GUIA PASO A PASO SISTEMA NOMINA

Estructura de los módulos:
Transacciones: para registrar las novedades
Consultas: para generar consultas solo para visualizar
Informes: Para generar listados e imprimir y exportar archivo a Excel
Registros: Donde se parametrizan cada uno de los módulos

Calendarios de proceso:

Se crean por modulo de nomina

> Asistente de configuración
> Asistente
> Generación
> Calendario anual
> Selecciono la nomina
> Numeración de periodos (anual)
> Periodo inicial (01)
> Meses y periodos numéricos (X)
> Fechas de generación Eje: 01/01/20XX hasta 31/12/20XX
> Calendarios contable y calendario de autoliquidación (X) ambos
Para crear un periodo adicional:

> Tablas de referencia
> Calendarios de proceso
> Insertar
> Selecciono la nomina
> Año, mes, día
> Descripción: Es el nombre que le daré al documento adicional
> Fecha inicial, fecha final
> Tipo de periodo (valores reportados, vacaciones, definitivas) nunca debe ser normal
> Mes contable del (1 al 12)
Condicionadores de periodos ó procesos:

> Al  momento de crear los calendarios o antes de liquidar el periodo de nomina se debe de  ir al calendario y en la primera o en la segunda quincena se coloca un asterisco (*).
> Ejemplo para que el sistema descuente la seguridad social, retención en la fuente en los calendarios de procesos en las segundas quincenas en la pestaña de condicionadores debe de ir un asterisco.

Tablas de referencia:

> Sistema nomina
> Configuración 
> Modulo de configuración
> Tablas de referencia

Nominas:

> Tipo de nomina: Es la periodicidad de la nomina Semanal, catorcenal, quincenal o mensual 
> Clase de nomina: Es la clase EP Nomina El País DN Nomina Dinsa
Envíos y lotes para importar y exportar:

> Se utilizan para identificar que novedad viene década modulo
Bancos y sucursales:

> Para cambiar el banco si se cambiara el  de DAVIVIENDA para la consignación de la nomina.
Relación laboral:

Para crear  un nuevo código de relación laboral
Departamentos:

Para crear  un nuevo código de cada una de las dependencias de la empresa

Centros de costos

Para crear  un nuevo código de un centro de costo

Aéreas o secciones Oficios
Para crear  un nuevo código de cada una de los oficios de la empresa

Turnos y horarios de trabajo

Contratos de trabajo

Formas de pago
Es  cheque (C) ó transferencia (T)
Regiones del país
Tabla del DANE
Calendarios de autoliquidación
Ya se crearon cuando se crean los calendarios automáticos
Tipo de cotizante
> Se debe tener en cuenta para los practicantes en etapa lectiva que solo pagan salud (AS2)
> Empleados ley 50 tipo cotizante (DP1)

Empresas de la seguridad social
Son las entidades administradores que prestan los servicios de salud

Fondos de cesantías
Para crear un nuevo fondo de cesantías código y descripción y el formato de impresión (Fcpro)

Para ingresar un empleado

> Configuración
> Registro empleados
> La pestaña empleado me seguir para consultar los empleados digitando la cedula y la tecla tab (tabulador)
> Insertar
> Ingresa toda la información del empleado
> En  la siguiente ventana toda la información de la empresa y en la pestaña subsidio se registra la caja de compensación del empleado
> Datos de nomina selecciono la nomina relación laboral, relación sindical y tipo de procedimiento en la retención en la fuente con su respetivo porcentaje
> Datos del pago ingreso la forma de pago el numero de la cuenta y el banco girador con las tecla control mas F10, puede cambiar el estado del trabajador blanco activo (R) retirado y  el indicador de primera liquidación.
> Variables del empleado se insertar los valores deducibles en la retención en la fuente de vivienda, salud/educación se ingresa el valor mensual.
Para retirar a un practicante

> Configuración
> Registro empleado
> Pestaña empleado digito numero de cedula
> El botón Novedades
> Selecciono Periodo de autoliquidación (selecciono el mes de la novedad de retiro)
> Fecha de la novedad (Selecciono la fecha de retiro)
> Retirar.
Datos complementarios

> Para ingresar el salario: se debe de ingresar el valor de la quincena la mitad en la opción por periodo
> Para personas con salario integral: se debe de realizar el cálculo del 70% y dividir el valor a la mitad. Ej: 6.900.000 x 70% = 4.830.000 /2 =2.415.000
> Ingresar seguridad social: cuando el empelado es nuevo se debe hacer por matricular, y si es un cambio por que se matriculo mal se debe de realizar la opción cambiar. En esta ventana se ingresan los servicios de salud, pensión y riesgos para riesgos selecciono el centro de trabajo.
> Asociaciones de empleado: De extras fijas, medios de transporte, auxilio de transporte, seguro vida colpatria, entre otros, selecciono la asociación inserto el empleado ingreso el valor fijo o porcentaje y indico el condicionador del periodo 1 primera quincena 2 segunda quincena, o lo paga en las dos quincenas.
> Fondo de cesantías: se debe de ingresar  el fondo de cesantías donde esta afiliado el empleado
Contratos de trabajo: 
> Se utiliza para realiza las prorrogas de los contratos

Vacaciones:
> Modulo de vacaciones
> Transacciones
> Personal que sale a vacaciones
> Por empleado
> Selecciono el empleado
> Vacaciones completas o parciales
> Siempre se debe de activar manejo de periodo de pagos 
> Selecciono el periodo en que se van a pagar
> Cuando las vacaciones son atrasadas o adelantadas debe colocar en fechas reales de liquidación y en fechas reales de disfrute, coloco la fecha de real en que salió a vacaciones y cuando son actuales se coloca igual la fecha real. 
Para revisar tiempo de vacaciones
> Modulo de vacaciones
> Registro
> Historia de vacaciones tomadas
> Selecciono al empleado
Para pagar vacaciones  anticipadas a los nuevos:
> Transacciones 
> Programación anual de vacaciones
> Selecciono el año siguiente
> De acuerdo a la fecha de Ingreso
> Programar solo nuevos
Para vacaciones colectivas:
> Transacciones
> Colectivas
> Primeas adeudadas
> Verifica incapacidades
> Se puede clasificar por departamentos, centros de costo, áreas  y fechas
Suspensión de vacaciones:
> Transacciones
> Suspender vacaciones
> Selecciono al empleado
> Y le doy suspender
> Para activar nuevamente cuando la vaya a disfrutar realmente
> Transacciones
> Activar vacaciones suspendidas

Consolidado de vacaciones:
> Vacaciones
> Transacciones
> Consolidación
> Selecciono el concepto de vacaciones 0021
> Fecha de consolidación 31/12/20XX ó 30/12/20XX de acuerdo al calendario de la nomina.



Modulo de préstamos

Tipos de amortización:

C: cuota fija y no maneja intereses
H: cuota igual abono capital fijo
K: Cuota variable
S: solo compromisos

Ingresar préstamos
> Prestamos
> Transacciones
> Prestamos
> Insertar
> Selecciono el empleado
> Fecha de inicio: fecha en la que se realizara el primer descuento
> Calendario comercial
> Selecciono la clase préstamo
> Tipo de amortización
> Forma de pago N nomina
> Autorizar (siempre se debe de aprobar el préstamo, si no se aprueba no se empieza a descontar las cuotas )
> Aprobación
> Cuando los préstamos se descuentan mensualmente los 15 de cada mes debe estar las fechas dentro del mismo periodo a liquidar y la amortización cada 30 días, la fecha del último pago de interés debe estar de acuerdo a la quincena a descontar.
Cuotas extras

Único: cuando es un abono extemporáneo

Repetitivo: cuando comprometo primas, cesantías, se debe amarrar al concepto que comprometió el trabajador.

Para ingresar cuotas extras de pagos de caja menor
> Prestamos 
> Transacciones
> Prestamos
> Selecciono el empelado
> En la parte  inferior cuotas extras
> Insertar
> Tipo de asociación único
> Valor
> Fecha
Para inactivas un préstamo que fue cancelado por caja o refinanciación
> Prestamos
> Transacciones
> Prestamos
> Selecciono al empleado cambiar
> Pestaña de los conceptos y abonos
> Control + F10 (Desea modificar acumulados)
> Monto total del préstamo y acumulado pagados deben ser iguales
Modulo incapacidades
> Modulo de incapacidades
> Transacciones
> Registro de incapacidades
> Insertar
> Fecha de liquidación (es la fecha correspondiente al periodo en el cual ingreso y pago la incapacidad.  Ej: La incapacidad es de febrero y la voy a pagar en la quincena de marzo debo colocar la fecha del 1 al 15 de marzo.
> Fechas reales: Es la fecha de la incapacidad real o sea la de febrero esto es para que el pago de esta incapacidad me la pague con el IBC del mes Anterior, o sea que en este caso me la debe de liquidar con el IBC de febrero.
> Generar
> Transacciones
> Generación a nomina
> Selecciono la nomina y el periodo
> Generación aceptar
Cambiar estado de las incapacidades
> Modulo de incapacidades 
> Transacciones
> Registro de incapacidades
> Busco el empleado
> Clic cambiar	
> Con las teclas control + F10 se activa el campo estado 1 parcialmente cumplido, 2 cumplido, 3 normal
Modulo de ausentismos
Para ingresar un permiso
> Modulo Ausentismo
> Registro de ausencias
> Insertar
> Digito la cedula
> Selecciono tipo de ausencia
> Fecha de la ausencias y horas de ausencias
> aceptar
> Generación a nomina


Modulo de Novedades pendientes
> Transacciones
> Generación a nomina se utiliza para generar las novedades pendientes de los empleados con saldos en rojo.
Modulo de prestaciones sociales
> Liquidación parcial cesantías
> Consolidaciones anuales de cesantías
> Generación de primas a nomina
Liquidación parcial cesantías
> Transacciones
> Cesantías
> Liquidación parcial
> Consolidación parcial individual
> Selecciono el empleado
> Venta inferior insertar
> Fecha de liquidación insertar
> Motivo anticipo
> Consolidar
Para modificar el valor que le voy a pagar de cesantías
> Registro
> Registro manual de cesantías
> Selecciono al empleado
> Busco el registro y lo selecciono
> Consolidado de cesantías dejo el valor que genero datos del pago: coloco el valor que el desea retirar y sino le voy a pagar los intereses lo pongo en 0 cero.
Para poder realizar el pago debo confirmar
> Transacciones
> Confirmación del pago
> Selecciono al empleado
> Autorizar confirmación del pago
> Se debe colocar el Nit del tercero
Para imprimir el formato para pasar a contabilidad
> Formato de consolidación parcial
> Selecciono al empleado
> Impresión
> Se debe crear un periodo adicional para poder generar a nomina para el pago
Consolidación anual
> Prestaciones sociales
> Transacciones
> Cesantías
> Consolidado anual
> Selecciono la fecha del consolidado consolidación anual
Generación primas a nomina
> Prestaciones sociales
> Transacciones
> Generación de primas a nomina
> Selecciono el concepto
> Selecciono la nomina
> Selecciono el periodo
> Generación a nomina
Novedades de nomina
> Sistema de nomina
> Modulo nomina
> Novedades de nomina
> Transacciones
> Grabación de novedades
> Selecciono la nomina y el periodo y el  envió
> Forma Individual o global
> Selecciono al empleado
> Ventana inferior insertar ingreso y selecciono el concepto puede ser en horas o en valor 
> Este modulo no se genera a nomina
> En la opción de corrupción me permite realizar un cambio a los conceptos liquidados en la nomina. Buscando al empleado cambio la novedad
Modulo Ajustes
Solo acumula pero no se observa en el movimiento liquidado
Este se debe configurar
> Ajuste
> Registro
> Tipos de ajuste
> Concepto
> Afecta acumulados SI
> Afecta banco NO
> Genera contabilización Si
Modulo de grabación de horas extras
Para digitar horas extras y registros

Modulo de importación / exportación
> Sistema nomina
> Importación y exportación
> Transacciones
> Importar a nomina
> Importar datos a novedades de nomina
> Selecciono la política de importación
> Se debe de organizar el archivo plano
> Cedula alineado a la izquierda tamaño de la columna 12
> Concepto alineado a la izquierda tamaño de la columna 4
> Valor alineado a la izquierda tamaño de la columna 10
> El archivo se guarda en un archivo en Excel archivo guardar como delimitado por espacios (PRN)
> Se debe llamar con un nombre corto
> Busca el archivo que guardaste y le cambias la extensión por txt
Como definir o crear una política de importación
> Configuración
> Definición de importaciones
> Insertar ventana superior
> Concepto
> Definición 
> Modelo de usuario (en blanco)
> Archivo primario EXV (tabla donde llega la importación)
> Validar empleados retirados SI
> Ubicación del archivo la ruta donde lo voy a guardar
> Aceptar
Para definir los campos
Para el documento de identidad
> Nombre del campo cedula
> Descripción cedula
> Posición inicial 1
> Longitud 12
> Posiciones relativas 1 a 12
> Tipo de campo numérico (por ser cedula)
> Valor por defecto NO
> Campo relacionado selecciono el que se relaciona con lo que voy a subir 
> Regla de validación en blanco.
Para el concepto
> Nombre del campo concepto
> Descripción concepto
> Posición inicial 13
> Longitud 4
> Posiciones relativas 13 a 4
> Tipo de campo alfanumérico (por ser concepto)
> Valor por defecto NO
> Campo relacionado selecciono el que se relacione con lo que voy a subir en este caso el concepto
> Regla de validación en blanco
Para el valor
> Nombre del campo valor
> Descripción valor
> Posición 17
> Longitud 17 y 10
> Tipo de campo numérico (por ser valor)
> Valor por defecto NO
> Campo relacionado selecciono el que se relacione con lo que voy a subir en este caso el concepto
> Regla de validación en blanco
 Para realiza la importación a nomina
> Transacciones
> Importar a nomina
> Importar datos a novedades de nomina
> Selecciono la política de importación
> Importar
> Me pide la ruta para el archivo: lo busco y lo selecciono
> Desea borrar el archivo anterior SI
> Siempre se debe de generar a nomina
> Si se va realizar otro envió se debe de cambiar el nombre del envió
> Configuración
> Definición de envíos
> Cambio el nombre del envió
> Se crearon unos envíos para cada archivo fondo de empleados 
CF: cafetería
CM: comisiones
FE: fondo empelados
He horas extras
Modulo de embargos
> Configuración
> Registro
> Clases de embargos
> Insertar y se crea un nuevo si es necesario
> Definición de envió EM
Para ingresar un embargo
> Embargo
> Transacciones
> Registro de embargo
> Insertar
> Selecciono al empelado y la clase de embargo
> Concepto 
> Fecha de inicio
> Forma de descuento
> Valor ó porcentaje
> Agrupación de devengos
> Tope máximo a descontar
> Generación a nomina
Modulo de grabación global de novedades
Este modulo trae los módulos del sistema de nomina pero solo la parte de transacciones para grabar solo las novedades de la nomina se utilizar para trabajar de forma mas rápida sin tener que ir a ingresar las novedades por cada uno de los módulos.
Liquidación del periodo
> Módulos de nomina
> Liquidación del periodo
> Registro la nomina
> Selecciono la nomina 
> Selecciono el periodo
> Proceso de liquidación para liquidar toda la nomina aceptar
> Proceso de reliquidación para revisar la liquidación de un empelado o realizar la reliquidación de algún empleado aceptar busco el empleado me para en el empleado y el proceso debe estar en 1 y procedo a liquidar
Impresión de la prenomina
> Módulos de nomina
> Informe de prenomina
> Transacciones 
> Informe de prenomina en esta opción solo imprime periodos de nomina abiertas
> Selecciono la nomina
> Selecciono el periodo
> Planillas de pago
> Planillas de pago impreso
> Ordenar por apellido 
> Movimiento liquidado
> Clase detallado
> Clasificado por empleado , centro de costo entre otras
> Desde el primero hasta el ultimo
> Continuar con el informe
> Imprimir
IMPRESIÓN DE RELACION DE PAGO POR TRANSFERENCIA
> TRANSACCIONES
> Informes de prenomina
> Cheques /sobres /planilla
> Relación de pago
> Nada
> Banco
> 01-01
> Confirma selección

IMPRESIÓN CLILLAS DE PAGO
> Informes de predomina
> Informes
> Predomina de periodos cerrados
> Selecciono la nomina
> Selecciono el periodo
> Cheques /sobres/ planillas
> Relación de pago
> Forma de pago
> Formato de cheque CHQ27
> Clasificar según la necesidad

TRANSFERENCIA BANCARIA
> Transferencias bancarias
> Transferir A
> Davivienda
> Via modem nuevo formato
> Selecciono la nomina
> Selecciono periodo
> Banco 04 
> Tipo de cuenta  CORRIENTE
> Fecha de proceso
> Archivo a transferir
> Ruta: \\linuxapp\Transel\NOM.TXT
> Borra archivo anterior SI
> Realizar transferencia

CIERRE NOMINA
Se debe realizar al finalizar todo el proceso de nomina, cuando ya se haya realizado la transferencia bancaria que ya este revisado y aprobado todo.
> Selecciono la nomina
> Selecciono el periodo
> Estado 1
> Continuar
> Aceptar
Modulo controles de nomina
Nos sirve para controlar las horas, generando reportes de quienes se pasan del parámetro que le doy en el control, también me puede controlar valores.
Controles:
01 HORAS > 120
02 SIN BASICO
03 AUXILIO DE TRANSPORTE: mayor valor pagado de 30750 y menor valor pagado de 30750
04 FONDO SOLIDARIDAD: para verificar a que personas se les descontó el fondo de solidaridad
05 RETENCION FUENTE: para verificar a que personas se les descontó el la retención en el fuente. 
> Transacciones
> Controles de nomina 
> Selecciono la nomina y el periodo
> Validación por restricciones
> Validación /generación
> Selecciono el control
> Confirmar
> Salir y verificación
> Me permite ver las personas que cumplen la validación y me permite imprimir el listado.

Modulo de informes legales
Certificado de ingresos y retenciones
> Definición  de certificados 
> Selecciono el certificado de ingresos y retenciones
> Informe
> Titulo del informe
> DLL de generación este cambia cada año ()
> Agrupaciones de deducciones de Ret Fte CRFT
> Certificados
> Representante legal, Nit empresa y dirección
Para imprimir el certificado 
> Emisión de certificados
> Informe selecciono el certificado
> Selecciono las fechas de impresión 
> Tipo de proceso: impresión para todos los empelados, reimpresión individual 
Parafiscales  
Es para crear las cajas de compensación nuevas
> Modulo de informes legales/ parafiscales
> Configuración
> Insertar
> Se crea el concepto Caja, Sena, ICBF
> Parafiscales se ingresa el código del concepto descripción selecciono la opción por caja de compensación digito el código de la caja de compensación y selecciono el tipo de caja 1-sena, 2-ICBF, 3-Caja, la agrupación de conceptos donde están las bases para la liquidación BPAF (Base Parafiscales) y el porcentaje correspondiente al tipo de caja 2 Sena, 3 ICBF y 4 caja ingreso el comodín %CCO% y el comprobante de los parafiscales como muestra la imagen 

Generación  por centros de costo
Este proceso es para la generación de los parafiscales
> Generación por centros de costos
> Selecciono el periodo contable 	
> En el registro global o registrar nomina: selecciono la nomina y los periodos adicionales que corresponde al periodo de contable 
> Generación
Para imprimir el reporte de los parafiscales
> Modulo de informes legales/ parafiscales
> Informe columnario de parafiscales
> Selecciono el periodo contable
> Tipo de informe del movimiento contable
> Selecciono el periodo contable y clic en la opción mostrar todas las bases
> Clic informe
> Si necesito el reporte clasificado selecciono la opción de proceso clasificado informe y indico el clasificador continuar con el informe.
Para revisar las bases de los parafiscales: informe para  revisar parafiscales
> Modulo de nomina
> Informes de prenomina
> Transacciones
> Distribución de horas 
> Selecciono la opción de con agrupación de conceptos selecciono la agrupación BPAF tipo de dato liquidación tipo de informe completo selecciono la nomina y los periodos clasificación se es necesario o continuar con el informe.  


Consolidados
> Selecciono el periodo contable
> Fecha de consolidación
> Global
> Por concepto
> Selecciono el concepto 
> Cesantías, primas e intereses de cesantías
>  Para el promedio se devuelve el periodo correspondiente al comercial, menos días no laborados por permisos o ausencias no justificadas.
> Para los días: descuenta las suspensiones
> Vacaciones: para el promedio se devuelve un año comercial, menos incapacidades y días tomados de vacaciones para los días descuenta sanciones.

Modulo seguridad social
Para generar la seguridad social: Antes de generar este proceso debo tener cerradas las nominas y las liquidaciones definitivas autorizadas.
> Transacciones
> Generación de novedades: En este proceso va y busca internamente todas las novedades que los empleados tuvo en el periodo tales como incapacidad, vacaciones, variaciones transitorias de salario, ingresos, retiros entre otros.
> Selecciono el periodo de autoliquidación
> Tipo de proceso
> Liquidación todo el personal, reliquidación individual
Liquidación: todo el personal 
> procesar
Reliquidación: Selecciono al empleado
> tipo de proceso reliquidación
>  procesar
> Busco el empleado
> Clic empleado y procesar marcados
> Por esta opción puedo consultar los novedades y la autoliquidación
Para imprimir los listados para revisar
> Sistema nomina
> Módulos  de nomina
> Seguridad social
> Informes
> Soporte del medio magnético
> Selecciono el periodo de autoliquidación
> Selecciono el tipo de servicio a revisar salud, pensión o riesgos
> Selecciono la primera entidad hasta la ultima entidad y la sucursal si se manejan varias sucursales 
> Generación de informe

Generación de parafiscales
> Sistema nomina
> Módulos  de nomina
> Seguridad social
> Transacciones
> Parafiscales
> Selecciono el periodo contable
> Registro las nominas correspondientes a ese periodo contable
> Generación
> Para imprimir el reporte de parafiscales modulo de informes legales parafiscales informe columnario parafiscales selecciono el periodo contable salto de pagina y mostrar las bases
Generación autoliquidación integrada
> Sistema nomina
> Módulos  de nomina
> Seguridad social
> Transacciones
> Generación autoliquidación integrada
> Selecciono el periodo
> Forma de presentación Única
> Aceptar
Exportación autoliquidación integrada
> Sistema nomina
> Módulos  de nomina
> Seguridad social
> Transacciones
> Exportación autoliquidación integrada
> Selecciono el periodo a generar
> Archivo va la ruta donde voy a generar el archivo con su respetivo nombre terminado con la extensión .txt
> Tipo de exportación activos
> Tipo de aporte empleador normal
> Clic Ordenar Apellido
> Generación
Después subo el archivo a la malla validadora si el archivo sube sin inconsistencias proceso a realizar los descuentos de EPS o ARP
> Sistema nomina
> Módulos  de nomina
> Seguridad social
> Transacciones
> Autoliquidación
> Selecciono el periodo
> Pagos deducciones
> Del periodo autoliquidado
> Ventana superior selecciono la entidad
> Ventana inferior selecciono el concepto a descontar
> Cambiar: ingreso el valor en pago/saldo
Actualizar los descuentos de salud o Arp en el archivo plano
> Módulos  de nomina
> Seguridad social
> Transacciones
> Exportación autoliquidación integrada
> Selecciono el periodo
> Pegos deducciones Salud
> Pagos deducciones Riesgos
> Selecciono la entidad en la cual me descuento 
> Incapacidades o licencias maternidad
> Ingreso el numero de autorización y el valor autorizado
> Guardar
> Actualizar medio magnético
Cierre periodo de autoliquidación
> Módulos  de nomina
> Seguridad social
> Transacciones
> Autoliquidación
> Selecciono el periodo de autoliquidación
> Cierre del periodo

Modulo de liquidaciones definitivas
> Sistema de nomina
> Módulos  de nomina
> Liquidaciones definitivas
> Transacciones
> Liquidación definitiva
> Insertar (ventana superior)
> Digito empleado (cedula)
> Motivo de retiro
> Fecha de retiro: hasta que día trabajo o se va a pagar
> Fecha de liquidación: es informativo es el día que se hizo la liquidación  
> Periodo del ultimo pago: me trae por defecto la ultima nomina cerrada del empelado, se puede cambiar el periodo
> Fecha final del pago: hasta el día que le voy a pagar la nomina
> Periodo de acumulación : lapso de la liquidación ejemplo(2010/xx/15 ó 2010/xx/30)
>  Fecha ultimo pago: ultimo pago (tener en cuenta la fecha donde se realizó el ultimo pago
> Afectar seguridad social: Siempre: cuando se genera la liquidación a la nomina o periodo adicional genera novedades de retiro, Al cierre: cuando se cierra ese periodo, Nunca:  no  genera novedades de retiro a la seguridad social
> Forma de pago: N nomina acumulada 
> Fecha contable: corresponde al periodo donde se realiza la liquidación definitiva si este fecha no corresponde el sistema no le genera los parafiscales.
> Aceptar
> Clic botón liquida
> En la ventana inferior me muestra el detalle de la liquidación
> Para imprimir el reporte de la liquidación definitiva estando parado en el empelado la opción imprime particular un solo empleado aceptar, global para todas las liquidación que tengo registradas
> La opción detalles de liquidación puedo consultar novedades de los módulos tiempo laborado como prestamos, embargos, incapacidades, asociaciones entre otros
Para generar novedades manuales en liquidaciones definitivas
> Sistema de nomina
> Módulos  de nomina
> Liquidaciones definitivas
> Transacciones
> Liquidación definitiva
> Busco empleado
> En la ventana inferior insertar
> Selecciono el concepto y ingreso las novedades de horas extras, valores reportados
> Aceptar
> 
Para generar un informe de revisión de liquidación definitiva
> Sistema de nomina
> Módulos  de nomina
> Informes generales
> Acumulados
> Por agrupaciones de conceptos empleados
> Agrupación
> Prima (BCSF)
> Cesantías (BCSF)
> Vacaciones (VACA)
> Retención en la fuente (GORD)

PROCESOS AUXILIARES

Aumentos salariales

Por parámetros
* Aumento salarial se da en % o valor
* Fecha de aumento, se debe tener en cuenta el mes del retroactivo
* Motivo
* Tipo salarial: Normal
* Redondeo a la unidad
* Clasificación incluidos: es la selección del personal al que le voy a realizar el aumento salarial con retroactividad
* Este proceso se puede reversar a todo el personal con los mismos parámetros que se realizó el aumento

Aumento salarial por archivo de texto
Estructura del archivo
* Cedula empleado 12 caracteres
* Fecha aumento formato aaaa/mm/dd
* Valor 10 caracteres


Retención en la fuente

Este es para las personas de procedimiento 2
* Procesos auxiliares
* Retención en la fuente
* Calculo semestral de retención en la fuente
* Selecciono el concepto
* Seleccionamos la nomina
* Seleccionamos los periodos a sumarizar
* Clasificados

Modulo de Vinculación

En este modulo se realiza la vinculación de los empleados


Manejo de contratos
Es un informe que se genera antes de liquidar la nomina

Para generar listado de vencimientos
* Modulo de nomina
* Vinculación
* Transacciones
* Manejo de contratos
* Control de contratos
* Selecciono tipo de contrato
* Contratos por vencer de
* Impresión general

Modulo Consultas Generales



Modulo Informes Generales

Para Generar el maestro de empleados

* Informes Generales
* Generales
* Lista de Excel
* Selecciono la opción de _::_____
* procesar marcados


Generación de acumulados de nomina

* Informes de prenomina
* Transacciones
* Distribución de horas
* Tipo de datos _ acumulados
* Presentación Normal
* Nomina
* Empleados y periodo
* Clasificación periodos
* Clasificación selecciono de empleados


Para revisar una nomina cerrada
* Consultas Generales
* Generales
* Empleado
* Busco el empleado
* Datos a consultar
* liquidaciones / novedades
* Tipo de consulta liquidación
* Periodo selecciono el que necesito consultar


Módulos de nomina

Consolidaciones se debe realizar uno a uno, prima, vacaciones, cesantías
* Informes legales
* Consolidaciones
* Selecciono el periodo contable
* Fecha de consolidación: hay que tener en cuenta el tipo de calendario Comercial (360 días) o Juliano (365 días)
* Selecciono el concepto de prima (), vacaciones (0021) y cesantías ()
* Generación
* Aceptar


Pasos:
1. Se realiza la consolidación para cada uno de los conceptos
2. Se revisa el informe de la consolidación
3. Se procede a contabilizar si esta configurado la contabilización de los consolidados
4. Se revisa en controles de contabilización
5. Se procede a realiza la exportación de la contabilización


PROVISIONES

* Informes legales
* Provisiones
* Por centro de costos
* Generación
* Selecciono el periodo
* Registro la Nomina
* Generación
* 


Calculo de los Promedios

Cesantías e intereses a las cesantías y primas
Para el promedio el sistema se devuelve el periodo correspondiente en juliano o  comercial, menos días no laborados por permisos o ausencias no justificadas

Para los días: descuenta sanciones

Vacaciones

Para el promedio el sistema se devuelve un año juliano o comercial, menos incapacidades y días tomados de vacaciones.
Para los días descuenta sanciones


Contabilización liquidaciones definitivas

* Informes legales
* Contabilización de liquidaciones
* De liquidaciones definitiva
* Selecciono el comprobante que se configuro para las liquidaciones definitivas
* Fechas de liquidación: Selecci0no el mes que voy a contabilizar
* aceptar
* Este proceso se debe de realizar cada que se valla a pagar una liquidación definitiva
* Después se debe de borrar la contabilización de ese documento para que no se suba otra vez a la contabilización.


Pasos:
1. Contabilizar
2. Revisar controles de contabilización comprobante definitivas
3. Generación de la exportación de archivo plano

Contabilización de Nomina Periódicas

* Informes legales
* Contabilización de liquidaciones
* De nomina periódica
* Selecciono el periodo contable
* Registrar nomina
* Selecciono la empresa y selecciono el periodo
* aceptar

Controles de contabilización

* Informes legales
* Controles de contabilización
* Selecciono la nomina
* Selecciono el periodo
* Verifico el valor del comprobante de nomina

Revisar la contabilización

* Informes legales
* Informes de movimiento contables
* Selecciono el periodo contable MM (mes) AA (año)
* Selecciono el comprobante de nomina y liquidaciones definitivas

Para exportar la nomina

* Informes legales
* Exportación de distribución contable
* Selecciono el periodo
* Selecciono exportación por nomina
* Exportar por periodo contable
* Selecciono el comprobante
* Selecciono el proceso de exportación
* Borrar archivo anterior SI
* Aceptar



Para Generar un informe de retirados o ingresos por mes
* Informes generales
* Entre fechas
* Cumplimiento según: Selecciono el retiro o ingreso según lo necesite
* Selecciono el rango de fechas que necesite
* Clasificación Definida
* Aceptar

Crear motivo de retiro
* Modulo de configuración
* Tablas de referencia
* Motivos de retiro
* Insertar código descripción
* En el concepto de indemnización para que el no le pague a ese motivo de retiro al momento de realizar una liquidación definitiva.
* se debe de crear en el concepto de indemnización una variable 
* Relación Motivo retiro
* Argumento selecciono el motivo de retiro
* Nombre de variable ldf:Npag
* Descripción No Pagar
* Tipo de dato: Alfanumérico
* Dato S
* Aceptar


Abonos fuera de nomina

Cuando el préstamo será cancelado por fuera de nomina y no tendrá deducciones quincenales

* Modulo de préstamos
* Transacciones
* Procesos especiales
* Abonos por fuera de nomina
* Selecciono el empleado
* Ventana inferior selecciono el préstamo al que voy a ingresar la cuota o abono
* Valor
* Acumulados periodo en la quincena que se esta liquidando

Para generar el listado de empleados por sucursales

* Informes generales
* Catalogo general de empleados

Para generar el listado del personal que esta en vacaciones

* Modulo de Vacaciones
* Informes
* Clasificados
* Año en blanco
* Informe de. Personal en vacaciones

Para abrir un periodo cerrado

* Modulo procesos auxiliares
* Cambiar estado del periodo
* Selecciono la nomina Selecciono el periodo
* Abrir o cerrar 

Para Crear una entidad de EPS, ARP, AFP

1. Crear el concepto
* Configuración
* Concepto
* Insertar
* Política periódica LQ67S
* Política Definitiva LDF07
* Se debe de amarrar la tabla de salud
* Se debe de amarrar la tabla de pensión

2. Duplicación variables

* Selecciono un concepto creado, selecciono duplicar variables y las selecciono todas desde la primera hasta la ultima, digito el código de la variable a la que voy a duplicar las variables.

3. Crear la entidad
* Configuración
* Tablas de referencia
* Empresas de seguridad social
* Busco el ultimo consecutivo


GUIA PASO A PASO SISTEMA NOMINA
NIT. 900.314.187-1