DOCUMENTO: CAPACITACION NIVEL IX.DOC APORTES VOLUNRIOS PROCEDIMIENTO PARA GENERAR APORTES VOLUNTARIOS CONCEPTOS RETENCION CONTINGENTE SKANDIA (PROCEDIMIENTO EJEMPLO EJEMPLO) Ej: Advalorum Concepto 2R10 Se debe crear un concepto de Retención Contingente, con las políticas y variables del concepto de Retención Normal (2R08), con la única diferencia que en las variables 1. Cpt_Rft debe ir la agrupación que contiene el concepto de Retención Contingente (CPRC) Ej: Advalorum Agrupación CPRC 2. En el dato de la variable Ded_Top se registra la agrupación (AVSK); en esta Agrupación de Conceptos se relacionan todos los Aportes a Pensión, Fondo de Solidaridad Pensional, y Aportes Voluntarios, esta es la agrupación de exentos para calcular el beneficio de Skandia, por tanto los aportes que NO deben ir en esta agrupación son los de Skandia EXPLICACIÓN El beneficio Tributario se calcula sacando la diferencia entre la Retención Normal y la Retención Contingente Ej: Advalorum Agrupación AVSK VARIABLE GENERAL DE USUARIO 1. Se debe crear una Agrupación de Conceptos que contenga todos los Conceptos de Aportes Voluntarios Trabajador y Empresa Ej: Advalorum Agrupación AGVG En variables generales de usuario Ruta (Sistemas de nómina - Configuración - Parámetros del Sistema - Variables generales de usuario) En el Dato de la variable Mns:AgrAptVol se matricula la agrupación AGVG. Creada anteriormente. PARAMETRIZACION DE LOS CONCEPTOS DE APORTES VOLUNTARIOS 1.En todos los conceptos de Aportes Voluntarios del Trabajador y de la Empresa Se deben crear la variable ApvESS descripción - Aportes Voluntarios para Entidades de Seguridad Social, Dato: Entidad Administradora correspondiente (Que se crea en el Modulo de Seguridad Social, este proceso será descrito mas adelante). Ejemplo: Si la Entidad que se creo para los Aportes Voluntarios Skandia tiene el código 63 este es el DATO que debe registrar en este campo. 2. Si la Nomina maneja Aportes Voluntarios de la Empresa, en estos conceptos, además de la variable creada en el punto anterior, se debe crear la variable ApvEmpr - descripción -Aportes Voluntarios para la Empresa, Dato: una ´S´ para indicar que estos son Aportes Voluntarios de la Empresa. 3. En los conceptos de aportes voluntarios se debe crear la variable ApvPrioridad y el dato debe ir un 0,1,2,3, dependiendo de la prioridad con la que los conceptos se distribuyen en sus aportes con beneficio CREACIÓN DE ENTIDADES 1. Se debe crear la Entidad Administradora para los Aportes Voluntarios: NO SE DEBEN REUTILIZAR LAS ENTIDADES DE PENSIONES EXISTETES PORQUE EL SISTEMA NO AUTOLIQUIDA VOLUNTARIOS Y OBLIGATORIOS DE MANERA SIMULTANEA ( Ruta Modulo de Seguridad Social / Registros / Entidades Administradoras /Insertar/ Se deben diligenciar todos los campos. Entidad Administradora : Se sugiere seguir el consecutivo de entidades si estamos en el Código 60 entonces continuamos con el 61 Razón Social Identificación Código del formato: 61 Código Asignado: 61 Formato DLL SSXXX, (Si este fotmato no esta creado en la empresa la debe crear y solo es indispensable que diligencie el campo de la política que en este caso es SSXXX) Ubicación y Nombre A:INF Proceso de Autoliquidación AUTO5. Habilitar el campo Aportes Voluntarios?, al habilitar este campo, el sistema me despliega cinco campos mas, que se deben cargar llamando las siguientes Agrupaciones de Conceptos creadas previamente: AGRUPACIONES QUE SE DEBEN CREAR PREVIAMENTE 1. Una que contenga el concepto de Retención Normal 2. Una que contenga el concepto de Retención Contingente 3. Una que contenga los aportes Voluntarios del Trabajador ( Solo se deben incluir los de la entidad que estamos creando) 4. Una que contenga los aportes Voluntarios del Empresa ( Solo se deben incluir los de la entidad que estamos creando) 5. Una que contenga Todos los conceptos de Máximo Aporte Agrupación Aportes Voluntarios Trabajador: Debe crear una agrupación donde se incluyan los conceptos de los Aportes Voluntarios del trabajador Ej: Advalorum APVT Agrupación Aportes Voluntarios Empleador: Debe crear una agrupación donde se incluyan los conceptos de los Aportes Voluntarios del Empleador Ej: Advalorum APVE Agrupación Retención Normal: Debe crear una agrupación donde se incluyan los conceptos de la Retención Normal. Ej: Advalorum CPRT Agrupación Retención Contingente: Debe crear una agrupación donde se incluyan los conceptos de la Retención Contingente. Ej: Advalorum Agrupación CPRC Agrupación Máximo Aporte: Debe crear una agrupación donde se incluyan los conceptos de la Máximo Aporte . Ej: Advalorum Agrupación AMAP Si la empresa no maneja Aportes Voluntarios por Máximo Aporte, y lo hace por valores reportados como Asociación, de todas maneras debo crear un concepto de Máximo aporte por cada Entidad de Aportes Voluntarios, que operaria cuando la persona hace Aportes Voluntarios por valor y este supera el Máximo Aporte, este concepto se crea como fijo, en especie, y debe contener el valor equivalente al Máximo Aporte, pues este valor se requiere para hacer el calculo del beneficio. GENERACIÓN DE APORTES VOLUNTARIOS 1. Modulo de Seguridad Social/ Registros/ Transacciones/ Aportes Voluntarios Nomina: Elija la Nomina de la cual se van a realizar los Aportes Voluntarios. Ejemplo: Advalorum. Periodo: Elija la fecha del Aporte. Ejemplo: 2 Quincena de 10/2004. Administradora: Elija la Administradora para los Aportes Voluntarios. Ejemplo: Skandia Aportes Voluntarios. Fecha del Aporte: Esta fecha es automática, después de haber elegido el periodo, pero si se desea se puede modificar dando clic en el botón fecha. Aportes Voluntarios General : Se registra la agrupación que asociamos a la variable general Mns:AgrAptVol AGVG. Después de llenar los campos requeridos se le da clic a la opción Generar. Después de generar los Aportes Voluntarios, el sistema me habilita las siguientes opciones con las que puede sacar Informes, realizar Consultas, Generar Medio Magnético y Extraer los Aportes Voluntarios. Para generar el informe, prorrateado habilito la opción por concepto, si necesito los totales omito esta opción. NOTA: Este procedimiento se debe hacer por cada entidad Las agrupaciones que se pueden compartir entre entidades son (la que contiene el concepto de retención normal, CPRT y la que asocio a la variable de usuario Mns:AgrAptVol, AGVG PUNTOS PARA TENER EN CUENTA EN TODOS LOS PROCESOS DE LIQUIDACIÓN DE NOMINA Configuración del sistema En todos los campos que se deben matricular valores, si no están diligenciados o el valor no corresponde se ocasionan errores de: * El sistema puede pagar Subsidio de transporte a todo el mundo: Porque no esta diligenciado el campo del tope de los 2 SMLV * Calcular mal la seguridad social: Porque no controla el tope de los 25 SMLV En todos los campos que se deben matricular conceptos o agrupaciones , si no están diligenciados se ocasionan errores de: * Si no se carga la agrupación de Conceptos que restan al básico, por ej no esta incluido el concepto de incapacidad, el sistema paga el salario al 100% a pesar de que la persona esta en incapacidad. Salario Si el sistema no lo liquida o lo liquida mal este concepto se debe revisar : Si no sale Si el concepto tiene asignada la Politica Lqoo1 Si el concepto tiene registrada una variable de restricción Npag o Origen para elempleado. Si sale proporcional Revisar en Historioco de vacaciones si el empleado tiene activado el Estado A vacaciones o en Regreso Verificar si tiene incapacidades registradas y este concepto esta incluido en la agrupación de conceptos que restan al basico Los conceptos de Ausencia tambien se deber registrar en laagrupacio9n de conceptos que retan al basico Subsidio de Transporte Si el sistema no lo liquida o lo liquida mal este concepto se debe revisar : Si no sale Si el concepto tiene la politica Lq26A Si el concepto tiene registrada una variable de restricción Npag o Origen para elempleado. Porque el empleado gana mas de 2 SMLV Porque el empleado tiene relacion laborar SI Si sale proporcional Revisar en Historioco de vacaciones si el empleado tiene activado el Estado A vacaciones o en Regreso Revisar ausencias Porque tiene gastos de movilización y esta parametrizado para inhibir el pago Prestmos, Incapacidades, Ausencias, Auxilios Verificar si el envio se genero a nomina Seguridad Social En la agrupación de base no estan registrados todos los conceptos Si el trabajador se encuentra en vacaciones, para que la seguridad social se liquide bien, debo cargar el AMA Retencion En la agrupación de base y exentos faltan conceptos Porque tiene un condicionador de periodo Por el porcentaje esta mal registrado en el registro de empleados Prenomina Pago del Salario: Si el trabajador es medio tiempo y el sistema le esta pagando mal el salario Revisar en el Registro de Empleados- Cambiar -Datos de la nómina - JORDANA En los salarios flexibles se deben cargar correctamente los campos de flexible y % de desalarización de lo contrario, se generan errores en el pago de los beneficios calculados. MÓDULOS: Aportes Voluntarios Fecha: Miércoles 12/01/05 Jornada: Mañana (X) Tarde (X) Lugar: Sede Human Capital Hora de Inicio: 7:00 a.m. y 4:00 p.m. Hora Finalización: 9:00 a.m. y 6:00 p.m. Próxima Capacitación: 13/01/05