MÓDULO DE AJUSTES.DOC Permite controlar el proceso de los diferentes ajustes contables que se presentan por los trabajadores de la empresa; ya sea por valores mayores pagados o menores valores dejados de pagar. Solo se hacen ajustes cuando hay algún error en los valores de los acumulados (mayores o menores) que se encuentran mal registrados. Nota : Si no es el caso por ningún otro motivo se debe hacer el proceso de ajustes sino mirar otras alternativas A. REGISTRO. 1. TIPO DE AJUSTES Este proceso sirve para matricular en el sistema todos los tipos de ajustes existentes. Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo tipo de ajuste , oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. REGISTRO DE TIPO DE AJUSTE a. Tipo: Es el código asignado para la clase de ajustes que la Empresa desee manejar. b. Descripción: Es digitar en detalle una descripción sobre el uso que se dará a este ajuste. Afecta Acumulados: Es marcar con el "Checkbox" si esta clase de ajuste afecta o no los acumulados. Afecta Bancos: Es marcar con el "Checkbox" si esta clase de ajuste afecta o no los Bancos. Genera Comprobante: Es marcar con el "Checkbox" si esta clase de ajuste genera un comprobante contable que se ve reflejado en el momento de la contabilización de la nómina. B. TRANSACCIONES. 1. AL escoger el Regisrtro de Ajustes se activa la ventan AJUSTES POR EMPLEADO: En esta ventana se matriculan al sistema todos los tipos de ajustes existentes por empleados. a. Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo tipo de ajuste a un empleado , oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. b. Empleado: Seleccione o anote el código del empleado al cual se le realizará el ajuste. c. Tipo de Ajuste: Seleccionar o anotar el tipo de ajuste a realizar. d. Período Actual: Seleccionar el período de nómina en el cual se esta trabajando. Y este es período por el cual se contabilizan los ajustes. e. Concepto: Anotar el concepto que genera el ajuste. f. Período: Es el período que lleva el valor ajustado. g. Horas: Si el concepto anterior tiene que ver con horas, se debe anotar allí el número de horas a ajustar. h. Valor: Anotar el valor por el cual se va a realizar el ajuste. i. Centro de Costo: Anotar el código del Centro de Costo al cual se le cargará dicho ajuste. j. Código Contable: Anotar el código Contable al cual se le cargará dicho ajuste. k. Pagar o Deducir por, Concepto Pago ó Deducción: Si por alguna razón el ajuste a realizar se pagará al empleado o en el caso contrario se deduce, seleccione el concepto de nómina por el cual se realizará dicha operación. l. Adicional: Al colocarse el concepto de Pago ó Deducción esta opción se activa y sirve para que el pago o deducción que se va a realizar es un valor agregado a dicho concepto. NOTA: Se debe de registrar cada uno de los conceptos a ajustar a un empleado. 2. GENERACIÓN A NÓMINA Es importante que el usuario entienda que para que las novedades de este módulo pasen a ser liquidadas en un período de la Nómina debe generarlas, sin este paso estas no se verán reflejadas en la liquidación. Se escoge la Nómina y el período que se debe afectar, el envío para este módulo es aj y el sistema lo llama por defecto. Luego se presiona Generación a Nómina y el sistema efectúa un proceso que al terminarse con éxito este lo indica y además aparecen 4 botones: - Consulta de novedades generadas: Donde se detallan una a una por empleado con fecha, conceptos, valor, centro de costos. - Informe de novedades generadas: se envían a impresión. - Exportación remota: si se desea enviarlo a otro usuario. Extracción de novedades: útil para cuando existe un error, porque el envío se puede extraer, corregir el dato, y volver a generar para liquidar hasta que la información sea la veraz. 3. AFECTAR DIRECTAMENTE ACUMULADOS Este proceso permite aplicar directamente un ajuste, sin necesidad de esperar un ciclo completo de Nomina, es decir : no se envía a la nomina. Los ajustes aquí realizados afectan Acumulados , Novedades ,Movimiento Liquidado. La afectación de Novedades y movimiento liquidado se realiza de acuerdo al estado del periodo a ajustar, así : 1-.Si el periodo se encuentra cerrado Se afecta el movimiento liquidado de ese periodo con estado = 5 , que indica que es un ajuste. 2-.Si el periodo se encuentra abierto Se afectan las Novedades con operación = 5, para que después en el proceso de cierre de ese periodo se lleven a el movimiento liquidado como un ajuste ,Estado = 5. Para ello se requiere que : 1-.El ajuste NO se pague o se deduzca, pues estos no se muestran en esta ventana, es decir no tenga concepto de pago o deducción. 2-.Preferiblemente que el periodo se encuentre cerrado. Para la ejecución de este proceso, actué de la siguiente forma : 1-.Tiene dos maneras de hacerlo, Individual y/o Global. 1.1-.El botón Individual, le permite hacerlo para el ajuste en el cual se encuentra ubicado. 1.2-.El botón Global, permite realizarlo para todos los ajustes no aplicados. 2-.Escoja la opción que Ud. crea pertinente. 3-.Al escoger alguna de estas dos modalidades, le aparece un mensaje de confirmación o de cancelación, es tiempo aun de no realizar el proceso. 4-.Los ajustes aplicados desaparecen automáticamente de la pantalla. 5-.En el evento de que al aplicar algún ajuste este no se pueda realizar, el sistema por medio de un documento que se abre automáticamente le informa la causa por la cual no se realizo. NOTA : Para obtener informes del movimiento liquidado de estos ajustes, debe de indicar en las especificaciones de las planillas AJUSTE. C. CONSULTAS Por esta acción el sistema muestra en pantalla los ajustes realizados así: empleado (código). Nombres, Ajuste (Concepto, periodo), Horas, valor (según el caso), Pago o deducción (Concepto, periodo). D. INFORMES. 1. INFORME DE AJUSTES a. Nómina : Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina a la que se desea el informe. b. Período: Seleccionar (Desde - Hasta) el periodo de nómina en el cual se desea el informe de los ajustes. c. Presione Informe: El sistema lo lleva a una ventana con la impresora, oprima Aceptar y finalmente le lleva un archivo previo de impresión.