""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" SISTEMA DE NÓMINA """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" DOCUMENTO:MLNM_TREEAPP001 .RTF Ruta : Este proceso se puede acceder de varias formas diferentes : 1-. Ejecutando el proceso Mnnet.exe. 2-. Ejecutando el proceso Mnexe.exe. 3-. Ejecutando el proceso Mn.exe. Consideraciones Generales-. Todos los módulos del sistema presentan las mismas particularidades o formas de operación que se explican a continuación : 1-.Menús o árboles . Estos presentas las mismas opciones, que se encuentran diseñadas de la siguiente manera : Registro: Se realiza el registro de todas las tablas maestras (Sin estas no podemos realizar las transacciones). Transacciones: Se generan o se hacen los respectivos movimientos de las incapacidades resultantes día a día. Consultas: Permite ver cada uno de los registros que se han hecho en las transacciones. Solo permite realizar consultas rápidas no permite realizar modificaciones. Informes : Permite sacar un informe completo de cada uno de las transacciones que se han realizado. 2-.Para los Informes. * Indicar Clasificación: Es la forma como deseo filtrar la información, puedo seleccionar todas las formas posibles, pero teniendo en cuenta las prioridades, ya que estas me indican la forma de como se sacara finalmente el listado. · · Según la clasificación elegida se le da una prioridad determinada. · · Prioridad 1: Área · Prioridad 2: Centro de Costos · · El informe buscara primero las áreas y dentro de estas buscara los centros de costos seleccionados. · * Continuar con el Informe: Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe se oprime esta opción, la cual permite seleccionar el destino de los informes. * Puede seleccionar el destino así : · · Impresora · Archivo · Pantalla · Metafile · Disco · De los Encabezados -. · · El encabezado de los informes es un estándar que permite definir claramente cada uno de ellos por medio de un identificador que se encuentra en la parte superior izquierda asi : · Ref-. XXXX:YYYYYYY donde XXXX identifica el modulo al cual pertenece y YYYYYY es el codigo del informe asignado por SYSOFT. Le recomendamos que para eventos de una consulta o anomalia haga referencia a esta indicación. · · 3-.Para la funcionalidad de las pantallas de Consulta y/o Grabación de Datos. · · Se tiene cuatro tipos de Ventanas las cuales permiten realizar diferentes operaciones de acuerdo a su operación , así : · · 3.1-.Browses para consulta y captura de Información. · 3.2-.Browses para consultar Información. · 3.3-.Forms donde se registra la información propiamente dicha. · 3.4-.Windows o ventanas de solicitud de información, bien sea para ejecutar un reporte o un proceso. · ¿CÓMO ENRUTAR LOS DOCUMENTOS PARA VISUALIZAR LAS AYUDAS CON ALT + F11? Para poner en funcionamiento las ayudas en línea en MidasObdc, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Se necesitan tener las siguientes tablas: DCM: Documentos DCMV: Documentos Versiones APL: Aplicaciones APP: Módulos APR: Procedimientos 2. Tener dentro del directorio \MidasObd\ la carpeta \Doctos\ 3. Enrutar el archivo SyfEmpr la línea: PATHAYUDA=H:\MIDASODB\DOCTOS\ (Especificar la unidad en la cual se esta trabajando) La Ayuda para todas estas ventanas se obtiene pulsando las teclas ALT-F11 simultáneamente. Ahí obtendrá una información del modo de operación y consideraciones generales acerca del proceso que va ha realizar. Esta ayuda esta realizada en archivos tipo RTF, que perfectamente puede abrir con cualquier editor de texto. El sistema posee su propio visualizador. La SEGURIDAD para todas estas ventanas se obtiene pulsando las teclas ALT-F12,simultáneamente. Obviamente si su perfil de usuario esta en capacidad de realizarlo. Las ventanas tipo 3.1, siempre contendrán los siguientes botones : Insertar: Permite ingresar en el sistema un nuevo registro. Cambiar: Permite realizar modificaciones a los registros que ya se encuentran en el sistema. Borrar: Como su nombre lo indica permite borrar registros que ya no se necesitan dentro del sistema. Salir: Permite dar por terminado el proceso que se estaba realizando. Y eventualmente el botón de, quien también lo podrán tener las ventanas tipo 3.2. Seleccionar: Permite elegir uno de los registros que se encuentran en el sistema para continuar realizando las debidas transacciones. Las ventanas tipo 3.3, siempre contendrán los siguientes botones : Aceptar: Se le da clic a esta opción cuando se tiene listo el registro o transacción, para que se haga valida en el sistema. Cancelar: Se le da clic a esta opción cuando el registro o transacción que se esta haciendo ya esta o simplemente no se va a ingresar. 4-.Botones Normalmente Usados : Existen una serie de Botones que se utilizan repetidamente dentro de todo el sistema, los cuales siempre permitirán hacer la misma acción , así : Botones de Lookup : Se encuentran identificados con tres punto (...) y permiten buscar información, normalmente de otra tabla. Botones de Calendario : Se encuentran identificados con una C (C) y permiten escoger una fecha de un calendario. EXPLICACION GENERAL DEL SISTEMA DE NOMINA Diseñada de acuerdo a la ley 50 de 1999, régimen anterior, salario integral, ley 100 de 1993. Normatividad: Para empleados del sector publico y privado. Definicion de multiples nominas: Empleados, obreros, jubilados, extranjeros. Definicion de multiples periodicidades, por ejemplo: Semanal, Decadal, Catorcenal, Quincenal o Mensual. Definicion de estructuras administrativas con doce nivel: Tipos de Nomina, Ciclos de nominas, Tipos de contratos, relaciones sindicales/laborales, centros de costos, areas, departamentos, oficios, cargos, ubicacion geografica, sucursal, nivel, grupo, subgrupo,seccion, subdivicion, proyecto, dependencia. La liquidacion de cada uno de los conceptos de nomina son completamente parametrizables y modificables por el usuario; Tanto en los procesos de liquidaciones periodicas, de prestaciones sociales, definitivas y consolidaciones; Por medio de las politicas de calculo. definicion de multiples agrupaciones que facilitan los procesos de liquidacion; Tales como: Agrupaciones de empleados, asociaciones, agrupaciones de conceptos y otros. Control de la historia salarial del empleado, con fecha, motivo y jornada. Asi como tambien los multiples retiros y los cambios de centros de costos. Permite el manejo de multiples enlaces contables y bancarios con parametros de sustitucion definidos por el usuario para la generacion de archivos planos y su contabilizacion. Tales como:Contabilizacion por centros de costos, por unidades de produccion o global. Impresion de toda clase de certificados o documentos de vinculacioncon una interfase con un procesador de texto, mediante el proceso de combinacion de correspondencia. Generacion de diferentes formatos de impresion para los cheques, sobres o colillas de pago. Control para la liquidacion de la nomina mediante restricciones instauradas por el usuario; Tales como deducciones en vacaciones, validacion por totales de control y otros, con mensajes de alerta. Manejo de prioridades en el proceso de liquidacion de los conceptos de nomina. Definicion de perfiles de usuario para controlar la seguridad del sistema, en forma individual o grupal, con registro de las transacciones. Manejo de multiples cajas de compensacion, con impresion del formato de afiliacion y control de beneficiarios para el subsidio familiar. Descuentos por asociaciones tales como: Cooperativas, aportes sociales, auxilios, funerarios, fondos de empleados, y otros. Liquidaciones globales o parciales de la nómina hasta obtener los resultados correctos. Generacion de informes fijos, definidos y programados por el usuario. Adición de imagenes a las bases de datos tales como la foto de cada empleado o los documentos escaneables. ¿CÓMO OPERA EL SISTEMA DE NÓMINA MIDAS? En esta sección se explican de una forma muy general cada uno de los pasos necesarios que se deben realizar para liquidar (pagar) cada una de las distintas nóminas. Estos pasos son en su orden los siguientes: 1. Realizar todas las novedades (modificaciones) de los archivos maestros y/o tablas de referencia, por ejemplo: - Ingresos, modificaciones y retiros al maestro de personal - Creación y modificación de conceptos. Modificación de tablas de impuestos y antigüedad. - Cambios salariales Y en general todas aquellas modificaciones que de una u otra forma afecten el producto final de la liquidación. Todos estos cambios se realizan por la opción de configuración del menú principal. 2. De cada uno de los módulos realizar las siguientes acciones: * Ingresar las novedades correspondientes. * Generación a nómina. Por ejemplo: a. Del módulo de Préstamos: Aprobar, ingresar y modificar los préstamos correspondientes al período a liquidar, esta opción lo que hace es pasar a las novedades de nómina las cuotas de los préstamos vigentes. b. Del módulo de Vacaciones: Realizar los cambios a la programación de vacaciones y confirmar la salida a vacaciones del personal. c. Del módulo de Horas Extras: Ingresar las novedades de horas extras. d. Del módulo de Prestaciones Sociales: Se liquidan las cesantías del personal y/o primas por fuera de nómina, para ello de debemos indicar la fecha de liquidación. En resumen se deben realizar las acciones correspondientes en cada uno de los módulos y ejecutar la opción de generación de novedades de nómina. La generación se debe realizar independientemente de que hayan o no ingresado novedades. 3. Terminado lo concerniente a los módulos de deben continuar con las novedades de nómina. Por medio de este proceso se ingresan al sistema novedades que no hayan sido tenidas en cuenta por los módulos. Por ejemplo: Novedades enviadas por entidades externas como cooperativas u asociaciones. Sin embargo, tambien se pueden modificar las novedades generales por los módulos o grabadas con anterioridad. Para hacer el ingreso de estas novedades se cuenta con dos opciones; la primera de ellas es en una forma individual y la segunda forma global, valiéndose de los criterios allí establecidos. 4. El módulo de novedades pendientes, es posible que no se hayan descontado algunos conceptos, por exceder el tope mínimo de descuentos establecidos en el sistema, aparecen las novedades pendientes las cuales deben ser incluidas dentro de las novedades normales de nómina. Por lo tanto es necesario entonces realizar el proceso de inclusión de estas g normales de nómina. En este proceso de novedades pendientes puede tambien ser utilizado para que se descuenten cuotas adicionales de algunos conceptos. Recordemos que como regla general si un concepto (que sea de generación automática) es reportado dentro de las novedades normales del sistema solo toma lo reportado e ignora los cálculos automáticos que se deben realizar. Así, solo es posible adicionar cuotas extras a conceptos automáticos grabándolas dentro de las novedades pendientes. 5. Antes de realizar los procesos de validación es conveniente haber realizado todos los pasos anteriores, sin embargo, es posible seguir validando las novedades de nómina periódicamente. La validación se puede realizar de dos formas; por totales de control o una auditoría general: a. Por totales de control: Para realizar esta validación es necesario haber grabado en paquetes o envios. Puesto que cada paquete o envío debe tener unos totales de control entonces estos se graban en el sistema para cada envio en particular. La validación lo único que se hace es revisar que los totales grabados en el envio correspondan a la suma de las novedades grabadas. Si estos valoes no concuerdan, el sistema solamente le indica pero no realiza ninguna acción al respecto. Así, esta validación puede ser o no realizada de acuerdo a su conveniencia. b. Auditoría General: Este proceso permite realizar una validación general de las novedades de nóminas, validación que consiste básicamente en detectar no activos o no existentes en detectar: empleados no activos o no existentes, conceptos que no existen, novedades que no corresponden al período, novedades que no correspondan al proceso. Como se puede observar estos procesos de validación o auditoría son completamente opcionales, y el hecho de que no se realicen no entorpecen el proceso de liquidación. 6. Liquidación: Por medio de esta opción se realizan los procesos finales de la nómina, los cuales son en su orden: a. Liquidación b. Impresión de plantillas de pago c. Impresión de Cheques d. Cierre de nómina INCLUYE LOS SIGUIENTES MODULOS: * Vacaciones * Incapacidades * Ausencias y Permisos * Prestaciones Sociales * Seguridad Social * Ajustes * Informes Legales * Utilitarios * Horas Extras * Importacion y Exportacion de datos * Turnos * Embargos * Auxilios * Retroactivos * Prestamos * Ahorros * Novedades Pendientes * Procesos Auxiliares * Novedades de Nomina * Liquidacion de Nomina * Informes de Liquidacion * Transferencias Bancarias * Cierre del proceso * Vinculacion * Liquidaciones Definitivas * Reemplazos transitorios * Control de Asistencia * Configuracion * Dotaciones de empleados * Informes * Consultas * Politicas * Controles de Nomina COMO BORRAR EL LOG DE UNA BASES DE DATOS 1.En el Enterprise Manager del SQL Server , seleccione el Servidor y la Base de Datos que le va ha borrar el Log. 2.Cuando este parado en la Base de Datos correspondiente, de clic al botón derecho de mouse, selecciones Todas las Tareas y de clic en Detach Database, Ok y aparecerá el siguiente mensaje Detaching Database Has Completed Successfully. 3.En la carpeta que contiene las bases de datos borre el log 4.En el Enterprise Manager del SQL Server en el Item Databases de clic derecho, en Todas las Tareas seleccione la opción Attach Database. En la ventana Attach Database, busque la Base de datos a unir en MDF file of Database to attach de clic en Ok y deberá aparecerá el siguiente mensaje Attaching Database Has Completed Successfully. ¿CUÁLES SON LOS CAMBIOS MÍNIMOS A REALIZAR A COMIENZO DE UN NUEVO AÑO AL SISTEMA DE NÓMINA MIDAS? En el inicio de un nuevo año se registran cambios que la ley decreta para el pago de determinadas obligaciones que tiene la empresa con sus empleados, para esto debe ingresar estos nuevos valores para parametrizar los procesos dentro del Sistema de Nómina MIDAS, así: 1. Configuración | Parámetros del Sistema | Variable Generales, se debe cambiar: En General : Salario Mínimo Legal, Salario Mínimo de la Empresa, Salario Mínimo Convencional, Tope de Retención en la Fuente, Porcentaje por Exceso y Rangos para Exceso. En Definición de Variable : Variable Nro. ## Tope para Subsidio de Transporte los 2 Salario Mínimos y en la Variable Nro. ## los 20 Salario Mínimos legales para Seg. Social 2. Configuración | Tablas de Referencia, se debe cambiar: Tabla de Impuestos : Se debe actualizar las tablas, Nro. 01 Retención en la Fuente se debe digitar la tabla correspondiente al nuevo año. Nro. 06 ó la que tenga parametrizada su empresa para manejar el Fondo de Solidaridad se debe actualizar el limite inferior. Además se debe actualizar las siguientes tablas : Calendarios de Procesos, Los días no hábiles por clase de nómina, Los calendarios contables, los días no hábiles de turnos (Si se utiliza) 3. Configuración | Conceptos, se debe cambiar: Subsidio de Transporte : Oprima y en el Campo Valores por defecto, digite el Valor correspondiente al subsidio de transporte conforme lo paga la Empresa, es decir, quincenal, catorcenal, decanal, mensual, etc. Embargos : En Definición de Variables, a la variable Vlr_2 en el Dato se debe poner el valor del salario mínimo legal vigente y el cual es el valor no embargable para dicho concepto, tenga en cuenta la periodicidad del descuento del concepto para registrar el valor (quincenal, catorcenal, decanal, mensual, etc.). Adicionalmente se deben cambiar los conceptos que tengan configuradas en sus variables los valores del Subsidio de trasporte como base para salarios promedios como los son: Cesantías : Se deben cambiar el Dato de las variables, si se tienen: Pmc:VlrSub, Ldf:VlrSub. (Valor mensual) Primas : Se deben cambiar el Dato de las variables, si se tienen: VlrSub, Pmc:VlrSub, Ldf:VlrSub. (Valor mensual) Vacaciones : Si se maneja Salario Promedio donde se toma el valor del subsidio, se deben cambiar el Dato de las variables, si se tienen: VlrSub, Pmc:VlrSub, Ldf:VlrSub. (Valor mensual) 4. Configuración | Registro de Empleados | Datos Complementarios | Historia Salarial, se debe : Se actualizan el salario de los empleados, por aquí se realiza dicho aumento uno a uno. Si se desea realizar el aumento para todo el personal según unos criterios establecidos, se debe realizar dicho aumento por el Módulo de Procesos Auxiliares | Auxiliares | Aumentos Saláriales, aquí se pueden realizar los aumentos para todo el personal , por parámetros, desde archivo texto, por oficios, por relación sindical ó por categorías, pueden ser en valor o porcentaje. (Debe realizar antes backup del Emp.dat y el Hsl.dat) 5. Módulo de Vacaciones | Transacciones | Programación Anual de Vacaciones : Se debe realizar la programación para el año que comienza, el cual se realiza por Transacciones | Programación Anual de Vacaciones. No olvidar realizar copia de seguridad del Vac.Dat Ver en la ayuda programación anual de vacaciones 6. Módulo de Seguridad Social Registro | Parámetros, Tope Máximo Salarial : Poner El valor de los 20 salarios mínimos legales vigentes. Registro | Servicios, Por Servicio : Para cada uno de los servicios se deben cambiar los topes mínimos y máximo así: Pensión : En la opción Fondos colocar el tope mínimo el cual es cuatro salarios mínimos legales y el tope máximo son veinte salarios mínimos legales. Riesgos : En la opción Fondos colocar el tope mínimo el cual es 0 y el tope máximo son veinte salarios mínimos legales. Salud : En la opción Fondos colocar el tope mínimo el cual es 0 y el tope máximo son veinte salarios mínimos legales. Registro | Calendario, Se debe actualizar los calendarios de autoliquidación para el presente año. 7. Verificar en el Módulo de Prestaciones Sociales por Configuración | Parámetros de Cesantías que la Fecha de Ultima Consolidación diga 31.12.2001 8. Módulo de Liquidaciones Definitivas : Ir a cada uno de los conceptos que están configurados para dicho fin (Política de Definitivas LDF) e ingrese por y cambie todas las variables relacionadas con fechas. NOTA: Antes de realizar dichos cambios es recomendable realizar una copia de seguridad adicional a las que realiza actualmente de los datos. (*.dat *.mem *.his *.ini) COMO IMPRIMIR LA PARAMETRIZACIÓN DE LOS CONCEPTOS Cada uno de los conceptos de nomina tiene una Parametrización la cual se puede imprimir por el módulo de Informes Generales | Conceptos | Parametrización. En la Ventana Parametrización de conceptos llene los campos teniendo en cuenta lo siguiente: 1. Salto de Pagina por Concepto: Al activar esta opción el sistema genera e imprime una hoja por concepto. 2. Concepto desde y Hasta: Seleccione el rango de conceptos a imprimir con sus respectivas variables. 3. Después de llenar los parámetros de la ventana de clic en el botón Imprimir. 16/09/03