara la dotación. Verificar Retiros: El sistema verifica a aquellos empleados que fueron retirados en el periodo para generales dotación si cumplen con las condiciones para la entrega. Después de llenar estos datos se activa el botón si no se ha generado la entrega del periodo seleccionado, aparece una ventana mostrando los elementos que se van a generar y puede seleccionar la opción según a sus necesidades. * VER MANEJO DE INVENTARIOS 2.3.2.1 Control De Entregas De Dotación Rutas: Modulo Dotación \Transacciones \Manejo de Entregas \Generación de Entregas \ Definición: Por elemento \Generación del Periodo. En esta ventana se listan las generaciones por cada clase de dotación y se deben marcar las que se deseen generar dando un clic sobre el registro el campo procesar cambia a 1 indicando que este es el registro a generar. Cambia el campo procesar por cero en todos los registros marcados. Cambia el campo procesar en todos los registros marcados con uno a cero y viceversa. Procesa todos los registros marcados con uno. Al procesar los registros el sistema le crea un informe con el listado de los empleados y la cantidad de los elementos que serán entregados. Procesa todos los elementos marcados o no marcado. < Extraer> Elimina la entrega de los elementos por estructura que fueron seleccionados. Después de generar la entrega de dotación se activa las siguientes opciones 2.3.2.2 Consulta y\o Modificaciones En esta ventana se genera, se consultan y se asigna la Dotación a los empleados de forma manual teniendo en cuenta si la clase de dotación tiene estructura administrativa o no. - Registro de Historia de Entregas Ruta: Modulo Dotación \ Transacciones \Manejo de Entregas \Generación de entregas \ Definición: Por elemento \Consulta y/o Modificación \ Insertar. Clase de Dotación: Se debe seleccionar la clase de dotación a la cual asignara la entrega si la clase de dotación es por estructura administrativa el sistema automaticamente nuestra el nombre de la estructura y el código de esta, además si la clase de dotación al registrarla se le digito el costo unitario el sistema lo nuestra en esta ventana. De la Entrega Fecha Inicial : Se debe seleccionar la fecha en la cual inicia el rango de la entrega. Fecha Final : Se debe seleccionar la fecha en la cual finaliza el rango o periodo de la entrega. Fecha de Entrega : Se debe seleccionar la fecha en la cual se entregara la dotación. Nro : En este campo el sistema muestra automaticamente el numero de entrega para llevar un control de las entregas de cada clase de dotación. 2.3.2.3 Informes de Entregas Ruta: Modulo Dotación de Empleados \Transacciones \Manejo de Entregas /Generación de Entregas /Definición: Por Elemento /Informes o Consultas. En esta ventana se pueden general los informes de Dotación por centros de costo, Dotación por Oficio, Dotación personal retirado y recibos de dotación. Para la generación de estos informes primero se debe seleccionar la clase de dotación (Desde y Hasta). Muestra los informes de entrega por : - Centro de Costos : Para la generación del informe por centro de costo se deben de llenar los siguientes campos: Centros de Costo (Desde - Hasta) : Se debe seleccionar los centros de costos que se desean para visualizar en el informe. Empleado (Desde - Hasta) : Se debe seleccionar los empleados que se desean para que salgan en el informe. Elemento (Desde - Hasta): El sistema automáticamente muestra por defecto los elementos de dotación que se seleccionaron. Tipo : Es como desea que le muestre el informe y puede ser detallado o resumido - Por Oficios : Para la generación del informe por oficio centro de costo se deben de llenar los siguientes campos: Oficio (Desde - Hasta) : Se debe seleccionar los oficios que se desean para que salgan en el informe. Centros de Costo (Desde - Hasta) : Se debe seleccionar los centros de costos que se desean para que salgan en el informe. Empleado (Desde - Hasta) : Se debe seleccionar los empleados que se desean para que salgan en el informe. Elemento (Desde - Hasta) : El sistema automáticamente muestra por defecto los elementos de dotación que se seleccionaron. - Por Personal Retirado : Para la generación del informe de personal retirado se deben de llenar los siguientes campos: Empleado (Desde - Hasta) : Se debe seleccionar los empleados que se desean para que salgan en el informe. Elemento (Desde - Hasta): El sistema automáticamente muestra por defecto los elementos de dotación que se seleccionaron. Centro de Costo (Desde - Hasta) : Se debe seleccionar los centros de costos que se desean para que salgan en el informe. - Recibos: Para la generación del informe de los comprobantes de dotación se deben de llenar los siguientes campos: Centros de Costo (Desde - Hasta) : Se debe seleccionar los centros de costos que se desean para procesar en el informe. Empleado (Desde - Hasta) : Se debe seleccionar los empleados que se desean procesar en el informe. Elemento (Desde - Hasta): El sistema automáticamente muestra por defecto los elementos de dotación que se seleccionaron. Tipo de Recibo : Pueden ser de dos tipos. - Original : Cuando se imprime por primera vez el recibo y este mueve el inventario en caso de que se maneje. - Copia : Puede ser un recibo de respaldo y no mueve inventarios. NOTA : Hasta que no se procese el recibo, el sistema no da el elemento como recibido. MANEJO DE INVENTARIOS Si se encuentra configurado la variable Mldt:Mnjinv en el valor S el sistema descuenta de la existencia de los artículos ( debe tener instalado el Modulo de Inventarios de Midasoft), la cantidad entregada o rechazará la entrega, si no hay existencias de los artículos. El descuento se pueda dar en la generación de entrega del recibo de acuerdo a la variable de usuario. 2.3.2.4 Extracción Total Para ejecutar esta opción debe existir un control de entregas y trata de borrar la entrega. 2.3.2 CIERRE DE ENTREGAS Ruta: Modulo dotación Empleados \ Transacciones \ Manejo de Entregas \ Cierre de Entregas. En esta ventana se listan las entregas de elementos generadas desde el último cierre, con las fechas en que se han efectuado. Usted debe marcar aquellas entregas para las que desee hacer el cierre dando un click sobre uno de los registros que aparece en la lista. Cuando haga click en un registro de la lista, el campo procesar cambia a 1 indicando que este es el registro que se desea cerrar. También puede hacer click en los siguientes botones: Cambia el campo procesar por cero en todos los registros marcados. Cambia el campo procesar en todos los registros marcados, con 1 si es 0, y viceversa. Procesa todos los registros marcados con el número 1. Procesa todos los registros que están en la lista, así se encuentren marcados o no marcados. 2.4 ASIGNACIÓN GLOBAL DE ELEMENTOS Esta Opción Sólo se debe utilizar, cuando se entrega dotación por estructura administrativa, y tiene como objeto, asegurarse que los nuevos empleados que hayan ingresado, en una determinada estructura (Oficio, centro de costos ,etc). Tengan asignada la dotación configurada para su estructura (ver Registro de Elementos de dotación). Antes de ejecutar este proceso, debe diligenciar los siguientes campos: Estructura: Seleccione de la lista, la estructura por la cual se configuró la entrega de elementos. Elementos Seleccione el rango de elementos de dotación en los que desea correr el proceso. Desde Digite el código (o búsquelo con el botón (...) a la derecha del campo ) del elemento de dotación inicial de la búsqueda. Hasta Digite el código (o búsquelo con el botón (...) a la derecha del campo ) del elemento de dotación final de la búsqueda. **** El Resultado de este proceso es la asignación automática de los elementos, a los empleados, que se encuentren en estado activo y que cumplan con la restricción de Sexo (si la hay) y que cumplan con los criterios de entrega configurados para la estructura (excepto la restricción de salario, la cual se evalua el momento de generar la entrega). 3. CONSULTAS 3.1 ENTREGAS POR PERIODOS Ruta : Modulo Dotación Empleados \ Consultas \ Entregas por Periodos. Esta opción nos permite visualizar y verificar los elementos que han sido entregados a los empleados en los rangos de fechas inicial y final de los períodos definidos cuando se registró el movimiento de elementos. La pantalla muestra en la lista de arriba, los elementos entregados; y en la lista inferior, los empleados a los cuales se les entregó. 3.2 DEFINICION DOTACIÓN POR EMPLEADOS Ruta: Modulo Dotación Empleado \ Consultas \ Definición Dotación por Empleado. Esta ventana permite consultar según los elementos de dotación a que empleados fueron entregados. Ejemplo: Tenemos seleccionado Bota de caucho Alta Negra, en las subpantallas por estructura y por empleado, aparecerá a quienes fueron asignados dichos elementos de dotación. 3.3 HISTORIA ENTREGA POR EMPLEADOS Ruta: Modulo Dotación empleados \ Consultas \ Historias entregas por empleado. Esta ventana permite visualizar un histórico de entregas de elementos para cada empleado. En la lista superior Usted se ubica en el empleado para el cual desea ver el histórico, e inmediatamente se mostrará: - En la lista inferior izquierda, los elementos que se le han definido al empleado que Usted tiene seleccionado. - En la lista inferior derecha, las entregas que se le han realizado por cada elemento asignado en la lista inferior izquierda. 3.4 EXISTENCIAS POR ELEMENTO Esta ventana nos permite generar un informe (listado) de elementos con que cuenta la empresa, cada uno con su existencia inicial registrada, las entregas que se han realizado, y el saldo de existencia final resultante. Tenemos la posibilidad de clasificar el informe según la manera en que se entrega cada elemento. Para clasificarlo seleccione: Elemento: Debe seleccionar un rango de elementos que desea observar ( Desde - Hasta. Tipo de Asignación: Aquí se indica si se desea mirar los elementos que se entregan de forma Manual, Automática, o Todos para mirar ambos casos. 4. INFORMES 4.1 INFORME DE ELEMENTOS DE DOTACIÓN Ruta: Modulo Dotación Personal \ Informes \ Informe Elementos de Dotación. Esta opción nos permite generar un informe (listado) de elementos con que cuenta la empresa, con la posibilidad de clasificarlo según la manera en que se entrega cada uno de ellos. Para clasificarlo seleccione: Elemento: Debe seleccionar un rango de elementos que desea observar ( Desde - Hasta). Tipo de Asignación: Aquí se indica si se desea mirar los elementos que se entregan de forma Manual, Automática, o Todos para mirar ambos casos. 4.2 INFORME DE EXISTENCIAS DE ELEMENTOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Informes \ Informes de Existencias de Elementos de Dotación. Esta opción nos permite generar un informe (listado) de elementos con que cuenta la empresa, cada uno con su existencia inicial registrada, las entregas que se han realizado, y el saldo de existencia final resultante. Tenemos la posibilidad de clasificar el informe según la manera en que se entrega cada elemento. Para clasificarlo seleccione: Elemento: Debe seleccionar un rango de elementos que desea observar ( Desde - Hasta ). Tipo de Asignación: Aquí se indica si se desea mirar los elementos que se entregan de forma Manual, Automática, o Todos para mirar ambos casos. 4.3 IMPRESIÓN DE FICHA TÉCNICA Ruta: Modulo Dotacion Empleados \ Informes \ Impresión de Ficha Técnica. En esta ventana Usted puede seleccionar un elemento para el cual desea visualizar/imprimir su ficha técnica. También puede seleccionar una plantilla en especial definida para ese elemento, o todas las que tenga definidas. Usted debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccione el elemento para el cual desea obtener la ficha técnica. Para ello, escriba el código del elemento en el cuadro de texto Elemento: , o bien, con click en el botón que aparece al lado derecho de éste, que lo lleva a una pantalla donde puede escogerlo. 2. En la lista que aparece en la pantalla (lista de plantillas definidas para el elemento que Usted ha seleccionado), seleccione cuál o cuales son las que desea visualizar/imprimir en la ficha. NOTA: Recuerde que en esta lista no aparecerá absolutamente nada, si primero no se han definido plantillas para el elemento que Usted seleccione. Para seleccionar una plantilla, sólo haga click sobre una de las que aparece en la lista. Cuando haga click en un registro de la lista, el campo procesar cambia a 1 indicando que esta es una de las plantillas, para el elemento seleccionado, que desea visualizar/imprimir. 3. Haga click en cualquiera de los siguientes botones, según lo que haya seleccionado y según su necesidad: Cambia el campo procesar por (0) en todas las plantillas de la lista marcadas con (1). Cambia el campo procesar en todas las plantillas de la lista, marcadas, con (1) si es (0), y viceversa. Procesa todas las plantillas de la lista marcadas con el número (1). Procesa todas las plantillas que están en la lista, así se encuentren marcadas o no marcadas. 4.4 INFORMES DE EQUIPOS Ruta: Modulo Dotacion Empleados \ Informes \ Informe de Equipos Esta opción nos permite generar un informe de los equipos que posee la empresa para la operación de sus empleados. Para este informe Usted debe indicar lo siguiente: Clasificación del Informe: Se debe seleccionar la opción por la cual se desea clasificar el informe (Estado, Sexo o Ninguno). Estado ó Sexo: Esta opción se activa dependiendo de la opción que selecciono en la clasificación del informe. Se debe seleccionar un rango, Desde y Hasta. Disponibilidad: Se activa la opción de acuerdo a lo que desea ver, es decir, si desea visualizar los equipos con disponibilidad, los no disponibles o si los desea ver todos. 4.5 INFORMES DE ENTREGA \ DEFINICIÓN POR ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS Ruta: Modulo Dotación Empleado \ Informes \ Informe Entregas - Definición. Esta ventana permite generar informes por estructura administrativa, ya sea de entregas realizadas o de asignaciones definidas de elementos. Usted debe especificar: Estructura: Aquí se selecciona la estructura administrativa para la cual desea ver el informe, y más abajo, se especifica el rango a visualizar de la estructura escogida ( Desde - Hasta ). Salto de página por rompimiento: Marque esta casilla para visualizar en una página diferente cada código del rango de estructura administrativa seleccionado. Tipo: Aquí es donde se especifica el tipo de informe que se desea visualizar. Existen 2 opciones: - De entregas - De Definición 4.6 INFORMES DE DEFINICIÓN ( ASIGNACIÓN ) DE ELEMENTOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Informes \ Informes de definición (Asignación). Esta opción permite generar informes de elementos que se han asignado a los empleados de la empresa. Usted puede especificar si desea " Salto de Página por Rompimiento ? ", lo cual significa imprimir la información de cada elemento en una página aparte. Puede especificar además, si desea incluir los elementos asignados al personal que ya fué retirado de la empresa. Se pueden obtener ya sea, Generales o Clasificados. Informes Generales: Aquí se especifica un Rango de Elementos, Desde - Hasta. Informes Clasificados: Se puede clasificar el informe según: No(sin clasificación), departamento, área, nomina, centro de costo, oficio, ubicación, grupo, subgrupo. Todo esto definido dentro de un rango. Página 3 MANUAL DEL USUARIO SISTEMA MIDASOFT MODULO DOTACION