MANUAL MODULO DE PRESUPUESTO Este Modulo permite hacer un presupuesto general de Nomina, por el sistema Midasoft. Nota: El presupuesto que se hace en este modulo es exclusivamente para Nomina Para ello debe de seguir los siguientes pasos generales: 1. Hacer la preparación del Presupuesto. Usted debe dar una clara explicación de cómo su empresa realiza o requiere que el sistema haga el presupuesto de Nomina. Para esto debe diligenciar un FPC (Formato de Parametrizacion) de Presupuesto, el cual será enviado con anterioridad y con su respectiva explicación para el diligenciamiento del mismo. 2. Determinar con cuales conceptos se realiza el presupuesto y parametrizelos de acuerdo a las especificaciones dadas mas adelante (Se revisaran los FPC enviados por la compañía y según estos se dirá como deben quedar parametrizados para que cumpla a cabalidad sus especificaciones). Estos conceptos deben ser diferentes a aquellos manejados en la nomina, es decir tengo el concepto 0001 Salario Básico, el concepto a crear para la realización del presupuesto debe tener otro código que en este caso puede ser P001 Presupuesto Salario Básico. Este es un ejemplo de cómo se deben crear dicho concepto, se recomienda anteponer al código una P, para distinguir los conceptos de nomina de los conceptos de presupuesto. De todas formas esta es de su libre elección, puede crear el concepto con el código que le parezca mas conveniente pero si obligatoriamente deben ser distintos a los de la nomina. 3. Si se van ha utilizar Indicadores Económicos y/o monedas para el manejo de los incrementos, debe especificarlos dentro de la tabla de monedas e incluirlos dentro de la parametrizacion del presupuesto (FPC). Cuando hablamos de indicadores económicos nos referimos a otras monedas distintas al peso Colombiano. 4. Si va incluir nuevos oficios, debe definirlos en la tabla de Oficios y después incluirlos dentro de la parametrizacion del presupuesto (FPC). Si usted maneja escenarios, estos oficios deben tener definidos también los salarios. Teniendo entendido que los escenarios son aquellos con los que puedo hacer una simulación de ingreso o retiro de empleados a la empresa, obligatoriamente deben manejarse los escenarios por oficios, el sistema no permite realizar ni por centro de costos, ni por proyectos u otro clasificador. Cuando la compañía entregue los FPC completamente diligenciados y estos sean aprobados por Sysoft, se enviara la parametrizacion y se darán las fechas para la respectiva capacitación. CRONOGRAMA DE PRESUPUESTO A continuación encontrara un Cuadro que le permite de una manera clara conocer cada uno de los ítems de los cuales recibirá la correspondiente Capacitación. CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN Nro. Descripción del Tema Nombre del Proceso Archivo de Ayuda Duración 0. Explicación General del Modulo. MLPP:TREEAPP MLPP_TREEAPP001.rtf 1. Registro 1.1. Preparación del presupuesto MLPP_BRWPT MLPP_BRWPT0001.rtf 1.2. Concepto CO3_BRWCPT CO3_BRWCPT 001.rtf 1.3. Indicadores económico CO2_BRWMND CO2_BRWMND001.rtf 1.4. Oficio COMUN_BRWOFI COMUN_BRWOFI 001.rtf 2. Transacciones 2.1. Generación del presupuesto MLPP_WINPTOGEN MLPP_WINPTOGEN001.rtf 2.1.1 .Exportación del presupuesto 2.1.2. Exportación General TLEX_BRWIMPEXP TLEX_BRWIMPEXP001.rtf 2.1.3. Exportación Definida TLEX_BRWIMPEXPVRF TLEX_BRWIMPEXPVRF001.rtf 3. Consultas 3.1. General del presupuesto MLPP_SLCPT MLPP_SLCPT 0001.rtf 3.2. Movimiento presupuestal MLPP_SLCPTOM MLPP_SLCPT0M001.rtf 4. Informes 5. Preguntas e Inquietudes TOTAL HORAS CAPACITACIÓN Es de tener presente que el usuario será el encargado de crear los conceptos de presupuesto con su respectiva parametrizacion, claro esta con las indicaciones dadas por el consultor. El presupuesto maneja unas tablas específicas, en las cuales quedara la información tanto de la parametrizacion del modulo como la información transaccional, estas ultimas son donde van a quedar registrados los movimientos del Presupuestos. Las tablas Maestras o parametrizables propias del presupuesto son: PTOV: Definición de Incrementos para presupuesto PTIP: ítems presupuestales PTIC: Componentes de los Ítems PTIR: Referencias de los ítems PTOVV: Definición de Variables para Presupuesto Las tablas a continuación presentadas son las mismas que se utilizan en la Nomina y que también son utilizadas en el modulo de presupuesto: CPT: Conceptos CVR: Variables del concepto (Estas variables se distinguen de las otras con un prefijo que es PTO:) MND: Monedas IMP: Tabla de Impuestos CIT: Registro de clases de Impuestos TIM: Registro tablas de impuestos OFI: Oficios OSA: Salarios por Oficio CPC: Calendarios Contables CPR: Calendario de Procesos LGJ: Definición de Informes CRG: Registro de Informes Columnarios Las tablas transaccionales son: PTO: Registro del Presupuesto PTOI: Registro ítems presupuestales PTOM: Exportación del Presupuesto El presupuesto igual que todos los módulos de la nomina maneja: * Registro: Donde se parametriza el modulo como tal * Transacciones: Donde se prepara, genera, duplica, exporta y realiza el control del presupuesto. * Consultas: Donde se puede visualizar la preparación del presupuesto y el movimiento de este. * Informes: Donde se puede imprimir un reporte que muestra el presupuesto, ya sea por empleado de planta o por escenarios. VISUALIZADORES UTILIZADOS PARA PRESUPUESTO (DEBUG) Para realizar una visualización general del proceso interno del presupuesto, UD puede diligenciar las siguientes variables generales de Usuario: Nombre de la variable: Olqpt:Debug Descripción: Visualiza el proceso de presupuesto Tipo de Dato: Alfanumérico Dato: 1 Nombre de la variable: Olqpt:DebugEmp Descripción: Visualiza el proceso del presupuesto por empleado Tipo de Dato: Alfanumérico Dato: Código del empleado (Si maneja código o sino la cedula del mismo) Además para visualizar el presupuesto por concepto y/o por empleado, en cada concepto puede crear las variables: Nombre de la variable: PTO:Debug Descripción: Visualiza el proceso de presupuesto por dicho concepto y por todos los empleado Tipo de Dato: Numérico Dato: 1 Nombre de la variable: PTO:DebugEmp Descripción: Visualiza el proceso de presupuesto por dicho concepto y por un empleado especifico Tipo de Dato: Alfanumérico Dato: Código del empleado (Si maneja código o sino la cedula del mismo) POLÍTICAS UTILIZADAS EN EL PRESUPUESTO Las políticas utilizadas en el presupuesto son: 1. OLQPT: Política general que realiza el ciclo global. 2. LPP01 3. LPP02 A continuación se explicaran estas dos últimas en detalle: POLITICA DE PRESUPUESTO - LPP01 Esta política se utiliza para el cálculo del Presupuesto. Se puede parametrizar de diferentes maneras dependiendo de los valores que se le den a las Variables que maneja. Su objetivo básico es tomar un valor actual (que puedes ser un valor indicado o un valor Calculado) y a este aplicarle el incremento. A continuación le presentamos varios ejemplos y le indicamos como es su parametrizacion: 1. Ejemplo: Presupuestar el concepto Auxilio de Anteojos. La formulación indicada es: (Valor Actual + Incremento) * # De personas beneficiadas por la convención. Donde: Valor Actual es el valor vigente para este auxilio. La parametrizacion se hace de la siguiente manera: Como el presupuesto se hace por persona el, # de personas beneficiadas por la convención se obtiene de saber si cada persona es beneficiada por la convención, esto se hace así: 1. Determinamos cual estructura administrativa nos identifica las personas beneficiadas por la convención, supongamos que es la Relación Sindical, con código BC. Y las demás Relaciones sindicales son NB, NA. etc. 2. Se parametriza la Variable PTO:Npag, para las demás relaciones sindicales (NB, NA...etc.) así: Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:Npag RS NB No pagar Alfanumérica S Recuerde que esta variable se debe de parametrizar para las demás Relaciones Sindicales a las cuales no le aplica, en este caso (NB, NA...etc.) 3. El valor Actual se obtiene parametrizando la variable PTO:VALORACT, el valor que va en el Dato debe de ser multiplicado por 100. Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:VALORACT RS BC Valor Actual Numérica (V*100) Observe que este valor se parametriza solamente para la Relación Sindical BC (Beneficiados por la convención). También se hubiera podido parametrizar como No, No, esta se parametriza así por que para todos se maneja el mismo valor: Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:VALORACT No No Valor Actual Numérica (V*100) Donde: (V*100) Indicado en Dato, debe traducirse como el Valor Actual (Vigente) multiplicado por 100, es decir si el Valor vigente es 20.000 en el dato se indicaría 2.000.000 que equivale a 20.0000 multiplicado por 100. 4. El porcentaje de incremento se parametriza dentro de los parámetros del presupuesto, tal como esta explicado en los Documentos Mlpp:BrwPTO001.RTF y Mlpp:FrmPTOV001.RTF 2. Ejemplo: Presupuestar el concepto Subsidio de Transporte. La formulación indicada es: (Valor Actual + Incremento) * Factor. Pero hay que verificar el tope. Donde Verificar el tope se traduce como mirar si el Salario Mensual después del Incremento NO excede un tope. La parametrizacion se hace de la siguiente manera: 1. Determinamos como se va a manejar el tope, pues existen dos posibilidades: 1.1. Se escribe el tope de una vez con el incremento. 1.2. Se escribe en el tope el valor actual del subsidio y el sistema le hace el incremento dependiendo de lo indicado en la paremtrización. Para 1.1. Se Parametriza la Variable PTO:TOPE, donde en dato se escribe el valor tope del subsidio con su incremento, multiplicado por 100 (Cien), así: Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:TOPE No No Tope + Increm Numérica (TI*100) Para 1.2. 1.2.1. Se Parametriza la Variable PTO:TOPE, donde en dato se escribe el valor actual del tope del subsidio ,multiplicado por 100., así : Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:TOPE No No Tope Numérica (T*100) 1.2.2. Se Parametriza la Variable PTO:TpTOPE, donde se indica si al tope se le debe de aplicar el incremento. Con Dato (I), así: Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:TpTOPE No No Tope Alfanumérica I 2. El valor Actual se obtiene parametrizando la variable PTO:VALORACT, el valor que va en el Dato debe de ser multiplicado por 100. Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:VALORACT No No Valor Actual Numérica (V*100) 3. El factor se obtiene parametrizando la variable PTO:FACTORA, el valor que va en el Dato debe de ser multiplicado por 10000 (Diez Mil). Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:FACTORA No No Factor Numérica (F*10000) Donde: (TI*100) Indicado en Dato, debe traducirse como el Tope (Valor del Tope Vigente) con el incremento multiplicado por 100, es decir si el Tope vigente + incremento es 341,000 en el dato se indicaría 34.100.000 que equivale a 341,000 multiplicado por 100. (T*100) Indicado en Dato, debe traducirse como el Tope (Valor del Tope Vigente) multiplicado por 100, es decir si el Tope vigente es 241,000 en el dato se indicaría 24.100.000 que equivale a 241,000 multiplicado por 100. (V*100), ver lo definido en el ejemplo 1. (F*10000) Indicado en Dato, debe traducirse como el Factor multiplicado por 10.000, es decir si el Factor 11,5 en el dato se indicaría 115000 que equivale a 11,5 multiplicado por 10.000. 4. El porcentaje de incremento se parametriza dentro de los parámetros del presupuesto, tal como esta explicado en los Documentos Mlpp:BrwPTO001.RTF y Mlpp:FrmPTOV001.RTF 3. Ejemplo: Presupuestar el concepto Horas Extras. La formulación indicada es: (Horas Actuales + Incremento) * Factor. Donde Horas Actuales se traduce como totalizar por persona las horas pagadas. La parametrizacion se hace de la siguiente manera: 1. Se matriculan todo los conceptos de horas Extras, en una agrupación de Conceptos, Supongamos que la llamamos HEXT. 2. Se parametriza la Variable PTO:AgrupCpt, donde en la dato se coloca esta agrupación, en esta deben estar los conceptos que hacen base para presupuestar dicho concepto, así : Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:AgrupCpt Ag Ag Agrupación Alfanumérica HEXT 3. Se parametriza la Variable PTO:TipoPL, donde en la dato se coloca A, para indicarle a esta política que debe de buscar la agrupación, así: Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:TipoPL No No Buscar Agrupa Alfanumérica A 4. Se parametriza la Variable PTO:TPBASE, donde en la dato se coloca A, para indicarle a esta política que debe de buscar la base de la agrupación en los Acumulados, así: Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:TPBASE No No Base Acumula. Alfanumérica A 5. Se parametriza la Variable PTO:BASEEN, donde en la dato se coloca H, para indicarle a esta política que la base de la agrupación en los Acumulados es en Horas, así: Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:BASEEN No No Base en Horas Alfanumérica H Con la parametrizacion de los pasos anteriores, obtenemos las Horas Actuales 6. El porcentaje de incremento, ver lo dicho en el punto 4 del ejemplo anterior. 7. El factor, ver lo dicho en el punto 3 del ejemplo anterior. 4. Ejemplo: Si quisiéramos parametrizar un concepto, en el cual la Base se debiera tomar en Valores 1. Solamente bastaría con cambiar el dato de la variable PTO:BASEEN (punto 5 del ejemplo anterior) colocando en el Dato V o simplemente borrarla. Los demás pasos son exactamente iguales al anterior. 5. Ejemplo: Presupuestar el concepto SENA. La formulación indicada es: (Sumatoria de Conceptos Presupuestados) * Factor. Donde Sumatoria de Conceptos Presupuestados se traduce como totalizar por persona unos conceptos ya presupuestados. La parametrizacion se hace de la siguiente manera: 1. Se matriculan todo los conceptos del Presupuesto, en una agrupación de Conceptos, Supongamos que la llamamos PPTO. 2. Se parametriza la Variable PTO:AgrupCpt, donde en la dato se coloca esta agrupación, así : Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:AgrupCpt Ag Ag Agrupación Alfanumérica PPTO 3. Se parametriza la Variable PTO:TipoPL, ver el punto 3 del ejemplo 3. 4. Se parametriza la Variable PTO:TPBASE, donde en la dato se coloca P, o no se parametriza esta variable. La P le indica a esta política que debe de buscar la base de la agrupación en el movimiento del presupuesto, ya calculados. Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:TPBASE No No Base Ppto. Alfanumérica P 5. Se parametriza la Variable PTO:BASEEN, donde en la dato se coloca V, para indicarle a esta política que la base de la agrupación es en Valores, así: Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:BASEEN No No Base Valores Alfanumérica V Con la parametrizacion de los pasos anteriores, obtenemos la sumatoria. 6. El porcentaje de incremento, ver lo dicho en el punto 4 del ejemplo anterior. 7. El factor, ver lo dicho en el punto 3 del ejemplo anterior. 6. Ejemplo: Presupuestar el concepto SODEXHO ó cualquier concepto que se encuentre en una asociación Para ello debe de parametrizar las siguientes variables: Pto:Asociación y en el dato el código de la asociación Pto:CptAsociacion y en el dato el concepto de la asociación Pto:TipoBaseAsoc una M si la base es mensual. 7-. Ejemplo: Presupuestar un concepto y sumarle otro que se encuentra registrado dentro de una asociación (Salario Básico Mensual + Pago Personal*) *Valor fijo registrado en la asociación por empleado, valor por periodo Para esto debe crear las siguientes variables en el concepto a presupuestar: Nombre de la Variable: Pto:TipoPL Descripción: Tipo de forma de calcular el valor Tipo de Dato: Alfanumérica Dato: Según sea su caso seleccione A Agrupación V Valor indicado ASC Asociación ESE Valor matriculado en la seguridad social Y las demás las calcula basadas en un valor actual que esta en una variable Para este caso en particular, que se necesita una asociación, debemos de parametrizar las siguientes variables: Nombre de la Variable: Pto:Asociación Descripción: Asociación Tipo de Dato: Alfanumérica Dato: Código de la asociación a la cual estoy haciendo referencia Nombre de la Variable: Pto:CptAsociacion Descripción: Concepto Asociación Tipo de Dato: Alfanumérica Dato: Código del concepto de la asociación Nombre de la Variable: Pto:TipoBaseAsociacion Descripción: Tipo Base de Asociación (Indica si el valor es mensual o por periodo) Tipo de Dato: Alfanumérica Dato: Si es una M supone que el valor es mensual, de lo contrario cualquier dato registrado en esta, asume que es por periodo es el valor que encuentra en la asociación, siempre y cuando sea un Valor Fijo Nombre de la Variable: Pto:SumBasAsoc Descripción: Suma la Asociación. Le dice al sistema si a la base que encontró le suma el básico Tipo de Dato: Alfanumérica Dato: S. Si le suma al básico POLITICA DE PRESUPUESTO - LPP02 Esta política se utiliza para el cálculo del Presupuesto. Se puede parametrizar de diferentes maneras dependiendo de los valores que se le den a las Variables que maneja. Su objetivo básico es tomar el salario (que puede ser básico o promedio) y aplicarle el incremento. A continuación le presentamos varios ejemplos y le indicamos como es su parametrizacion. 1. Ejemplo: Presupuestar el concepto de Vacaciones. La formulación indicada es: ((Sueldo Actual + Recargos Nocturnos + Prima de Antigüedad) + Incremento) * Factor * Días. Donde: (Sueldo Actual + Recargos Nocturnos + Prima de Antigüedad), se traduce como un Salario Promedio. La parametrizacion se hace de la siguiente manera: 1. Parametrizar un salario promedio con Variables PTO: para ello remítase al documento de como se parametriza un Salario Promedio. 2. El incremento se parametriza dentro de los parámetros del presupuesto, tal como esta explicado en los Documentos Mlpp:BrwPTO001.RTF y Mlpp:FrmPTOV001.RTF 3. El factor se obtiene parametrizando la variable PTO:FACTORA, el valor que va en el Dato debe de ser multiplicado por 10000 (Diez Mil). Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:FACTORA No No Factor Numérica (F*10000) 4. Los Días se obtienen parametrizando la variable PTO:dias, el valor que va en el dato debe de multiplicarse por 100, es decir 24 días en el dato se indica 2400. Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:dias No No Nro de Días Numérica (D*100) 2. Ejemplo: Presupuestar el concepto de Vacaciones. La formulación indicada es: ((Sueldo Actual + Incremento) + (Recargos Nocturnos + Prima de Antigüedad) Presupuestado * Factor * Días. Donde: (Sueldo Actual), se traduce como un Salario Promedio. (Recargos Nocturnos + Prima de Antigüedad) Presupuestado) son los valores presupuestados por estos conceptos. 1. El Salario promedio, ver el punto 1 del ejemplo anterior. 2. El incremento, Ver el punto 2 del ejemplo anterior. 3. El factor, Ver el punto 3 del ejemplo anterior. 4. Los valores presupuestados, se obtienen de Parametrizar la variable PTO:AgrupCpt, donde en el dato se indica la agrupación de conceptos de presupuesto creada para este fin. Supongamos VPTO. Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:AgrupCpt Ag Ag Agrupación Alfanumérica VPTO 5. Como la base es en Valores se debe de parametrizar la Variable PTO:BASEEN, donde en el dato se debe de indicar V así: Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato Pto:BASEEN No No Base Alfanumérica V 6. Los Días, Ver el punto 4 del ejemplo anterior. 3. Ejemplo: Presupuestar el concepto de Cesantías. La formulación indicada es: ((Salario Promedio + Incremento) * Factor * Días. 1. El Salario promedio, ver el punto 1 del ejemplo anterior. 2. El incremento, Ver el punto 2 del ejemplo anterior. 3. El factor, Ver el punto 3 del ejemplo anterior. Para este caso el Factor = (1/360) * 10000 4. Debido a que los días para el cálculo de las cesantías dependen del régimen al cual pertenece el empleado. Se be de realizar la siguiente parametrizacion: 4.1. Se parametriza la variable PTO:Tpdias, indicando en el dato A, con esto el sistema sabe que los días los debe de calcular de la antigüedad del empleado. Así: Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato PTO:tedias No No Antigüedad Alfanumérica A 4.2. La variable Pto:TpAntg se parametriza solo para los de régimen anterior (Ej. RG), colocando en el dato una T, así: Variable Relación Argumento Descripción Tipo de Dato Dato Pto:TpAntg RL RG Regimen Ant. Alfanumérica T Después de entender el proceso del presupuesto utilizado en el sistema Midasoft, a continuación se da una explicación de cada uno de las ventanas del presupuesto, esta es la misma explicación que usted encontrara en cada una de estas presionando los botones Alt.+F11, allí le aparecerá una ventana de RTF, a lo que llamamos ayuda. Lo primero que se debe hacer en el modulo es realizar la configuración del mismo, esto se hace por registro. REGISTRO Dentro de este proceso, se indican los lineamientos generales del proceso de presupuesto, debe de indicar los campos solicitados de acuerdo a las siguientes especificaciones: Parámetros para: De acuerdo a las necesidades UD, puede definirlos para: 1. Incrementos. 2. Oficios. 3. Variables. Dependiendo del seleccionado, la solapa o tab. Inferior le presenta diferentes tipos de datos que UD. debe diligenciar, y que mas adelante serán especificados. DEFINICION DE INCREMENTOS PARA PRESUPUESTO Procedimiento: MLLP_BRWPTOVI001.RTF Ruta: Sistema de Presupuesto / Registro / Definición de incrementos Por esta ventana se realizan los registros de los incrementos para el presupuesto, es decir, los aumentos, ya sean por Factor (%), Por Índice (Moneda) o Por Escala (Tabla de Topes Mínimos y Máximos) REGISTRO DE INCREMENTOS PARA PRESUPUESTO Procedimiento: MLPP_FRMPTOVI001.RTF Ruta: Sistema de Presupuesto / Registro / Definición de Incrementos / Registro de Incrementos para Presupuesto Por esta ventana usted debe registrar todos los motivos o incrementos de Presupuesto estipulados por la empresa, esta es la base para realizar el presupuesto como tal: Parámetros Para: Incremento (Opción automática, la cual indica que es un aumento) Descripción: Es el nombre del incremento, el cual se distingue de los demás, puede ser: Presupuesto Administrativos, queda a definición de cada empresa. Tipo de Tasa: Esta opción permite realizar el incremento por tres tipos, usted indica el que mas se acomoda a sus necesidades (Índice, Factor o Escala) Índice: Es aquel que se rige por los índices de la Moneda, es decir, si se trabaja en Pesos o en Moneda extranjera (Dólar, Euros etc.). Cuando se selecciona esta opción se activa otro campo que dice Maneja Spreed?, esta quiere decir que cuando se realiza el presupuesto maneja el DTF y a este se le aplica un porcentaje adicional. Ejemplo: El DTF 0.54% y el Spreed 0.16% adicional al del Índice. Tasa: Es el Indicador económico, por ej. DTF o IPC etc., que se encuentra matriculada en la tabla de monedas y que debe de tener una fecha y un factor que será el que se aplique. Maneja Spreed: Se utiliza en caso de que se quiera adicionar o disminuir unos puntos porcentuales a la tasa indicada. Cuando se activa esta opción aparece el campo Spreed. Spreed: Indique los puntos porcentuales, de acuerdo con criterio anterior. Factor: Es un porcentaje que se indica para realizar el aumento. Ejemplo: El 7% para el Presupuesto de los Administrativos, el 5% para el Presupuesto de los Colaboradores, etc. Escala: Es aquel que se rige por una tabla que se crea con este fin, Es decir, se crea una tabla según el salario devengado de los empleados y según este se estipula el Factor (%) se utiliza para hacer un incremento basado en un rango salarial, por ej. A las personas que se ganen entre un salario X y un salario Y, se le aplica un % de incremento. Ejemplo Limite inferior Limite Superior Factor 1.000.000 1.500.000 2%, 1.501.000 2.000.000 4% 2.001.000 2.500.000 6% Escala: seleccione la tabla de impuestos en la cual va ha parametrizar sus escalas salariales. Para ello remítase al documento Co2_BrwIMP001.rtf ITEMS PRESUPUESTALES Procedimiento: MLPP_BRWPTIP001.RTF Ruta: Sistema de Presupuesto / Registro / Ítems Presupuestales Son aquellos que se determinan en un momento específico con el fin de realizar el presupuesto, ya sean por Oficios, Conceptos, Elementos de Dotación o Cursos de Capacitación. Se puede seleccionar de un clasificador según las necesidades de cada empresa y del presupuesto como tal. Ejemplo: Se requiere presupuestar un curso de capacitación para ciertos empleados, si justifica o no el gasto, costo o en su caso inversión. REGISTRO DE ITEM PRESUPUESTALES Procedimiento: MLPP_FRMPTIP001.RTF Ruta: Sistema de Presupuesto / Registro / Ítems Presupuestales / Registro de Ítems Presupuestales Descripción: Nombre del Ítem Presupuestal Tipo de Ítem: Puede ser Oficio, Concepto, Cursos de Capacitación, Elementos de Dotación Maneja Referencia: Se chulea esta opción cuando se necesita que el presupuesto a generar tenga la opción de clasificarlo por: Área, Ccosto, Depto, Oficio, etc. Este swiche se debe de activar si el parámetro que se va ha utilizar solo aplique para una estructura Organizacional especifica. Por Ej. El incremento y sus valores son específicos para una estructura como son: área, Ccosto, Depto, División, Grupo, Nivel, Oficio, Relación Sindical, Sección, Subgrupo, Sucursal, Ubicación REGISTRO DE COMPONENTES DE ITEMS Procedimiento: MLPP_FRMPTIC001.RTF Ruta: Sistema de Presupuesto / Registro / Registro de Componentes de Ítems Componente: Según lo que se selecciono en la parte superior de la ventana, es dicho componente, es decir, si el ítem es de cursos de capacitación el componente va a ser la del Curso o Capacitación como tal, con todas las especificaciones requeridas. Descripción: Nombre del componente para distinguirlo de los demás. Concepto: Se debe seleccionar el concepto por el cual se va a presupuestar dicho componente. REGISTRO DE REFERENCIA Procedimiento: MLPP_FRMPTIR001.RTF Ruta: Sistema de Presupuesto / Registro / Ítems Presupuestales / Registro de Referencia. Prioridad: Se debe poner el número por el cual se va a priorizar esta relación, es decir, 1 para la sucursal Medellín, 2 Para la sucursal Bogota, según se requiera. Relación: Se elige de la ventana de la estructura administrativa sirve para clasificar los componentes. Área, Ccosto, Depto, etc. Estructura Administrativa: Indique en este campo la estructura a la cual le aplica el parámetro indicado. Como se dijo anteriormente la estructura puede ser: área, Ccosto, Depto, División, Grupo, Nivel, Oficio, Relación Sindical, Sección, Subgrupo, Sucursal, Ubicación. Esta estructura se define en la opción de Administración, Estructura Administrativa. Código de la estructura: Es el código que identifica la Estructura Administrativa. Se debe de seleccionar de las tablas correspondientes, la cual contiene los códigos que tiene el Área, Ccosto, Depto, División, Grupo, Nivel, Oficio, Relación Sindical, Sección, Subgrupo, Sucursal, Ubicación. Estas tablas se definen por la opción Administración, tablas de Estructuras Administrativas. CONCEPTOS DE LIQUIDACIÓN Por esta opción, se matriculan en el sistema los Conceptos y sus variables que se utilizaran para los diferentes procesos, así: 1. Liquidación periódica de Nomina. 2. Liquidaciones Definitivas. 3. Consolidación. 4. Pagos por fuera de los periodos normales de liquidación. 5. Facturación 6. Presupuesto Todos estos Ítems se encuentran especificados en el sistema, como POLITICAS. La POLITICAS son procesos definidos por Sysoft y su nombre y especificaciones están determinados por ellos. Para mayor Información Remítase al documento C03:BrwCPT001.rtf MONEDAS Y/O INDICADORES ECONÓMICOS Con esta opción el usuario podrá consultar, modificar y registrar las monedas y los indicadores Económicos. Cuando nos referimos a las monedas estamos hablando de tasas cambio, por Ej. Un peso colombiano equivale a 2800 Dólares, es decir la tasa de cambio entre el peso y el dólar es de 2800, a una fecha determinada. Cuando nos referimos a los indicadores económicos estamos haciendo referencia a un índice y/o porcentaje, por Ej. La DTF a la fecha tal es 14.5%, o el IPC a la fecha tal es 8.5% Para el caso de Monedas, UD debe indicar por lo tanto la Moneda Origen (Peso), la fecha y la Moneda destino (dólar) y la tasa de cambio (2800). Para efectos del sistema las monedas se matriculan en un campo Alfanumérico de 4 posiciones. Para el caso de Indicadores económicos, UD debe indicar el Indicador (IPC), la fecha y el índice o porcentaje (8.5) OFICIOS Este proceso permite ver los diferentes oficios matriculados en el sistema. Los oficios son cada una de las labores que se pueden realizar en una empresa determinada, según su actividad económica. TRANSACCIONES PREPARACION DEL PRESUPUESTO Este Proceso le permite configurar el presupuesto de acuerdo a las especificaciones que maneje la empresa. En términos generales esta configuración o preparación consiste en definir: 1. Unos parámetros generales, primeros botones de insertar, cambiar y/o borrar, donde de define: 1.1. Código del presupuesto, Fechas de Vigencia, preparador, observaciones, políticas de liquidación y/o generación, de exportación. 2. Unos parámetros específicos, segundos botones, donde se define: 2-1. Los lineamientos para incrementos, oficios y/o variables. Para una optima configuración o preparación, es necesario conocer en detalle la forma como Su empresa realiza el presupuesto de nomina, así que UD. debe de entregar un FPC de presupuesto, que no es mas que un documento con ejemplos claros de como se realiza. Como un ejemplo, Normalmente un presupuesto se realiza de una forma manual en una hoja de calculo, donde en diferentes celdas (Ítems) con formulas UD obtiene los rubros que va ha presupuestar. Esta hoja, es la que Ud. debería de traducir en un documento (FPC), ejemplos: Ejemplo 1. Ítem 1: Presupuesto de Salarios: Formulación: 1. Se toman las horas de los conceptos Salario Básico + Recargos de cada persona 2. Estos conceptos se podrían sumar así: 2.1. De una fecha a otra fecha 2.2. O se busca el mes o periodo donde más se pagaron 3. Se toma el salario de cada persona que podría ser: 3.1. El ultimo salario vigente. 3.2. El promedio de Salarios, la suma de los cambios salariales que haya tenido. 3.3. Un Salario promedio obtenido de haber sumado una serie de conceptos + subsidio de transporte. 3.4. Un Salario promedio obtenido de sumar unos conceptos y dividirlos entre unas horas. 4. Al salario así obtenido se le aplica un incremento y se obtiene un valor por hora. 5. A la base en horas obtenida en el punto 1, se le aplica el valor por hora obtenido del punto 4. 6. Este es el valor a presupuestar. Ejemplo 2. Ítem 1: Presupuesto de Salarios: Formulación: 1. Se toman el salario de cada persona, de acuerdo a punto 3 del ejemplo anterior. 2. Se le aplica un incremento 3. Este es el valor a presupuestar. Como puede verse de los dos ejemplos planteados, las posibilidades o formas de presupuestar un ítem son Numerosas, de allí la importancia del documento (FPC) solicitado. Para el sistema, cada uno de los ítems a presupuestar se entienden como conceptos de Nomina. Por lo tanto, estos casos y las diferentes posibilidades se parametrizan dentro de los conceptos. Como habrán ítems o conceptos a presupuestar que no se liquidan dentro de la nomina estos NO tendrán política de liquidación periódica o si se quiere la política LQ003. De acuerdo con lo anterior, la preparación del presupuesto se hace definiendo los lineamientos generales de este proceso y con la parametrizacion de los Ítems o conceptos de nomina. REGISTRO DE PREPARACION DEL PRESUPUESTO En este proceso se especifican los parámetros generales que se van a utilizar en el presupuesto, estos campos de deben de diligenciar de acuerdo a las siguientes consideraciones. Presupuesto: Se debe de especificar un código (Alfanumérico de 20 posiciones) que identifica el presupuesto. Todo esto con este código. Por lo tanto, para cada vigencia se necesita crear un presupuesto diferente. Descripción: Una breve descripción que identifique el presupuesto, este es un campo Alfanumérico de 60 posiciones. Tipo: es un campo que permite calificar los presupuestos, por ej. Presupuestos generales, o de un área especifica. Debe estar matriculado en una tabla. Se puede omitir si en la variable de Usuario Mtd:TipoPTO , se indica N o Blanco. También se podría crear una sola clase. Este calificador en síntesis permite obtener informes y/o consultas de los presupuestos que se hayan realizado por un tipo específico. Fechas de validez: Identifica el desde y hasta cunado es valido el presupuesto. Inicial: es la fecha a partir de la cual es vigente el presupuesto. Final: es la fecha hasta cuando es valido el presupuesto. Preparador: Persona encargada de preparar y realizar el presupuesto. Se selecciona a partir del registro de empleados. Políticas: Identifican los procesos que se ejecutan para realizar la función correspondiente. Estas políticas son definidas y diseñadas por Sysoft. En ellas se plasman las reglas de como se hace un proceso especifico, de acuerdo a las necesidades de UD. Ejecución: Esta política identifica la forma como se genera el proceso de generación del presupuesto. Normalmente es OLQPT. Debe encontrarse en la tabla de poéticas generales del sistema y si no existe, entonces matricúlela como tipo Política. Exportación: Esta política identifica la forma como se exporta el Presupuesto. Como se vera mas adelante hay dos formas de exportar el presupuesto: 1. Exportación General 2. Exportación Definida, para este tipo de exportación es que se utiliza la política aquí referenciada. Debe encontrarse en la tabla de poéticas generales del sistema y si no existe, entonces matricúlela como tipo Importacion. Recuerde que es UD. el que diseña el archivo de exportación y por lo tanto es UD. quien define su nombre. REGISTRO ITEMS PRESUPUESTALES Procedimiento - MLPP_FRMPTOI001.RTF Por esta ventana realizo el registro de los ítems presupuestales para cada uno de los presupuestos parametrizados anteriormente, permite seleccionar los tipos de ítem, si es global o individual, si el tipo de carga es automática o manual, si maneja incrementos etc. Para el presupuesto por oficios se manejan otros campos que son cantidad, a partir del y hasta. En estos campos se debe poner cuantas personas van a ingresar o se van a retirar de la compañía y para que se incluyan o excluyan del presupuesto. GENERACION DEL PRESUPUESTO DOCUMENTO: MLPP_WINPTOGEN001.RTF Ruta: Presupuesto de Nomina / Transacciones / Generación del Presupuesto Este proceso permite ver generar un presupuesto debidamente parametrizado de acuerdo a las explicaciones dadas anteriormente. Para ello indique en la pantalla el código del presupuesto que va ha utilizar y a continuación de el botón de aceptar. Este proceso tomara un tiempo, dependiendo de la complejidad de la parametrización y de la cantidad de conceptos a presupuestar. Recuerde que el proceso de generación se realiza por Empleado. COMO VISUALIZO LA GENERACION DEL PRESUPUESTO En variables Generales de Usuario cree las siguientes variables: 1. Nombre de la variable: Olqpt:Debug Descripción: Visualización del presupuesto Dato: 1 visualiza 0 no visualiza Tipo de Variable: Numérica 2. Nombre de la variable: Olqpt:DebugEmp Descripción: Visualización de empleado presupuestado Dato: ponga la cedula o código del empleado, sin ceros ni caracteres Tipo de Variable: Alfanumérica CASO 1 ¿Como visualizo por qué para un mismo oficio separado por una ubicación (cualquier selección de la estructura administrativa) y para un concepto determinado da valores diferentes? Ejemplo: Oficio 030888 Concepto P007 Prima Legal (Para este hacen base: el concepto de salario y Auxilio de Transporte "Si este aplica" Estos conceptos ya han sido presupuestados) Ubicación 020 Valor $ 51.011 Ubicación 010 Valor $ 101.190 Pasos a Seguir: 1. Debo activar el debug del concepto P007 (Pto:Debug) 2. Generar el presupuesto con un proceso de reliquidación por Oficios 3. El debug va a traer una instrucción SQL, con la cual podemos visualizar la suma de las bases que trae para presupuestar dicho concepto Este para la Ubicación 020 Select SUM(PTOM.VALORP),SUM(PTOM.HORASP) FROM PTOM WHERE PTOM.PRESUPUESTO = '2006' AND PTOM.EMPLEADO = '030888' AND PTOM.TP_ITEM = 'Oficios' AND PTOM.CONCEPTO = 'P002' AND PTOM.AREA = '2' AND PTOM.DPTO = '' AND PTOM.CCOSTO = '20104' AND PTOM.OFICIO = '' AND PTOM.GRUPO = '' AND PTOM.SUBGRUPO = 'CV' AND PTOM.UBICACION = '020' AND PTOM.NIVEL = '' AND PTOM.SECCION = '' AND PTOM.SUC_CIA = '' AND PTOM.DIVISION = '' AND PTOM.SUBDIVISION = '' AND PTOM.PROYECTO = '' AND PTOM.REL_LABORAL = '' AND PTOM.REL_SINDICAL = '' AND PTOM.TP_CONTR = '' Este para la Ubicación 010 Select SUM(PTOM.VALORP),SUM(PTOM.HORASP) FROM PTOM WHERE PTOM.PRESUPUESTO = '2006' AND PTOM.EMPLEADO = '030888' AND PTOM.TP_ITEM = 'Oficios' AND PTOM.CONCEPTO = 'P002' AND PTOM.AREA = '2' AND PTOM.DPTO = '' AND PTOM.CCOSTO = '20104' AND PTOM.OFICIO = '' AND PTOM.GRUPO = '' AND PTOM.SUBGRUPO = 'CV' AND PTOM.UBICACION = '010' AND PTOM.NIVEL = '' AND PTOM.SECCION = '' AND PTOM.SUC_CIA = '' AND PTOM.DIVISION = '' AND PTOM.SUBDIVISION = '' AND PTOM.PROYECTO = '' AND PTOM.REL_LABORAL = '' AND PTOM.REL_SINDICAL = '' AND PTOM.TP_CONTR = '' 4. Si le quito los SUM a la instrucción, me va a mostrar el detalle de los conceptos presupuestados para dicho oficio y cada ubicación, con estos podemos hacer un comparativo de conceptos, es decir, cuantos conceptos liquido para cada ubicación, este puede ser una explicación de por que da distinto. Pueden haber mas conceptos presupuestados para una ubicación que para la otra Este para la Ubicación 020 Select * FROM PTOM WHERE PTOM.PRESUPUESTO = '2006' AND PTOM.EMPLEADO = '030888' AND PTOM.TP_ITEM = 'Oficios' AND PTOM.CONCEPTO = 'P002' AND PTOM.AREA = '2' AND PTOM.DPTO = '' AND PTOM.CCOSTO = '20104' AND PTOM.OFICIO = '' AND PTOM.GRUPO = '' AND PTOM.SUBGRUPO = 'CV' AND PTOM.UBICACION = '020' AND PTOM.NIVEL = '' AND PTOM.SECCION = '' AND PTOM.SUC_CIA = '' AND PTOM.DIVISION = '' AND PTOM.SUBDIVISION = '' AND PTOM.PROYECTO = '' AND PTOM.REL_LABORAL = '' AND PTOM.REL_SINDICAL = '' AND PTOM.TP_CONTR = '' Este para la Ubicación 010 Select * FROM PTOM WHERE PTOM.PRESUPUESTO = '2006' AND PTOM.EMPLEADO = '030888' AND PTOM.TP_ITEM = 'Oficios' AND PTOM.CONCEPTO = 'P002' AND PTOM.AREA = '2' AND PTOM.DPTO = '' AND PTOM.CCOSTO = '20104' AND PTOM.OFICIO = '' AND PTOM.GRUPO = '' AND PTOM.SUBGRUPO = 'CV' AND PTOM.UBICACION = '010' AND PTOM.NIVEL = '' AND PTOM.SECCION = '' AND PTOM.SUC_CIA = '' AND PTOM.DIVISION = '' AND PTOM.SUBDIVISION = '' AND PTOM.PROYECTO = '' AND PTOM.REL_LABORAL = '' AND PTOM.REL_SINDICAL = '' AND PTOM.TP_CONTR = '' 5. Si todos los conceptos coinciden, es decir, para las dos ubicaciones se esta presupuestando los mismos conceptos, entonces debe verificar con la siguiente instrucción SQL. Esta le va a mostrar el detalle de la preparación del presupuesto, donde puedo comparar las fechas con las que se preparo el ítem, las cuales deben coincidir para las dos ubicaciones. Si no coinciden esta es otra de las explicaciones del por que no sale el mismo valor para un concepto. Este para la Ubicación 020 SELECT CONCEPTO, * FROM PTOI WHERE TP_ITEM='OFICIOS' AND CODIGO='030888' AND UBICACION='020' ORDER BY CONCEPTO Este para la Ubicación 010 SELECT CONCEPTO, * FROM PTOI WHERE TP_ITEM='OFICIOS' AND CODIGO='030888' AND UBICACION='010' ORDER BY CONCEPTO DUPLICACION DEL PRESUPUESTO Procedimiento: MLPP_WINDUPPTO001.RTF Permite realizar como su nombre lo indica los parámetros de un presupuesto ya creado a otro, con la idea de no realizar doble trabajo, solo se debe crear este en la parte superior y luego lo duplica EXPORTACION DEL PRESUPUESTO DOCUMENTO: MLPP_EXPORTARPTOM001.RTF Ruta: Presupuesto de Nomina / Transacciones / Exportación del Presupuesto Permite exportar de acuerdo a los siguientes parámetros: 1-.General 2-.Definidas 3-.Excel Para cada una de estas exportaciones se debe de haber parametrizado el sistema, teniendo en cuenta lo siguiente: 1-.Para la exportación General: 1.1-. Verifique que la tabla PTOM, se encuentre definida en la tabla VRF, para esta verificación vaya al modulo de Políticas Archivos del sistema y constate que se encuentra definida. 1.2-.Si no se encuentra definida, ejecute el proceso para su definición. Para más claridad sobre este punto, remítase al documento TLEX_BRWIMPEXPVRF001.RTF 2-.Para la exportación Definidas: 2.1-.UD debe de haber configurado un plano de exportación. Esto se hace en el modulo de políticas 2.2-.Remítase al documento TLEX_BRWIMPEXP001.RTF 3-.Para la exportación a Excel: 3-1-.Debe definir un informe columnario tipo Excel 3.2-.La hoja de Excel debe estar previamente configurada. 3.3-.Para definir un archivo columnario, remítase al documento Co2_Brwlgj001.RTF Determinado el proceso de exportación, y si las definiciones de los parámetros exigidos para cada uno de los casos están de acuerdo a los documentos y proceso explicados anteriormente, el informe será emitido correctamente o en su defecto de acuerdo a sus especificaciones. CONTROL PRESUPUESTAL DOCUMENTO: MLPP_ACTPTOMMLQ001.RTF Ruta: Presupuesto de Nomina/Transacciones /Control Presupuestal Este proceso permite actualizar a partir del movimiento liquidado la parte REAL del presupuesto para así poder sacar los informes pertinentes. Para ello indique en la pantalla el código del presupuesto que va ha utilizar y a continuación de el botón de aceptar. Este proceso tomara un tiempo, dependiendo de la complejidad de la parametrización y de la cantidad de conceptos a presupuestar. En cada uno de los ítems o conceptos de presupuestacion deberá de crear la variable Pto:AgrCTL, en cuyo dato se debe indicar una agrupación de conceptos que es quien toma los valores reales del Movimiento liquidado y actualiza el ítem presupuestal. Variable de Usuario para visualizar el debug Mlpp:ActPTOMMLQ Dato 1 CASO 1 CONTROL PRESUPUESTAL DE LOS PARAFISCALES Cuando se necesita realizar control presupuestal de los conceptos de parafiscales (Caja, Sena e ICBF) Debe: 1. Ingresar a Sistema de Presupuesto / Registro / Conceptos 2. Busque el concepto de parafiscales (Caja, Sena, ICBF) Uno por uno y en la parte inferior (Variables) 3. Busque la variable Pto:AgrCTL, Cambiar, en argumento Se debe crear una agrupación donde estén los conceptos de caja cuando se habla de caja, Sena cuando se habla de Sena e Icbf cuando se habla de Icbf. NOTA: Si los parafiscales se presupuestan en un solo concepto se deben incluir en esta agrupación todos los conceptos referentes a Caja, Sena e ICBF. CONSULTAS CONSULTA GENERAL DE PRESUPUESTO DOCUMENTO: MLPP_SLCPTO001.RTF Se puede mirar información referente a la preparación del presupuesto, fecha de iniciación, fecha de finalización, preparador del presupuesto política de ejecución, política de exportación Movimiento presupuesto: muestra información de las personas con los respectivos valores y conceptos CONSULTA MOVIMIENTO PRESUPUESTAL DOCUMENTO: MLPP_SLCPTOM001 .RTF Se puede visualizar toda aquella información referente a los valores, horas del presupuesto, aquellas personas le corresponde esa información, y cuales son los conceptos involucrados del movimiento presupuestal. INFORMES INFORME MOVIMIENTO PRESUPUESTAL DOCUMENTO: MLPP_WINCLAPTOM001 .RTF Es un informe que puede imprimir, donde se da el detalle de lo presupuestado, el usuario es aquel que decide como necesita el informe y así mismo lo debe generar, es decir, le permite sacar el informe por un determinado clasificador, es la misma estructura administrativa o unidad organizacional que se utiliza en la nomina, esta lleva centro de costos, áreas, departamentos, oficios...etc., solo se necesita indicar el clasificador y la prioridad del mismo. Con el ultimo paso, informes que genera el modulo de presupuesto se concluye este modulo. A continuación se hará el recuento resumido del ciclo normal del presupuesto, en este se indica lo que debe hacer y las rutas por donde lo debe hacer. CICLO NORMAL DEL MODULO DE PRESUPUESTO Este le permite darse cuenta de cómo funciona el modulo de presupuesto, es decir, paso a paso de lo requerido para obtener el resultado esperado del presupuesto. REGISTRO * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Registro / Definición de Incrementos Realizar el registro de los incrementos para el presupuesto, es decir, los aumentos, ya sean por Factor (%), Por Índice (Moneda) o Por Escala (Tabla de Topes Mínimos y Máximos) * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Registro / Ítems Presupuestales Determinar los ítems con el fin de realizar el presupuesto, ya sean por Oficios, Conceptos, Elementos de Dotación o Cursos de Capacitación. Se puede seleccionar de un clasificador según las necesidades de cada empresa y del presupuesto como tal. Se selecciona también en la parte inferior según el ítem presupuestal. * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Registro / Conceptos Registrar un concepto para cada presupuesto, estos conceptos deben ser distintos a los conceptos normales de la nomina. Para distinguirlos puede ponerles un prefijo al inicio. P001 * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Registro / Indicadores Económicos Cuando nos referimos a las monedas estamos hablando de tasas cambio, Si estas se manejan para el presupuesto se deben registrar por esta opción. * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Registro / Tablas de Impuestos Su diligenciamiento básico es determinar un límite inferior, un límite superior y un valor o porcentaje a aplicar para cualquier concepto a presupuestar, teniendo en cuenta lo seleccionado en los incrementos. * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Registro / Oficios Los oficios se determinan en una empresa, según la actividad económica de la misma, y de los centros de trabajo que maneje. Los oficios se indican por el código y descripción de este, esta tabla sirve para cuando se va a realizar el presupuesto por oficios. Esta tabla esta compartida con la nomina. * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Registro / Calendarios Contables Realizar el registro de los calendarios contables, con los cuales va a trabajar el presupuesto. Esta tabla esta compartida con la nomina. En los días de producción se deben registrar los días del mes. Ejemplo: Enero 31, Febrero 28 etc. * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Registro / Calendarios de Nomina Realizar el registro de los calendarios de Nomina, con los cuales va a trabajar el presupuesto. Esta tabla esta compartida con la nomina. * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Registro / Definición de Informes Por esta opción se realiza la parametrización o definición de informes que se requiere sacar del modulo de presupuesto a un archivo (Excel) * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Registro / Definición de Variables Estas variables son asignadas por Sysoft par el manejo de un presupuesto especial y claro, con anterior especificación. TRANSACCIONES * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Transacciones / Preparación del Presupuesto Realizar la preparación del presupuesto, diligenciando la información mínima requerida como el nombre, las fechas que tienen validez dicho presupuesto, El tipo, quien es el encargado de prepararlo (Registro de Empleados) y la periodicidad con la que se va a realizar, La política de ejecución siempre va a ser la OLQPT En esta parte es donde se van a unir todos los parámetros ya estipulados en el registro. Ejemplo: El presupuesto 2007, con fechas de Validez del 01.01.2007 y hasta el 31.12.2007, lo va a preparar el Sr. Andres Molina y la política de ejecución es la OLQPT, Además tiene en la parte inferior todos los ítems, con cada uno de sus componentes y con el incremento asignado para cada concepto. * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Transacciones / Generación Se selecciona el presupuesto y liquidación si es para todos los empleados ó selecciona el presupuesto y Reliquidación cuando es para un solo empleado, el cual se selecciona del registro de empleados de la empresa. * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Transacciones / Duplicación Permite como su nombre lo indica realizar una duplicación, con los mismos parámetros, es decir si tengo el presupuesto de 2007 y necesito el de 2008 con los mismos parámetros o cambiando algunos puedo hacerlo por esta opción. Es solo darle el Pto. Actual y Pto. para cual lo voy a duplicar, claro que la parte de la preparación ya debe tener el nombre, las fechas que tienen validez dicho presupuesto, El tipo, quien es el encargado de prepararlo (Registro de Empleados) y la periodicidad con la que se va a realizar, La política de ejecución siempre va a ser la OLQPT. * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Transacciones / Exportación Permite exportar o sacar a un archivo, ya sea Excel o texto (Plano) la información que se ha generado de cada uno de los presupuestos. * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Transacciones / Control Presupuestal Este proceso permite realizar el control de lo presupuestado con el valor real. Debe seleccionar a cual presupuesto le va a realizar el control y aceptar CONSULTAS * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Consultas / General de Presupuesto Permite visualizar el presupuesto con sus detalles como nombres, fechas de validez, tipo, preparador, periodicidad y política de ejecución. * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Consultas / Movimiento Presupuestal Permite visualizar el presupuesto con sus detalles de cada uno de los empleados con los conceptos presupuestados. INFORMES * Ingresar por: Sistema de Presupuesto / Informes / Movimiento Presupuestal Permite imprimir un reporte del presupuesto generado, si selecciona control le mostrara el valor real con el valor presupuestado y su diferencia, también puede sacarlo a una fecha acumulado, con el porcentaje de variación, tiene una Unidad Organizacional o Estructura Administrativa (Centros de Costos, Empleado, Departamento, etc.) Con este paso termina el proceso de presupuesto. Cuando sea requerida la parametrización de otro concepto adicional, y si es necesario lo debe reportar a sysoft, con FPC. Si se necesita cambiar la parametrización de uno que ya existe debe realizar el mismo proceso, enviar la inquietud con el nuevo FPC. PREGUNTAS FRECUENTES 1. Que se debe tener en cuenta al generar o regenerar un presupuesto? R/= Al generar el presupuesto se debe tener en cuenta la parametrizacion de los conceptos, los ítems presupuestales, los incrementos etc. Es decir la parametrizacion como tal del modulo. Al regenerar el presupuesto lo que hace es repetir el proceso del presupuesto, este no debe cambiar, a no ser de que se hayan cambiado algunos parámetros, entonces debe tener en cuenta esto ultimo. 2. De donde toma el sistema la información para generar un presupuesto solo los empleados activos y los escenarios (oficios)? R/= De la parametrizacion que se realizo con anterioridad en los Ítems presupuestales, es decir, Si el tipo de ítem es de Conceptos el busca los empleados y si el tipo de ítem es por oficios, el pedirá posteriormente en la preparación del presupuesto las indicaciones de si se incluyen o excluyen determinados Oficios de la compañía, cuantos y desde y hasta que fechas. 3. Que pasa si se regenera un presupuesto con datos del año anterior el año presente (Cuando los empleados han variado, ingreso o egreso)? R/= 4. Al momento de realizar el control presupuestal el sistema como integra la planta y los escenarios y como se interpreta el informe? R/= 5. Que se debe tener en cuenta cuando ya se ha realizado la generación del presupuesto y el control de un mes para no distorsionar la información que se tiene? R/= Esta no debe distorsionarse a no ser de que se cambien los parámetros. Para su seguridad realice copia de la base de datos (Backup), después de realizar estos dos procesos. 6. Cual es el momento o fechas sugeridas para generar el presupuesto y dejarlo quieto? R/= Las fechas en las que se sugiere que usted realice el presupuesto si es de un año especifico es cuando este se termine, es decir 01/01/2007 al 31/12/2007 se puede realizar en los últimos días de este, ya que así el presupuesto tomara el acumulado o las bases reales y para que comience su año con el presupuesto listo. De todas formas esto es según el manejo de la empresa. 7. Cual es el momento o la fecha para realizar el control presupuestal? R/= Después de que se tenga la certeza que el presupuesto lo hizo bien, es decir, después de revisar que el presupuesto que usted realiza manual le de con lo del sistema. 8. Como aseguro que la información de un mes anterior ya controlado no sea modificado? R/=