CAPACITACIÓN BATALLON DE INTENDENCIA .DOC 8:00 a.m. - 12:00 m 1. Asociaciones de conceptos 2. Agrupaciones de empleados 3. Asociaciones de empleados 4. Módulo de Incapacidades 5. Módulo de Ausentismos 6. Módulo de Embargos 1. Asociaciones de conceptos Ruta: Sistema de Nómina/Módulo de Configuración/Agrupación de Conceptos. En esta ruta se matriculan en una agrupación determinada los CONCEPTOS, que intervienen en la liquidación de un proceso del sistema Ej.: en una agrupación llamada CESANTÍA se matriculan todos los conceptos base para liquidar las cesantías. Esta pantalla cuenta con dos lados: Uno donde se inscriben las agrupaciones y otra donde aparece los conceptos. En esta pantalla se deben agrupar conceptos que operan para la liquidación de conceptos, como por ejemplo la agrupación de conceptos que forma base para liquidar seguridad social, los conceptos que me suman y los que me restan para la retención. Cuando creo estas agrupaciones debo revisar que los conceptos registrados sean todos los que necesito, las agrupaciones de conceptos preferiblemente no deben ser compartidas entre conceptos, porque las agrupaciones pueden cambiar y los conceptos que me suman para prima pueden no ser los mismos que uso para las cesantías y si las comparto la agrupación uno de los dos procesos me saldrá incorrecto. Los conceptos registrados en las Agrupaciones deben ser positivos y deben ir al 100 2. Agrupaciones de empleados Ruta: Sistema de Nómina/ Módulo de Configuración/Agrupaciones de empleados. Se utiliza para incluir o excluir a determinados empleados en el pago de algunos conceptos (Definir Pagos). 3. Asociaciones de Empleados: Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Asociaciones de empleados. En esta ruta se asocian empleados a conceptos cuya liquidación es fija (novedades fijas) y que no maneja saldos. Ej.: Se asocian empleados al concepto de Aporte Fondo de empleados que es un descuento periódico. CREACIÓN DE ASOCIACIONES 1. Sistema de Nómina 2. Módulo de Configuración 3. Asociaciones de empleados 4. Una vez se encuentre en la pantalla de Asociaciones, en la parte superior izquierda, debe oprimir el botón insertar y crear la asociación; el sistema requiere dos datos * ABREVIACION DE LA ASOCIACION * DESCRIPCION DE LA ASOCIACION *Se sugiere crear la abreviación de la asociación con el mismo código del concepto 5. Cuando termine de diligenciar los campos, oprima el botón aceptar 6. En la parte superior derecha de la pantalla, debe oprimir el botón insertar y buscar el concepto por el cual se va a pagar o descontar el valor fijo. 7. En la parte inferior de la pantalla debe insertar a los trabajadores que se les debe pagar o descontar el concepto. 8 Una vez creada la asociación debe ingresar a la opción Conceptos * Sistema de Nómina * Conceptos 9. Buscar el concepto 10 En la parte superior de la pantalla 11 Oprime el botón Cambiar 12 Busca el campo Asociación 13 Busca la Asociación creada 14. Aceptar Otra forma de ligar la Asociación con el concepto es digitar la variable Asociación en el concepto y en el dato de la variable digitar el código de la Asociación 4. Módulo de Incapacidades Se deben registrar las clases de incapacidades y asignar la forma de pago. Las incapacidades deben generarse a nómina, si se hace algún cambio en las incapacidades, después de generarlas a nómina se debe extraer el envío y generar nuevamente. Las incapacidades también se deber grabar con fecha de liquidación en el periodo de nómina, y actualizar los campos de fechas reales. En registro: Matriculo en el sistema todas las Clases de Incapacidades existentes en la nómina y le indico al sistema la base para pagarla. Las incapacidades me deducen del básico, por tal razón deben ser incluidas en la agrupación de resta al básico (RTBA) 5. Módulo de Ausentismos Ruta: Módulo de Nómina / Embargos / Las Ausencias las debo crear en el tipo de Ausencia, indicando el manejo del concepto, por ejemplo si me resta al contrato y si pierdo el dominical, etc. Estos conceptos también deben ir incluidos en la agrupación que resta al básico. 6. Módulo de Embargos Ruta: Módulo de Nómina / Embargos / Permite administrar todo el proceso de generación de novedades de embargos, dictados por un juez que se presentan en contra de los trabajadores de la empresa; ya sea por alimentos, judiciales o civiles. EMBARGOS. • Registro de embargos por empleado. • Generación a Nómina. • Generación de la distribución de pagos. • Registro de distribución de pagos. 3. EJEMPLO La empresa XYZ crea una nueva clase de embargo (embargo alimentos) con el código 0001, dicho embargo esta ligado al concepto 255 Clases de embargo: - Embargo: 0001 - Descripción: Embargo alimenticio Registro de embargos por empleado: - Empleado: 15512998 - Clase de Embargo: 0001 - Resolución: Número: 123 Fecha: 1.02.2003 - Forma de Descuento: Valor Fijo - Estado: Activo - Concepto: 255 - Fecha de Inicio: 4.02.2003 - Valor ó Porcentaje: 100.000 - Tope Máximo a descontar: 100.000 - Agrupación de Devengados: BEMG Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón AUTORIZACIONES A TERCEROS: autorizar el embargo. Aprobación: Fecha de aprobación: 5.02.2003 BENEFICIARIO Oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. - Beneficiario: Se selecciona proveedores y / o terceros - Banco: Al seleccionar un banco automáticamente traerá la sucursal y el número de la cuenta, por esa razón asegúrese que al elegir el banco seleccione también los otros campos. Generar a Nómina. Modificado - 10-05-05 CLASES DE EMBARGOS Ruta1: Nómina/ Configuración/ Conceptos (Para definir el concepto de cada embargo) Ruta 2: Embargos / Registro/ Clases de Embargos (Para definir clases de embargos) 1. Cómo se configura el módulo de Embargos?. 1- Se debe definir cada clase de embargo con su respectiva descripción esta ventana se encuentra en la opción Configuración | Clase de Embargos. 2- Para poder liquidar un embargo se deben definir conceptos (estos se encuentran en la siguiente ruta Nómina | Configuración | Conceptos del menú principal) que estén relacionados con una política de liquidación y si es necesario una restricción. 3- Se debe definir agrupaciones de conceptos que son base para calcular el valor del embargo. Clases de embargo: Este proceso sirve para matricular en el sistema todas las Clases de embargos existentes y por las cuales se registran al Empleado. Para ingresar o registrar en el sistema una nueva clase de embargos, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima REGISTRO DE CLASES DE EMBARGO Ruta: Embargos / Registro/ Clases de Embargo/ Ventana clase de embargos/ botón Insertar Embargo: Es el código de la clase de embargo a matricular en el sistema. Alfanumérico de 4 dígitos máximo. Descripción: Es el nombre de la clase de embargo a matricular en el sistema. REGISTRO DE EMBARGOS POR EMPLEADO Ruta: Embargos / Transacciones/ Registro de embargos/ Este proceso sirve para matricular en el sistema todos los embargos que se deben registrar a los Empleados. Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo embargo, oprima el botón que se encuentra en la parte Superior de la ventana. Esta consta de dos partes: en la superior se ingresa la información del embargo. En la inferior se ingresa la información del beneficiario del embargo. Además cuenta con la opción de Autorizar a un tercero. REGISTRO DE EMBARGOS POR EMPLEADO Ruta: Embargos / Transacciones/ Registro de embargos/ Ventana Embargos por empleados / Botón insertar de la parte superior de la ventana/ Registro de embargos por empleado: Este proceso sirve para matricular en el sistema todas las Clases de embargos existentes y por las cuales se registran al Empleado. Nota: Para ingresar o registrar en el sistema una nueva clase de embargos, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Y si desea modificar los datos de un embargo previamente ingresado oprima Se matriculará el embargo llenando los siguientes campos: - Empleado: Se selecciona el código del empleado a matricular el embargo en el sistema. Con el botón de selección se llama la pantalla "Consulta de Empleados por Área" , en esta se escoge el empleado que se necesite. - Clase de embargo: Se selecciona el código de la clase de embargo a matricular al empleado en el sistema. Con el botón de selección se llama la pantalla "Clases de Embargos", se escoge la clase de embargo que se necesite. - Resolución: Número de la resolución del embargo que remite el Juzgado. - Fecha: Es la fecha de la resolución del embargo del empleado. - Forma de Descuento: Es la forma de como el empleado pagará el embargo. Se debe activar el campo que se necesite de : . Valor Fijo : El descuento será fijo del salario del empleado. . % Básico : El descuento será un porcentaje del salario básico del empleado. . Devengado % : El descuento será un porcentaje del salario devengado del empleado. - Estado: Es el estado del embargo del empleado. Se debe activar el campo que se necesite de : .Activo: El embargo esta vigente para el empleado. .Suspendido : El embargo del empleado esta inactivo ó suspendido. - Juzgado: El Código del Juzgado que lo emitió - Concepto: Es el código del concepto a asociar al embargo del empleado en el sistema. Con el botón de selección se llama la pantalla Consulta de Conceptos, se escoge el concepto que se necesite. - Fecha de Inicio: Es la fecha de inicio del embargo del empleado; En la cual se podrá iniciar los respectivos descuentos - Valor ó Porcentaje: Valor o Porcentaje: Depende de la forma del descuento; si es valor fijo se ingresará el valor respectivo, para la opción de por básico o devengado es un porcentaje. - Tope Máximo a descontar: Es el valor máximo a descontar del salario del empleado por el embargo. - Agrupación de devengados: Es el código de la agrupación de devengados a asociar al embargo del empleado en el sistema. Con el botón de selección se llama la pantalla Agrupación de Conceptos, se escoge la agrupación de concepto que se necesite. - Pagos Acumulados: Es la suma de los pagos acumulados del embargo del empleado. Al finalizar se debe presionar "Aceptar" para que el registro sea grabado. REGISTRO DE BENEFICIARIOS Procedimiento - Tne: Frme Ruta: Embargos / Transacciones/ Registro de embargos/ Ventana Embargos por empleados / Botón insertar de la parte inferior de la ventana/ Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo beneficiario o demandante, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima Se registra los beneficiarios teniendo en cuenta la siguiente información: Beneficiario: Se selecciona de la tabla de proveedores y / o terceros. Si no está en esta se debe ingresar. Banco: Al seleccionar un banco automáticamente traerá la sucursal y el número de la cuenta, por esa razón asegúrese que al elegir el banco seleccione también los otros campos. Por último se indica el porcentaje correspondiente al demandante. Si la forma de descuento es valor fijo el porcentaje debe ser mayor que 0 y menor o igual al 100%, si el descuento es por básico o devengado el porcentaje debe ser mayor que 0 y menor o igual al porcentaje asignado por el embargo del empleado. Si el porcentaje sobrepasa el total del embargo aparecerá un mensaje el cual es sólo de advertencia. GENERACIÓN A NOMINA Procedimiento - Tlgen:WinNovedades Ruta: nombre del módulo / Transacciones/ Generación a Nómina. Esta opción está habilitada para todos los Módulos que generan sus envíos a Nómina. Utilizando esta opción se envían, mediante los diferentes módulos, las novedades para un período de la nómina determinado. Generación a nómina: Para generar a la nómina se debe llenar la siguiente información: Nómina: Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina a la que se le generará dichas novedades. Período: Seleccionar el período de nómina en el cual se liquidarán. Envío: Es un identificador que le permite a la nómina determinar cómo y qué módulo generó o registró novedades de nómina. Este debe estar asociado a cada módulo. GENERACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DE PAGOS Ruta: Embargos / Transacción/ Generación de Distribución de Pagos ¡CÓMO SE GENERA LA DISTRIBUCIÓN DE LOS PAGOS DEL EMBARGO? Para generar la distribución de pagos deberán existir embargos aprobados con beneficiarios matriculados y posteriormente deben estar liquidados estos descuentos. Los pasos para realizar la distribución son: 1. Antes de distribuir los pagos asegúrese de que el descuento esté liquidado en el/los períodos a distribuir. (Seguir los pasos normales, generar novedad y luego liquidar). 2. En la opción Generación de la Distribución de Pagos seleccione uno o más períodos, al tener definido los períodos a procesar se generará la distribución presionando el botón GENERAR, de la misma manera si el porcentaje de los beneficiarios excede al total, el sistema mostrará un mensaje de advertencia y otro en el cual usted decidirá si realiza el pago o no. Si al realizar la generación existen pagos distribuidos a beneficiarios en los períodos seleccionados activará un grupo de opciones: • Consulta: Es la consulta respectiva de los pagos distribuidos para esos períodos. • Informe: El informe de los pagos generados. • Extracción: Si se desea Borrar todos los pagos de un período respectivo se eliminan los demás procesos en la ventana "Distribución de Pagos" utilizando el botón "Borrar Nómina" dejando solo los procesos a extraer. • Transferencia: Genera el archivo plano que realiza la transferencia bancaria. 3. Si se desea Borrar, Insertar o Cambiar uno o varios pagos distribuidos (forma manual) existe una opción; Registro de distribución de pagos. REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE PAGOS Ruta: Embargos / Transacción/ Registro de distribución de pagos / Por medio de esta opción se pueden hacer modificaciones manuales pero sólo cuando los embargos tienen terceros o beneficiarios. Dichas modificaciones sólo se pueden hacer cuando ya se ha generado a nómina y además forma parte de un movimiento liquidado. Para ingresar o registrar en el sistema una nueva Distribución de pago, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de esta pantalla. Si desea modificar sus datos oprima Los datos que puedo modificar son: Nómina: Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina a la que se le cambiara el pago por embargo. Período: Seleccionar el período de nómina en el cual se le cambiara el pago por embargos. Empleado: Selecciona el empleado al cual se le hará la modificación. Valor: digitar el valor.