Nota: Antes de iniciar este proceso de consolidación anual por favor realice una copia de seguridad de su base de datos, recuerde tener las nominas cerradas a 30 de diciembre. Para la consolidación anual tenga en cuenta los siguientes pasos: 1. CONFIGURACIÓN DE LOS CONCEPTO: Debe existir un concepto de Prima, Vacaciones, Cesantías con las variables correspondientes de acuerdo a su necesidad, las variables que permiten la realización de este proceso de consolidación inician por Pmc , normalmente si la formulación para dicho proceso es la misma que cuando se realiza una liquidación periódica o liquidación definitiva para el concepto dichas variables será las mimas precedidas del prefijo Pmc:. Verifique cual es el concepto creado para tal propósito y que estos tengan la política de consolidación correspondiente. Verifique esto por: Configuración/Conceptos, Concepto de Prima En las políticas en la opción de consolidación debe tener la política Sprgn Concepto de Cesantías En las políticas en la opción de consolidación debe tener la política SCEGN Concepto de Vacaciones En las políticas en la opción de consolidación debe tener la política SVGen A continuación le mostramos unas variables que se deben tener en cuenta para los procesos de consolidación recuerde que el dato de estas va relacionado a la formulación que posea su compañía, si tiene alguna duda al respecto solicite asesoría de su consultor. Consolidación de Vacaciones Variable Descripción Variable Relacion Argumento Tipo Variable Dato Pmc:AgrCptRetiro Pmc:AgrCptRetiro AG AG Alfanumerica PVAC Pmc:AgrPagVacAct Base de pago de Vacaciones AG AG Alfanumerica PVAC Pmc:Agrup_Cpt_Au Agrupacion Base de las Ausencias AG AG Alfanumerica AUSE Pmc:Agrup_Cpt_BsV Agrupacion Base de Liquidacion NM BMAS Alfanumerica BVCP Pmc:Anticipos A No No Alfanumerica S Pmc:BusPagAno Buscar Pagos del Año No No Alfanumerica S Pmc:Debug Visualizar No No Numerica 0 Pmc:DiaAno Dias del ano No No Numerica 00000360 Pmc:Dias_Chg_Sal Dias de Cambio de salario No No Numerica 00000090 Pmc:Dias_Minimos Dias para tener derecho No No Numerica 00000001 Pmc:Dias_Sal_Pro Dias de Salario Promedio No No Numerica 00000365 Pmc:Dias_Vac Dias a Pagar No No Numerica 00001500 Pmc:DiasBsV Días Para Sumar Agrupación al Básico No No Numerica 00000360 Pmc:DiasBsviPrm Fecha Inicial Para Sumar Agrupación al B No No Alfanumerica S Pmc:Ff_Au Fecha final de Ausencias No No Fecha 30.12.2013 Pmc:Fi_Au Fecha inicial de Ausencias No No Fecha 1.01.2013 Pmc:Npag No pagar NM 0102 Alfanumerica S Pmc:Npag No pagar RL AS Alfanumerica S Pmc:Npag No pagar RL PS Alfanumerica S Pmc:Orden Orden del informe No No Alfanumerica N Pmc:PagAnoACU Pagos del Año por Acumulados No No Alfanumerica S Pmc:Retirados Toma Retirados del Año No No Alfanumerica N Pmc:SaldoPer Pmc:SaldoPer No No Alfanumerica P Pmc:TipAu Tipo de Ausencias a descontar No No Alfanumerica A Pmc:TipCld Tipo de calendario No No Alfanumerica J Pmc:Tipo_prom Tipo de Promedio No No Alfanumerica H Pmc:Tipo_Sal Tipo de Salario No No Alfanumerica B Pmc:ValFecSalRea ValFecSalRea No No Alfanumerica S Pmc:VerEmr Pmc:VerEmr No No Alfanumerica S Pmc:Agrup_Cpt_CES Consolidación de Cesantías Variable Descripcion Variable Relacion Argumento Tipo Variable Dato Pmc:Agrup_Cpt_Au Agrupacion Base de las Ausencias AG AG Alfanumerica AUSE Pmc:Agrup_Cpt_Ba Agrupacion Base de pagos de Cesantías cuando es al promedio todo AG AG Alfanumerica BCES Pmc:Agrup_Cpt_BsV Agrupacion Base de Liquidacion cuando es básico mas promedio AG AG Alfanumerica BVCP Pmc:Agrup_Cpt_Int Base de pagos de Intereses a las Ces AG AG Alfanumerica CINT Pmc:BusCesAcu Buscar pago cesantias en el Acumulado No No Alfanumerica S Pmc:BusIntCesAcu Buscar Intereses en el Acumulado No No Alfanumerica S Pmc:Cpto_I Concepto de Intereses No No Alfanumerica 0107 Pmc:Debug Visualizar No No Numerica 0 Pmc:DiaCes Dias de Cesantias No No Numerica 00000360 Pmc:DiaInt Dias de intereses No No Numerica 00000360 Pmc:Dias_Minimos Dias para tener derecho No No Numerica 00000001 Pmc:Dias_Pag Dias a Pagar No No Numerica 00003000 Pmc:Dias_Sal_Pro Dias de Salario Promedio No No Numerica 00000360 Pmc:DiasBsV Dias Para Sumar Agrupacion al Basico No No Numerica 00000360 Pmc:DiasChgSal Dias de Cambio de salario No No Numerica 00000090 Pmc:Ff_Au Fecha final de Ausencias No No Fecha 30.12.2013 Pmc:Fi_Au Fecha inicial de Ausencias No No Fecha 1.01.2013 Pmc:ManejoRet Manejar Retirados No No Alfanumerica S Pmc:MnjDiaSalpro Manejo promedio des ultimo pago No No Alfanumerica U Pmc:Npag No Pagar RL AL Alfanumerica S Pmc:Npag No pagar RL AP Alfanumerica S Pmc:Npag No pagar RL PR Alfanumerica S Pmc:Npag No pagar RL SI Alfanumerica S Pmc:Retirados Toma Retirados del Año No No Alfanumerica P Pmc:TipAu Tipo de Ausencias a descontar No No Alfanumerica A Pmc:TipCld Tipo de calendario NM CTCO Alfanumerica J Pmc:Tipo_prom Tipo de Promedio No No Alfanumerica P Pmc:Tipo_Sal Tipo de Salario Colocar B si es básico mas promedio colocar P si todo es al promedio No No Alfanumerica B Pmc:Var_TopSub Variable General Tope Subsidio No No Numerica 00000004 Pmc:VlrSub Valor Subsidio Transporte No No Numerica 00066800 Cada uno de los conceptos antes mencionados, es necesario que posean sus correspondientes cuentas contables para que el proceso de consolidación pueda ser contabilizado. A continuación le mostramos unos ejemplos de cómo debe ir la definición contable. Consolidación de Cesantías. 25101001 Crédito 26100501 Debito Consolidación de Vacaciones 25250501 Crédito 26101501 Debito 2. GENERACIÓN DE CONSOLIDACION - Recuerde realizar este proceso al final del ano, una vez tenga la nomina de diciembre acumulada y cerrada, para que los valores que se obtengan de la consolidación sean los correctos. - No olvide realizar copia de seguridad antes de iniciar el proceso con el propósito de que si tiene algún inconveniente pueda hacer reversión del mismo. - Si usted a provisionado durante todos los meses es posiblemente al realizar la consolidación exista una diferencia la cual será un ajuste que el contador deberá realizar de manera manual, se recomienda para que no suceda esto realizar mes a mes consolidación, para que al fin del ano no tenga diferencias. - Valide que por el modulo de Prestaciones sociales / Registro / Parámetros de Cesantías encuentre la ultima fecha de consolidación anual de manera correcta así 2.1 Realice la generación de la consolidación por cada concepto. Este proceso se realiza por Modulo de Informes Legales / Consolidaciones y se debe realizar por cada uno de los conceptos a consolidar Prima, Vacaciones, Cesantías, validando que la fecha de consolidación sea la adecuada al ano a consolidar Así: 2.2 Revise el informe de la consolidación: Después de oprimir el botón aceptar el sistema iniciara el proceso de consolidación del concepto seleccionado y le arrojara un informe que será el que se debe puntear para garantizar que la parametrizacion del proceso está realizándose correctamente, si encuentra inconsistencias en el informe se deberá revisar la parametrizacion que tiene el concepto y volver a hacer la generación tantas veces hasta cuando la información sea la correcta. Recuerde hacer estos pasos por cada uno de los conceptos Prima, Vacaciones, Cesantías. - Si al realizar la consolidación de Vacaciones los días consolidados no corresponden a los esperados por favor revise el libro histórico de vacaciones el cual puede tener inconsistencias esto se revisa por Modulo de vacaciones / Registro/ Historia de vacaciones tomadas / ubíquese en la persona a revisar y revise ano por ano su saldo. Al realizar la consolidación de las cesantías el sistema generara un registro en el Modulo de prestaciones sociales/ Registro/ Registro manual de Cesantías en estado 1 que es a autorizar y parcialmente por si dicha consolidación por alguna razón no va a ser consignada a los fondos si no al empleado Aquí deberá realizar el paso 3 del presente manual. (Remítase punto 3.) 2.3 Contabilizar Consolidaciones: Una vez su revisión se encuentre acorde con los datos que espera. Puede proceder a realizar la contabilización del proceso, si esto lo requiere su compañía para esto ya no necesitara hacerlo por cada concepto si no que lo puede hacer de manera global. Modulo Informes legales / Consolidación / Botón Contabilizar Recuerde que para que el concepto se pueda contabilizar debe tener amarrado a nivel del concepto sus correspondientes cuentas contables , lo ideal es que esto mueva un comprobante de consolidación y que tenga las cuentas contables que matan la provisión en caso de que sea este el proceso que realice mensualmente. lo hace mensualmente. Modulo informes Legales / Exportación de distribución contable. 2.5 Cierre del proceso: Ahora proceda a realizar el cierre del proceso, este proceso lo debe hacer al final de la realización del punto 3 Generación de Intereses de Cesantías. Modulo Informes legales / Consolidación / Botón Cierre Este proceso lo debe realizar una vez haya realizado el pago de las cesantías a los fondos este proceso 3. GENERACIÓN DE INTERESES DE CESANTIAS Como los intereses de las cesantías salen de los valores consolidados de las cesantías una vez haya realizado los puntos 2.1 y 2.2 para el concepto de cesantía deberá proceder a : 3.1 Generación de Intereses a Nomina: Para que el sistema le genere los intereses para ser pagados en la nomina de Enero a cada uno de los empleados entonces por favor haga lo siguiente. - Modulo Prestaciones sociales / Transacciones /Cesantías / Consolidación anual/Consolidación anual. Por esta opción el sistema le genera un informe de los intereses consolidados y cambia de estado las cesantías e intereses a estado 2 Pago autorizado y Consolidado. Con este estado los intereses quedaran listos para ser generados por la nomina correspondiente para su pago. - Ahora váyase por Modulo Prestaciones sociales / Transacciones /Cesantías / Generación a nomina Por esta opción generara los intereses a la nomina de Enero. Antes de hacerlo por favor valide que ya tenga creado los calendarios de proceso para el año nuevo. Recuerde que esto lo hace de manera automática por Modulo de Asistente de configuración/Generación/Calendario anual. 3.2 Pago de Cesantías a los fondos: El sistema le proporcionara una relación de los valores que se deben cancelar a los fondos, para esto tenga en cuenta: - Cada uno de los empleados deben tener amarrados en el sistema su correspondiente fondo de cesantías para esto remítase a: Modulo de configuración / Registro de empleados / Datos complementarios / Fondos de Cesantías Valide que cada uno de sus empleados tenga su correspondiente fondo. - Para generar los informes de relación de pagos a cada uno de los fondos realice lo siguiente: Modulo Prestaciones sociales / Transacciones /Cesantías / Consolidación anual / Relación para fondo de Cesantías Ahí seleccione la opción Relación general con fondo y obtendrá el informe de la relación por cada fondo de cada uno de sus empleados. Este es el informe que normalmente se hace firmar a los trabajadores dejando constancia física de la consignación de las Cesantías. - Ahora realice la generación de los pagos: Modulo Prestaciones sociales / Transacciones /Cesantías / Consolidación anual / Relación para fondo de Cesantías / Generación de pagos Cualquier duda puede ser direccionada a la cuenta de correo helpdesk@praxedes-group.com GUIA PARA PARAMETRIZACION Y GENERACION CONSOLIDACION ANUAL Pagina 3/3