MODULO DE INFORMES LEGALES _________________________________________________________________________________ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""*****"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Permite controlar el proceso de generación de aquellos procesos legales que se presentan por los trabajadores de la empresa, ya sea como presentación de informes o cálculo de valores. 1. CONFIGURACIÓN .  Instalación de archivos. 2. INFORMES LEGALES .  Certificados de ingresos y retenciones.  Información tributaria.  Parafiscales.  Provisiones.  Definición contable. Definición de archivos contables. Definición de archivos de exportación para la contabilización el archivo debe tener una estructura definida en el modulo de política se debe definir una política para la exportación del archivo.(transacción / política).  Contabilización de liquidaciones.  Informe del movimiento contable  Exportación de distribución contable  Contablilización de usuario  Consolidaciones  Ejecución de DLL por periodo ¿COMO SE MONTAN LOS SALDOS INICIALES DE LA CONSOLIDACION? Si se va ha arrancar en julio? Cierro mayo. Valor Apropiación Actual = 0 para los retirados Valor Saldo Actual = 0 para los retirados Debo colocar en Mayo en el valor del saldo Actual el valor programado en la liquidación definitiva. Apropiciación = Valor consolidado (Valor Saldo Actual) - Valor Saldo Actual del mes anterior. No se genera comprobante contable de mayo. ¿CÓMO PUEDO EXPORTAR EL MOVIMIENTO CONTABLE? 1.Crear Archivo de Exportación. 2.Crear variable de acuerdo a cómo se desee el archivo plano. Exp:ContBlancos = ',' o, variable de usuario, permite quitar las comas y crear un archivo variable separado por comas. Evaluaciones del Nit. Si es numérico lo evalúa numérico con ceros y alineado a la derecha. Si el nombre del campo = 'NitIzq' lo alinea a la Izquierda quitándole los ceros. Si el nombre del campo = 'NitDer' lo alinea a la Derecha quitándole los ceros. Exportación de fechas: = 'Fecha' DDMMAAAA 'Fecha' DD.MM.AAAA Evaluación numérica Longitud 10 11 12 13 14 else 15 Si tiene decimales 10 200 Validación por defectos: Sí valor por defecto = Tipo_N Tipo de Nómina Clase_N Clase de Nómina Nomina Tipo & Clase NOM:Desc Descripción de la Nómina CPR:Desc Descripción del Período CPR:PRD Período de Nómina CHQ:Cheq Número de Cheque. ¿CÓMO PUEDO LLEVAR A LA EXPORTACIÓN CONTABLE EL NÚMERO DEL CHEQUE? Para que en la exportación contable pueda aparecer el número del cheque, realice lo siguiente: 1.En la política de Exportación (Configuración | Parámetros del Sistema | Definición de Políticas), en los campos que comprende dicha exportación : NroCheque Tipo de Campo: Alfanumérica Valor por Defecto: Si Valor Alfanumérico: Chq:Cheq 2.Luego por Informes Legales realice la exportación contable con el Proceso de Exportación o Política a la cual le insertó el campo anterior. POLÍTICA DE CONTABILIZACION DE MIDAS ODBC HACIA DICONOS Para contabilizar MIDASODB en DICONOS, se debe realizar los siguientes pasos: 1. Se debe tener creada una sola base de datos creada tanto para DICONOS como para MIDAS. 2.Se debe crear una variable de usuario (VSV) : Nombre : Mllg:NativaMCH, Descripcion: Contabilizaciòn nativa MIDAS-DICONOS, Tipo: Nùmerica, Dato: 1, Si el dato es 1 se activa el paso desde midas hacia diconos nativo, si se pone en 0 el dato, se desactiva la funcion, con lo que se puede exportar el movimiento contable a un plano. 3. Se creo en el plt una politica de exportaciòn, DICON, con archivo primario MCN y mascara para debito DB y credito CR. 4. Se definio los campos de la politica de exportaciòn DICON, NOMBRE TIPO PFINAL CAMPO RELACIONADO TIPREG STRING(1) ! 1 CONSTANTE DE 1 COMPROBANTE String(20) ! 21 COMPROBANTE DOCUMENTO String(20) ! -41 DOCUMENTO ANO String(4) ! 45 ANO MES String(2) ! 47 MES FECHACTABLE String(8) ! 55 F_TRANS REFERENCIA1 String(20) ! 75 .. REFERENCIA2 String(20) ! 95 .. DETALLE String(80) ! 175 DESCRIPCION UBICACION String(16) ! 191 UBICACION CUENTA String(16) ! 207 COD_CONTABLE IDTERCERO String(20) ! 227 IDTERCERO DETALLEMCH String(60) ! 287 .. VALOR String(10) ! 297 VALOR CANTIDAD String(10) ! 307 .. TIPO String(2) ! 309 TIPO MONEDA String(4) ! 313 MONEDA TASA String(10) ! 323 TASA VALOROTRO String(10) ! 333 VLROTRAMND VALORBASE String(10) ! 343 BASE PORCENTAJE String(10) ! 353 .. CPTORETEN String(40) ! 357 .. REFERENCIA2MCH String(20) ! 377 .. REFERENCIA1MCH String(20) ! 397 .. CENTROCOSTO String(20) ! 417 CCOSTO AREA String(4) ! 421 AREA DEPTO String(4) ! 425 DEPTO GRUPO String(12) ! 437 GRUPO SUBGRUPO String(12) ! 449 SUBGRUPO PRODUCTO String(16) ! 465 PRODUCTO SECCION String(4) ! 469 SECCION SUCURSAL String(4) ! 473 SUCURSAL BANCO_G String(2) ! 475 BANCO_G SUCURSAL_G String(2) ! 477 SUCURSAL_G CTA_BCO_G String(15) ! 492 CTA_BCO_G N_CHEQUE String(20) ! 512 N_CHEQUE FILLER String(255) ! 767 NO ES NECESARIO, BLANCO FILLER2 String(255) !1022 NO ES NECESARIO,BLANCO FILLER3 String(28) !1050 NO ES NECESARIO,BLANCO Al realizar correctamente estos paso que lista la contabilización de la nómina hacia el software contable diconos. El proceso es : MLQ se contabiliza y pasa al MCN se realiza la exportación y pasa al MCH en la contabilidad se balacea la cuenta en la contabilidad y quedo contabilizada la nómina ¿CÓMO SÉ PARAMETRIZAN LOS CONCEPTOS PARA CONTABILIZACIÓN DE LA NÓMINA? Hacer un cuadro de contabilización de nómina, esta tabla le debe generar contabilidad para este concepto. CUADRO 1 Cuenta Concepto Comprobante Tipo Requiere NIT Centro Costo No.Comprobante DB CR NO Empl Partic No Empl Mvot Pdr 51302510 1 32 X X --- X X X 25067080 1 32 X 803020 X X CUADRO 2 Detalles Centro de Costo Relación Salarial Salario Integral S1 S2 S3 S1 54848620 xxxx xxxx xxxx AA |_________| ¿CÓMO SE CONTABILIZA PARA SALARIO INTEGRAL? Debe matricular una variable del usuario por configuración | Variables Generales de Usuario, enter: Cta:integral crédito <> ' ' Esta variable hace que se tenga en cuenta la contabilización para las personas de salario integral. Debe matricular en la cuenta contable (CCU) del concepto parámetros de sustitución (CPS) para "C3" -cuenta contable del centro de costo asociado al concepto. Por concepto Centro de Costos, para cada uno de los Centros de Costos existentes individualmente debe matricular en: Ctadb2 La cuenta de salario integral 8% Ctacr2 La cuenta contrapartida de salario integral. Si no la matricula toma ctcdb1 ó ctacr1 de período de la naturaleza inicialmente matricula en la cuenta contable (CCU). ·Entrar por contabilización y matricular los días por cada concepto. Como mímino tiene dos cuotas un DB y otra CR. ·Si hay detalles no contabilizables en el cuado 1 y esta en el cuadro 2 se utilizan las sustituciones. ·Existe una diferencia este contabiliza por centros de costo que consiste en lo siguiente: ·Cuenta + centro de costo. ·Para este centro de costo la cuenta es = xxxxxx. Esto depende del tipo de contabilización. ¿CÓMO MANEJO DE LA DESCRIPCIÓN PARA LAS CUENTAS CONTABLES EN LA CONTABILIZACIÓN? Se crea una Tabla Genérica en el Módulo de Políticas, de la siguiente forma: y en la pantalla Registro de Políticas adicione la siguiente información: Política: TGCCT Descripción: Tabla Genérica Cuenta Contable Tipo: Tabla Genérica. En la parte inferior, osea, en la carpeta Campos, : 1.Consecutivo: 1 Llave: Marque este campo Nombre del Campo: ccontable Descripción: Cuenta Contable Tipo de Dato: String Caracteres: 15 Presentación en Pantalla: @15 Promp Entrada: ccontable Promp Columna: ccontable 1.Consecutivo: 3 Llave: Marque este campo Nombre del Campo: cdescripción Descripción: Descripción de la Cuenta Contable Tipo de Dato: String Caracteres: 30 Presentación en Pantalla: @30 Promp Entrada: cdescripción Promp Columna: cdescripción Luego en el mismo módulo por Configuración de Variables del Sistema, adicione las siguientes variables: 1.Nombre de la Variable: Tge:cct Descripción: Ver Tabla Genérica de la Cuenta Contable Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: TGCCT 1.Nombre de la Variable: Tge:cctDescripcion Descripción: Ver Descripción de la Tabla Genérica. Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: TGCCT En Transacciones | Grabación de Tablas Genéricas, realice: Tabla Genérica: Seleccione TGCCT Oprima el botón grabar La descripción de esta Tabla queda en el mcn:descripción que después se parametriza para que de en el archivo plano que se va a exportar. Luego genere nuevamente la Distribución Contable y de igual manera genere la exportación del mismo. ¿CÓMO PUEDO VISUALIZAR LA CONTABILIZACIÓN DE LA GENERACIÓN CONTABLE? Para un concepto específico MNC:DebugBreakcpt; con Dato (Concepto que quiero verificar). Para una cuenta y tipo (D/C) MCN:Debugctatipo; con Dato (Cuenta más tipo (D/C)) Para comprobar salario integral MCN:DebugIntegral; con Dato 'S' Para parámetro de sustitución 'GR' MCN:DebugcpsGR; con Dato 'S' Si no lo encuentra muestra el mensaje Para C03 MNC:DebugCPSC3 Para Fo MNC:DebugCPSFo Para cuantas no reemplazadas MCN:DebugCtaNRemp ¿COMO CONVERTIR EL PROCESO DE CONTABILIZACIÓN EN VALOR DE OTRA MONEDA? Para convertir el proceso de contabilización de la nómina en valor de otra moneda, debe realizar los siguientes pasos: Por Configuración | Parámetros del Sistema |Variables Generales de Usuario, cree la siguiente: Nombre de Variable: Tnlg:ContOtrMnd Descripción: Contabilización por Otra Moneda Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: S - Si contabiliza en otra moneda Proceso de Liquidación: No se escribe nada. Luego ir al módulo de Informes Legales | Informes Legales | Contabilización de Liquidaciones | De Nómina Periódica, y se debe marcar: Maneja Otra Moneda. Al marcar esta opción se activa el campo Tasa de Cambio: Allí debe colocar la tasa de cambio promedio o con la cual van a realizar la contabilización y seleccionar en moneda destino: Dólares. Para que la exportación de la contabilización le funcione debe ir al módulo de políticas e insertar el campo que contiene el valor de la otra moneda, así: Nombre Descripción Pocisión Inic. Long. Vlr por Defecto Valor Alfa# Campo relacionado OtrMnd Vlr de Otra Moneda # incial 10 No No va nada VlrOtrMnd Luego exporte con la política de costumbre y verifique en el archivo que la posición elegida lleve el valor de la otra moneda. PARAMETROS MINIMOS PARA REALIZAR LA CONTABILIZACIÓN DE LA NÓMINA PERIÓDICA 1.Tener los conceptos parametrizados con sus debidas cuentas. Es decir, por configuración | Conceptos | Contabilización, tener la cuenta débito, crédito, el comprobante, etc. y decirle en el tipo de contabilización: Nómina. 2.Luego ingrese al módulo de Informes Legales y entre por Contabilización de Liquidaciones, escoja de Nómina Periódica. 3.Seleccione la nómina, el período y el mes contable a contabilizar. Si desea tener la contabilización de todo un mes, primero debe generar todos los períodos creados para ese mes y luego en los informes se listan mensualmente. 4.Luego en el mismo Módulo listar los informes pertinentes a la contabilización, los cuales se pueden realizar por períodos de nómina o por períodos contables (los períodos contables con mensuales). 5.Tener definido el archivo contable a exportar. Este archivo plano se realiza por Configuración | Parámetros del Sistema | Definición de Políticas. Allí define el nombre que llevará el archivo y los campos que contiene, dichos campos son los datos de la contabilización de la nómina. 6.Si necesita realizar una exportación el mismo y generar un archivo plano para ser llevado a contabilidad, elija la opción Exportación de Distribución contable donde debe seleccionar si se generara por período de nómina o período contable, indicando además el nombre del archivo que contendrá los datos. 7.Luego puede mandarse el archivo a contabilidad.