DOCUMENTO: INTRODUCCION CONFIGURACION GENERAL DEL SISTEMA .DOC GLOSARIO Agrupación de Conceptos Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Agrupación de Conceptos. En esta ruta se matriculan CONCEPTOS, que intervienen en la liquidación de procesos Ej: se matriculan los conceptos base para liquidar cesantías Asociaciones de Empleados Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Asociacionesdeempleados. En esta ruta se asocian empleados a conceptos cuya liquidación es fija (novedades fijas) y no maneja saldos Ej: Se asocian empleados a el concepto de Aporte Voluntario que es un descuento periódico Agrupación de Empleados Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Agrupacionesdeempleados. Se utiliza para incluir o excluir a determinados empleados en el pago de algunos conceptos (Definir Pagos). Envió Los envíos se utilizan en cada uno de los módulos para identificar cual de ellos realizó la generación de las Novedades de Nómina, Identificados con las siguientes siglas: VC - Vacaciones EM - Embargos AP - Ausencias Existen dos clases de Envíos: Los que pertenecen a un módulo y los que son manuales. Cada módulo tiene su identificador de envío o lotes, que se definen por Configuración, Tablas de Referencia y éste debe decir que SI pertenece a módulo y además si tiene alguna política o proceso es porque tiene alguna función especial. Para extraer un envío, cada módulo posee una opción o botón que indica dicho proceso y tenga en cuenta la siguiente advertencia al ser extraídas borran el archivo NVN, entonces se tienen que generar nuevamente. Tablas de Referencia Son campos donde se registran datos base para el funcionamiento de la nómina: Variable Es un campo donde se incluye un valor que puede ser comparado y que interviene en un proceso (si se hablara en términos de Excel seria la celda) Variables Generales de Nomina Ruta : Sistema de Nomina/Configuración/Parámetros del Sistema/ Variable Generales de Nomina Por esta opción se configuran o se le indican al sistema los Datos que se utilizan en los diferentes procesos de nómina. Variables Generales de Usuario Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Variable General de Usuario Las variables constan de 5 campos Nombre de la variable: Es suministrado por el sistema Descripción de la variable: Es suministrado por el sistema Tipo de Variable: Numérica - Alfanumérica Dato: Se asignan dependiendo de lo que se busque que haga el programa Por esta opción se habilitan campos y procesos del sistema. Ej: Hay empresas que manejan anticipos y otras no, el proceso de anticipo se genera por novedades y para que funcione se deben habilitar las variables Mlnv:GenAnticipos Mlnv:Anticipos Liq:Anticipos DATO S Variables del Concepto Las variables constan de 6 campos Relación: Me permite restringir el concepto, asociarlo a una agrupación de conceptos para el pago Argumento: Dependiendo de la relación me habilita campos para leer agrupaciones, relaciones laborales, sindicales etc Nombre de la variable: Es suministrada por el sistema Tipo de Variable (Numérica - Alfanumérica Dato: Se asigna dependiendo de lo que se busque que haga el programa Variables del trabajador Se asignan las variables para disminución para retención Política: Es un programa donde intervienen variables para obtener un resultado La política Lq003 se utiliza para conceptos que manejan valores reportados La política Lq012 se utiliza para que el sistema pague conceptos que son manejados como asociación La política Lq002 se utiliza para calcular horas extras y recargos Los conceptos de Retención, Prestaciones, Seguridad Social, Subsidio de transporte, entre otras ya tienen políticas fijas y estas no se pueden utilizar para conceptos que sean parecidos. Condicionador de Periodo Es una variable que indica la periodicidad de liquidación de un concepto N_Con_Per, en calendarios de procesos este condicionador se cambia en la pestaña Condicionadores y se activa con un * en el campo CONFIGURACIÓN GENERAL DEL SISTEMA Parámetros generales Variables Generales del Sistema General Ruta: Sistema de Nomina/Configuración/Parámetros del Sistema/ Variable Generales de Nomina Por esta opción se configuran o se le indican al sistema los Datos que se utilizan en los diferentes procesos de nómina. Salario Mínimo Legal:. Salario Mínimo Empresa: Salario Mínimo Convencional: Es el valor del salario mínimo mensual pagado por la Empresa a los empleados de acuerdo a una convención o acuerdo de ambas partes. Clase de Día Normal: Es el código del día el cual se establece como normal para laborar en la Empresa, siempre se debe elegir la opción "Normal". Dependiendo de los días normales para laborar en la empresa, se matriculan en la ventana Clases de Días, los días faltantes. Ejemplo: Si el período semanal de determinada empresa es de Lunes a Viernes, este será el día normal, e ingresamos al sistema los días Sábado, Dominical y Festivo. Conceptos para Disminuir Básico: Es el código de la agrupación de conceptos que disminuyen el Concepto del Básico. Esta agrupación afecta el pago de la nómina si la persona se encuentra en incapacidad o ausencia, porque estas novedades afectan el básico si no se carga esta agrupación y una persona esta en incapacidad el sistema suma los días de salario mas los días de incapacidad Parámetros de Vacaciones: Por clase de empleado (Cuando hay empleados que tienen vacaciones particulares, por ejemplo los directivos a los que se les dan 20 días a diferencia de los demás a lo que les dan 15) Como se debe parametrizar una nómina que maneja días de vacaciones distintos por ejemplo: Al personal de planta, se le cuenta y se le paga como vacaciones el dia Sábado En variables generales se debe parametrizar que el pago de vacaciones es por CLASE DE EMPLEADO -En Tablas de referencia - CLASES DE VACACIONES (Se deben crear dos clases de vacaciones, los que tienen como día hábil el Sábado y los que no) y en la parte Superior Derecha de la Tabla, se deben registrar los días del año que se cuentan como vacaciones. Para asignar a cada trabajador la clase de vacaciones que le corresponde se ingresa por registro de Empleados- Cambiar - Datos de la nómina - Campo Calase de vacaciones (Seleccionar la que le corresponde) Parámetros de Salario Integral: Dividido (SI) Se habilita cuando la empresa paga el salario Integral por dos conceptos separados Dividido (NO) Si la empresa no separa el salario, se debe habilitar esta opción, es importante porque la mala parametrización de este campo es una de las causas por las cuales el sistema calcula mal el 70% en los salarios integrales. Definición de Variables Ruta: Sistema de Nomina/Configuración/Parámetros del Sistema/ Variable Generales de Nomina Se matriculan en el sistema determinadas variables generales que no se encuentran en la información anteriormente solicitada y que son indispensables para el manejo de pagos de conceptos, rangos, límites, días para promedios, fechas de inicio y finales de procesos, etc. Variables del Sistema: Estas variables están definidas del 01 al 12, donde deben ir: Descripción: Es el nombre de la variable a matricular. No debe ser mayor de 15 caracteres. JE: Tope Subs.Trans. Valor: Es el valor dado a la variable. Ej: 520.200 Condicionadores y Variables de Período: Estos condicionadores y variables de períodos están definidas del 01 al 10, y que condicionan el sólo los períodos de nómina, donde deben ir: Descripción: Es el nombre cómo se distingue la variable a matricular. No debe ser mayor de 12 caracteres. Ej: Prima Legal Valor: En este caso no se colocan valores, ya que sólo se marca o condiciona en el período de procesos de liquidación por Tablas de Referencia | Calendarios de Procesos | y seleccione el calendario y marque con un astérico (*) la descripción que desee condicionar. MÓDULOS: Ahorros-Prestaciones Sociales- Novedades de nomina- Novedades Pendientes