DOCUMENTO: MODULO DE EVALUACIÓN.DOC BIENVENIDOS AL SISTEMA DE EVALUACIÓN DE MIDASOFT INFORMACIÓN GENERAL DE LA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA (PARA TODOS LOS MODULOS DE MIDASOFT) Cada Modulo Contiene: Registro: Se realiza el registro de todas las tablas maestras (Sin estas no podemos realizar las transacciones). Transacciones: Se generan o se hacen los respectivos movimientos de las incapacidades resultantes día a día. Consultas: Permite ver cada uno de los registros que se han hecho en las transacciones. Solo permite realizar consultas rápidas no permite realizar modificaciones. Informes: Permite sacar un informe completo de cada uno de las transacciones que se han realizado. * Indicar Clasificación: Es la forma como deseo filtrar la información, puedo seleccionar todas las formas posibles, pero teniendo en cuenta las prioridades, ya que estas me indican la forma de como se sacara finalmente el listado. Según la clasificación elegida se le da una prioridad determinada. Prioridad 1: Área Prioridad 2: Centro de Costos El informe buscara primero las áreas y dentro de estas buscara los centros de costos seleccionados. * Continuar con el Informe: Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe se oprime esta opción, la cual permite seleccionar el destino de los informes. Puede ser a: Impresora, Archivo, Pantalla, Metafile, Disco Ayuda: Sirve para dar una información general de cada uno de los módulos. ¿CÓMO ENRUTAR LOS DOCUMENTOS PARA VISUALIZAR LAS AYUDAS CON ALT + F11? Para poner en funcionamiento las ayudas en línea en Midasoft, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Se necesitan tener las siguientes tablas: DCM: Documentos DCMV: Documentos Versiones APL: Aplicaciones APP: Módulos APR: Procedimientos 2. Tener dentro del directorio \ Midasoft \ la carpeta \ Doctos \ 3. Enrutar el archivo SyfEmpr la línea: PATHAYUDA=H:\MIDASOFT\DOCTOS\ (Especificar la unidad en la cual se esta trabajando) Alt F11: Sirve para sacar el RTF o ayuda de cada una de las ventanas del sistema. Esto para guiarse. Alt F12: Sirve para ver el nombre o procedimiento de la ventana. CÓMO OPERA EL SISTEMA DE EVALUACION MIDASOFT? En esta sección se explican de manera específica cada uno de los pasos necesarios para la realización de una evaluación, sea por competencias o por factores, además del plan de acción y cierre de la evaluación, todo esto desde el registro de las tablas necesarias para ello. Como en todos los módulos de midasoft, se empieza el diligenciamiento de los datos por Registro, que es donde encuentro las tablas maestras del modulo. 1. REGISTRO Cuando se vaya a realizar el proceso por primera vez, el orden en que se debe hacer el registro es el siguiente: Factores de evaluación (si los hay): Procedimiento Mlev_BrwFTE Tipos de Competencias: Procedimiento Mlco4:FrmHABT001 Competencias: Procedimiento - Co4_FRMHAB Preguntas de competencias: Procedimiento - Mlco4_FrmHEVQ Objetivos del cargo: Procedimiento Mlco4_FrmIDD_p001 Tablas de valoración de Evaluaciones: Procedimiento: Mlev:BrwHETV Preparación de la evaluación: Procedimiento: Mlev:BrwHEV Asignación de empleados a evaluar: Procedimiento Mlev_BrwHEVE Explicación de cada proceso: PREPARACIÓN DE LA EVALUACIÓN Procedimiento: Mlev_BrwHEV Ruta: Modulo de evaluación / Registro / Preparación de la evaluación Por esta ventana se realiza el registro de las evaluaciones con sus respectivos profesores y una tabla para información complementaria en caso de ser requerida, que se diligencia por medio de una plantilla. Consta de 3 Tablas: Evaluación: Procedimiento Mlev:FrmHEV Evaluadores: Procedimiento Mlev:FrmHEVV Información complementaria: Procedimiento Mlev:FrmHEVP * Registro De Evaluación Procedimiento: Mlev_FrmHEV Ruta: Modulo de evaluación / Registro / Preparación de la evaluación / Evaluación En esta tabla se realiza el registro de la evaluación, diligenciando los siguientes campos: Evaluación: Es el código con el que va a diferenciar la evaluación. Ej: 1SEM2007 Descripción: La descripción de la evaluación Ej: Evaluación Primer Semestre De 2007 Fecha de validez: La cobertura que tiene la evaluación, el rango de tiempo en el cual será valida, para este ejemplo seria Fecha inicial: 01.01.2007 Fecha Final: 31.06.2007 Preparador: Se selecciona de la lista la persona encargada de hacer la preparación de la evaluación. Fecha de realización: La fecha para la cual esta programado realizar la evaluación. Estado: Muestra el estado en que se encuentra la evaluación: 1 si esta cerrada y en blanco si esta abierta. Documento: Siempre va a ser EVA, que es la plantilla que trae el sistema para realizar la evaluación, si en la lista no aparece, se debe definir el formato general por el modulo de Administración / Creación de formato patrón / Se elige formato de evaluación / Código del formato: EVA. Tabla de valoración: Se elige la tabla de valoración que se desea utilizar para esta evaluación, estas tablas deben ser definidas previamente en la ruta Modulo de evaluación / Registro / Tablas de valoración de evaluaciones. Ciudad: Se elige de la lista la ciudad en la que se realizara la evaluación. * Registro De Evaluadores Procedimiento: Mlev:FrmHEVV Ruta: Modulo de evaluación / Preparación de la evaluación / Evaluadores Por esta tabla se registran las personas encargadas de realizar la evaluación, diligenciando los siguientes campos: Tipo de evaluador: Por acá se define si la persona que realizara la evaluación será un empleado o un tercero. Evaluador: Se elige de la lista la persona encargada de realizar la evaluación, de la tabla de empleados o terceros según sea el caso. Oficio del evaluador y superior: Si el evaluador se eligió de la tabla de empleados los trae el sistema, pero si se elige de la tabla de terceros, el oficio y superior se deberá seleccionar de la tabla. Oficios a evaluar: Se selecciona el oficio que le será asignado al evaluador, este ítem es informativo, no hace ningún filtro en el sistema. * Información Complementaria Procedimiento: Mlev_FrmHEVP Ruta: Modulo de evaluación / Registro / Preparación de la evaluación / Información complementaria Esta tabla sirve para crear plantillas para diligenciar información complementaria referente a la evaluación. Plantilla: Se selecciona la plantilla. Descripción: Se le da el nombre a la plantilla Como ya se había dicho en el registro de la evaluación, EVA es el formato que tiene definido el sistema, por eso es necesario remitirse nuevamente al Modulo de administración / Formatos generales / EVA. En este formato se encuentran: 1. Información de la Evaluación (Tabla HEVM) 2. Información de Integración (Plantilla INTEG) 3. Información de Medidas (Plantilla MEDID) 4. Información de Promocionabilidad (Plantilla PROMC) 5. Comentarios del Jefe Inmediato del Valorador (Plantilla JEFCO) Esto se utilizará en el momento de realizar la evaluación, La única que trae predefinida el sistema es la de la información de la evaluación, las demás, se pueden crear como plantillas y utilizar para registrar cualquier información adicional. Para ver información sobre la creación de plantillas ver procedimientos: tpol_BrwPLT tpol_FrmPLT tpl_FrmPll ASIGNACION DE EMPLEADOS A EVALUAR Procedimiento Mlev_BrwHEVE Ruta: Modulo de Evaluación / Registro / Asignación de empleados a evaluar En esta ventana se realiza la asignación de empleados por evaluador. Se debe elegir la evaluación y el evaluador al que se le va a hacer la asignación. Esta asignación de empleados se puede hacer: 1. Uno a uno mediante el botón insertar. Procedimiento Mlev_FrmHEVE 2. De manera global mediante el botón "Asignación Global de empleados", eligiendo la opción por la cual se quiere clasificar (área, departamento, centro de costo, etc) Además en esta ventana se encuentra otro botón: "Asignación Global de competencias", que se utiliza para asignar a los empleados en la evaluación las competencias que previamente se registraron para el oficio al que pertenece, con el objeto de que solo se tenga que ingresar a la evaluación a calificarlas no a insertarlas. * Registro De Empleados Procedimiento Mlev_FrmHEVE Ruta: Modulo de evaluación / Registro / Asignación de empleados a evaluar / Insertar Por esta tabla se hace el registro de manera individual de los empleados a evaluar para el evaluador elegido, así: Empleado: Se elige de la lista el empleado que se quiere asignar. Tiempo de conocimiento A sus Órdenes Estos campos se refieren a los tiempos que el evaluador tiene con el evaluado. Tiempo de conocimiento: es el tiempo que el evaluador conoce al evaluado A sus Órdenes: Es el tiempo que el evaluador tiene a sus órdenes al evaluado Fecha programada: Se selecciona la fecha que se tiene programada para la evaluación Posición: Esta casilla se utiliza para indicar la posición del empleado con respecto al evaluador, Tiene tres opciones Subalterno (Si es subalterno), Par (Si evaluador y empleado tienen puestos del mismo nivel) y Autoevaluación (cuando el empleado es el mismo evaluador, es decir como su nombre lo dice si es una autoevaluación). TABLAS DE VALORACION DE EVALUACIONES Procedimiento: Mlev:BrwHETV Ruta: Modulo de evaluación / Registro / Tablas de valoración de evaluaciones En esta ventana se crean las tablas de valoración y de calificación de las evaluaciones. Consta de dos ventanas: La primera para realizar el registro de las tablas de valoración y calificación ver Procedimiento Mlev_FrmHETV y la segunda para crear los valores permitidos para las tablas, es decir lo valores con los cuales se van a calificar o a valorar las evaluaciones ver Procedimiento Mlev_FrmHETP. * Registro De Tablas De Valoración De Evaluaciones Procedimiento Mlev_FrmHETV Ruta: Modulo de evaluación / Registro / Tablas de valoración de evaluaciones / Tabla Insertar Por esta ventana se realiza el registro de las tablas de valoración y/o calificación que se van a utilizar para la evaluación, así: Código de la tabla: Es el código con el que se va a diferenciar la tabla y es un campo alfanumérico. Ej 01, VAL01, CAL01, etc Descripción: Es la descripción de la tabla, ejemplo, valoración, calificación, etc. Evalúa por: Se elige de la lista la opción deseada, si la evaluación se hará por valor o por porcentaje. Tipo de escala: Calificación o Valoración, este es el campo que hace la diferencia entre una tabla y otra. * La tabla de calificación es la que se utilizará al momento de calificar, como su nombre lo indica, la evaluación, es decir, los valores o porcentajes, según sea el caso, con los que voy a calificar la evaluación ítem por ítem. * La tabla de valoración se utilizará para hacer una valoración general de la evaluación, partiendo del puntaje total que obtuvo el empleado, es decir, cuando se valora la evaluación el sistema compara el puntaje total que obtuvo el empleado contra el registro de valoración previamente creado para decir el nivel en el que se encuentra, y que posibles acciones se tomaran para cada caso. Cuando el modulo se está manejando por el esquema de factores de evaluación, esta tabla es la que se utiliza para dar la valoración final a los factores, de forma manual. * Registro De Valores Permitidos Procedimiento Mlev:FrmHETP Ruta: Módulo de evaluación / Registro / Tablas de valoración de Evaluaciones / Valores permitidos En esta tabla se registran los valores permitidos de valoración o calificación a la que se hace referencia. Se elige la tabla y se diligencia así: Limite inferior y Superior: Como la ventana para registro de valores permitidos es la misma tabla para dos procedimientos diferentes, El limite inferior y superior se utiliza para la tabla de valoración que es la que tiene un rango, si lo que se está registrando son valores permitidos para una tabla de calificación, el limite inferior y superior va a ser el mismo, y es el valor o porcentaje que se va a utilizar para la calificación. Nivel: Para la tabla de valoración, este campo hace referencia al nivel en el que se encuentra el empleado cuando obtiene una calificación perteneciente a este rango. Para la tabla de calificación, este campo hace referencia a lo que eligió el empleado para obtener esta calificación. Nivel de Actuación: Este campo solo se activa cuando lo que se esta registrando son los valores para la valoración, y hace referencia a lo que se debe hacer en caso de que el empleado quede en este nivel. Ejemplos: TABLAS DE CALIFICACIÓN LÍMITE INFERIOR: 1 LÍMITE INFERIOR: 2 LÍMITE INFERIOR: 3 LÍMITE INFERIOR: 4 LÍMITE SUPERIOR: 1 LÍMITE SUPERIOR: 2 LÍMITE SUPERIOR: 3 LÍMITE SUPERIOR: 4 NIVEL: NUNCA NIVEL: RARA VEZ NIVEL: CASI SIEMPRE NIVEL: SIEMPRE TABLAS DE VALORACIÓN LÍMITE INFERIOR: 0 LÍMITE INFERIOR: 51 LÍMITE INFERIOR: 76 LÍMITE INFERIOR: 91 LÍMITE SUPERIOR: 50 LÍMITE SUPERIOR: 75 LÍMITE SUPERIOR: 90 LÍMITE SUPERIOR: 100 NIVEL: BAJO NIVEL: MEDIO NIVEL: ALTO NIVEL: SUPERIOR NIVEL DE ACTUACIÓN: No cumple con la mayoría de requisitos del cargo, decisión de administración. NIVEL DE ACTUACIÓN: Cumple con algunos requisitos, Requiere acciones correctivas y preventivas para mejorar competencias NIVEL DE ACTUACIÓN: Cumple con la mayoría, fortalecimiento de las competencias mas bajas. NIVEL DE ACTUACIÓN: Supera las expectativas, mantener y mejorar competencias según sea necesario. TIPOS DE COMPETENCIAS Procedimiento - Mlco4_BrwHABT En esta ventana están los tipos de competencias registrados, para ser consultados o seleccionados. Tipo: Código de asignación para identificar El Tipo de Competencia. Descripción: Nombre con el que defino el tipo de Competencia Ponderador: Peso de este tipo de competencia dentro de la compañía. * Registro De Tipos De Competencias Procedimiento - Mlco4_FrmHABT Se registran los tipos de competencias que tiene definidas la compañía, que son en forma jerárquica la cabeza a la que pertenecen una serie de competencias. Ej, Competencias Generales, Competencias Comerciales, Competencias de Servicio, Competencias Técnicas, etc EJEMPLO Tipo: Código de asignación para identificar El Tipo de Competencia. 01 Descripción: Nombre con el que defino El Tipo de Competencia. COMPETENCIAS GENERALES Ponderador: Peso de ese tipo de competencia dentro de la compañía. 30% (EL % NO SE PONE) COMPETENCIAS Procedimiento - Co4_BrwHAB Son todas las habilidades que posee el solicitante, los requisitos cognitivos, afectivos, físicos y sociales integrados que son necesarios para desempeñar con éxito determinadas funciones. Ej: Capacidad de Análisis, Destreza en Oratoria, Comunicación, Trabajo en equipo, etc. Ejemplo: Comunicación, Compromiso, * Registro De Competencias Procedimiento - Co4_FRMHAB Competencia: Es un código de asignación dado por la Compañía para identificar las competencias de los empleados. Descripción: Es detallar o identificar el código de la competencia. Tipo: Tipo de Competencia o Jerarquía a la que pertenece PREGUNTAS DE COMPETENCIAS Por esta ventana se registran y/o consultan las preguntas relacionadas a las competencias, con su respectivo peso. * Registro de Preguntas de Evaluación Procedimiento - Mlco4_FrmHEVQ Por esta ventana se registran las preguntas de evaluación correspondientes a las competencias previamente definidas por la compañía. Código: Código con el que se quiere referenciar, preferiblemente, acorde con la competencia y tipo de competencia a la que pertenece. Pregunta: En esta parte se registra la pregunta. Factor: El peso que tiene la pregunta dentro de la competencia a la que hace referencia. Ejemplo Código: 010101 (haciendo referencia que pertenece al tipo de competencias 01 Generales, y competencia 0101 Comunicación) Pregunta: La información que trasmite es clara y precisa de manera que asegura la comprensión de compañeros y clientes Factor: 1 COMPETENCIAS PARA EVALUACIÓN Procedimiento Mlr:BrwOFIOHAV En esta ventana se pueden ver y registrar las evaluaciones definidas para cada oficio. Consta de tres tablas: 1. Por Oficio: Elige el oficio al que se le quiere configurar la evaluación, si esta creado, sino, se tiene la posibilidad de agregarlo. Para más información acerca del registro de oficios ver procedimiento Comun_FrmOFI. 2. Competencias: Se insertan las competencias definidas para ese oficio, con su respectivo peso y ponderador. Para más información acerca del registro de competencias para los oficios ver procedimiento CO4_FRMOHA001.RTF 3. Evaluaciones: En esta parte se insertan las preguntas que se quieren hacer con respecto a esa competencia. Para mas información acerca del registro de evaluación ver procedimiento Mlr:FrmOHAV Además en la parte inferior de la ventana, hay un botón que da la posibilidad de duplicar configuraciones a otros oficios que manejen las mismas, es decir, si para todos los directores (comercial, de servicios, de sistemas, etc...) se requieren las mismas competencias y se hacen las mismas preguntas de evaluación, se configura bien uno de ellos, y se duplica la misma información a los otros. * Oficio Procedimiento - COMUN_FRMOFI001 Por esta ventana se matriculan los Oficios o Cargos que existen en la empresa. La plantilla permite determinar la cantidad de Puestos por cargo y puestos Ocupados Oficio: Código del oficio Descripción: Nombre del oficio Tabla 1 y Tabla 2: Estos campos pueden ser utilizados para diferentes fines, dependiendo de la necesidad de la compañía, Puede ser utilizada cuando un cargo tiene diferentes subniveles, ejemplo Analista Nivel 1 Nivel 2, para niveles jerárquicos, ejemplo: tabla 1 Gerencia, directores, jefes, tabla 2 Departamentos, administración, operarios. De igual manera por ser campos alfanuméricos reciben cualquier tipo de dato que le sea útil a la compañía, o le sirva para clasificar o poner dato adicional referente al oficio y que no exista dentro de las opciones normales del sistema, hay quienes hasta los utilizan para la fecha de creación del cargo. Nivel del Oficio: El nivel al que pertenece este oficio, Se elige de una subtabla, y se refiere a cómo se tienen clasificados los oficios dentro de la compañía, ejemplo: Profesionales, Tecnólogos, Técnicos, Operarios, Directivos, Asistentes, Auxiliares, Asesores, Secretarias, otros. Dentro de esta subtabla también se encontrara el rango salarial para este nivel (mínimo y máximo) Porcentajes para Distribución Contable: Si se va a hacer distribución contable por oficios. Jefe inmediato: Se elige de la lista, el jefe inmediato de ese oficio. * Competencias Procedimiento - CO4_FRMOHA001.RTF Por esta ventana se registran las competencias requeridas para los oficios. Oficio: Lo trae automáticamente el sistema, y es el código del oficio al que se esta haciendo referencia, de acuerdo a la elección realizada en la vista de oficios. Competencia: Se elige la competencia a asignar a este oficio Requerimiento: Indicadores de requerimiento de la competencia para este oficio. Mínimo: Sino se cumple con el requerimiento, cuanto es el porcentaje mínimo que debe poseer de esta competencia. Tipo: Como esta tabla se utiliza tanto en capacitación como en evaluación, se elige si este programa es para capacitación, para evaluación o para ambos. Programa: Es el código del programa, lo trae automáticamente el sistema formado por el código del oficio + el código de la competencia, ej; Oficio 9005 Competencia 0505 El código del programa sería: 90050505. Tipo de Programa: Se establece el tipo de programa si es de formación, entrenamiento u otros. Peso: Se utiliza para el modulo de evaluación, Para determinar el peso que tiene este evaluación dentro del oficio. Ponderador: El sistema lo trae por defecto si cuando se definió el tipo de competencias se le puso, y es el valor que tiene ese tipo de competencia para el oficio, se puede modificar pues no para todos los oficios se van a determinar las mismas competencias con el mismo ponderador, es decir, puede que para un director comercial sean indispensables 3 tipos de competencias: Generales, Administrativas, Manejo de Personal, cuyo peso ponderado sea 20%, 40%, y 40% (suman el 100%) con 5 competencias cada una y que para oficios varias sea necesaria solo 1 tipo de competencias (servicios) cuyo ponderador seria 100% con 6 competencias * Evaluaciones Procedimiento Mlr_FrmOHAV En esta tabla se registran las preguntas de evaluación correspondientes a la competencia y oficio al que se hace referencia, previamente definidas por la compañía. El oficio y la competencia los trae el sistema, y son los códigos del oficio y la competencia a la que se esta haciendo referencia, con su respectiva descripción. Código pregunta: Se elige de la lista de preguntas registradas anteriormente, cuales son las pertenecientes a esta competencia para este oficio. Factor: Lo trae el sistema, según el peso configurado en el registro para esa pregunta, pero puede ser modificado según la necesidad. Pregunta: Es la descripción de la pregunta que se eligió. OBJETIVOS DEL CARGO Procedimiento - Mlco4_BrwIDD_p001 Por esta ventana puede consultar los índices descriptivos para los oficios, que son las características, cualidades y/o descripción del cargo. Ejemplo: Objetivos, departamentos, jefes, funciones, roles, tareas, obligaciones, condiciones, requisitos, etc. * Registro De Índices Descriptivos Por Oficios Procedimiento - Mlco4_FrmIDD_p001 Por esta ventana puede registrar los índices descriptivos para los oficios, que son las características, cualidades y/o descripción del cargo. Ejemplo: Objetivos, departamentos, jefes, funciones, roles, tareas, obligaciones, condiciones, requisitos, etc. Índice descriptivo: Código para diferenciar el índice descriptivo. Ej: 01 Descripción: El nombre o descripción de dicho índice. Ej: OBJETIVO DEL CARGO Tipo: Puede ser No aplica: Si no aplica para este índice las características siguientes: Organizacional: Si ese índice lo deben poseer todos los oficios de la compañía. Especifico: Si el índice es muy propio de un cargo. Individual: Para una empleado o solicitante en particular. Otro: Ninguno de los anteriores. FACTORES DE EVALUACIÓN Procedimiento: Mlev_BrwFTE Ruta: Módulo de evaluación / Registro / Factores de evaluación Esta ventana se utiliza cuando en la empresa evalúan a todo el personal de igual manera, independiente del oficio, además cuando no se requiere un calculo de calificación final por parte del sistema, sino que este resultado lo dará el evaluador por medio de una valoración, ejemplo: Desempeño Bueno, deficiente, etc. Consta de tres tablas: Factor: En esta tabla se registra el titulo principal de los factores a evaluar. Procedimiento Mlev_FrmFTE Por pregunta: En esta tabla se registran las preguntas pertenecientes al factor elegido. Procedimiento Mlev_FrmFTEG Valores Permitidos: En esta tabla se registran los valores permitidos de evaluación, es decir la base sobre la cual el profesor dará la calificación, si la hay y a su vez la valoración. Procedimiento Mlev_FrmFTEV * Registro De Factores Procedimiento Mlev_FrmFTE Ruta: Módulo de Evaluación / Registro / Factores de evaluación / Factor Insertar En esta tabla se registra el titulo principal de los factores a evaluar: Factor: Código de asignación para identificar factor. Descripción: Nombre con el que defino el factor. Ponderador: El peso que tiene este factor dentro de la evaluación global. * Registro De Preguntas De Evaluación Procedimiento: Mlev_FrmFTEG Ruta: Modulo de evaluación / Registro / Factores de evaluación / Por pregunta Por esta ventana se realiza el registro de las preguntas para el factor elegido, así: Pregunta: Es el código asignado para identificar la pregunta. Ej: 01, F1, etc. Peso: El peso que tiene la pregunta dentro del factor al que hace referencia. Ej: 15, 20, 30, etc. Texto: En esta parte se registra la pregunta. Ej: Actitud de servicio, presentación personal, puntualidad, etc. * Registro de valores permitidos Procedimiento: Mlev_FrmFTEV En esta tabla se registran los valores permitidos de evaluación, es decir la base sobre la cual el profesor dará la calificación. Código: Código con el que se va a identificar, Ej: 01 Descripción: Es la descripción del valor permitido, Ej: excelente, bueno, deficiente, etc. Valor: Acá se registra la base sobre la cual el profesor dará la calificación correspondiente a ese valor, Ej: 10 2. TRANSACCIONES Después de tener el registro completo se procede a la realización de las transacciones que en su orden son las siguientes: EVALUACIÓN Procedimiento Mlev_SlcHEVE Ruta: Modulo de evaluación / Transacciones / Evaluación En esta ventana se realiza el registro de la evaluación. Se elige la evaluación y el sistema trae los empleados asignados para dicha evaluación. Consta de dos botones: Evaluación: Lleva a otra tabla, donde se encuentran las plantillas para el registro de la evaluación y las demás que se hayan creado. Procedimientos: Mlev_WinEva, Mlev_BrwHEVM Recalculo general de Calificaciones Como su nombre lo dice Permite recalcular todas las calificaciones de todos los empleados evaluados. Se usa por si se han hecho o ingresado nuevas evaluaciones a los empleados, modificaciones a las existentes, o diligenciado algunas faltantes. * Evaluación Procedimiento Mlev_WinEva Ruta: Módulo de evaluación / Transacciones / Evaluación / Evaluación En esta ventana se encuentran las plantillas que se van a diligenciar para realizar la evaluación: La única que trae predefinida el sistema es información de la evaluación / Registro de puntajes (procedimiento Mlev_BrwHEVM) que es donde se realizará la evaluación, las demás son las que previamente se crearon como plantillas para registrar información adicional (en la ruta Modulo de evaluación / Registro / Preparación de la evaluación / Información complementaria, Procedimiento: Mlev_FrmHEVP) Adicional se encuentra: Fecha de Realización: Para elegir la fecha de realización de la evaluación Datos de la evaluación: Los trae el sistema y son el código de la evaluación, nombre de la evaluación y documento del evaluador. Tiempo de conocimiento y tiempo a sus órdenes: Estos campos se refieren a los tiempos que el evaluador tiene con el evaluado, lo trae el sistema de acuerdo a lo que se registro en la Ruta: Modulo de evaluación / Registro / Asignación de empleados a evaluar, pero también se pueden hacer modificaciones por esta tabla. Tiempo de conocimiento: es el tiempo que el evaluador conoce al evaluado A sus Órdenes: Es el tiempo que el evaluador tiene a sus órdenes al evaluado Información del evaluado: Los trae el sistema y son la identificación, nombre y dirección del evaluado. Fecha de ingreso, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, estado civil, teléfono y en la ficha Unidad Organizacional el oficio. * Evaluaciones Procedimiento Mlev_BrwHEVM Ruta: Modulo de evaluación / Transacciones / Evaluación / Evaluación / información de la evaluación / Registro de puntajes Por esta ventana se realizan las evaluaciones a cada una de las competencias (o factores si los tiene y los quiere evaluar), estas las trae el sistema siempre y cuando se haya hecho el proceso de asignación global de competencias a la evaluación en la ruta: Modulo de Evaluación / Registro / Asignación de empleados a evaluar / Asignación Global de competencias. En este caso solo se señala la competencia que se desea evaluar, se da cambiar y se diligencia la tabla factores evaluados por empleado (procedimiento Mlev_FrmHEVM), con esto y dependiendo a la configuración de las competencias y/o factores el sistema calcula la calificación. Hay además un botón Recalculo Particular de calificaciones, que como su nombre lo dice Permite recalcular todas la calificaciones del empleado seleccionado. Se usa por si se le han hecho o ingresado nuevas evaluaciones, modificaciones a las existentes, o diligenciado algunas faltantes. Se cuenta también con la opción de insertar competencias y/o factores adicionales mediante el botón insertar para realizarles la evaluación. * Factores Evaluados Por El Empleado Procedimiento: Mlev_FrmHEVM Ruta: Modulo de evaluación / Transacciones / Evaluación / Evaluación / información de la evaluación / Registro de puntajes / Insertar-cambiar En esta ventana se le registra a la pregunta elegida su respectiva respuesta, para que el sistema calcule la calificación. Ficha Factores evaluados por empleado Evaluación, empleado y oficio: Los trae el sistema dependiendo de la evaluación que se este diligenciando y el empleado elegido. Tipo de evaluación: Para elegir Si lo que se está evaluando es un competencia o un factor. Campos que aparecen cuando se elige competencia: Por competencia: Habilidad a evaluar: Código y descripción de la competencia que se está evaluando Código y pregunta: Se elige la pregunta que se esta evaluando. Limite inferior: Se selecciona la respuesta que se dio de la tabla de calificación previamente creada. Nivel: Lo trae el sistema al elegir el límite inferior, dependiendo de lo configurado en la tabla de calificación. Campos que aparecen cuando se elige factor: Por Factor Nivel: Se elige la respuesta que se dio de las registradas en valores permitidos, con esto aparecen: Factor: Código del Factor a evaluar Pregunta: Pregunta que se está evaluando. Valor: Valor que se le dio al nivel elegido. Valor asignado: Valor que se le da al evaluado sobre el valor permitido seleccionado. Calificación: La calificación que obtiene con esa respuesta y la calcula el sistema dependiendo de la configuración de las competencias y/o factores. Llevar a Plan de Acción: Se selecciona esta opción si se considera que por el puntaje obtenido se debe llevar a la persona a plan de acción. Ficha Observación: Es un campo amplio de texto para registrar cualquier observación que se tenga. Para quienes también poseen Midasoft Web, existe otro procedimiento con el que también se puede realizar la evaluación y es el siguiente: AYUDA WEB Ruta: MidasoftWeb / Sistema de evaluación / Transacciones / Evaluación. Opción que permite visualizar las evaluaciones que tenga programadas, 1. Ver los empleados inscritos a una evaluación Al hacer clic en el link Seleccionar en cualquiera de las filas de la grilla Evaluaciones Programadas, se despliega la grilla Empleados por evaluar que contiene la lista de los empleados inscritos a la evaluación seleccionada, inclusive la columna Ev. Completa? que describe si ya se calificaron o no todos las ítems para el empleado. 2. Evaluar un empleado Tras haber seleccionado una evaluación: 2.1 ubique la fila del empleado que desee evaluar en la grilla Empleados por evaluar y haga clic en el link Evaluar, con lo cual se abre en una nueva ventana Evaluación de empleado que despliega: Empleado: Código y nombre del empleado evaluado. Evaluación: Código de la evaluación seleccionada. Habilidad: Código de la habilidad a la cual pertenece la pregunta. Código pregunta: Código de la pregunta. Pregunta: Descripción de la pregunta. Límite inferior: Calificación asignada a la pregunta, 0 si aún no ha sido calificada. Nivel: Descripción del valor numérico asignado en Limite inferior. 2.2 Ubique la fila de la pregunta que desea responder y haga clic en el link Calificar. 2.3 Seleccione el botón contiguo al ítem Límite inferior para abrir la ventana Escala de calificación. 2.4 Ubique la fila de la ventana Escala de calificación con la calificación que desea asignar y haga clic en el link Seleccionar, que conlleva a que la ventana Escala de calificación se cierre y se asigne en el ítem Límite inferior y Nivel, los valores seleccionados. 2.5 Si desea llevar al plan de acción la pregunta actual seleccione el ítem Llevar a plan de acción. 2.6 Si desea hacer alguna observación a la pregunta actual ingrese dicha información en el ítem Observación. 2.7 Haga clic en el botón Guardar, para guardar los cambios realizados o clic en el botón Cancelar para deshacerlos. 2.8 Repita los pasos 2 a 7 para cada pregunta. Nota: Si desea evaluar otro empleado cierre la ventana Evaluación de empleado y repita los pasos descritos en este numeral 2. VALORACIÓN DE LA EVALUACIÓN Procedimiento Mlev_ValorizaHEVE Ruta: Modulo de evaluación / Valoración de la evaluación En esta ventana se hace el proceso de valoración de la evaluación. Hay dos formas de hacerla, y varía dependiendo del esquema que se esté manejando. 1. Si la evaluación se realizó por competencias se calificó y el sistema calculó el puntaje total, entonces funciona de la siguiente manera: Selecciona la evaluación y se da clic al botón valoración, sirve para hacer una valoración general de la evaluación, partiendo del puntaje total que obtuvo el empleado, es decir, con este proceso el sistema compara el puntaje total que obtuvo el empleado contra el registro de valoración previamente creado (tabla de valoración, procedimiento Mlev:FrmHETV001) para decir el nivel en el que se encuentra, y que posibles acciones se tomaran para cada caso. Para que el sistema realice este proceso de forma automática se debe crear la variable general de usuario HEV:TPValoracion y en el dato poner una A. De esta forma, también se activa el botón llevar a plan de acción para los empleados a los que les haya elegido esta opción en alguna de las competencias durante el proceso de evaluación. 2. Si la evaluación se realizó por factores, el sistema no calcula el puntaje total y la valoración la hace el evaluador a su criterio, entonces el procedimiento es el siguiente: Selecciona la evaluación y empleado a evaluar y a continuación el botón valoración para elegir la opción que a su criterio considere. Procedimiento Mlev:SlcHETVv. Para que el evaluador pueda realizar este proceso de forma manual, se debe crear la variable general de usuario HEV:TPValoracion y en el dato poner una M. Con esto también se activa la opción Llevar a Plan de acción para todos los empleados, donde puede elegir los factores que considera deben tener seguimiento para dicho empleado. Procedimiento Mlev:SlcTagHEVM En esta ventana se encuentran también dos botones: 1. "Consultar Plan de Acción", que como su nombre lo indica sirve para consultar los planes de acción que se hayan generado para esta evaluación, con el objeto de poder compararlo fácilmente con el resultado de la valoración. Procedimiento Mlev:SlcHEPA 2. "Consultar Calificaciones", para tener acceso directo a las calificaciones que obtuvo el empleado. Procedimiento: Mlev:SlcHEVM * Tablas De Valoración De Evaluaciones Procedimiento Mlev:SlcHETVv Ruta: Modulo de Evaluación / Transacciones / Plan de Acción / Valoración Esta ventana se activa solo si la evaluación se realizó por factores, es decir, si la valoración la hace el evaluador manual. Lo único que debe hacer es seleccionar el rango de valoración que a criterio del evaluador merece el empleado escogido. * Llevar A Plan De Acción Procedimiento Mlev:SlcTagHEVM Ruta: Modulo de evaluación / Transacciones / Valoración / Llevar a plan de acción Esta ventana se activa solo si la evaluación se realizó por factores, es decir, si la valoración la hace el evaluador manual. En esta tabla se puede elegir los factores que considera deben tener seguimiento para el empleado escogido. Lo único que se debe hacer es señalar el/los factor/es a llevar a plan de acción y luego seleccionar el botón llevar y aceptar. Con esto, el sistema trae la ventana plan de acción para que haga su respectivo seguimiento, aunque también existe una opción directa al diligenciamiento de plan de acción en la ruta: Modulo de Evaluación / Transacciones / Plan de Acción Procedimiento Mlev:BrwHEPA * Planes De Acción Procedimiento Mlev:SlcHEPA Ruta: Modulo de evaluación / Transacciones / Valoración de Evaluación / Consultar Plan de Acción Esta ventana es solo de consulta, para informarse a cerca de los planes de acción en los que se encuentra el empleado seleccionado, con sus respectivos factores o competencias. * Evaluaciones Procedimiento: Mlev:SlcHEVM Ruta: Modulo de evaluación / Transacciones / Valoración de la evaluación / Consultar Calificaciones Por esta ventana puede tener acceso directo a la evaluación del empleado para consultar las calificaciones que obtuvo. PLAN DE ACCIÓN Procedimiento: Mlev_BrwHEPA Ruta: Módulo de evaluación / Transacciones / Plan de acción Ésta ventana se utiliza para registrar, consultar y hacer seguimiento al plan de acción. Consta de dos ventanas: Por evaluación: Para uso del jefe inmediato y/o la persona encargada de evaluar la eficacia del plan de acción. Procedimiento Mlev_FrmHEPA Aspectos a mejorar: Se registran los aspectos a mejorar por factor y/o competencia, resultados cuantitativos, cualitativos y metodología. Procedimiento Mlev_FrmHEPD * Registro del Plan de Acción Procedimiento: Mlev_FrmHEPA Ruta: Modulo de evaluación / Transacciones / Plan de acción / Por evaluación En esta tabla se utiliza para que el jefe inmediato y/o la persona encargada de evaluar la eficacia del plan de acción, registre sus observaciones y si considera que el plan de acción fue o no eficaz. Observaciones Del jefe: Para que el jefe haga escriba sus observaciones. Del evaluado: Para registrar las observaciones del trabajador. Eficacia SI NO: Para que el jefe registre si encuentra o no eficaz el plan de acción después de haberle hecho su respectivo seguimiento, es decir, si lo aprobó o no, si considera que puede continuar o no en la compañía, etc. * Registro De Aspectos A Mejorar Procedimiento Mlev_FrmHEPD Ruta: Módulo de evaluación / Transacciones / Plan de Acción / Aspectos a mejorar Aspecto: El sistema trae el aspecto a mejorar que se consideró en la evaluación, es decir, la competencia, pregunta, respuesta y calificación que obtuvo el empleado. Resultado Cuantitativo: Este campo es para digitar un resultado en valor para el aspecto elegido. Resultado Cualitativo: Este es un campo extenso donde se pueden registrar los resultados cualitativos que tenga quien esta haciendo seguimiento del plan de acción, o para hacer anotaciones sobre las acciones que se van a tomar para mejorar el aspecto elegido. Metodología: Como su nombre lo indica, en este campo se digita la metodología que se utilizará para efectuar el plan de acción. Fecha: Es la fecha de iniciación del plan de acción, o del seguimiento del mismo. CIERRE DE EVALUACIONES Procedimiento Mlev:CierreHEVE Ruta: Modulo de evaluación / Transacciones / Cierre de evaluación Por esta ventana se realiza el cierre o retroceso del cierre para las evaluaciones. Para el cierre: Selecciona la evaluación (solo tiene opciones de elegir las que en el momento se encuentran abiertas) y posteriormente el botón cierre, el sistema le da un mensaje de confirmación y al darle aceptar dicha evaluación queda automáticamente en estado 1. Para retroceder el cierre: Para este proceso se necesita la variable de usuario HEV:TPcierre. Tipo de Cierre A: Activo, R: Reversar. Alfanumérica, para este caso se le pone en el dato una R. Se va de nuevo a la ventana cierre de evaluación, selecciona la evaluación a la cual desea hacer la reversión (solo tiene opciones de elegir las que en el momento se encuentran cerradas) y posteriormente el botón reversión, con esto el sistema le saca un mensaje de confirmación seguido de uno donde le informa que la variable HEV:TPcierre fue restaurada al estado anterior, es decir la deja como anteriormente estaba: con una A en el dato, además le quita el estado 1 a la evaluación. En esta ventana se encuentran también dos botones: 3. "Consultar Plan de Acción", que como su nombre lo indica sirve para consultar los planes de acción que se hayan generado para esta evaluación, con el objeto de poder compararlo fácilmente con el resultado de la valoración. 4. "Consultar Calificaciones", para tener acceso directo a las calificaciones que obtuvo el empleado.